Anlage 2 Leistungsbeschreibung IP-Telefonanlage Weinstadt Version 1.14.pdf

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Beschaffungsmaßnahme: Beschaffung und Installation einer IP-Telefonanlage für die Stadt Weinstadt Vergabenummer: 10_IT_2026

Öffentliches Verfahren

zur Vergabe der Leistung

Beschaffung und Installation einer

IP-Telefonanlage für die Stadt

Weinstadt

Schülerendgeräte 2024

• Lieferung

Angebotsauswertung

• Montage und Einrichtung

• Gewährleistung und Wartung 60 Monate

Liefer- und Dienstleistung

Vergabenummer: 10_IT_2026

Anlage 2 – Leistungsanforderungen an die

Komponenten

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Inhaltsverzeichnis 1 Leistungsgegenstand ................................................................................................................. 4 1.1 Einleitung / Zielsetzung ....................................................................................................... 4 2 Allgemeiner Leistungsumfang ................................................................................................... 5 3 Leistungsbeschreibung .............................................................................................................. 5 3.1 Generelle Festlegungen ...................................................................................................... 6 3.2 Organisation ........................................................................................................................ 6 3.2.1 Leistungsteam .............................................................................................................. 6 3.2.2 Anforderungen an den Projektleiter AN ....................................................................... 6 3.2.3 Mitwirkung des Auftraggebers ..................................................................................... 7 3.3 IP-Telefonanlage ................................................................................................................. 7 3.3.1 Darstellung Ist-Situation ............................................................................................... 7 3.3.2 Übersicht Ausstattungsumfang .................................................................................... 8 3.3.3 TK-Zentrale ................................................................................................................... 9 3.3.4 Endgeräte ................................................................................................................... 11 3.3.5 Tastenerweiterungsmodul ......................................................................................... 12 3.3.6 Schnurlose Headsets .................................................................................................. 13 3.3.7 Schnurlose Apparate .................................................................................................. 14 3.3.8 Vermittlungsplatz ....................................................................................................... 14 3.3.9 Voicemail .................................................................................................................... 14 3.3.10 Fax-Geräte ................................................................................................................ 15 3.3.11 Sondergeräte ............................................................................................................ 15 3.3.12 CTI-Integration ......................................................................................................... 16 3.3.13 Softphone / Home-Office ......................................................................................... 16 3.3.14 Mobile Integration ................................................................................................... 16 3.3.15 Sammelgruppen ....................................................................................................... 17 3.3.16 Hotlines .................................................................................................................... 17 3.3.17 Dienstleistungen ....................................................................................................... 17 3.3.18 Instandhaltung ......................................................................................................... 18 3.3.19 Zusätzliche Leistungen ............................................................................................. 20 3.4 Mindestausstattung / Leistungstransparenz .................................................................... 20 4 Beschreibung der Leistungen zur Lieferung und Installation .................................................. 20 4.1 Kick-Off-Meeting, Schulungen, Dokumentation ............................................................... 21 4.1.1 Kick-Off-Meeting ........................................................................................................ 21 4.1.2 Schulungen / Einweisung ........................................................................................... 22 4.1.3 Dokumentation .......................................................................................................... 22

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4.2 Besondere Anforderungen an die Mitarbeitenden des Auftragnehmers ......................... 23 4.2.1 Nachhaltigkeit ............................................................................................................ 23 4.2.2 Abnahme .................................................................................................................... 23 4.3 Logistische und organisatorische Vorbemerkungen ......................................................... 23 4.3.1 Termine ...................................................................................................................... 23 4.3.2 Hinweis Dokumentenvollständigkeit .......................................................................... 24 4.3.3 Hinweis Mindestanforderungen ................................................................................. 24 4.3.4 Leistungsumfang ........................................................................................................ 24

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1 Leistungsgegenstand

1.1 Einleitung / Zielsetzung

Für die Verfahrensbedingungen wird auf das Rahmendokument verwiesen. Die dort

definierten Termine und Bedingungen sind zwingend einzuhalten.

Der Schwerpunkt dieses Dokuments liegt auf der Beschreibung der zu erbringenden

Leistungen zur Lieferung, Installation und Instandhaltung einer IP-Telefonanlage für die

Stadt Weinstadt.

Die Stadt Weinstadt plant die Beschaffung einer zentralen IP-Telefonanlage. Die Anlage

wird als eine zentrale TK-Zentrale im Serverraum des Hauptstandorts installiert und ersetzt

die bestehende Telefonie-Infrastruktur; sie wird auf Basis einer On-Premise-/Hybrid-

Lösung ausgeschrieben.

Die IP-Telefonanlage ist für die folgenden acht Standorte der Stadt Weinstadt auszulegen:

• Rathaus Beutelsbach (Hauptstandort), Marktplatz 1, 71384 Weinstadt (50 Endgeräte)

• Rathaus Endersbach, Traubenstraße 2, 71384 Weinstadt (21 Endgeräte)

• Bundschuhweg 3, 71384 Weinstadt (12 Endgeräte)

• Integrationsmanagement (Betsaal), Buhlstraße 14, 71384 Weinstadt (5 Endgeräte)

• Reichenecker-Gebäude, Poststraße 15, 71384 Weinstadt (48 Endgeräte)

• Technisches Rathaus, Poststraße 17, 71384 Weinstadt (58 Endgeräte)

• Stadtbücherei, Ulrichstraße 35, 71384 Weinstadt (7 Endgeräte)

• Freiwillige Feuerwehr Weinstadt, Florianweg 2, 71384 Weinstadt (6 Endgeräte)

Der Hauptstandort mit der zentralen TK-Zentrale ist das Rathaus Beutelsbach, Marktplatz

1, 71384 Weinstadt; der Serverraum befindet sich im Untergeschoss. Die übrigen sieben

Standorte werden ausschließlich über die bestehende Netzwerk-Standortkopplung (LWL-

Verbindungen) an die zentrale Anlage angebunden. Eine eigene TK-Zentrale oder

zusätzliche Hardware für eine Anlagengruppierung ist an diesen Standorten nicht

erforderlich; die hierfür notwendige Netzwerkanbindung ist bereits vorhanden und nicht

Gegenstand dieser Ausschreibung.

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Die Gateway-/SBC-Komponente (Session Border Controller) für die Anbindung der SIP-

Trunks wird zentral am Hauptstandort vorgesehen.

2 Allgemeiner Leistungsumfang

Mit diesem Projekt soll für die Verwaltung der Stadt Weinstadt eine moderne,

leistungsfähige und zukunftssichere IP-Telefonanlage installiert werden. Dabei sind

folgende Rahmenbedingungen zu beachten:

• Bereitstellung einer durchgängigen IP-basierten Sprachkommunikation an allen

Standorten

• Einsatz eines zentralen Managementsystems für Administration und Konfiguration der

Anlage

• Integration der vorhandenen Endgeräte und Zubehörteile, soweit in dieser

Leistungsbeschreibung als zu integrieren gekennzeichnet

• Anbindung an die vorhandene IT-Infrastruktur (VLAN, PoE, zentrales Routing)

• Sicherstellung einer hohen Verfügbarkeit zur Vermeidung von Ausfällen der

Sprachkommunikation

• Schaffung von Investitionssicherheit durch Komponenten mit langfristiger

Herstellerunterstützung

Die hier beschriebenen Komponenten sind zu liefern und funktionsbereit zu installieren.

Die zentrale TK-Zentrale wird im Serverraum des Hauptstandorts installiert; die Endgeräte

werden an allen Standorten in Betrieb genommen. Hierzu gehören auch die für die

Funktionsbereitschaft erforderlichen Updates auf den aktuellen Software-Stand. Es ist

darauf zu achten, dass die Gesamtinstallation an allen Standorten als funktionierende

Einheit zusammenwirkt.

3 Leistungsbeschreibung

Mit dieser Leistungsbeschreibung sollen die Anbietenden verschiedene Produkte und

Dienstleistungen nach ihrer Wahl bestimmen und anbieten können. Eventuelle

Sachzwänge für bestimmte Produkte und Lösungen werden, sofern vorhanden, gesondert

aufgezeigt.

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3.1 Generelle Festlegungen

Im Folgenden werden die Komponenten beschrieben, die als IP-Telefonanlage für die Stadt

Weinstadt vorgesehen sind. Grundlage ist eine On-Premise-/Hybrid-Lösung mit einer

zentralen TK-Zentrale am Hauptstandort; die übrigen Standorte werden ausschließlich

über die vorhandene Netzwerk-Standortkopplung angebunden.

Für den Betrieb der Anlage ist eine Betriebs- und Supportdauer von mindestens 60

Monaten ab Vertragsbeginn zu gewährleisten (siehe Kapitel 3.3.19 Instandhaltung).

3.2 Organisation

3.2.1 Leistungsteam

Auftraggeberin folgend AG genannt

Auftragnehmer folgend AN genannt

Projektleiter Auftraggeber folgend Projektleiter AG genannt

Projektleiter Auftragnehmer folgend Projektleiter AN genannt

Leistungserbringer (inkl. aller Helfer, Techniker, Systemspezialisten und Projektleiter)

folgend Dienstleister genannt

3.2.2 Anforderungen an den Projektleiter AN

Um die speziellen und umfangreichen Dienstleistungen sicherzustellen, ist es erforderlich,

ein definiertes, namentlich benanntes Projektteam zu benennen. Die Benennung erfolgt

bei Angebotsabgabe. Hier sind die Qualifikationen der eingesetzten Mitarbeitenden

offenzulegen. Für den Krankheits- oder Urlaubsfall sind entsprechende, mindestens

gleichwertige Mitarbeitende vorzuhalten und ohne Zeitverzug einzusetzen. Es ist

Bedingung, dass immer das eingewiesene Stammpersonal eingesetzt wird.

Die eingesetzten Mitarbeitenden müssen, um erreichbar zu sein, mit mobilen

Telekommunikationsendgeräten ausgerüstet sein.

Der eingesetzte Projektleiter AN verfügt über gute Kenntnisse im Bereich der

Betriebsprozesse Projektorganisation und Projektsteuerung. Er ist inkl. eines

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Stellvertreters namentlich zu benennen und muss mindestens die dargestellten Prozesse

beherrschen. Der Projektleiter AN initiiert, steuert und kontrolliert aktiv folgende Prozesse:

• Gesamtkoordination aller Lieferungen und Dienstleistungen

• Überwachung des Projektteams

• Änderungs- und Erweiterungsmanagement

• Mitteilung über verfügbare Updates, Upgrades, Releases

• Eskalationsmanagement

• Überwachung der definierten / abgestimmten Servicelevel

• Rechtzeitige Mitteilung von Abweichungen

• Durchführung regelmäßiger Meetings

Der Projektleiter AN stimmt sich vor einer Änderung oder Erweiterung immer mit dem

Projektleiter AG der Stadt Weinstadt ab.

3.2.3 Mitwirkung des Auftraggebers

Die Stadt Weinstadt stellt als Gegenstück zum Projektleiter AN ebenfalls einen

verantwortlichen Projektleiter AG. Mitwirkungspflichten im Einzelnen:

• Abstimmung mit dem Auftragnehmer bei der Konfiguration der TK-Anlage und der

Endgeräte

• Informationen über Zutrittsmöglichkeiten an allen Standorten

• Informationen darüber, für wen, wann und an welchem Ort auftragsbezogene

Leistungen erbracht werden sollen

• Bereitstellung von Informationen (IP-Adressen, VLAN-Konzept, Rufnummernplan etc.)

• Nennung Ansprechpartner je Fachgebiet (Netzwerk, Anwendungen, Gebäudetechnik

etc.)

• Bereitstellung notwendiger Einbauplätze für die zu liefernden Komponenten

3.3 IP-Telefonanlage

Darstellung Ist-Situation

Für die IT-Infrastruktur an allen Standorten werden folgende Voraussetzungen zugrunde

gelegt:

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• An jedem Aufstellort eines Telefonie-Endgerätes (auch Faxgeräte) ist ein passiver

Netzwerkanschluss vorhanden

• Für jedes Telefonie-Endgerät kann ein PoE-Netzwerkanschluss bereitgestellt werden

• Die Netzwerk-Infrastruktur ist VLAN-fähig; für die Telefonie steht ein priorisiertes

VLAN zur Verfügung

• Eine zentrale Routing-Instanz ist vorhanden; aus jedem VLAN kann in das Telefonie-

VLAN geroutet werden, auch über Portzuweisung

Die Stadt Weinstadt verfügt über acht Standorte, für die die IP-Telefonanlage auszulegen

ist (vgl. Standortübersicht in Kapitel 1.1). Alle Amtsleitungen werden am Hauptstandort

(Rathaus Beutelsbach) über einen SIP-Trunk gebündelt. Die übrigen sieben Standorte sind

über eine bestehende WAN-Standortkopplung mit dem Hauptstandort verbunden; diese

Netzwerkanbindung ist vorhanden und nicht Gegenstand dieser Ausschreibung.

Die Anschlusskabel bereits vorhandener IP-Telefone werden weiterverwendet. Die

Anschlusskabel aller übrigen Telefonie-Endgeräte werden im Zuge der Umstellung durch

Netzwerkkabel in der jeweils erforderlichen Länge ersetzt. Der AN liefert und installiert die

neuen Netzwerk-Anschlusskabel, die notwendigen Längen ergeben sich aus der

Installationsumgebung (saubere Verlegung, Längenreserve zum Umstellen der Endgeräte

auf den Schreibtischen, Entfernung vom Aufstellort zur Netzwerk-Anschlussdose etc.). Die

Kabel sind sauber und in einem einwandfreien optischen Zustand am Arbeitsplatz zu

installieren. Teilweise müssen dazu vorhandene Kabelbündel geöffnet, Bestandskabel

entfernt und die neuen Anschlusskabel wieder in einem Bündel geführt werden. Im

Preisblatt ist eine Mischkalkulation zu Grunde zu legen. Die derzeit geplanten Längen sind

der Übersicht der Bedarfserhebung ersichtlich.

3.3.1 Übersicht Ausstattungsumfang

Die folgende Übersicht fasst den mengenmäßigen Ausstattungsumfang gemäß

Bedarfserhebung der Stadt Weinstadt zusammen. Maßgeblich für die Kalkulation sind die

Angaben im Preisblatt.

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Für die konsolidierte Anlage wird eine Nutzerkapazität von mindestens 400 Nutzenden (in

den Verwaltungsstandorten zzgl. Home-Office-Arbeitsplätze) zugrunde gelegt, inklusive

einer Ausbaureserve von 25 %.

3.3.2 TK-Zentrale

Am Hauptstandort (Rathaus Beutelsbach) ist im Serverraum im Untergeschoss eine

zentrale IP-TK-Anlage vorzusehen. Die übrigen sieben Standorte werden ausschließlich

über die bestehende Netzwerk-Standortkopplung (WAN) an die zentrale Anlage

angebunden; eine eigene TK-Zentrale oder zusätzliche Zentralen-Hardware an diesen

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Standorten ist nicht erforderlich. Die hierfür erforderliche Netzwerkanbindung ist bereits

vorhanden und nicht Gegenstand dieser Ausschreibung.

Die zentrale TK-Zentrale ist mit einer Gateway-/SBC-Komponente (Session Border

Controller) für die Anbindung der SIP-Trunks auszustatten. Am Hauptstandort ist ein SIP-

Trunk mit 30 gleichzeitig nutzbaren Kanälen bereitzustellen, über den sämtliche

Amtsleitungen aller Standorte geführt werden.

Für den Betrieb der TK-Zentrale ist eine Betriebslizenz inkl. Software und Support für die

Dauer von 60 Monaten einzukalkulieren.

Folgende Anforderungen werden an die Basiseinheit gestellt:

1. Vollständige Standardkonformität zum SIP-Protokoll (RFC 3261 und einschlägige

Folge-RFCs) für die Anbindung des SIP-Trunks sowie standardkonformer Endgeräte

und Software-Clients.

2. Verschlüsselte Signalisierung (TLS) und verschlüsselte Sprachübertragung (SRTP) für

sämtliche IP-basierten Verbindungen.

3. Redundante Auslegung der zentralen Systemkomponenten, sodass der Ausfall einer

einzelnen Komponente nicht zum vollständigen Ausfall der Telefonie führt.

4. Auslegung für mindestens 250 Nutzende inklusive einer Ausbaureserve von 25 %;

Erweiterbarkeit der Nutzerkapazität im laufenden Betrieb ohne Austausch der

Kernkomponenten.

5. Webbasierte, rollenbasierte Administrationsoberfläche in deutscher Sprache.

6. Nachvollziehbare, revisionssichere Protokollierung von Konfigurationsänderungen.

7. Verarbeitung und Speicherung von Verbindungsdaten in Übereinstimmung mit den

Anforderungen der DSGVO.

8. Integrierte Funktionen wie Präsenzmanagement, Konferenzfunktionen, visuelle

Voice-Mail, automatische Vermittlung, Messaging und webbasierte

Zusammenarbeit, intelligente Anrufweiterleitung.

9. Interne Rückruf-Funktion: Bei Abwesenheit oder besetzter Nebenstelle muss ein

interner Anrufer eine Bitte um Rückruf hinterlassen können, die am Zielendgerät

durch optische oder Textanzeige signalisiert wird.

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10. Nachtschaltung: automatische Umleitung eingehender externer Anrufe auf ein

definierbares Nachtziel außerhalb der Geschäftszeiten der AG, mit Möglichkeit zur

manuellen Aktivierung von einer beliebigen Nebenstelle aus.

11. Sperrung kostenpflichtiger Rufnummernkreise für alle Nebenstellen.

12. Gestufte, je Nebenstelle konfigurierbare Berechtigung für Auslandsgespräche (Inland

uneingeschränkt, europäisches Ausland und weltweite Ziele nur für ausgewählte

Nebenstellen).

3.3.3 Endgeräte

Es sind 198 IP-Telefone zu liefern und zu installieren. Diese ersetzen sämtliche

bestehenden IP- und Analog-Telefone; die Anschlusskabel bereits vorhandener IP-Telefone

werden dabei weiterverwendet (vgl. Kapitel „Darstellung Ist-Situation“).

Es gelten insbesondere folgende Anforderungen:

1. Betrieb über Power over Ethernet (PoE nach IEEE 802.3af/at) ohne separates

Netzteil.

2. Breitband-Sprachqualität (HD-Voice, mindestens Codec G.722).

3. Integriertes Netzwerk-Durchschleif-Interface (Gigabit Ethernet) zum Anschluss des

jeweiligen Arbeitsplatz-PCs.

4. Unterstützung von LLDP bzw. LLDP-MED (Link Discovery Protocol)

5. Deutschsprachige Menüführung.

6. Variante „großes Display“: grafikfähiges Farbdisplay mit mindestens 3,5 Zoll

Bildschirmdiagonale und einer Auflösung von mindestens 320 × 240 Pixel, mit

mindestens 5 durch den Nutzenden frei belegbaren Funktionen (als physische Tasten

mit optischer Statusanzeige oder gleichwertige touch-/softkeybasierte

Bedienelemente). Bluetooth 5.0-Funktionen und integriertes WLAN, Unterstützung

von mindestens 2 Key-Modulen und optionale Wandhalterung.

7. Das Endgerät verfügt zusätzlich zu den frei belegbaren Funktionstasten über

dedizierte, fest zugeordnete Tasten mindestens für Halten/Rückfrage,

Makeln/Konferenz, Lautsprecher/Freisprechen, Stummschaltung und Headset-

Aktivierung sowie über eine Navigationstaste zur Menüführung.

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8. Kompatibilität mit den in Kapitel 3.3.7 genannten, im Bestand vorhandenen

Headsets.

3.3.4 Notruftasten

An allen TK-Endgeräten sind fest eingerichtete, durch die Nutzenden nicht veränderbare

Tasten für die Notrufnummern 110 und 112 vorzusehen. Optional ist eine Taste

„Medizinischer Notfall“ einzurichten, über die eine hinterlegte Gruppe von Ersthelfenden

alarmiert wird.

Es gelten insbesondere folgende Anforderungen:

1. Feste, vom Nutzenden nicht veränderbare Belegung der Tasten für die

Notrufnummern 110 und 112 an jedem TK-Endgerät.

2. Auslösung der Taste „Medizinischer Notfall“ alarmiert eine im System hinterlegte

Gruppe von Ersthelfenden.

3. Bei Auslösung eines medizinischen Notfalls werden laufende Gespräche der

alarmierten Ersthelfenden unterbrochen und eine automatisierte akustische

Information über Notfall und Auslösenden ausgegeben.

3.3.5 Tastenerweiterungsmodul

Es sind 11 Tastenerweiterungsmodule (Beistellgeräte für zusätzliche, frei belegbare Tasten)

zu liefern.

Es gelten insbesondere folgende Anforderungen:

1. Elektrische und mechanische Kompatibilität mit den zu liefernden IP-Telefonen der

Displayvariante „groß“.

2. Mindestens 12 frei belegbare, digital beschriftbare Tasten mit Statusanzeige (LED) je

Taste.

3. Stromversorgung über das angeschlossene Basistelefon; kein zusätzliches Netzteil

erforderlich.

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3.3.6 Chef-/Sekretär(innen)-Funktion

Für die im Zuge der Bestandsaufnahme bestätigten Vorzimmer-Positionen der

Verwaltungsleitung (vgl. Kapitel 3.3.3 Endgeräte) sind mind. 2 Chef-/Sekretär(innen)-

Funktion (Che-/Se) einzurichten.

Es gelten insbesondere folgende Anforderungen:

1. Durchbrechen einer aktivierten Rufumleitung der Chef-Nebenstelle durch das

Sekretariat.

2. Steuerung eingehender Anrufe der Chef-Nebenstelle durch das Sekretariat (Anruf-

Management), einschließlich Annahme aller Anrufe auch ohne aktivierte

Rufumleitung.

3. Anzeige des Belegtzustands der Chef-Nebenstelle am Sekretariatsapparat.

4. Einschränkung der Erreichbarkeit der Chef-Nebenstelle („Bitte nicht stören“), durch

das Sekretariat durchbrechbar.

5. Geheimnummer für die Chef-Nebenstelle, ohne Anzeige der Durchwahl nach außen.

6. Direktruftaste vom Chef-Apparat zum Sekretariat.

7. Parallele Signalisierung der Sekretariatsrufnummer auf einem zusätzlichen

schnurlosen Apparat (vgl. Kapitel 3.3.8 Schnurlose Apparate); das schnurlose Gerät

benötigt dazu keine eigene Rufnummer.

3.3.7 Schnurlose Headsets

Im Bestand befinden sich 27 schnurlose Headsets. Diese sind in die neue Anlage zu

integrieren.

Es gelten insbesondere folgende Anforderungen:

1. Anbindung der im Bestand befindlichen Headsets (Hersteller Poly/Plantronics,

Yealink, Jabra) an die neuen IP-Telefone, wahlweise per Kabel, Bluetooth oder

Electronic-Hook-Switch (EHS).

2. Anrufannahme und -beendigung direkt über die Bedienelemente des Headsets

(Remote Call Control).

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3.3.8 Schnurlose Apparate

Im Bestand befinden sich 2 schnurlose Apparate (Stadtbücherei: 1, Rathaus Endersbach:

1). Diese sind durch neue schnurlose Apparate zu ersetzen und über einen IP-DECT-Sender

an die zentrale TK-Anlage anzubinden.

Es gelten insbesondere folgende Anforderungen:

1. Anbindung über eine IP-DECT-Basisstation an die zentrale TK-Anlage.

2. Verschlüsselte Luftschnittstelle nach dem DECT-Sicherheitsstandard und dedizierte

DECT-Frequenz.

3. Benutzer-Authentifizierung und Sprachverschlüsselung.

4. Mindestens 2,0 Zoll Farbdisplay, dreifarbige LED-Anzeige, programmierbare

Softkeys.

5. USB-C-Ladefunktion, Kopfhöreranschluß, IP 44-Protection und Gürtel-/Drehclip

6. Inklusive Ladeschale mit Netzteil und Anschlußkabel.

3.3.9 Vermittlungsplatz

Es ist ein Vermittlungsplatz für Sehbeeinträchtigte am Hauptstandort (Rathaus

Beutelsbach) einzurichten. Die vorhandene Ausstattung des Arbeitsplatzes ist in die neue

Anlage zu integrieren.

Es gelten insbesondere folgende Anforderungen:

1. Vollständige Bedienbarkeit der Vermittlungssoftware über Tastatur, ohne zwingende

Mausbedienung.

2. Kompatibilität mit marktüblichen Screenreadern.

3. Integration der vorhandenen assistiven Ausstattung des Arbeitsplatzes (vgl. Kapitel

„Darstellung Ist-Situation“) ohne Funktionseinschränkung.

4. Für Sehbeeinträchtigte zugängliche Darstellung von Anrufwarteschlange,

Präsenzstatus und Verzeichnissuche.

3.3.10 Voicemail

Es ist eine systemweite Voicemail-Lösung bereitzustellen.

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Es gelten insbesondere folgende Anforderungen:

1. Systemweite Verfügbarkeit für alle Nebenstellen und Sammelgruppen.

2. Benachrichtigung über neue Nachrichten per Message-Waiting-Indication am

Endgerät und optional per E-Mail.

3. Individuell besprechbare Ansagetexte je Nebenstelle bzw. Sammelgruppe.

3.3.11 Fax-Geräte

Es sind 6 analoge Fax-Geräte anzubinden (Rathaus Beutelsbach: 4, Technisches Rathaus –

Poststraße 17: 1, Rathaus Endersbach: 1). Die Geräte bleiben analog und werden über ein

Gateway an die zentrale IP-TK-Anlage angebunden. Die Anschlusskabel werden im Zuge

der Umstellung durch Netzwerkkabel in der jeweils erforderlichen Länge ersetzt (vgl.

Kapitel „Darstellung Ist-Situation“).

Es gelten insbesondere folgende Anforderungen:

1. Anbindung über ein Fax-Gateway mit T.38-Unterstützung zur störungsfreien

Faxübertragung über die IP-Infrastruktur.

2. Beibehaltung der bestehenden Rufnummern der betroffenen Faxanschlüsse.

3.3.12 Sondergeräte

Es sind 2 Sondergeräte anzubinden: eine Türsprechstelle und ein Aufzug-Telefon, beide am

Hauptstandort (Rathaus Beutelsbach). Beide Geräte sind vorhandene analoge

Bestandsgeräte und werden unverändert weiterverwendet; die Anbindung an die zentrale

IP-TK-Anlage erfolgt über ein Analog-Gateway.

Es gelten insbesondere folgende Anforderungen:

1. Anbindung der Türsprechstelle und des Aufzug-Telefons über ein Analog-Gateway an

die zentrale TK-Anlage, ohne Austausch der vorhandenen Endgeräte.

2. Weiterleitung eingehender Rufe der Türsprechstelle wahlweise an einzelne

Nebenstellen oder Sammelgruppen.

3. Signalisierung eingehender Rufe des Aufzug-Telefons an eine definierte Nebenstelle.

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3.3.13 CTI-Integration

Es ist eine CTI-Integration (Wählen aus Anwendungen wie beispielsweise Outlook oder

Videokonferenzsysteme (WebEx, Zoom, Teams oder andere marktführende Produkte)

bereitzustellen, mit einer Lizenz je Nutzendem.

Es gelten insbesondere folgende Anforderungen:

1. Integration in die vorhandene Bürokommunikationsumgebung (Outlook bzw. Zoom)

je lizenzierter Nutzung.

2. Mindestens folgende Funktionen: Wählen aus der Anwendung (Click-to-Dial),

Anzeige eingehender Rufe mit Kontaktzuordnung, Anrufjournal.

3. Zentrale, IT-seitig administrierbare Bereitstellung ohne manuelle

Einzelplatzkonfiguration.

3.3.14 Softphone / Home-Office

Für 115 Home-Office-Arbeitsplätze sind Softphone-Lizenzen bereitzustellen.

Es gelten insbesondere folgende Anforderungen:

1. Vollwertiger Funktionsumfang eines Tischtelefons (Halten, Makeln, Weiterleiten,

Konferenz) im Softphone-Client.

2. Verschlüsselte Anbindung (TLS/SRTP) an die zentrale TK-Anlage auch außerhalb des

städtischen Netzes.

3. Nutzung derselben dienstlichen Rufnummer wie am Arbeitsplatz-Endgerät.

3.3.15 Mobile Integration

Für 5 Nutzende ist eine Integration mobiler Telefone (Smartphones) vorzusehen.

Es gelten insbesondere folgende Anforderungen:

1. Anbindung der dienstlichen Smartphones unter derselben Rufnummer wie das

zugehörige Tischtelefon (One-Number-Konzept).

2. Rufübernahme zwischen mobilem Endgerät und Tischtelefon während eines

laufenden Gesprächs.

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3.3.16 Sammelgruppen

Es sind mindestens 20 Sammelgruppen einzurichten. Bei der Dimensionierung der Anlage

ist eine Erweiterungsreserve für künftige Sammelgruppen zu berücksichtigen.

Es gelten insbesondere folgende Anforderungen:

1. Konfigurierbare Anrufverteilung je Sammelgruppe (z. B. linear, gleichzeitig oder

rotierend).

2. Erweiterbarkeit um zusätzliche Sammelgruppen innerhalb der vereinbarten

Nutzerkapazität ohne zusätzliche Lizenzkosten.

3. Konfigurierbare Wartemusik bzw. Warteansage je Sammelgruppe.

3.3.17 Hotlines

Es sind folgende 4 Hotlines einzurichten: IT-Hotline, Sozial-Hotline, Krisenhotline und

Finanzhotline.

Es gelten insbesondere folgende Anforderungen:

1. Einrichtung der in Kapitel 3.3.1 genannten Hotlines als eigenständig konfigurierbare

Rufnummern bzw. Sammelgruppen.

2. Für die Krisenhotline: bevorzugte, ausfallsichere Erreichbarkeit auch bei hoher

Systemauslastung.

3.3.18 Dienstleistungen

Durch den AN sind, bezogen auf die gesamte IP-Telefonanlage, folgende Leistungen zu

erbringen:

1. Auspacken, Prüfung der Komponenten auf Vollständigkeit und Transportschäden,

fachgerechte Entsorgung der Verpackungsmaterialien

2. Aufbau einer vollständigen Testumgebung in den Räumlichkeiten der AG, alternativ

beim AN

3. Dokumentation aller Konfigurationen und Rangierungen

4. Installation der zentralen TK-Zentrale und der Endgeräte an den vorgegebenen

Standorten, Inbetriebnahme, Anbindung an die bestehende Netzwerk-Infrastruktur,

Funktionstest sowie Dokumentation

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5. Durchführung von Workshops zur Festlegung der Konfiguration, insbesondere

Rufnummernplan, Sammelgruppen und Berechtigungen

6. Erarbeitung eines Migrationskonzeptes in Abstimmung mit der AG

7. Einweisung und Schulungsmaßnahmen zu den Komponenten und der Anlage

8. Projektierung, Montage und Einrichtung

9. Projektleitung und formelle Abnahmen

Die Kosten für Projektleitung, Abnahmen sowie Mehrkosten für Tätigkeiten außerhalb der

Geschäftszeiten der AG sind in die Einheitspreise einzurechnen, eine separate Vergütung

erfolgt nicht.

3.3.19 Instandhaltung

Diese Ausschreibung umfasst die Lieferung und Leistungen zur Instandhaltung und Pflege

der IP-Telefonanlage. Die Ausschreibung beinhaltet:

• Instandhaltung der TK-Zentrale und der Endgeräte (Software und Hardware)

• Software-Pflege für Firmware, Konfiguration und Management-Software

• Vollständige Datensicherung vor und nach Installation von Software (Update /

Upgrade)

• Einweisung und Anpassung der bestehenden Dokumentation

• Zugang zu einer Service-Website des Herstellers zur Verfolgung von

Störungsmeldungen (Tickets) sowie Nutzung einer Wissensdatenbank

• Laufzeit: 60 Monate

• Vertragsbeginn nach Abnahme und Mängelbeseitigung

• Für die Bearbeitung von Störungsmeldungen gelten folgende gestaffelte Reaktions-

und Wiederherstellungszeiten:

• Sind von einer Störung mehr als 50 % der Nutzenden eines Standortes betroffen, gilt

eine Reaktionszeit von 4 Stunden und eine Wiederherstellungszeit von 24 Stunden.

• Sind von einer Störung weniger als 50 % der Nutzenden eines Standortes betroffen,

gilt eine Reaktionszeit von 12 Stunden und eine Wiederherstellungszeit von 36

Stunden.

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• Als Basis ist die Zahl der Nutzenden je Standort anzunehmen; für Standorte mit

weniger als 10 Nutzenden gilt grundsätzlich die Reaktionszeit von 12 Stunden mit einer

Wiederherstellungszeit von 36 Stunden.

• Die Reaktions- und Wiederherstellungszeiten laufen auch außerhalb der

Geschäftszeiten der AG weiter. Die Geschäftszeiten der AG werden wie folgt

festgelegt: Mo. – Do. 7:00 Uhr bis 16:00 Uhr, Fr. 7:00 Uhr bis 14:00 Uhr, Sa. und So.

keine

• Störungsmeldungen mit hoher Priorität sind telefonisch vorzunehmen; eine

schriftliche Störungsmeldung wird nachgereicht. Nach einer schriftlichen

Störungsmeldung erfolgt binnen 30 Minuten ein qualifizierter Rückruf durch den AN.

• Zusätzlich zum Instandhaltungsvertrag wird eine eigenständige Herstellergarantie

gefordert:

• Laufzeit 60 Monate.

• Kostenneutraler Austausch defekter Komponenten im Garantiefall während der

Gewährleistung.

• Lieferung und Austausch defekter Hardware innerhalb der vereinbarten

Wiederherstellungszeit.

Folgende Nachweise sind bei der Angebotsabgabe beizubringen:

• Partnerschaftsvertrag mit dem Hersteller der angebotenen TK-Anlage. Als Nachweis

genügt die schriftliche Erklärung des Herstellers oder die Kopie des Vertrages

• Nachweis über die Möglichkeit zur Eröffnung eines Case für den Störungsfall beim

Hersteller

• Nachweis über die Bereitstellung einer Hotline, die zu den Geschäftszeiten der AG

telefonisch erreichbar ist

• Nachweis über ein entsprechend ausgestattetes Ersatzteillager für die

ausgeschriebenen Komponenten

• Vorlage mindestens eines Zertifikates für Techniker-Ausbildung gemäß den Standards

des Herstellers

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3.3.20 Zusätzliche Leistungen

Sieht der Bieter neben den geforderten Leistungen der Leistungsbeschreibung zusätzliche

Leistungen für erforderlich an, ist gemäß VOL zu verfahren.

3.4 Mindestausstattung / Leistungstransparenz

Sämtliche in der Leistungsbeschreibung aufgeführten Einzelbeschreibungen stellen die

Mindestausstattung dar. Diese Mindestausstattung ist unbedingt einzuhalten.

Dem Angebot sind ausführliche Produktbeschreibungen (Datenblätter) in Form einer

Anlage beizufügen. In den Datenblättern ist unbedingt die tatsächliche Konfiguration der

angebotenen Komponenten kenntlich zu machen.

Die Preisblätter sind unbedingt vollständig auszufüllen, insbesondere die Hersteller- und

Typangaben. Fehlende Angaben führen zum Ausschluss aus dem Bewertungsverfahren.

Ergänzend zu den geforderten Komponenten und Dienstleistungen sind in den jeweiligen

Einzelpreisen folgende Leistungen kalkulatorisch zu berücksichtigen:

• Lieferung frei Installationsort

• Installation aller Komponenten und Geräte gemäß Leistungsverzeichnis

• Abnahme

• Zuschläge für Leistungen außerhalb der regulären Arbeitszeit des Auftragnehmers

4 Beschreibung der Leistungen zur Lieferung und Installation

Das ausführende Unternehmen (Auftragnehmer) muss nach Vorgabe der Auftraggeberin

sämtliche Systeme zum jeweiligen Aufstellort liefern und dort komplett funktionsbereit

installieren.

Ausführung und Installation aller beschriebenen Lieferungen und Leistungen haben

grundsätzlich nach den anerkannten Regeln der Technik zu erfolgen. Auf die Einhaltung

einschlägiger Sicherheitsvorschriften sei besonders hingewiesen. Folgende Normungen

und Richtlinien sind insbesondere zu berücksichtigen:

• DGUV Vorschrift 1 – Grundsätze der Prävention

• DGUV Vorschrift 3 – Elektrische Anlagen und Betriebsmittel

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• Vorschriften und Richtlinien, die in den technischen Vorbemerkungen aufgeführt sind

Für die richtige Auslegung, Vollständigkeit und Funktionssicherheit aller angebotenen

Lieferungen und Leistungen verbürgt sich der Anbieter mit der Angebotsabgabe; dies gilt

sowohl für die Vollständigkeit der Lieferungen und Leistungen als auch für die Montage-,

Revisions- und Dokumentationsunterlagen. Im Auftragsfall übernimmt der Auftragnehmer

die volle Verantwortung für die Beschaffenheit und Betriebsfähigkeit der betreffenden

Lieferungen und Leistungen.

Der Auftragnehmer hat für eine umweltgerechte und fachgerechte Entsorgung der durch

ihn entstandenen Abfälle zu sorgen. Verpackungsmaterialien sind unmittelbar nach

Anlieferung von den Räumlichkeiten der AG zu entfernen. Es ist darauf zu achten,

vorhandene Einrichtungen vor möglichen Beschädigungen zu schützen. Die Räume sind

nach Umsetzung der Maßnahmen besenrein zu verlassen. Die Kosten zur Entsorgung, zum

Schutz und zur Reinigung sind in die Einheitspreise einzukalkulieren.

Es werden Sprachkenntnisse in Deutsch gemäß „Gemeinsamer Europäischer

Referenzrahmen für Sprachen“ mit der Sprach-Niveaustufe C1 gefordert. Diese sind in

jeder Phase der Kommunikation schriftlich, mündlich und vor Ort in der Zusammenarbeit

gefordert.

4.1 Kick-Off-Meeting, Schulungen, Dokumentation

4.1.1 Kick-Off-Meeting

Die hier beschriebene Dienstleistung ist als Workshop zu verstehen, der mindestens einmal

mit den Mitarbeitenden der Stadtverwaltung durchzuführen ist. Neben Terminen und

organisatorischen Details dienen diese Workshops hauptsächlich der Definition der

einzelnen Konfigurationen der Komponenten, insbesondere in Bezug auf

Rufnummernplan, Sammelgruppen, Berechtigungen sowie der Einführung der

Mitarbeitenden der AG in die Administration der Anlage.

Der AN erstellt hierzu eine Agenda, die mindestens 14 Tage vor Durchführung der AG zur

Verfügung gestellt wird. Die AG legt die Teilnehmenden seitens der Stadt Weinstadt fest,

der AN entsendet entsprechend technisch geschultes Personal sowie den Projektleiter AN.

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4.1.2 Schulungen / Einweisung

Für die mit der Administration betrauten Mitarbeitenden der AG (IT-Administratorinnen

und -Administratoren) werden Schulungen durchgeführt, die diese in die Lage versetzen,

alle installierten Komponenten zu administrieren. Dies gilt für die TK-Zentrale, die

Endgeräte sowie den Vermittlungsplatz.

Gemeint ist hierbei speziell die administrative Bedienung der Komponenten; Schulungen

der Mitarbeitenden der Verwaltung zur allgemeinen Bedienung der Telefonie-Endgeräte

sind nicht Bestandteil dieser Leistung. Die Schulungen werden in den Räumlichkeiten der

AG durchgeführt. Notwendiges Schulungsmaterial wird den Teilnehmenden vorab zur

Verfügung gestellt, technisches Equipment zur Durchführung der Schulung stellt der AN zur

Verfügung. Über die Schulungen ist ein Nachweis zu führen, der Bestandteil der

Dokumentation wird.

4.1.3 Dokumentation

Im Nachgang zur Installation ist eine umfassende Dokumentation der Gesamtinstallation

zu erstellen. Diese beinhaltet folgende Unterlagen:

• Abnahmebescheinigung

• Errichtererklärung

• Datenblätter zu allen installierten Komponenten

• Anlagenplan je Standort mit allen physikalischen Verbindungen inkl. Portangaben

zwischen den Komponenten

• Beschriftung aller Geräte nach Vorgabe der AG, insbesondere Gerätebezeichnung,

Seriennummer und bei Bedarf Inventarnummer und/oder IP-Adresse

• Liste aller verbauten Komponenten mit Seriennummer, logischer Adresse und

Ersatzteilnummer

• Konfigurationsdateien der Geräte

• Rufnummernplan mit Zuordnung und Zweck der Sammelgruppen

• Die Dokumentation ist einmal in Papierform (ohne Konfigurationsdateien) und einmal

auf Datenträger (mit Konfigurationsdateien) an die AG zu übergeben. Die Übergabe ist

zu protokollieren.

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4.2 Besondere Anforderungen an die Mitarbeitenden des Auftragnehmers

4.2.1 Nachhaltigkeit

Die Auswahl der technischen Komponenten muss unter Berücksichtigung von

Nachhaltigkeitsaspekten wie Energieverbrauch und Energieeffizienz, Betriebskosten,

Lebensdauer und Recyclingfähigkeit getroffen werden.

Weiterhin ist die Auswahl der Komponenten auf Basis der Lebenszyklen von Produkten und

Technologien zu treffen. Es dürfen keine Technologien oder Produkte zum Einsatz

kommen, die in naher Zukunft nicht mehr am Markt verfügbar sein werden oder nicht mehr

dem Stand der Technik entsprechen.

4.2.2 Abnahme

Die beauftragten Lieferungen und Leistungen werden von der AG abgenommen, wenn alle

wesentlichen Voraussetzungen dafür erfüllt sind. Zur Abnahme der Anlage ist der Nachweis

der Vollständigkeit und Mängelfreiheit anhand einer technischen Abnahmeprüfung zu

erbringen, die nach Installation am jeweiligen Standort durchgeführt wird.

Die Fertigstellung ist schriftlich anzuzeigen. Die Abnahme erfolgt förmlich. Eine Abnahme

durch Gebrauch ist ausgeschlossen. Das Abnahmeprotokoll ist von beiden

Vertragsparteien zu unterzeichnen, jede Partei erhält eine Ausfertigung.

Nach erfolgter Funktionsprüfung ist die vollständige Dokumentation an die Auftraggeberin

zur Prüfung zu übergeben. Notwendige, sich aus der Prüfung ergebende Änderungen sind

umgehend nach deren Anzeige umzusetzen. Zur Abnahme der ausgeführten Leistungen

müssen die geforderten Unterlagen 10 Werktage vor Abnahme vorliegen.

Liegen wesentliche Mängel vor, kann die Abnahme bis zur Beseitigung verweigert werden.

4.3 Logistische und organisatorische Vorbemerkungen

4.3.1 Termine

Zu Beginn der Dienstleistung wird gemeinsam mit der AG ein Projektablaufplan erstellt.

Dieser dient als Grundlage für die Steuerung und den Ablauf der Maßnahmen.

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Die Termine sind jeweils mit der AG abzustimmen. Montagearbeiten sind, soweit sie den

laufenden Verwaltungsbetrieb beeinträchtigen können, außerhalb der Dienstzeiten der

Stadtverwaltung durchzuführen.

Die Lieferung erfolgt frei Haus nach vorheriger Absprache und Bestätigung durch die

Auftraggeberin. Die Räumlichkeiten zur Installation der Komponenten müssen vor dem

Installationstermin durch das Vertragsunternehmen besichtigt werden. Ein Vertreter der

AG nimmt an den Begehungen teil.

4.3.2 Hinweis Dokumentenvollständigkeit

Das Fehlen einer oder mehrerer der angeforderten Angaben, Zertifizierungsdokumente,

Datenblätter und Terminverlaufsplan führt trotz Nachforderung zum Ausschluss aus dem

Wettbewerb.

4.3.3 Hinweis Mindestanforderungen

Die in dieser Leistungsbeschreibung angegebenen technischen Daten der geforderten

Komponenten sind als Mindestanforderungen an die Gerätequalitäten zu verstehen.

Geforderte Zulassungsbescheinigungen sind auf die gesamte, installierte Funktionseinheit

anzuwenden.

4.3.4 Leistungsumfang

Die Leistung umfasst die komplette Lieferung und betriebsfertige, funktionsfähige

Montage, geforderte und erforderliche Messungen, Programmierungen,

Inbetriebnahmen, Einweisung und Dokumentation der in den Ausschreibungsunterlagen

beschriebenen Leistungen, einschließlich allem Zubehör sowie den notwendigen

Nebenleistungen und bei ausdrücklicher Beauftragung auch inkl. Wartung. Die Anlage ist

betriebsfertig und funktionsfähig an die Auftraggeberin zu übergeben.

Passen einzelne Angaben der technischen Spezifikation nicht zu den gewählten Produkten,

werden die Bieter gebeten, die Möglichkeiten des Ausschreibungsverfahrens,

insbesondere die Möglichkeit der Bieterfragen, zu nutzen und Unstimmigkeiten zu klären.

In den angebotenen Preisen sind Anfahrt- und Reiseaufwendungen inklusive. Die Kosten

für Projektleitung, Abnahmen sowie Mehrkosten für Tätigkeiten außerhalb der

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Dienstzeiten der AG sind in die Einheitspreise einzurechnen, eine separate Vergütung

erfolgt nicht.

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