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ANFORDERUNGEN AN DAS
ANGEBOT
Versorgung mit Labordiagnostik (Laboroutsourcing) inkl. Pathologie
Kreiskrankenhaus Freiberg gGmbH
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VERGABEVERFAHREN VERSORGUNG MIT LABORDIAGNOSTIK (LABOROUTSOURCING) INKL. PATHOLOGIE | KREISKRANKENHAUS FREIBERG GGMBH
Allgemeines
Dieses Dokument beschreibt die formalen Anforderungen an die Angebotsabgabe, basierend auf den zur Verfügung gestellten Dokumenten
Struktur
▪ KKF-LAB26 - 1 - Leistungsbeschreibung
▪ KKF-LAB26 - 1 - Eingereichte Dokumente
▪ KKF-LAB26 - 1 - Kontaktdaten
▪ KKF-LAB26 - 1 - Eignungsnachweise und Eigenerklärungen A. Angebotssumme ▪ KKF-LAB26 - A - Leistungen und Kosten.xlsx ▪ KKF-LAB26 - A - Angebotsschreiben.docx C. Geräte- und Workflowkonzept
▪ KKF-LAB26 - C - Leistungsdaten Geräte.xlsx
▪ KKF-LAB26 - C - Geräte- und Workflowkonzept.pdf D. EDV und Logistikkonzept
▪ KKF-LAB26 - D - Fahrten.xlsx
▪ KKF-LAB26 - D - EDV und Logistikkonzept.pdf E. Servicekonzept
▪ KKF-LAB26 - E - Service.xlsx
▪ KKF-LAB26 - E - Servicekonzept.pdf F. Migrationskonzept
▪ KKF-LAB26 - F – Migrationskonzept.pdf
▪ KKF-LAB26 - F – Schulungen.xlsx Anlagen
a. die auf Bewerber- und Bieterfragen erteilten Auskünfte der Vergabestelle.
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Allgemeine Unterlagen
Leistungsbeschreibung
Die Leistungsbeschreibung „KKF-LAB26 - 1 - Leistungsbeschreibung.xlsx“ ist vollständig auszufüllen und dem Angebot beizulegen. Die hier aufgeführten Anforderungen müssen vom Bieter erfüllt werden. Andernfalls kann dies zum Ausschluss vom Verfahren führen. Sämtliche Angaben der Leistungsbeschreibung sind Mindestanforderungen und stellen das Mindestmaß der zu erbringenden Leistung dar. Sie haben Vorrang vor abweichenden Angaben in den Konzepten des Bieters.
Kontaktdaten
In der Datei „KKF-LAB26 - 1 - Kontaktdaten.xlsx“ sind die notwendigen Kontaktdaten anzugeben.
Eingereichte Dokumente
In der Datei „KKF-LAB26 - 1 - Eingereichte Dokumente“ sind alle mit dem Angebot eingereichten Unterlagen aufzulisten.
Eignungsnachweise und Eigenerklärungen
Das Dokument „KKF-LAB26 - 1 - Eignungsnachweise und Eigenerklärungen“ ist vollständig ausgefüllt zusammen mit den dort sowie in der Auftragsbekanntmachung genannten weiteren Eignungsnachweisen mit dem Angebot bis zur Angebotsfrist einzureichen.
Im Falle der Eignungsleihe sind die geforderten Eignungsnachweise (Erklärungen im Dokument „KKF- LAB26 - 1 - Eignungsnachweise und Eigenerklärungen“ sowie die dort genannten weiteren Eignungsnachweise) für dasjenige Kriterium, für das die Eignungsleihe erfolgt, mit dem Angebot auch für das eignungsverleihende Unternehmen vorzulegen.
Nachunternehmer/Eignungsleihe
Im Falle der beabsichtigten Unterauftragsvergabe oder Eignungsleihe ist auch das Dokument „KKF- LAB26 - 1 - Formblatt 235 (Verzeichnis anderer Unternehmen)“ vollständig ausgefüllt mit dem Angebot einzureichen.
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Wertungsrelevante Unterlagen
Im Folgenden wird detailliert der Umfang der wertungsrelevanten Unterlagen beschrieben. Für einige Konzepte stehen Ausfüllhilfen zur Verfügung. In allen anderen Fällen müssen Konzepte in Form von Freitexten, Tabellen und/oder grafischen Darstellungen beschrieben werden.
A. Angebotssumme
Basierend auf zu erwartenden Mengengerüst sind die Konditionen für die Erbringung der Laborleistungen anzugeben. Hierfür steht eine Ausfüllhilfe zur Angabe der Kosten je Analyse zur Verfügung.
Die Datei „KKF-LAB26 - A – Leistungen und Kosten.xlsx“ ist auszufüllen und dem Angebot beizulegen.
Das Angebotsschreiben „KKF-LAB26 - A - Angebotsschreiben“ ist auszufüllen und mit dem Angebot einzureichen. Bitte achten Sie darauf, dass die Gesamtkosten mit den Angaben im Dokument KKF- LAB26 - A – Leistungen und Kosten.xlsx“ übereinstimmen.
C. Geräte- und Workflow-Konzept
Der Bieter hat ein Geräte- und Workflow-Konzept gemäß folgenden Anforderungen darzustellen.
In der Datei „KKF-LAB26 - C - Leistungsdaten Geräte.xlsx“ sind alle angebotenen Systeme aufzuführen und die entsprechenden Leistungsangaben zu machen.
Der Bieter hat ein Konzept mit den Namen „KKF-LAB26 - C - Geräte und Workflowkonzept.pdf“ zu erstellen. Das Konzept muss die nachfolgend aufgeführten Themen beschreiben.
| Ref. | Thema |
|---|---|
| P1 | Darstellung eines optimalen Raumkonzeptes durch Erstellung einer maßstabsgetreuen Darstellung des Gerätekonzeptes mit allen Komponenten in den bereitgestellten Raumplänen |
| P2 | Backup-Konzept bei Ausfall der Geräte |
| P3 | Backup-Konzept bei Ausfall des LIS / der Middleware |
| P4 | Konzept zur Vorhaltung und zeitgerechten Versorgung mit entsprechenden Blutprodukten. |
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D. EDV und Logistikkonzept
Der Bieter hat ein EDV und Logistikkonzept gemäß folgenden Anforderungen darzustellen.
Transportzeiten sowie Kosten für zusätzliche Transportfahrten sind in der Datei „KKF-LAB26 - D - Fahrten.xlsx“ darzulegen.
Der Bieter hat ein Konzept mit den Namen „KKF-LAB26 - D - EDV und Logistikkonzept.pdf“ zu erstellen. Das Konzept muss die nachfolgend aufgeführten Themen beschreiben.
| Ref. | Thema |
|---|---|
| P1 | Stellen Sie die EDV-Infrastruktur und die Datenflüsse in einer übersichtlichen Grafik dar. Die Darstellung soll folgende Elemente beinhalten: das eingesetzte Labor-Informations-System (LIS) im Vor-Ort-Labor sowie die Kommunikation zwischen der EDV des Krankenhauses und der EDV des Auftragnehmers (Fachlabor und Pathologie). Verdeutlichen Sie dabei die Schnittstellen und den Datenfluss zwischen allen beteiligten Systemen. Gehen Sie dabei insbesondere auf die IT-Integration der Pathologie ein. |
| P2 | Stellen Sie dar, wie die elektronische, beleglose Auftrags- und Befundkommunikation über das Order Entry System gewährleistet wird, sowohl für das Fachlabor als auch für die Pathologie. Veranschaulichen Sie die Bedienung durch Screenshots aus dem System. Zusätzlich ist ein geeignetes Backup-Konzept darzulegen. |
| P3 | Beschreiben Sie ob und wie ein Service zur elektronischen Einsicht des Bearbeitungsstatus einer Probe realisiert wird. |
| P4 | Beschreiben Sie / stellen Sie dar, welche Befunde strukturiert übertragen werden können, insbesondere ob und wie mikrobiologische Befunde strukturiert dargestellt werden können. Beschreiben Sie zudem, ob und ab wann die Übermittlung von LOINC-Codes über die Befundschnittstelle unterstützt wird. |
| P5 | Beschreiben Sie wie eine gegenseitige Stammdatenpflege realisiert werden kann. |
| P6 | Beschreiben Sie, wie Fallzusammenführungen und Fallart-Wechsel (ambulant/stationär) in Ihrem LIS technisch umgesetzt und über die Schnittstelle mit dem KIS synchronisiert werden, einschließlich des Umgangs mit bereits vorliegenden Aufträgen und Befunden. |
| P7 | Stellen Sie dar, wie telepathologisch gearbeitet werden kann und ob bzw. wie eine automatisierte Bildübertragung möglich ist. |
| P8 | Beschreiben Sie wie und in welchem Zeitraum elektronische Nachforderungen möglich sind |
| P9 | Beschreiben Sie die vorrangige Bearbeitung von Eilproben |
| P10 | Stellen Sie die garantierten Turnaround-Zeiten in tabellarischer Form dar, gegliedert nach den einzelnen diagnostischen Bereichen des Fachlabors sowie für die Pathologie. Geben Sie für jeden Bereich die maximale Turnaround-Zeit an, die Sie verbindlich garantieren können. |
| P11 | Stellen Sie dar in welchem Umfang probenvorbereitende Tätigkeiten durch das Stations- und/oder Laborpersonal durchzuführen sind. Hierbei soll der Ablauf des Prozesses ab Probennahme bis zum Eingang in das Kooperationslabor detailliert beschrieben werden. Weisen Sie hierbei bitte ebenfalls aus, mit welchem Zeitaufwand für das Laborpersonal je Standort zu rechnen ist |
| P12 | Bitte geben Sie die Archivierungszeiten für eingesandte Proben je Material an (Serum, Citrat, Urine, Mibi etc.) |
| P13 | Konzept zur Datensicherheit und Einhaltung datenschutzrechtlicher Bestimmungen |
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E. Service-Konzept
Der Bieter hat ein Servicekonzept gemäß folgenden Anforderungen darzustellen.
Die Datei „KKF-LAB26 - E - Service.xlsx“ ist auszufüllen und dem Angebot beizulegen.
Der Bieter hat ein Konzept mit den Namen „KKF-LAB26 - E - Servicekonzept.pdf“ zu erstellen. Das Konzept soll darlegen, dass eine Patientenversorgung mit den definierten Analyseparametern und unter Berücksichtigung der Anforderungen der Leistungsbeschreibung uneingeschränkt im 24- Stunden-Betrieb an 7 Tagen in der Woche gewährleistet ist. Das Konzept muss außerdem die nachfolgend aufgeführten Themen beschreiben.
| Ref. | Thema |
|---|---|
| P1 | Bitte führen Sie auf, welche Fortbildungen für Ärzte, MTLA und Pflegepersonal im Angebot inkludiert sind. Führen Sie zudem weitere Fortbildungen auf, die Sie anbieten |
| P2 | Bitte erläutern Sie, welche konkreten Beratungsleistungen im Leistungsangebot enthalten sind (u.a. ICD-10- Kodierung). Gehen Sie dabei insbesondere auf telefonische Befundrückfragen ein und geben Sie an, ob diese grundsätzlich kostenfrei erfolgen oder ob gegebenenfalls Einschränkungen bestehen. Führen Sie zudem weitere Beratungsleistungen auf, die Sie anbieten |
| P3 | Geben Sie an, wie Extremwerte oder toxische Werte übermittelt werden und ob eine direkte Übermittlung an Ärzte möglich ist. Falls hier zusätzliche Kosten entstehen, die nicht im Angebot enthalten sind, geben Sie diese an. |
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F. Migrationskonzept
Der Bieter hat ein Migrationskonzept gemäß folgenden Anforderungen darzustellen.
Die Datei „KKF-LAB26 - F - Schulungen.xlsx“ ist auszufüllen und dem Angebot beizulegen.
Der Bieter hat ein Konzept mit den Namen „KKF-LAB26 - F - Migrationskonzept.pdf“ zu erstellen. Das Konzept muss die nachfolgend aufgeführten Themen beschreiben.
| Ref. | Thema |
|---|---|
| P1 | Erforderliche Umbaumaßnahmen / bautechnischer Aufwand |
| P2 | Darstellung und Erläuterungen zur zeitlichen Umsetzung der Installation des Geräteparks ab Zuschlagserteilung bis zur Inbetriebnahme |
| P3 | Erläuterungen wie die Umstellung auf die neuen Systeme im laufenden Laborbetrieb unter räumlichen (Interimsflächen) Aspekten erfolgen soll |
| P4 | Darstellung und Erläuterungen zur zeitlichen Umsetzung der Fremdvergabe ab Zuschlagserteilung bis zur Inbetriebnahme. |
| P5 | Erläuterungen wie die Umstellung auf die neuen Fremdvergabe im laufenden Laborbetrieb erfolgen soll |
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Ausfüllhilfen
Zur Ermittlung wertungsrelevanter Kriterien stehen Ihnen Ausfüllhilfen in Form von Microsoft Excel-Dateien zur Verfügung. Diese Dateien bestehen aus einem oder mehreren Arbeitsblättern, auf denen Informationen des Bieters zu verwendeten Geräten, Kosten, dem Personaleinsatz oder andere Daten eingetragen werden müssen. Es müssen vom Bieter Zeilen für die blau hinterlegten Überschriften vervollständigt werden.
Die grau hinterlegten Überschriften sowie die Daten in diesen Spalten sind vorgegeben und dürfen nicht verändert werden.
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