Verfahrensbedingungen_Beschaffung und Installation einer IT-Telefonanlage Stadt Weinstadt V 1.0.pdf

[Seite 1]

Öffentliches Verfahren

zur

Vergabe der Leistung

Beschaffung und Installation einer

IP-Telefonanlage für die

Stadt Weinstadt

• Lieferung

• Montage und Einrichtung

• Gewährleistung und Wartung 60 Monate

Lieferung und Dienstleistung

Vergabenummer: 10_IT_2026

Verfahrensbedingungen

[Seite 2]

Beschaffungsmaßnahme: Beschaffung und Installation einer IP-Telefonanlage für die Stadt Weinstadt

Vergabenummer: 10_IT_2026

Inhaltsverzeichnis

1. VERFAHRENSBEDINGUNGEN .................................................................................................................. 3

1.1. ALLGEMEINER TEIL ...................................................................................................................................... 3 1.1.1. Auftraggeber ................................................................................................................................. 3 1.1.2. Angaben zu den Leistungen .......................................................................................................... 3

2. LEISTUNGSBESCHREIBUNG ..................................................................................................................... 4

3. VERFAHRENSBEDINGUNGEN .................................................................................................................. 4

3.1. FRAGEN ZUM VERGABEVERFAHREN UND ZU DEN VERGABEUNTERLAGEN ................................................................ 4 3.2. VOLLSTÄNDIGKEIT|UNKLARHEITEN ................................................................................................................ 5 3.3. ZUSCHLAGSKRITERIEN .................................................................................................................................. 5 3.4. ANGEBOTSABGABE ...................................................................................................................................... 5 3.5. FORM DES ANGEBOTES ................................................................................................................................ 7 3.6. BESTIMMUNGEN ÜBER NICHT BERÜCKSICHTIGTE ANGEBOTE ................................................................................ 7 3.7. DATENSCHUTZKLAUSEL ................................................................................................................................ 7 3.8. AUFKLÄRUNG MIT DEN BIETERUNTERNEHMEN .................................................................................................. 7 3.9. VERSCHWIEGENHEIT .................................................................................................................................... 8 3.10. AUFHEBUNG DER AUSSCHREIBUNG ............................................................................................................ 8 3.11. VERGÜTUNG ......................................................................................................................................... 8 3.12. COPYRIGHT UND SCHUTZRECHTE ............................................................................................................... 8 3.13. PREISANGABEN UND NEBENANGEBOTE ....................................................................................................... 9 3.14. ÄNDERUNGEN, BERICHTIGUNGEN UND RÜCKNAHME DES ANGEBOTES .............................................................. 9 3.15. AUSSCHREIBUNGSFREMDE BEDINGUNGEN ................................................................................................... 9 3.16. VERTRAGSBESTANDTEILE|EINZUREICHENDE ANGEBOTSUNTERLAGEN .............................................................. 10 3.17. SICHERHEITSLEISTUNGEN ....................................................................................................................... 11 3.18. BIETERGEMEINSCHAFTEN|NACHUNTERNEHMEN ......................................................................................... 11 3.19. BEVORZUGTE BEWERBER ....................................................................................................................... 11

4. EIGNUNG .............................................................................................................................................. 11

5. ANLAGEN ALS TEILE DIESER AUSSCHREIBUNGSUNTERLAGEN ................................................................ 12

Stadt Weinstadt

Seite 2 von 12

[Seite 3]

Beschaffungsmaßnahme: Beschaffung und Installation einer IP-Telefonanlage für die Stadt Weinstadt

Vergabenummer: 10_IT_2026

1. Verfahrensbedingungen

1.1. Allgemeiner Teil

1.1.1. Auftraggeber

Auftraggeberin (AG) für die ausgeschriebene Leistung ist:

1.1.2. Leistungen

Bezeichnung der Ausschreibung:

Beschaffung und Installation einer IP-Telefonanlage

für die Stadt Weinstadt

Die Leistung besteht aus einem Los; die Ausschreibung ist nicht weiter in Titel oder Teile strukturiert.

Der Leistungsort ist

Weinstadt

Der Vertragsbeginn ist am

15.02.2027

Set-Up Phase / Einrichtungsphase:

18.02.2027 – 31.03.2027

Betriebsphase:

Stadt Weinstadt

Seite 3 von 12

[Seite 4]

Beschaffungsmaßnahme: Beschaffung und Installation einer IP-Telefonanlage für die Stadt Weinstadt

Vergabenummer: 10_IT_2026

Die Vergabe erfolgt im Wege eines Öffentlichen Verfahrens gem. § 8 Abs. 1 sowie § 9 UVgO. Ergänzend

zu den Verdingungsunterlagen gelten die deutschen Rechtsvorschriften.

2. Leistungsbeschreibung

Die Leistungsbeschreibung ist als Dokument ausgelagert. Siehe Anlage 2.

3. Verfahrensbedingungen

3.1. Fragen zum Vergabeverfahren und zu den Vergabeunterlagen

Das Vergabeverfahren wird fachlich und operativ durch das Beratungsunternehmen Loesungenfin-

den.org unterstützt. Loesungenfinden.org nimmt selbst nicht an ausgeschriebener Leistung als Bieter-

unternehmen teil. Mögliche Bieteranfragen zum Vergabeverfahren sind ausschließlich in deutscher

Sprache über die Bieterkommunikation des Vergabeportals www.dtvp.de zu stellen.

Fragen, die der oben genannten Stelle nicht bis zum 23.11.2026, 11.00 Uhr vorliegen, können nicht

beantwortet werden. Es wird zuvor eine weitere Frist angeboten: 16.11.2026. Die Antworten auf Bie-

terfragen werden allen registrierten Unternehmen am nächsten Werktag über die Bieterkommunika-

tion des Vergabeportals www.dtvp.de bereitgestellt.

Änderungen oder Ergänzungen an den Vergabeunterlagen werden ebenfalls über das Portal des Ver-

gabeportals www.dtvp.de kommuniziert. Eine gesonderte Benachrichtigung der Bieterunternehmen

hierzu erfolgt nicht.

Alle Informationen (Fragen, Antworten, Änderungen oder Ergänzungen) die über das des Vergabepor-

tals www.dtvp.de kommuniziert werden, sind für das Vergabeverfahren und die zu erbringenden Leis-

tungen bindend. Soweit erforderlich wird eine letzte Aktualisierung der Fragen und Antworten bzw.

Änderungen und Ergänzungen am 24.11.2026 erfolgen.

Sofern die Vergabeunterlagen ohne vorherige Registrierung (Anmeldung) heruntergeladen wurden,

erhält das Unternehmen keine E-Mailbenachrichtigung. Das Unternehmen ist dann in der Pflicht, sich

Stadt Weinstadt

Seite 4 von 12

[Seite 5]

Beschaffungsmaßnahme: Beschaffung und Installation einer IP-Telefonanlage für die Stadt Weinstadt

Vergabenummer: 10_IT_2026

selbstständig über Änderungen und Antworten auf Bieterfragen auf dem Vergabeportal zu informie-

ren. Vor diesem Hintergrund wird eine vorherige Registrierung (Anmeldung) auf der Vergabeplattform

empfohlen.

3.2. Vollständigkeit|Unklarheiten

Die Vergabeunterlagen sind kapitelweise mit fortlaufenden Seitenzahlen versehen. Das Bieterunter-

nehmen hat sich von der Vollständigkeit der ihm überlassenen Unterlagen zu überzeugen. Das Bieter-

unternehmen hat bei Unvollständigkeit der Vergabeunterlagen unverzüglich die Vergabestelle über

das Bietertool der Vergabeplattform www.dtvp.de hierüber zu unterrichten.

Enthalten die Vergabeunterlagen nach Auffassung des Unternehmens Unklarheiten, so hat das Unter-

nehmen den Auftraggeber vor Abgabe des Angebotes darauf hinzuweisen.

3.3. Zuschlagskriterien

Der Zuschlag erfolgt auf das wirtschaftlichste Angebot. Zur Bestimmung der Wirtschaftlichkeit werden

folgende Kriterien verwendet:

• fachliche Bewertung der angebotenen Lösung mit einer Gewichtung von 30 %

• der Angebotspreis mit einer Gewichtung von 70 %

A. Fachtechnische Bewertung

Die Punktewerte werden für die genannten Einzelkriterien der Anlage 3 – Mappe Bewertungskrite-

rien vergeben. Die Punktevergabe pro Kriterium des Leistungsverzeichnisses richtet sich nach dem

Grad der Erfüllung der Anforderungen an dieses Kriterium.

Stadt Weinstadt

Seite 5 von 12

[Seite 6]

Beschaffungsmaßnahme: Beschaffung und Installation einer IP-Telefonanlage für die Stadt Weinstadt

Vergabenummer: 10_IT_2026

Das Angebot mit der höchsten Summe der Leistungspunktzahlen erhält als Bewertungspunktewert

den Wert 10, die Hälfte der Summe erhält als Bewertungspunktewert den Wert 0. Alle anderen An-

gebote werden interpoliert nach der Formel:

Bewertungspunktewert = 20 / (höchste Summe der Leistungspunkte) * (Leistungspunkte des Ange-

bots) – 10. Negative Faktoren werden als 0 angegeben.

Die erreichten Punktwerte werden mit 30 % gewichtet.

B. Angebotspreis

Das Angebot mit den niedrigsten Gesamtkosten erhält als Punktewert den Wert 10, die doppelte

Summe erhält als Punktewert den Wert 0. Alle anderen Angebote werden interpoliert nach der Formel:

Punktewert = -10 / (niedrigste Kosten) * Kosten + 20

Angebote mit negativem Ergebnis (mehr als die doppelte Summe) erhalten den Punktewert 0. Die er-

reichten Punktwerte werden mit 70 % gewichtet und gehen mit diesem Wert in die Vergabeentschei-

dung ein.

3.4. Angebotsabgabe

Das Angebot ist bis zum 01.12. 11:00 Uhr einzureichen.

Die Angebotsabgabe muss ausschließlich elektronisch über das Portal www.dtvp.de erfolgen. Über die

vorgenannte Vergabeplattform muss das Angebot elektronisch in Textform nach § 126 des Bürgerli-

chen Gesetzbuches (BGB) übermittelt werden (Angabe Klarname der/des Einreichneden). Eine digitale

Signatur ist für die Angebotsabgabe nicht erforderlich. Bitte beachten Sie bei der Angebotsabgabe die

Anweisungen und Hinweise im Angebotsassistenten. Anlagen zu Ihrem Angebot (z.B. die geforderten

Eignungsunterlagen) können Sie als „Eigene Anlage“ zu Ihrem elektronischen Angebot im Angebotsas-

sistenten hochladen.

Angebote, die per Fax oder E-Mail oder in Papierform eingehen, werden nicht gewertet.

Stadt Weinstadt

Seite 6 von 12

[Seite 7]

Beschaffungsmaßnahme: Beschaffung und Installation einer IP-Telefonanlage für die Stadt Weinstadt

Vergabenummer: 10_IT_2026

3.5. Form des Angebotes

Die Angebote sind in allen ihren Bestandteilen in deutscher Sprache zu verfassen. Erforderlichenfalls

ist neben dem Original auch eine deutsche Übersetzung der Nachweise und Erklärungen vorzulegen.

Hierfür entstehende Kosten sind vom Bieterunternehmen zu tragen. Das Bieterunternehmen trägt die

Verantwortung für die korrekte Übersetzung der eingereichten Nachweise und Erklärungen.

Die in den Verdingungsunterlagen zwingend formulierten („ist“, „muss“, „sind“, „hat zu“ etc.) Leis-

tungs- und Qualitätsstandards sind Mindestanforderungen und für das Bieterunternehmen bindend.

Angebote, die diese Vorgaben nicht einhalten, werden von der Wertung ausgeschlossen.

Für das Angebot sind die von dem Auftraggeber vorgegebenen Vordrucke zu verwenden.

Unterlagen, die von der Vergabestelle nach Angebotsabgabe verlangt werden, sind zu dem von der

Vergabestelle bestimmten Zeitpunkt einzureichen. Werden die Unterlagen nicht vollständig fristge-

recht vorgelegt, wird das Angebot ausgeschlossen.

3.6. Bestimmungen über nicht berücksichtigte Angebote

Bieterunternehmen unterliegen mit der Abgabe ihres Angebotes den Bestimmungen über nicht be-

rücksichtigte Angebote gemäß §42 UVgO.

3.7. Datenschutzklausel

Die von den Bieterunternehmen erbetenen personenbezogenen Angaben werden nur im Rahmen des

Vergabeverfahrens verarbeitet und gespeichert. Eine anderweitige Weitergabe an unbeteiligte Dritte

findet nicht statt. Die Angaben sind Voraussetzung für die Berücksichtigung des Angebotes.

3.8. Aufklärung mit den Bieterunternehmen

Bei Bedarf wird mit den Bieterunternehmen vor Zuschlagserteilung ein schriftliches Aufklärungsver-

fahren gemäß § 41 Abs. 2 UVgO durchgeführt. Das eventuelle Aufklärungsverfahren mit den Unter-

nehmen hat den Zweck, eventuelle Zweifel über die Angebote zu beheben.

Die Angebotsaufklärung dient der Auftraggeberin zur Verifizierung der angegebenen Leistungsdaten.

Verweigert ein Bieterunternehmen die geforderten Aufklärungen und Angaben, so kann sein Angebot

unberücksichtigt bleiben.

Stadt Weinstadt

Seite 7 von 12

[Seite 8]

Beschaffungsmaßnahme: Beschaffung und Installation einer IP-Telefonanlage für die Stadt Weinstadt

Vergabenummer: 10_IT_2026

3.9. Verschwiegenheit

Das Bieterunternehmen hat – auch nach Beendigung der Angebotsphase – über die ihm im Zusam-

menhang mit der Ausschreibung bekannt gewordenen Angelegenheiten Verschwiegenheit zu bewah-

ren.

Es hat außerdem Unterlagen und Informationen nur zur Durchführung dieses Vertrages zu verwenden

sowie die Datenschutzbestimmungen des Bundes (BDSG) zu beachten. Insbesondere hat das Vertrags-

unternehmen ihm zur Kenntnis kommende personenbezogene Daten sowie Betriebs- und Geschäfts-

geheimnisse vertraulich zu behandeln, d.h. Dritten nicht zugänglich zu machen.

3.10. Aufhebung der Ausschreibung

Eine etwaige Aufhebung der Ausschreibung gem. § 48 UVgO (ganz oder in Teilen) wird den Bieterun-

ternehmen schriftlich mitgeteilt.

3.11. Vergütung

Für die Erstellung des Angebotes wird keine Vergütung gewährt. Die Angebote gehen ohne Anspruch

auf Vergütung in das Eigentum der Verbandsgemeinde Wörrstadt über.

3.12. Copyright und Schutzrechte

Die vorliegenden Ausschreibungsunterlagen sind urheberrechtlich geschützt und dürfen nur zur Ange-

botserstellung verwendet werden. Eine Weitergabe und/oder Vervielfältigung ist ohne ausdrückliche

schriftliche Einwilligung des Auftraggebers nicht gestattet.

Das Bieterunternehmen hat anzugeben, ob für den Gegenstand des Angebotes gewerbliche Schutz-

rechte bestehen oder von ihm oder einem anderen beantragt sind. Es hat weiterhin anzugeben, ob es

erwägt, Angaben aus seinem Angebot für die Anmeldung eines gewerblichen Schutzrechtes zu verwer-

ten.

Stadt Weinstadt

Seite 8 von 12

[Seite 9]

Beschaffungsmaßnahme: Beschaffung und Installation einer IP-Telefonanlage für die Stadt Weinstadt

Vergabenummer: 10_IT_2026

3.13. Preisangaben und Nebenangebote

§ Die von den Bieterunternehmen anzubietenden Entgelte sind im Preisblatt sowie im VHB-

Angebotsformblatt entsprechend einzutragen. Hierbei handelt es sich gemäß VgV und der Ver-

ordnung PR Nr. 30/53 über die Preise bei öffentlichen Aufträgen vom 21. November 1953 (BAnz.

1953 Nr244), zuletzt geändert durch Art. 70 G v. 8.12.2010 I 1864 um Festpreise.

§ Preisgleitklauseln finden automatisiert keine Anwendung.

§ Preisanpassungen können im gegenseitigen Einvernehmen der Vertragspartner erfolgen im %-

Satz möglicher statistischer Preisveränderungen nach den jährlichen Angaben des Statistischen

Bundesamtes (Destatis) bezogen auf vergleichbare Leistungen /Branchenmarkt (Telefonielösun-

gen).

§ Mit den angebotenen Preisen sind alle für die sachgemäße Ausführung der Leistungen erforderli-

chen Aufwendungen abgegolten.

§ Die Abgaben von Nebenangeboten und ihre Bewertung ist in diesem Ausschreibungsverfahren

nicht vorgesehen.

3.14. Änderungen, Berichtigungen und Rücknahme des Angebotes

Änderungen und Ergänzungen an den Wettbewerbs- und Verdingungsunterlagen sind nicht zulässig

und führen zwangsläufig zum Ausschluss vom Vergabeverfahren. Soweit informative Ergänzungen zur

besseren Beurteilung des späteren Angebotes erforderlich erscheinen, können sie dem Angebot auf

besonderer Anlage beigefügt werden.

Bis zum Ablauf der oben genannten Angebotsfrist können die bereits eingereichten elektronischen

Angebote über die Vergabeplattform zurückgezogen werden. Sofern bei bereits eingereichten Ange-

boten Berichtigungen und/oder Ergänzungen erfolgen müssen, kann dies bis zum Ablauf der o. g. An-

gebotsfrist erfolgen.

Berichtigungen/Ergänzungen per E-Mail oder Fax sind nicht zugelassen.

3.15. Ausschreibungsfremde Bedingungen

Beiliegende AGBs des Wettbewerbsunternehmens und/oder der Hinweis des Unternehmens auf die

Gültigkeit seiner AGBs stellen eine Änderung der Vergabeunterlagen dar und können zum Ausschluss

Stadt Weinstadt

Seite 9 von 12

[Seite 10]

Beschaffungsmaßnahme: Beschaffung und Installation einer IP-Telefonanlage für die Stadt Weinstadt

Vergabenummer: 10_IT_2026

führen. Mit der möglichen Abgabe eigener AGBs erklärt sich das Bieterunternehmen in jedem Fall da-

mit einverstanden, dass während der gesamten Vertragslaufzeit im Zweifelsfall durch das Unterneh-

men klarzustellen ist, dass die AGBs den vollständigen Ausschreibungsunterlagen nicht widersprechen.

Es wird zudem darauf hingewiesen, dass inhaltliche Änderungen an den Vergabeunterlagen durch die

Wettbewerbsunternehmen ebenfalls zum Ausschluss führen.

3.16. Vertragsbestandteile|einzureichende Angebotsunterlagen

Siehe hierzu auch die beigefügten Formblätter.

Die Vergabe erfolgt im Wege eines Öffentlichen Verfahrens gem. § 8 Abs. 1 sowie § 9 UVgO. Ergänzend

zu den Verdingungsunterlagen gelten die deutschen Rechtsvorschriften.

Im Falle eines Zuschlags werden folgende Bestimmungen Vertragsbestandteil. Diese Unterlagen sind

für ein vollständiges Angebot elektronisch einzureichen.

• Die Bedingungen der Aufforderung zur Angebotsabgabe

• Die allgemeinen Anforderungsbeschreibungen dieser Ausschreibungsunterlagen

• Das Angebotsformblatt L213

• Das bearbeitete Formblatt L124

• Das bearbeitete Formblatt L127

• Die bearbeiteten Formblätter 234 – 236 sofern zutreffen

• Die bearbeiteten Formblätter L214 und L215

• Sämtliche Erklärungen und Nachweise gem. Anlage 1 Eignung

• Das vollständig bearbeitete Preisblatt Anlage 3 inkl. sämtlicher Mappen

Bei Widersprüchen gelten die Vertragsbestandteile in dieser Reihenfolge. Unter folgender Internet-

Adresse können die gesetzlichen Grundlagen der VgV nachgelesen werden:

http://www.bmwi.de/DE/Service/gesetze,did=191324.html

Gerichtsstand ist Weinstadt.

Stadt Weinstadt

Seite 10 von 12

[Seite 11]

Beschaffungsmaßnahme: Beschaffung und Installation einer IP-Telefonanlage für die Stadt Weinstadt

Vergabenummer: 10_IT_2026

3.17. Sicherheitsleistungen

• Es werden keine Sicherheitsleistungen vertraglich vorgesehen

3.18. Bietergemeinschaften|Nachunternehmen

Eine Weitergabe von Leistungen an Nachunternehmen ist möglich ebenso wie die Angebotsabgabe

von Bietergemeinschaften. In diesem Fall sind die Formblätter 234 – 236 vollständig ausgefüllt und

unterzeichnet vorzulegen. Erklärungen und Nachweise zu allen Eignungskriterien sind auch für das/die

Nachunternehmen vollständig zu erbringen.

3.19. Bevorzugte Bewerber

Bieterunternehmen, die als bevorzugte Bewerber berücksichtigt werden wollen, müssen den Nach-

weis, dass sie die Voraussetzungen hierfür erfüllen, mit der Angebotsabgabe führen; wird der Nach-

weis nicht rechtzeitig geführt, so wird das Angebot wie die Angebote nicht bevorzugter Bewerber be-

handelt. Arbeitsgemeinschaften und andere gemeinschaftliche Bieterunternehmen, denen bevor-

zugte Bewerber als Mitglieder angehören, haben zusätzlich den Anteil nachzuweisen, den die Leistun-

gen dieser Mitglieder am Gesamtangebot haben.

Vereine und Zweckverbände, die ein Angebot vorlegen, können das Risiko der Mehrwertsteuerbefrei-

ung, das sich aus dem sogenannten Celler und Naumburger Urteil sowie dem Urteil des BFH (AZ: VR

41/10) ergibt, auch nachträglich nicht an die Stadt Weinstadt weitergeben.

4. Eignung

Es werden die

1. Fachkunde

2. Leistungsfähigkeit sowie das

3. Nichtvorliegen von Ausschlussgründen nach den §§ 123 und 124 GWB

des Bieterunternehmens überprüft.

• Verpflichtend ist die mit dem Angebot die Abgabe des ausgefüllten Formblattes 124_LD.

Stadt Weinstadt

Seite 11 von 12

[Seite 12]

Beschaffungsmaßnahme: Beschaffung und Installation einer IP-Telefonanlage für die Stadt Weinstadt

Vergabenummer: 10_IT_2026

• Der Ausschreibungsgegenstand erfordert Eignungsnachweise bzw. Eigenerklärungen gem. der

Anlage 1.

• Zum Nachweis der Eignung sind die im Formblatt 1 der Anlage 1 aufgeführten Unterlagen und

Erklärungen mit dem Angebot abzugeben; soweit deutsche Rechtsnormen und Formulare be-

nannt sind, gelten gleichwertige aus anderen EU-Mitgliedsländern entsprechend.

• Geforderte Eignungsnachweise und Angaben (z.B. über das Nichtvorliegen von Ausschluss-

gründen), die in Form anerkannter Präqualifikationsnachweise vorliegen bzw. erbracht wer-

den können, sind im Rahmen ihres Erklärungsumfangs zulässig, sofern Bewerber und Bieter in

einem solchen amtlichen Verzeichnis eingetragen sind oder über eine adäquate Zertifizierung

verfügen, die jeweils den Anforderungen des Artikels 64 der Richtlinie 2014/24/EU entspricht

(vgl. § 122 Abs. 3 GWB)

5. Anlagen als Teile dieser Ausschreibungsunterlagen

• Anlage 1 - Eignungsnachweise (Formblätter) / Anhänge zu Anlage 1

• Anlage 2 - Leistungsbeschreibung

• Anlage 3 – Preisblatt

• Anlage 3a – Mengen Telefonie Stadt Weinstadt

• L 124_Eigenerklärung zur Eignung

• L 127 Erklärung Bezug Russland

• L 234 Bietergemeinschaften

• L 235 Kapazitäten anderer Unternehmen,

• L 236 Verpflichtungserklärung

• L211 Angebotsaufforderung

• L212 Bewerbungsbedingungen

• L213 Angebotsschreiben

Stadt Weinstadt

Seite 12 von 12