Vergabeunterlagen Source-to-Pay-Lösung (02.10.2026).pdf

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Vergabeunterlagen

VERGABEVERFAHREN

Beschaffung, Implementierung, Wartung und

Support einer Source-to-Pay-Lösung

(eProcurement) für das Abfall- und

Energiezentrum Asdonkshof

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Verhandlungsverfahren mit vorgeschaltetem

Teilnahmewettbewerb

INHALTSVERZEICHNIS

Inhaltsverzeichnis ............................................................................................................ 2

1. Einleitung ........................................................................................................ 3

1.1. Ausgangslage / Ziele ....................................................................................... 3 1.2. Erbetene Angebote ......................................................................................... 4 1.3. Ablauf des Vergabeverfahrens ........................................................................ 5

2. Bewerbungsbedingungen ............................................................................... 6

2.1. Grundlagen des Verfahrens ............................................................................ 6 2.2. Inhalt und Aufbau der Angebote ...................................................................... 6 2.3. Bietergemeinschaften ...................................................................................... 7 2.4. Änderungen und Korrekturen an den Angeboten ............................................ 8 2.5. Nebenangebote ............................................................................................... 8 2.6. Unklarheiten / Rechtsverstöße / Fragen .......................................................... 8 2.7. Unzulässige Wettbewerbsbeschränkung ........................................................ 8 2.8. Nachunternehmer ........................................................................................... 9 2.9. Angebotsfrist und Terminplan ......................................................................... 9 2.10. Erstattung von Aufwendungen ...................................................................... 10 2.11. Geheimhaltung .............................................................................................. 10 2.12. Schutzrechte ................................................................................................. 10 2.13. Vorbehalt der Aufhebung .............................................................................. 11 2.14. Kenntlichmachung von Geschäftsgeheimnissen ........................................... 11 2.15. Vergabekammer ............................................................................................ 11

3. Leistungsinhalt .............................................................................................. 12

3.1. Leistungsanforderungen und –umfang .......................................................... 12 3.2. Mindestanforderungen an die Leistungen ..................................................... 12 3.3. Vergütung / Pauschalfestpreise .................................................................... 12 3.4. Reaktionszeiten ............................................................................................. 13 3.5. Verträge über Softwareimplementierung und Betrieb, Pflege, Support und Weiterentwicklung einer Source-to-Pay-lösung ............................................ 13 3.6. Optimierungsvorschläge der Bieter ............................................................... 13

4. Wertungssystem und Zuschlagskriterien ...................................................... 14

4.1. Wertungssystem ........................................................................................... 14 4.2. Zuschlagskriterien ......................................................................................... 14 4.2.1. Gesamtpreis (netto)....................................................................................... 16 4.2.2. Qualität der Source-to-Pay-Lösung (eProcurement) ..................................... 17 4.2.3. Referenzen der Projektleitung ....................................................................... 18 4.2.4. Terminsicherheit ............................................................................................ 19 4.2.5. Service- und wartungskonzept ...................................................................... 19

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Anlagenspiegel .......................................................................................................... 21

1. EINLEITUNG

1.1. AUSGANGSLAGE / ZIELE Seit nunmehr 28 Jahren ist das Abfall- und Energiezentrum Asdonkshof mit über 200 Mitarbeiter:innen der stets zuverlässige Entsorgungspartner für den gesamten Kreis Wesel. Darum kümmern wir uns nicht bloß um die fachgerechte Entsorgung von Privat- und Gewerbeabfällen, sondern ebenso um die effiziente Rohstoff- und Energiegewinnung aus den uns zugeführten Materialien. Ermöglicht wird uns das durch eine in Deutschland bisher einzigartige Kombination aus verschiedenen Abfallbehandlungsprozessen.

Koordiniert und durchgeführt werden diese Aufgaben von zwei eng miteinander verbundenen Partnerunternehmen, die hinter dem Asdonkshof stehen:

 der Kreis Weseler Abfallgesellschaft mbH & Co. KG (KWA)  sowie der Kreis Weseler Abfallgesellschaft Regio mbH. (KWA Regio)

Es gibt Pläne das Abfall- und Energiezentrum Asdonkshof weiterzuentwickeln und in Zukunft werden weitere Gesellschaften auf dem Asdonkshof ihr zu Hause finden.

Derzeit wird SAP R/3 als Warenwirtschaftssystem genutzt. Aufgrund der fortschreitenden Digitalisierung von Prozessen und der Optimierung von Abläufen bestehen immer wieder Medienbrüche. Der Koordinationsaufwand und die Bearbeitungszeit sind damit recht hoch, weil u.a. einige Prozesse noch papierbasiert und nicht digital sind. Deshalb füllen solche Dokumente und Belege auf Papier Aktenordner und Büroschränke.

Der unternehmensweite Geschäftsprozess von der Bestellanforderung bis zum Rechnungsausgleich soll für alle am Standort agierenden Organisationen medienbruchfrei digitalisiert und automatisiert werden, um effizienter, transparenter und kostengünstiger zu arbeiten. Die Funktionen der elektronischen Freitextbestellung (eBANF) und die Bestellung per Warenkorb durch ein Katalogangebot von Lieferanten sollen vorhanden sein. Im strategischen Einkauf werden die Funktionen Lieferantenselbstauskunft, -onboarding und -bewertung benötigt.

Es wird ein Cloud-Service-Modell (z.B. Software-as-a-Service oder Managed Cloud) beschafft, damit ein bilateraler Datenaustausch mit SAP Business One reibungslos erfolgen kann.

Parallel zu diesem Projekt wird SAP Business One für das Finanzwesen, Rechnungswesen, Controlling, Einkauf und Materialwirtschaft eingeführt. Für die Schnittstellen-Umsetzungen müssen enge Absprachen erfolgen.

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Folgende Meilensteine sind vorgesehen:

Die Neueinführung der Source-to-Pay-Funktionen für Bestellanforderung, Anfragen, Angebote, Auswertung von Angeboten, Bestellung/Vertrag hat bis zum 30.06.2027 zu erfolgen („Teil-Go Live eBanf“).

Die Neueinführung der Source-to-Pay-Funktion für Lieferantenkataloge hat bis zum 31.08.2027 zu erfolgen („Teil-Go Live Kataloge“).

Die Neueinführung der Source-to-Pay-Funktionen für Lieferantenselbstauskunft, Lieferantenonboarding, Lieferantenbewertung hat bis zum 30.09.2027 zu erfolgen („Teil- Go Live Lieferantenbewertung“).

Die Neueinführung mit allen relevanten Source-to-Pay-Funktionen und Schnittstellen hat zum 01.01.2028 zu erfolgen („Haupt-Go Live“).

Die Neueinführung der Source-to-Pay Funktion für Spendmanagement hat zum 30.06.2028 zu erfolgen („Teil-Go Live Spend“).

Die Einzelheiten sind insbesondere der Leistungsbeschreibung (Anlage 1 der Vergabeunterlagen) zu entnehmen. Die Leistungsbeschreibung (Anlage 1 der Vergabeunterlagen) stellt den aktuellen Planungsstand dar, der sich im Laufe des Vergabeverfahrens und insbesondere während der Ausführung der Leistungen weiterentwickeln und verändern kann.

Mit diesem europaweiten Vergabeverfahren will die KWA einen zuverlässigen, leistungsfähigen und erfahrenen Softwarespezialisten als Auftragnehmer auswählen, welcher die Implementierung, Wartung Source-to-Pay-Lösung (eProcurement) effizient und unter Beachtung des Wirtschaftlichkeitsgrundsatzes erbringt. Die KWA erwartet ein hohes Verständnis für die Ziele der KWA sowie eine lösungsorientierte Herangehensweise, um der KWA bestmögliche Ideen aufzuzeigen und diese dann umzusetzen.

1.2. ERBETENE ANGEBOTE Die bestmögliche Umsetzung des vorstehend beschriebenen Vorhabens sowie die damit verfolgten Ziele setzen voraus, dass die Angebote in jedem Verfahrensstadium die Mindestanforderungen erfüllen, die in diesen Vergabeunterlagen festgelegt sind.

Ausgehend von diesen Vergabeunterlagen, den in den Vergabeunterlagen beschriebenen Gegebenheiten und Mindestanforderungen sowie den beigefügten Unterlagen müssen die Angebote der Bieter insbesondere die in Kapitel 2, Ziffer 2.2 näher beschriebenen Unterlagen und Erklärungen enthalten. Für ggf. mögliche Nachforderungen gelten die Vorgaben unter Ziffer 2.2.

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Der jeweilige Leistungsinhalt wird in Kapitel 3 sowie in der Leistungsbeschreibung (Anlage 1) und den Verträgen mit Vertragsanlagen (Anlagen 2a und 2b) dargestellt. Die Bieter müssen für ihre Angebotserstellung zudem bei der Kalkulation der anzubietenden Leistungen die genannten Vorgaben berücksichtigen.

Für die Angebotswertung benennt Kapitel 4 die Zuschlagskriterien mit den Grundsätzen zur Wertung der Angebote.

1.3. ABLAUF DES VERGABEVERFAHRENS Die KWA führt ein Verhandlungsverfahren mit vorgeschaltetem europaweitem Teilnahmewettbewerb nach § 14 Abs. 3 Nr. 2, 3 VgV, § 17 VgV durch.

In der ersten Stufe des Verhandlungsverfahrens, dem Teilnahmewettbewerb, wählte die KWA die Bewerber nach ihrer Eignung aus. Nach Abschluss des Teilnahmewettbewerbs beginnt mit der Aufforderung der ausgewählten Bieter das eigentliche Verhandlungsverfahren. Die Bieter haben für die Erstellung ihres indikativen Angebotes die Anforderungen dieser Vergabeunterlagen an die Angebote zugrunde zu legen und in ihre Kalkulation einzubeziehen.

Die Bieter dürfen bis zum 07.12.2026, 10:00 Uhr, die abgefragten indikativen Angebote elektronisch einreichen.

Nach Prüfung und Auswertung der indikativen Angebote wird die KWA mit den Bietern, die ein Angebot eingereicht haben, Verhandlungsrunden führen. Die Verhandlungsrunden dienen zur Angebotspräsentation und zur Klärung von Unklarheiten und Nachfragen. Außerdem sollen die Bieter etwaige, sich aus dem Entwurf der Verträge mit Vertragsanlagen (Anlagen 2a und 2b) ergebende Unklarheiten oder Benachteiligungen benennen, die Gegenstand der Verhandlungsrunden werden.

Die Verhandlungen mit den Bietern werden voraussichtlich in der KW 51 (14.12. bis 18.12.) in Präsenz (ggf. nur online) geführt. Der im indikativen Angebot vorgesehene Projektleiter sowie der Stellvertretende Projektleiter des Bieters müssen an den Verhandlungsrunden teilnehmen. Nur in besonderen Ausnahmefällen kann davon abgesehen werden.

Die KWA wird den Bietern in voraussichtlich jeweils einer Verhandlungsrunde Gelegenheit zur Präzisierung ihrer Angebote geben. Dazu können einzelne Vorschläge der Bieter - soweit keine gesetzlichen Schutzrechte bestehen - den übrigen Bietern zur Optimierung ihrer Angebote zur Kenntnis gegeben werden. Während der Verhandlungen werden die Bieter ggf. weitere, für die Angebote notwendige Informationen erhalten. Ferner wird die KWA ihre Anforderungen an die Angebote ergänzen und konkretisieren. Der Entwurf der Verträge mit Vertragsanlagen (Anlagen 2a und 2b) wird von der KWA im Laufe der Verhandlungen weiter ausgearbeitet und mit den Bietern abschließend

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verhandelt. Die Bieter sollen ihre indikativen Angebote auf Grundlage dieser Informationen überarbeiten und präzisieren.

Am Ende des Verhandlungsverfahrens sollen die Bieter letztverbindliche annahmefähige Angebote abgeben. Diese abschließenden Angebote sind zeitgleich auf der Grundlage der ausverhandelten und ausformulierten Verträge mit Vertragsanlagen (Anlagen 2a und 2b) einzureichen. Sie dürfen keine Vorbehalte enthalten.

Die KWA wird die letztverbindlichen Angebote prüfen und die wertbaren Angebote nach den in Kapitel 4 genannten Zuschlagskriterien mit den dort genannten Grundsätzen werten. Nach Auswertung der letztverbindlichen Angebote informiert die KWA – vorbehaltlich einer vollständigen oder teilweisen Aufhebung des Vergabeverfahrens – die Bieter gemäß § 134 GWB über die geplanten Zuschlagserteilungen und erteilt nach Ablauf der Vorabinformationsfrist den Zuschlag.

2. BEWERBUNGSBEDINGUNGEN

2.1. GRUNDLAGEN DES VERFAHRENS Die Erfahrung hat gezeigt, dass Bieter teilweise mit den Vorschriften des Vergaberechts nicht oder nicht hinreichend vertraut sind und deshalb eine Vielzahl von Formfehlern begehen. Dies führt aufgrund des anzuwendenden Grundsatzes der Chancengleichheit in der Regel zum Ausschluss des jeweiligen Angebotes aus formalen Gründen. In diesen Vergabeunterlagen werden daher die wesentlichen Anforderungen an die Angebote der Bieter ausführlich erläutert. Zusätzlich gelten die vergaberechtlichen Bestimmungen, insbesondere des GWB und der VgV.

Bitte lesen Sie daher diese Bedingungen sorgfältig durch und berücksichtigen Sie diese vollständig bei der Erstellung Ihrer Angebote. Sollten sich gleichwohl Unklarheiten ergeben, nutzen Sie bitte Ihr Fragerecht.

Die KWA vergibt den Auftrag im Rahmen eines Verhandlungsverfahrens mit vorgeschaltetem europaweitem Teilnahmewettbewerb auf der Grundlage von § 14 Abs. 3 Nr. 2, 3 VgV, § 17 VgV, dieser Bewerbungsbedingungen und der weiteren Vergabeunterlagen einschließlich Anlagen. Zudem wird die KWA für den Bieter, dessen Angebot für den Zuschlag vorgesehen ist, gemäß § 6 WRegG eine Anfrage beim Wettbewerbsregister stellen.

2.2. INHALT UND AUFBAU DER ANGEBOTE Die Angebote müssen sich auf sämtliche anzubietende Leistungen erstrecken sowie die in diesen Vergabeunterlagen geforderten Unterlagen, Erklärungen und Angaben vollständig enthalten.

Die Nachforderung von Erklärungen und Nachweisen unter Fristsetzung steht im Ermessen der KWA. Die KWA wird ihr Ermessen unter Beachtung des

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Gleichbehandlungsgrundsatzes diskriminierungsfrei ausüben (vgl. § 56 VgV).

Änderungen des Bieters an seinen Eintragungen müssen zweifelsfrei sein.

Die Verfahrenssprache ist Deutsch. Das Angebot ist in sämtlichen Bestandteilen in deutscher Sprache abzufassen. Unterlagen, die in einer Fremdsprache eingereicht werden, sind beglaubigte oder von einem öffentlich bestellten oder vereidigten Übersetzer oder Dolmetscher angefertigte Übersetzungen beizufügen. Dies gilt auch für Prospekte, Dokumentationen und Handbücher.

Dem Angebot dürfen keine AGB oder weiteren Vertragsbedingungen des Bieters beigefügt sein. Fügt ein Bieter eigene AGB oder Vertragsbedingungen bei, kann dies zum Ausschluss des Angebotes vom Verfahren führen.

Die Angebote sind elektronisch über die elektronische Vergabeplattform einzureichen.

Folgende Unterlagen sind mit dem jeweiligen Angebot mindestens einzureichen:

1. Vollständig ausgefülltes Angebotsformular in digitaler Fassung gemäß Anlage 3 mit Angaben zu den Zuschlagskriterien etc.

2. Ggf. Optimierungsvorschläge des Bieters (siehe unter Ziffer 3.6)

3. Leistungskonzept, inklusive

▪ Konzept zum Funktions- und Leistungsumfang sowie zur Bedien- /Benutzerfreundlichkeit ▪ Konzept für Integration und Schnittstellen ▪ Schulungskonzept ▪ Datenschutz- und Sicherheitskonzept

4. Lebenslauf und Referenzen der Projektleitung und der Stellvertretenden Projektleitung

5. Konzept zur Terminsicherheit und Vorschlag für einen Terminplan

6. Service- und Wartungskonzept

7. Gegebenenfalls Nachunternehmererklärung (Anlage 4)

8. Gegebenenfalls Verpflichtungserklärung der Nachunternehmer (Anlage 5)

2.3. BIETERGEMEINSCHAFTEN Die nachträgliche Bildung einer Bietergemeinschaft ist unzulässig. Nur wenn sich bereits im Teilnahmewettbewerb eine Bewerber / Bietergemeinschaft gebildet hat und diese

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Bietergemeinschaft zur Angebotsabgabe aufgefordert wurde, ist die Teilnahme einer Bietergemeinschaft zulässig.

2.4. ÄNDERUNGEN UND KORREKTUREN AN DEN ANGEBOTEN Änderungen oder Korrekturen sind nur bis zum Ablauf der jeweiligen Angebotsfrist zulässig. Bis zum Ablauf der Angebotsfrist können Angebote schriftlich zurückgezogen werden.

2.5. NEBENANGEBOTE Die Abgabe von Nebenangeboten ist unzulässig.

2.6. UNKLARHEITEN / RECHTSVERSTÖßE / FRAGEN Enthalten die Vergabeunterlagen und / oder die den Bietern mitgeteilten, übergebenen und zugänglich gemachten Unterlagen oder sonstige Informationen Unklarheiten, Fehler oder verstoßen diese nach Auffassung des Bieters gegen geltendes Recht, so hat der Bieter die KWA unverzüglich, spätestens jedoch vor jeweiliger Angebotsabgabe, schriftlich darauf hinzuweisen. Die Hinweispflicht gilt entsprechend, wenn Bieter - gleichgültig zu welchem Zeitpunkt - Fehler in den jeweiligen Vergabeunterlagen oder in der Abwicklung des Vergabeverfahrens erkennen oder zu erkennen glauben.

Rügt ein Bieter einen Vergabeverstoß, eine Unklarheit oder eine aufklärungsbedürftige Tatsache nicht, kann er sich auf eine Unklarheit, einen Fehler oder die Verstöße im Rahmen der Vorgaben des § 160 Abs. 3 GWB nicht berufen. Nicht aufgeklärte Unklarheiten hat der Bieter als von ihm zu tragende Risiken zu übernehmen und in sein Angebot einzukalkulieren.

Fragen der Bieter sind ausnahmslos schriftlich und für die indikativen Angebote spätestens bis zum 27.11.2026 über die elektronische Vergabeplattform einzureichen.

Die KWA wird ergänzende und berichtigende Angaben in einem Fragen- und Antwortenkatalog zusammenfassen und diesen auf der elektronischen Vergabeplattform veröffentlichen.

Die letzte Aktualisierung des Fragen- und Antwortenkatalogs erfolgt für die indikativen Angebote voraussichtlich bis zum 30.11.2026. Die Bieter sind verpflichtet, den Fragen- und Antwortenkatalog regelmäßig zu prüfen und die sich hieraus ergebenden Anforderungen im jeweiligen Angebot zu berücksichtigen.

2.7. UNZULÄSSIGE WETTBEWERBSBESCHRÄNKUNG Angebote von Bietern, die sich im Zusammenhang mit diesem Vergabeverfahren an einer unzulässigen Wettbewerbsbeschränkung beteiligen, werden ausgeschlossen. Als unzulässige Wettbewerbsbeschränkung gelten insbesondere wettbewerbswidrige

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Verhandlungen und Verabredungen mit anderen Bietern über die Abgabe oder Nichtabgabe von Angeboten, die zu fordernde Preise, die Bindungen sonstiger Entgelte, Gewinnaufschläge und andere Preisbestandteile, Zahlungs- und andere Bedingungen, soweit sie unmittelbar den Preis beeinflussen, Entrichtungen von Ausfallentschädigungen oder Abstandszahlungen, es sei denn, dass sie nach § 22 GWB zulässig sind. Solchen Handlungen von Bietern stehen Handlungen von Personen gleich, die von ihnen beauftragt oder für sie tätig sind.

2.8. NACHUNTERNEHMER Die Einschaltung von Nachunternehmern ist zulässig. Schaltet ein Bieter Nachunternehmer ein, haftet dieser Bieter als späterer Auftragnehmer für die ordnungsgemäße Gesamtabwicklung des Vertrages.

Soweit der Bieter Leistungen auf Nachunternehmer übertragen möchte, die er noch nicht in seinem Teilnahmeantrag genannt hat, hat er mit Abgabe des Angebotes zu erklären, welche Leistungen auf Nachunternehmer übertragen werden. Hierfür ist die Anlage 4 zu verwenden. Nach Möglichkeit sind die Nachunternehmer bereits jetzt namentlich zu benennen.

Zum Nachweis, dass ihm die erforderlichen Fähigkeiten (Mittel, Kapazitäten) der anderen Unternehmen zur Verfügung stehen, hat er auf gesondertes Verlangen der KWA zu dem von ihr bestimmten Zeitpunkt diese Unternehmen zu benennen und entsprechende Verpflichtungserklärungen der Nachunternehmer (Anlage 5) vorzulegen.

Ein Austausch von bereits im Teilnahmeantrag aufgeführten Nachunternehmern im späteren Angebot ist nicht per se unzulässig. Hat sich der Bieter im Rahmen des Teilnahmewettbewerbs auf die Eignung des zu ersetzenden Nachunternehmers berufen, erfordert die Neubenennung aber ggf. eine erneute Beurteilung der Eignung des Bieters. Ergibt diese, dass der Bieter infolge des Nachunternehmerwechsels nicht mehr den für die Einladung zur Verhandlung maßgeblichen Eignungsgrad aufweist, kann die KWA den Bieter vom weiteren Verfahren ausschließen.

2.9. ANGEBOTSFRIST UND TERMINPLAN Die Angebotsfrist für die indikativen Angebote endet am 07.12.2026, 10:00 Uhr.

Bis zum Ablauf der Angebotsfrist können Angebote schriftlich zurückgezogen werden.

Für das Verfahren gilt folgender vorläufiger Terminplan, auf den sich die Bieter einzurichten haben:

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2.10. ERSTATTUNG VON AUFWENDUNGEN Aufwendungen, die bei der Angebotserstellung und im weiteren Verlauf des Ausschreibungsvorgangs entstehen, werden nicht erstattet. Im Falle einer Aufhebung des Verfahrens sind – soweit rechtlich zulässig – Entschädigungsansprüche der Bieter ausgeschlossen.

2.11. GEHEIMHALTUNG Alle Unterlagen, die den Bietern im Zusammenhang mit diesem Vergabeverfahren zur Verfügung gestellt werden, dürfen ohne Zustimmung der KWA nicht für andere Zwecke verwendet, vervielfältigt oder Dritten zugänglich gemacht werden. Dies gilt auch für alle vom Bieter im Zusammenhang mit diesem Vorhaben etwa beauftragte Dritte, insbesondere für Nachunternehmer.

2.12. SCHUTZRECHTE Im Angebot ist anzugeben, ob für dessen Inhalt gewerbliche Schutzrechte bestehen oder vom Bieter oder anderen beantragt sind.

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2.13. VORBEHALT DER AUFHEBUNG Die KWA behält sich vor, das Vergabeverfahren ganz oder teilweise aus wichtigem Grund aufzuheben. Ein wichtiger Grund liegt insbesondere dann vor, wenn kein wirtschaftliches Angebot eingeht oder wenn die Gremien der KWA der Auftragsvergabe nicht zustimmen.

2.14. KENNTLICHMACHUNG VON GESCHÄFTSGEHEIMNISSEN Nach dem GWB haben die Verfahrensbeteiligten im Rahmen eines Nachprüfungsverfahrens unter Umständen Anspruch auf Akteneinsicht und können sich ggf. Ausfertigungen, Auszüge oder Abschriften der Angebote erteilen lassen (vgl. § 165 Abs. 1 GWB). Die Vergabekammer hat die Einsicht in die Unterlagen zu versagen, soweit dies aus wichtigen Gründen, insbesondere des Geheimschutzes oder zur Wahrung von Geschäftsgeheimnissen, geboten ist (vgl. § 165 Abs. 2 GWB).

Nach § 165 Abs. 3 GWB hat jeder Beteiligte mit Übersendung seiner Akten oder Stellungnahmen auf die Wahrung der Geschäftsgeheimnisse hinzuweisen und diese in Unterlagen deutlich kenntlich zu machen. Bieter haben ihre Geschäftsgeheimnisse bereits im Angebot zu kennzeichnen, ggf. durch Einreichen einer separaten Aufstellung über die zu schützenden Informationen und Unterlagen mit Seitenangabe. Fehlt eine deutliche Kennzeichnung, ist von der Zustimmung des Bieters zur Einsichtnahme im Sinne von § 165 Abs. 3 GWB auszugehen.

2.15. VERGABEKAMMER

Zuständig für Nachprüfungsverfahren ist die:

Vergabekammer Westfalen Albrecht-Thaer-Straße 9 48147 Münster Telefon: +49 251 411-1691 E-Mail: vergabekammer@brms.nrw.de Fax: +49 251 411-2165 Internet-Adresse: https://www.brms.nrw.de/themen/wirtschaft-kultur-und-kommunales/vergabekammer- westfalen

Hinweis zur Geltendmachung von Vergaberechtsverstößen vor der Vergabekammer:

Der Auftraggeber weist darauf hin, dass ein Nachprüfungsantrag nur zulässig ist, soweit

1. der Antragsteller den gerügten Verstoß gegen Vergabevorschriften im Vergabeverfahren erkannt und gegenüber dem Auftraggeber innerhalb von spätestens 10 Kalendertagen gerügt hat,

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2. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die aufgrund der Bekanntmachung erkennbar sind, spätestens bis zum Ablauf der in der Bekanntmachung benannten Frist zur Angebotsabgabe oder zur Bewerbung gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,

3. Verstöße gegen Vergabevorschriften, die erst in den Vergabeunterlagen erkennbar sind, spätestens bis zum Ablauf der Frist zur Bewerbung oder zur Angebotsabgabe gegenüber dem Auftraggeber gerügt werden,

4. der Antrag auf Einleitung eines Nachprüfungsverfahrens innerhalb von 15 Kalendertagen nach Eingang der Mitteilung des Auftraggebers, einer Rüge nicht abhelfen zu wollen, gestellt wird.

5. ein offensichtlicher Missbrauch des Antrags- oder Beschwerderechts gemäß § 180 Absatz 2 vorliegt

Weitere Einzelheiten können § 160 GWB entnommen werden.

3. LEISTUNGSINHALT

3.1. LEISTUNGSANFORDERUNGEN UND –UMFANG Die KWA beauftragt den Auftragnehmer mit der Beschaffung, Implementierung, Wartung und Support einer Source-to-Pay-Lösung (eProcurement).

Zusätzlich kann die KWA weitere, mit dem Leistungsgegenstand zusammenhängende Leistungen beauftragen, beispielsweise die nachträgliche Einführung neuer Funktionen oder Einbindung neuer Hardware. Für die Vergütung dieser zusätzlichen Leistungen fragt die KWA die entsprechenden Stundensätze der Bieter bzw. des Auftragnehmers in diesem Vergabeverfahren ab.

Die Einzelheiten sind insbesondere der Leistungsbeschreibung (Anlage 1) sowie den Verträgen mit Vertragsanlagen (Anlagen 2a und 2b) zu entnehmen.

3.2. MINDESTANFORDERUNGEN AN DIE LEISTUNGEN Die Leistungen des Auftragnehmers müssen mindestens die insbesondere in der Leistungsbeschreibung (Anlage 1) dargestellten Anforderungen an die jeweiligen Zielsetzungen, Zielgruppen und Aufgabenstellungen erfüllen. Ferner sind die weiteren Vorgaben und Anforderungen dieser Vergabeunterlagen mit Anlagen einzuhalten.

3.3. VERGÜTUNG / PAUSCHALFESTPREISE Die Bieter müssen in ihrem Angebot die jeweiligen Pauschalfestpreise für die Leistungsbestandteile angeben (siehe Angebotsformular, Anlage 3). Von diesen Pauschalfestpreisen sind alle in Leistungsbeschreibung (Anlage 1) und Verträgen mit Vertragsanlagen (Anlagen 2a und 2b) dargestellten Leistungen umfasst.

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Für zusätzliche Leistungen nach Zeitaufwand müssen die Bieter entsprechende Stundensätze anbieten (siehe Angebotsformular, Anlage 3).

3.4. REAKTIONSZEITEN Der Auftragnehmer muss teils sehr eilige Anfragen etc. beantworten und bei Problemen für kurzfristige Abhilfe sorgen. Daher erwartet die KWA kurze Reaktionszeiten der Bieter bzw. des späteren Auftragnehmers.

3.5. VERTRÄGE ÜBER SOFTWAREIMPLEMENTIERUNG UND BETRIEB, PFLEGE, SUPPORT UND WEITERENTWICKLUNG EINER SOURCE-TO-PAY-LÖSUNG Die Entwürfe des Vertrags über Softwareimplementierung mit Vertragsanlagen (Anlage 2a) und des Vertrags über Betrieb, Pflege, Support und Weiterentwicklung Source-to- Pay-Lösung (eProcurement) mit Vertragsanlagen (Anlage 2b) sind für die jeweilige Angebotsabgabe zwingend zu beachten. In den Verhandlungsrunden dürfen die Bieter etwaige Optimierungsvorschläge einbringen. Für die letztverbindlichen Angebote wird die KWA einheitliche Verträge mit Vertragsanlagen vorgeben, die alle Bieter zwingend ihrem letztverbindlichen Angebot zu Grunde legen müssen.

3.6. OPTIMIERUNGSVORSCHLÄGE DER BIETER Die KWA wünscht sich von den Bietern mit den indikativen Angeboten explizit Optimierungsvorschläge, insbesondere im Hinblick auf die Leistungsbeschreibung. Hält der Bieter für die Zielerreichung Maßnahmen, die von der Leistungsbeschreibung abweichen bzw. über sie hinausgehen, für besser geeignet, kann er diese auf gesonderter Anlage zu seinem indikativen Angebot vorschlagen. Jede Abweichung soll eine Erklärung zu ihren technischen und wirtschaftlichen Auswirkungen enthalten. Das indikative Angebot muss aber für alle Bieter auf den jeweils einheitlich vorgegebenen Vergabeunterlagen mit Leistungsbeschreibung (Anlage 1) etc. beruhen, um eine Vergleichbarkeit der Angebote zu gewährleisten.

Die Optimierungsvorschläge dienen unter anderem dazu, der KWA Verbesserungspotenziale aufzuzeigen. Sie werden nicht gewertet. Ein Anspruch auf Berücksichtigung besteht nicht.

Die KWA wird die eingereichten Optimierungsvorschläge untersuchen und ggf. zum Gegenstand der Verhandlungen machen. Dazu kann sie einzelne Optimierungsvorschläge der Bieter – soweit keine gewerblichen Schutzrechte bestehen – den übrigen Bietern zur Kenntnis geben. Wenn die KWA Optimierungsvorschläge übernimmt, wird sie diese in den jeweiligen Vertrag und in die Leistungsbeschreibung einarbeiten. Eine gesonderte Rückmeldung zu einzelnen Optimierungsvorschlägen ist nicht geplant.

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4. WERTUNGSSYSTEM UND ZUSCHLAGSKRITERIEN

4.1. WERTUNGSSYSTEM Die KWA wird die fristgerecht eingereichten Angebote in diesem Vergabeverfahren prüfen und werten. Dabei wird sie die Angebote zunächst formal prüfen, d.h. sie auf Vollständigkeit bzw. Abweichungen von den Anforderungen aus den Vergabeunterlagen kontrollieren. Erfüllt ein Angebot nicht die Anforderungen bzw. die zwingenden Vorgaben aus den Vergabeunterlagen, wird es in der Regel ausgeschlossen.

Zudem wird die Angemessenheit der Preise untersucht. Die wirtschaftliche Auswertung erfolgt anhand der nachbenannten Zuschlagskriterien.

4.2. ZUSCHLAGSKRITERIEN Die KWA wird die letztverbindlichen Angebote anhand der nachbenannten Zuschlagskriterien unter Berücksichtigung der angegebenen Wertungspunkte und Gewichtungen bewerten.

Die KWA behält sich ausdrücklich vor, die Zuschlagskriterien mit ihren Erläuterungen und Gewichtungen im Rahmen des Verfahrens - soweit im Interesse eines transparenten und diskriminierungsfreien Wettbewerbs sinnvoll und rechtlich zulässig - zu präzisieren. Insbesondere kann sie Unterkriterien bilden und einzelne Kriterien streichen oder diese durch zusätzliche Mindestanforderungen einengen und verändern, wenn und soweit die damit verbundenen Anforderungen an die Angebote für alle Bieter einheitlich verbindlich vor Angebotsabgabe vorgegeben werden.

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4.2.1. GESAMTPREIS (NETTO) Für dieses Zuschlagskriterium wird der Angebotspreis (netto) aus der Summe der angebotenen Pauschalfestpreise inkl. der angebotenen Stundensätze gewertet. Dafür werden die angebotenen Stundensätze mit folgenden Faktoren kalkulatorisch für die Wertung berücksichtigt:

Der spätere Auftragnehmer hat keinen Anspruch, mit den jeweils genannten Faktoren zu den Stunden beauftragt zu werden. Diese Faktoren dienen lediglich kalkulatorisch für die Angebotswertung.

Der für die Wertung relevante Gesamtpreis ergibt sich aus folgender Summe:

Angebotene Pauschalfestpreise des Bieters (netto) für die Leistungen gemäß Entwicklungsvertrag

• Lizenzkosten x 10

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• Summe der Pauschalfestpreise Mängelbeseitigung für 5 Jahre
• Summe der Pauschalfestpreise Updates für 5 Jahre
• Stundensatz (netto) Projektleitung und Stellvertretung x 300
• Stundesatz (netto) qualifizierte Mitarbeiter/-innen x 500

Netto-Angebotspreis (für die Wertung)

Der niedrigste Netto-Angebotspreis (für die Wertung) erhält 50 Wertungspunkte. Alle übrigen Angebote werden gemäß der nachstehenden Formel miteinander ins Verhältnis gesetzt:

𝐀𝐧𝐠𝐞𝐛𝐨𝐭𝐬𝐩𝐫𝐞𝐢𝐬 𝐦𝐢𝐧 Wertungspunktzahl Angebot i = 50 x 𝐀𝐧𝐠𝐞𝐛𝐨𝐭𝐬𝐩𝐫𝐞𝐢𝐬 𝐢

Angebotspreis min = niedrigster Angebotspreis (netto) Angebotspreis i = jeweiliger anderer Angebotspreis (netto)

Die so ermittelte Punktzahl wird nach den Grundsätzen der kaufmännischen Rundung bis auf die erste Nachkommastelle gerundet. Maximal sind 50 Wertungspunkte erreichbar.

4.2.2. QUALITÄT DER SOURCE-TO-PAY-LÖSUNG (EPROCUREMENT)

Jedes Angebot kann maximal 30 Wertungspunkte für die Qualität der angebotenen Source-to-Pay-Lösung erhalten.

Zur Bewertung der Qualität müssen die Bieter mit ihren Angeboten ein umfassendes Leistungskonzept einreichen.

Das Leistungskonzept wird die KWA in den folgenden Unterkriterien bewerten (Gewichtungen siehe Tabelle oben):

Konzept zum Funktions- und Leistungsumfang sowie zur Bedien-/Benutzerfreundlichkeit Konzept für Integration und Schnittstellen Schulungskonzept Datenschutz- und Sicherheitskonzept

Die KWA wird die genannten Unterkriterien separat nach der sogenannten relativen Bewertungsmethode bewerten. Bei der Wertung erhält jeweils das Konzept die volle Punktzahl, welches im Vergleich zu den anderen Konzepten die qualitativ hochwertigste

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Ausführung des Auftrags und die bestmögliche Erreichung der Ziele der KWA verspricht. Die KWA wird bei der Bewertung der Konzepte auf folgende Punkte achten:

o Plausibilität und schlüssige Darstellung o Vollständigkeit o Zielerreichung im Sinne der Leistungsbeschreibung o Erkennbarkeit des Bezugs auf die hier ausgeschriebenen Leistungen

Die anderen eingereichten Konzepte erhalten eine dem jeweiligen Erfüllungsgrad gegenüber dem Konzept des besten Bieters entsprechend niedrigere Punktzahl für das Unterkriterium. Wenn mehr als eins der angebotenen Konzepte die Kriterien am besten erfüllt, können mehrere Angebote die jeweilige Maximalpunktzahl für das Unterkriterium erhalten.

4.2.3. REFERENZEN DER PROJEKTLEITUNG Für das Zuschlagskriterium / Unterkriterium „Referenzen Projektleiter/-in und Stellvertretende/r Projektleiter/-in“ wertet die KWA die Anzahl der Referenzen für vergleichbare Projekte.

Gewertet werden ausschließlich Referenzen für die Entwicklung und Implementierung von einer Source-to-Pay-Lösung (eProcurement), in dem mindestens Lieferantenkataloge, Multilieferantenkataloge, eBanf/Freitextbestellung, digitaler Rechnungseingangs-Workflow und Lieferantenbewertung eingeführt wurden.

Folgende Bewertungsgrundsätze gelten:

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Die Punktzahl der obigen Tabelle wird mit dem Gewichtungsfaktor 0,5 multipliziert, so dass maximal 2,5 Wertungspunkte für die Projektleitung und maximal 2,5 Punkte für die Stellvertretende Projektleitung erreichbar sind.

Zu jeder genannten Referenz sind mindestens folgende Angaben mit dem Angebot einzureichen:

▪ Name des Auftraggebers ▪ Konkreter Auftragsgegenstand mit den erbrachten Leistungen ▪ Umsatzvolumen des Referenzprojektes ▪ Ausführungszeitraum

4.2.4. TERMINSICHERHEIT Jedes Angebot kann maximal 5 Wertungspunkte für die Terminsicherheit erhalten.

Die Bieter haben in einer gesonderten Anlage (maximaler Umfang drei Seiten DIN A4 (Schriftgröße mind. 11 pt.) ein Konzept zu der Terminsicherheit in Bezug auf den ausgeschriebenen Auftrag einzureichen. Bei umfassenderen Ausführungen wird die KWA nur die ersten drei Seiten für die Wertung einbeziehen.

Zusätzlich müssen die Bieter einen Vorschlag für einen Terminplan einreichen (maximal eine weitere Seite).

In dem Konzept sollen die Bieter überzeugend und detailliert darstellen, mit welchen Schritten und Maßnahmen sie aufgrund ihrer Erfahrungen in vergleichbaren Projekten eine hohe Terminsicherheit sicherstellen, insbesondere mit Angaben zu der Terminplanung, Personaleinsatz, Terminüberwachung und Terminsteuerung.

Die KWA wird die Konzepte nach der sogenannten relativen Bewertungsmethode bewerten. Bei der Wertung erhält das Konzept die volle Punktzahl, welches im Vergleich zu den anderen Konzepten dieses Zuschlagskriterium am besten erfüllt. Die anderen angebotenen Konzepte erhalten eine dem jeweiligen Erfüllungsgrad gegenüber dem Konzept des besten Bieters entsprechend niedrigere Punktzahl für das Zuschlagskriterium. Wenn mehr als ein Angebot das Kriterium am besten erfüllt, können mehrere Angebote die Maximalpunktzahl erhalten.

4.2.5. SERVICE- UND WARTUNGSKONZEPT Jedes Angebot kann maximal 10 Wertungspunkte für das Service- und Wartungskonzept erhalten.

Zur Bewertung der Service- und Wartungskonzepte müssen die Bieter mit ihren Angeboten ein umfassendes, überzeugendes Konzept einreichen, welches eine hohe Zuverlässigkeit der Source-to-Pay-Lösung und die schnelle Beseitigung etwaiger Störungen erwarten lässt.

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Anzugeben sind insbesondere auch die Kanäle zur Support-Erreichbarkeit (Telefon, E Mail, Portal etc.), die Reaktionszeiten auf Störungsmeldungen sowie die Servicezeiten. Das Service- und Wartungskonzept darf einen maximalen Umfang von drei Seiten haben. Bei umfassenderen Konzepten wird die KWA nur die ersten drei Seiten in die Wertung einbeziehen.

Die KWA wird die Service- und Wartungskonzepte nach der sogenannten relativen Bewertungsmethode bewerten. Bei der Wertung erhält das Konzept die volle Punktzahl, welches über den vorgegebenen Leistungsinhalt hinaus im Vergleich zu den anderen Konzepten die qualitativ hochwertigste Ausführung des Auftrags und die bestmögliche Erreichung der Ziele der KWA verspricht. Die anderen eingereichten Konzepte erhalten eine dem jeweiligen Erfüllungsgrad gegenüber dem Konzept des besten Bieters entsprechend niedrigere Punktzahl für das Zuschlagskriterium. Wenn mehr als eins der angebotenen Konzepte das Zuschlagskriterium am besten erfüllt, können mehrere Angebote die jeweilige Maximalpunktzahl für das Kriterium erhalten.

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ANLAGENSPIEGEL

Anlage 1: Leistungsbeschreibung

Anlage 2a: Entwurf des Vertrags über Softwareimplementierung mit Vertragsanlagen

Anlage 2b: Entwurf des Vertrags über Betrieb, Pflege, Support und Weiterentwicklung der Source-to-Pay-Lösung (eProcurement) mit Vertragsanlagen

Anlage 3: Angebotsformular

Anlage 4: Nachunternehmererklärung

Anlage 5: Verpflichtungserklärung der Nachunternehmer

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