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Bieterfragen zu Vergabeverfahren "Beschaffung HR-Software" (Vergabe-Nr. 25-0242)
Stand: 14.01.2026
| Nr. | Eingang | bezieht sich auf | Frage | Antwort | Antwort versendet am |
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| 1 | 06.01.2026 | Allgemeines | In den Vergabeunterlagen zur laufenden Ausschreibung sind zwei verschiedene Fristen zur Einreichung von Bieterfragen angegeben. Im Word-Dokument steht als Frist für Bieterfragen der 07.01.2026, 12:00 Uhr. In der Excel-Datei mit den Terminen steht jedoch als Frist der 14.01.2026, 12:00 Uhr. Könnten Sie uns bitte einmal mitteilen, welche der beiden Fristen die finale Deadline zur Einreichung von Bieterfragen darstellt? | Die korrekte Frist für die letztmalige Einreichung von Bieterfragen ist der 14.01.2026, 15.00 Uhr. Wir bitten Sie, das Versehen zu entschuldigen. | 07.01.2026 |
| 2 | 06.01.2026 | Allgemeines | Ist der "Austausch" der Payroll - wenn auch nicht kurzfristig sondern mittelfristig - auch angedacht, um in Verbindung mit der neuen HR-Software eine ganzheitliche Suite zu bekommen? | Nein, das ist nicht geplant. | 07.01.2026 |
| 3 | 07.01.2026 | Allgemeines | Ist die Übernahme von Projektmanagement-, PMO- oder Change-Management-Aufgaben Teil der Wertung oder nur ergänzend möglich? | Das Projektmanagement im Rahmen der geforderten Leistungen ist seitens des Bieters zu erbringen und soll im Angebot mit enthalten sein. Soweit es das Projektmanagement und Change Management des Auftraggebers betrifft, ist dieses nicht zu berücksichtigen. | 07.01.2026 |
| 4 | 09.01.2026 | Allgemeines | Nach Analyse der Gegebenheiten und Erwartungen des Klinikum Fürth mit seinen 3.300 Mitarbeitern und rund 13.000 Bewerbungen jährlich empfehlen wir die Einführung von SAP SuccessFactors: nahtlose Integration, höchste Cloud-Sicherheit, umfassende HR- Funktionen und Skalierbarkeit für eine Organisation Ihrer Größe. Viele Kliniken setzen bereits auf SAP HCM, während SuccessFactors im Kliniksektor selten eingesetzt wird, allerdings an Bedeutung gewinnt. Klinikum Fürth könnte als Innovator ein Leuchtturmprojekt starten und die Basis für eine integrierte HR-Architektur schaffen. Die aktuelle Referenzgewichtung erschwert diese Chance – wäre das Klinikum bereit, die Wertung stärker auf seine eigenen Bedürfnisse und Innovationsfähigkeit auszurichten? | Grundsätzlich sind wir als Klinikum Fürth für Innovationen offen und versuchen, diese im Rahmen der gegebenen Möglichkeiten in unsere Prozesse zu integrieren. Nach einer umfassenden Marktanalyse haben wir uns vor allem deswegen auf die von Ihnen erwähnten Abfragen zu Referenzen fokussiert, um einerseits den Erfordernissen der unmittelbar bevorstehenden Krankenhausstrukturreform Rechnung zu tragen und andererseits im Wettbewerb mit anderen Häusern zu bestehen, indem wir auf bewährte und praxiserprobte Lösungen setzen. Wir sehen deshalb keinen Anlass, unsere Referenzgewichtung zu ändern. | 12.01.2026 |
| 5 | 13.01.2026 | Allgemeines | Besteht seitens des Auftraggebers Offenheit für eine Lösungsvariante, bei der der Anbieter der Funktion ‚Dokumentenerstellung‘ weder als Unterauftragnehmer noch als Mitglied einer Bietergemeinschaft eingebunden wird, sondern einen separaten Vertrag direkt mit dem Auftraggeber abschließt? | Im Sinne einer einheitlichen Angebotslegung ist die Einbindung eines Unterauftragnehmers zwingend erforderlich. | 14.01.2026 |
| 6 | 13.01.2026 | Allgemeines | Muss der Hersteller der angebotenen Cloud-Lösung im Teilnahmeantrag als Unterauftragnehmer benannt werden, wenn wir als Anbieter die Bereitstellung und Implementierung des HR-Softwarepakets erbringen und der Hersteller keine direkten Leistungen gegenüber dem Auftraggeber übernimmt? | Ja, das ist zwingend erforderlich, v.a. im Hinblick auf datenschutzrelevante Themen. | 14.01.2026 |
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Bieterfragen zu Vergabeverfahren "Beschaffung HR-Software" (Vergabe-Nr. 25-0242)
Stand: 14.01.2026
| Nr. | Eingang | bezieht sich auf | Frage | Antwort | Antwort versendet am |
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| 7 | 13.01.2026 | Allgemeines | Im Rahmen der geforderten Einreichung von Referenzen im Teilnahmeantrag möchten wir Sie bezüglich der Angabe von Kontaktdaten der Referenz-Ansprechpartner um Auskunft bitten. Da hierbei personenbezogene Daten betroffen sind und deren Weitergabe datenschutzrechtlich – insbesondere gemäß der DSGVO – sorgfältig geprüft werden muss, möchten wir höflich anfragen: Ist es zulässig, die Kontaktdaten der genannten Referenz- Ansprechpartner zunächst im Teilnahmeantrag nicht offenzulegen und diese stattdessen bei konkretem Bedarf und nach entsprechender Rücksprache sowie Zustimmung mit den betreffenden Personen nachzureichen? Wir möchten sicherstellen, dass wir den Anforderungen der Ausschreibung vollumfänglich entsprechen und gleichzeitig dem Datenschutz Rechnung tragen. | Im Grundsatz verbietet die DSGVO jede Verarbeitung personenbezogener Daten i.S.v. Art. 4 Nr. 1 DSGVO. Von diesem Grundsatz abweichend sieht die Verordnung allerdings eine Reihe konkreter Erlaubnistatbestände vor (Art. 6 DSGVO). Im Rahmen von Vergabeverfahren sind für Auftraggeber für die Verarbeitung personenbezogener Daten insbesondere Art. 6 Abs. 1 lit. c bzw. e DSGVO relevant, die jenseits von individueller Zustimmung die Verarbeitung zulassen (so bspw. Hattig/Oest in: VergabeNavigator 4/18, 5 [9]; Brüggemann/Voigt/Reuter in: NZBau 2019, 226 [227]). Nach Art. 6 Abs. 1 lit. c DSGVO ist die Verarbeitung rechtmäßig, wenn sie zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, der der Verantwortliche unterliegt, erforderlich ist. Es ist zwar grds. Sache des Auftraggebers selbst, innerhalb der vergaberechtlichen Grenzen seine Anforderungen an Eignungs- und Zuschlagskriterien festzulegen und die zum Nachweis erforderlichen Unterlagen vorzugeben. Die von Gesetzes wegen bestimmte Eignungsprüfung setzt durch die Vorgaben von §§ 122 ff. GWB und § 46 Abs. 3 VgV dabei eine Datenverarbeitung aber regelmäßig voraus. Eine Überprüfung wäre andernfalls nämlich nicht möglich. Und aus diesem Grund besteht im Vergaberecht ein allgemein anerkanntes Interesse des öffentlichen Auftraggebers an der Benennung eines Ansprechpartners für Referenzobjekte (OLG München, B.v. 13.3.2017, Verg 15/16). Entsprechend wird man eine „rechtliche Verpflichtung“ gleichwohl annehmen können. Diese Prüfungen liegen zudem auch im öffentlichen Interesse. Schließlich sollen nur geeignete Unternehmen mit der Auftragsausführung betraut werden, was seinerseits dem Schutz öffentlicher Mittel und der Qualitätssicherung dient. Entsprechend sind, nach hiesiger Ansicht, auch die Anforderungen des Art. 6 Abs. 1 lit. e DSGVO erfüllt. Dass sich aus der Forderung nach Angaben zu Referenzgebern für Bieter bzw. Bewerber die Notwendigkeit ergibt, ihrerseits bei den Ansprechpartnern ihrer Referenzobjekte um Einwilligung in die Weitergabe von Kontaktdaten nachzusuchen, macht die Abfrage nicht unzulässig (OLG München, B.v. 13.3.2017, Verg 15/16). Grds. können demnach personenbezogene Daten (auch von Dritten) zur Überprüfung von Referenzen abgefragt werden. Unsere Anforderung an die einzureichenden Referenzen werden wir deshalb aufrecht erhalten. | 14.01.2026 |
| 8 | 14.01.2026 | Allgemeines | Dürfen wir die Antworten des Anforderungskatalogs auch in einer separat beigefügten Präsentation eingehender beantworten oder müssen die Punkte zwingend in Textform in Excel beantwortet werden? | Zur Vervollständigung der Angebotsunterlagen der Bieter ist die Exceltabelle zwingend zu verwenden. Ggf. können noch ergänzende Informationen im Rahmen der geplanten Bietergespräche von Bieterseite zur Verfügung gestellt werden. | 16.01.2026 |
| 9 | 14.01.2026 | Allgemeines | Darf auf eine separate Angebotspräsentation, welche auf einzelne gewünschte Punkte (z.B. Unternehmensdarstellung, Referenzen, etc.) zur besseren Darstellung konkreter eingeht, verwiesen werden? | Für den Teilnahmeantrag sind zwingend die vorgegebenen Dokumente zu verwenden. Sollte der Platz dort nicht ausreichen, können weitere Informationen auf einem Beiblatt mit eindeutiger Referenzierung zur Verfügung gestellt werden. | 16.01.2026 |
| 10 | 14.01.2026 | Allgemeines | Gehen wir recht in der Annahme, dass das Implementierungsprojekt ein Time&Material- Projekt (nach Aufwand) und kein Festpreisprojekt ist? | Nach Abschluss des Teilnahmewettbewerbs und Bewertung der Teilnahmeanträge werden die dann verbleibenden Bieter zur Abgabe eines Erstangebots aufgefordert. Die auszufüllenden Vergabeunterlagen werden auch ein Preisblatt enthalten, über das die Bieter Angaben sowohl zu aufwandsbezogenen als auch zu Festpreisen machen können. Die Preisgestaltung wird darüber hinaus auch in den geplanten Bietergesprächen thematisiert werden. | 16.01.2026 |
| 11 | 14.01.2026 | Allgemeines | Der Anforderungskatalog enthält leider keine weiteren Infos, wie mit dem Thema Schulungen umgegangen werden soll bzw. was hier die gewünschten Anforderungen sind. Könnten Sie dies bitte näher konkretisieren? | Im weiteren Verlauf des Vergabeverfahrens wird ein Schulungskonzept angefordert werden, das Gegenstand der geplanten Bietergespräche sein wird. | 16.01.2026 |
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Bieterfragen zu Vergabeverfahren "Beschaffung HR-Software" (Vergabe-Nr. 25-0242)
Stand: 14.01.2026
| Nr. | Eingang | bezieht sich auf | Frage | Antwort | Antwort versendet am |
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| 12 | 14.01.2026 | Allgemeines | Darf im Zuge der Projektgestaltung und zur Reduzierung der Implementierungskosten auch auf Near- oder Offshore-Ressourcen im Projekt zurückgegriffen werden, welche mit Hintergrundaktivitäten betraut sind? Das Projektkernteam ist selbstverständlich in Deutschland ansässig und deutschsprachig. | Eventuelle Unterauftragnehmer sind zwingend zu benennen (s. Antwort auf Bieterfrage 6). Es ist transparent und nachvollziehbar darzustellen, mit welchen Leistungsinhalten die jeweiligen Unterauftragnehmer betraut werden. | 16.01.2026 |
| 13 | 14.01.2026 | Allgemeines | Werden Ihrerseits Change / Transformationsmanager gestellt? Wenn nein, dürfen wir für sonstige Change- und Kommunikationsmaßnahmen diese optional anbieten, da dies in der Ausschreibung als auch in der Beantwortung von Bieterfrage #3 nicht klar hervorgeht, ob Change- und Kommunikation vom Klinikum Fürth durchgeführt oder vom Bieter erwartet wird? | Welche Ressourcen auftraggeberseitig zur Verfügung gestellt werden müssen, soll u.a. in den geplanten Bietergesprächen erörtert werden. Zum aktuellen Zeitpunkt sind in diesem Kontext keine optionalen Leistungsbestandteile vorgesehen. | 16.01.2026 |
| 14 | 14.01.2026 | Allgemeines | Sollen etwaige Reisekosten separat, z.B. als Pauschale pro Tag ausgewiesen oder in den Gesamtpreis bereits einkalkuliert werden? | Reisekosten sollen grundsätzlich in den Gesamtpreis einkalkuliert werden. Es kann jedoch sein, dass die Bieter diese nochmal informativ ausweisen müssen. | 16.01.2026 |
| 15 | 14.01.2026 | Allgemeines | Gehen wir Recht in der Annahme, dass keine Unterstützung zur Erstellung und Berechnung eines internen Business Cases zur Einführung der HR-Suite notwendig ist? | Aktuell wird keine Unterstützung für die Erstellung und Berechnung eines internen Business-Cases benötigt. | 16.01.2026 |