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Beschaffung von HP-Mini-PCs und HP-Notebooks/Laptops

Extrahierter Dokumenttext · Stand: 10.10.2026, 19:02 (Europe/Berlin)

Herkunft: www.deutsche-evergabe.de

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Beschaffung KHZG – Rahmenvereinbarung zur Beschaffung von Hardware, EK-IT-2025-101

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LfdDatumFrageAntwort/Klarstellung
Nr.
1127.02.2025--Folgende Anforderung ist bei der Angebotserstellung zwingend zu beachten: Es dürfen ausschließlich Geräte angeboten und geliefert werden, die für den deutschsprachigen Raum vorgesehen sind und über eine deutsche Tastatur mit deutschem Tastaturlayout verfügen, sowie Netzteile mit Steckern für Deutschland. Hiervon abweichende Angebotsinhalte werden bei der Angebotswertung unberücksichtigt und führen zum Angebotsausschluss.
203.03.2025Es werden 3 Referenzprojekte abgefragt, aber aufgrund des Datenschutzes dürfen wir die Daten unserer Kunden nicht weitergeben, gibt es dafür eine Lösung?Die anonymisierte Nennung der Referenzen ist vorläufig zulässig. Die Auftraggeberin behält sich vor, bei Zweifeln an den Referenzen eine Prüfung vorzunehmen. Es ist in diesem Fall Sache der Bieter, die Referenzen glaubhaft zu machen. Sollten Zweifel der Auftraggeberin nicht vollständig ausgeräumt werden können, behält sich die Auftraggeberin vor, die Referenzen als unzureichend abzulehnen. Der jeweilige Bieter kann dann mangels Eignung nicht weiter am Wettbewerb teilnehmen.
304.03.2025EVB-IT Vertag Teil B 4.2: Die Kriegsereignisse in der Ukraine und die wirtschaftliche Lage in Europa so auch in der Bundesrepublik Deutschland führen zu erheblichen Konsequenzen auf die Weltwirtschaft, die sich unter anderem in kriegsbedingten Lieferengpässen und einer kaum vorhersehbaren Inflation in bereits erheblicher Höhe zeigen. Bei einer Preisbindung über einen Zeitraum von mehreren Monaten wäre es den Bietern daher nicht möglich, eine Preiskalkulation ohne Risikoaufschläge für Preiskategorie 3 zu erstellen. Können wir vor diesem Hintergrund annehmen, dass eine Preisanpassung entsprechend der Kostensteigerungen aufgrund vonBieter dürfen für die nicht wertungsrelevante Preiskategorie 3 eine Preisindexierung anbieten, die sich im üblichen Rahmen bewegen muss. Eine Preisanpassung darf alle 6 Monate ab dem Zuschlagszeitpunkt vorgenommen werden. Es wird angeregt, dass Bieter sich am Verbraucherpreisindex für Desktop-PCs zu orientieren. In jedem Fall sind alle Faktoren für

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Preiserhöhungen z.B. der Hersteller, Lizenzgeber, Personalkosten, Energieversorger und Telekommunikationsdienstleister bis zur tatsächlichen Selbstkostensteigerung vereinbart werden kann?eine Preisindexierung transparent im Angebot offenzulegen.
404.03.2025In Anlage A. Verfahrensinformation ist der Prozessor des Mini-PCs unvollständig definiert. Gehen wir Recht in der Annahme, dass der Prozessor (Core i5, 13500T - 1.6 GHz) aus dem Leistungsverzeichnis gewünscht wird?Es wird eine angepasste Liste der Mindestanforderungen zu Verfügung gestellt. Bieter entnehmen dieser alle nötigen Informationen.
504.03.2025C.+Leistungsverzeichnis und A.Verfahrensinformation: Gibt es Mindestanforderungen an die Prozessoren der Notebooks oder können Sie den Namen des gewünschten Prozessors nennen? U5 ist hier die Bezeichnung der Prozessorfamilie und ist daher nicht auf einen bestimmten Prozessor zugeschrieben.Es wird eine angepasste Liste der Mindestanforderungen zu Verfügung gestellt. Bieter entnehmen dieser alle nötigen Informationen.
604.03.2025C.+Leistungsverzeichnis und A.Verfahrensinformation: Bitte spezifizieren Sie die Mindestanforderungen an den zu erfüllenden Standard für DisplayPort und HDMI-Anschlüsse und die gewünschte Anzahl jeweils.Es wird eine angepasste Liste der Mindestanforderungen zu Verfügung gestellt. Bieter entnehmen dieser alle nötigen Informationen.
704.03.2025C.+Leistungsverzeichnis und A.Verfahrensinformation: Bitte spezifizieren Sie die Mindestanforderungen an die USB-Anschlüsse, insbesondere auf den USB-Standard (z.B USB-C , USB-A 3.2 etc.) und die gewünschte Anzahl je Standard.Es wird eine angepasste Liste der Mindestanforderungen zu Verfügung gestellt. Bieter entnehmen dieser alle nötigen Informationen.
804.03.2025A.Verfahrensinformation 2.1:Gehen wir Recht in der Annahme, dass mit einer „darüberhinausgehenden Verlängerung“ eine weitere Verlängerung von 12 Monaten gemeint ist und damit die Vertragslaufzeit auf maximal 60 Monate begrenzt wird?Die Rahmenvereinbarung wird für 36 Monate ausgeschrieben. Die vorbehaltene 12-monatige Verlängerung ergibt eine Maximaldauer von 48 Monaten.
904.03.2025A.Verfahrensinformation 2.4: Bitte definieren Sie den zeitlichen Ablauf zum Abruf der gesicherten Abnahmemengen der Preiskategorie 1.Der Abruf aus der Preiskategorie 1 erfolgt nach Zuschlag unverzüglich innerhalb von voraussichtlich 14 Tagen. Geplant ist ein zügigerer Abruf, da die Mengen intern bereits alle Freigaben haben. Es kann bei der Konzernstruktur aber nicht

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garantiert werden, dass der Abruf an einem bestimmten Tag erfolgt.
1004.03.2025A.Verfahrensinformation 2.5: Gehen wir Recht in der Annahme, dass der Hinweis auf den Abruf sich nur auf die Preiskategorie 2 bezieht und die Mengen aus Preiskategorie 1 davon unberührt bleiben?Ja, die Annahme ist zutreffend. Preiskategorie 1 wird unverzüglich abgerufen. Preisangaben in Preiskategorie 2 sind für 90 Tage verbindlich. Ab Zuschlag kann aus dieser Preiskategorie 2 innerhalb von 90 Tagen ab Zuschlag zu dem angebotenen Preis abgerufen werden. Preiskategorie 3 ist für den Zeitraum nach Ablauf der 90 Tage anzubieten.
1104.03.2025EVB-IT Rahmenvereinbarung 5.1.1: Um das für die Auftraggeberin wirtschaftlichste Angebot abgeben zu können, möchten wir Prozesse automatisieren und in diesem Zuge eine Webshop-Oberfläche zur Verfügung stellen. Gehen wir Recht in der Annahme, dass ein Webshop das hier geforderte Standardbestellformular für alle Preiskategorien abbilden kann?Der Abruf erfolgt per E-Mail nach Zuschlag von der jeweiligen Auftraggeberin.
1204.03.2025EVB-IT Rahmenvereinbarung 8: Bitte definieren Sie die Unverzüglichkeit in Werktagen in Bezug auf die Lieferfristen, um ein einheitliches Verständnis zu schaffen.- Preiskategorie 1 (zugesicherte Menge): Lieferung innerhalb von max. 8 Werktagen nach Auftragserteilung. - Preiskategorie 2: Lieferung innerhalb von 15 Werktagen nach Auftragserteilung.
1304.03.2025EVB-IT Rahmenvereinbarung 8: Die Avisierung von Lieferangaben mit Tag und Uhrzeit bedingen die Lieferung durch Speditionen, welche erhebliche Mehrkosten verursachen. Der Auftragnehmer sieht folgenden Prozess vor: Mit Verlassen des Lagers des Auftragnehmers wird automatisiert ein Lieferschein generiert, der via Mail dem Besteller der Auftraggeberin- Anlieferung ab 10 Geräten pro Anlieferort sollten mind. 3 Tage vorher mit der Auftraggeberin abgestimmt werden. Diese erfolgt nach Bestellung. Der Auftragnehmer hat konstruktiv an dem reibungslosen Ablauf mitzuwirken.

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zugestellt wird. Dieser avisiert eine Zustellung in den nächsten 1-3 Werktagen (bundesweit, ausgenommen Inseln). Gehen wir Recht in der Annahme, dass damit die allgemeinen Pflichten des Auftragnehmers im Rahmen von Lieferungen erfüllt sind?- Pflicht des Auftragnehmers: Gewährleistung 1 Jahr, vollständige und mangelfreie Lieferung sowie alle sonstigen üblichen gesetzlichen und vertraglichen Pflichten.
1404.03.2025EVB-IT Rahmenvereinbarung 8: Die Menge, das Nutzungsende, ein Rücknahmeprozess, die Datenlöschung sind in diesem Abschnitt nicht definiert und verursachen nicht zu vernachlässigende Kosten. Der Auftragnehmer schlägt vor, eine optionale Position ins Preisblatt und Leistungsverzeichnis aufzunehmen und in diesem die Leistungen und Mengen näher zu definieren. (Beispiel: Insbesondere für die Wiedervermarktung sind Nutzungsdauer, Zustand und Ausstattung des Gerätes inkl. Festplatte wichtig für eine Kalkulation)Rücknahme ist nicht Bestandteil der Ausschreibung.
1504.03.2025EVB-IT Rahmenvereinbarung 15: Hier ist im Dokument von einer Ergänzung die Rede. Werden hier noch Unterlagen nachgereicht?Der Hinweis kann ignoriert werden. Es wird keine Ergänzung erfolgen, da der Auftragnehmer keinerlei Dienstleistungen in der IT-Umgebung der Auftraggeberinnen erbringt. Zusätzlich IT-Sicherheitsanforderungen über die bereits bekannten werden nicht mehr ergänzt.
1605.03.2025In Ihren Unterlagen finden sich Begrifflichkeiten wie “zusichern”, "sichert zu", "sicherstellen", "stellt sicher". Bezüglich dieser Begrifflichkeiten ist unklar, ob hiermit eine Verpflichtung oder eine Garantie gefordert wird. Daher bitten wir um Bestätigung, dass es sich hierbei nicht um Zusicherungen bzw. Garantien handelt, deren Nichteinhaltung zu einer verschuldensunabhängigen, unbeschränkten Haftung führt.1 Jahr Gewährleistung ist gefordert.
1705.03.2025EVB-IT Rahmenvereinbarung Nachunternehmer: Gehen wir recht in der Annahme, dass mit dem AUFTRAGNEHMER gemäß §§ 15 AktG ff. verbundene Unternehmen nicht als Nachunternehmer gemäßDie Auftraggeberin sieht keine Veranlassung, konzernverbundene Unternehmen im Rahmen dieser Ausschreibung als Dritte/Nachunternehmer

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Ihren Ausschreibungsunterlagen angesehen werden und somit für deren Einsatz keine vorherige schriftliche Zustimmung Ihrerseits erforderlich ist?zu kategorisieren. Die Leistungspflichten treffen den bezuschlagten Bieter. Dieser trägt die volle Verantwortung für die ausschreibungsgerechte Erbringung der Lieferleistungen. Die Auftraggeberin wird sich an dieses Unternehmen halten. Sollte das jeweilige Unternehmensgeflecht außerhalb der üblichen und transparenten Strukturen liegen, behält sich die Auftraggeberin vor, den Bieter aufgrund einer negativen Vertragserfüllungsprognose aus dem Wettbewerb auszuschließen.
1805.03.2025EVB-IT Kaufvertrag 11: Gehen wir Recht in der Annahme, dass eine Regelung des Erfüllungsortes insofern möglich ist, dass dieser jede Auftragnehmer Niederlassung und im Falle des Versendungskaufs jede Niederlassung des Herstellers und/oder des Lieferanten ist?Nein, Erfüllungsort ist der jeweilige Sitz des bestellenden Auftraggebers. Es heißt offensichtlich nicht Abholung. Die Risiken bei Versand und Lieferung verteilen sich nach den gesetzlichen Vorgaben. Es ist kein Grund ersichtlich oder akzeptabel, die Risiken hier einseitig auf die Auftraggeberin umzulegen.
1905.03.2025EVB-IT Rahmenvereinbarung 9: Kann folgende Regelung ergänzt werden?: Auftragnehmer behält sich das Recht vor, die vereinbarte Vergütung entsprechend den eingetretenen Kostensteigerungen aufgrund von Preis-erhöhungen der Hersteller, Lizenzgeber, Energieversorger und Telekommunikationsdienstleister bis zur tatsächlichen Selbstkostensteigerung zu erhöhen. Sollte die Änderung zu einer Erhöhung von mehr als 20 % der für die von der Erhöhung betroffenen Leistung vereinbarten Vergütung führen, so steht dem Kunden das Recht zu, innerhalb einer Frist von 3 Monaten nach Mitteilung der Preisänderung den Vertrag schriftlich zum Monatsende zu kündigen.Preiskategorie 2 ist für 90 Tage zu garantieren. Es ist Unternehmen mit Erfahrung am Markt möglich, Preise für diesen Zeitraum wirtschaftlich vernünftig zu kalkulieren. Im Übrigen ist eine Preisanpassung in der Preiskategorie 3 nach 90 Tagen möglich, siehe oben.
2005.03.2025EVB-IT Kauf AGB: Die vorgesehenen Vertragsstrafen führen bei Verwirklichung zu zusätzlichen Kosten, die als Risikoaufschlag in der Preisfindung zu berücksichtigen sind; d. h. diese führen zuDie Vertragsstrafenregelungen werden gestrichen. Bieter berücksichtigen dieses Entgegenkommen

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vermeidbar höheren Preisen. Im Interesse eines möglichst angemessenen und realistischen Preises ist ein pauschalierter Schadensersatz statt einer Vertragsstrafe ausreichend. Kann hier die Vertragsstrafe in einen pauschalierten Schadensersatz geändert werden?bei ihrer Preisgestaltung. Sonstige Ansprüche aus dem Vertrag bleiben unberührt.
2105.03.2025EVB-IT Kaufvertrag 9: Kann folgende Regelung ergänzt werden? “Der Auftragnehmer behält sich das Eigentum und sämtliche Rechte an den Leistungsgegenständen bis zur vollständigen Bezahlung hierfür vor. Sofern nicht ausdrücklich anders schriftlich vereinbart, erhält der Auftraggeber bis zur vollständigen Bezahlung der jeweiligen Leistungsgegenstände nicht-ausschließliche, nicht unterlizenzierbare, räumlich und inhaltlich beschränkte Nutzungsrechte an den Leistungsgegenständen für interne Zwecke des Auftraggebers und seiner verbundenen Unternehmen, soweit für die Durchführung des Vertrages erforderlich (z. B. für weitere agile Entwicklungen, Test-, Prüf- und Schulungszwecke inkl. vorläufiger Nutzung in produktiver Umgebung) ohne das Recht zur kommerziellen Nutzung.”Ein Eigentumsvorbehalt ist sachlich gerechtfertigt und wird akzeptiert. Die kommerzielle Nutzung wird nicht ausgeschlossen. Bei kommerzieller Nutzung muss ggf. Wertersatz geleistet werden. Es gibt ausreichend zivilrechtliche Mechanismen für eine solche Situation.
2205.03.2025EVB-IT Kaufvertrag Mitwirkungspflichten: Der Vertrag regelt nicht ausdrücklich, dass der Auftragnehmer bei Nichterbringung, nur teilweiser oder nicht vollständiger Erbringung der Mitwirkungsleistungen des Auftraggebers entsprechend von seiner Leistungsverpflichtung und gegebenenfalls verbindlichen Leistungsterminen frei wird. Gehen wir daher recht in der Annahme, dass Folgendes gilt?: Erbringt der Auftraggeber eine Mitwirkungsleistung nicht, nicht rechtzeitig oder nicht vollständig, so verlängern sich verbindlich vereinbarte Termine und Leistungsfristen des Auftragnehmers entsprechend und auf Seiten des Auftragnehmers tritt kein Verzug ein und ggf. vereinbarte Verfügbarkeiten (Service-Level-Agreement) mit der Folge von Vertragsstrafen sind ausgesetzt. Aufwendungen, Kosten, Nachteile und Schäden, die aus der Verletzung von Mitwirkungspflichten des Auftraggebers resultieren, gehen zu LastenEs gelten die gesetzlichen Vorschriften über den Annahmeverzug. Ein Erfordernis für darüberhinausgehende Regelungen ist nicht erkennbar.

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des Auftraggebers. Mitwirkungspflichten sind Hauptleistungspflichten.
2305.03.2025EVB-IT Kaufvertrag 8: Ihre Unterlagen enthalten keine gesonderten Regelungen zur Gewährleistungsfrist. Somit finden die gesetzlichen Regelungen Anwendungen. Die Hersteller gewähren jedoch keine diesen entsprechenden Fristen, sondern maximal eine Frist von höchstens einem Jahr. Die Gewährleistungsfrist von einem Jahr ist im B2B branchenüblich und entspricht der gängigen Praxis. Um ein leistungsstarkes und wirtschaftliches Angebot unterbreiten zu können, wird eine Basis benötigt, die das gesamte vertragliche Paket berücksichtig. Gehen wir vor diesem Hintergrund Recht in der Annahme, dass eine Gewährleistungsfrist von 12 Monaten ab Lieferung bzw. Abnahme geregelt werden kann?1 Jahr Gewährleistung ist mindestens anzubieten.
2405.03.2025EVB-IT Kaufvertrag 8: Kann vereinbart werden, dass sofern der Auftraggeber die Abnahme nicht innerhalb der vereinbarten Frist durchführt oder ohne Angabe eines Grunds die Abnahme verweigert, oder wenn der Auftraggeber mit der kommerziellen Nutzung des Werks (einschließlich der Nutzung im produktiven Umfeld) beginnt, das Werk zu dem Zeitpunkt als abgenommen gilt, zu dem der Auftraggeber die Abnahme wie oben beschrieben hätte bestätigen müssen?Es gelten die Vorschriften über den Annahmeverzug und – soweit anwendbar – die handelsrechtlichen Vorschriften für Kaufleute in Bezug auf die Lieferbestätigung.
2505.03.2025EVB-IT Kaufvertrag 8: Kann folgendes ergänzt werden? Im Rahmen der Nutzung der Produkte leistet Auftragnehmer ausschließlich in dem Maße und Umfang und in der Zeit Gewähr, wie der jeweilige Hersteller und/oder Lieferant nach seinen jeweiligen Lizenz- und Nutzungsbedingungen Gewähr leistet.Der Lieferant trägt die Verantwortung, die mit seiner Position im Vertragsverhältnis einhergeht. Die Mindestanforderungen an die Gewährleistung betragen 12 Monate. Davon nachteilig abweichende Absprachen zwischen Hersteller und Reseller sind nicht Sache der Auftraggeberin.

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2605.03.2025EVB-IT Kaufvertrag 8: Kann folgendes ergänzt werden? Nacherfüllungsansprüche bestehen insbesondere bei solchen Mängeln nicht, die durch eine Veränderung der Liefer- und/oder Leistungsprodukte, unsachgemäße Nutzung, natürlichen Verschleiß, Versagen der Komponenten der Systemumgebung, Bedienungsfehler, Nachbesserung/ Änderungen des Kunden oder Dritter, durch unzureichende Wartung, durch Produkte Dritter oder Installation und/oder durch Gebrauch der Liefer- und Leistungsgegenstände entgegen den Hersteller-Richtlinien, entstehen.Folgende Anpassung ist für Auftraggeberin akzeptabel: Nacherfüllungsansprüche bestehen insbesondere bei solchen Mängeln nicht, die durch eine Veränderung der Liefer- und/oder Leistungsprodukte, unsachgemäße Nutzung, natürlichen Verschleiß, Versagen der Komponenten der Systemumgebung, Bedienungsfehler, Nachbesserung/ Änderungen des Kunden oder Dritter, durch unzureichende Wartung, durch Produkte Dritter oder Installation und/oder durch Gebrauch der Liefer- und Leistungsgegenstände entgegen den Hersteller-Richtlinien, entstehen.
2705.03.2025EVB-IT Kaufvertrag 8: Kann folgendes vereinbart werden: Standard-Software Dritter wird - sofern nichts Abweichendes vereinbart ist - in der jeweils aktuell verfügbaren Fassung geliefert. Hierfür geltende Mängelhaftungsansprüche der jeweiligen Hersteller oder Distributoren, die aus den hierfür geltenden Lizenzbestimmungen resultieren, akzeptiert der Auftraggeber in Abweichung zu diesen AGB. Auftragnehmer übernimmt für Standard-Software Dritter keine über die Lizenzbestimmungen hinausgehende Haftung.Betriebsystem Win11pro ist als Lizenz gefordert. Keine Vorinstallation. Ergänzung an der Stelle: „deutschsprachig“, siehe auch Seite Mindestanforderung. Ansonsten kann der Text zum Haftungsausschluss für Software Dritter so übernommen werden.
2805.03.2025EVB-IT Rahmenvereinbarung 14: Kann die Haftung für typische und vorhersehbare Schäden und Aufwendung bei leicht fahrlässiger Verletzung wesentlicher Vertragspflichten auf den Nettojahresauftragswert des jeweils verletzten Einzelauftrages begrenzt werden? Wesentliche Vertragspflichten sind solche, deren Erfüllung die ordnungsgemäße Durchführung des Vertrages überhaupt erst ermöglicht und auf deren Einhaltung der Auftraggeber regelmäßig vertraut oder vertrauen darf oder deren Verletzung die Erreichung des Vertragszwecks gefährdet.Die Haftung kann in Bezug auf die Liefergegenstände auf den Nettoauftragswert des Einzelauftrags begrenzt werden. Es ist nicht ersichtlich, warum bei sonstigen Vertragspflichtverletzungen eine solche Haftungsbegrenzung angemessen sein sollte. Es gelten insoweit die gesetzlichen Haftungsregelungen, wenn der EVB-IT Vertrag keine besonderen Regelungen enthält.

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2905.03.2025EVB-IT Rahmenvereinbarung 14: Gehen wir Recht in der Annahme, dass der kumulierten Auftragswert der erteilten Einzelaufträge pro Kalenderjahr nicht über 5 Mio EUR liegen wird?Ja.
3005.03.2025EVB-IT Rahmenvereinbarung 8.3: Gehen wir Recht in der Annahme, dass die in Ihren Unterlagen enthaltene Haftung nur dann zum Tragen kommt, wenn die Nichteinhaltung schuldhaft erfolgte? Die Vergabeunterlagen enthalten keine der üblichen konkreten Bedingungen für die Freistellung (unverzügliche schriftliche Information, gegenseitige Unterstützung, keine Anerkenntnis der Ansprüche ohne vorherige Zustimmung des Freistellungsverpflichteten etc.) und auch keine der üblichen Ausnahmen von der Freistellung. Gehen wir recht in der Annahme, dass diesbezüglich die im Verkehr üblichen Ergänzungen in den Vertrag aufgenommen und vereinbart werden können?Es gelten die im Vertrag genannten Haftungsregeln und ansonsten die gesetzlichen Vorschriften.
3105.03.2025EVB-IT Rahmenvereinbarung Geheimhaltung: Kann folgende Klausel ergänzt werden: Verbundene Unternehmen der Auftragnehmer gemäß §§ 15 ff AktG sind nicht Dritte im Sinn dieser Klausel. Kann die Vereinbarung so geändert werden, dass die Verpflichtungen zur Vertraulichkeit und Geheimhaltung beidseitig also auch für den Auftraggeber gelten und insbesondere die Geschäftsgeheimnisse des Auftragnehmers umfassen?1. Gesellschaftsrechtlich verbundene Unternehmen sind keine „Dritten“. 2. Geheimhaltung gegenüber AN ist kein Problem.
3205.03.2025EVB-IT Kaufvertrag 1: Gehen wir Recht in der Annahme, dass bei Abkündigungen von Produkten durch die Hersteller anstelle der bestellten Produkten Nachfolgemodelle zu entsprechend neuen Preisen angeboten werden, sofern diese hinsichtlich der Funktionalität und Qualität vergleichbar sind und die vom Kunden geforderten Spezifikationen erfüllen? Der Auftragnehmer wird in einem solchen Fall dem Kunden den Preis für das Nachfolgemodell rechtzeitig bekannt geben.Die Preise sind für 90 Tage verbindlich (Preiskategorie 2). Es besteht keine Verpflichtung zur Abnahme aus Preiskategorie 2 (oder 3). Wird die Herstellung der ausgeschriebenen Geräte vor Abnahme eingestellt, erfolgt keine Abnahme möglicherweise vergleichbarerer Fabrikate. Gleichzeitig ist der Auftragnehmer nicht verpflichtet, andere oder möglicherweise vergleichbare zu liefern.

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3305.03.2025EVB-IT Kaufvertrag 11: Dem Auftragnehmer ist es als Reseller nicht möglich, die Art der Nacherfüllung (Beseitigung oder Neulieferung) der Hersteller-Hardware zu wählen; dieses Recht steht dem Hersteller zu. Kann hier Ziffer die Standardregel des 7.4 AGB vereinbart werden?Die Wahl der Nacherfüllung wird dem Auftragnehmer eingeräumt. Die jeweilige Auftraggeberin besteht nicht auf dieses Recht. Es wird klargestellt, dass der Auftragnehmer der Ansprechpartner für die jeweilige Auftraggeberin und die Abwicklung ist.
3405.03.2025EVB-IT Kauf AGB 5.1: Gehen wir recht in der Annahme, dass Liefertermine nur verbindlich sind, wenn diese vom Hersteller / Vorlieferanten bestätigt werden?Die Auftraggeberinnen gehen davon aus, dass nur leistungsfähige Bieter sich um den Auftrag bewerben. Etwaige Lieferschwierigkeiten gehen zu Lasten der Bieter. Die Lieferzeiten sind einzuhalten, siehe oben: maximal 10 Tage nach Einzelabruf.
3505.03.2025EVB-IT Kauf AGB 5: Die Vertragsstrafen beziehen sich nicht nur auf den anteiligen Wert der verzögerten Leistung, sondern auf den Gesamtauftragswert. Dies benachteiligt den Auftragnehmer unangemessen. Kann die Klausel dahingehend geändert werden, dass sich die Höhe der Vertragsstrafe nur auf den Auftragswert der verzögerten Leistung bezieht?Die Vertragsstrafen werden gestrichen. Die Haftung wird in Bezug auf die Liefergegenstände auf den Nettoauftragswert des Einzelauftrags begrenzt. Für sonstige Vertragspflichtverletzungen gilt das gesetzliche Haftungsregime, wenn der EVB-IT Vertrag keine besonderen Bestimmungen enthält.
3605.03.2025EVB-IT Kauf AGB 10.4: Kann folgende Klausel ergänzt werden: Verbundene Unternehmen der Auftragnehmer gemäß §§ 15 ff AktG sind nicht Dritte im Sinn dieser KlauselGesellschaftsrechtlich verbundene Unternehmen sind keine „Dritten“.
3705.03.2025EVB-IT Kauf AGB 10.4: Gehen wir Recht in der Annahme, dass die Verpflichtung zur Vertraulichkeit für die Dauer der Vertragsbeziehung gilt? Soweit diese Annahme nicht korrekt ist gehen wir Recht in der Annahme, dass die Verpflichtung zur Vertraulichkeit für die Dauer von 5 Jahren nach Vertragsende gilt?Vertrauliche Daten verlieren ihre Vertraulichkeit grundsätzlich nicht durch Zeitablauf. Je nach konkret betroffenem Datum ist die Vertraulichkeit dauerhaft zu gewährleisten.
3805.03.2025EVB-IT Rahmenvereinbarung 4: Was ist konkret mit einer Hauszutrittsoption gemeint und welche Leistungen und/oder Pflichten sollen für den Auftragnehmer gelten?Weitere AGAPLESION Einrichtungen können zu den Preiskategorien entsprechend zusätzlich zu den genannten Mengen beziehen.

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3905.03.2025EVB-IT Kaufvertrag 4.3: Gehen wir Recht dass hier 12% und nicht 12 Artikel gemeint sind?Die Formulierung ist korrekt. Mehr als 1% mindestens aber 12 Geräte !! Bsp. MiniPC = 1154 (1% = 11,5 mindest 12) Bsp. NB Pos2 = 348 (1% = 3,4 mindest aber 12)
4007.03.2025A.Verfahrensinformation 2.1 Die Auftragnehmerin definiert die Vertragslaufzeit von einem Einzelabruf auf 36 Monate. Welche Leistungen müssen innerhalb dieser 36 Monate erbracht werden? Sollte es sich in diesem Absatz auf Leistungen aus der Garantie beziehen, sind nach unserem Verständnis mit der geforderten Garantielaufzeit von 12 Monaten über den Hersteller HP alle Leistungen erfüllt. Bitte konkretisieren Sie Ihre Anforderungen.Nach korrekter Lieferung bleibt die Gewährleistung von 12 Monaten. Anschließend keine Leistungen durch den AN.
4107.03.2025EVB-IT Vertag Teil B 4.2 Im Ausschreibungstext wird festgelegt, dass bei einem Technologiewechsel seitens des Herstellers keine Preiserhöhungen über die Laufzeit des Vertrages erlaubt sind. Dies stellt für uns als Bieter ein erhebliches Risiko dar, da Technologiewechsel oft mit höheren Kosten verbunden sind, die wir nicht vorhersehen können. Wie gedenken Sie, dieses Risiko für die Bieter zu minimieren oder auszugleichen, um eine faire und wirtschaftlich tragbare Vertragsgestaltung zu gewährleisten? Vorschlag: Streichung der Klausel über die Preisstabilität über die gesamte Laufzeit. Stattdessen eine Festlegung von regelmäßigen Überprüfungsintervallen (z.B. jährlich), bei denen die Preise überprüft und gegebenenfalls angepasst werden können, um den aktuellen Marktbedingungen Rechnung zu tragen. Darüber hinaus sollte eine transparente Kommunikation zwischen Auftraggeberin und Auftragnehmer vereinbart werden, um frühzeitig über geplante Technologiewechsel und deren mögliche Auswirkungen auf die Kosten informiert zu werden und Mehrkosten zu vermeiden.Für die Preiskategorien 1 und 2 (90 Tage) ist Produkt- und Preisstabilität zwingend. Für die Preiskategorie 3: Die Produktstabilität soll für 12 Monate erhalten bleiben. Sofern nicht mehr auftragsgemäß lieferbar, können Nachfolgerprodukte dieser Produktreihe des Herstellers mit mind. der in den Mindestanforderungen festgelegten Ausstattung (mindestens gleichwertig) ebenfalls berücksichtigt werden. Eine Abnahmepflicht für die Preiskategorien 2 und 3 besteht auftraggeberinnenseitig nicht. Bieter dürfen für die nicht wertungsrelevante Preiskategorie 3 eine Preisindexierung anbieten, die sich im üblichen Rahmen bewegen muss. Eine Preisanpassung darf alle 6 Monate ab dem Zuschlagszeitpunkt vorgenommen werden. Es wird angeregt, dass Bieter sich am Verbraucherpreisindex für Desktop-PCs zu orientieren. In

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jedem Fall sind alle Faktoren für eine Preisindexierung transparent im Angebot offenzulegen.
4212.03.2025In Bezug auf das Dokument G.+EVB- IT+Rahmenvereinbarung+inkl.+EVB-IT+Kaufvertrag Absatz 15 IT Sicherheit hat sich folgende Frage ergeben: Fehlende Unterlagen: Gehen wir recht in der Annahme, dass die unter "15 IT-Sicherheit" benannte Anlage zur IT-Sicherheit bei dieser Rahmenvereinbarung auf Beschaffung diverser Hardware keine Anwendung findet?In der Verfahrensinformation A unter Punkt 9 ii sind die Anforderung definiert: Gefordert u.a. ISO 9001 + zusätzliche Eigenerklärung zu Informationssicherheit in der Anlage B Eignungsangaben… unter Punkt IV. Die Anlage CIT Informationssicherheitsrichtlinie für Auftragnehmer wird in diesem Verfahren nicht gefordert.
4313.03.2025Gehen wir Recht in der Annahme, dass die Anlieferung an die jeweiligen Standorte an eine zentrale Warenannahme im EG erfolgen kann? Sollte die oben genannte Anlieferung nicht akzeptiert werden, bitten wir um genaue Angaben pro Lieferstandort über die Begebenheiten vor Ort. Sodass dies entsprechend im Angebot kalkuliert werden kann.Liefermengen > 10 Geräte sind spätestens 3 Tage vorab mit dem jeweiligen Lieferstandort abzustimmen. I.d.R. exisitiert eine Rampe zur Warenannahme, aber dies muss jeweils vorab mit einem Ansprechpartner abgestimmt werden. Dieser wird bei der Bestellung benannt werden.
4414.03.2025Gehen wir Recht in der Annahme, dass eine herstellerseitige Vorinstallation des Betriebssystems Windows 11 Pro gewünscht ist? Sollte dies nicht der Fall sein, muss der Auftragnehmer auf Configure-To-Order Geräte zurückgreifen, die die Anforderungen an die gewünschte Lieferzeit nicht erfüllen.Die Geräte sind im Originalzustand der Hersteller zu liefern. Sofern vom Hersteller eine Vorkonfiguration vorbereitet ist, verbleibt diese entsprechend.
4514.03.2025Gehen wir Recht in der Annahme, dass der Auftraggeber ausdrücklich nur eine Lieferung der in der Ausschreibung vorgesehenen Produkte wünscht und keine Nachfolger oder ähnlichen Produkte im Falle einer Abkündigung des ursprünglich vorgesehenen Modells seitens des Herstellers zulässig sind, obwohl diese den Mindestanforderungen entsprechen und vom gleichen Hersteller sind? Die Antwort zu Bieterfrage 32 liest sich widersprüchlich zu der Vertragslaufzeit von 36 Monaten, da innerhalb dieser Vertragslaufzeit mit Nachfolgeprodukten zu rechnen ist. Zudem wird in der EVB-IT Rahmenvereinbarung explizitDie Hinweise werden zur Kenntnis genommen und nach erneuter Prüfung wie folgt festgelegt: Für die Preiskategorien 1 und 2 (90 Tage) ist Produkt- und Preisstabilität zwingend. Für die Preiskategorie 3: Die Produktstabilität soll für 12 Monate erhalten bleiben.

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auf Produktwechsel eingegangen, die ebenfalls der Antwort zu Bieterfrage 32 widersprüchlich sind.Sofern nicht mehr auftragsgemäß lieferbar, können Nachfolgerprodukte dieser Produktreihe des Herstellers mit mind. der in den Mindestanforderungen festgelegten Ausstattung (mindestens gleichwertig) ebenfalls berücksichtigt werden. Eine Abnahmepflicht für die Preiskategorien 2 und 3 besteht auftraggeberinnenseitig nicht. Bieter dürfen für die nicht wertungsrelevante Preiskategorie 3 eine Preisindexierung anbieten, die sich im üblichen Rahmen bewegen muss. Eine Preisanpassung darf alle 6 Monate ab dem Zuschlagszeitpunkt vorgenommen werden. Es wird angeregt, dass Bieter sich am Verbraucherpreisindex für Desktop-PCs zu orientieren. In jedem Fall sind alle Faktoren für eine Preisindexierung transparent im Angebot offenzulegen.
4618.03.2025Gehen wir recht in der Annahme, dass es sich bei der Angabe der Übertragungsgeschwindigkeit der USB-A-Anschlüsse der Notebooks von mind. 10 Gbit/s um einen redaktionellen Fehler handelt, da die von Ihnen angefragten Geräte alle standardmäßig über 5 Gbit/s- Anschlüsse verfügen?Mind. 5 GBit/s ist bei USB-A in Ordnung
4718.03.2025Gehen wir recht in der Annahme, dass beim Mini-PC drei USB-A- Anschlüsse mit 10 Gbit/s sowie zwei mit 5 Gbit/s - wie standardmäßig im angefragten Mini-PC verbaut - Ihre Anforderungen erfüllen? Eine Abweichung von diesem Standard würde höhere Preise und längere Lieferzeiten mit sich ziehen.Ja - mind. 5 GBit/s ist bei USB-A in Ordnung
4818.03.2025Pos. 1 Mini-PC Hier fordern Sie bei den USB-Anschlüssen „mind. 5x USB-A mind. 10 Gbit/s“. Diese Anforderung kann so von dem gewünschten GerätMind. 5 GBit/s ist bei USB-A in Ordnung

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Klarstellungen 3, Stand: 24. März 2025

nicht erfüllt werden. Folgende Anschlüsse sind möglich: 3x USB-A 10 Gbit/s und 2x USB-A 5 Gbit/s. Gehen wir Recht in der Annahme, dass diese Anschlüsse so akzeptiert werden?
4918.03.2025Pos. 2 Notebook 16" (Probook 460) Hier fordern Sie bei den USB-Anschlüssen „mind. 1x USB-A mind. 10 Gbit/s“. Diese Anforderung kann so von dem gewünschten Gerät nicht erfüllt werden, hier sind USB-A Anschlüsse mit nur max. 5Gbit/s möglich. Gehen wir Recht in der Annahme, dass diese Abweichung akzeptiert wird?Mind. 5 GBit/s ist bei USB-A in Ordnung
5018.03.2025Pos. 3 Notebook 14“ (Elitebook 640) Hier fordern Sie bei den USB-Anschlüssen „mind. 1x USB-A mind. 10 Gbit/s“. Diese Anforderung kann so von dem gewünschten Gerät nicht erfüllt werden, auch hier sind USB-A Anschlüsse mit nur max. 5Gbit/s möglich. Gehen wir Recht in der Annahme, dass diese Abweichung akzeptiert wird?Mind. 5 GBit/s ist bei USB-A in Ordnung
5118.03.2025Pos. 4 Notebook 14“ (Elitebook 840) Hier fordern Sie bei den USB-Anschlüssen „mind. 1x USB-A mind. 10 Gbit/s“. Diese Anforderung kann so von dem gewünschten Gerät nicht erfüllt werden, auch hier sind USB-A Anschlüsse mit nur max. 5Gbit/s möglich. Gehen wir Recht in der Annahme, dass diese Abweichung akzeptiert wird?Mind. 5 GBit/s ist bei USB-A in Ordnung
5218.03.2025Sie fordern unter anderem einen Gewerbezentralregisterauszug, der nicht älter als sechs Monate ist. Da unser letzter Auszug bereits vom Juni 2024 ist, haben wir einen aktuellen Auszug beim Bundesamt fürDie Annahme ist nicht zutreffend.

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Justiz Bonn angefordert. Leider wissen wir nicht, ob dieser Auszug rechtzeitig bis zur Angebotsabgabe bei uns eintrifft. Gehen wir Recht in der Annahme, dass wenn der neue Gewerbezentralregisterauszug nicht rechtzeitig eintrifft, wir den Auszug vom Juni 2024 vorlegen dürfen und sobald der Aktuelle vorliegt dieser nachgereicht werden darf?Kann ein den Anforderungen entsprechender Gewerbezentralregisterauszug nicht bis zum Fristende vorgelegt werden, reicht eine Eigenerklärung des Bieters darüber, dass keine auftragsbezogenen Eintragungen vorliegen, die Zweifel an der Eignung des Bieters begründen. Das bedeutet konkret, dass der Bieter versichern muss, dass keine Ausschlussgründe nach §§ 123 f. GWB vorliegen. Die Auftraggeberinnen behalten sich vor, in sachlich begründeten Fällen dennoch einen Gewerbezentralregisterauszug zu verlangen.
5319.03.2025Auf Basis unserer Marktrecherche befindet sich am unautorisierten Graumarkt aktuell wesentlich günstigere Hardware, welche aber nicht durch die benötigte Garantie supportet werden kann. Daher empfehlen wir dem Auftraggeber nur Lieferanten zuzulassen, die mittels Herstellererklärung von HP sicherstellen, die Ware nur autorisiert zu beschaffen. Kann dieser Passus ergänzt werden, um zu gewährleisten, dass nur vom Hersteller autorisierte Ware angeboten werden darf?Grauware wird im hiesigen Vergabeverfahren nicht als geeigneter Leistungsgegenstand anerkannt. Entsprechende Angebote werden ohne Weiteres aus dem Wettbewerb ausgeschlossen. Bieter müssen in geeigneter Weise sicherstellen und (ggf. auf Nachforderung der Auftraggeberin) nachweisen, dass sie ausschließlich autorisierte Liefergegenstände anbieten, z.B. mittels Herstellererklärung von HP. Sollten Zweifel an einer Autorisierung bestehen, behält sich die Aufraggeberin vor, Angebote nach entsprechender Aufklärung auszuschließen.
5420.03.2025nach unserer Marktrecherche und einer gemeinsamen Prüfung mit dem Hersteller HP bitten wir um folgende Anpassung der USB Anschlüsse: Das Modell HP 400 Mini verfügt über: 2 SuperSpeed USB Type-A 10 Gbit/s; 1 SuperSpeed USB, Type-A,10 Gbit/s (mit Ladefunktion); 2 SuperSpeed USB Type-A 5 Gbit/s und 1 SuperSpeed USB Type-C 20 Gbit/s. Das Modell HP Probook 460 verfügt über: 2 USB Type-C® 20 Gbit/s; 2 USB Type-A 5 Gbit/s.Mind. 5 GBit/s ist bei USB-A in Ordnung

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Das Modell HP Elitebook 640 verfügt über: 2 Thunderbol 4 mit USB Type-C 40 Gbit/s; 2 USB Type-A 5 Gbit/s Das Modell HP Elitebook 840 verfügt über: 2 Thunderbolt 4 mit USB Type-C 40 Gbit/s; 2 USB Type-A 5 Gbit/s Wir bitten um Anpassung der Mindestanforderungen.
5520.03.2025--Bitte beachten Sie, dass die Mindestanforderungen an die Leistungsgegenstände den aktuellen Klarstellungen entsprechend angepasst worden sind. Die Unterlage mit dem Dateinamen „20-03-2025 Klarstellung Mindestanforderungen“ ersetzt alle bisherigen Unterlagen, die eine Aufstellung der Mindestanforderungen enthalten. Die Datei wird als Anhang über die Nachrichtenfunktion mit den Klarstellungen 3 versendet und in den Downloadbereich geladen, der die Vergabeunterlagen enthält. Wir bitten um Beachtung.
5624.03.2025Nach Rücksprache mit dem Hersteller HP können die Anforderungen von Ihnen an die Geräte teilweise nur durch Konfigurationen erfüllt werden. Das bedeutet allerdings, dass die angegeben Lieferfristen von Ihnen (laut BF 12) so nicht eingehalten werden können, da die Geräte erst nach Zuschlag produziert werden. Die Lieferzeit würde somit bei ca. 4 Wochen liegen. Aus den vorhergenannten Gründen bitten wir Sie die Lieferzeiten für die Preiskategorien entsprechend anzupassen.Die Mindestanforderungen wurden angepasst. Die Auftraggeberin geht davon aus, dass keine gesonderten Konfigurationserfordernisse mehr bestehen.
5724.03.2025Auf Grund der knappen Angebotsfrist (bereits kommende Woche, 26.03) in Verbindung mit den offenen Bieterfragen die Angebotsrelevant sind sowie kalkulatorisch berücksichtigt werdenEine Fristverlängerung ist nicht möglich. Die Angebotsfrist entspricht den gesetzlichen Vorgaben. Aufgrund dringenden Beschaffungsbedarfs und nachgelagerter

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müssen. Bitten wir um eine Verlängerung der Angebotsfrist. Gehen wir Recht in der Annahme, dass Sie einer Fristverlängerung um 10 Werktagen zustimmen? Falls nicht, bitten wir um eine aus Ihrer Sicht angemessene Fristverlängerung.Koordinationsprozesse kann die Frist nicht verlängert werden.
5824.03.2025da unsere Bieterfrage, welche kalkulationsrelevant war, noch nicht beantwortet ist, gehen wir davon aus, dass es zu einer Fristverlängerung kommen wird. Gehen wir recht in dieser Annahme?Die Annahme ist nicht zutreffend. Eine Fristverlängerung ist nicht vorgesehen.
5924.03.2025leider haben wir noch keine Antwort auf unsere Bieterfrage vom 20.03.2025 erhalten. In diesem Zuge bitten wir um Beantwortung der Bieterfrage und Verlängerung der Angebotsfrist um 1 Woche auf den 02.04.2025.Mit dieser Klarstellungsliste sollten alle offenen Fragen beantwortet sein. Leider sind erst in einer späten Phase der Angebotsfrist wesentliche Fragen eingegangen. Aufgrund der Menge hat die Bearbeitung entsprechend Zeit in Anspruch genommen. Eine Fristverlängerung ist nicht vorgesehen.

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