SG 53.1 – Personalwerbung - Leistungsbeschreibung
Beschaffung von Werbemitteln inkl. Lagerung und Versand
Die Polizei Nordrhein-Westfalen setzt Werbemittel als unterstützendes Instrument der Personalgewinnung, Öffentlichkeitsarbeit, Prävention sowie Repräsentation ein.
Für die Beschaffung von Werbemitteln sowie deren Lagerhaltung, Kommissionierung, Individualisierung und Versand wird ein neuer Anbieter gesucht. Die Verteilung bzw. der Versand der Werbemittel erfolgt teils über einen bereits vorhandenen Werbemittel-Webshop.
Das Gesamtauftragsvolumen beträgt max. 95.000€ inkl. Mehrwertsteuer und darf dieses Budget nicht überschreiten. Das Maximalbudget soll aber möglichst ausgeschöpft werden.Dies ist im Rahmen der Angebotserstellung zu beachten.
Es gelten folgende Mindestanforderungen:
- Alle in Anlage 1 aufgeführten Werbemittel sollen vom Auftragnehmer zentral beschafft werden. Eine Losvergabe für einzelne Produkte/Positionen scheidet somit aus.
- Der Auftragnehmer hat die Mindestbeschaffungsmenge je Werbemittel zu beachten (siehe Anlage 1). Er hat im Zuge der Angebotserstellung zudem zu prüfen welche Stückzahl er von jedem Werbemittel unter Beachtung des gesamten maximalen Gesamtauftragsvolumens beschaffen kann[1]. Die im Angebot angegebenen Stückzahlen sind für eine potentielle spätere Beauftragung verbindlich.
Ein Teil der Werbemittel (Details siehe Anlage 1) ist zu lagern. Die Abruffrist für diese Werbemittel beträgt ab Beauftragung mind. 14 Monate. Der potentielle Auftraggeber hat die Lagerdauer im Rahmen der Angebotsabgabe festzulegen. Die Werbemittel, die nicht als zu lagernde Produkte aufgeführt werden, sollen nach Veredelung direkt an den Auftraggeber versandt werden.
- Im Rahmen der Angebotseinreichung ist dem Auftraggeber ein nicht veredeltes Ansichtsexemplar von jedem zu beschaffenden Werbemittel zuzusenden, die der Qualitätsbeurteilung dienen[2]. Auf Wunsch können die Ansichtsexemplare wieder retourniert werden. Angebote, zu denen keine Ansichtsexemplare versendet werden, können nicht berücksichtigt werden.
Veredelung:
- Alle Werbemittel sind nach den Vorgaben des Auftraggebers zu veredeln/zu bedrucken (Details siehe Anlage 1). Alle Druckvorlagen werden durch den Auftraggeber erstellt.
- Die Produkte müssen hinsichtlich Materialqualität eine hochwertige nachhaltige Bedruckung ermöglichen und den gesetzlichen Anforderungen entsprechen. Es geht dabei um zulässige Inhaltsstoffe von Druckfarben, Lacken – Produktsicherheitsvorschriften der EU-Produktsicherheitsverordnung GPSR
- Zur Qualitätsbewertung behält sich der Auftraggeber vor, Produktmuster anzufordern.
- Vor jeder Serienproduktion muss durch den Auftraggeber ein Korrekturabzug freigegeben werden.
- Corporate-Design-Vorgaben müssen verpflichtend eingehalten werden.
Lagerung:
- Der Auftragnehmer ist verantwortlich für die Lagerung der Werbemittel wie in Anlage 1 festgehalten. Ein Konzept für die Lagerung unter Beachtung der im Angebot aufgeführten Mengen ist im Rahmen der Angebotsabgabe einzureichen. Die benötigten räumlichen Kapazitäten und logistischen Möglichkeiten sind im Rahmen der Angebotseinreichung nachzuweisen.
- Das Lagerungskonzept sollte möglichst nachhaltig und sachgerecht sein und muss mindestens 14 Monate betragen.
Versand und Kompatibilität Webshop:
- Der Auftragnehmer muss zwingend mit dem Webshop des Auftraggebers arbeiten und hierüber Bestellungen annehmen und versenden, d.h. dass die Bestellannahme über den Webshop erfolgt und der Versand auf Abruf. Eine Einweisung in die Arbeitsweise des Webshops erfolgt zeitnah nach der Auftragsvergabe.
- Die Einstellung der Werbemittel in den Webshop und die entsprechende Administration übernimmt der Auftraggeber. Nach Eingang einer Bestellung über den Webshop erhält der Auftragnehmer automatisiert eine E-Mail mit einer Information über den Bestelleingang. Die Bestellbenachrichtigung allein stellt noch keinen Auftrag zur Kommissionierung oder zum Versand der Werbemittel dar. Auf Grundlage der eingegangenen Bestellung erstellt der Auftraggeber einen Lieferschein und übermittelt diesen an den Auftragnehmer. Mit Zugang des Lieferscheins beim Auftragnehmer gilt der jeweilige Versandauftrag als erteilt.
- Der Auftragnehmer gewährleistet während der gesamten Lagerdauer die uneingeschränkte Lieferfähigkeit der eingelagerten Produkte (siehe Anlage 1).
- Der Auftragnehmer hat seine Kalkulation auf maximal 650 Versandvorgänge innerhalb der Vertragslaufzeit auszurichten. Das Versandbudget von 5.000 € stellt einen Höchstbetrag dar. Der Versand hat in Versandeinheiten von maximal 7,69€ zu erfolgen. Der Versand ist zu versichern und muss mit Sendungsnummer verfolgbar sein. Abgerechnet werden ausschließlich tatsächlich anfallende Versandkosten. Nicht in Anspruch genommene Versandkosten werden nach Abschluss der Vertragslaufzeit nicht vergütet bzw. bereits gezahlte Beträge werden dem Auftraggeber erstattet. Höhere Versandkosten bedürfen der vorherigen Zustimmung des Auftraggebers.
- Der Versand pro Bestellung über den Webshop ist innerhalb von fünf Werktagen nach Eingang der Bestellung zu gewährleisten.
- Die Werbemittel, die in Anlage 1 nicht als „einzulagernde Werbemittel“ markiert sind, werden dem Auftraggeber nach Veredelung komplett zugesandt.
- Beschädigte oder fehlerhaft produzierte Werbemittel sind unverzüglich und kostenfrei auszutauschen.
- Von Retouren ist nicht auszugehen. Sofern aber ein Rückversand aufgrund fehlerhafter Eingaben oder aus Reklamationsgründen notwendig wird, werden die (Zusatz-) Kosten durch den Auftragnehmer getragen.
- Nachproduktionen müssen hinsichtlich Materials, Farbe und Veredelung dem Erstprodukt entsprechen. Reklamationen sind innerhalb einer festgelegten Frist von zehn Werktagen zu bearbeiten.
- Die Konfektionierung wird nicht abgerechnet.
- Für Verpackung und Versand sind möglichst recyclingfähige Materialien einzusetzen. Überdimensionierte Verpackungen sind zu vermeiden.
- Der Auftraggebende ist zu informieren, sobald Lagerbestände kritische Schwellen von weniger als 20% erreichen.
- Nach Zuschlag und Freigabe der Korrekturabzüge müssen die Webshopartikel innerhalb von 6 bis 8 Wochen verfügbar sein
Rechnungsstellung:
- Die Rechnungsstellung für den Versand erfolgt je nach angefallenen Kosten für den Auftragnehmer monatlich.
- Der Rechnung ist eine Übersicht sämtlicher im jeweiligen Zeitraum erfolgten Versandvorgänge einschließlich Empfänger, Versanddatum, Sendungsnummer und Versandkosten beizufügen.
- Die Werbemittel werden nach Veredelung in Gesamtheit in Rechnung gestellt und bezahlt.
Die aufgeführten Angaben sind als Mindestanforderungen zu verstehen. Werden diese nicht erfüllt oder im Angebot nicht aufgeführt, kann das Angebot nicht berücksichtigt werden. Die Bewertung der eingegangenen Angebote erfolgt anhand der angefügten Bewertungsmatrix.
Folgende Dokumente/Materialien sind im Rahmen der Angebotseinreichung einzusenden:
- Übersicht über die Werbemittel, die für die Summe von 90.000€ brutto unter Beachtung der Mindestmengen angeboten werden können. Plus 5.000€ brutto Versand
- Lagerkonzept
- Einsendung der nicht-veredelten Ansichtsexemplare
SB: Schulze Schwering, Mona SG 53.1 Selm, 30.09.2026
Geprüft durch: SG 53.1 Selm,