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Bewerbungsbedingungen
Leistungswettbewerb
Rahmenvertrag über den Bezug von Displays inklusive Zubehör sowie Service-
und Supportleistungen
Vergabeart:
Offenes Verfahren
Aktenzeichen:
1702-DE-Displays inkl. Zubehör
Titel: 00_1702_Bewerbungsbedingungen_LW_V1.0.docx Vertraulich Stand:28.09.2026 Herausgeber: CRO Procurement Seite 1 / 22
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Inhalt
Inhalt ......................................................................................................................................... 2
1 Allgemeine Bedingungen .................................................................................................. 4
1.1 Grundsätzliches ......................................................................................................... 4
1.2 Vergabeverfahren und Vergabeart ............................................................................ 5
1.3 Verfahrensablauf ........................................................................................................ 5
1.3.1 Fragen zum Vergabeverfahren (Bieterfragen) und Kommunikation ................... 5
1.3.2 Ende der Bindefrist des Angebotes .................................................................... 7
1.4 Form und Inhalt des Angebotes ................................................................................. 7
1.4.1 Form des Angebotes durch elektronische Abgabe mittels AI Bietercockpit ....... 7
1.4.2 Zugelassene Formate ......................................................................................... 8
1.4.3 Inhalt des Angebotes .......................................................................................... 8
1.5 Sonstige Anforderungen ............................................................................................ 9
1.5.1 Verschwiegenheit/ Vertraulichkeit ....................................................................... 9
1.5.2 Unzulässige Wettbewerbsbeschränkungen ........................................................ 9
1.5.3 Verpflichtung der Mitarbeiter nach dem Verpflichtungsgesetz ......................... 10
1.6 Nebenangebote bzw. weitere Hauptangebote ......................................................... 10
1.7 Änderungen, Berichtigungen und Rücknahme des Angebotes ............................... 10
1.8 Kosten und Vergütung ............................................................................................. 10
1.9 Der Bieter ................................................................................................................. 10
1.9.1 Bietergemeinschaften ....................................................................................... 11
1.9.2 Unterauftragsvergabe, Unterauftragnehmer ..................................................... 12
1.9.3 Eignungsleihe ................................................................................................... 13
1.10 Vertrauliche Informationen ................................................................................... 13
1.11 Gewerbliche Schutzrechte ................................................................................... 13
2 Prüfung und Wertung der Angebote ............................................................................... 14
2.1 Formale Prüfung ...................................................................................................... 14
2.2 Feststellung der Eignung ......................................................................................... 14
2.3 Grundsätzliches zum Angebotspreis ....................................................................... 15
2.3.1 Preisblatt/ Leistungsverzeichnis ....................................................................... 15
2.3.2 Preiskalkulation ................................................................................................. 15
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2.3.3 Rechnerische Prüfung und Ermittlung des Angebotspreises ........................... 16
2.3.4 Ungewöhnlich niedrige Angebote ..................................................................... 16
2.3.5 Bewertung des Angebotspreises ...................................................................... 17
2.4 Preisblatt / Leistungsverzeichnis und weitere Zuschlagskriterien ............................ 17
2.5 Prüfung und Bewertung der angebotenen Leistung ................................................ 18
2.5.1 Prüfung der A-Kriterien ..................................................................................... 18
2.5.2 Bewertung der Antworten zu den B-Kriterien ................................................... 18
2.5.3 Ablauf des Verfahrens je Los ............................................................................ 19
2.5.4 Teststellung ...................................................................................................... 19
3 Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebotes ................................................................... 20
4 Mitteilung an nicht-berücksichtigte Bieter ........................................................................ 21
5 Rechtsbelehrung ............................................................................................................. 21
6 Anlagen ........................................................................................................................... 21
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1 Allgemeine Bedingungen
1.1 Grundsätzliches
Die nachfolgenden allgemeinen Bedingungen stellen die wesentlichen Anforderungen und Abläufe des Leistungswettbewerbs/ Vergabeverfahrens dar. Sie sollen den Bietern helfen, ein wertbares Angebot abzugeben. Ergänzend wird auf die gesetzlichen Bestimmungen ver- wiesen, welche vorrangig Anwendung finden.
Im Folgenden sind die Begriffe „Auftraggeber“ und „Vergabestelle“ gleichbedeutend.
In den Unterlagen hat der Auftraggeber zur besseren Lesbarkeit ausschließlich die männli- che Form verwendet, weibliche Personen sind gleichermaßen angesprochen. • Die Bieter müssen sich stets über den aktuellen Stand des Vergabeverfahrens infor- mieren. Diese Informationspflicht gilt bis zum Ende der Angebotsfrist, die in der EU-Be- kanntmachung benannt ist. Etwaige Fristverlängerungen, Bieterfragen mit den entspre- chenden Antworten oder sonstige Aktualisierungen und Änderungen müssen vom Bie- ter selbständig auf der BWI Vergabeplattform abgerufen werden. • Im Falle einer Änderung der Ausschreibungsunterlagen während des Leistungswettbe- werbs ist es der Vergabestelle technisch nicht möglich, dem Bieter auf der BWI Verga- beplattform ausschließlich die geänderten Vergabeunterlagen, ergänzend zu den be- reits veröffentlichten Vergabeunterlagen, bereit zu stellen. Mit der Veröffentlichung ge- änderter/ neuer Vergabeunterlagen ist die Vergabestelle daher gezwungen, die voll- ständigen Vergabeunterlagen inkl. geänderter Dokumente auf der BWI Vergabeplatt- form erneut bereit zu stellen. Die Vergabestelle wird aus diesem Grund für die geän- derten Vergabeunterlagen die Versionsnummer (z. B. V1.0) im Dateinamen des Doku- mentes hochsetzen (z. B. V1.1 oder V2.0), sodass für den Bieter ersichtlich ist, welche Dokumente konkret geändert wurden. Alle Dokumente, die zwar erneut hochgeladen wurden jedoch die alte Versionsnummer (z. B. V1.0) im Dateinamen beibehalten ha- ben, haben den ursprünglichen Stand beibehalten. • Alle Angaben im Angebot haben wahrheitsgemäß zu erfolgen. Unzutreffende Angaben können zum Ausschluss des Bieters führen. Jeder Umstand, der eine/ mehrere Erklä- rungen des Angebotes nachträglich in Frage stellt, ist vom Bieter unverzüglich mitzutei- len. • Angebote und sonstiger Schriftverkehr sind in deutscher Sprache abzufassen. Ange- botsunterlagen in einer anderen Sprache bleiben unberücksichtigt. Technische Fach- begriffe (z. B. Service, Support) können in englischer Sprache formuliert sein. Im Falle von Dokumenten, die nicht in deutscher Sprache abgefasst sind, ist neben dem Nach- weis zusätzlich eine Übersetzung in die deutsche Sprache beizufügen. • Der Bieter darf keine Änderungen an den Vergabeunterlagen vornehmen (§ 53 Abs. 7 Satz 1 VgV). Unzulässige Änderungen sind auch das etwaige Beifügen von Bieter- AGBs oder – auch standardisierten – Formulierungen zur Wahrung von Schutzrechten
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und Ähnlichem, wie etwa sog. „Rechtliche Hinweise“, „Copyright“-Erklärungen, „Ver- traulichkeitserklärung“.
Unzulässige Änderungen am Angebot können zum Ausschluss des Angebotes vom Wettbewerb führen. • Hinweis: Eine Kurzanleitung zur Einreichung von Angeboten mit dem AI BIETER- COCKPIT erhalten Sie über den Reiter „Hilfe“ auf der Bieterplattform unter dem oben genannten Link. Dort können Sie auch das Benutzerhandbuch zum AI BIETERCOCK- PIT sowie die FAQ einsehen. • Zu Testzwecken besteht darüber hinaus die Möglichkeit das aktive Abgeben von Ange- boten im Rahmen der am 28.01.2020 veröffentlichten „TESTVERGABE FÜR BIETER (TESTVERGABE)“ für Verfahren in der VgV und der am 29.12.2023 veröffentlichten „TESTVERGABE VSVgV FÜR BIETER (TESTVERGABE VSVgV)“ für Verfahren in der VSVgV unverbindlich zu erproben.
1.2 Vergabeverfahren und Vergabeart
Das Vergabeverfahren wird als Offenes Verfahren gemäß § 15 VgV durchgeführt.
1.3 Verfahrensablauf
1.3.1 Fragen zum Vergabeverfahren (Bieterfragen) und Kommunikation
Fragen sind ausschließlich an die Vergabestelle zu richten. Für die Übersendung von Bieter- fragen ist im Einzelnen Folgendes maßgeblich: • Die Kontaktaufnahme mit der Vergabestelle erfolgt ausschließlich elektronisch über die BWI Vergabeplattform. Hierfür muss der Bieter kostenfrei die Software AI Bietercockpit herunterladen und sich registrieren.
Dem registrierten Benutzer stehen grundsätzlich folgende Komfortfunktionen zur Ver- fügung:
o Dieser wird aktiv informiert, sobald eine neue Version der Unterlagen von der Vergabestelle veröffentlicht wird.
o Dieser wird aktiv informiert, sobald die Vergabestelle neue Nachrichten zum Ver- fahren verschickt.
Bei der Registrierung ist darauf zu achten, dass der Firmenname korrekt und voll- ständig eingetragen ist, ebenso die Adressdaten. Änderungen bzw. Ergänzungen an Firmenstammdaten im Bietercockpit sind durch das registrierte Unternehmen selbst vorzunehmen.
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Es ist bitte vornehmlich das Unternehmen zu registrieren, welches vorliegend auch als Bewerber/ Bieter fungieren soll. Dessen Account ist entsprechend für die Kom- munikation und die Einreichung von Teilnahmeantrag/ Angebot zu nutzen. Hinter- grund ist, dass seitens des AI Vergabemanagers das registrierte Unternehmen als Bewerber/ Bieter angesehen wird. Sofern jedoch im Auftrag eines anderen Unterneh- mens die Einreichung erfolgen soll, so ist eine entsprechende Erklärung bereits mit der Einreichung abzugeben. Die Angabe im Feld zu der KMU Abfrage hat zwingend zu erfolgen, bereits registrierte Unternehmen haben diese zwingend nachzuholen.
Möglicherweise notwendige Hilfestellungen bei der Registrierung im AI Bietercockpit bietet das Benutzerhandbuch, als auch der Support der Firma AI. • Der Eingang von Nachrichten seitens der Vergabestelle ist vom Bieter auf Verlangen der Vergabestelle mittels Bietercockpit unter Verwendung des Aktenzeichens zu bestä- tigen. • Die Vergabestelle kann jederzeit verlangen, dass sämtliche elektronische Kommunika- tion zwischen den Beteiligten aus Gründen des Vertrauensschutzes zu verschlüsseln ist. In diesem Fall teilt sie den Bieter das zu verwendende Verfahren rechtzeitig mit. • Die Vergabeunterlagen ergänzende oder berichtigende Angaben sowie Antworten der Vergabestelle können von allen Bietern über die BWI Vergabeplattform eingesehen werden. Die Bieterfragen und die entsprechenden Antworten werden Bestandteil der Vergabeunterlagen. • Fragen sind ausschließlich über die BWI Vergabeplattform (s.o.) zu stellen. Dabei ist das Dokument „Anlage 1 Template für Einreichen von Bieterfragen“ zu verwenden. Dieses Dokument ist als Word-Datei einzureichen. In der Fragestellung ist möglichst genau zu bezeichnen, auf welchen Punkt der Vergabeunterlagen sich die Frage be- zieht, so dass die entsprechende Referenz in der Antwort benannt werden kann. • Enthalten die Vergabeunterlagen, insbesondere die Leistungsbeschreibung, nach Auf- fassung des Bieters Unklarheiten (z. B. Widersprüche, Mehrdeutigkeiten, Missver- ständnisse o. ä.), so hat der Bieter den Auftraggeber unverzüglich, spätestens jedoch vor Ende der Angebotsfrist darauf hinzuweisen. • Bieterfragen sollten bis spätestens 10 Kalendertage vor Ende der Angebotsfrist ein- gereicht werden. Antworten auf rechtzeitig gestellte Bieterfragen werden innerhalb der gesetzlich vorgegebenen Frist von der Vergabestelle wie nachfolgend beschrieben kommuniziert.
Telefonische oder schriftliche Auskünfte, insbesondere über den Stand des laufenden Vergabeverfahrens, werden nicht erteilt. Eine Kontaktaufnahme zu anderen Mitarbei- tern der BWI im Zusammenhang mit der Ausschreibung ist untersagt und kann zum Ausschluss des Bieters führen.
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1.3.2 Ende der Bindefrist des Angebotes
Nach Ablauf der Angebotsfrist sind die Bieter an ihr Angebot bis zu dem in der EU Bekannt- machung genannten Termin gebunden (Bindefrist).
1.4 Form und Inhalt des Angebotes
1.4.1 Form des Angebotes durch elektronische Abgabe mittels AI Bietercockpit
Die Abgabe des Angebotes ist ausschließlich elektronisch über die BWI Vergabeplattform nach vorheriger Registrierung (vgl. Ziffer 1.3.1) mittels des AI Bietercockpits (über den dorti- gen Workflow „Angebotsabgabe“) möglich. Angebote, die in Papierform eingehen, werden bei der Prüfung nicht berücksichtigt. Ausgeschlossen werden auch Angebote, die per E-Mail, Fax oder per Nachrichtenfunktion über das AI Bietercockpit zugesendet werden.
Angebote, die der Vergabestelle nicht in der geforderten Form oder nach Ablauf der Ange- botsfrist vorliegen, werden vom weiteren Verfahren ausgeschlossen, es sei denn, der Bieter hat dies nicht zu vertreten.
Hierbei sind die geforderten Angebotsunterlagen und Formulare entsprechend auszufüllen, sofern vorgesehen formgerecht zu signieren und mittels Bietercockpit hochzuladen sowie an- schließend aktiv über die dafür vorgesehene Schaltfläche im Workflowschritt „Ange- botsabgabe“ zu versenden.
Bei der Angebotsabgabe ist Folgendes zu beachten: • Bei den von der Vergabestelle zur Verfügung gestellten Unterlagen handelt es sich weitestgehend um ausfüllbare Dateien, so dass diese direkt oder nach einem vorheri- gen Download durch den Bieter digital ausgefüllt und dem Angebot beigefügt werden können. Dies hat den Vorteil, dass durchsuchbare Dateien (keine Scans) entstehen, welche eine Angebotsauswertung für die Vergabestelle deutlich erleichtern.
Sämtliche geforderten Nachweise (z.B. Zertifikate), welche dem Bieter nur in Papier- form vorliegen, sind eingescannt als PDF-Dokument hochzuladen. • Hinweis: Dem Bieter ist es selbstverständlich gestattet, die zur Verfügung gestellten Formate, wie das Word-Format, in ein anderes Format (z.B. als PDF-Dokument) umzu- wandeln und abzuspeichern, um die Signatur setzen zu können. Die Inhalte und der Aufbau des Template dürfen dabei nicht verändert werden. • Falls erforderlich, können Angaben auf gesonderten, zusätzlichen Seiten gemacht wer- den, wenn diese einen ausdrücklichen und präzisen Verweis auf die jeweilige Anlage haben Verweise auf andere Inhalte innerhalb des Angebotes oder auf Literatur oder Broschüren können unvollständige Angaben auf den Vordrucken nicht ersetzen. • Die form- und fristgebundene Übermittlung des Angebotes bedarf mindestens der Text- form i.S.v. § 126b BGB (Firmenname und Verantwortlicher). Die Übermittlung kann
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auch mittels fortgeschrittener elektronischer Signatur (mittels Softzertifikat), fortge- schrittenem elektronischen Siegel oder der qualifizierten elektronischen Signatur (mit- tels Signaturkarte oder Siegel) erfolgen. Somit umfassen die Formulierungen „Signatur/ Signieren“ auch die Unterzeichnung in Textform. Weitere Informationen zu diesen Sig- naturarten enthält das Benutzerhandbuch zum AI BIETERCOCKPIT. • Sämtliche geforderte Nachweise (z.B. Zertifikate), welche dem Bieter nur in Papierform vorliegen, sind als gescanntes PDF-Dokument oder einem ähnlichen gängigen Format hochzuladen. • Die maximale Größe des Angebotes beträgt 900 MB.
1.4.2 Zugelassene Formate
Textdokumente sind im Microsoft Word-Format und PDF-Format (inkl. aktiver dokumentenin- terner Referenzierungen („Verlinkung“)) oder einem ähnlich gängigen Format bereitzustellen.
Kalkulationen und tabellenartige Aufstellungen sind im Microsoft Excel- oder einem ähnlich gängigen Format bereitzustellen.
Präsentationen sind im Microsoft PowerPoint- oder einem ähnlich gängigen Format bereitzu- stellen.
Grafische Darstellungen sind vorzugsweise im Microsoft Visio-, alternativ im Windows Me- tafile (WMF), im Portable Network Graphics- (PNG) oder einem ähnlich gängigen Format be- reitzustellen.
Projektpläne sind im Microsoft Project- oder einem ähnlich gängigen Format bereitzustellen.
1.4.3 Inhalt des Angebotes
Das Angebot ist samt den in dem Dokument Angebotsschreiben (Anlage 3) aufgeführten Unterlagen einzureichen. Der Auftraggeber empfiehlt, alle vom Auftraggeber zur Verfügung gestellten Vordrucke, die vom Bieter nicht für die Einreichung des Angebotes verwendet wer- den, vor Einreichung des Angebotes zu entfernen.
Das Angebotsschreiben muss einen Ansprechpartner und dessen Kontaktdaten sowie Ort und Datum der Abgabe benennen. Zudem ist dieses zu signieren, es sei denn die Übermitt- lung des Angebotes ist bereits mit mindestens einer fortgeschrittenen elektronischen Signa- tur versehen worden.
Die in dem Angebotsschreiben genannten Vordrucke müssen die geforderten Angaben ent- halten. Der Auftraggeber behält sich vor, ergänzend zu den Angaben des Bieters einen Ge- werbezentralregisterauszug einzuholen oder die inhaltliche Richtigkeit der vom Bieter ge- machten Angaben und Nachweise zu überprüfen, etwa durch Nachfrage bei Referenzge- bern. In Zweifelsfällen wird der Bieter zur Stellungnahme aufgefordert. Nicht nachgewiesene Angaben und Nachweise führen zum Ausschluss.
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Das Einhalten der Anforderungen an den Leistungsgegenstand (vgl. Leistungsbeschreibung) wird durch Abgabe des Angebotes vom Bieter bestätigt.
1.5 Sonstige Anforderungen
1.5.1 Verschwiegenheit/ Vertraulichkeit
Der Bieter hat – auch nach Beendigung des Vergabeverfahrens – über die im Rahmen des Vergabeverfahrens bekannt gewordenen Angelegenheiten des Auftraggebers bzw. seiner Endkunden Verschwiegenheit zu bewahren. Er hat hierzu auch die bei der Erstellung des Angebotes eingesetzten Mitarbeiter bzw. seine Unterauftragnehmer zu verpflichten. Alle zur Verfügung gestellten Informationen unterliegen der Vertraulichkeit. Der Bieter hat deshalb mit dem Angebot die Vertraulichkeitserklärung (Anlage 4) einzureichen. Ein Verstoß des Bieters gegen die Verschwiegenheitspflicht kann zum Ausschluss aus dem Verfahren führen und verpflichtet – auch nach Abschluss des Verfahrens - zum Ersatz aller hieraus erwach- senden Schäden.
Die Vergabeunterlagen dürfen vom Bieter nur zur Erstellung des Angebotes und ggf. bei der Ausführung des Auftrages verwendet werden.
Sollten sich aus oder im Zusammenhang mit den Unterlagen im Vergabeverfahren gewerbli- che Schutzrechte ergeben, bleiben diese Eigentum des Auftraggebers. Die Zurverfügungs- tellung der Unterlagen im Rahmen des Vergabeverfahrens stellt keine Rechteinräumung an den Bieter dar.
Alle vom Bieter eingereichten Unterlagen verbleiben zu Dokumentationszwecken bei der Vergabestelle, bis die Aufbewahrungsfrist abgelaufen ist. Danach werden die Unterlagen da- tenschutzgerecht entsorgt. Der Auftraggeber ist verpflichtet – auch nach Beendigung des Vergabeverfahrens – über die ihm bekannt gewordenen geschäftlichen Angelegenheiten des Bieters Verschwiegenheit zu bewahren. Im Übrigen wird auf die Datenschutzhinweise, die auf der BWI Vergabeplattform verlinkt sind, verwiesen.
1.5.2 Unzulässige Wettbewerbsbeschränkungen
Angebote von Bietern, die sich im Zusammenhang mit diesem Vergabeverfahren an einer unzulässigen Wettbewerbsbeschränkung beteiligen, werden ausgeschlossen. Zur Bekämp- fung der Verhinderung, Einschränkung oder Verfälschung des Wettbewerbs hat der Bieter auf Verlangen auch Auskünfte darüber zu geben, ob und auf welche Art der Bieter wirtschaft- lich und rechtlich mit Unternehmen verbunden ist.
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1.5.3 Verpflichtung der Mitarbeiter nach dem Verpflichtungsgesetz
Für die Auftragsdurchführung sieht der Vertrag die Möglichkeit einer Verpflichtung des vom späteren Auftragnehmer eingesetzten Personals nach dem Verpflichtungsgesetz vor, was zur Anwendung der für Amtsträger geltenden Strafvorschriften des Strafgesetzbuchs führt.
Der Bieter hat für diesen Fall sicherzustellen, dass seine Mitarbeiter bzw. die Mitarbeiter sei- nes Unterauftragnehmers, die für die Leistungserbringung eingesetzt werden sollen, bereit sind, sich nach dem Verpflichtungsgesetz verpflichten zu lassen. Lassen sich die Mitarbeiter nicht verpflichten, kann dies zur Kündigung des Vertrages führen.
1.6 Nebenangebote bzw. weitere Hauptangebote
Mehrere Hauptangebote sowie Nebenangebote sind ausgeschlossen.
1.7 Änderungen, Berichtigungen und Rücknahme des Angebotes
Angebote können bis zum Ablauf der Angebotsfrist elektronisch über die BWI Vergabeplatt- form mittels des AI Bietercockpits durch Einreichung eines überarbeiteten Angebotes berich- tigt oder geändert sowie durch eine Erklärung des Bieters zurückgezogen werden. Änderun- gen oder Ergänzungen von Angeboten, die nach Ablauf der Angebotsfrist bei der Vergabe- stelle eingehen, werden nicht berücksichtigt.
Soweit Bieter Änderungen an ihren Angeboten vornehmen, müssen diese zweifelsfrei und als solche erkennbar sein.
1.8 Kosten und Vergütung
Für die Erstellung und Einreichung der Angebote sowie für sonstige Aufwendungen im Rah- men des Vergabeverfahrens (bspw. der geforderten Angebotsmuster) wird weder eine Ver- gütung gewährt noch werden Kosten erstattet. Mit Abgabe seines Angebotes verzichtet der Bieter auf die Geltendmachung entsprechender Ansprüche.
1.9 Der Bieter
Der Bieter muss das Nichtvorliegen von Ausschlussgründen nach den §§ 123 und 124 GWB nachweisen (Anlage 4) sowie fachkundig und leistungsfähig (geeignet) und damit in der Lage sein, die geforderten Leistungen zu erbringen.
Die Abgabe eines Angebotes ist durch Einzelbieter und Bietergemeinschaften, die wie Ein- zelbieter behandelt werden, zulässig.
Die Eignungsleihe und die Einschaltung von Unterauftragnehmern ist zulässig.
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1.9.1 Bietergemeinschaften
Bietergemeinschaften sind Zusammenschlüsse von Unternehmen, die gemeinsam ein Ange- bot mit dem Ziel einreichen, sich an dem Vergabeverfahren zu beteiligen, um den ausge- schriebenen Auftrag zu erhalten und diesen gemeinsam auszuführen. Im Gegensatz zu Nachunternehmern werden alle Mitglieder der Bietergemeinschaft Vertragspartei.
Bietergemeinschaften haben ein einheitliches, gemeinsames Angebot einzureichen. Darin haben sie die einzelnen Mitglieder der Bietergemeinschaft zu benennen. Eines der Mitglieder ist als Bevollmächtigter für die rechtsverbindliche Abgabe des Angebotes, den Abschluss und die Durchführung des Vertrages, die Abgabe und Entgegennahme von Erklärungen so- wie die Vornahme von Verfahrenshandlungen zu bevollmächtigen. Diesbezüglich ist der Vor- druck zu der Erklärung der Bietergemeinschaft (Anlage 5) auszufüllen, formgerecht zu sig- nieren und einzureichen. Die Benennung des Bevollmächtigten ist von jedem Mitglied der Bietergemeinschaft formgerecht zu signieren. Alle darauffolgenden Erklärungen der Bieter- gemeinschaft sind nur vom Bevollmächtigten formgerecht zu signieren.
Bietergemeinschaften müssen die finanzielle und wirtschaftliche Leistungsfähigkeit der Bie- tergemeinschaft insgesamt nachweisen. D.h., es reicht aus, wenn ein Mitglied der Bieterge- meinschaft die hinsichtlich der finanziellen und wirtschaftlichen Leistungsfähigkeit aufgestell- ten Kriterien erfüllt bzw. die hierfür geforderten Nachweise erbringt. Bzgl. des Kriteriums „Mindestumsatz“ gilt hierbei, dass es ausreicht, wenn sich der geforderte Mindestumsatz aus der Summe der Umsätze bezogen auf den Leistungsgegenstand der Mitglieder einer Bieter- gemeinschaft (ggf. unter Hinzurechnung von Umsätzen von Unterauftragnehmern, die im Rahmen der Eignungsleihe bzgl. des geforderten Mindestumsatzes herangezogen werden) ergibt. Hinsichtlich der technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit müssen die einzelnen Mitglieder einer Bietergemeinschaft ihre Leistungsfähigkeit für den/ die Bereich(e) nachwei- sen, in dem/denen sie, wie in Anlage 5 aufgeführt, Leistungen erbringen.
Das Nichtvorliegen von Ausschlussgründen nach den §§ 123 und 124 GWB muss für jedes Mitglied der Bietergemeinschaft einzeln nachgewiesen werden. Für jedes Mitglied der Bieter- gemeinschaft muss zudem jeweils der Nachweis über die Eintragung in einem Berufs- oder Handelsregister (z.B. Handelsregisterauszug) oder eine sonstige Bescheinigung oder Erklä- rung i.S. von Anhang XI der Richtlinie 2014/24/EU eingereicht werden, wenn dies nach den Rechtsvorschriften des jeweiligen Niederlassungs- bzw. Herkunftsstaates Voraussetzung für die erlaubte Berufsausübung ist. Ebenso muss auch die Verpflichtungserklärung zur Einhal- tung des MiLoG (Anlage 4) sowie die Vertraulichkeitserklärung (Anlage 4) von jedem Mit- glied der Bietergemeinschaft eingereicht werden.
Die mit dem Angebot eingereichte Erklärung der Bietergemeinschaft gilt für das gesamte Vergabeverfahren fort, d.h. die Mitglieder der Bietergemeinschaft können nach Ablauf der Angebotsfrist bis zum Zuschlag nicht ausgetauscht werden.
Titel: 00_1702_Bewerbungsbedingungen_LW_V1.0.docx Vertraulich Stand:28.09.2026 Herausgeber: CRO Procurement Seite 11 / 22
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1.9.2 Unterauftragsvergabe, Unterauftragnehmer
Unterauftragnehmer erbringen Tätigkeiten im Auftrag und auf Rechnung des Bieters bzw. Auftragnehmers. Zwischen dem Auftraggeber und dem Unterauftragnehmer besteht kein un- mittelbares Vertragsverhältnis.
Die Einschaltung von Unterauftragnehmern lässt die Haftung des Auftragnehmers gegen- über dem Auftraggeber für die vertragsgemäße Erfüllung des Auftrags unberührt.
Beabsichtigt der Bieter den Auftrag ganz oder in Teilen durch Unterauftragnehmer ausführen zu lassen, hat er durch Abgabe der Erklärung in Anlage 6 mit dem Angebot anzugeben, für welche Teile des Auftrags der Einsatz von Unterauftragnehmern vorgesehen ist.
Zulieferer sind keine Unterauftragnehmer. Zulieferer führen nur unwesentliche Hilfsleistun- gen aus und sind in der Erklärung zum Einsatz der Unterauftragnehmer nicht aufzuführen. Als Unterauftragnehmer sind nur solche Unternehmen anzusehen, die einen wesentlichen Leistungsteil erbringen.
Der Bieter hat:
a) die vorgesehenen Unterauftragnehmer mit Namen, Anschrift und Firmensitz zu be- nennen,
b) das Nichtvorliegen von Ausschlussgründen nach den §§ 123 und 124 GWB bei den in Aussicht genommenen Unterauftragnehmern durch Einreichung derer Erklä- rung (Anlage 4) nachzuweisen,
c) die wirtschaftliche und finanzielle sowie die technische und berufliche Leistungsfä- higkeit der vorgesehenen Unterauftragnehmer für die entsprechenden Teile des Auftrags nachzuweisen, falls er sich im Hinblick auf die erforderliche wirtschaftliche und finanzielle sowie die technische und berufliche Leistungsfähigkeit auf die Ka- pazitäten von Unterauftragnehmern für Teilleistungen beruft (sog. qualifizierter Un- terauftragnehmer, siehe dazu Ziffer 1.9.3)
d) die Verpflichtungserklärung zur Einhaltung des MiLoG (Anlage 4) der vorgesehe- nen Unterauftragnehmer vorzulegen,
e) die Vertraulichkeitserklärung (Anlage 4) der vorgesehenen Unterauftragnehmer einzureichen,
f) die Verpflichtungserklärungen der vorgesehenen Unterauftragnehmer zur Über- nahme der Leistung(steile) (Anlage 7) vorzulegen und
g) für die vorgesehenen Unterauftragnehmer den Nachweis über die Eintragung in ei- nem Berufs- oder Handelsregister (z.B. Handelsregisterauszug) oder eine sonstige Bescheinigung oder Erklärung i.S. von Anhang XI der Richtlinie 2014/24/EU, wenn
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dies nach den Rechtsvorschriften des jeweiligen Niederlassungs- bzw. Herkunfts- staates Voraussetzung für die erlaubte Berufsausübung ist, vorzulegen
Die Benennung der Unterauftragnehmer gilt für das gesamte Vergabeverfahren fort, d.h. die Unterauftragnehmer können nach Ablauf der Angebotsfrist bis zum Zuschlag nicht mehr aus- getauscht werden.
Hinweis: Auch konzernverbundene Unternehmen und freie Mitarbeiter sind Dritte, und müs- sen, wenn sie den Auftrag ganz oder teilweise übernehmen als Unterauftragnehmer bzw. in eine Bietergemeinschaft eingeführt werden.
1.9.3 Eignungsleihe
Ein Bieter kann zum Nachweis der erforderlichen wirtschaftlichen und finanziellen sowie der technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit die Kapazitäten anderer Unternehmen in An- spruch nehmen, wenn er nachweist, dass ihm die für den Auftrag erforderlichen Mittel tat- sächlich zur Verfügung stehen werden, indem er beispielsweise eine entsprechende Ver- pflichtungserklärung dieser Unternehmen vorlegt.
Nimmt ein Bieter die Kapazitäten eines anderen Unternehmens im Hinblick auf die erforderli- che wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit in Anspruch, so kann der öffentliche Auftraggeber eine gemeinsame Haftung des Bieters und des anderen Unternehmens für die Auftragsausführung entsprechend dem Umfang der Eignungsleihe verlangen.
1.10 Vertrauliche Informationen
Der Bieter hat vertrauliche Informationen, insbesondere Betriebs- oder Geschäftsgeheim- nisse, in den Angeboten deutlich zu kennzeichnen, um eine versehentliche Offenlegung durch den Auftraggeber, z.B. im Falle eines Nachprüfungsverfahrens, zu vermeiden. Die Kennzeichnung hat durch Beilegung einer Auflistung zu erfolgen, in der die jeweilige Unter- lage des Angebotes, die Seitenzahl und die Ziffer oder der jeweils geheim zu haltende Inhalt aufgezeigt werden.
Ein wie auch immer gearteter pauschaler Hinweis genügt nicht und wird seitens des Auftrag- gebers nicht berücksichtigt. Fehlt eine deutliche Kenntlichmachung kann der Auftraggeber von der Zustimmung des Bieters zur Weitergabe der Informationen ausgehen.
1.11 Gewerbliche Schutzrechte
Die Bieter haben in Form einer Eigenerklärung anzugeben, ob für den Auftragsgegenstand ggf. gewerbliche Schutzrechte bestehen oder von dem Bieter oder anderen beantragt sind oder erwogen werden.
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2 Prüfung und Wertung der Angebote
2.1 Formale Prüfung
Nach Ablauf der Angebotsfrist werden die eingegangenen Angebote von der Vergabestelle geprüft und gewertet.
Zunächst werden die Angebote auf Einhaltung der formalen, in § 57 Abs. 1 und 3 VgV aufge- führten Kriterien geprüft. Die Vollständigkeit des Angebotes wird anhand der Aufzählung im Angebotsschreiben (Anlage 3) geprüft.
Die Vergabestelle behält sich vor, die Bieter gemäß § 56 Abs. 2 VgV aufzufordern, fehlende Unterlagen zu übermitteln oder unvollständige oder fehlerhafte Unterlagen zu ergänzen, zu erläutern, zu vervollständigen oder zu korrigieren. Ein Anspruch der Bieter auf Nachforde- rung besteht nicht.
Die Vergabestelle behält sich insbesondere vor, nachfolgend aufgeführte Nachweise nach- zufordern: • Bescheinigung der Behörde des Niederlassungsstaates des Bieters, dass der Bieter seiner Verpflichtung zur Zahlung von Steuern und Abgaben ordnungsgemäß nachge- kommen ist. Im Falle von Bescheinigungen aus dem Ausland ist zusätzlich eine Über- setzung in die deutsche Sprache beizufügen. • Bescheinigung der Behörde des Niederlassungsstaates des Bieters, dass der Bieter seiner Verpflichtung zur Zahlung von Beiträgen zur gesetzlichen Sozialversicherung ordnungsgemäß nachgekommen ist. Im Falle von Bescheinigungen aus dem Ausland ist zusätzlich eine Übersetzung in die deutsche Sprache beizufügen.
Bei negativer Formalprüfung wird das betreffende Angebot ausgeschlossen.
2.2 Feststellung der Eignung
Nach der formalen Prüfung des Angebotes prüft die Vergabestelle, ob ein Bieter die für die Durchführung des Auftrags notwendige Eignung hat. Die Bieter müssen nachweisen, dass keine Ausschlussgründe nach den §§ 123 und 124 GWB vorliegen (Anlage 4) und dass sie fachkundig und leistungsfähig sind.
In der EU-Bekanntmachung sind die objektiven und nichtdiskriminierenden Eignungskriterien angegeben. Diese sind dem Dokument „Fragebogen zur Eignungsprüfung“ (vgl. Ziffer 1.1.1.1.1.1 - 1.1.1.1.3.6 im „Fragebogen zur Eignungsprüfung“) zu entnehmen. Der Bieter hat die dort geforderten Anforderungen ausführlich und in allen Punkten zu beantworten. So- weit Fragen in der Beantwortung des Kriterienkatalogs erschöpfend durch ein „Ja“ beantwor- tet werden können, sind ergänzende Erläuterungen nicht erforderlich.
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Die Eignungsprüfung findet losweise statt. Sofern auf einzelne Lose keine Angebotsabgabe erfolgt, so hat der Bieter als Antwort in diesen Losen bei dem jeweiligen Eignungskriterium folgendes einzutragen: „Keine Angebotsabgabe auf dieses Los“.
Die Prüfung der Eignung findet anhand von Ausschlusskriterien (A-Kriterien) statt. Diese Kri- terien sind dem „Fragebogen zur Eignungsprüfung“ zu entnehmen (vgl. oben angegebene Ziffern im „Fragebogen zur Eignungsprüfung“) und müssen uneingeschränkt erfüllt werden.
Nicht vorliegende Erklärungen zu A-Kriterien und das Nichterfüllen von A-Kriterien, führen zum Ausschluss des Angebotes.
2.3 Grundsätzliches zum Angebotspreis
2.3.1 Preisblatt/ Leistungsverzeichnis
Die Vergabeunterlagen enthalten ein Preisblatt/ Leistungsverzeichnis mit einer Preisposition/ Preispositionen.
Das Preisblatt/ Leistungsverzeichnis muss alle geforderten Angaben und Preise enthalten und darf nicht geändert werden (Ergänzungen, Erweiterungen, Kommentierungen, Strei- chungen etc.). Bei Änderungen des Preisblattes/ Leistungsverzeichnisses erfolgt der Aus- schluss vom Verfahren.
Bei den Losen, auf die keine Angebotsabgabe erfolgt, ist keinesfalls im Leistungsverzeich- nis / Preisblatt in den Positionen „0,00 €“ einzutragen. Sämtliche Positionen der betreffenden Lose sind leer zu lassen. Die Fehlermeldung bei Angebotsabgabe mit dem Hinweis auf un- ausgefüllte Positionen, kann dahingehend bedenkenlos ignoriert werden.
Ein fehlendes Preisblatt/ Leistungsverzeichnis führt zum Ausschluss des Angebotes und kann nicht nachgefordert werden.
Hinweis: Der im PDF-Abdruck des Leistungsverzeichnisses oberhalb der Tabelle systemsei- tig erzeugte „Ausfüllhinweis“ findet keine Anwendung und ist durch den Bieter zu ignorieren.
2.3.2 Preiskalkulation
Bei der Preiskalkulation ist folgendes zu beachten: • Bereitstellungskosten sind nicht zulässig und werden nicht erstattet • Nebenkosten werden nicht erstattet • Reisekosten werden hinsichtlich der im Einzelvertrag definierten Projektorte nicht er- stattet • Vorauszahlungen werden nicht gewährt • Aufwände für Einarbeitungen werden nicht erstattet
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Für den Fall, dass eine einzelne Leistung für 0 € angeboten wird, ist in der entsprechenden Position des Preisblattes/ Leistungsverzeichnisses eine „0“ einzutragen. Es ist ggf. eine kurze Erläuterung mitzuliefern, welchen Grund die Eingabe hat. Fehlende Preisangaben kön- nen anderenfalls zum Ausschluss führen.
Alle Preise müssen als Nettopreise (exkl. USt.) und in der Währung € (Euro) mit höchstens zwei Nachkommastellen angegeben werden. Es werden nur Preisnachlässe gewertet, die auf dem Preisblatt/ im Leistungsverzeichnis eingetragen sind.
Der Bieter hat auf Verlangen der Vergabestelle die Belege für die Preisermittlung zu dem von der Vergabestelle bestimmten Zeitpunkt vorzulegen. Dies gilt auch für Leistungen ande- rer Unternehmer
2.3.3 Rechnerische Prüfung und Ermittlung des Angebotspreises
Die Angaben im Preisblatt/ Leistungsverzeichnis werden rechnerisch überprüft. Die Vergabe- stelle behält sich vor offensichtliche Rechenfehler zu korrigieren. Die sich im Preisblatt/ Leis- tungsverzeichnis ergebende Gesamtsumme stellt den Angebotspreis dar. Dieser Angebots- preis wird zur Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebotes herangezogen.
Der im Preisblatt errechnete Angebotspreis/Wertungspreis ist zudem in das elektronische Leistungsverzeichnis in die dort vorgesehene Preisposition durch den Bieter zu übertragen. Das Preisblatt ist das führende Dokument. Bei unterschiedlicher Eintragung im elektroni- schen Leistungsverzeichnis des AI Vergabemanagers und dem Preisblatt, gilt der Preis im Preisblatt. Der Auftraggeber korrigiert in diesem Fall eigenständig die Angabe im Leistungs- verzeichnis im AI Vergabemanager und trägt dort den Preis aus dem Preisblatt ein.
Die Preise müssen alle in der Leistungsbeschreibung genannten Leistungen beinhalten.
2.3.4 Ungewöhnlich niedrige Angebote
Erscheinen der Preis oder die Kosten eines Angebots im Verhältnis zu der zu erbringenden Leistung ungewöhnlich niedrig, wird der Auftraggeber vor Ablehnung dieses Angebots vom Bieter Aufklärung gemäß § 60 Abs. 1 VgV über dessen Einzelpositionen verlangen. Klärt der Bieter die Höhe des angebotenen Preises oder der angebotenen Kosten nicht für den Auf- traggeber zufriedenstellend auf, kann das Angebot ausgeschlossen werden.
Angebote mit einer unzulässigen Mischkalkulation werden ausgeschlossen. Eine unzuläs- sige Mischkalkulation ist dann anzunehmen, wenn ein Bieter im Zuge der Bildung seines Ge- samtpreises einen einzelnen oder einzigen Preis nicht so, wie gefordert, vollständig und mit dem Betrag angegeben hat, den er nach seiner Kalkulation für die Leistung vom Auftragge- ber tatsächlich beansprucht. In einem solchen Fall ist es - mit der Folge eines Angebotsaus- schlusses - so anzusehen, dass die betroffene Preisangabe fehlt.
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2.3.5 Bewertung des Angebotspreises
Der Angebotspreis (siehe Ziffer 2.3.3) wird für die Ermittlung der Gesamtpunkte für das Krite- rium Preis (P) herangezogen:
Der Faktor geringster Angebotspreis steht für den positiven Betrag dieser Zahl. Daraus ergibt sich eine errechnete Punktezahl von maximal 100 Punkten.
2.4 Preisblatt / Leistungsverzeichnis und weitere Zuschlagskriterien
Die Vergabeunterlagen enthalten ein Leistungsblatt/ Leistungsverzeichnis mit weiteren Zu- schlagskriterien.
A-Kriterien
Die A-Kriterien müssen uneingeschränkt erfüllt werden. Dies hat der Bieter mit einem „Ja“ in den Feldern „Angaben des Bieters/ Antwort des Bieters“ zu bestätigen bzw. sofern in den Kriterien gefordert entsprechend nachzuweisen. Nicht vorliegende Erklärungen zu A-Krite- rien führen zum Ausschluss des Angebotes.
B-Kriterien
Die B-Kriterien, die im Leistungsverzeichnis (Anhang 2 zur Anlage 1) aufgeführt sind dienen zur Bewertung der angebotenen Leistung des Bieters, d.h. die mit einem „B" gekennzeichne- ten Anforderungen stellen die innerhalb der Bewertungsskala mit Punkten zu bewertenden Kriterien dar und erhalten eine Gewichtung. Der Bieter muss alle Ergebnisse zu den im Leis- tungsverzeichnis (Anhang 2 zur Anlage 1) aufgeführten B-Kriterien. Die Reihenfolge der B- Kriterien im Kriterienkatalog ist bei der Erstellung des entsprechenden Dokuments zu beach- ten. Die erreichte Punktzahl aus dem Leistungsverzeichnis ist in das AI-Leistungsverzeichnis zu übertragen.
Fehlende Angaben zu B-Kriterien haben daher Einfluss auf die (Punkt-)Bewertung und somit gegebenenfalls auf die Rangfolge. Nicht vorliegende Erklärungen zu B-Kriterien führen nicht zum Ausschluss, sondern zu einer ggf. schlechteren Bewertung.
Für die Qualifikation einer Anforderung als Ausschlusskriterium ist allein die Kennzeichnung im Kriterienkatalog mit „[A]“ maßgeblich; Formulierungen in den mit „[B]“ gekennzeichneten „Bewertungskriterien“ (z.B. „müssen erfüllen“) konstituieren keine zusätzlichen Ausschluss- kriterien.
I-Kriterien
Die I-Kriterien (Informationskriterien) dienen zur Information. Antworten zu I-Kriterien dürfen keine Angaben zu A- oder B-Kriterien einschränken.
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Die Antworten müssen sich in kurzer, präziser und aussagekräftiger Form auf die gestellten Anforderungen beziehen.
Angaben in sonstigen Dokumenten gehen grundsätzlich nicht in die Wertung ein. Wertungs- grundlage bilden grundsätzlich nur die im beantworteten Leistungsblatt/ Leistungsverzeichnis enthaltenen erschöpfenden Angaben des Bieters (Verlinkungen jeglicher Art bleiben unbe- rücksichtigt). Angaben in sonstigen Dokumenten können ausnahmsweise in die Wertung ein- gehen, wenn die Beantwortung unmittelbar im beantworteten Leistungsblatt/ Leistungsver- zeichnis nicht sachgerecht erscheint und das beantworteten Leistungsblatt/ Leistungsver- zeichnis einen ausdrücklichen und präzisen Verweis auf die Anlage enthält, in dem der je- weilige Angebotsinhalt dargestellt ist.
2.5 Prüfung und Bewertung der angebotenen Leistung
2.5.1 Prüfung der A-Kriterien
Die im Leistungsverzeichnis aufgeführten Ausschlusskriterien (A-Kriterien) müssen uneinge- schränkt erfüllt werden. Diesbezüglich werden die erfolgten Antworten zu den A-Kriterien ge- prüft. Angebote, die eines der A-Kriterien ganz oder teilweise nicht erfüllen, werden ausge- schlossen. Es werden nur diejenigen Angebote der sich anschließenden Leistungsbewertung unterzogen, die diese vollständig erfüllt haben.
2.5.2 Bewertung der Antworten zu den B-Kriterien
Die Leistungspunkte des jeweiligen Angebotes und die jeweilige Gesamtsumme der Leis- tungspunkte werden anhand der Angaben zu den Bewertungskriterien (B-Kriterien) des Leis- tungsblattes/ Leistungsverzeichnisses ermittelt. Damit errechnet sich die Gesamtsumme der Leistungspunkte (maximal erreichbar sind für Los 1 24 Punkte und für Los 2 24 Punkte) für jedes Angebot wie folgt: • Jedes einzelne Kriterium erhält die Bewertung mit einer bestimmten Punktzahl (siehe Leistungsverzeichnis). • Anschließend wird diese Punktzahl mit der jeweiligen Gewichtung des Kriteriums, wel- che als „GP“ in der Bewertungsmatrix ausgewiesen werden, multipliziert. • Dann werden alle Produkte pro Kriterium addiert, um die Gesamtsumme der Leistungs- punkte pro Angebot zu erhalten. • Die für das Kriterium erreichte Punktzahl wird auf die maximale erreichbare Punktzahl von 100 Punkten normiert.
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• Die Leistungspunkte je Los entsprechen 100 normierten Punkten. Die tatsächlich er- reichten Punkte werden in Relation zu den Leistungspunkten je Los gesetzt. • Das günstigste Angebot entspricht 100 normierten Punkten. Die restlichen Angebote werden in reziproker Proportionalität zum günstigsten Angebot gesetzt
2.5.3 Ablauf des Verfahrens je Los
Aufgrund der sich infolge der danach durchzuführenden Bewertung (siehe hierzu die für die Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebotes festgelegte und beschriebene Methode unter Zif- fer 3) ergebenden Rangfolge werden im Rahmen einer verifizierenden Teststellung der best- platzierte Bieter aufgefordert, das von Ihnen angebotene Produkt mit exakt den angebote- nen Spezifikationen zur Verfügung zu stellen. Sollte der erstplatzierte Bieter ein A-Krite- rium im Rahmen der verifizierenden Teststellung nicht erfüllen, wird der zweitplat- zierte Bieter zur verifizierenden Teststellung eingeladen und so weiter.
Sollten aufgrund von Punktgleichheit mehrere Bieter den ersten Rang belegen, wird die Ent- scheidung, welche Bieter zur verifizierenden Teststellung eingeladen werden, anhand der höchsten Punktzahl des Leistungsverzeichnis (B-Kriterien) getroffen. Sollte auch hier Punkt- gleichheit vorliegen entscheidet das Los.
Es erfolgt eine Information an die Bieter, die auf Basis der beschriebenen Auswertung nicht zur verifizierenden Teststellung eingeladen werden.
Der Zweck der Verifikation liegt in erster Linie in der Überprüfung der bereits gewerteten schriftlichen Angaben (Leistungskriterienkatalogs/ Leistungsverzeichnis).
Sofern die Punktdifferenz des ermittelten erstplatzierten Bieters 20% oder mehr vom nächst- platzierten Bieter abweicht, behält sich die Vergabestelle vor, den Zuschlag ohne Teststel- lung zu erteilen.
Die Vergabestelle behält sich vor, den Zuschlag ohne Teststellung zu erteilen.
2.5.4 Teststellung
Die für die Teststellung ermittelten Bieter werden nach Auswertung der Angebote gesonderte Einladungen zu den Teststellungen erhalten. Darin werden konkrete Zeitfenster sowie wei- tere Bedingungen, z.B. in welcher Form die Testung stattfinden wird, genannt sein.
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Gemäß der derzeitigen Terminplanung ist die Durchführung der verifizierenden Teststellung durch den bedarfstragenden Fachbereich voraussichtlich zwischen dem 4. Quartal 2026 und dem 1. Quartal 2027 vorgesehen.
Im Rahmen der verifizierenden Teststellung wird der Bieter die Möglichkeit haben, die ange- botene Hardware beim Auftraggeber vor Ort zuzustellen. Im Zuge dessen ist vom Bieter die Hardware im Zustand einer regulären Auslieferung zuzustellen. Somit hat der Auftraggeber die Möglichkeit unter realistischen Bedingungen die Warenannahme und einen Probeaufbau vornehmen zu können. In der Teststellung werden vom Auftraggeber die als A- und B-Krite- rien definierten Funktionalitäten überprüft, so dass die Qualität der Hardware verifiziert wer- den kann.
Die Verifizierung der Erfüllung der Anforderungen der Leistungsbeschreibung, der als erfüllt gekennzeichneten A-Kriterien, sowie der angegebenen Zielerreichung der B-Kriterien erfolgt durch eine mehrköpfige Jury aus Fachkräften und ggf. Gremiumsvertretern.
Es erfolgt keine Wiederholung der Teststellung.
Während der Teststellung und nach Abschluss der Teststellung soll die Möglichkeit beste- hen, offene Fragen an den jeweiligen Anbieter zu stellen. Eine Objektivierung der Bewertung wird durch eine ausreichende Anzahl an Fachkräften und ggf. Gremiumsvertretern sicherge- stellt.
Je Kriterium wird das Ergebnis der Fachkräfte und ggf. Gremiumsvertreter notiert. Es wird anschließend die Summe aller erfüllten Kriterien von der Jury gebildet. Der Jury wird nach der Verifikation ausreichend Zeit eingeräumt, um die Bewertung vorzunehmen und die Er- gebnisse zu kommentieren. Es wird je Bieter dieselbe Zeit für die verifizierende Teststellung gewährt.
Sofern sich in einem durchgeführten Test Abweichungen vom schriftlichen Angebot ergeben, etwa, dass für eine bestimmte Anwendung ein zusätzlicher Aufwand erforderlich ist oder eine Anforderung des Auftraggebers nicht so gut wie vom Bieter angegeben erfüllt werden kann, wird eine Modifikation der Wertung erfolgen. Hierzu wird die BWI eine Kopie des vom Bieter ausgefüllten schriftlichen Leistungsblattes/ Leistungsverzeichnis erstellen und diese Kopie entsprechend befüllen. Zu Grunde gelegt werden dann nicht mehr die schriftlichen Angaben, die sich als unzutreffend herausgestellt haben, sondern die in der Teststellung ermittelten tatsächlichen Werte.
3 Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebotes
Die Bewertung der Angebote und die Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebotes findet los- weise statt.
Der Zuschlag wird auf das wirtschaftlichste Angebot unter Berücksichtigung des Angebots- preises und der Leistungspunktzahl (ggf. korrigiert nach der verifizierenden Teststellung) un- ter Anwendung der folgenden Methode ermittelt.
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• Standardwertungsschema
Nach Ermittlung der Werte P (siehe Ziffer 2.3.5) und K (siehe Ziffer 2.5.2) erfolgt die Erstellung der Rangfolge gemäß der Formel: Angebot (Z)=30% x (P)+70% x (K).
Das abschließende Zuschlagskriterium ist Z.
Das Angebot mit dem höchsten Z-Wert ist das wirtschaftlichste Angebot.
Bei Punktgleichheit (Z) entscheidet das Ergebnis des Kriteriums Qualität (K). Sollte auch hier Punktgleichheit vorliegen, entscheidet das Los.
Für den Fall, dass innerhalb des erstellten Rankings aufgrund von Punktegleichheit/ auf- grund eines identischen Angebotspreises Bieter eine identische Platzierung erzielen und so- mit alle für den Zuschlag in Betracht kommen, ist ein Losentscheid zulässig.
Der Losentscheid wird folgendermaßen durchgeführt:
Ein Mitarbeiter der Vergabestelle schreibt auf je einen von gleichgroßen Zetteln den entspre- chenden Namen des Bieters, der mit anderen Bietern bzw. einem anderen Bieter ein und denselben für die Endauswahl entscheidenden Platz im Ranking belegt. Diese Zettel werden nun mehrmals gefaltet, so dass äußerlich gleich große Losbriefchen entstehen, deren Inhalte nicht erkennbar sind. Die Losbriefchen werden anschließend in einen geeigneten Behälter gegeben. Ein unabhängiger Mitarbeiter des Auftraggebers, der nicht Mitarbeiter der Verga- bestelle ist, wird nun gebeten vor den Augen des Mitarbeiters der Vergabestelle einen der gefalteten Losbriefchen aus dem Behälter zu ziehen. Dieser Mitarbeiter verkündet den Na- men des Bieters auf dem gezogenen Losbriefchen. Dieser gezogene Bieter erhält nun den entsprechenden Platz im Ranking.
4 Mitteilung an nicht-berücksichtigte Bieter
Bieter, deren Angebot abgelehnt wurde, werden gemäß § 134 Abs. 1 GWB über die Nichtbe- rücksichtigung informiert.
5 Rechtsbelehrung
Hinweise zum Rechtsschutz im Vergabeverfahren sind der EU-Bekanntmachung zu entneh- men.
6 Anlagen
Anlage 1 – Template für Einreichen von Bieterfragen
Anlage 2 – Eigenerklärung zur Umsetzung der Sanktionsverordnung
Anlage 3 – Angebotsschreiben
Anlage 4 – Vertraulichkeitserklärung, Erklärung gem. §§ 123, 124, 125 GWB und Verpflich- tungserklärung zum MiLoG
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Anlage 5 – Bietergemeinschaftserklärung
Anlage 6 – Erklärung Unterauftragsvergabe von Leistungen
Anlage 7 – Verpflichtungserklärung des UAN
Anlage 9 – Nachweis Versicherungsbestätigung
Anlage 10 – Referenztemplate
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