2025-12-22 Erläuterungen zum Vergabeverfahren und zum Teilnahmewettbewerb.docx

Klinikum Fürth

Vergabeverfahren Beschaffung HR-Software

Hinweise zum Vergabeverfahren und zum Teilnahmewettbewerb

Hintergrund und Ziele des Vergabeverfahrens

Das Klinikum Fürth ist ein Akademisches Lehrkrankenhaus der Friedrich-Alexander-Universität Erlangen-Nürnberg. Als selbstständiges Kommunalunternehmen (Anstalt des öffentlichen Rechts) stellt es aktuell 771 stationäre Planbetten bereit. Zusätzlich verfügt es über 36 Betten im Bereich Geriatrische Rehabilitation (nach § 111 SGB V). Das Klinikum Fürth ist ein Krankenhaus der Schwerpunktversorgung mit der höchsten Versorgungsstufe, Notfallversorgungsstufe 3. Jährlich werden ca. 42.000 stationäre Patienten und ca. 58.000 ambulante Patienten im mittleren Alter von 57 Jahren behandelt.

Das Klinikum Fürth steht im Bereich der digitalen Transformation des Personalmanagements vor erheblichen Herausforderungen. Insbesondere vor dem Hintergrund der laufenden Krankenhausreform, die maßgeblich auf die Finanzierung personeller Strukturen abzielt, ist es zwingend erforderlich, personalwirtschaftliche Prozesse, Qualifikationen und relevante Daten strukturiert und digital in einem System abzubilden. Eine moderne, datengestützte HR-Systemarchitektur ist zudem Grundvoraussetzung für eine leistungsfähige Arbeitgeberorganisation, die Personalprozesse effizient steuert, strategische Entscheidungen unterstützt und eine verlässliche Grundlage für zukünftige Personal- und Ressourcenplanung schafft.

Ziel des Vergabeverfahrens ist die Einführung eines modernen, integrierten Personalmanagementsystems (PMS) als zentrales Personalinformationssystem für das gesamte Klinikum Fürth. Dieses soll u.a. folgende Elemente umfassen:

• eine digitale Personalakte
• ein strukturiertes Dokumenten- und Qualifikationsmanagement
• eine transprarente und aktuelle Stellenplanverwaltung
• Employee Self Service (ESS) und Management Self Service (MSS) zur Entlastung der HR-Abteilung
• automatisierte Workflows für zentrale HR-Prozesse.

Details ergeben sich aus dem Anforderungskatalog, der Bestandteil der Unterlagen für den Teilnahmewettbewerb ist.

Vergabeart

Das Vergabeverfahren wird in Form eines Verhandlungsverfahrens mit Teilnahmewettbewerb gem. § 14 Abs. 3 VgV durcgeführt.

Auswahlverfahren Teilnahmewettbewerb

Der Auftraggeber wird mind. 3 und max. 5 Bieter bzw. Bietergemeinschaften für das weitere Verfahren auswählen, sofern eine entsprechende Anzahl von geeigneten Bietern bzw. Bietergemeinschaften zur Verfügung steht. Der Auftraggeber wird zur Auswahl der Bieter bzw. Bietergemeinschaften in drei Stufen vorgehen:

1. Formelle Prüfung des Teilnahmeantrages;
2. Überprüfung der Eignung des Anbieters bzw. der Bietergemeinschaft anhand der in der Bekanntmachung genannten Eignungsanforderungen;
3. Auswahl der Anbieter, die die Eignungskriterien am besten erfüllen.

Der Auftraggeber wird zur Abgabe eines Angebotes mind. 3 und max. 5 Bieter bzw. Bietergemeinschaften auffordern, die die Eignungsvoraussetzungen am besten erfüllen (Ranking). Er behält sich vor, nur die mind. 3 und max. 5 besten Bieter zur Angebotsabgabe aufzufordern, auch wenn mehr Bieter die Eignungsanforderungen erfüllen. Um das Ranking zu ermitteln, wird der Auftraggeber die nachfolgend aufgeführten Eignungsvoraussetzungen anhand der Vergleichbarkeit mit dem zu vergebenden Auftrag wie folgt bewerten:

Überblick

1. Gesamtumsatz Mindestkriterium
2. Beschäftigte Mindestkriterium
3. Referenzen Mindestkriterium
4. Referenzen - allgemein 20 Punkte
5. Referenzen - individuell 60 Punkte

Maximal zu erreichende Summe 80 Punkte

Auswahlkriterien und Gewichtung

1. Gesamtumsatz: Der jährliche Umsatz für den Unternehmensbereich der ausgeschriebenen Leistung in den letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahren. Gemäß der Eigenerklärung zur Eignung im Dokument “Unterlagen und Bewerbungsformular für den Teilnahmewettbewerb”. Der jährliche Umsatz für den Unternehmensbereich der ausgeschriebenen Leistung darf 1.225.000,00 € pro Jahr nicht unterschreiten.
2. Beschäftigte: Die jährliche Anzahl an aktiven Mitarbeitenden, in dem Unternehmensbereich der ausgeschriebenen Leistung in den letzten drei abgeschlossenen Geschäftsjahren. Die jährliche Anzahl der aktiven Mitarbeitenden darf 20 nicht unterschreiten.
3. Referenzen: Es müssen drei vergleichbare, aktuelle Referenzen, bei denen in den letzten 60 Monaten die ausgeschriebene Leistung (Personalmanagementsystem ohne Entgeltabrechnung) eingeführt wurde, nachgewiesen werden (gemäß der Eigenerklärung zur Eignung im Dokument “Unterlagen und Bewerbungsformular für den Teilnahmewettbewerb”). Vergleichbar und aktuell ist eine Referenz, wenn
4. es sich bei der Referenz um ein Unternehmen in der DACH-Region handelt.
5. eine mit der ausgeschriebenen Leistung vergleichbare Leistung implementiert wurde.
6. der Produktivbetrieb nach dem Go-Live mind. 6 Monate ohne Kündigung erfolgte.
7. Referenzen – allgemein: Anzahl der Kunden, bei denen in den letzten 60 Monaten die ausgeschriebene Leistung (max. 20 Punkte für alle Referenzen) eingeführt wurde - gemäß der Eigenerklärung zur Eignung im Dokument “Unterlagen und Bewerbungsformular für den Teilnahmewettbewerb”.
   1. die Gesamtanzahl aller Kunden

• 0-5 Kunden 0 Punkte
• 6-10 Kunden 3 Punkte
• 11-20 Kunden 5 Punkte
• 21-X Kunden 10 Punkte
  1. die Gesamtanzahl der Kunden aus dem Gesundheitswesen
• 0-3 Kunden 0 Punkte
• 4-6 Kunden 3 Punkte
• 7-9 Kunden 5 Punkte
• 10-X Kunden 10 Punkte

bei denen eine HR-Software in dem im Anforderungskatalog beschriebenen Umfang implementiert wurde.

1. Referenzen – individuell: Konkret benannte Referenzen über die ausgeschriebene Leistung (max. 20 Punkte pro genannter Referenz) gemäß der Eigenerklärung zur Eignung im Dokument “Unterlagen und Bewerbungsformular für den Teilnahmewettbewerb”. Hierzu bewertet der Auftraggeber drei vom Anbieter / von der Bietergemeinschaft eingereichte Referenzen gemäß den nachstehenden Festlegungen. Mindestvoraussetzung für die Wertung einer Referenz ist die erfolgreiche Implementierung der ausgeschriebenen Leistung, die Gegenstand des Angebots des Anbieters/der Bietergemeinschaft ist, durch den Anbieter/die Bietergemeinschaft, deren Abnahme sowie der Produktivbetrieb beim Referenzgeber für mindestens sechs Monate ohne Kündigung.

Die Punktevergabe für das Kriterium 5 erfolgt wie in der Tabelle angegeben pro Referenz.

Hinweise zu einzureichenden Dokumenten

Im Rahmen des Teilnahmewettbewerbs ist von den Bietern nur das ausgefüllte und unterschriebene Dokument „Unterlagen und Bewerbungsformular für den Teilnahmewettbewerb“ einzureichen. Die restlichen Dokumente, insbesondere der Anforderungskatalog, dienen im Rahmen des Teilnahmewettbewerbs zur Orientierung hinsichtlich der zu erfüllenden Kriterien, und sind erst nach der Aufforderung zur Abgabe des Erstangebots den einzureichenden Unterlagen beizulegen.

Hinweise zu den Zuschlagskriterien

Der Auftraggeber wird die von den Bietern eingereichten Angebote anhand der im Nachfolgenden beschriebenen Kriterien und Unterkriterien bewerten. Die Bewertungsmatrix dient zum einen der objektiven, vollständigen Berücksichtigung der maßgeblichen Kriterien. Zum anderen werden durch die Anwendung der Bewertungsmatrix ein einheitlicher Bewertungsmaßstab sowie eine vollständige und transparente Dokumentation der Abfolge der Wertungsschritte sowie der Einhaltung der Ermessensspielräume sichergestellt. Die Angebote werden hinsichtlich folgender Kriterien mit max. 100 Leistungspunkten bewertet:

Fristen im Teilnahmewettbewerb

Das ausgefüllte und unterschriebene Dokument “Unterlagen und Bewerbungsformular für den Teilnahmewettbewerb” ist über die Vergabeplattform bis zum 21.01.2026, 12.00 Uhr einzureichen. Die Frist für die Einreichung von Bieterfragen endet am 07.01.2026 um 12.00 Uhr.

Fristen im Vergabeverfahren

Die Fristen für das gesamte Vergabeverfahren ergeben sich aus dem Dokument “Terminplan Vergabeverfahren Beschaffung HR-Software”, das den Vergabeunterlagen beigefügt ist. Die Bieter haben keinen Anspruch darauf, dass der Verfahrensablauf wie in diesem Fokument fixiert eingehalten wird. Der Auftraggeber behält sich vor, den Verfahrensablauf, unter Wahrung der vergaberechtlichen Grundsätze der Gleichbehandlung und Transparenz, abzuändern, sofern dies nach dem Stand des Verfahrens sinnvoll erscheint.

Ausschlussgründe

Angebote, die einer der vorstehenden Bedingungen nicht entsprechen, können ausgeschlossen werden. Sie werden ausgeschlossen, sofern ein zwingender Ausschlussgrund gemäß § 123 GWB erfüllt ist.

Mitteilung über nicht berücksichtigte Angebote gemäß § 134 GWB

Die Vergabestelle informiert die Bieter, deren Angebote nicht berücksichtigt werden sollen, spätestens 15 Kalendertage bei postalischer Information und spätestens 10 Kalendertage bei elektronischer Information vor dem frühesten Zeitpunkt des Vertragsabschlusses über den Namen des Bieters, dessen Angebot bezuschlagt werden soll, sowie über den Grund der vorgesehenen Nichtberücksichtigung Ihres Angebotes.

Nachprüfungs- und Beschwerdestelle

Regierung von Mittelfranken – Vergabekammer Nordbayern, Promenade 27, 91522 Ansbach

Hinweis: Der Auftraggeber weist auf die Rechtsfolge des § 107 Abs. 3 Satz 1 Nr. 4 GWB hin, wonach ein Nachprüfungsantrag unzulässig ist, wenn die Nachprüfung vom Bieter nicht innerhalb von 15 Tagen nach Zurückweisung einer Rüge durch den Auftraggeber beantragt wird. Der Auftraggeber weist ferner darauf hin, dass Rügen im Sinne des § 107 Abs. 3 Satz 1 Nr. 1 GWB unverzüglich, nach Maßgabe der vergaberechtlichen Rechtspechung spätestens jedoch 14 Tage nach Erkennen des Verstoßes zu erheben sind.