TK-Anlage_Bewertungssystematik_V8.pdf

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Bewertungssystematik

Anlage zu den Vergabeunterlagen

1 Grundsatz

Der Zuschlag wird auf das wirtschaftlichste Angebot erteilt. Maßgeblich ist das Verhältnis von Preis und Leistung nach den nachfolgend festgelegten Kriterien und Gewichtungen.

Die Leistungsbewertung setzt sich aus zwei Bestandteilen zusammen:

Die erreichten Leistungspunkte werden mit dem Wertungspreis ins Verhältnis gesetzt (Kennzahl Z, siehe Abschnitt 4). Die Methode entspricht der erweiterten Richtwertmethode der UfAB.

2 Wertungspreis

Maßgeblich ist der Wertungspreis gemäß Preisblatt des jeweils gewerteten Angebots. Er umfasst Kauf, Einrichtung und Service über die vereinbarte Vertragslaufzeit, jeweils als Bruttopreis einschließlich der gesetzlichen Umsatzsteuer und nach Abzug des im Preisblatt angebotenen Nachlasses (ein Wert für alle Einheitspreise) und eines wertbaren Skontos. Skonto wird nur berücksichtigt, wenn es bei Abschlags-, Teil- und Schlusszahlungen mit einer Frist von 14 Tagen gewährt wird; Skonto mit abweichender Frist wird nicht gewertet, bleibt aber Inhalt des Angebots und wird im Zuschlagsfall Vertragsinhalt. Der Wertungspreis steht im Preisblatt in der Zeile „Wertungspreis brutto“. Nachrichtliche Positionen gehen nicht in den Wertungspreis ein. Alle übrigen Positionen des Preisblatts sind Pflichtpositionen und gehen in den Wertungspreis ein.

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3 Leistungspunkte

3.1 Fragenkatalog (6.000 Punkte) Die B-Kriterien des Fragenkatalogs werden nach den dort angegebenen Punktstaffeln bewertet. Die Höchstpunktzahl beträgt 6.000 Punkte.

A-Kriterien sind zwingend zu erfüllen und werden nicht bepunktet. Die Nichterfüllung eines A- Kriteriums führt zum Ausschluss des Angebots von der weiteren Wertung. Angaben, die als Bieterangabe (I) gekennzeichnet sind, dienen der Information und werden nicht bepunktet.

3.2 Funktionsnachweis (4.000 Punkte) Der Funktionsnachweis wird nach Angebotsabgabe mit den hierfür aufgeforderten Bietern durchgeführt. Allen Bietern werden identische Testbedingungen, eine identische Aufgabenstellung und dieselben Bewertungsvorgaben zur Verfügung gestellt. Die Reihenfolge der Termine wird ausgelost.

Die Bewertung erfolgt durch ein Gremium aus drei Personen: zwei Vertretern des Auftraggebers und dem Fachplaner. Jedes Gremiumsmitglied bewertet unabhängig; maßgeblich ist das arithmetische Mittel. Die Zusammensetzung des Gremiums wird vor dem ersten Termin im Vergabevermerk festgehalten.

Für jeden Bieter wird ein Protokoll geführt, das je Prüfpunkt die vergebene Punktzahl und eine kurze Begründung der Beobachtung enthält. Das Protokoll wird von allen Gremiumsmitgliedern unterzeichnet und ist Bestandteil der Vergabeakte.

3.2.1 Ausschlusskriterien des Funktionsnachweises Die nachfolgenden Prüfpunkte sind zwingend zu erfüllen. Wird ein Prüfpunkt nicht erfüllt, wird das Angebot von der weiteren Wertung ausgeschlossen. Eine Bepunktung erfolgt nicht.

Benutzeroberfläche und Bedienlogik

 Anmeldung an der Benutzeroberfläche mit Nutzerprofil  Navigation durch zentrale Funktionen (Anruf starten, Rufumleitung aktivieren)

Endgerätefunktionalität

 Nutzung Hardwareendgerät: Halten, Verbinden, Konferenz, Weiterleiten  Funktionstest eines Softphones im gleichen Umfang

Zentrale Administrationsfunktionen

 Anlegen, Bearbeiten und Löschen von Benutzerkonten  Konfiguration eines Rufprofils mit individuellen Regeln  Rechtevergabe an verschiedene Nutzergruppen  Durchführung eines Backups oder Systempflegevorgangs

UCC-Funktionen

 Anruf per Softphone

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 Voicemail abfragen  Chat zwischen zwei Nutzern  Faxe senden und empfangen  Nebenstellen oder Teilnehmer suchen  Favoriten anlegen  Persönlichen Status setzen (Präsenzanzeige)

3.2.2 Wertungskriterien des Funktionsnachweises Für die nachfolgenden Prüfpunkte werden insgesamt bis zu 4.000 Punkte vergeben.

P1 Bedienbarkeit ohne Schulung (1.000 Punkte)

Eine fachfremde Person des Auftraggebers führt ohne Anleitung drei vorgegebene Aufgaben aus: Anruf weiterleiten, Rufumleitung setzen, Voicemail abhören.

P2 Nutzung auf mobilen Endgeräten (1.000 Punkte)

Demonstration des Funktionsumfangs auf Tablet und Smartphone, gemessen am Umfang des Hardwareendgeräts (Halten, Verbinden, Konferenz, Weiterleiten).

P3 CTI-Steuerung des Hardwaregeräts (1.000 Punkte)

Steuerung des Tischendgeräts aus der Anwendung heraus.

P4 Administrative Nachvollziehbarkeit (1.000 Punkte)

Beurteilt wird, wie viele Arbeitsschritte für das Anlegen eines vollständigen Benutzers mit Rufprofil und Berechtigungen erforderlich sind.

Ergebnis Punkte

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Summe der Wertungskriterien: 1.000 + 1.000 + 1.000 + 1.000 = 4.000 Punkte.

3.3 Weitere Ausschlusskriterien Neben den Ausschlusskriterien des Funktionsnachweises (Abschnitt 3.2.1) wird ein Angebot von der weiteren Wertung ausgeschlossen, wenn

1. ein Kriterium des Fragen- und Kriterienkatalogs, das als A-Kriterium (Ausschluss) gekennzeichnet ist, nicht erfüllt oder nicht beantwortet ist; dazu gehören auch die mit dem Angebot einzureichenden Unterlagen (Servicekonzept, Kurzkonzept, Port- und Kommunikationsmatrix, Schaubild des Redundanzkonzepts, Schnittstellenübersicht, Benennung des Datenschutzbeauftragten),

2. einer der folgenden Pflichtwerte unterschritten wird: Beginn der Entstörung bei Fehlerklasse 1 höchstens 120 Minuten, Antritt vor Ort höchstens 4 Stunden, Verfügbarkeit mindestens 99,9 % im Jahresmittel, mindestens 2 Mandanten, mindestens 10 Sammelanschlüsse, mindestens 1.000 virtuelle Rufnummern, mindestens 8 frei programmierbare Funktionstasten am Komfort-Endgerät,

3. das Kurzkonzept nicht alle in der Leistungsbeschreibung (Kapitel 12.6) genannten Kernpunkte behandelt,

4. eine Position des Preisblatts nicht bepreist ist oder die Leistungsbeschreibung geändert, ergänzt oder umformuliert wurde (Kapitel 15.1).

Fehlende, unvollständige oder fehlerhafte Unterlagen und Erklärungen (zum Beispiel Zertifikate, Konzepte, Eigenerklärung, Nachweise) kann der Auftraggeber nach pflichtgemäßem Ermessen nachfordern; er ist dazu nicht verpflichtet. Ein Ausschluss erfolgt erst, wenn eine zulässige Nachforderung fruchtlos bleibt. Preisangaben und wertungsrelevante Angaben werden nicht nachgefordert (siehe Leistungsbeschreibung, Abschnitt „Nachforderung von Unterlagen“).

4 Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebots

Die Leistungspunkte ergeben sich aus der Summe der Punkte aus Fragenkatalog (höchstens 6.000) und Funktionsnachweis (höchstens 4.000), insgesamt höchstens 10.000 Punkte.

Für jedes gewertete Angebot wird die Kennzahl Z gebildet: Z = Leistungspunkte ÷ Wertungspreis (brutto, in Euro) × 1.000, kaufmännisch gerundet auf zwei Nachkommastellen. Den Zuschlag erhält das Angebot mit der höchsten Kennzahl Z.

Für die Wertung gilt eine Schwankungsbreite von 10 % um die höchste Kennzahl. Angebote, deren Kennzahl mehr als 10 % unter der höchsten Kennzahl liegt, scheiden aus der weiteren

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Wertung aus. Unter den Angeboten innerhalb der Schwankungsbreite erhält das Angebot mit dem niedrigsten Wertungspreis den Zuschlag. Bei Gleichstand entscheidet das Los.

Beispiel (fiktive Werte): Angebot A erreicht 8.500 Leistungspunkte bei einem Wertungspreis von 714.000 € brutto, Z = 11,90. Angebot B erreicht 7.200 Leistungspunkte bei 595.000 € brutto, Z = 12,10. Die höchste Kennzahl hat Angebot B. Angebot A liegt weniger als 10 % darunter, beide sind innerhalb der Schwankungsbreite. Den Zuschlag erhält das Angebot mit dem niedrigsten Wertungspreis, hier Angebot B.

5 Verfahrensablauf

Das Vergabeverfahren ist ein Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb. Nach dem Teilnahmewettbewerb (Auswahl nach dem Dokument „Auswahlverfahren und Bewertungsmethode“) geben die ausgewählten Bewerber Erstangebote ab.

Der Auftraggeber behält sich vor, in bis zu drei Verhandlungsrunden mit den Bietern zu verhandeln und das Verfahren nach jeder Runde zu beenden, indem er zur Abgabe der finalen Angebote auffordert. Mindestanforderungen und Zuschlagskriterien sind nicht verhandelbar.

Der Auftraggeber behält sich vor, den Zuschlag auf das Erstangebot zu erteilen, ohne zu verhandeln.

Die Wertung nach Abschnitt 4 erfolgt auf Grundlage der Erstangebote beziehungsweise, wenn verhandelt wird, der finalen Angebote. Der Funktionsnachweis (Abschnitt 3.2) wird mit den finalen Angeboten durchgeführt; wird auf das Erstangebot zugeschlagen, mit dem Erstangebot.