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Leitfaden und Bewerbungsbedingungen Beschaffung von Apple-Tablets – Märkischer Kreis

Leitfaden und Bewerbungsbedingungen

– zum Verbleib beim Bieter bestimmt –

Maßnahme Beschaffung von Apple-Tablets

Ausschreibende Stelle: Märkischer Kreis (MK)

Verfahren: Offenes Verfahren nach § 15 VgV (EU-weit)

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Leitfaden und Bewerbungsbedingungen Beschaffung von Apple-Tablets – Märkischer Kreis

Inhaltsverzeichnis

Inhaltsverzeichnis .............................................................................................................................. 2

1. Vorbemerkungen ...................................................................................................................... 3
2. Gegenstand des Vergabeverfahrens ......................................................................................... 3
3. Vergabestelle und Auftraggeber ............................................................................................... 3
4. Formale Angaben zum Verfahren ............................................................................................. 4 4.1 Art des Verfahrens ........................................................................................................... 4 4.2 Unklarheiten, Bieterfragen, zusätzliche Auskünfte ......................................................... 4 4.3 Verfahrenssprache und Vertragssprache ........................................................................ 4 4.4 Bietergemeinschaften und Unterauftragnehmer............................................................ 4 4.4.1 Bietergemeinschaften ................................................................................................. 4 4.4.2 Unterauftragnehmer ................................................................................................... 4
5. Anforderungen an das Angebot ........................................................................................... 5 5.1 Form und Einreichung...................................................................................................... 5 5.2 Inhalt des Angebots ......................................................................................................... 5 5.3 Eignungsnachweise .......................................................................................................... 5 5.4 Preisangaben ................................................................................................................... 5
6. Angebotswertung ................................................................................................................. 6
7. Muster-Vorbehalt (Teststellung).......................................................................................... 6
8. Weitere Rahmenbedingungen des Verfahrens ................................................................... 6 8.1 Einverständnis der Bieter ................................................................................................ 6 8.2 Kostenerstattung ............................................................................................................. 6 8.3 Vertraulichkeit ................................................................................................................. 6 8.4 Nachforderung von Unterlagen ....................................................................................... 6 8.5 Änderung und Aufhebung des Verfahrens ...................................................................... 7 8.6 Kenntlichmachung von Geschäftsgeheimnissen ............................................................. 7 8.7 Veröffentlichung von Vergabeunterlagen ....................................................................... 7 8.8 Rügepflicht ....................................................................................................................... 7 8.9 Angebotsöffnung ............................................................................................................. 7
9. Zuschlags- und Bindefrist ..................................................................................................... 7
10. Mitteilungen und Bekanntmachungen ................................................................................ 7 10.1 Information nicht berücksichtigter Bieter ....................................................................... 7 10.2 Bekanntmachung der Auftragsvergabe ........................................................................... 8
11. Ausschluss vom Verfahren, Änderung der Eignung ............................................................. 8
12. Vergabekammer ................................................................................................................... 8
13. Übersicht der Vergabeunterlagen ....................................................................................... 8

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1. Vorbemerkungen

Bitte lesen Sie diesen Leitfaden sowie alle Anlagen sorgfältig durch und überprüfen Sie unverzüglich die Vollständigkeit der Unterlagen. Der Umfang und die Ausgestaltung der zu vergebenden Leistungen bestimmen sich nach diesem Leitfaden und Bewerbungsbedingungen sowie dessen Anlagen. Das Angebot ist in deutscher Sprache abzufassen. Der Schriftverkehr mit der Vergabestelle ist ausschließlich in deutscher Sprache zu führen. Die Ihnen vorliegenden Unterlagen dürfen nur im Rahmen dieser Ausschreibung verwendet werden. Eine weitergehende anderweitige Nutzung – gleich welcher Art – ist an die schriftliche Zustimmung der Vergabestelle gebunden.

2. Gegenstand des Vergabeverfahrens

Gegenstand dieses Vergabeverfahrens ist die Lieferung von 465 Tablets des Herstellers Apple (Apple iPad Air 13” WiFi 128 GB Space Grau (EDU), Modell A3461 (M4) oder aktuelleres Nachfolgemodell, alternativ Apple iPad Pro 13“) nebst Zubehör sowie die betriebsfertige Installation und der Versand an den Märkischen Kreis. Die vollständige Beschreibung ergibt sich aus der Leistungsbeschreibung (Anlage 1) Leistungszeitraum Das Gesamtprojekt ist innerhalb von 12 Kalenderwochen nach Zuschlagserteilung abzuschließen.

3. Vergabestelle und Auftraggeber

Vergabestelle und Auftraggeber ist der Märkische Kreis, Heedfelder Straße 45, 58509 Lüdenscheid. Er wird in den Vergabeunterlagen gleichbedeutend auch als "Auftraggeber" oder "Vergabestelle" bezeichnet. Die Bieter werden gleichbedeutend auch als "Unternehmer" oder "Auftragnehmer" bezeichnet.

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4. Formale Angaben zum Verfahren

4.1 Art des Verfahrens

Aufgrund des geschätzten Auftragswerts der zu vergebenden Leistungen (oberhalb des EU- Schwellenwerts für Liefer- und Dienstleistungsaufträge gemäß § 106 GWB) erfolgt die Vergabe EU-weit im offenen Verfahren nach § 119 Abs. 3 GWB i.V.m. § 15 Abs. 1 VgV. Im offenen Verfahren können alle interessierten Unternehmen ein Angebot einreichen. Ein gesonderter Teilnahmewettbewerb findet nicht statt.

Die Einreichung der Angebote erfolgt ausschließlich elektronisch über das Vergabeportal in Textform. Eine qualifizierte elektronische Signatur ist nicht erforderlich (§ 53 Abs. 1 VgV). Angebote sind im Format PDF einzureichen; das Preisblatt (Anlage 2) zusätzlich im Format .xlsx. Angebote, die auf anderem Weg eingereicht werden, sind zwingend auszuschließen.

4.2 Unklarheiten, Bieterfragen, zusätzliche Auskünfte

Rückfragen zu den Vergabeunterlagen (Bieterfragen) sind ausschließlich elektronisch über das Vergabeportal und in deutscher Sprache bis spätestens 8 Kalendertage vor Ablauf der Angebotsfrist an die Vergabestelle zu richten. Fragen müssen konkreten Bezug auf den Unterpunkt der Vergabeunterlagen nehmen.

Enthalten die Vergabeunterlagen nach Auffassung des Bieters Unklarheiten oder Rechtsverstöße, hat der Bieter unverzüglich – in jedem Fall vor Angebotsabgabe – die Vergabestelle in Textform darauf hinzuweisen. Anderenfalls kann er sich auf erkennbare Unklarheiten oder Rechtsverstöße nicht berufen.

Die Vergabestelle wird Antworten auf Bieterfragen anonymisiert allen Bietern über das Vergabeportal zur Verfügung stellen. Die Klärung von Fragen hat grundsätzlich keinen Einfluss auf gesetzte Termine.

4.3 Verfahrenssprache und Vertragssprache

Die Sprache des gesamten Vergabeverfahrens ist Deutsch. Sämtliche Unterlagen sind in deutscher Sprache vorzulegen. Dokumente in anderen Sprachen sind in Übersetzung vorzulegen; auf Verlangen des Auftraggebers ist eine beglaubigte Übersetzung beizubringen. Verbindlich ist allein der Wortlaut in deutscher Sprache.

4.4 Bietergemeinschaften und Unterauftragnehmer

4.4.1 Bietergemeinschaften

Angebote von Bietergemeinschaften sind zulässig. Alle Mitglieder der Bietergemeinschaft haften gesamtschuldnerisch. Mit dem Angebot ist ein bevollmächtigter Vertreter zu benennen, der die Bietergemeinschaft gegenüber dem Auftraggeber rechtsverbindlich vertritt. Alle Mitglieder haben Erklärungen zu Ausschlussgründen nach §§ 123, 124 GWB abzugeben.

4.4.2 Unterauftragnehmer

Die Bieter sind bei Angebotsabgabe verpflichtet, die Teile des Auftrags, die sie im Wege der Unterauftragsvergabe an Dritte zu vergeben beabsichtigen, sowie – falls bereits bekannt – die vorgesehenen Unterauftragnehmer zu benennen. Einen Unterauftragnehmer, bei dem ein zwingender Ausschlussgrund nach § 123 GWB vorliegt, muss der Bieter auf Verlangen der Vergabestelle ersetzen.

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5. Anforderungen an das Angebot

5.1 Form und Einreichung

Angebote sind ausschließlich elektronisch über das Vergabeportal einzureichen. Schriftliche, per Post oder per E-Mail eingereichte Angebote werden nicht berücksichtigt. Mit der Einreichung des Angebots erkennt der Bieter die Vergabe- und Vertragsunterlagen als verbindlich an.

5.2 Inhalt des Angebots Das Angebot muss mindestens folgende Unterlagen enthalten: • Vollständig ausgefülltes Preisblatt (Anlage 2) mit Einzelpreisen für alle Positionen • Technische Datenblätter für das angebotene Tablet, den Stift und die Schutzhülle • Ausgefülltes Angebotsblatt (Anlage 5) • Eignungsnachweise gemäß Abschnitt 5.3

5.3 Eignungsnachweise

Der Auftraggeber prüft die Eignung der Bieter anhand folgender Nachweise, die mit dem Angebot einzureichen sind:

5.4 Preisangaben

Die Preise sind als Nettofestpreise (ohne Umsatzsteuer) in Euro anzugeben. Die Umsatzsteuer ist separat auszuweisen. Alle Preise müssen die vollständige Leistung einschließlich Lieferung frei Verwendungsstelle, Montage, Installation und Verpackung umfassen. Angebote mit unvollständigen Preisangaben werden nach § 57 Abs. 1 Nr. 5 VgV ausgeschlossen.

Alle Preispositionen sind vollständig auszufüllen und mit einem reellen, kaufmännisch kalkulierten Einzelpreis in Euro netto zu versehen. Preisangaben von 0,00 € oder offensichtlich unplausible Preisangaben (z.B. 0,01 €) gelten als fehlende Preisangabe und führen zum Ausschluss des Angebots nach § 57 Abs. 1 Nr. 5 VgV.

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6. Angebotswertung

Den Zuschlag erhält das Angebot mit dem niedrigsten Gesamtpreis netto gemäß Preisblatts (Anlage 2), dass alle Mindestanforderungen der Leistungsbeschreibung (Anlage 1) erfüllt und form- und fristgerecht eingereicht wurde.

7. Muster-Vorbehalt (Teststellung)

Der Auftraggeber behält sich vor, vor Zuschlagserteilung vom Bieter mit dem bestbewerteten Angebot die Lieferung von einem Mustergeräten (je ein Tablet mit Schutzhülle und elektronischem Stift) zur Konformitätsprüfung zu verlangen. Die Musterlieferung ist innerhalb von 5 Werktagen nach Aufforderung zu erbringen.

Die Musterlieferung dient ausschließlich der Überprüfung der Konformität des angebotenen Produkts mit den Mindestanforderungen der Leistungsbeschreibung (Anlage 1). Stellt der Auftraggeber wesentliche Abweichungen von den Mindestanforderungen fest, wird das Angebot nach § 57 VgV ausgeschlossen. Nachbesserungen sind nicht zulässig.

Der Auftraggeber ist nicht verpflichtet, den Muster-Vorbehalt auszuüben. Eine wertende Teststellung findet nicht statt.

8. Weitere Rahmenbedingungen des Verfahrens

8.1 Einverständnis der Bieter

Jeder am Verfahren beteiligte Bieter erklärt sich durch seine Beteiligung mit den vorliegenden Verfahrensbedingungen einverstanden. Verlautbarungen jeder Art über Inhalt und Ablauf des Verfahrens dürfen nur durch die Vergabestelle abgegeben werden. Jeder Bieter willigt durch seine Beteiligung ein, dass seine personenbezogenen Daten im Zusammenhang mit dem Verfahren verarbeitet werden.

8.2 Kostenerstattung

Für das Bearbeiten und Erstellen der Angebote wird den Bietern keine Entschädigung gewährt. Dies gilt auch dann, wenn das Vergabeverfahren ohne Zuschlagserteilung beendet wird.

8.3 Vertraulichkeit

Die Vergabeunterlagen sind vertraulich und ausschließlich zum Zweck der Teilnahme an diesem Vergabeverfahren bestimmt. Jede anderweitige Nutzung – auch auszugsweise – ist ohne die ausdrückliche schriftliche Zustimmung des Auftraggebers untersagt. Auch nach Beendigung des Verfahrens ist über projektbezogene Informationen Verschwiegenheit zu bewahren.

8.4 Nachforderung von Unterlagen

Im Ausnahmefall können Erklärungen und Nachweise, die bis zum Ablauf der Angebotsfrist nicht vorgelegt wurden, unter Fristsetzung gemäß § 56 Abs. 4 VgV vom Auftraggeber nachgefordert werden. Eine Verpflichtung hierzu besteht nicht. Eine Nachforderung findet nicht bei fehlenden Preisangaben statt.

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8.5 Änderung und Aufhebung des Verfahrens

Die Vergabestelle behält sich vor, das Vergabeverfahren zu jedem Zeitpunkt zu modifizieren oder aufzuheben, insbesondere dann, wenn kein wirtschaftliches Angebot vorliegt oder schwerwiegende Änderungen des Bedarfs eintreten. Im Falle der Aufhebung sind Ansprüche gegen die Vergabestelle ausgeschlossen, soweit diese nicht auf grober Fahrlässigkeit oder Vorsatz der Vergabestelle beruhen.

8.6 Kenntlichmachung von Geschäftsgeheimnissen

Jeder Bieter hat mit Übersendung seiner Angebotsunterlagen diejenigen Unterlagen deutlich kenntlich zu machen, die Betriebs- oder Geschäftsgeheimnisse enthalten und in die nach Auffassung des Bieters im Falle eines vergaberechtlichen Nachprüfungsverfahrens die Akteneinsicht durch Dritte zu versagen ist (§ 165 Abs. 3 GWB). Fehlt eine deutliche Kenntlichmachung, ist von der Zustimmung des Bieters zur Einsichtnahme auszugehen.

8.7 Veröffentlichung von Vergabeunterlagen

Die Vergabeunterlagen dürfen nur zur Erstellung des Angebots verwendet werden. Jede Veröffentlichung (auch auszugsweise) ist ohne die ausdrückliche Genehmigung des Auftraggebers nicht statthaft.

8.8 Rügepflicht

Erkennt ein Bieter einen Verstoß gegen Vergabevorschriften in den Vergabeunterlagen oder im Verlauf des Verfahrens, so hat er diesen gegenüber dem Auftraggeber unverzüglich, spätestens jedoch innerhalb von 10 Kalendertagen nach Bekanntwerden, in Textform zu rügen (§ 160 Abs. 3 Nr. 1–3 GWB). Verstöße, die aus der Bekanntmachung oder den Vergabeunterlagen erkennbar sind, müssen spätestens bis zum Ablauf der Angebotsfrist gerügt werden. Ein Nachprüfungsantrag bei der Vergabekammer ist nur zulässig, wenn der gerügte Verstoß zuvor fristgerecht gegenüber dem Auftraggeber geltend gemacht wurde.

8.9 Angebotsöffnung

Die Öffnung der Angebote erfolgt nach Ablauf der Angebotsfrist durch die Vergabestelle. Bieter haben keinen Anspruch auf Anwesenheit bei der Angebotsöffnung (§ 55 VgV).

9. Zuschlags- und Bindefrist

Die Zuschlagserteilung erfolgt schriftlich durch den Märkischen Kreis. Der Bieter ist bis zum Ablauf der Bindefrist an sein Angebot gebunden.

10. Mitteilungen und Bekanntmachungen

10.1 Information nicht berücksichtigter Bieter

Die Vergabestelle informiert die Bieter, deren Angebote nicht berücksichtigt werden sollen, mindestens 10 Kalendertage vor beabsichtigtem Vertragsschluss gemäß § 134 GWB über das Vergabeportal über den Namen des Bieters, dessen Angebot angenommen werden soll, den Grund der vorgesehenen Nichtberücksichtigung sowie den frühesten Zeitpunkt des beabsichtigten Vertragsschlusses.

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10.2 Bekanntmachung der Auftragsvergabe

Mit der Abgabe seines Angebots erklärt sich der Bieter damit einverstanden, dass im Fall der Zuschlagserteilung auf sein Angebot sein Name und der zu zahlende Auftragspreis im Rahmen der Bekanntmachung der Auftragsvergabe nach § 40 VgV bekannt gegeben werden.

11. Ausschluss vom Verfahren, Änderung der Eignung

Ausgeschlossen werden Angebote, die nicht form- oder fristgerecht eingegangen sind, es sei denn, der Bieter hat dies nicht zu vertreten (§ 57 Abs. 1 Nr. 1 VgV). Wettbewerbsbeschränkende Absprachen führen zum Ausschluss des Angebots (§ 124 Abs. 1 Nr. 4 GWB). Die Vergabestelle weist darauf hin, dass die Eignung der Bieter während des gesamten Vergabeverfahrens fortbestehen muss. Die Bieter sind verpflichtet, die Vergabestelle unverzüglich über alle Umstände zu informieren, die eine erneute Beurteilung der Eignung begründen können.

12. Vergabekammer

Für Nachprüfungsverfahren zuständige Stelle:

Vergabekammer Westfalen bei der Bezirksregierung Münster Albrecht-Thaer-Straße 9 48147 Münster Zentrale E-Mail: vergabekammer@brms.nrw.de Zentrales Fax: 0251 411-216 Ein Nachprüfungsantrag ist nach § 160 Abs. 3 GWB nur zulässig, wenn der Bieter den gerügten Verstoß gegen Vergabevorschriften vor Einreichen des Nachprüfungsantrags innerhalb von 10 Kalendertagen nach Bekanntwerden gegenüber dem Auftraggeber gerügt hat.

13. Übersicht der Vergabeunterlagen

Bei Widersprüchen zwischen den Vertragsbestandteilen gilt die in §2 des Vertrages festgelegte Rangfolge.

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