A. Verfahrensinformation.docx

An die Bieter

Per Vergabeplattform

AGACareIT gGmbHVergabeverfahren – Rahmenvereinbarung zur Beschaffung von Hardware Hier: Offenes Verfahren

DOKUMENT A. Verfahrensinformationen

Sehr geehrte Damen und Herren,

vielen Dank für Ihr Interesse an diesem Vergabeverfahren.

Nachfolgend erhalten Sie die Informationen zu der Auftraggeberin (‎1), der ausgeschriebenen Leistung (‎2) und zum Vergabeverfahren (‎3).

Für eine bessere Übersicht stellen wir ein Inhaltsverzeichnis voran.

Inhaltsverzeichnis

1 Auftraggeberin 3

2 Leistungsbeschreibung 3

2.1 Allgemeine Zieldarstellung 3

2.2 Produktspezifische Ausschreibung 3

2.3 Leistungsbezogene Mindestanforderungen 4

2.4 Rahmenvereinbarung 5

2.5 Optionen und optionenbezogene Preisbindung 6

3 Vergabeverfahren 6

3.1 Kontaktstelle 6

3.2 Kommunikation 6

3.3 Ablauf eines Offenen Verfahrens 7

3.4 Konkrete Anforderungen in diesem Verfahren 7

3.4.1 Eignungskriterien/ Mindestanforderungen 7

3.4.2 Zuschlag und Zuschlagskriterien 9

3.4.3 Ausgestaltung der Angebotsphase 11

3.5 Weitere Einzelheiten zum Vergabeverfahren 11

3.5.1 Angebotsfrist 11

3.5.2 EVB-IT Rahmenvereinbarung inkl. EVB-IT Kaufvertrag und entsprechende AGB für die Einzelabrufe 12

3.5.3 Allgemeine Geschäftsbedingungen der Bieter 12

3.5.4 Bietergemeinschaften 12

3.5.5 Nachunternehmer/ Eignungsleihe 12

3.5.6 Formale Vorgaben an die Angebote 13

3.5.7 Einzureichende Unterlagen 13

3.5.8 Sonstiges 13

Dokumentenverzeichnis 13

1. Auftraggeberin

Vergabestelle ist die AGACareIT gGmbH mit Sitz in Ginnheimer Landstraße 94, 60487 Frankfurt am Main (nachfolgend die „Vergabestelle“). Sie ist Teil des bundesweit tätigen Gesundheitskonzerns AGAPLESION gAG, der eine Vielzahl von Einrichtungen in verschiedenen Bereichen der Gesundheitsversorgung und Pflege deutschlandweit unter seinem Dach vereint und über Tochtergesellschaften betreibt.

Die Vergabestelle koordiniert die Vergabe der Rahmenvereinbarung für die insgesamt bis zu 22 Einheiten bestehend aus Krankenhäusern und sonstigen Konzernunternehmen, die jeweils als Auftraggeberin (nachstehend die „jeweilige Auftraggeberin“) in die Rahmenvereinbarung eintreten und ggf. aus dieser abrufen werden.

1. Leistungsbeschreibung

Die jeweilige Auftraggeberin plant die Beschaffung von Hardware.

• 1. Allgemeine Zieldarstellung

Vorliegend beabsichtigt die Vergabestelle als Vertreterin der Auftraggeberinnen, die Hardware durch ein einheitliches Vergabeverfahren für sämtliche Auftraggeberinnen zu beschaffen. Die Vergabestelle behält sich vor, einzelne Häuser aus dem Auftrag herauszunehmen oder neue hinzuzufügen.

Zu diesem Zwecke ist beabsichtigt, eine Rahmenvereinbarung mit einer Laufzeit von zunächst 36 Monaten mit einem Auftragnehmer abzuschließen. Die Vergabestelle behält sich vor, den Vertrag in vergaberechtskonformer Weise ganz oder teilweise um weitere zwölf (12) Monate zu verlängern. Eine darüberhinausgehende Verlängerung behält sich die Vergabestelle ausdrücklich vor. Diese hängt von verschiedenen Faktoren ab, die zum aktuellen Zeitpunkt nicht eingeschätzt werden können. In Bezug auf den Lieferort der Hardware kann es zu Abweichungen kommen. Die Abweichung der Rechnungsanschrift von der Lieferanschrift ergibt sich stets aus dem jeweiligen Einzelabruf. Der Abruf wird mittels eines Einzelauftrages an den bezuschlagten Bieter erfolgen. Die Laufzeit eines jeweiligen Einzelauftrages beträgt wiederum 36 Monate. Eine Verlängerung ist im Rahmen des jeweils anwendbaren Fördermittel- und Vergaberechts möglich.

Konkrete Anforderungen an die anzubietende Hardware ergeben sich aus der nachfolgenden Ziff. ‎2.3

• 1. Produktspezifische Ausschreibung

Die Beschaffung erfolgt produktspezifisch. Ausgeschrieben werden:

• HP Pro 400 Mini;
• HP Probook 460, 16” Notebook (460 Serie);
• HP Elitebook 640, 14” Notebook (640 Serie) und
• HP Elitebook 840, 14” Notebook (840 Serie).

Dies ist vorliegend aus technischen Gesichtspunkten gerechtfertigt. Zum einen ist ein einheitlicher Kompatibilitätstandard zu gewährleisten, da konzernweit eine einheitliche IT-Infrastruktur besteht sowie ein einheitliches Softwaresystem zur Anwendung kommt. Die Endgeräte sollen sich demnach technisch und organisatorisch nahtlos in die seit Jahren implementierte, erprobte, bedarfsgerecht weiterentwickelte und speziell auf die Nutzungsanforderungen ausgerichtete IT-Infrastruktur einfügen. Zum anderen wird dadurch ein einheitlicher Support möglich. Inkompatibilität oder sonstige Stabilitätsprobleme sind insbesondere in Bezug auf die Krankenhäuser, die hier als Auftraggeberinnen auftreten, und demnach im Hinblick auf die Gewährleistung der Gesundheitsversorgung nicht tragbar.

• 1. Leistungsbezogene Mindestanforderungen

In Bezug auf die Beschaffungsgegenstände sind jeweils Mindestanforderungen zu erfüllen. Diese lauten wie folgt:

Es wird auf das DOKUMENT C. Leistungsverzeichnis verwiesen. Sind die vorgenannten Mindestanforderungen mit dem eingereichten Angebot nicht erfüllt, führt dies zum Verfahrensausschluss.

• 1. Rahmenvereinbarung

Der Rahmenvereinbarung treten auf Auftraggeberseite voraussichtlich 22 Einheiten bestehend aus Krankenhäusern und sonstigen Konzernunternehmen bei, die berechtigt sind, aus ihr abzurufen. Eine Übersicht über die einzelnen Häuser ergibt sich aus DOKUMENT G. EVB-IT Rahmenvereinbarung inkl. EVB-IT Kaufvertrag. Die Auftraggeberin behält sich vor, einzelne Häuser aus dem Auftrag herauszunehmen oder neue hinzuzufügen.

Bei einem erfolgten Abruf behält sich die jeweilige Auftraggeberin das Recht vor, die jeweils abgerufene Menge jährlich oder auch unterjährig durch einen Mehr- oder Minderabruf nach oben oder nach unten im vergaberechtlich zulässigen Maß anzupassen.

Es wird jedoch vorsorglich darauf hingewiesen, dass es sich bei den in DOKUMENT D. Preisblatt unter dem Reiter „Preiskategorie 1“ dargestellten Mengen um gesicherte Abnahmemengen handelt.

• 1. Optionen und optionenbezogene Preisbindung

Die Auftraggeberin beabsichtigt, sich im Rahmen der Rahmenvereinbarung Optionen offen zu halten. Konkret betrifft dies

1. eine Hauseintrittsoption, und
2. die Option der weiteren Beschaffung der in Ziff. ‎2.2 beschriebenen Beschaffungsgegenstände. Diese ist Teil der Preiswertung – näheres ist in Ziff. ‎3.4.2(a)(ii) beschrieben.

Beide Optionen sollen jeweils für sich und auch in Verbindung miteinander nutzbar sein. Es wird vorsorglich darauf hingewiesen, dass die Verpflichtung der jeweiligen Auftraggeberin zum vollständigen oder teilweisen Abruf aus der Rahmenvereinbarung in Bezug auf die Optionen nicht besteht.

Bieter sichern mit Angebotsabgabe mit gesonderter Eigenerklärung zu, dass sie sich an die Preise, die in DOKUMENT D. Preisblatt unter dem Reiter „Preiskategorie 2“ vermerkt sind, für einen Zeitraum von 90 Tagen nach Zuschlagserteilung binden.

1. Vergabeverfahren

Die Beschaffung erfolgt im Wege eines Offenen Verfahrens aufgrund der fördermittelrechtlichen Verpflichtungen der Auftraggeberin. Daher gelten alle anwendbaren Vergabevorschriften.

• 1. Kontaktstelle

Das Verfahren wird für die Auftraggeberin durchgeführt von

BRYAN CAVE LEIGHTON PAISNER LLP

Rechtsanwalt Dr. Jonas Asgodom, LL.M. (Berkeley)

An der Welle 3

60322 Frankfurt am Main

Die gesamte Kommunikation erfolgt über die vorgenannte Stelle. Eine direkte Kontaktaufnahme zu der Auftraggeberin oder den jeweiligen Auftraggeberinnen ist grundsätzlich nicht gestattet.

• 1. Kommunikation

Die gesamte Kommunikation darf aus vergaberechtlichen Gründen ausschließlich über die Vergabeplattform (Deutsche eVergabe) erfolgen. Verfahrensbezogene Fragen per E-Mail, Telefon oder auf sonstige Weise außerhalb der Vergabeplattform bleiben grundsätzlich unbeantwortet. Bieterfragen über die Vergabeplattform sind zu jeder Zeit zulässig und werden – abhängig von der Komplexität – unverzüglich anonymisiert und transparent an alle Bieter beantwortet. Obwohl Bieterfragen jederzeit unabhängig von der Teilnahme-/ Angebotsfrist zu beantworten sind, bitten wir zu Gunsten eines zügigen Vergabeverfahrens darum, Fragen frühzeitig zu stellen.

Bieter sind gehalten, die Vergabeunterlagen unverzüglich auf Vollständigkeit sowie auf etwaige Fehler/ Rechtsverstöße und/ oder Unvollständigkeiten/ Unklarheiten zu untersuchen. Sollten hierbei Unklarheiten zu Tage treten, so ist die Vergabestelle hierüber unverzüglich durch Mitteilung über die Vergabeplattform in Kenntnis zu setzen. Fragen zu den Vergabeunterlagen werden zur Wahrung der Chancengleichheit aller Bieter einheitlich (und in anonymisierter Form) gegenüber allen Bietern beantwortet, um sicherzustellen, dass alle Bieter stets über dieselben Informationen verfügen.

• 1. Ablauf eines Offenen Verfahrens

Das vorliegende Vergabeverfahren wird als Offenes Verfahren (§ 15 VgV) durchgeführt. Diese Verfahrensart erfolgt durch einen öffentlichen Aufruf zur Angebotsabgabe an eine unbeschränkte Anzahl von Unternehmen innerhalb der angegebenen Frist und hat keinen gesonderten Teilnahmewettbewerb. Die Prüfung der Eignung und der Angebote erfolgt einheitlich nach der Angebotsfrist. Nachverhandlungen sind ausgeschlossen.

Bieter reichen ein vollständiges Angebot ein.

Die Bieter müssen geeignet sein. Die Eignung besteht zum einen aus allgemeinen Unternehmenseigenschaften (insb. kein Vorliegen von Ausschlussgründen nach §§ 123, 124 GWB) und zum anderen aus konkreten Anforderungen an das Bieterunternehmen (sog. Mindestanforderungen, z.B. Unternehmensumsatz, Mitarbeiterzahl, Referenzen, Zertifizierungen usw.). Soweit der Bieter die allgemeinen Anforderungen zum einen und die von der Auftraggeberin aufgestellten konkreten (Mindest-)Anforderungen zum anderen erfüllt, liegt die Eignung vor. Die Angebote der geeigneten Bieter werden sodann inhaltlich geprüft.

Erfüllen die Angebote die formalen und die Leistungsanforderungen (Mindestanforderungen, Ausschlusskriterien), kann die Auftraggeberin Bieterpräsentationen/ Vorstellungstermine/ Probestellungen ansetzen, in denen Bieter ihr Unternehmen und/oder ihre Lösung vorstellen. Diese Bieterpräsentation/ Vorstellungstermine/ Probestellungen dienen nicht der Verhandlung, sondern sollen die angebotene Leistung im Live-Betrieb vorstellen und behauptete Eigenschaften verifizieren helfen. Die Auftraggeberin erhält auf diese Weise auch einen Eindruck über die angebotene Leistung. Daher können Sie wertungsrelevant sein. Die konkrete Ausgestaltung in diesem Verfahren ergibt sich aus Ziffern ‎3.4.3 und ‎3.5.

• 1. Konkrete Anforderungen in diesem Verfahren

Nachfolgend werden die konkreten Anforderungen an die Eignung (‎3.4.1), die Zuschlagskriterien (‎3.4.2), die Ausgestaltung der Angebotsphase (‎3.4.3) dargestellt.

• • 1. Eignungskriterien/ Mindestanforderungen

Ein Angebot wird inhaltlich nur geprüft, wenn ein Bieter geeignet ist. Hierzu sind die allgemeinen ‎(a) und die Mindestanforderungen ‎(b) durch die Bieter zu erfüllen.

• • • 1. Allgemeine Anforderungen

Hierzu sind zunächst allgemeine Angaben zum Unternehmen neben dem Nachweis der Eintragung in das jeweils anwendbare Register (z.B. Handelsregister, Kammer usw.) einzureichen. Des Weiteren dürfen keine Ausschlussgründe gem. §§ 123, 124 GWB vorliegen. Zum Nachweis erklären Bieter durch Verwendung des DOKUMENTS B. Eignungsangaben und Referenzblätter, ob Ausschlussgründe vorliegen. Dazu fügen Bieter zum Nachweis einen Auszug aus dem Gewerbezentralregister bei, der nicht älter als sechs (6) Monate sein darf. Zudem muss der Bieter die geltenden Mindestlohnvorschriften einhalten. Zum Nachweis unterzeichnet der Bieter die den Vergabeunterlagen beigefügten Eigenerklärungen über die Einhaltung der Mindestlohnvorschriften und reicht sie mit dem Angebot ein (DOKUMENTE E.). Schließlich muss der Bieter mit dem DOKUMENT F. Eigenerklärung EU-Sanktionen gg Russland eine Erklärung darüber abgeben, ob seine wirtschaftliche Tätigkeit von den Sanktionen der Europäischen Union gegen Russland betroffen ist.

• • • 1. Mindestanforderungen

Neben den allgemeinen Anforderungen an die Eignung des Bieters müssen Mindestanforderungen erfüllt werden.

Diese sind im hiesigen Vergabeverfahren:

• Umsatz in den Jahren 2023, 2022, 2021: mindestens EUR 1 Mio. (netto)

Nachweis: Eigenerklärung im DOKUMENT B. Eignungsangaben und Referenzblätter

• 3 Referenzprojekte mit vergleichbaren Leistungen in den Jahren 2023, 2022 und 2021:

Als vergleichbare Leistung wird anerkannt:

• Lieferung von IT-Hardware der Firma HP mit einem Volumen von mindestens 300 Einheiten.

Nachweis: Eigenerklärung im DOKUMENT B. Eignungsangaben und Referenzblätter

• Betriebs- bzw. Berufshaftpflichtversicherung mit Deckungssumme von mindestens EUR 3 Mio.

Nachweis:

• • • • 1. Eigenerklärung im DOKUMENT B. Eignungsangaben und Referenzblätter;
        2. Vorlage des Versicherungsnachweises/ Deckungszusage
• Angaben zum technischen Servicenetzwerk

Nachweis: Angaben im DOKUMENT B. Eignungsangaben und Referenzblätter

• ISO 9001-Zertifizierung

Nachweis: Vorlage einer ISO 9001-Zertifizierung.

• Eigenerklärung zur zusätzlichen Informationssicherheit

Nachweis: Eigenerklärung im DOKUMENT B. Eignungsangaben und Referenzblätter

• • • 1. Vollständigkeit, Richtigkeit und Nachforderungen

Bieter tragen Sorge dafür, dass die Nachweise mit Einreichung des Angebots vollständig und richtig sind. Die Auftraggeberin behält sich vor, eignungsbezogene Nachforderungen durchzuführen, soweit dies vergaberechtlich zulässig ist und sie dies für zielführend hält. Es wird darauf hingewiesen, dass bewusst oder unbewusst fehlerhafte oder unvollständige Angaben der Bieter auch ohne Nachforderung zur Nichtberücksichtigung des Angebots führen können.

• • • 1. Bieterreduzierung

In diesem Vergabeverfahren erfolgt keine Bieterreduzierung.

• • 1. Zuschlag und Zuschlagskriterien

Der Zuschlag wird auf das wirtschaftlichste Angebot erteilt.

Angebote von Bietern, die den formalen Anforderungen entsprechen und die Mindestanforderungen erfüllen, werden gewertet. In dem hiesigen Vergabeverfahren besteht die Beurteilung der Wirtschaftlichkeit eines Angebots allein aus einem Preiskriterium (100 %). Dieses setzt sich aus der Preiskategorie 1 (80 %) und der Preiskategorie 2 (20 %) zusammen.

Die maximal erreichbare Punktzahl der Preiswertung beträgt 1000 gewichtete Punkte. Die Preiswertung wird wie folgt vorgenommen:

• • • 1. Preiskriterium (100 % bzw. 1000 gewichtete Punkte)
         1. Preiskategorie 1 (80 % - 800 gewertete Punkte)

Bieter reichen mit ihrem Angebot einen Gesamtpreis (netto und brutto) ein, der in dem Preisblatt (DOKUMENT D. Preisblatt) unter dem Reiter „Preiskategorie 1“ zu vermerken ist. Dieser Angebotspreis soll alle erforderlichen Leistungsbestandteile enthalten. Es wird ausdrücklich darauf hingewiesen, dass es sich bei den in DOKUMENT D. Preisblatt aufgeführten Häusern um diejenigen handelt, die in DOKUMENT C. Leistungsverzeichnis unter der Spalte „Rechnungsanschrift" aufgeführt sind. Die Rechnungs- und die Lieferanschrift können allerdings auseinanderfallen. Bieter werden im Hinblick auf eine Kalkulationsrelevanz durch Lieferkosten auf das DOKUMENT C. Leistungsverzeichnis verwiesen.

Neben dem Gesamtpreis sind Einzelpreise nach den Vorgaben des Preisblattes anzugeben. Auch wenn das Preisblatt eine Aufteilung vorsieht, ist der Gesamtpreis wertungsrelevant.

Mit dem Angebotspreis sind alle Kosten aus dem Auftragsverhältnis abgegolten.

Die erreichbare, gewichtete Punktzahl beträgt 800 Punkte.

Die Preiswertung erfolgt im Wege der Methode „lineare Interpolation“. Hierzu werden die 800 erreichbaren Gewichtungspunkte in 100 Wertungspunkte (Divisor: 8). Der niedrigste Gesamtpreis (netto) erhält 100 Wertungspunkte. Für die preislich nachfolgenden Angebote wird die Punktzahl nach folgender Formel ermittelt:

Punktzahl Bieter XY = Niedrigster Angebotspreis * 100

Preis Bieter XY

Die so ermittelte Punktzahl wird mit dem Gewichtungsfaktor 8 multipliziert, um die gewichtete Punktzahl zu ermitteln. Auf diese Weise können maximal 800 Gewichtungspunkte erreicht werden.

• • • • 1. Preiskategorie 2 (20 % - 200 gewichtete Punkte)

Bieter reichen mit ihrem Angebot einen Einheitspreis (netto und brutto) ein, der in dem Preisblatt (DOKUMENT D. Preisblatt) unter dem Reiter „Preiskategorie 2“ zu vermerken ist. Hierbei handelt es sich um optionale Leistungen, die bei Bedarf innerhalb der 90-tägigen Bindefrist nach Zuschlagserteilung angerufen werden. Die Einzelpreise sind nach den Vorgaben des Preisblattes anzugeben und sind jeweils für sich wertungsrelevant.

Die erreichbare, gewichtete Punktzahl beträgt insgesamt 200 Punkte. Die erreichbare Punktzahl für jeden optionalen Beschaffungsgegenstand beträgt 50 Punkte.

Für die preislich nachfolgenden Angebote wird die Punktzahl je optionalen Beschaffungsgegenstand nach folgender Formel ermittelt:

Punktzahl Bieter XY = Niedrigster Angebotspreis * 50

Preis Bieter XY

Die so ermittelten Punktzahlen für jeden optionalen Beschaffungsgegenstand werden addiert, um die gewichtete Punktzahl zu ermitteln. Auf diese Weise können maximal 200 Gewichtungspunkte erreicht werden.

• • • • 1. Preiskategorie 3 (rein informativ und nicht wertungsrelevant)

Bieter reichen mit ihrem Angebot einen Einheitspreis (netto und brutto) ein, der in dem Preisblatt (DOKUMENT D. Preisblatt) unter dem Reiter „Preiskategorie 3“ zu vermerken ist. Die Auftraggeberin möchte die Einheitspreise nach Ablauf der 90-tägigen Bindefrist nach Zuschlagserteilung abfragen. Die Angabe soll demnach die Preise für Zeitraum nach Ablauf der Bindefrist und bis zum Ablauf der Rahmenvereinbarung (36 Monate) darstellen. Die Angabe der Einzelpreise erfolgt rein informativ und sind mithin nicht wertungsrelevant. Vorsorglich wird auch an dieser Stelle darauf hingewiesen, dass eine Verpflichtung der jeweiligen Auftraggeberin zum vollständigen oder teilweisen Abruf auf Grundlage dieser rein informativen Preisabfrage nicht besteht.

Es sollen lediglich Preise im Preisblatt eingetragen werden. Wenn die Bieter noch weitere Erläuterungen zum Preis vornehmen wollen, soll dies mit gesonderter Eigenerklärung erfolgen. Dies gilt insbesondere, sofern eine Aufschlüsselung der angegebenen Preise im Preisblatt ausdrücklich gefordert wird.

• • • 1. Wirtschaftlichstes Angebot

Das wirtschaftlichste Angebot ist das Angebot mit der höchsten Gewichtungspunktzahl, die sich aus den im Preiskriterium ‎(a) erreichten Gewichtungspunkte errechnet.

• • 1. Ausgestaltung der Angebotsphase

An der Angebotsphase nehmen alle geeigneten Bieter teil. Es finden keine Verhandlungen statt, insbesondere nicht über Änderungen der Angebote und Preise.

Die Auftraggeberin wird Bietergespräche führen, soweit die Angebote Anlass dazu geben. Diese Gespräche dienen primär der Angebotsaufklärung und der Unternehmensvorstellung. Etwaige Bietergespräche werden unter Einhaltung der vergaberechtlichen Vorgaben durchgeführt. Alle Bieter erhalten unter Wahrung der Chancengleichheit die Gelegenheit zu einem Bietergespräch, wenn ihre Angebot Anlass dazu geben.

Hinweis: Soweit erforderlich erklären sich Bieter mit der Aufzeichnung durch Einreichung eines Angebots einverstanden. Sollten sie nicht mit der Aufzeichnung einverstanden sein, können ihre Angebote nicht berücksichtigt werden.

• 1. Weitere Einzelheiten zum Vergabeverfahren

Nachfolgende Einzelheiten gelten im hiesigen Vergabeverfahren:

• • 1. Angebotsfrist

Angebote sind einzureichen bis

Mittwoch, den 26. März 2025, um 12:00 Uhr.

Diese Frist ist eine Ausschlussfrist.

• • 1. EVB-IT Rahmenvereinbarung inkl. EVB-IT Kaufvertrag und entsprechende AGB für die Einzelabrufe

Die Auftraggeberin stellt eine EVB-IT Rahmenvereinbarung, die den Vergabeunterlagen beigefügt ist (siehe DOKUMENT G. EVB-IT Rahmenvereinbarung). In Teil B der Rahmenvereinbarung ist der EVB-IT Kaufvertrag für die jeweiligen Einzelabrufe enthalten. Daneben gelten die EVB-IT Kauf-AGB (DOKUMENT H. EVB-IT Kauf-AGB). Die AGB sind nicht abdingbar.

Entgegenstehende Bedingungen von Bietern werden nicht Vertragsbestandteil. Mit Angebotsabgabe erklären sich Bieter mit der Verwendung des beigefügten EVB-IT Vertrages nebst AGB einverstanden. Etwaig gewünschte Änderungen an den Regelungen des EVB-IT Vertrages sind spätestens mit Angebotsabgabe darzulegen und der EVB-IT Vertrag im Entwurf mit dem Angebot einzureichen.

Die Auswahl dieses Vertrages erfolgte vor dem Hintergrund, dass die Auftraggeberin davon ausgeht, dass die Bieter ausschließlich Hardware (teilweise inkl. Betriebssystem) anbieten. Die Auftraggeberin behält sich einen Wechsel des EVB-IT Mustervertrages zu jeder Zeit dieses Vergabeverfahrens vor, wenn sich im Vergabeverfahren abzeichnet, dass der Schwerpunkt der Leistung sich besser durch einen anderen EVB-IT Vertrag abbilden lässt.

• • 1. Allgemeine Geschäftsbedingungen der Bieter

Ergänzende Allgemeine Geschäftsbedingungen eines Bieters sind grundsätzlich zugelassen. Bieter können und sollen – sofern sie Allgemeine Geschäftsbedingungen zur Grundlage des Vertrages machen wollen – ergänzende Allgemeine Geschäftsbedingungen mit ihrem Angebot einreichen. Diese dürfen den Vergabeunterlagen und den EVB-IT Bestimmungen nicht widersprechen. Insbesondere dürfen aus den Allgemeinen Geschäftsbedingungen der Bieter keine weiteren Kosten für die Auftraggeberin aus der vorgesehenen und üblichen Nutzung entstehen. Etwaige Schadensersatzansprüche sind nicht ausgeschlossen.

• • 1. Bietergemeinschaften

Für den Fall, dass ein Bieter beabsichtigt, sich in Form einer Bietergemeinschaft zu bewerben, ist eine Bietergemeinschaftserklärung erforderlich, aus der hervorgeht, welche Unternehmen sich in welcher Konstellation zusammengeschlossen haben, um sich gemeinsam um den Auftrag zu bewerben. Weiterhin muss aus der Erklärung hervorgehen, welche Personen die vertretungsberechtigten Ansprechpartner in diesem Vergabeverfahren sowie ggf. in der späteren Vertragsabwicklung sind.

• • 1. Nachunternehmer/ Eignungsleihe

Sofern ein Bieter beabsichtigt, seine Eignung im Wege der Eignungsleihe nachzuweisen, ist es erforderlich, bereits mit dem Angebot einen entsprechenden Nachweis darüber einzureichen, dass ihm im Falle der Zuschlagserteilung die Ressourcen des benannten Nachunternehmers auch tatsächlich zur Verfügung stehen. Ein solcher Nachweis kann etwa in Form einer Verpflichtungserklärung erfolgen, in der der Nachunternehmer erklärt, dass er seine personellen, technischen und/oder finanziellen Ressourcen zur Verfügung stellen wird, sofern der Zuschlag auf den Bieter ergeht.

• • 1. Formale Vorgaben an die Angebote

Die Angebote sind ausschließlich elektronisch in Textform über die Vergabeplattform in einem gängigen Format, vorzugsweise in PDF, einzureichen. Alternativ kann auch ein Microsoft Office Format (Word, Excel o. ä.) verwandt werden.

Sämtliche Erklärungen und Dokumente, die im Rahmen dieses Verfahrens eingereicht werden, sind in deutscher Sprache abzufassen bzw. gegebenenfalls in diese zu übersetzen. Sofern Bieter Unterlagen in einer anderen Sprache einreichen, können diese bei der Auswertung nicht berücksichtigt werden.

Für die Erstellung der Angebote oder sonstigen Unterlagen im Rahmen des gegenständlichen Verfahrens wird keine Vergütung gewährt.

• • 1. Einzureichende Unterlagen

Die mit dem Angebot einzureichenden Unterlagen sind in dem DOKUMENT I. CHECKLISTE Einzureichende Unterlagen aufgeführt. Bieter bestätigen die Einreichung durch die dortige Erklärung und reichen auch dieses Dokument mit ihrem Angebot ein.

• • 1. Sonstiges

Die Auftraggeberin behält sich das Recht vor, die Ausschreibung aufzuheben. Dies insbesondere dann, wenn kein wirtschaftliches Ergebnis erzielt werden kann. Etwaige Kosten, die den Bietern im Zuge der Teilnahme am gegenständlichen Verfahren entstehen, werden nicht ersetzt.

Die Bieter verpflichten sich, sämtliche Unterlagen und Informationen, die ihnen im Rahmen dieser Ausschreibung zur Kenntnis erlangen, vertraulich zu behandeln.

Dokumentenverzeichnis

1. Verfahrensinformationen
2. Eignungsangaben und Referenzblätter
3. Leistungsverzeichnis
4. Preisblatt
5. Verpflichtungserklärungen Tariftreue HVTG
6. Verpflichtungserklärungen Tariftreue LTMG BaWü
7. Verpflichtungserklärungen Tariftreue NRW
8. Verpflichtungserklärungen Tariftreue NTVergG
9. Verpflichtungserklärungen Tariftreue TVergG LSA
10. Verpflichtungserklärungen Tariftreue HmbVgG
11. Eigenerklärung EU-Sanktionen gg Russland
12. EVB-IT Rahmenvereinbarung inkl. EVB-IT Kaufvertrag
13. EVB-IT Kauf-AGB
14. CHECKLISTE Einzureichende Unterlagen