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Hessisches Competence Center für Neue Verwaltungssteuerung
Informationsblatt über die Regelungen für den
elektronischen Rechnungs- und Gutschriftenversand1 an die Hessische Landesverwaltung
Auf Basis des Steuervereinfachungsgesetzes 20112 können die Lieferanten und Dienstleister des Landes Hessen alternativ zu Papierrechnungen auch elektronische Rechnungen als PDF-Datei per E-Mail an die Hessische Landesverwaltung senden, wenn die folgenden Voraussetzungen erfüllt sind:
Die eRechnungen beziehen sich auf eine Bestellung mit einer 4500xxxxxx Bestellnummer, die dem Bestellformular der beauftragenden hessischen Dienststelle entnommen werden kann. Die Zustimmung zum Antrag des Lieferanten zur Übersendung elektronischer Rechnungen wurde konkret und ausschließlich von der Kreditorenbuchhaltung des HCC3 erteilt4. Der Versand der eRechnung per E-Mail erfolgt von einer vorher vom Lieferanten / Dienstleister anzugebenden Absender-E-Mail-Adresse an ein speziell eingerichtetes Postfach beim HCC, das bei der Zustimmung durch das HCC mitgeteilt wird. Eine E-Mail des Lieferanten / Dienstleisters enthält immer nur eine Rechnung als PDF-Anlage5. Alle ggf. die eRechnung ergänzenden Unterlagen werden der E-Mail als zusätzliche PDF-Anlagen beigefügt. Die eRechnung enthält alle erforderlichen Angaben gemäß § 14 Umsatzsteuergesetz (UStG). Vom eRechnungsverfahren mit dem Land Hessen sind Rechnungen für Bauleistungen an das Hessische Immobilienmanagement ausgenommen.
PDF-Rechnungen und sonstige Anlagen per E-Mail werden nicht verarbeitet, wenn:
der Lieferant / Dienstleister vom HCC keine Zustimmung zur Teilnahme am eRechnungsverfahren erhalten hat, der Lieferant / Dienstleister zur Versendung seiner eRechnungen nicht die Absender-E-Mail-Adresse nutzt, die er im Antrag an das HCC angegeben hat, die eRechnungen und / oder weitere ergänzende rechnungsrelevante Daten nicht als PDF-Anhang beigefügt sind, die eRechnungen sich nicht auf die Bestellnummer 4500xxxxxx des Landes Hessen beziehen, die E-Mail mehrere PDF-Rechnungen enthält und / oder die E-Mail sonstige Korrespondenz, wie Informationen zu Stammdatenänderungen, Werbung etc., enthält.
Die Zustimmung des HCC gegenüber dem Lieferanten / Dienstleister kann vom Land Hessen jederzeit widerrufen werden. Weitere Informationen (inkl. Antragsformular) finden Sie unter www.eRechnung.hessen.de.
HCC; Stand: Februar 2013
1 Im Folgenden wird der Begriff „eRechnungen“ verwendet. Die Ausführungen gelten analog auch für Gutschriften. 2 Bundesgesetzblatt Jahrgang 2011 Teil I Nr. 55 Seite 2131 (vom 04. November 2011) 3 Hessisches Competence Center für Neue Verwaltungssteuerung (Postfach 32 69, 65022 Wiesbaden) 4 Datenschutzhinweis: Die Daten der Lieferanten / Dienstleister werden für die Abwicklung des Verfahrens gespeichert. 5 PDF-Anlagen sollten möglichst im für die Langzeitarchivierung entwickelten PDF/A-Format erstellt sein. Alternativ können auch sonstige PDF-Formate eingereicht werden.