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Der Bürgermeister der Stadt Langenfeld

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Leistungsbeschreibung

Neues VoIP-Telekommunikationssystem für die

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Stadt Langenfeld

Vergabenummer: noch eintragen/später nachtragen !

Stand: 19.10.2026

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Bestandteile der Vergabeunterlagen

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Die Leistungsanforderungen dieser Vergabe sind in drei Teilen dokumentiert:

Teil Bezeichnung Format Teil A Leistungsbeschreibun PDF/DOCX g (dieses Dokument) Teil B Fragenkatalog Excel

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Teil C Preisblatt Excel

Teil B (Fragenkatalog) und Teil C (Preisblatt) sind vollständig ausgefüllt mit dem Angebot einzureichen. Die drei Teile bilden gemeinsam die Grundlage der Angebotsprüfung und Wertung.

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Schutz- und Nutzungshinweis: Diese Vergabeunterlagen werden ausschließlich zum Zweck der Angebotserstellung im vorliegenden Vergabeverfahren überlassen. Eine Vervielfältigung, Weitergabe an Dritte oder Nutzung für andere Zwecke ist ohne vorherige schriftliche Zustimmung des Auftraggebers nicht gestattet. Soweit die Unterlagen urheberrechtlich geschützt sind, bleiben alle Rechte vorbehalten.

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Inhaltsverzeichnis

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1 Einleitung........................................................................................................................7 1.1 Personalorganisation und Projektabwicklung...........................................................7 1.2 Bestehende Vertragssituation.................................................................................10 1.3 IST-Stand.........................................................R.......................................................11 1.4 Bestandsinfrastruktur und Datenlage.....................................................................11 1.5 Ortsbesichtigung vor Angebotsabgabe..................................................................12 1.6 Auftragsverarbeitung und Datenschutz..................................................................12 1.7 Nachforderung von Unterlagen und Aufklärung des Angebotsinhalts...................13

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1.8 Behandlung offensichtlicher Rechen- und Schreibfehler.......................................14 1.9 Zulassung gleichwertiger Nachweise und Zertifikate.............................................14 2 SOLL-Konzept...............................................................................................................15 2.1 Bestehende Telekommunikationsanlagen..............................................................15 2.2 Nutzung der vorhandenen Infrastruktur..................................................................15

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2.3 Vorgaben zum Systemzugriff und zur Netzstruktur................................................15 2.4 Bereitstellung als betriebsbereite Gesamtlösung...................................................16 2.5 Übersicht der Hard- und Softwarekomponenten....................................................16 2.6 IT-Infrastruktur.........................................................................................................16 2.7 Rufnummernkonzept und Anschlussstruktur..........................................................16 2.8 Technische Standards, Interoperabilität und Sicherheitsanforderungen...............17

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2.9 Systemarchitektur, Verfügbarkeit und Integrationsfähigkeit...................................17 2.10 Systemsoftware, Sicherheit und Erweiterbarkeit..................................................18 2.11 Quality of Service und Netzwerkpriorisierung.......................................................18 2.12 Sprachcodecs und Codierungsstandards.............................................................19

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2.13 Verschlüsselung und Absicherung der Sprach- und Signalisierungsdaten..........20 2.14 Netzwerkschnittstellen und physische Trennung der Datenströme.....................21 2.15 Anschlussanforderungen und Leistungsmerkmale...............................................21 2.16 Systemanschaltung und Protokollanforderungen.................................................21 E2.17 Architektur, Interoperabilität und technische Ausstattung....................................22 2.18 Session Border Controllers (SBC)........................................................................23 2.19 Notrufkonzept........................................................................................................24 2.20 Bestandserhebung und Weiterbetrieb von Sonderdiensten.................................24 2.21 Anschlussanforderungen für IP-Endstellen..........................................................25 2.22 Systemmanagement der Endgeräte und Schnittstellen.......................................25 2.23 Analoge Schnittstellen...........................................................................................25 2.24 Sprachleistungsmerkmale, Lizenzierung und Benutzersteuerung.......................26

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2.25 Abwurf von durchgewählten Amtsverbindungen bei Nichtverfügbarkeit..............26

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2.26 Anklopfen..............................................................................................................27 2.27 Anrufliste...............................................................................................................27 2.28 Anrufschutz (Ruhemodus)....................................................................................28 2.29 Berechtigungsumschaltungen...............................................................................28

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2.30 Chef-/Sekretariats- und Team-Funktion...............................................................28 2.31 Clip-Funktion.........................................................................................................29 2.32 Clip no Screening..................................................................................................29 2.33 Parallelschaltung...................................................................................................29 2.34 Einschränkung des Innenverkehrs........................................................................29

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2.35 Freizügige Rufnummernzuordnung......................................................................29 2.36 Konferenzgespräche.............................................................................................29 2.37 Kurzwahl, allgemein und individuell......................................................................29 2.38 Gesprächsrouting..................................................................................................30 2.39 Makeln............W.......................................................................................................30 2.40 Message Waiting bei Sprachnachricht und Anruf.................................................30 2.41 Multimandantenbetrieb..........................................................................................30 2.42 Mehrfachbelegung von Endgeräten......................................................................30 2.43 DTMF-Unterstützung.............................................................................................30 2.44 Music on Hold.......................................................................................................30 2.45 PickTup Gruppen....................................................................................................30 2.46 Publikumstaste......................................................................................................31 2.47 Rufnummernsperre und Rufnummernfreigabe.....................................................31 2.48 Rückfrage und Übergabe......................................................................................31 N2.49 Rückruf..................................................................................................................31 2.50 Ruftöne intern/extern.............................................................................................31 2.51 Rufumleitung und Rufweiterleitung.......................................................................32 2.52 Sammelanschluss.................................................................................................32 2.53 Selbsttätiger Verbindungsaufbau..........................................................................32

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2.54 Stummschaltung des Telefons..............................................................................32 2.55 Nebenstellensperre mit Berechtigungsumschaltung............................................32 2.56 Standortwechsel von Endgeräten.........................................................................33 2.57 Rufnummernunterdrückung..................................................................................33 2.58 Virtuelle Rufnummer.............................................................................................33 2.59 Vorrangschaltung und Notruf................................................................................33 3 Applikationen.................................................................................................................33 3.1 Systemverwaltung und Berechtigungskonzept.......................................................33 Seite 3 von 81

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3.2 Ansage vor dem Melden.........................................................................................34

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3.3 Elektronisches Telefonbuch (ETB).........................................................................35 3.4 Sprachspeicher.......................................................................................................36 3.5 Vermittlungsplatz....................................................................................................37 3.6 Anbindung von Hilfsmitteltechnik am Vermittlungsplatz.........................................38

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4 Barrierefreiheit...............................................................................................................38 4.1 Headsets.................................................................................................................39 4.2 Telefone..................................................................................................................39 4.3 Unterstützung von Screenreadern..........................................................................39 4.4 Barrierefreie CTI-Software und Softphone.............................................................40

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5 Endgeräte......................................................................................................................40 5.1 Endgerätemontage.................................................................................................40 5.2 Anforderungen IP-Komfortendgerät........................................................................40 5.3 Anforderungen IP-Premiumendgerät......................................................................41 5.4 Anforderungen WBeistellmodul IP Endgerät.............................................................42 5.5 Endgeräte für Anschlüsse über Zwei- oder Vierdraht ...........................................42 5.6 Anforderungen Headsets........................................................................................42 5.7 Headset Management.............................................................................................43 6 Anforderungen an UCC- und CTI-Funktionalitäten......................................................43 6.1 Softphone-Funktionalität (stationäre und mobile Endgeräte).................................44 6.2 ChatT-/Instant-Messaging-Funktion (1:1 und Gruppe).............................................44 6.3 Videotelefonie und Videokonferenzen....................................................................45 6.4 Fax-Server-Funktionalität........................................................................................45 6.5 CTI-Integration........................................................................................................46 N6.6 Allgemeine Anforderungen an UCC/CTI-Plattform.................................................46 7 UC-Client.......................................................................................................................46 7.1 Benutzeroberfläche und Bedienung.......................................................................47 7.2 Telefonie und Softphone.........................................................................................47 7.3 Präsenz, Telefonstatus und Erreichbarkeit.............................................................47

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7.4 Favoriten, Teamansicht und Besetztanzeige.........................................................48 7.5 Kontakte, Verzeichnisse und Rufnummernauflösung............................................48 7.6 Anrufjournal und Rückrufmanagement...................................................................48 7.7 Anrufbenachrichtigung............................................................................................49 7.8 Rufumleitungen und Erreichbarkeitssteuerung......................................................49 7.9 Anwendungsintegration und Click-to-Dial...............................................................49 7.10 Chat.......................................................................................................................50 7.11 Audio, Video..........................................................................................................50 Seite 4 von 81

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7.12 Meetings und Konferenzen...................................................................................50

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7.13 Microsoft 365 und Groupware-Integration............................................................50 7.14 Mobile Nutzung und One-Number-Konzept..........................................................51 7.15 Gruppen- und Teamfunktionen.............................................................................51 7.16 Unified Messaging und ergänzende Kommunikationsdienste..............................51

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7.17 Schnittstellen und Erweiterbarkeit.........................................................................51 7.18 Administration, Berechtigungen und Authentifizierung.........................................52 7.19 Installation und Aktualisierung..............................................................................52 7.20 Kommunikationssicherheit und externer Zugriff...................................................52 7.21 Funktions- und Lizenzübersicht............................................................................52

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8 Vollständige Redundanz im zweiten Rechenzentrum..................................................53 8.1 Verteilung der zentralen Komponenten..................................................................53 8.2 Verhalten bei Ausfall eines Rechenzentrums.........................................................53 8.3 Datenabgleich zwischen den Rechenzentren........................................................54 8.4 Nachweis und EWrprobung........................................................................................54 9 Schnittstellen zu weiteren Anlagen und Diensten........................................................54 9.1 Analoge Endgeräte und Sonderendgeräte.............................................................55 9.2 Türsprechstellen und Türöffner...............................................................................55 9.3 Alarmierung und Signalisierung..............................................................................55 9.4 Anbindung an das vorhandene Alarmserversystem...............................................55 9.5 DokuTmentation der Schnittstellen...........................................................................56 10 Softwareverteilung und Paketbereitstellung...............................................................56 10.1 Verteilung über die vorhandenen Verwaltungswerkzeuge...................................56 10.2 Bereitstellung der Installationspakete durch den Auftragnehmer.........................56 N10.3 Vorkonfiguration durch Parameter........................................................................56 10.4 Dokumentation......................................................................................................57 11 Systemmontage..........................................................................................................57 11.1 Leitungsnetzarbeiten.............................................................................................57 11.2 Installation des VoIP-Systems..............................................................................57

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12 Netzintegration, Netzsegmentierung und IT-Sicherheitskonzept...............................61 12.1 Einbindung in die vorhandene Netzwerkinfrastruktur...........................................61 12.2 Netztrennung und Sicherheitszonen.....................................................................61 12.3 SBC und externe Kommunikation.........................................................................62 12.4 Firewall und Portfreigaben....................................................................................62 12.5 Verschlüsselung und Absicherung........................................................................63 12.6 Mit dem Angebot einzureichendes Kurzkonzept..................................................63 12.7 Konkretisierung nach Zuschlag.............................................................................64 Seite 5 von 81

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13 Netzanbindung und Verantwortungsabgrenzung.......................................................64

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13.1 Bereitstellung der DMZ.........................................................................................64 13.2 Firewall und externe Anbindung...........................................................................65 13.3 Übergang zum internen Datennetz.......................................................................65 13.4 Standortvernetzung über Glasfaser......................................................................65

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13.5 Abgesetzte Komponenten an den Standorten......................................................66 13.6 Verantwortungsgrenze..........................................................................................66 14 Service........................................................................................................................66 14.1 Allgemeine Anforderungen...................................................................................66 14.2 Servicekonzept......................................................................................................67

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14.3 Servicearbeiten.....................................................................................................67 14.4 Serviceleistungen..................................................................................................67 14.5 Upgrades...............................................................................................................68 14.6 Zertifikatsverwaltung.............................................................................................68 14.7 Beseitigung voWn Störungen und Mängeln.............................................................68 14.8 Service-Parameter................................................................................................69 14.9 Rahmenarbeitszeit bei Störungen.........................................................................69 14.10 Antritts- und Entstörzeit bei Störungen...............................................................70 14.11 Besonderheiten...................................................................................................70 14.12 Störungen der Fehlerklasse 1.............................................................................70 14.13 StTörungen der Fehlerklasse 2.............................................................................71 14.14 Störungen der Fehlerklasse 3.............................................................................71 14.15 Monitoring und Störungserkennung....................................................................71 14.16 Pönalen-Regelung...............................................................................................72 N14.17 Nutzungsrechte nach Vertragsende....................................................................72 14.18 Laufzeit und Kündigung......................................................................................72 15 Hinweise zur Auftragsausführung...............................................................................72 15.1 Verbindlichkeit der Leistungsbeschreibung..........................................................72 15.2 Kalkulationsgrundlage und Preisbestandteile.......................................................73

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15.3 Behandlung von Optionspositionen......................................................................74 16 Auftragsbedingungen..................................................................................................74 16.1 Anforderungen an Flexibilität, Erweiterbarkeit und Investitionsschutz.................76 16.2 Kompatibilität.........................................................................................................76 16.3 Systemausbaufähigkeit.........................................................................................76 16.4 Lizenzfreiheit bei Umnutzung................................................................................76 16.5 Erweiterungsoptionen außerhalb des Projektumfangs.........................................76 16.6 Verwaltungshoheit des Auftraggebers..................................................................76 Seite 6 von 81

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16.7 Nachhaltigkeit und Energieeffizienz......................................................................77

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16.8 Betriebsunterbrechungsfreie Umschaltung...........................................................77 16.9 Terminierung zu verkehrsarmen Zeiten................................................................77 16.10 Funktionsprüfung nach Hardwareinstallation......................................................77 16.11 Vor-Ort-Präsenz und Ansprechpartner...............................................................77

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16.12 Wiederherstellung des vorherigen Betriebszustands bei Fehlern......................77 16.13 Optionaler Parallelbetrieb....................................................................................78 17 Schulungsmaßnahmen...............................................................................................78 17.1 Anwenderschulungen............................................................................................78 17.2 Administratorenschulungen..................................................................................79

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17.3 Individualschulung der Sekretariatsarbeitsplätze.................................................80 17.4 Intensivschulung Vermittlungsplätze.....................................................................80 18 Abnahmebedingungen für das System.......................................................................81 18.1 Prüf- und Messkatalog zur Abnahme....................................................................82 19 FunktionsnachweiWs / Proof of Concept (PoC).............................................................82 19.1 Testbedingungen..................................................................................................83 19.2 Testzeitraum..........................................................................................................83 19.3 Testdurchführung..................................................................................................83 19.4 Testumgebung und Testkatalog...........................................................................84 Anhang, Platzhalter-Variablen und Glossar....................................................................86 GlossarT der Fachbegriffe..............................................................................................86

1 Einleitung

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Der Bürgermeister der Stadt Langenfeld plant die Einführung eines neuen Telekommunikationssystems an den Standorten Rathaus, Stadthalle und Betriebshof. Die bestehenden Telefonsystem (im Folgenden einheitlich: Bestandsanlagen) sollen vollständig durch eine moderne, IP-basierte Telefonanlage ersetzt werden. Diese wird im Folgenden einheitlich als VoIP-System bezeichnet.

E1.1 Personalorganisation und Projektabwicklung

Die in diesem Abschnitt geregelten Anforderungen an Projektleitung, Montageleitung und Fachpersonal sind Ausführungsbedingungen im Sinne des § 128 Abs. 2 GWB. Die Eignungskriterien und die hierzu vorzulegenden Nachweise sind in der Auftragsbekanntmachung beziehungsweise den Bewerbungsbedingungen geregelt.

1.1.1 Benennung der Projektleitung

Der Auftragnehmer ist verpflichtet, spätestens innerhalb von zwei Wochen nach Zuschlagserteilung und vor Aufnahme der auszuführenden Leistungen eine

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verantwortliche Projektleitung namentlich zu benennen. Ebenso sind eine geeignete Vertretung sowie das vollständige Projektteam dem AuftraggebeFr schriftlich mitzuteilen. Die benannte Projektleitung muss der deutschen Sprache in Wort und Schrift uneingeschränkt mächtig sein und dem Auftraggeber während der gesamten Projektdauer als zentrale Ansprechperson zur Verfügung stehen. Die fachliche Qualifikation der Projektleitung ist durRch geeignete Nachweise zu belegen. Als gleichwertige Nachweise sind sowohl ein einschlägiges Projektmanagement- Zertifikat (zum Beispiel PRINCE2, PMI oder IPMA oder gleichwertig) als auch der Nachweis einer entsprechenden Qualifikation durch erfolgreich durchgeführte vergleichbare Projekte zugelassen. Die Nachweise sind dem Auftraggeber nach Zuschlagserteilung, spätestens vor Aufnahme der Leistungen, unaufgefordert vorzulegen. Sofern die entsprechenden Nachweise für dieselbe Person bereits im

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Rahmen der Eignungsprüfung (Teilnahmewettbewerb beziehungsweise mit dem Angebot) vorgelegt und geprüft wurden, ist ein erneutes Vorlegen nicht erforderlich; ein Verweis auf die bereits eingereichten Unterlagen genügt. Die Nachweispflicht besteht ausschließlich als Ausführungsbedingung; eine erneute Eignungsprüfung ist damit nicht verbunden. Ein späterer Wechsel in der Person der Projektleitung, ihrer Vertretung oder weiterer benannter Schlüsselpersonen bedarf der vorherigen schriftlichen Zustimmung des Auftraggebers. W 1.1.2 Benennung der Montageleitung und Dokumentationspflichten

Der Auftragnehmer hat spätestens innerhalb von zwei Wochen nach Zuschlagserteilung eine verantwortliche Person für die örtliche Bau- bzw. Montagesteuerung (Montageleitung) sowie eine geeignete Vertretung namentlich zu benennen.

Ein Wechsel der Montageleitung, ihrer Vertretung oder weiterer benannter ProjektbetTeiligter bedarf der vorherigen schriftlichen Zustimmung des Auftraggebers. Der Auftragnehmer ist verpflichtet, ein durchgängig zu führendes Montagetagebuch zu erstellen, in dem sämtliche wesentlichen Maßnahmen, Tätigkeiten und Vorkommnisse vor Ort vollständig, chronologisch und nachvollziehbar zu dokumentieren sind. Es ist dem Auftraggeber auf Verlangen vorzulegen.

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Zu jeder Projektbesprechung ist ein schriftliches Protokoll zu erstellen. Dieses wird vom Auftraggeber oder einer von ihm beauftragten Person gefertigt und innerhalb von sieben Arbeitstagen nach dem Termin an alle Beteiligten übermittelt. Es gilt als anerkannt, sofern innerhalb von sieben Arbeitstagen nach Zugang keine schriftlichen Einwendungen erhoben werden. E1.1.3 Einsatz qualifiziertes Fachpersonal Im Falle einer Beauftragung ist der Auftragnehmer verpflichtet, ausschließlich ausreichend qualifiziertes und der deutschen Sprache in Wort und Schrift mächtiges Fachpersonal für die Montage, den Aufbau sowie die Inbetriebnahme des VoIP- Systems einzusetzen.

Das eingesetzte Personal muss in der Lage sein, sämtliche Tätigkeiten eigenverantwortlich, fachgerecht und ohne sprachliche Einschränkungen durchzuführen. Es ist sicherzustellen, dass der laufende Betrieb an den jeweiligen Standorten während der gesamten Umsetzungsphase nicht beeinträchtigt wird.

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Die Qualifikation des eingesetzten Fachpersonals ist durch Herstellerzertifizierungen oder gleichwertige Qualifikationsnachweise zu belegen, dFie eine fachgerechte Installation, Konfiguration und Inbetriebnahme des angebotenen VoIP-Systems bestätigen. Gleichwertig sind Nachweise, die von einer akkreditierten Stelle ausgestellt wurden, bei Angebotsabgabe gültig sind und die Anforderungen des genannten Zertifikats inhaltlich vollständig abdecken.

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1.1.4 Erklärung zum Datenschutz und Nachweis der Einweisung

Dem Angebot ist eine rechtsverbindlich unterzeichnete Erklärung des Bieters beizufügen, dass sämtliche bei der Leistungserbringung beim Auftraggeber tätigen Mitarbeitenden ordnungsgemäß in die geltenden datenschutzrechtlichen Regelungen sowie die spezifischen Datenschutz- und Sicherheitsanforderungen des Auftraggebers eingewiesen wurden und zur Wahrung des Datengeheimnisses sowie zur Einhaltung

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der datenschutzrechtlichen Vorschriften gemäß der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO), insbesondere Art. 6 DSGVO in Verbindung mit dem Bundesdatenschutzgesetz (BDSG) in der jeweils geltenden Fassung, verpflichtet sind.

Die entsprechenden Nachweise (zum Beispiel unterschriebene Verpflichtungserklärungen der Mitarbeitenden, Teilnahmebestätigungen an DatenschutzunterweiWsungen) sind dem Auftraggeber auf Aufforderung unverzüglich, spätestens jedoch vor Aufnahme der Tätigkeit, vorzulegen.

Der Auftragnehmer verpflichtet sich, die Unterweisungen regelmäßig sowie anlassbezogen (zum Beispiel bei Gesetzesänderungen oder neuen Vorgaben des Auftraggebers) zu wiederholen.

Bei einem Wechsel von eingesetzten Mitarbeitenden stellt der Auftragnehmer sicher, dass die erforderlichen Unterweisungen und Verpflichtungserklärungen vor TätigkeitsaTufnahme durchgeführt, dokumentiert und auf Verlangen nachgewiesen werden.

Dem Angebot ist die Benennung des Datenschutzbeauftragten des Auftragnehmers beizufügen; die Dokumentation der technischen und organisatorischen Maßnahmen nach Art. 32 DSGVO ist auf Aufforderung des Auftraggebers vorzulegen. Die

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Abschlusspflicht für den Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO regelt der Abschnitt „Auftragsverarbeitung und Datenschutz“.

1.1.5 Materialtransporte und Schutzpflichten in den Gebäuden

Bei sämtlichen Materialtransporten in den Gebäuden der Standorten Rathaus, Stadthalle und Betriebshof. hat der Auftragnehmer geeignete Maßnahmen zu treffen,

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um bauliche Anlagen, Verkehrsflächen, technische Einrichtungen sowie das vorhandene Mobiliar wirksam vor Beschädigungen zu schützen.

Für alle durch den Auftragnehmer oder dessen Erfüllungsgehilfen verursachten Schäden haftet der Auftragnehmer uneingeschränkt. Die daraus entstehenden Kosten sind vom Auftragnehmer auf eigene Rechnung zu tragen.

Die Nutzung vorhandener Verkehrswege und technischer Fördereinrichtungen (insbesondere Aufzüge) ist nur zulässig, sofern deren technische Eignung gegeben ist und eine vorherige Abstimmung mit dem Auftraggeber sowie dessen ausdrückliche Zustimmung erfolgt ist.

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1.1.6 Nutzung von Lager- und Aufenthaltsflächen

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Dem Auftragnehmer stehen beim Auftraggeber lediglich in begrenztem Umfang nutzbare Flächen zur temporären Unterbringung von Material, Geräten oder Personal zur Verfügung. Ein Anspruch auf die Bereitstellung von Lager- oder Aufenthaltsräumen in den Gebäuden der Standorten Rathaus, Stadthalle und Betriebshof. besteht ausdrücklich nicht.

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Am Standort Rathaus kann dem Auftragnehmer ein abschließbarer Lagerraum mit einer Fläche von circa 15 m² zur Verfügung gestellt werden. Ist an einem Standort keine Lagerfläche vorhanden, hat die Anlieferung der Ware nach dem Rolloutplan zu erfolgen; die Lieferung ist durch den Auftragnehmer zeitlich so zu disponieren, dass sie erst unmittelbar vor der jeweiligen Installation erfolgt.

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Werden durch gelagerte Materialien, Geräte oder sonstige Betriebsmittel des Auftragnehmers andere Auftragnehmer oder der Auftraggeber selbst in der Erfüllung ihrer vertraglichen Pflichten beeinträchtigt, sind die betreffenden Gegenstände unverzüglich und auf eigene Veranlassung durch den Auftragnehmer umzulagern.

Bei Vorliegen besonderer Dringlichkeit ist der Auftraggeber berechtigt, die Umlagerung ohne vorherige Ankündigung durch Dritte auf Kosten und Gefahr des Auftragnehmers

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durchführen zu lassen, sofern keine vorherige Abstimmung zur Nutzung der betreffenden Flächen erfolgt ist.

Anfallendes Verpackungsmaterial ist durch den Auftragnehmer ordnungsgemäß und fachgerecht auf eigene Kosten zu entsorgen. Eine Entsorgung über Einrichtungen des Auftraggebers ist ausgeschlossen, sofern nicht ausdrücklich genehmigt.

1.1.7 Unfallverhütung und Arbeitssicherheit

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Der Auftragnehmer ist verpflichtet, sämtliche am Einsatzort geltenden Unfallverhütungsvorschriften sowie die einschlägigen Bestimmungen der Arbeitsschutzgesetze uneingeschränkt einzuhalten.

Die kontinuierliche Überwachung der Einhaltung obliegt dem vom Auftragnehmer benannten Montageleiter; dieser ist gegenüber dem Auftraggeber als verantwortliche

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Aufsichtsperson zu benennen.

Alle Mitarbeitenden des Auftragnehmers, die mit Montage-, Installations- oder vergleichbaren Arbeiten beauftragt sind, sind nachweislich auf die einschlägigen Sicherheits- und Unfallverhütungsvorschriften hinzuweisen.

Der Auftragnehmer hat eigenverantwortlich alle erforderlichen Schutz- und

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Sicherungsmaßnahmen zu treffen, deren Wirksamkeit regelmäßig zu prüfen sowie bei Bedarf unverzüglich anzupassen. Maßnahmen nach § 4 ArbSchG, § 3 DGUV Vorschrift 1 und den einschlägigen Technischen Regeln (zum Beispiel TRBS, ASR) sind zu berücksichtigen.

1.2 Bestehende Vertragssituation

Die derzeit im Einsatz befindlichen Bestandsanlagen stehen im Eigentum des Auftraggebers. Eventuell bestehende Serviceverträge werden fristgerecht gekündigt.

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1.3 IST-Stand

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An den Standorten Rathaus, Stadthalle und Betriebshof setzt der Auftraggeber an allen Standorten Telekommunikationsanlagen des Herstellers Alcatel-Lucent ein.

Im Zuge der Migration wird der Nebenstellenbestand konsolidiert; kalkulationsmaßgeblich ist ausschließlich das Preisblatt.

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Der entfernteste Standort ist vom Hauptstandort, Konrad-Adenauer-Platz 1, 40764 Langenfeld, in rund 5 Minuten mit dem Auto erreichbar.

Diese Angaben dienen der realistischen Einschätzung des zeitlichen und organisatorischen Aufwands der Leistungserbringung und sind Bestandteil der Kalkulationsgrundlage.

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1.4 Bestandsinfrastruktur und Datenlage

Die Anschlüsse der vorhandenen Telekommunikationsanlagen sind in den Gebäuden Rathaus, Stadthalle und Betriebshof zentral installiert. Die Aufschaltung erfolgt überwiegend über die bestehende Verkabelung (strukturierte Verkabelung, jedoch in einigen Bereichen 2-/4-Draht).

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An mehreren Standorten sind zudem analoge Nebenstellen über vorhandene Telefon- Verkabelungen angebunden. Diese Leitungswege versorgen die zugehörigen Anschlussdosen in Verwaltungsbereichen, Funktionsräumen sowie einzelnen Büroräumen.

Eine aktualisierte Dokumentation zur geplanten Belegung der Nebenstellen wird dem Auftragnehmer nach Zuschlagserteilung zur Verfügung gestellt. Diese enthält insbesondere:

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Angaben zu Benutzerkonten (Vor- und Nachname),
Rufnummern und Gruppenzugehörigkeiten,
welches Endgerät an dem Anschluss betrieben wird
ob weitere Hardware wie ein Headset vorgesehen ist
sowie eine eventuelle räumliche Zuordnung.

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Die bereitgestellten Informationen dienen der automatisierten Benutzerübernahme (zum Beispiel per Massenimport) in das neue VoIP-System. Die Übergabe dieser personenbezogenen Daten erfolgt auf Grundlage des Auftragsverarbeitungsvertrags nach Art. 28 DSGVO (siehe Abschnitt „Erklärung zum Datenschutz und Nachweis der Einweisung”).

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Hinweis:

Die Angaben zur vorhandenen Infrastruktur beruhen auf den derzeit vorliegenden Informationen und wurden vom Auftraggeber nach bestem Wissen und Gewissen erstellt. Sie enthalten alle für die Angebotskalkulation relevanten Angaben.

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Die Bieter sind verpflichtet, die Vergabeunterlagen sorgfältig zu prüfen und sich bei Unklarheiten rechtzeitig vor Angebotsabgabe über das VergaFbeverfahren Auskünfte einzuholen.

Einzupreisen sind alle Nebenleistungen, die bei fachkundiger Prüfung der Vergabeunterlagen erkennbar sind. Nachträgliche Mehrforderungen aufgrund unzureichender Prüfung der Vergabeunterlagen oder unvollständiger eigener

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Einschätzung des Leistungsumfangs sind ausgeschlossen. Für Mehraufwendungen, die hieraus resultieren, übernimmt der Auftraggeber keine Verantwortung. Für objektiv nicht erkennbare Leistungen bleibt der Nachtragsweg nach den vertraglichen Regelungen offen.

1.5 Ortsbesichtigung vor Angebotsabgabe

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Der Auftraggeber bietet den Bietern vor Angebotsabgabe eine Ortsbesichtigung des Hauptstandorts (Rathaus, Konrad-Adenauer-Platz 1, 40764 Langenfeld) an, alternativ eine Videobegehung. Termine werden auf Anfrage bei der Vergabestelle vereinbart.

Die Teilnahme ist freiwillig und keine Voraussetzung für die Abgabe eines Angebots.

Die Terminvereinbarung erfolgt ausschließlich über das Vergabeportal. Termine sind

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über die Kommunikationsfunktion des Portals individuell anzufordern. Sammeltermine oder gemeinsame Begehungen mehrerer Bieter finden nicht statt.

1.6 Auftragsverarbeitung und Datenschutz

1.6.1 Auftragsverarbeitungsvertrag und technische und organisatorische Maßnahmen

Der Auftragnehmer verarbeitet bei der Leistungserbringung personenbezogene Daten

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im Auftrag des Auftraggebers. Vor Aufnahme der Leistungserbringung ist zwischen den Vertragsparteien ein Auftragsverarbeitungsvertrag nach Art. 28 DSGVO abzuschließen. Der Auftraggeber stellt hierfür ein Muster bereit, das der Vereinbarung zugrunde zu legen ist. Eine Aufnahme der Leistungen vor Abschluss des Auftragsverarbeitungsvertrags ist unzulässig.

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Der Auftragnehmer hat die von ihm getroffenen technischen und organisatorischen Maßnahmen (TOM) nach Art. 32 DSGVO in dokumentierter Form nachzuweisen. Der Nachweis ist dem Auftraggeber auf dessen Aufforderung vorzulegen und bei wesentlichen Änderungen zu aktualisieren.

1.6.2 Verarbeitung personenbezogener Daten

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Im Betrieb des VoIP-Systems werden insbesondere Benutzerkonten, Rufnummern, Verbindungsdaten sowie Voicemail- und Chat-Inhalte verarbeitet. Der Auftragnehmer verarbeitet diese Daten ausschließlich im Auftrag und nach dokumentierter Weisung des Auftraggebers. Eine Verarbeitung oder Nutzung zu eigenen Zwecken des Auftragnehmers oder Dritter ist ausgeschlossen.

Eine Übermittlung von Telemetrie-, Diagnose- oder Nutzungsdaten an den Hersteller, an Cloud-Dienste oder an sonstige externe Stellen ist ohne vorherige ausdrückliche Zustimmung des Auftraggebers unzulässig. Entsprechende Funktionen sind im Auslieferungszustand zu deaktivieren.

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Sämtliche personenbezogenen Daten sind ausschließlich innerhalb der Europäischen Union zu speichern und zu verarbeiten. Dies gilt auch für SichFerungskopien sowie für Daten, die im Rahmen von Service- und Wartungsleistungen anfallen.

1.6.3 Speicher- und Löschfristen

Das angebotene VoIP-System muss für Verbindungsdaten, Anruflisten, Voicemails und Chat-Verläufe durch den Auftraggeber konfigurierbRare Löschfristen bereitstellen. Nach Ablauf der jeweils eingestellten Frist sind die Daten automatisiert und unwiederbringlich zu löschen.

Der Auftragnehmer hat dem Auftraggeber auf dessen Aufforderung ein Löschkonzept vorzulegen, das die Grundsätze der Speicherbegrenzung nach Art. 5 Abs. 1 lit. e DSGVO sowie das Recht auf Löschung nach Art. 17 DSGVO umsetzt. Das Konzept ist

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spätestens vier Wochen nach Zuschlagserteilung vorzulegen.

1.6.4 Unterauftragnehmer

Der Einsatz von Unterauftragnehmern, die im Rahmen der Leistungserbringung Zugriff auf personenbezogene Daten des Auftraggebers erhalten, bedarf der vorherigen schriftlichen Zustimmung des Auftraggebers. Der Auftragnehmer stellt sicher, dass

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sämtliche Verpflichtungen aus dem Auftragsverarbeitungsvertrag den eingesetzten Unterauftragnehmern in gleicher Weise auferlegt werden.

1.7 Nachforderung von Unterlagen und Aufklärung des Angebotsinhalts

Der Auftraggeber ist bestrebt, den Wettbewerb zu erhalten und einen geeigneten Bieter nicht aus vermeidbaren formalen Gründen vom Verfahren auszuschließen. Fehlende, unvollständige oder fehlerhafte unternehmensbezogene Unterlagen und EigenerkläTrungen führen daher nicht ohne Weiteres zum Ausschluss des Angebots. Der Auftraggeber behält sich vor, solche Unterlagen und Erklärungen nach pflichtgemäßem Ermessen nachzufordern, ergänzen, erläutern, vervollständigen oder korrigieren zu lassen. Die Nachforderung steht im Ermessen des Auftraggebers: Er kann fehlende, unvollständige oder fehlerhafte Unterlagen und Erklärungen (zum Beispiel Zertifikate, Konzepte, Eigenerklärung, Nachweise) nachfordern, ist dazu aber nicht verpflichtet. Ein

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Ausschluss erfolgt erst, wenn die Nachforderung fruchtlos bleibt. Dies gilt auch für die Unterlagen des Teilnahmeantrags.

Die Nachforderung erfolgt einheitlich gegenüber allen Bietern, deren Angebote die betreffende Unterlage oder Erklärung nicht, nicht vollständig oder nicht in der geforderten Form enthalten. Der Auftraggeber setzt hierfür eine angemessene, nach dem Kalender bestimmte Frist. Die Nachforderung und die Fristsetzung erfolgen

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ausschließlich in Textform über die Kommunikationsfunktion des Vergabeportals. Unterlagen, die innerhalb der gesetzten Frist vollständig und formgerecht nachgereicht werden, gelten als fristgerecht vorgelegt. Die Entscheidung über die Nachforderung und deren Ergebnis werden dokumentiert.

Der Auftraggeber behält sich ferner vor, vom Bieter Aufklärung über das Angebot und über die Eignung zu verlangen, insbesondere über den Angebotsinhalt, einzelne Positionen, technische Angaben, Nachweise und die Zusammensetzung des Angebots. Die Aufklärung kann schriftlich in Textform oder im Rahmen eines Aufklärungsgesprächs erfolgen. Der Bieter ist verpflichtet, auf ein solches Verlangen innerhalb der gesetzten Frist wahrheitsgemäß und vollständig zu antworten. Die Seite 13 von 81

[Seite 14]

Aufklärung dient allein der Klarstellung des bereits vorliegenden Angebots. Eine inhaltliche Änderung des Angebots, insbesondere eine nachtFrägliche Änderung von Preisen oder Leistungsinhalten, ist ausgeschlossen und findet im Rahmen der Aufklärung nicht statt.

Die Prüfung der Eignung des Bieters und des Nichtvorliegens von Ausschlussgründen erfolgt vor der Zuschlagserteilung. Ein Ausschluss des Angebots wegen fehlender,

R

unvollständiger oder fehlerhafter unternehmensbezogener Unterlagen oder Eigenerklärungen erfolgt erst, wenn eine hierzu gesetzte Nachreichfrist fruchtlos verstreicht, die nachgereichten Unterlagen die Anforderungen weiterhin nicht erfüllen oder der Bieter die verlangte Aufklärung verweigert.

Die Nachforderung leistungsbezogener Unterlagen ist zulässig, soweit diese nicht die Wirtschaftlichkeitsbewertung der Angebote anhand der Zuschlagskriterien betreffen.

U

Leistungsbezogene Unterlagen, die die Wirtschaftlichkeitsbewertung anhand der Zuschlagskriterien betreffen, sind einer Nachforderung nicht zugänglich. Preisangaben werden nicht nachgefordert. Ausgenommen sind allein unwesentliche Einzelpositionen, deren Einzelpreise den Gesamtpreis nicht verändern und die Wertungsreihenfolge sowie den Wettbewerb nicht beeinträchtigen. Ein Angebot, in dem verpflichtend geforderte Preise oder verpflichtend geforderte wertungsrelevante leistungsbezogene Erklärungen fehlenW, wird nach Maßgabe der einschlägigen Vorschriften ausgeschlossen. Die im Kapitel Verbindlichkeit der Anforderungen geregelten inhaltlichen MUSS-Anforderungen an die Leistung bleiben von den Regelungen dieses Abschnitts unberührt und sind nicht Gegenstand einer Nachforderung.

1.8 Behandlung offensichtlicher Rechen- und Schreibfehler

Offensichtliche Schreib-, Rechen- oder Übertragungsfehler im Angebot führen nicht zum Ausschluss, sofern sich der tatsächlich gewollte Erklärungsinhalt aus dem Angebot

T

zweifelsfrei ermitteln lässt. Der Auftraggeber behält sich vor, solche Fehler im Rahmen der rechnerischen Prüfung richtigzustellen und den Bieter hierüber in Textform zu unterrichten. Maßgeblich für die Wertung ist der berichtigte Betrag.

Bei Abweichungen zwischen Einheitspreis und Gesamtpreis einer Position ist der Einheitspreis maßgebend, sofern sich aus dem Angebot nichts anderes zweifelsfrei

N

ergibt. Ergeben sich Widersprüche, die eine eindeutige Auslegung nicht zulassen, holt der Auftraggeber vor einer Entscheidung eine Aufklärung des Bieters ein. Eine inhaltliche Änderung der angebotenen Preise oder Leistungen über die Berichtigung eines offensichtlichen Fehlers hinaus ist ausgeschlossen.

1.9 Zulassung gleichwertiger Nachweise und Zertifikate

E

Soweit in dieser Leistungsbeschreibung oder in den übrigen Vergabeunterlagen bestimmte Zertifikate, Gütezeichen, Prüfberichte oder sonstige Nachweise gefordert werden, akzeptiert der Auftraggeber auch andere geeignete Nachweise als gleichwertig, sofern der Bieter darlegt, dass die von ihm angebotene Leistung die geforderten Anforderungen in gleichwertiger Weise erfüllt. Der Bieter, der ein gefordertes Zertifikat aus Gründen, die er nicht zu vertreten hat, nicht fristgerecht beibringen kann, darf die Einhaltung der zugrunde liegenden Anforderungen mit anderen geeigneten Mitteln nachweisen.

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Die Beurteilung der Gleichwertigkeit obliegt dem Auftraggeber. der Auftraggeber behält sich vor, zur Feststellung der Gleichwertigkeit ergänzeFnde Nachweise oder Erläuterungen anzufordern. Der Bieter trägt die Darlegungs- und Nachweislast für die behauptete Gleichwertigkeit.

2 SOLL-Konzept

R

2.1 Bestehende Telekommunikationsanlagen

Die bestehenden Telekommunikationsanlagen an den Standorten des Auftraggebers sollen vollständig durch eine neue, zukunftsfähige Lösung ersetzt werden. Der Betrieb der vorhandenen Rufnummern wird zunächst standortbezogen lokal weitergeführt.

U

2.2 Nutzung der vorhandenen Infrastruktur

Die überwiegend vorhandenen Verteilerstrukturen sowie das bestehende Leitungsnetz werden mit der Systemimplementierung unverändert übernommen.

Vor Ort installierte Hardwarekomponenten, insbesondere solche für analoge Nebenstellen, sind am bisherigen Installationsort oder nach vorheriger Abstimmung mit

W

dem Auftraggeber in einem bereitgestellten Netzwerkschrank zu montieren.

Vorhandene 19”-Netzwerkschränke können, sofern technisch geeignet, für die Unterbringung der Systemkomponenten genutzt werden. Die Eignungsprüfung sowie die Abstimmung mit dem Auftraggeber sind Bestandteil der Leistung.

Erweist sich die Eignung als nicht gegeben, werden geeignete 19”-Netzwerkschränke durch den Auftraggeber gestellt. Die Leistungen des Auftragnehmers umfassen in jedem Fall die vollständige Montage, Integration, Verkabelung und Dokumentation des

T

Systems.

2.3 Vorgaben zum Systemzugriff und zur Netzstruktur

Ein dauerhafter Fernzugriff („Remote Access”) auf das VoIP-System im LAN des NAuftraggebers ist dem Auftragnehmer grundsätzlich untersagt. Ausgenommen hiervon sind ausschließlich vom Auftraggeber initiierte, zeitlich begrenzte, personalisierte und protokollierte Wartungszugänge (zum Beispiel für das Einspielen von Updates). Ein solcher Wartungszugang wird je Vorgang durch den Auftraggeber freigeschaltet und nach Abschluss der Arbeiten wieder geschlossen; ein darüber hinausgehender, freier Fernzugriff besteht nicht.

E

Für die Systemkonzeption gelten folgende Betriebsvarianten als zulässig:

Der Betrieb des VoIP-Systems einschließlich sämtlicher Systemkomponenten erfolgt innerhalb einer DMZ.
Der Einsatz zusätzlicher Gateways (zum Beispiel analoger Gateways) ist ebenfalls innerhalb einer DMZ zulässig.

Mit Angebotsabgabe erklärt der Bieter verbindlich, die genannten technischen und sicherheitsbezogenen Vorgaben zur Kenntnis genommen und bei der Systemkonzeption vollständig berücksichtigt zu haben. Im Falle der Auftragserteilung

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sind diese Vorgaben mit Inbetriebnahme und Abnahme schriftlich und verbindlich zu bestätigen. F

2.4 Bereitstellung als betriebsbereite Gesamtlösung

Das VoIP-System ist als betriebsbereite Gesamtlösung einschließlich aller erforderlichen Hard- und Softwarekomponenten sowie zugehöriger Lizenzen

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bereitzustellen. Die Inbetriebnahme muss ohne Zusatzleistungen vollständig funktionsfähig erfolgen. Das System ist fabrikneu zu liefern; die Lieferung wiederaufgearbeiteter Systeme oder Endgeräte ist nicht zulässig.

2.5 Übersicht der Hard- und Softwarekomponenten

Im Zuge der Migration wird der Bestand konsolidiert; unter anderem die Anzahl der

U

analogen Anschlüsse. Nicht mehr benötigte Anschlüsse entfallen ersatzlos. Maßgeblich für die Kalkulation ist ausschließlich das Preisblatt.

2.6 IT-Infrastruktur

Folgende Hard- und Softwarekomponenten sind derzeit im Einsatz und bilden einen weiteren technischWen Ausgangszustand für die geplante Systemumstellung (Bestandsumgebung des Auftraggebers):

Komponente Vorhandene Hard- oder Software PC-Client-Betriebssysteme Windows 11 Mail Client Microsoft Outlook Standard-Browser Chrome- und Firefox, Edge Aktive Komponenten Der Auftraggeber betreibt ein

T

Netzwerk mit PoE-Switches Software-Verteilung Der Auftraggeber betreibt ein MDM-System (Matrix42)

2.7 Rufnummernkonzept und Anschlussstruktur

N

Werden bei der Systemumstellung oder -erweiterung neue Nebenstellen erforderlich, sind diese in enger Abstimmung mit dem Auftraggeber in den bestehenden Rufnummernplan zu integrieren. Insbesondere sind folgende Anforderungen zu erfüllen:

Die Erweiterung hat unter Berücksichtigung der bestehenden Logik zu erfolgen
Die technische Umsetzung muss durchgängig und nachvollziehbar gestaltet Ewerden
Die Programmierung ist gemäß den Anforderungen des Auftraggebers vorzunehmen
Rufgruppen, Durchwahl und Amtsbelegungen sind gegebenenfalls anzupassen

Die Konzeption und Umsetzung des Rufnummernplans müssen den Grundsätzen der Konsistenz, Skalierbarkeit und technischen Integrität genügen. Änderungen bedürfen der vorherigen Zustimmung des Auftraggebers.

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2.8 Technische Standards, Interoperabilität und

F

Sicherheitsanforderungen

Das VoIP-System muss IP-Kommunikationsstandards gemäß ITU-T (H.323, H.450) und IETF (SIP) vollständig für zukünftige Erweiterungen unterstützen. Analoge Endgeräte (zum Beispiel Fax) sind nahtlos anzubinden.

R

Es gelten die technischen Vorgaben der Bundesnetzagentur (zum Beispiel ETSI ES 283 003, TS 102 003) sowie die rechtlichen Anforderungen aus TKG, TDDDG, DSGVO und BDSG. Die verbindlichen Sprachcodecs und Codierungsstandards sind im Kapitel „Sprachcodecs und Codierungsstandards” festgelegt.

Das Sicherheitsniveau ist mindestens nach BSI IT-Grundschutz umzusetzen (einschließlich BSI TR-03148, TR-031U16, C5). Erforderlich sind:

offene Industriestandards
hohe Verfügbarkeit für den Verwaltungsbetrieb
durchgängige Verschlüsselung der Sprach- und Signalisierungsdaten auf allen ÜbertragungssWtrecken
energieeffiziente Komponenten (Näheres regelt das Kapitel „Nachhaltigkeit und Energieeffizienz”)

Die Architektur muss Interoperabilität über Schnittstellen wie REST, TAPI, LDAP, SNMP sicherstellen. Auch bei Volllast ist die störungsfreie Kommunikation aller Nutzer durch ein zentrales Anrufmanagement zu gewährleisten.

2.9 Systemarchitektur, Verfügbarkeit und Integrationsfähigkeit

T

Das VoIP-System muss flexibel konfigurierbar sein und eine Verfügbarkeit von mindestens 99,9 % bieten, sichergestellt durch Schutzmechanismen gemäß ISO/IEC 27001 A.17 und BSI IT-Grundschutz. Die Hardware muss RoHS-konform sein. Angebote mit einer geringeren Verfügbarkeit werden von der weiteren Wertung ausgeschlossen.

N

Eventuelle Gateways sind in stapelbaren 19"-Gehäusen gemäß IEC 60297 mit RJ45- Anschlüssen nach ISO/IEC 11801 zu installieren und für zentrale, verteilte sowie hybride Architekturen auszulegen. Vorhandene Verkabelungen (2-/4-Draht, Cat. 6/Cat. 7) sind weiterhin zu nutzen. Netzqualitätsparameter wie Latenz, Jitter und Paketverluste sind einzuhalten.

E

Die Integration von IP-Endgeräten ist zu unterstützen. Die im Kapitel „Sprachcodecs und Codierungsstandards” festgelegten Audiocodierungsverfahren sind verpflichtend.

Eventuelle Gateways sind so zu konfigurieren, dass sie den Verkehr von eventuellen analogen Endpunkten sowie IP-/SIP-Kopplungen sicher verarbeiten.

Das VoIP-System muss die im Kapitel „Verschlüsselung und Absicherung der Sprach- und Signalisierungsdaten” festgelegten Verschlüsselungsverfahren unterstützen und auf Interoperabilität, Skalierbarkeit und Nachhaltigkeit im Verwaltungseinsatz ausgelegt sein.

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2.10 Systemsoftware, Sicherheit und Erweiterbarkeit

F

Das Betriebssystem des VoIP-Systems muss gehärtet und sicherheitsoptimiert sein. Der Bieter hat eine Supportzusage des Herstellers sowie eine regelmäßige Patchversorgung über die gesamte Vertragslaufzeit nachzuweisen. Die Systemumgebung ist wartbar, gegen bekannte Angriffsvektoren abzusichern und muss die Vorgaben aus BSI TR-02102-1 sowie dem BSI IT-Grundschutz-Kompendium

R

erfüllen.

Die Systemsoftware muss verpflichtend Funktionen zur Ausfallsicherheit enthalten, darunter Hot-Standby, Signalisierungsüberwachung, hochverfügbare Datenbank und gesicherte Konfigurationszugriffe. Eine automatische Wiederherstellung nach Timeout (zum Beispiel Reboot, Neuregistrierung) ist vorzusehen.

U

Das VoIP-System ist in einer aktuellen und stabilen Softwareversion bereitzustellen. Statusparameter wie Latenz, Paketverlust und Jitter müssen bei IP-Endgeräten sowohl in Echtzeit als auch historisiert über ein zentrales Managementsystem mit geeigneten Schnittstellen (zum Beispiel SNMP, REST API) visualisierbar sein.

Folgende Funktionen sind vollständig enthalten, vorinstalliert und ohne Freischaltung sofort nutzbar: W

Standard- und Komforttelefonie (zum Beispiel Makeln, Konferenz, Rückfrage, Rufumleitung, Vermittlung)
Erweiterte Funktionen (Rufgruppen, BLF, Pickup, ACD, Priorisierung)
Lizenzverwaltung, T.38 (optional verschlüsselt), CTI-Protokolle (TAPI, TSAPI, JTAPI oder vergleichbar), XML
DHCP-basierte IP-Vergabe einschließlich MAC- und VLAN-Zuordnung (IEEE 802.1Q)

T

Das VoIP-System muss erweiterbar und interoperabel mit behördlichen Netzwerkdiensten sein. Funktionserweiterungen (zum Beispiel Teilnehmerzuwachs, Anwendungen) sind im laufenden Betrieb ohne Unterbrechung möglich.

2.11 Quality of Service und Netzwerkpriorisierung

N

Das VoIP-System muss zur Sicherstellung stabiler Sprachübertragung geeignete Quality-of-Service-Mechanismen (QoS) bereitstellen. Diese sind zwingend erforderlich, um Sprachpakete gegenüber anderem Datenverkehr zu priorisieren und eine gleichbleibend hohe Gesprächsqualität auch unter Netzlast zu gewährleisten.

Die nachfolgenden Mechanismen müssen vollständig unterstützt werden. Diese sind

E

insbesondere in netzbelasteten oder hybrid aufgebauten Infrastrukturen mit vielen Teilnehmern erforderlich:

IPv4 und IPv6: Vollständige Unterstützung beider Protokollversionen in Endgeräten, Gateways und Managementsystemen zur Sicherstellung einer zukunftsfähigen Netzintegration
Layer-2-QoS: VLAN-Tagging gemäß IEEE 802.1Q zur logischen Trennung von Sprach- und Datenkommunikation sowie Priorisierung über IEEE 802.1D / IEEE 802.1p (Class of Service) auf Switch-Ebene; empfohlen wird die VLAN- Zuweisung pro Endgerätetyp (zum Beispiel VoIP-Telefone, DECT)

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Layer-3-QoS: IP-Paketkennzeichnung per Type of Service (ToS) und Differentiated Services Code Point (DSCP) gemäß den FIETF-Standards IntServ und DiffServ zur priorisierten Weiterleitung im Routingprozess

Die genannten Verfahren müssen systemseitig konfigurierbar und verpflichtend implementiert sein. Ihre Unterstützung ist Voraussetzung für die Integration in bestehende behördliche Netzwerkinfrastrukturen und zur Durchsetzung netzseitiger

R

Sprachqualität gemäß gängiger Netzarchitekturen.

Folgende Funktionen soll das VoIP-System darüber hinaus bereitstellen:

eine QoS-Monitoring-Funktion, mit der Verkehrsklassen in Echtzeit analysiert und Engpässe frühzeitig erkannt werden können
eine zentrale QoS-Konfigurationsoberfläche, die netzweite

U

Priorisierungsrichtlinien einheitlich abbildet 3) die Auswertung und Protokollierung der QoS-Parameter (zum Beispiel DSCP, VLAN-ID, Jitter, Delay, Packet Loss) in Echtzeit 4) die Integration in zentrale bzw. übergeordnete Netzwerkmanagement- und Monitoring-Systeme (zum Beispiel über SNMP v3, REST API oder Syslog); dies dient auch der Umsetzung der Vorgaben aus dem BSI IT-Grundschutz zu NetzmanagemWent und Netzsegmentierung Diese Anforderungen entsprechen dem BSI IT-Grundschutz-Kompendium, insbesondere dem Baustein NET.3.1 „Netze und Telekommunikation”, sowie bewährten Verfahren im Rahmen der ETSI-Standards für den sicheren und performanten Betrieb von Kommunikationsinfrastrukturen.

2.12 Sprachcodecs und Codierungsstandards

Das VoIPT-System muss mindestens die folgenden, international anerkannten ITU-T- Empfehlungen zur Codierung und Übertragung von Sprachdaten in der jeweils aktuellen Fassung unterstützen:

G.711 (64 kbit/s, A-/µ-Law): Standardcodec für hochwertige, verlustfreie Sprachübertragung, insbesondere im LAN N2) G.722 (64 kbit/s): Breitbandcodec für HD-Sprachqualität mit erweitertem Frequenzspektrum, empfohlen für interne VoIP-Kommunikation
G.729 A/B (8 kbit/s): Komprimierter Codec mit guter Sprachverständlichkeit, besonders geeignet für WAN-/VPN-Strecken und verteilte Standorte
T.38: Verfahren für die Übertragung von Faxdiensten über IP-Netze (Fax over IP)

Alle Codecs sind standardmäßig bereitzustellen und für IP-fähige Endgeräte verfügbar

E

zu machen. Die dynamische Codec-Auswahl (Negotiation) muss systemseitig je nach Netzsituation erfolgen, insbesondere bei Gesprächen über unterschiedliche Netzübergänge oder Endgeräte.

Für die zukünftige Interoperabilität soll das VoIP-System zusätzlich den Codec Opus (RFC 6716) unterstützen. Dies dient der Sicherstellung variabler Bitraten von 6 bis 510 kbit/s für den Einsatz in mobilen oder Homeoffice-Anwendungen mit wechselnden Netzwerkbedingungen.

Die Implementierung der Codecs hat unter Einhaltung aktueller Vorgaben zur Netzwerksicherheit und Medienverschlüsselung zu erfolgen. Sprachdaten sind gemäß

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IETF RFC 3711 mit SRTP zu verschlüsseln, insbesondere bei Nutzung komprimierter Verfahren wie G.729. F

2.13 Verschlüsselung und Absicherung der Sprach- und

Signalisierungsdaten

Die Sprachkommunikation im VoIP-System ist durchgängig zu verschlüsseln. Die

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Übertragung der Sprachdaten hat standardmäßig mittels SRTP oder eines gleichwertigen, anerkannten Verfahrens zu erfolgen. Die eingesetzten kryptographischen Verfahren müssen dem Stand der Technik entsprechen und mindestens den Empfehlungen des BSI TR-02102-1 genügen. Es wird die Verwendung von AES-GCM mit einer Schlüssellänge von mindestens 128 Bit empfohlen. Die Signalisierung zwischen Call ServUer, Media-Gateways und Endgeräten ist ebenfalls verschlüsselt zu übertragen. Zulässige Protokolle sind insbesondere:

TLS (mindestens Version 1.2, empfohlen: TLS 1.3 gemäß RFC 8446)
SIPS (SIP over TLS) zur Absicherung der SIP-Signalisierung
optional IPsec für Tunnelverbindungen auf Netzwerkebene Verwaltungs- und W Konfigurationszugriffe, insbesondere auf browserbasierte Administrationsoberflächen, sind zwingend über HTTPS abzusichern; hierfür sind gültige, vertrauenswürdige Zertifikate zu verwenden. Selbstsignierte Zertifikate sind nur zulässig, wenn diese durch den Auftraggeber vorher geprüft und dokumentiert wurden.

Das VoIP-System muss ein Zertifikatsmanagement mit Ablaufüberwachung und Alarmierung mindestens 30 Tage vor Zertifikatsablauf unterstützen. Die Einbindung einer Zertifizierungsstelle des Auftraggebers sowie automatisierte Erneuerungsverfahren (zum Beispiel SCEP oder ACME) sind zu unterstützen.

T

Zusätzlich sind administrative Schnittstellen durch folgende Maßnahmen abzusichern:

Rollenbasiertes Rechtekonzept
Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA)
Protokollierungs- und Alarmierungssystem mit Echtzeit-Überwachung

N

Die Anforderungen des BSI IT-Grundschutz-Bausteins APP.4.4 („Administrations- und Managementschnittstellen”) sind als Maßstab heranzuziehen. Alle administrativen Zugriffe sind revisionssicher zu protokollieren, auswertbar bereitzustellen und systemseitig zu archivieren.

2.14 Netzwerkschnittstellen und physische Trennung der Datenströme

E

Das VoIP-System muss standardmäßig über zwei physische Ethernet-Schnittstellen (100/1000 Base-T) verfügen. Diese dienen der redundanten Anbindung an logisch getrennte Netzwerke, zum Beispiel für Management, Signalisierung und Medientransport. Die physische Trennung dieser Verkehrsarten wird, insbesondere im behördlichen Umfeld, gemäß BSI-Grundschutz (NET.3.1) ausdrücklich empfohlen.

Bei getrennt betriebenen Applikationen wie UC-Diensten, Vermittlungsplatzlösungen oder Reporting ist das VoIP-System optional auf mindestens vier Netzwerkschnittstellen erweiterbar. Dies kann alternativ durch einen dedizierten Applikations-Switch erfolgen.

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Die getrennte Anbindung applikationsspezifischer Dienste dient der Netzsegmentierung und entspricht den Sicherheitsanforderungen in kritischen InfrasFtrukturen. Eventuelle Gateways sind standardmäßig mit mindestens einer VLAN-fähigen Ethernet- Schnittstelle (100/1000 Base-T) auszustatten, kompatibel zu IEEE 802.1Q. Dies gewährleistet den Einsatz in segmentierten Netzen.

2.15 Anschlussanforderungen und LeistunRgsmerkmale

Die Lösung ist als VoIP-System zu realisieren, welches analoge und IP-basierte Komponenten vollständig unterstützt und sämtliche klassischen Telefonie- Leistungsmerkmale (beispielsweise Makeln, Rückfrage, Rufnummernübermittlung, Rückruf bei Besetzt, Besetztton, Anrufumleitung, Dienstekennung) uneingeschränkt abbildet.

U

2.16 Systemanschaltung und Protokollanforderungen

Die Anbindung muss eine rein IP-basierte Anschaltung für Sprach- und Steuerdaten über einen vorhandenen Breitbandzugang verbindlich vorsehen.

Die gleichzeitige Nutzung von mehreren SIP-Anschlüssen muss bei Bedarf unterstützt

W

werden, um Migrationsstrategien und redundante Anbindungen zu ermöglichen.

Weitere Anforderungen sind:

SIP-Funktionalität und Durchwahlkonzepte
Interner SIP-Trunk vom VoIP-System zu eventuellen Gateways
Amtsseitiger Anlagenanschluss: bei SIP nach ETSI ES 283 003
Unterstützung von SIP-DDI für Rufnummernblöcke gem. Bundesnetzagentur

T

Systemanforderungen
künftige Protokollanpassungen (zum Beispiel TLS, Digest, Medienparameter) müssen softwareseitig ohne Hardwaretausch möglich sein
Umsetzung von Änderungen gemäß RFC 3261 ff. (IETF SIP) über Firmware- oder Softwareupdates

N

Ein konformes Updatekonzept ist bereitzustellen, das alle Änderungen an Netzschnittstellen normgerecht und nachvollziehbar umsetzt und so eine langfristige Investitionssicherheit im öffentlichen Umfeld gewährleistet.

2.17 Architektur, Interoperabilität und technische Ausstattung

EDas angebotene VoIP-System besteht aus einem oder mehreren VoIP-Servern sowie modular konfigurierbaren Media-Gateways (sofern nicht integraler Bestandteil). Die Architektur ist skalierbar und unterstützt sowohl die homogene Vernetzung mit gleichartigen VoIP-Systemen als auch die heterogene Kopplung mit VoIP-Systemen anderer Hersteller. Unterstützt werden müssen bei Bedarf (Aufrüstbar):

Standardisierte Schnittstellen: SIP
Herstellerspezifische Protokollerweiterungen sind zulässig, sofern dokumentiert und interoperabel

Schnittstellen- und Funktionsbaugruppen sind in die Gateways zu integrieren. Die Anbindung an die VoIP-Server erfolgt je nach Infrastruktur über LAN oder LWL- Seite 21 von 81

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Leitungen. Bei Ausfall der Standortvernetzung ist an den abgesetzten Standorten (Stadthalle und Betriebshof) ein autonomer Notbetrieb Fmit mindestens den Basisfunktionen einschließlich Notruf sicherzustellen.

Das VoIP-System ist wahlweise als Hardware oder als virtuelle Instanz zu betreiben. Datensicherung ist verpflichtend; es gilt die im Kapitel „Systemarchitektur, Verfügbarkeit und Integrationsfähigkeit” festgelegte Verfügbarkeit.

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Bereitzustellende Komponenten (technisch und preislich zu berücksichtigen):

19”-Grundgehäuse mit optional redundanter Stromversorgung
Vollständige 19”-Montage einschließlich Befestigungsmaterial
VoIP-System/VoIP-Server (einzeln oder mehrfach)
Gehäuse für eventuelle Schnittstellenmodule (bei analog, IP)

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Einbindung aller Sprachteilnehmer
Standardisierte Netzanbindung
IP-Vernetzung nach ITU-T H.323, H.450
Sprachcodecs: G.711, G.722, G.729
RJ45-Anschlusstechnik für alle Schnittstellen 10)Betriebssoftware mit vollem Grundfunktionsumfang 11)UnterstützungW von IP-Teilnehmern (H.323, SIP) 12)Ausschließlich genormte Schnittstellen 13)Konformität zu Bundesnetzagentur-Vorgaben (ITU, ETSI, CCITT) 14)Datenschutz gemäß BSI-Spezifikationen 15)Lieferung sämtlicher Softwaremodule und Lizenzen 16)Interne Schnittstellen: a/b, herstellerspezifisch 17)DECT-Integration (bei Bedarf) 18)VoIP-Nebenstellenbereitstellung 19)Einrichtung virtueller Nebenstellen (zum Beispiel Pseudo-Rufnummern)

T

20)Unterstützung verdeckter Rufnummern (CLIR, CLIP-no-screening)

Die Auslegung, Implementierung und Konfiguration des VoIP-Systems haben gemäß den Anforderungen des IT-Grundschutz-Kompendiums des Bundesamtes für Sicherheit in der Informationstechnik (BSI), Baustein APP.2.1, Voice-over-IP, sowie in Anlehnung Nan die Normen ISO/IEC 27001 (Informationssicherheits-Managementsysteme) und ETSI ES 203 021 (Netzschnittstellenanforderungen für Notrufkommunikation) zu erfolgen.

Ziel ist es, durch die Einhaltung dieser Vorgaben ein hohes Maß an Informationssicherheit, langfristiger Interoperabilität mit anderen netzbasierten Kommunikationssystemen sowie systemischer Erweiterbarkeit sicherzustellen. Die EBerücksichtigung der genannten Standards ist integraler Bestandteil der Systemkonzeption und bei der Planung, Installation sowie dem Betrieb nachzuweisen.

Ein Abweichen von diesen Vorgaben ist nur in begründeten Ausnahmefällen und ausschließlich nach vorheriger schriftlicher Zustimmung des Auftraggebers zulässig.

2.18 Session Border Controllers (SBC)

Bereitstellung, Inbetriebnahme und Konfiguration eines Session Border Controllers (SBC) oder einer hinsichtlich Funktion und Sicherheitsniveau gleichwertigen technischen Lösung zur Anbindung des SIP Trunks an das angebotene VoIP Telekommunikationssystem. Seite 22 von 81

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Der SBC fungiert als vermittelnde und sichernde Instanz zwischen dem öffentlichen SIP Trunk des Netzanbieters und dem internen IP TelekommunikatioFnssystem. Er ist bereits mit der Erstlieferung vollständig bereitzustellen, zu konfigurieren und in Betrieb zu nehmen.

Der SBC ist Bestandteil der angebotenen Systemlieferung. Sämtliche für die Anbindung und den ordnungsgemäßen Betrieb erforderlichen Komponenten und Lizenzen sind im

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Angebot zu berücksichtigen. Die Bereitstellung des SIP Trunks sowie die zugehörige Carrierleistung sind nicht Bestandteil dieser Position.

Der SBC muss folgende Funktionen erfüllen:

Interoperabilität zwischen dem SIP-Trunk deutscher Provider und dem angebotenen VoIP-System

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Session-Management zur Steuerung und Überwachung ein- und ausgehender VoIP-Sitzungen
NAT-Traversal und IP-Adressanpassung, soweit für den SIP-Betrieb erforderlich
Sicherheitsfunktionen wie TLS- und SRTP-Unterstützung
Monitoring- und Logging-Funktionalitäten zur Nachvollziehbarkeit und Fehlersuche im SIP-Signalisierungsverkehr
HochverfügbaWrkeit zur Ausfallsicherung der SIP-Anbindung Die amtsseitige Anschaltkomponente dient ausschließlich der Anbindung und Absicherung der Amtsanschaltung innerhalb der VoIP-Systemarchitektur. Ihre Auslegung richtet sich nach den technischen Anforderungen des Gesamtsystems sowie der prognostizierten Anzahl paralleler Sprachverbindungen.

2.19 Notrufkonzept

Das VoIP-TSystem muss Notrufe (zum Beispiel 110, 112) an sämtlichen Standorten mit einer dem jeweiligen Standort zugeordneten Ortsnetzrufnummer signalisieren. Damit ist sicherzustellen, dass die örtlich zuständige Notrufabfragestelle erreicht wird und der Anruferstandort korrekt zugeordnet werden kann (§ 164 TKG, TR Notruf).

Notrufe müssen von jeder Nebenstelle aus jederzeit abgesetzt werden können, Nunabhängig von eingerichteten Berechtigungsklassen, Amtssperren, Kostenstellenregelungen oder sonstigen Einschränkungen der jeweiligen Nebenstelle. Eine Konfiguration, die Notrufe an einzelnen Nebenstellen unterbindet, ist unzulässig.

Im Rahmen der Abnahme ist ein dokumentierter Notruftest in Abstimmung mit dem Auftraggeber und den zuständigen Stellen durchzuführen.

E2.20 Bestandserhebung und Weiterbetrieb von Sonderdiensten

An den analogen Teilnehmeranschlüssen der Standorten Rathaus, Stadthalle und Betriebshof. werden neben der Sprachtelefonie Sonderdienste betrieben. Hierzu zählen insbesondere:

Türsprechstellen und Türöffner,
Faxgeräte.

Der Auftragnehmer hat im Zuge der Feinplanung an sämtlichen Standorten alle an analogen Anschlüssen betriebenen Sonderdienste vollständig zu erheben und zu dokumentieren. Die Dokumentation umfasst je Dienst mindestens den Standort, den Seite 23 von 81

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Anschlusspunkt, die Art des Dienstes sowie die technischen Anforderungen an den Weiterbetrieb (zum Beispiel SignalisierungsverfahrFen, Wahlverfahren, Notstromversorgung).

Für jeden erhobenen Sonderdienst hat der Auftragnehmer festzulegen und mit dem Auftraggeber abzustimmen, ob der Dienst über analoge Ports des neuen VoIP-Systems weiterbetrieben oder auf eine andere technische Lösung migriert wird (zum Beispiel

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Aufschaltung auf ein separates Gateway oder Umstellung auf eine IP-basierte Übertragungseinrichtung). Das Migrationskonzept je Dienst ist Bestandteil der Feinplanung und dem Auftraggeber vor Beginn der Umstellung zur Freigabe vorzulegen.

Sonderdienste, die über analoge Ports des neuen VoIP-Systems weiterbetrieben werden, sind funktionsgleich weiterzubetreiben. Für die hierfür genutzten a/b-Ports gilt:

U

ausreichende Speisung und Ruffrequenz für die angeschlossenen Endgeräte
transparente DTMF-Übertragung; auf diesen Ports ist ausschließlich G.711 ohne Kompression einzusetzen

Je Sonderdienst ist bei der Abnahme ein dokumentierter Funktionsnachweis zu erbringen.

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Der Auftragnehmer stellt sicher, dass sicherheitsrelevante Sonderdienste zu keinem Zeitpunkt der Migration unterbrochen werden. Ist eine unterbrechungsfreie Umschaltung technisch nicht möglich, ist die Umschaltung mit dem Auftraggeber und den betroffenen Stellen im Vorfeld abzustimmen; für die Dauer der Umschaltung sind geeignete Ersatzmaßnahmen vorzusehen. Die Verantwortung für den unterbrechungsfreien Weiterbetrieb dieser Dienste liegt beim Auftragnehmer. Sämtliche hierfür erforderlichen Leistungen sind in die Angebotspreise einzukalkulieren.

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2.21 Anschlussanforderungen für IP-Endstellen

Für IP-basierte Endgeräte sind mindestens folgende Funktionen vorzusehen:

Power over Ethernet (PoE) nach IEEE 802.3af / 802.3at N2) Alternativ Stromversorgung über Steckernetzteil (Gerätefähigkeit; die Regelspeisung erfolgt per PoE aus dem beigestellten Switch-Bestand, ein Netzteil wird nicht beigestellt)

Die vollständige Umsetzung der genannten Anforderungen ist Grundlage einer interoperablen, qualitätsgesicherten IP-Kommunikation im Umfeld öffentlicher Infrastrukturen.

E

Die für die IP-Endgeräte erforderlichen PoE-fähigen Netzwerk-Switche werden vom Auftraggeber beigestellt. Die Speisung der IP-Endgeräte erfolgt über Power over Ethernet (IEEE 802.3af/at) aus dem beigestellten Switch-Bestand; separate Steckernetzteile sind hierfür nicht erforderlich.

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2.22 Systemmanagement der Endgeräte und Schnittstellen

F

Die anzubietenden Endgeräte müssen vollständig in das zentrale Systemmanagement des VoIP-Systems integrierbar sein. Für Konfiguration und Administration sind mindestens folgende Protokolle zu unterstützen:

SNMP v2/v3 für Statusabfragen und Überwachung

R

HTTP für webbasierte Konfiguration
DHCP (RFC 2131) für automatische IP-Adressvergabe
DNS zur Namensauflösung
SFTP oder vergleichbar für Firmware- und Konfigurationsmanagement

2.23 Analoge Schnittstellen

U

Bereitstellung über das VoIP-System oder Gateway einer a/b-Schnittstelle für analoge Endgeräte (zum Beispiel Fax, Türsprechstellen, schnurlose Telefone, Modems). Alternativ sind IP-a/b-Adapter zulässig, sofern sie folgende Anforderungen erfüllen:

PoE nach IEEE 802.3af / 802.3at oder Netzteilanschluss
Fax-over-IP nach ITU-T T.38
ModemunterstWützung (zum Beispiel V.90, V.92)
DTMF-Übertragung nach ITU-T Q.23
SNMP-Integration
Zentrale Firmwareverwaltung
Störmeldeintegration (zum Beispiel Syslog, E-Mail)

2.24 Sprachleistungsmerkmale, Lizenzierung und Benutzersteuerung

Die Sprachleistungsmerkmale des anzubietenden VoIP-Systems müssen software- und

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lizenzseitig vollständig verfügbar und für alle erweiterbar sein. Die Systemarchitektur ist so auszugestalten, dass diese Merkmale gemäß den funktionalen Vorgaben des Auftraggebers durchgängig und technisch gewährleistet bereitgestellt werden.

Sämtliche hierfür erforderlichen Komponenten, einschließlich Hardware, Software, Systemlizenzen, Aktivierungscodes, Freischaltungen und Konfigurationstools, sind

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vollständig im Angebot zu berücksichtigen und in die Angebots- und Preiskalkulation einzurechnen. Dies umfasst insbesondere:

die Bereitstellung und Aktivierung aller Sprachleistungsmerkmale auf Benutzer- und Nebenstellenebene
die vollständige Ersteinrichtung, Funktionsprüfung und Dokumentation E3) die Konfiguration aller Funktionen entsprechend den Vorgaben des Auftraggebers
die rollierende Erweiterbarkeit ohne Neuinstallation der Systemplattform

Alle nachstehend genannten Sprachfunktionen sind zusätzlich zu den systemseitigen Grundfunktionen für jede Nebenstelle vollständig bereitzustellen. Funktionen mit Benutzerinteraktion sind sowohl lokal am Endgerät als auch über eine zentrale Administrationsschnittstelle steuer- und konfigurierbar umzusetzen.

Zur Verwaltung und Lizenzzuweisung soll eine zentrale Lizenzverwaltung eingesetzt werden, die eine profil- oder rollenbasierte Zuordnung der Sprachfunktionen ermöglicht. Dies entspricht den Anforderungen des BSI IT-Grundschutz-Kompendiums (APP.2.1, Seite 25 von 81

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Gruppe von Maßnahmen „Benutzer- und Rechteverwaltung”) für den sicheren Betrieb verteilter VoIP-Systeme. F

2.25 Abwurf von durchgewählten Amtsverbindungen bei

Nichtverfügbarkeit

Das anzubietende VoIP-System muss die gezielte Umleitung (Abwurf) eingehender,

R

durchgewählter Amtsverbindungen ermöglichen, sofern die adressierte Zielnebenstelle nicht erreichbar ist. Mindestens folgende Betriebsarten sind systemseitig vollständig zu unterstützen:

Sofortige Umleitung (zum Beispiel bei Besetztzustand)
Zeitverzögerte Umleitung (zum Beispiel bei Nichtannahme innerhalb eines definierten Zeitraums) U Die Umleitungsverzögerung ist systemseitig parametrierbar und in Abstimmung mit den organisatorischen Vorgaben des Auftraggebers konfigurierbar. Als Abwurfziel kann jeweils definiert werden:
eine oder mehrere statisch oder dynamisch konfigurierte Rufgruppen
eine zentraleW Vermittlungsinstanz (zum Beispiel zentrale Rufnummer des Hauses)
ein individuelles Endgerät (zum Beispiel Sekretariat, Leitstelle)

Die Konfiguration und Anpassung dieser Umleitungslogiken erfolgt durch den Auftragnehmer im Rahmen der Systemeinrichtung auf administrativer Ebene gemäß den Weisungen des Auftraggebers. Eine benutzerseitige Rekonfiguration ist zu unterbinden, sofern nicht explizit vorgesehen.

2.26 AnkTlopfen

Bei bestehender Gesprächsverbindung wird ein weiterer eingehender Anruf am Endgerät der Nutzerin bzw. des Nutzers durch ein akustisches oder optisches Signal angezeigt. Die Entscheidung über Annahme oder Ablehnung des zweiten Gesprächs obliegt der jeweiligen Nutzerin bzw. dem Nutzer.

N

Die Funktion muss entweder zentral (administrativ) oder lokal (nutzerseitig) deaktivierbar sein. Bei deaktiviertem Anklopfen erhält der weitere Anrufer ein Besetztzeichen. Ihre Bereitstellung hat situationsbezogen steuerbar zu erfolgen, etwa nach Benutzerprofilen, Rollen oder Einsatzbereichen. Die Umsetzung muss revisionssicher dokumentiert und administrativ nachvollziehbar sein.

E2.27 Anrufliste

Das VoIP-System muss in der Lage sein, nicht angenommene Anrufe sowohl intern als auch extern chronologisch zu erfassen, auch wenn der Anschluss zum Zeitpunkt des Anrufs belegt war. Die Liste muss folgende Merkmale aufweisen:

Speicherung von verpassten Anrufen je Endgerät
Anzeige in chronologischer Reihenfolge mit Angabe von Uhrzeit und Rufnummer
Möglichkeit zur optionalen Namenszuordnung (zum Beispiel durch lokale oder zentrale Kontakte)
Optische Anzeige neuer Anrufe (zum Beispiel Display-Icon, LED-Signal)

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Jeder Eintrag in der Anrufliste muss durch die Nutzerin bzw. den Nutzer gezielt auswählbar sein. Ein Rückruf per Tastendruck (One-Touch-RücFkruf) ist systemseitig zu ermöglichen.

Diese Funktionalitäten sind für sämtliche Endgeräte mit Display vollständig und standardmäßig bereitzustellen. Die Umsetzung hat einheitlich, benutzerfreundlich und mit konsistenter Menüführung zu erfolgen.

R

2.28 Anrufschutz (Ruhemodus)

Das VoIP-System muss einen aktivierbaren Anrufschutz (Ruhemodus) bereitstellen, mit dem eingehende Rufe zu bestimmten Nebenstellen blockiert werden können. Die Aktivierung erfolgt durch den Teilnehmer an der Nebenstelle oder zentral administrativ. Berechtigte Nebenstellen (zum Beispiel Leitung, Assistenz) müssen diesen Schutz

U

gezielt durchbrechen können. Der Schutz ist durch autorisierte Stellen gezielt aufhebbar.

2.29 Berechtigungsumschaltungen

Nebenstellen oder Gruppen sind per Zeitsteuerung oder manuell über den Vermittlungsplatz in aWndere Berechtigungsklassen umschaltbar.

2.30 Chef-/Sekretariats- und Team-Funktion

Das VoIP-System muss neben Einfachvarianten (zum Beispiel 1:1 oder 2:2) auch erweiterte Chef-/Sekretariats- oder Teamfunktionen für Chef- und Sekretariatsapparate bzw. Team-Sprechstellen unterstützen. Die Umsetzung hat für IP-Endgeräte zu erfolgen, lizenztechnisch skalierbar.

Folgende Mindestfunktionen sind bereitzustellen:

T

Optische und akustische Besetztanzeige je Leitung an allen zugeordneten Endgeräten
Rufnummernbezogene Besetztanzeige je Leitung und Verbindung
Ein-/Ausschaltbare Signalisierung mit optional unterschiedlichen Klingeltönen N4) Automatische Rufweiterleitung bei Zeitüberschreitung einschließlich Anruferkennung (von welchem Chef)
Automatische Durchschaltung von Rückrufen direkt zum Chef ohne Einschaltung des Sekretariats
Manuelle Rufumleitung zum Chefapparat, steuerbar vom Chef- oder Sekretariatsplatz
Zusätzliche Chefleitung als eigene Rufnummer, trotz Umleitung der

E

Hauptnummer erreichbar 8) Unterscheidbare Signalisierung interner Anrufe gegenüber externen 9) Rufabfrage durch unterschiedliche Sekretariate einschließlich Vertretungsschaltung 10)Chef kann Anrufe am Sekretariat übernehmen, wenn dieses nicht besetzt ist 11)Durchsagefunktion vom Chef zum Sekretariat 12)Anrufannahme auf jedem Apparat innerhalb der Teamanlage

2.31 Clip-Funktion

Anzeigemöglichkeit von Rufnummern auch bei analogen Endgeräten. Seite 27 von 81

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2.32 Clip no Screening

F

Das VoIP-System muss die Funktion CLIP no Screening unterstützen. Dabei muss es möglich sein, bei abgehenden Anrufen eine beliebige Rufnummer zu programmieren und zu übermitteln, sofern die entsprechende Kopfnummer dem Auftraggeber gehört.

Folgende Varianten sind umzusetzen:

R

Übermittlung nur der Kopfnummer mit Endziffer 0 (zum Beispiel für die Telefonzentrale)
Übermittlung einer beliebigen Nebenstellennummer, sofern dieser im Eigentum des Auftraggebers ist

Die Aktivierung bzw. Deaktivierung der angezeigten Rufnummer muss vom Benutzer

U

am Endgerät steuerbar sein, sofern vom Netzprovider unterstützt.

2.33 Parallelschaltung

Das VoIP-System muss die parallele Signalisierung eingehender Anrufe an eine zweite interne und/oder externe Rufnummer unterstützen; die Aktivierung erfolgt konfigurierbar je Nebenstelle.

W

2.34 Einschränkung des Innenverkehrs

Einschränkung des selbsttätigen Innenverkehrs für alle zu verhindernden bzw. unzulässigen Verkehrsbeziehungen.

2.35 Freizügige Rufnummernzuordnung

Der Rufnummernplan aus dem Regel- und Ergänzungsblock muss freizügig vergeben

T

werden können, d.h. Teilnehmernummern müssen auch unterschiedliche Stellenzahlen besitzen können.

2.36 Konferenzgespräche

Das VoIP-System muss Konferenzen zwischen einer initiierenden Nebenstelle und

N

mindestens vier weiteren internen oder externen Teilnehmern ermöglichen. Mindestens zehn Konferenzen müssen parallel führbar sein.

2.37 Kurzwahl, allgemein und individuell

Rufnummerngeber für Teilnehmer und Abfragestelle mit mindestens 500 Zielen, welche Esowohl individuell als auch allgemein verwendet werden können. Die Aufteilung der Rufnummern muss dynamisch zwischen individuell und allgemein erfolgen können.

Für bestimmte Nebenstellen, zum Beispiel Faxgeräte, müssen die Kurzwahlen auch über eine Kennziffer gefolgt von der Kurzwahlnummer abgerufen werden können.

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2.38 Gesprächsrouting

F

Das VoIP-System muss über flexible Schnittstellen zur gleichzeitigen Anbindung mehrerer Anbieter und/oder Übergänge verfügen. Erforderlich sind folgende Funktionen:

automatische Umschaltung bei Nichtverfügbarkeit des primären Weges

R

nutzerspezifisch administrierbare Berechtigungen
gezielte Routenwahl bei bestimmten Vorwahlen

2.39 Makeln

Makeln bei Rückfrageverbindungen; einrichtbar für alle Nebenstellen.

U

2.40 Message Waiting bei Sprachnachricht und Anruf

Das VoIP-System muss bei den Endgeräten eine optische Signalisierung für Sprachnachrichten sowie für entgangene Anrufe, auch bei Besetzt, bereitstellen.

2.41 Multimandantenbetrieb

W

Das VoIP-System soll mandantenfähig ausgelegt sein und mehrere Mandanten unterstützen. Diese können eine gemeinsame oder jeweils eigene Amtskopfnummer nutzen. Vermittlungsplatz und Nachtstelle sind mandantenübergreifend oder getrennt betreibbar. Mehrere Vermittlungsplätze mit individueller Aufschaltung der Mandanten müssen anschließbar sein. Eine gegenseitige Erreichbarkeit kann mandantenweit oder nebenstellenspezifisch eingeschränkt werden.

2.42 Mehrfachbelegung von Endgeräten

T

Das VoIP-System muss eine Teilnehmeranmeldung per PIN oder vergleichbar ermöglichen, um persönliche Nebenstellenmerkmale (zum Beispiel Tastenbelegung, Berechtigungen) an beliebigen Endgeräten bereitzustellen. Dies erlaubt die gemeinsame Nutzung einer Nebenstelle durch mehrere Nutzer mit individuellem Profil.

N2.43 DTMF-Unterstützung

Übertragung von DTMF-Signalen (Dual-tone multi-frequency Verfahren) mittels Tastendrucks oder automatisch, um Fernabfragen von Geräten zu ermöglichen.

2.44 Music on Hold

E

Das VoIP-System muss GEMA-freie Musik für Vermittlungs- und Rückfragevorgänge bereitstellen. Es sind mindestens sechs GEMA-freie Musikstücke zu hinterlegen; dieser zentrale Bestand dient auch der Musikuntermalung der Ansagen (Ansage vor dem Melden). Die hinterlegten Musikdateien müssen durch die Administration austauschbar sein, in den Formaten MP3 und WAV.

2.45 Pickup Gruppen

Das VoIP-System muss die Anrufübernahme ermöglichen, gezielt oder innerhalb frei definierbarer Gruppen. Die Anzahl der Nebenstellen und Gruppen ist nicht begrenzt. Bei

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Übernahme sind sowohl die rufende Nummer als auch die ursprünglich gerufene Nebenstelle optisch anzuzeigen. F

2.46 Publikumstaste

Das VoIP-System muss die manuelle Umleitung eines eingehenden Anrufs während des Klingelns durch einfachen Tastendruck ermöglichen. Die Umleitung hat wahlweise

R

auf eine vordefinierte Nebenstelle oder, sofern Bestandteil des Leistungsumfangs, auf eine Sprachbox zu erfolgen.

Die Zielnebenstelle ist im Vorfeld durch die Nutzerin bzw. den Nutzer oder zentral administrativ festzulegen. Die Funktion muss unmittelbar während der akustischen/optischen Signalisierung des Anrufs nutzbar sein.
Die Option zur Umleitung auf eine Sprachbox ist nur erforderlich, sofern im

U

Rahmen dieser Ausschreibung ein Sprachspeichersystem (Voicemail) Bestandteil der angebotenen Lösung ist. 3) Die Bedienung muss benutzerfreundlich, geräteunabhängig sowie dokumentiert umsetzbar sein.

2.47 Rufnummernsperre und Rufnummernfreigabe

W

Das VoIP-System muss eine ziffernweise Rufnummernsperre für ausgehende externe Verbindungen ermöglichen. Dabei müssen gezielte Sperren sowie Freigaben von Rufnummern oder Rufnummerngruppen (Sperrwerkgruppen) konfigurierbar sein. Es sind mindestens 1.000 einzelne Rufnummern bzw. Sperrwerkgruppen verwaltbar. Sperrwerkgruppen definieren sich als Ziffernfolgen (zum Beispiel 0160, 0137, 0180), denen weitere Ziffern folgen können, und gelten systemseitig als eine Einheit.

2.48 Rückfrage und Übergabe

T

Das VoIP-System muss die Rückfragefunktion unterstützen. Während eines aktiven Gesprächs kann der Teilnehmer eine zweite Verbindung zu einer weiteren Nebenstelle oder externen Rufnummer aufbauen. Diese dient der internen Abstimmung oder der gezielten Gesprächsvermittlung.

N

2.49 Rückruf

Das VoIP-System muss die Funktion „automatischer Rückruf bei Besetzt” unterstützen. Wird ein interner oder externer Teilnehmer besetzt erreicht, kann der Rückruf aktiviert werden. Das VoIP-System stellt die Verbindung automatisch her, sobald der Zielanschluss wieder frei ist, sofern dies vom Netzbetreiber unterstützt wird.

E

2.50 Ruftöne intern/extern

Das VoIP-System soll unterschiedliche akustische und optional optische Signale für interne, externe und rückgerufene Anrufe bereitstellen. Für Sonderverbindungen wie Direktrufe sind eigene Signale definierbar und bestimmten Nebenstellen individuell zuzuordnen.

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2.51 Rufumleitung und Rufweiterleitung

F

Das VoIP-System muss Rufumleitungen und Rufweiterleitungen zu beliebigen internen und externen Teilnehmern unterstützen. Folgende Anforderungen sind vollständig zu erfüllen:

Einrichtung wahlweise fest oder variabel

R

Auslösung sowohl im Besetztfall als auch bei Freizeichen sowie zeitgesteuert (frei nach Zeit einstellbar)
Umleitung an feste oder frei wählbare interne und externe Ziele, auch vom Vermittlungsplatz steuerbar
Änderung der Rufumleitung auch von der Ferne mittels PIN
Wahlweise Rufumleitung nur für externe Anrufer, nicht aber für interne Anrufer
Rufumleitungsverkettung mit mUindestens drei Zielen
Bei Umleitung auf externe Rufnummern ist, sofern CLIP durch den Netzbetreiber freigeschaltet ist, die Rufnummer des ursprünglichen Anrufers anzuzeigen, nicht jedoch die des Weiterleitungsziels

2.52 Sammelanschluss

W

Das VoIP-System muss mindestens zehn Sammelanschlüsse mit je zehn Teilnehmern unterstützen. Die Anrufverteilung muss wahlweise zyklisch, hierarchisch oder parallel erfolgen. Teilnehmer können sich selbstständig ein- oder ausschalten. Einzelne Nebenstellen sind temporär deaktivierbar. Die Aktivierung der Sammelanschluss- Kopfnummer und/oder die Umschaltung auf eine Ansage im Sprachspeicher erfolgt per Funktionstaste. Jeder Teilnehmer bleibt zusätzlich über eine separate Nebenstellenrufnummer erreichbar.

2.53 Selbsttätiger Verbindungsaufbau

T

Nach Abheben des Hörers wird bei ausbleibender Wahl innerhalb einer individuell einstellbaren Zeit automatisch eine Verbindung zu einem festgelegten Ziel aufgebaut. Alternativ ist der sofortige Verbindungsaufbau ohne Wahl möglich.

N2.54 Stummschaltung des Telefons

Es muss die Möglichkeit bestehen, dass eingehende Anrufe im Display angezeigt werden, ohne dass ein Rufton ertönt.

2.55 Nebenstellensperre mit Berechtigungsumschaltung

ESperrung der Nebenstellenfunktionen zum Schutz vor unberechtigtem Zugriff auf die Nebenstelle einschließlich Berechtigungsumschaltung von „vollamtsberechtigt” in wahlweise nebenstellenbezogene andere Berechtigung durch den Nebenstellenteilnehmer mittels pro Endgerät unterschiedlichem, mindestens vierstelligem geheimem PIN-Code für alle Teilnehmer.

2.56 Standortwechsel von Endgeräten

Das VoIP-System muss die standortübergreifende Umschaltung analoger und IP- Endgeräte per Kennzahl oder PIN ermöglichen, bei vollständiger Mitnahme von Rufnummer, Namen, Leistungsmerkmalen und Zusatzfunktionen.

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2.57 Rufnummernunterdrückung

F

Benutzer von Endgeräten mit Display müssen vor Gesprächsaufbau die Übermittlung ihrer Rufnummer wahlweise vollständig unterdrücken oder alternativ nur die zentrale Rufnummer des Auftraggebers anzeigen lassen können. Die Unterdrückung ist je Nebenstelle individuell aktivier- und deaktivierbar, sowohl durch den Nutzer selbst als auch zentral administrativ.

R

2.58 Virtuelle Rufnummer

Das VoIP-System muss mindestens 1.000 virtuelle bzw. Alias-Rufnummern unterstützen, die innerhalb des vorgegebenen Rufnummernblocks frei vergeben werden können. Jedes IP-Endgerät muss zusätzlich zur Hauptnummer über mindestens eine virtuelle Rufnummer erreichbar seinU. Es sind Durchwahlrufnummern mit eins- bis mindestens sechsstelliger Länge zulässig. Bei externen Anrufen ist die jeweilige virtuelle Rufnummer als Rückrufnummer zu übermitteln.

2.59 Vorrangschaltung und Notruf

Das VoIP-System muss Nebenstellen mit Vorrangfunktion für Notrufnummern (zum Beispiel 110, 112) unWterstützen. Ist keine freie Amtsleitung verfügbar, sind bestehende Verbindungen automatisch zu unterbrechen, um die sofortige Wahl von Notrufnummern sicherzustellen.

Notrufe müssen von jeder Nebenstelle unabhängig von Berechtigungsklassen, Amtssperren oder sonstigen Einschränkungen jederzeit absetzbar sein. Die weitergehenden Anforderungen an Notrufsignalisierung, Leitstellen-Routing und Notruf- Fallback regelt das Notrufkonzept im SOLL-Konzept.

T

3 Applikationen

Alle Applikationen müssen mindestens über eine deutschsprachige Benutzeroberfläche verfügen.

N

3.1 Systemverwaltung und Berechtigungskonzept

Nach Abnahme des VoIP-Systems muss das berechtigte Personal sämtliche Konfigurationen und Änderungen selbstständig über eine webbasierte, netzwerkfähige Administrationsoberfläche (mindestens deutschsprachig) durchführen können. Dazu zählen insbesondere: Der Zugriff auf diese Oberfläche muss über einen marktüblichen EWebbrowser ohne Installation zusätzlicher Software auf dem Arbeitsplatzrechner möglich sein. Unterstützt werden müssen mindestens die beim Auftraggeber eingesetzten Browser in ihrer jeweils aktuellen Fassung.

3.1.1 Änderungen durch Systemverwaltung

Sperren/Freigeben von Amtsleitungen, Nebenstellen, Ports
Änderung aller Nebenstellenleistungsmerkmale
Pflege von Nummern, Namen, Kurzwahlen, ETB-Einträgen (elektronisches Telefonbuch)
Änderungen an Display-Infos und Funktionstasten der Endgeräte

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Konfiguration von Rufnummernsperren (RNS), Berechtigungsklassen und Teilnehmerrechten F
Verwaltung von Anrufübernahme- und Sammelanschlussgruppen
Änderung von zentralen Leistungsmerkmalen und Teilnehmerberechtigungen
Umziehen von Endgeräten innerhalb des VoIP-Systems (analog und IP)
Verwaltung von PINs, Personalkennziffern, Kostenstellen bei Gebührenerfassung (sofern vorhanden)

R

10)Ausschluss von Nebenstellen aus der Gebührenerfassung 11)Mandantenfähigkeit für mindestens zwei Verwaltungsbereiche

3.1.2 Technische Anforderungen

Zentrale, netzwerkfähige Administrationssoftware mit rollenbasierter Rechtevergabe

U

Mindestens vier frei definierbare Berechtigungsgruppen (zum Beispiel Admin, Helpdesk, Nutzer A/B)
Rechtevergabe ausschließlich über Gruppen (nicht direkt über Einzelpersonen)
Änderungen wirken systemweit durch einmalige Programmierung (Broadcasting)
Nutzung durch mehrere User (nicht gleichzeitig) muss möglich sein Das VoIP-System Wist so auszuführen, dass Funktionalität, Bedienkomfort und Datensicherheit gemäß den Anforderungen des BSI-Grundschutz-Kompendiums (APP.2.1, ORP.4, OPS.1.1.4) gewährleistet sind.

3.2 Ansage vor dem Melden

Das VoIP-System muss eine Anschalteinrichtung für individuelle Kurzansagen und mehrsprachige Informationsansagen mit frei wählbarer Musikuntermalung bereitstellen. Die Funktion dient der akustischen Versorgung wartender ankommender Gespräche, insbesondTere bei besetztem Vermittlungsplatz. Die Mindestanforderungen sind:

Steuerbare Einspielung von mindestens fünf verschiedenen Ansagetexten, ansteuerbar durch die Vermittlungsplätze N2) Mindestens 30 zeitgleiche Anrufe
Individuell konfigurierbarer Einschaltzeitpunkt der Ansage, abhängig von Anzahl und Dauer der bisherigen Rufintervalle
Unterstützung von zentralen Ansagen bei Besetzt-Zuständen
Möglichkeit zur automatischen Umschaltung auf alternative Ansagetexte nach definierbarer Zeit
Frei wählbare Musikuntermalung der Ansagen aus dem zentralen Wartemusik-

E

Bestand; die vollständigen Anforderungen an die Wartemusik (GEMA-frei, Mindestanzahl, Austauschbarkeit, Formate) regelt das Kapitel „Music on Hold” 7) Bereitstellung der Funktion für alle SIP-Kanäle 8) Zusätzliches Besetztzeichen für Anrufer, wenn keine Vermittlung möglich ist

Die Einspielung erfolgt über ein zentrales Ansage- bzw. Musiksystem oder eine Softwarekomponente des VoIP-Systems. Die Auslegung hat sich an den Empfehlungen des BSI IT-Grundschutz-Kompendiums (insb. INF.2, SYS.1.1 und APP.4.4) zu orientieren.

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3.3 Elektronisches Telefonbuch (ETB)

F

Das VoIP-System muss ein zentrales, netzwerkweit nutzbares Elektronisches Telefonbuch (ETB) bereitstellen, das sowohl am Vermittlungsplatz als auch an allen Endgeräten mit numerischer oder alphanumerischer Tastatur verfügbar ist.

Anforderungen:

R

Zentrale Pflege des ETB über einmalige Eingabe je Ziel über die Administrationssoftware
Automatische Namensanzeige bei eingehenden Anrufen für gespeicherte Kontakte auf Endgeräten mit Display
Zentrale Anruferliste nutzt die im ETB gespeicherten Namen und ordnet sie nicht beantworteten Anrufen zu

U

Parallele Nutzung lokaler Anruf- und Telefonbuchlisten auf Endgeräten, wobei zentrale Einträge Vorrang haben
Gruppierung von Teilnehmern in individuelle Benutzergruppen muss möglich sein
Automatischer Abgleich zwischen zentralem ETB und Kurzwahllisten zur konsistenten Nutzung beider Funktionen
Bereitstellung Wvon mindestens 1000 Rufnummernspeichern im zentralen ETB
Zusätzlich mindestens 100 individuelle Rufnummernspeicher pro IP-Endgerät

Die Funktionalitäten sind systemseitig, ohne Zusatzmodule oder nachträgliche Freischaltung, bereitzustellen. Die Konzeption orientiert sich an den Vorgaben des BSI IT-Grundschutz-Kompendiums (APP.2.1 Benutzerverwaltung, APP.4.4 TK-Anlagen).

3.4 Sprachspeicher

Für bereTchtigte Teilnehmer ist ein Sprachspeichersystem bereitzustellen, das Sprachboxen individuell oder gemeinsam nutzbar macht, beispielsweise für Führungskräfte und deren Sekretariate oder stationäre und mobile Endgeräte.

Funktionale Anforderungen: N1) Einrichtung gemeinsamer Sprachboxen für mehrere Endgeräte pro Teilnehmergruppe 2) Menügesteuerte Benutzerführung über Textanzeigen am Display und Sprachansagen 3) Nutzung über IP- und MFV-fähige Endgeräte (zum Beispiel GSM, DECT) 4) Systemarchitektur: eigenständig (integriert oder extern), nicht Bestandteil eines Groupware-Systems

E

Die Lösung muss intuitiv steuerbar, geräteunabhängig zugänglich und skalierbar sein. Die Implementierung erfolgt gemäß BSI IT-Grundschutz-Kompendium (APP.4.4 Sprachdienste) und ist datenschutzkonform auszugestalten. Speicher- und Löschfristen für Sprachnachrichten müssen konfigurierbar sein; nach Fristablauf hat die Löschung automatisiert zu erfolgen. Die eingestellten Fristen sind im Betriebshandbuch zu dokumentieren.

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3.4.1 Ansagetexte Sprachbox

F

Teilnehmer sind über neue Sprachnachrichten durch optische Anzeige am IP-Endgerät und optional durch automatischen Anruf an eine externe Rufnummer zu informieren, wahlweise sofort oder zeitverzögert.

3.4.2 Abhören einer Sprachnachricht

R

Zum Abhören von Sprachnachrichten müssen folgende Funktionen bereitstehen: Anzeige/Ansage von Datum und Uhrzeit des Eingangs, vollständiges und wiederholtes Abspielen, Navigation zur nächsten/vorherigen Nachricht, schneller Vor- und Rücklauf, Pause und Stopp.

3.4.3 Weiterverarbeitung einer Sprachnachricht

U

Folgende Optionen zur Weiterverarbeitung abgehörter Sprachnachrichten sind bereitzustellen: Löschen, Weiterleitung mit Kommentar an andere Sprachbox, Antwort an den Absender, automatischer Rückruf bei internem Sender sowie Speichern der Nachricht.

3.4.4 Zugriffsschutz für Abhören

W

Der Zugriff auf Sprachboxen ist durch eine mindestens sechsstellige PIN abzusichern.

3.4.5 Verwaltung der Sprachbox

Die Bedienung der Sprachbox ist durch deutschsprachige Textmenüs im Display sowie durch Sprachansagen zu unterstützen.

3.4.6 Ansagetexte

T

Jede Sprachbox muss mindestens drei, die Vermittlungsplätze mindestens vier Ansagetexte für verschiedene Situationen (zum Beispiel Abwesenheit, Besetzt) speichern können. Die Auswahl erfolgt durch den Teilnehmer. Die Ansteuerung muss für Ansagen mit und ohne Aufnahmemöglichkeit funktionieren. Vom Auftraggeber vorproduzierte Ansagen sind einspielbar und nutzbar.

N

3.4.7 Anrufumleitung auf eine Sprachbox

Teilnehmer müssen Anrufe auf ihre Sprachbox sofort, zeitverzögert oder bei Besetzt per Funktionstaste umleiten können. Die Umleitung ist nur bei eingerichteter Sprachbox zulässig; ohne Sprachbox erfolgt eine systemseitige Ablehnung. E3.4.8 Interne und externe Anrufer Bei Umleitungen auf Sprachboxen muss konfigurierbar sein, dass nur externen Anrufern der Zugriff ermöglicht wird; interne Anrufe sind in diesem Fall auszuschließen.

3.4.9 Änderung des Passwortes

Teilnehmer müssen die PIN ihrer Sprachbox jederzeit am Endgerät ändern können. Bei Erstnutzung fordert das VoIP-System zur Änderung der Standard-PIN (zum Beispiel 000000) auf. Unsichere PINs (zum Beispiel 123456) werden automatisch abgewiesen und sind durch sichere zu ersetzen.

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3.4.10 Speicherformat

F

Ansagen und Sprachnachrichten sind im Format MP3 oder WAVE bereitzustellen.

3.5 Vermittlungsplatz

Es ist ein Vermittlungsplatz als Client bzw. Arbeitsplatz zur zentralen Anrufannahme und -verteilung anzubieten. R Der Vermittlungsplatz muss mindestens folgende Funktionen bereitstellen:

Anrufannahme und -verteilung eingehender Gespräche
Warteschlange mit Anzeige wartender Anrufe
Besetztlampenfeld (BLF) zur Belegtanzeige der Nebenstellen
gezielte und ungezielte ÜbergaUbe von Gesprächen
Parken und Halten von Gesprächen
Wiederanruf bei Nichtmelden des Übergabeziels

Der Vermittlungsplatz muss das Mitschneiden von Bedrohungsanrufen durch Betätigung einer hierfür vorgesehenen Taste technisch ermöglichen; die rechtliche Zulässigkeit verantwortet der Auftraggeber. Aufgezeichnete Gespräche sind

W

ausschließlich einem berechtigten Personenkreis zugänglich, Freigabe und Sperrung sind administrativ steuerbar.

Die Anzahl der Vermittlungsplätze und die zugehörige Lizenzierung richten sich nach dem Preisblatt. Die Position ist über die entsprechende Position im Preisblatt zu bepreisen.

3.6 Anbindung von Hilfsmitteltechnik am Vermittlungsplatz

T

Mindestens ein Vermittlungsplatz wird von einer blinden Mitarbeiterin oder einem blinden Mitarbeiter bedient. Die Vermittlungssoftware muss daher vollständig ohne Bildschirm bedienbar sein und mit Bildschirmleseprogrammen und Braillezeilen zusammenarbeiten. Die allgemeinen Anforderungen des Kapitels „Barrierefreiheit” bleiben unberührt; die nachfolgenden Anforderungen beziehen sich ausdrücklich auf die NVermittlungsfunktionen. Alle für die Vermittlung erforderlichen Anzeigen müssen an die Hilfsmitteltechnik übergeben werden, insbesondere:

die Warteschlange mit Anzahl und Reihenfolge der wartenden Anrufe
Rufnummer und, soweit bekannt, Name der anrufenden Person E3) der Belegtzustand der Nebenstellen (Besetztlampenfeld)
der Zustand einer Übergabe einschließlich Wiederanruf bei Nichtmelden
Statusmeldungen und Fehlermeldungen der Software

Änderungen dieser Anzeigen müssen der Hilfsmitteltechnik unmittelbar mitgeteilt werden, sodass die Braillezeile den aktuellen Stand wiedergibt. Eine Anzeige, die nur optisch aktualisiert wird, genügt nicht.

Sämtliche Vermittlungsfunktionen müssen über die Tastatur erreichbar sein. Für häufig genutzte Funktionen wie Annehmen, Übergeben, Makeln, Parken und Trennen sind anpassbare Tastenkürzel vorzusehen. Ein eingehender Anruf und ein Wiederanruf sind zusätzlich akustisch unterscheidbar zu signalisieren. Seite 36 von 81

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Die für die Anbindung der Hilfsmitteltechnik erforderliche Schnittstelle ist bereitzustellen und im Preisblatt zu bepreisen. Der Bieter benennt die BildschFirmleseprogramme, mit denen die Vermittlungssoftware erprobt wurde, sowie die unterstützten Braillezeilen.

Die Zusammenarbeit mit der beim Auftraggeber eingesetzten Hilfsmitteltechnik ist vor der Inbetriebnahme gemeinsam zu erproben; die Erprobung ist Bestandteil der Abnahme.

R

4 Barrierefreiheit

Zur Gewährleistung der Teilhabe von Beschäftigten mit Beeinträchtigungen ist die Anbindung unterstützender Hilfsmitteltechnik sicherzustellen. Für sämtliche angebotenen Hard- und Softwarekomponenten ist die Norm EN 301 549 in der jeweils

U

geltenden Fassung verbindlich einzuhalten. Die Verpflichtung zur Barrierefreiheit ergibt sich für öffentliche Stellen aus dem Behindertengleichstellungsgesetz (BGG) und der Barrierefreie-Informationstechnik-Verordnung (BITV 2.0) in Umsetzung der Richtlinie (EU) 2016/2102; die EN 301 549 ist die maßgebliche technische Norm zur Konkretisierung dieser Anforderungen.

4.1 Headsets W

Für die angebotenen Telefone sind kompatible Sprechgarnituren bereitzustellen, die eine Anbindung von Hörgeräten über die aktuelle Bluetooth-Schnittstelle ermöglichen. Die Position ist im Preisblatt zu bepreisen.

4.2 Telefone

Für das angebotene VoIP-System sind Telefone bereitzustellen, die folgende AnforderuTngen erfüllen:

Hörer mit Steckerverbindung
Audioausgang zur Tonweiterleitung
Hohe Hörerlautstärke (60 bis 75 dB einstellbar)
Konfigurierbare Klingeltonlautstärke

N

Hörgerätekompatibilität: Induktionsspule und Bluetooth (gegebenenfalls über Basisstation)
Anschlussmöglichkeit für Mikrofone, kabelgebunden oder drahtlos
Unterstützung der Sprachcodecs gemäß dem Kapitel „Sprachcodecs und Codierungsstandards”, mindestens G.711 und G.722 (HD-Qualität)
Große Wähltastatur, taktil fühlbar mit Erhebung an Taste 5 E9) Haptisch ausgeprägter Druckpunkt aller Tasten 10)Physische Notruf-/Direktruftaste (kein Touchsensor) 11)Beleuchtetes, kontrastreiches Display, mindestens 7 Zoll 12)Anschaltmöglichkeit externer optisch/akustischer Signalgeber 13)Unterstützung von Assistenztechnologien wie Braillezeilen, einschließlich Anleitung in Braille- und Schwarzschrift; die kompatiblen Bildschirmleseprogramme regelt das Kapitel „Unterstützung von Screenreadern”

Die Position ist im Preisblatt zu bepreisen.

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4.2.1 Barrierefreiheit und Zubehör

F

Die Endgeräte müssen hörgerätekompatibel nach den einschlägigen Normen sein und eine taktil fühlbare Erhebung an der Taste 5 aufweisen. Ein Anschluss für ein Headset ist vorzusehen.

4.3 Unterstützung von Screenreadern

R

Die angebotene Lösung muss für Nutzerinnen und Nutzer mit eingeschränktem Sehvermögen vollständig barrierefrei nutzbar sein. Insbesondere ist die Unterstützung folgender Hilfstechnologien sicherzustellen: Braillezeilen sowie JAWS, SuperNova, NVDA, ZoomText oder vergleichbare Bildschirmleseprogramme.

Ferner sind folgende Anforderungen verpflichtend umzusetzen:

U

Bedienbarkeit per Tastatur (ohne Maus)
Hoher Kontrast, farbempfindliche Gestaltung und farbunabhängige Nutzerführung
Skalierbarkeit der Inhalte (Zoomfunktion, alternative Layouts)
Verwendung einfacher, verständlicher Sprache in Benutzeroberflächen und Meldungen

W

Barrierefreie Schulungsunterlagen und Systemdokumentationen gemäß EN 301 549

Diese Vorgaben sind integraler Bestandteil einer barrierefreien IKT-Infrastruktur im öffentlichen Sektor.

4.4 Barrierefreie CTI-Software und Softphone

Der Einsatz von CTI-, UC- und Softphone-Lösungen ist vorgesehen. Hierfür ist eine

T

vollständig barrierefreie Softwarelösung bereitzustellen, die in der Client-Umgebung des Auftraggebers (Windows 11) funktionsfähig und uneingeschränkt nutzbar ist.

5 Endgeräte

N

5.1 Endgerätemontage

Die Programmierung der Endgeräte erfolgt zentral durch den Auftragnehmer. Alle Leistungen sind im Preisblatt zu berücksichtigen. Die Endgeräte sind nach den Vorgaben des Auftraggebers zu programmieren und, sofern erforderlich, zu beschriften. Dies schließt Chef-/Sekretariatsfunktionen, Teamfunktionen und Leistungsmerkmale

E

ein.

Bei der Endgerätemontage sind Erschwernisse zu berücksichtigen, die durch das Verrücken von Mobiliar (zum Beispiel Schreibtische) entstehen können. Ebenso sind laufende Arbeitsabläufe des Auftraggebers sowie die typischen Beeinträchtigungen bei der Auswechslung bestehender Endgeräte in die Preisfindung einzustellen.

5.2 Anforderungen IP-Komfortendgerät

Schnittstelle VoIP über Ethernet-LAN, 2 Gigabit-Ethernet Switch (1000 BASE-T, Auto-Negotiation) RJ-45, mit PoE für LAN-Anschluss und RJ-45 für PC- Anbindung Seite 38 von 81

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Mindestens LC-Display mit Hintergrundbeleuchtung, 4-zeilig, je 24 Stellen, Anzeige in Deutsch für Rufnummern, Namen und SyFsteminformationen; das Display soll schwenkbar sein
Mindestens 8 frei programmierbare selbstbeschriftende Funktionstasten für Leistungsmerkmale, Sonderfunktionen und gegenseitige optische „Belegt”- Anzeige auf der ersten Ebene
Unterstützung für LLDP-MED

R

Möglichkeit zur externen Stecker-Netzteilanschaltung (Gerätefähigkeit; die Regelspeisung erfolgt per PoE, ein Netzteil wird nicht beigestellt)
Direktansprechung anderer IP-Endgeräte
Kennzeichnung der Tastenbelegung im Display als LCD-Anzeige
Integrierte Freisprechfunktion
Buchstabenbelegung gemäß ITU-Empfehlung

U

10)Wahl bei aufliegendem Hörer, Wahlwiederholung der letzten 10 Rufnummern 11)Anrufliste je 10 ankommende und gehende Gespräche 12)Wahlweise Einschalten von MFV/DTMF zur Fernsteuerung, falls benötigt 13)Anzeige von Uhrzeit, Datum, eigene Rufnummer und/oder Name 14)Möglichkeit zur Ansteuerung von Zusatzmodulen 15)Anschlussmöglichkeit für Headset 16)UnterschiedlicWhe Ruftöne für interne und externe Anrufe 17)Bedienungsanleitung

5.3 Anforderungen IP-Premiumendgerät

VoIP über Ethernet-LAN, 2 Gigabit-Ethernet Switch (1000 BASE-T, Auto- Negotiation) RJ-45, mit PoE für LAN-Anschluss und RJ-45 für PC-Anbindung
Grafikfähiges Farbdisplay mit Hintergrundbeleuchtung für die Anzeige von Rufnummern, Namen und Systeminformationen (anstatt eines einfachen LC- DisTplays)
Mindestens 8 frei programmierbare selbstbeschriftende Funktionstasten auf der ersten Ebene für Leistungsmerkmale, Sonderfunktionen und gegenseitige optische „Belegt”-Anzeige
Unterstützung für LLDP-MED
Möglichkeit zur externen Stecker-Netzteilanschaltung (Gerätefähigkeit; die

N

Regelspeisung erfolgt per PoE, ein Netzteil wird nicht beigestellt) 6) Direktansprechung anderer IP-Endgeräte 7) Kennzeichnung der Tastenbelegung im Display als LCD-Anzeige 8) Integrierte Freisprechfunktion 9) Buchstabenbelegung gemäß ITU-Empfehlung 10)Wahl bei aufliegendem Hörer, Wahlwiederholung der letzten 10 Rufnummern E11)Anruf- und Gesprächsliste: je 10 ankommende und gehende Gespräche 12)Wahlweise Einschalten von MFV/DTMF zur Fernsteuerung bei Bedarf 13)Anzeige Uhrzeit, Datum, eigene Rufnummer und/oder Name 14)Möglichkeit zur Ansteuerung von Zusatzmodulen 15)Headset Anschlussmöglichkeit 16)Unterschiedliche Ruftöne für interne und externe Anrufe 17)Bedienungsanleitung

5.4 Anforderungen Beistellmodul IP Endgerät

Mindestens 20 selbstbeschriftende Funktionstasten auf der ersten Ebene

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Optische Anzeige des Zustands jeder Taste (zum Beispiel Belegt-Anzeige, Aktivierung von Leistungsmerkmalen) F
Tasten können für diverse Funktionen programmiert werden, wie zum Beispiel Belegung mit Direktrufpartnern, Belegt-Anzeige von Teilnehmern, Aktivierung von Leistungsmerkmalen
Möglichkeit zur Erweiterung um ein weiteres Zusatzmodul des gleichen Typs
Alle Tasten sind selbstbeschriftend zur Anzeige der zugehörigen Funktion

R

5.5 Endgeräte für Anschlüsse über Zwei- oder Vierdraht

An Arbeitsplätzen, an denen keine Netzwerkinfrastruktur vorliegt, sondern ausschließlich eine Zwei- oder Vierdraht-Leitung, sind Endgeräte anzubieten, die über diese Leitung betrieben werden können. Auf welchem technischen Weg dies geschieht, entscheidet der Bieter. In welchemU Umfang die Position abgerufen wird, ist dem Preisblatt zu entnehmen.

Der Bieter beschreibt im Angebot kurz, wie der Betrieb über die vorhandene Leitung sichergestellt wird, und gibt die maximal zulässige Leitungslänge an.

Die angebotenen Endgeräte müssen mindestens folgende Leistungsmerkmale bereitstellen: W

Wählen mit Tonwahlverfahren (DTMF) nach ITU-T Q.23
Wahlwiederholung der zuletzt gewählten Rufnummer
Stummschaltung des Mikrofons
Rückfrage, Makeln und Vermitteln
Anrufübernahme innerhalb der Übernahmegruppe
Rückruf bei Besetzt
Anklopfen mit akustischer Signalisierung

T

Freisprechen oder mindestens Lauthören
einstellbare Hörer- und Klingeltonlautstärke

5.6 Anforderungen Headsets

Der Auftragnehmer muss dem Auftraggeber nach Zuschlagserteilung, spätestens

N

innerhalb von vier Wochen und vor der endgültigen Festlegung der zu liefernden Headset-Typen, Muster der angebotenen Modelle zur Verfügung stellen. Die Muster werden nicht mit dem Angebot eingereicht und gehen nicht in die Wertung ein.

Zu jedem gelieferten Headset die Seriennummer und die Modellbezeichnung zu dokumentieren und dem Auftraggeber elektronisch als Excel-Datei (XLSX) oder als ECSV-Datei zu übergeben. Die Datei muss so aufgebaut sein, dass ein maschineller Import in die Inventarisierungssysteme des Auftraggebers ohne Nachbearbeitung möglich ist. Eine ausschließlich gedruckte Liste erfüllt diese Anforderung nicht.

5.7 Headset Management

Für die angebotenen Headsets ist ein Managementsystem zu liefern, mit dem Firmwarestände aktualisiert sowie Konfigurationsänderungen einzeln und global für Gerätegruppen oder den Gesamtbestand vorgenommen werden können. Eine ggf. Notwenidge Lizenzierung hat den vollständigen gelieferten Headset-Bestand abzudecken.

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Für den Betrieb des Managementsystems ist, sofern erforderlich, ein separater Mini-PC einschließlich Display, Tastatur und Maus zu liefern, der als HeaFdset-Management- Konsole in der demilitarisierten Zone (DMZ) des Auftraggebers betrieben wird.

Der Auftragnehmer hat den PC zu liefern, einzurichten, das Managementsystem zu installieren und in Betrieb zu nehmen. 5.7.1 Schnurloses Mono-Headset: R

Anschaltung an IP-Endgeräte und PC mit USB-A
Gesprächsannahmefunktion am Headset
Einseitig tragbar, wahlweise mit Nacken-, Überkopfbügel und in-Ohr Variante
Geräuschfilterndes Mikrofon
Inklusive Adapter und Ladestation

U

5.7.2 Headset schnurgebunden:

Anschaltung an IP-Endgeräte und PC mit USB-A
Gesprächsannahmefunktion am Headset
Einseitig tragbar, wahlweise mit Nacken-, Überkopfbügel und in-Ohr Variante
Geräuschfilterndes Mikrofon
Inklusive erforWderlicher Adapter 5.7.3 Ohrpolster

Passend zu den angebotenen Headsets müssen Ohrpolster für den Austausch verfügbar sein. Die Ohrpolster müssen werkzeuglos montierbar, hygienisch einwandfrei und für den regelmäßigen Austausch im Büroalltag geeignet sein.

6 Anforderungen an UCC- und CTI-Funktionalitäten

T

Das anzubietende VoIP-System muss so ausgelegt sein, dass es ohne grundlegende Systemumstellung um eine vollständig integrierte Unified Communications & Collaboration (UCC)-Lösung als native Systemkomponente erweitert werden kann. Die Bereitstellung der UCC-Lösung selbst ist nur dann Bestandteil der Leistung, wenn sie

N

im Preisblatt gesondert abgefragt wird. In diesem Fall muss sie eine durchgängige Computer Telephony Integration (CTI) für die im Mengengerüst genannten Nutzerinnen und Nutzer unterstützen (Anzahl gemäß Übersicht der Hard- und Softwarekomponenten bzw. Preisblatt).

Die nachfolgend aufgeführten Komponenten sind funktional, technisch und lizenzseitig vollständig bereitzustellen, ordnungsgemäß zu installieren, betriebsbereit zu

E

konfigurieren und mit dem VoIP-System zu einer einheitlichen Kommunikationsplattform zu integrieren.

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6.1 Softphone-Funktionalität (stationäre und mobile Endgeräte)

F

Das VoIP-System muss so ausgelegt sein, dass ein vollwertiges Softphone für stationäre Arbeitsplätze sowie für mobile Endgeräte ohne grundlegende Systemumstellung bereitgestellt werden kann. Die Bereitstellung des Softphones selbst ist nur dann Bestandteil der Leistung, wenn sie im Preisblatt gesondert abgefragt wird. In diesem Fall umfasst die Leistung:

R

Bereitstellung eines vollwertigen Softphones für stationäre Arbeitsplätze (Windows 11) sowie für mobile Endgeräte mit marktgängigen mobilen Betriebssystemen
Einbindung in bestehende Rufnummernstruktur mit Anzeige der persönlichen Nebenstelle
Unterstützung aller StandardUfunktionen: Wählen, Halten, Weiterverbinden, Rufjournal, Rückruf, Rufnummernanzeige (CLIP), Besetztanzeige (BLF), Kurzwahl
TLS-/SRTP-gesicherte Kommunikation
VPN-unabhängiger Betrieb über sichere Verbindungen (zum Beispiel STUN/TURN/ICE oder Mobile Device Management)

W

Bei der Konzeption der Lösung ist sicherzustellen, dass die eingesetzten Softphone- Clients bei einem Ausfall des Hauptsystems automatisch über das Backup-System weiterhin betriebsbereit zur Verfügung stehen.

Die Softphone-Clients müssen im Backup-Betrieb ohne erneute manuelle Konfiguration mit dem vorgesehenen Funktionsumfang weiter genutzt werden können. Dies gilt insbesondere vor dem Hintergrund, dass einzelne Anwenderarbeitsplätze zukünftig ausschließlich mit einem Softphone und ohne zusätzliches Hardware-Telefon ausgestattet werden.

T

Die Verfügbarkeit und Funktionsfähigkeit der Softphone-Clients ist daher auch im Backup-Betrieb vollständig sicherzustellen.

6.2 Chat-/Instant-Messaging-Funktion (1:1 und Gruppe)

N

Das VoIP-System muss so ausgelegt sein, dass eine plattformübergreifende Chat-/Instant-Messaging-Funktion ohne grundlegende Systemumstellung bereitgestellt werden kann. Ihre Bereitstellung ist nur dann Bestandteil der Leistung, wenn sie im Preisblatt gesondert abgefragt wird. In diesem Fall umfasst die Leistung:

Plattformübergreifende Chatfunktion mit Textnachrichten, Emojis, Dateiübertragung

E

Mandantenfähigkeit bzw. Rechteverwaltung nach Rollen/Gruppen
Präsenzanzeige (verfügbar, beschäftigt, offline etc.) mit Kalenderintegration in das vorhandene Groupware-System (Microsoft Outlook)
DSGVO-konforme Speicherung und optionale Exportfunktion

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6.3 Videotelefonie und Videokonferenzen

F

Das VoIP-System muss so ausgelegt sein, dass eine Videotelefonie- und Videokonferenzfunktion ohne grundlegende Systemumstellung bereitgestellt werden kann. Ihre Bereitstellung ist nur dann Bestandteil der Leistung, wenn sie im Preisblatt gesondert abgefragt wird. In diesem Fall umfasst die Leistung:

R

Interne Videotelefonie zwischen Mitarbeitenden (Peer-to-Peer)
Hosting kleinerer Videokonferenzen (bis 10 Teilnehmer) ohne externes Gateway
Integration in Softphone und Chat-Client
Unterstützung gängiger Codecs (H.264, VP8)
Bildschirmfreigabe für einzelne Fenster oder gesamten Desktop

6.4 Fax-Server-Funktionalität

U

Das VoIP-System muss so ausgelegt sein, dass eine zentrale Fax-Serverlösung ohne grundlegende Systemumstellung nachgerüstet und angebunden werden kann. Die Bereitstellung der Fax-Serverlösung selbst ist nur dann Bestandteil der Leistung, wenn sie im Preisblatt gesondert abgefragt wird. In diesem Fall umfasst die Leistung:

Zentrale Fax-SWerverlösung (entweder als Bestandteil des VoIP-Systems oder als separate Komponente)
Versand und Empfang von Faxnachrichten per E-Mail (Mail2Fax/Fax2Mail)
Bereitstellung persönlicher Faxnummern bzw. Zuweisung zu Gruppen
Faxarchivierung und Protokollierung nach DSGVO
Kompatibilität zu T.38 oder G.711 pass-through

6.5 CTI-Integration

T

Das VoIP-System muss so ausgelegt sein, dass eine CTI-Integration an die vorhandenen Arbeitsplatzsysteme ohne grundlegende Systemumstellung bereitgestellt werden kann. Ihre Bereitstellung ist nur dann Bestandteil der Leistung, wenn sie im Preisblatt gesondert abgefragt wird. In diesem Fall umfasst die Leistung:

CTI-Anbindung an vorhandene Arbeitsplatzsysteme (zum Beispiel Microsoft

N

Outlook, gegebenenfalls Fachanwendungen mit TAPI-, TSAPI- oder JTAPI- Schnittstelle oder vergleichbar) 2) Anzeige eingehender Anrufe mit Identifikation aus lokalem oder zentralem Adressbuch 3) Starten von Anrufen per Klick aus Applikationen (“Click-to-Dial”) 4) Logging und Anzeige verpasster Anrufe im Kontext der Anwendung

E

6.6 Allgemeine Anforderungen an UCC/CTI-Plattform

Das VoIP-System muss so ausgelegt sein, dass die UCC/CTI-Plattform mit den nachfolgenden allgemeinen Eigenschaften ohne grundlegende Systemumstellung bereitgestellt werden kann. Ihre Bereitstellung ist nur dann Bestandteil der Leistung, wenn sie im Preisblatt gesondert abgefragt wird. In diesem Fall gilt:

Zentrale Benutzerverwaltung mit rollenbasierter Rechtevergabe
Integration in die bestehenden Verzeichnisdienste des Auftraggebers (zum Beispiel Active Directory, LDAP oder vergleichbar)

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Plattformunabhängige Clients für stationäre Arbeitsplätze (Windows 11) sowie mobile Endgeräte mit marktgängigen mobilen BetriebssysFtemen
Multi-Device-Login mit Synchronisation der Gesprächshistorie und Konfiguration
Mandantenfähigkeit für verschiedene Einheiten (zum Beispiel Standorte)
Lizenzierung nutzerbasiert (Named User) oder kapazitätsbasiert (Concurrent); der Bieter hat die Lizenzmetrik je Komponente im Angebot offenzulegen.

R

7 UC-Client

Die angebotene Telekommunikationslösung muss über einen integrierten UC-Client mit Softphone-Funktion verfügen. Telefonie, Präsenz, Kontakte und weitere Kommunikationsfunktionen sind innerhalb einer einheitlichen Benutzeroberfläche zusammenzuführen. U Die nachfolgend beschriebenen Funktionen stellen den geforderten Funktionsumfang dar. Soweit einzelne Funktionen ausdrücklich als ergänzend oder optional gekennzeichnet sind, begründet ihre Beschreibung keine Verpflichtung zur Bereitstellung. Der Bieter beschreWibt den Funktionsumfang seiner angebotenen Lösung und kennzeichnet, welche Funktionen standardmäßig enthalten, optional verfügbar oder nur durch zusätzliche Komponenten beziehungsweise Lizenzen realisierbar sind.

7.1 Benutzeroberfläche und Bedienung

Der UC-Client muss die verfügbaren Telefonie- und Kommunikationsfunktionen innerhalb einer einheitlichen Benutzeroberfläche bereitstellen. Hierzu gehören insbesondere Telefonie, Softphone, Kontakte, Präsenz, Favoriten, Anrufjournal, RufumleituTngen, Chat sowie weitere Kommunikations- und Collaboration-Funktionen. Die Oberfläche muss benutzerbezogen konfigurierbar sein und die jeweils freigeschalteten Funktionen übersichtlich darstellen.

7.2 Telefonie und Softphone

N

Der UC-Client muss als eigenständiges Softphone sowie zur Steuerung eines zugeordneten VoIP-Endgerätes eingesetzt werden können.

Hierzu gehören insbesondere folgende Funktionen:

Anrufe aufbauen, annehmen, abweisen und beenden E8) Halten, Rückfrage und Makeln
Weiterverbinden mit und ohne Rückfrage 10)Wahlwiederholung und DTMF-Nachwahl 11)Rufumleitung und Anrufschutz 12)Konferenzschaltung 13)Anrufübernahme beziehungsweise Pickup 14)Rufnummernunterdrückung 15)Anzeige des aktuellen Gesprächsstatus 16)Auswahl des verwendeten Kommunikationsgerätes

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Für den Softphone-Betrieb müssen marktübliche kabelgebundene und schnurlose Headsets beziehungsweise Audioendgeräte verwendet werdenF können. Der Benutzer muss Mikrofon, Audiowiedergabe und Rufsignalisierung auswählen können.

Soweit mehrere Kommunikationsgeräte zugeordnet sind, muss ein Wechsel zwischen Softphone, Arbeitsplatztelefon, mobilem Endgerät oder weiteren zugeordneten Geräten möglich sein.

R

7.3 Präsenz, Telefonstatus und Erreichbarkeit

Die UC-Lösung muss Präsenz- und Telefonstatusinformationen bereitstellen.

Hierzu gehören insbesondere die Zustände verfügbar, beschäftigt, im Gespräch, abwesend, nicht stören, in einem Termin sowie offline beziehungsweise nicht

U

angemeldet.

Der Präsenzstatus muss manuell oder automatisiert gesetzt werden können, beispielsweise anhand von Telefonstatus, Benutzeraktivität oder Kalenderinformationen.

Soweit unterstützt, können Präsenzzustände mit Regeln zur telefonischen Erreichbarkeit beziehWungsweise Rufumleitung verbunden werden. Die Sichtbarkeit von Präsenz und Telefonstatus anderer Benutzer muss entsprechend dem Berechtigungskonzept steuerbar sein.

7.4 Favoriten, Teamansicht und Besetztanzeige

Benutzer müssen häufig benötigte Kontakte und Teilnehmer in einer individuell konfigurierbaren Favoriten- beziehungsweise Teamansicht zusammenstellen können.

T

Hierbei sind Präsenz, Telefonstatus und Erreichbarkeit anzuzeigen sowie unmittelbar Kommunikationsaktionen auszulösen, insbesondere Anruf, Chat, Weiterverbinden und Anrufübernahme.

Die Umsetzung kann über Favoriten, Teamansichten, Kontaktmonitore, NBesetztanzeigen oder funktional gleichwertige Darstellungen erfolgen. Soweit unterstützt, kann der Benutzer über die erneute Verfügbarkeit eines zuvor besetzten beziehungsweise nicht erreichbaren Teilnehmers informiert werden.

7.5 Kontakte, Verzeichnisse und Rufnummernauflösung

EDer UC-Client muss eine zentrale Suche über interne und angebundene externe Kontaktdatenquellen ermöglichen.

Anbindbar sein müssen insbesondere:

17)Teilnehmerverzeichnis des Telekommunikationssystems 18)Active Directory beziehungsweise vergleichbare Verzeichnisdienste 19)LDAP-Verzeichnisse 20)Microsoft Exchange beziehungsweise Microsoft 365 21)Outlook-Kontakte 22)weitere Unternehmensverzeichnisse

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Bei eingehenden und ausgehenden Anrufen muss, soweit die Rufnummer in einer angebundenen Datenquelle vorhanden ist, eine automatischeF Rufnummernauflösung erfolgen.

Aus einem Kontakt heraus müssen unmittelbar Kommunikationsaktionen wie Anruf, Chat, E-Mail oder Meeting ausgelöst werden können.

7.6 Anrufjournal und RückrufmanagementR

Die UC-Lösung muss ein benutzerbezogenes Anrufjournal für eingehende, ausgehende, angenommene und entgangene Anrufe bereitstellen.

Anzuzeigen sind insbesondere Kontakt beziehungsweise Rufnummer, Datum, Uhrzeit, Anrufart und Gesprächsdauer.

U

Aus einem Journaleintrag muss unmittelbar ein Rückruf ausgelöst werden können.

Soweit unterstützt, können Kommunikationsvorgänge kontaktbezogen zusammengefasst sowie geplante Anrufe und Rückruferinnerungen hinterlegt werden.

7.7 Anrufbenachrichtigung

W

Bei eingehenden Anrufen muss eine Benachrichtigung am Arbeitsplatz angezeigt werden.

Diese kann Rufnummer, aufgelösten Namen, Organisation sowie weitere freigegebene Informationen aus angebundenen Datenquellen enthalten.

Aus der Benachrichtigung heraus müssen Aktionen wie Annehmen, Abweisen, Weiterleiten oder das Öffnen eines zugeordneten Kontaktes beziehungsweise Vorgangs ausgelöst werden können.

T

7.8 Rufumleitungen und Erreichbarkeitssteuerung

Rufumleitungen müssen über den UC-Client angezeigt, eingerichtet, geändert und deaktiviert werden können.

N

Zu unterstützen sind insbesondere:

sofortige Rufumleitung
Rufumleitung bei Besetzt
Rufumleitung bei Nichtannahme
zeitabhängige Rufumleitung E5) präsenzabhängige Rufumleitung Die Einstellungen müssen mit dem zentralen Telekommunikationssystem synchronisiert werden.

7.9 Anwendungsintegration und Click-to-Dial

Die UC-Lösung muss die Integration in vorhandene Arbeitsplatz-, CRM-, ERP- beziehungsweise Fachanwendungen ermöglichen.

Rufnummern müssen unmittelbar aus unterstützten Anwendungen gewählt werden können. Hierfür können insbesondere TAPI, URI beziehungsweise Protokollhandler,

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Browserintegration, Hotkey-Wahl, APIs oder funktional gleichwertige Verfahren eingesetzt werden. F Bei eingehenden Anrufen müssen anhand der Rufnummer Informationen beziehungsweise zugeordnete Datensätze aus angebundenen Anwendungen angezeigt oder geöffnet werden können. Der Bieter beschreibt die verfügbaren StandardinteRgrationen und Schnittstellen.

7.10 Chat

Die UC-Lösung muss eine integrierte Instant-Messaging-Funktion bereitstellen.

Hierzu gehören insbesondere Einzelchat, Gruppenchat, Chatverlauf, Zustell- beziehungsweise Lesestatus, SucUhfunktionen, Antworten, Reaktionen sowie Dateiübertragung.

Die Funktionen müssen zentral administrierbar und für Benutzer beziehungsweise Benutzergruppen freischaltbar sein.

7.11 Audio, Video

W

Die UC-Lösung muss neben der klassischen Telefonie weitere Kommunikationsformen bereitstellen.

Hierzu gehören insbesondere:

Audio-Kommunikation
Video-Kommunikation
Bildschirmfreigabe
Freigabe einzelner Bildschirme beziehungsweise Inhalte

T

gegebenenfalls Übergabe der Fernsteuerung

Der Benutzer muss die hierfür verwendeten Audio- und Videogeräte auswählen können.

7.12 Meetings und Konferenzen

N

Die UC-Lösung muss Funktionen für Ad-hoc-Konferenzen sowie geplante Audio-, Video- und Webkonferenzen bereitstellen.

Hierzu gehören insbesondere interne und externe Teilnehmer, Kalendereinladungen, Einwahldaten, PIN-Schutz, Teilnehmerübersicht, Moderatorfunktionen, Chat sowie Bildschirmfreigabe.

E

Externen Teilnehmern muss eine Teilnahme über einen marktüblichen Webbrowser ohne Installation eines vollständigen UC-Clients ermöglicht werden.

Der Bieter beschreibt den verfügbaren Funktionsumfang sowie gegebenenfalls erforderliche Zusatzkomponenten und Lizenzen.

7.13 Microsoft 365 und Groupware-Integration

Die UC-Lösung muss in Microsoft 365 beziehungsweise vergleichbare Groupware- Umgebungen integriert werden können.

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Hierzu gehören insbesondere:

F

Outlook-Integration
Kontaktintegration
Kalenderintegration
kalenderabhängige Präsenz
Rufnummernwahl aus Anwendungen

R

Soweit Schnittstellen zu Microsoft Teams oder vergleichbaren Kommunikationsplattformen angeboten werden, beschreibt der Bieter Art und Umfang der Integration, insbesondere eine mögliche Synchronisation von Präsenz und Telefonstatus.

7.14 Mobile Nutzung und One-Number-Konzept

U

Die UC-Lösung muss Anwendungen für mobile Endgeräte bereitstellen.

Hierüber sind insbesondere Telefonie unter der geschäftlichen Rufnummer, Softphone, Kontakte, Präsenz, Anrufjournal, Chat, Audio und Video, Rufumleitungen sowie Push- Benachrichtigungen bereitzustellen.

W

Der Benutzer muss unabhängig vom verwendeten Endgerät unter seiner zentral zugeordneten geschäftlichen Rufnummer erreichbar sein und ausgehend mit dieser Rufnummer kommunizieren können.

Der Bieter beschreibt die unterstützten mobilen Betriebssysteme sowie das eingesetzte Mobilitäts- beziehungsweise One-Number-Konzept.

7.15 Gruppen- und Teamfunktionen

Die UC-LTösung muss Funktionen für die Zusammenarbeit innerhalb von Gruppen beziehungsweise Teams bereitstellen.

Hierzu gehören insbesondere gemeinsame Teamansichten, Präsenz- und Erreichbarkeitsanzeigen, Anrufübernahme, An- und Abmeldung an Gruppen sowie die Weiterleitung von Gesprächen innerhalb eines Teams.

N

7.16 Unified Messaging und ergänzende Kommunikationsdienste

Soweit verfügbar, können weitere Kommunikationsdienste in die UC-Umgebung integriert werden.

Hierzu gehören insbesondere Voicemail, Fax oder vergleichbare Nachrichtendienste.

E

Soweit eine Gesprächs- beziehungsweise Kommunikationsaufzeichnung technisch angeboten wird, beschreibt der Bieter deren Funktionsumfang, die erforderlichen Komponenten und die administrativen Möglichkeiten zur Freigabe beziehungsweise Sperrung.

Die rechtliche und organisatorische Zulässigkeit einer Aufzeichnung ist unabhängig von der technischen Verfügbarkeit durch den Auftraggeber festzulegen.

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7.17 Schnittstellen und Erweiterbarkeit

F

Die UC-Lösung muss dokumentierte Schnittstellen zur Integration weiterer Systeme bereitstellen.

Hierzu gehören insbesondere REST-APIs, Webservices, TAPI, LDAP, SIP, URI beziehungsweise Protokollhandler sowie weitere dokumentierte APIs oder SDKs.

R

Die Lösung muss modular um zusätzliche Benutzer, Funktionen und Kommunikationsdienste erweitert werden können.

Der Bieter beschreibt die verfügbaren Schnittstellen, deren Lizenzierung und gegebenenfalls bestehende Einschränkungen.

7.18 Administration, BerechtiguUngen und Authentifizierung

Benutzer, Funktionen, Berechtigungen und Lizenzen müssen zentral administrierbar sein.

Funktionen müssen einzelnen Benutzern beziehungsweise Benutzergruppen zugewiesen oder entzogen werden können.

W

Insbesondere die Sichtbarkeit von Präsenz, Telefonstatus, Rufnummern, Kalenderinformationen und weiteren personenbezogenen Kommunikationsinformationen muss über ein Berechtigungskonzept steuerbar sein.

Der Bieter beschreibt die unterstützten Authentifizierungsverfahren, die Integration vorhandener Identitätsdienste sowie vorhandene Möglichkeiten für Single Sign-on.

7.19 Installation und Aktualisierung

T

Für die Bereitstellung, Verteilung und Aktualisierung des UC-Clients gelten die Anforderungen des Kapitels „Softwareverteilung und Paketbereitstellung”.

7.20 Kommunikationssicherheit und externer Zugriff

NDie Kommunikation zwischen UC-Client und den zentralen Systemkomponenten ist nach dem Stand der Technik abzusichern.

Der Bieter beschreibt insbesondere:

Verschlüsselung der Signalisierung
Verschlüsselung von Sprach- und Videodaten E3) Absicherung der Benutzeranmeldung
Zertifikatsunterstützung
Absicherung einer Nutzung außerhalb des internen Netzes

Soweit eine externe Nutzung vorgesehen ist, beschreibt der Bieter die hierfür erforderlichen Komponenten und Verfahren, beispielsweise VPN, Session Border Controller, Reverse Proxy oder funktional vergleichbare Lösungen.

7.21 Funktions- und Lizenzübersicht

Der Bieter stellt den angebotenen Funktionsumfang in einer nachvollziehbaren Übersicht dar. Seite 49 von 81

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Für die beschriebenen Funktionen ist anzugeben, ob diese:

F

im angebotenen Grundumfang enthalten sind
optional verfügbar beziehungsweise lizenzierbar sind
zusätzliche Server- oder Systemkomponenten erfordern
Komponenten oder Dienste Dritter erfordern 10)nicht unterstützt werden

R

Zusätzlich sind die hierfür erforderlichen einmaligen und wiederkehrenden Lizenz-, Wartungs-, Subscription- und sonstigen Betriebskosten nachvollziehbar auszuweisen.

8 Vollständige Redundanz im zweiten Rechenzentrum

U

Der Auftraggeber betreibt zwei räumlich getrennte Rechenzentren. Das Telekommunikationssystem ist vollständig redundant auszulegen und auf beide Rechenzentren zu verteilen. Die Telefonie gehört zur kritischen Versorgung der Verwaltung: Ein Ausfall trifft die Erreichbarkeit der Bürgerinnen und Bürger, die Zusammenarbeit der Ämter und im Ernstfall die Alarmierung. Eine Auslegung, bei der sämtliche zentralen Komponenten in einem Raum stehen, genügt diesen Anforderungen nicht.W Redundanz im Sinne dieses Kapitels bedeutet, dass der Ausfall eines vollständigen Rechenzentrums den Betrieb des Telekommunikationssystems nicht unterbricht. Der Begriff meint nicht die Doppelung einzelner Baugruppen innerhalb eines Gehäuses.

8.1 Verteilung der zentralen Komponenten

Sämtliche für den Betrieb erforderlichen zentralen Komponenten sind in beiden RechenzeTntren vorzusehen. Dies umfasst insbesondere:

die Anlagensteuerung beziehungsweise den Telefonieserver
die Datenhaltung einschließlich der Konfiguration und der Teilnehmerdaten
die Lizenzverwaltung
die Komponenten für Unified Communications und Sprachspeicher, soweit Nangeboten
die Anbindung an das öffentliche Telekommunikationsnetz
die Komponenten für die Anbindung des Alarmserversystems, soweit angeboten

Der Bieter stellt dar, welche Komponenten er je Rechenzentrum vorsieht und welche Komponenten nur einmal vorhanden sind. Für einmalig vorhandene Komponenten begründet er, weshalb eine Verteilung nicht erforderlich oder nicht möglich ist.

E

8.2 Verhalten bei Ausfall eines Rechenzentrums

Fällt ein Rechenzentrum vollständig aus, muss der Betrieb im verbleibenden Rechenzentrum fortgeführt werden. Die Übernahme erfolgt selbsttätig; ein Eingriff des Auftraggebers ist nicht erforderlich.

Die Systeme müssen über Funktionen zur gegenseitigen Überwachung verfügen und bei Störungen oder Ausfällen selbsttätig umschalten.

Bestehende Gespräche dürfen dabei abbrechen. Der Aufbau neuer Verbindungen muss jedoch innerhalb kurzer Zeit wieder möglich sein; der Bieter benennt die Zeitspanne bis Seite 50 von 81

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zur Wiederaufnahme des Betriebs. Notrufe und die Alarmierung sind vorrangig wiederherzustellen. F Nach Rückkehr des ausgefallenen Rechenzentrums muss der ursprüngliche Zustand ohne erneute Betriebsunterbrechung wiederhergestellt werden können. Ein Rückschalten, das eine Unterbrechung erfordert, ist nur außerhalb der Dienstzeiten und nach Abstimmung zulässig.

R

8.3 Datenabgleich zwischen den Rechenzentren

Konfiguration und Teilnehmerdaten sind zwischen den Rechenzentren fortlaufend abzugleichen, sodass nach einer Übernahme derselbe Stand zur Verfügung steht. Der Bieter beschreibt das Verfahren des Abgleichs sowie die Anforderungen an die Verbindung zwischen den Rechenzentren, insbesondere an Bandbreite und Laufzeit.

U

8.4 Nachweis und Erprobung

Dem Erstangebot ist ein Schaubild beizufügen, das das vorgesehene Redundanzkonzept nachvollziehbar darstellt. Es zeigt insbesondere die Systemarchitektur, die Kommunikation zwischen den Komponenten, die Verteilung auf die beiden RechenzeWntren sowie das Umschaltverhalten bei Ausfall. Die Darstellung ist dem Erstangebot als separate Anlage beizufügen und wird als Mindestanforderung auf Vollständigkeit geprüft; eine Bewertung mit Punkten erfolgt nicht. Das Schaubild ist eine eigene Anlage und nicht Bestandteil des Kurzkonzepts nach Kapitel 12.6.

Ergeben sich im Verlauf des Vergabeverfahrens durch Präzisierungen oder Verhandlungen Änderungen, ist das Schaubild entsprechend fortzuschreiben. Der AuftraggebTer behält sich vor, in bis zu drei Verhandlungsrunden zu verhandeln und den Zuschlag auf das Erstangebot zu erteilen (siehe Bewertungssystematik, Abschnitt 5).

Der Ausfall eines Rechenzentrums ist vor der Inbetriebnahme gemeinsam mit dem Auftraggeber zu erproben. Die Erprobung ist Bestandteil der Abnahme; ihr Ergebnis wird protokolliert.

N

9 Schnittstellen zu weiteren Anlagen und Diensten

Neben der reinen Sprachkommunikation sind an den Standorten Anlagen angebunden, die über die Telefonanlage erreichbar sein oder über sie melden müssen. Die nachfolgenden Schnittstellen sind bereitzustellen.

E

Ob die Schnittstelle im System selbst enthalten ist oder über ein vorgeschaltetes Gateway bereitgestellt wird, entscheidet der Bieter. Maßgeblich ist allein, dass die Funktion am Standort zur Verfügung steht und dokumentiert ist. Der Bieter gibt je Schnittstelle an, auf welchem Weg er sie umsetzt und ob hierfür zusätzliche Komponenten oder Lizenzen erforderlich sind.

9.1 Analoge Endgeräte und Sonderendgeräte

Für den Anschluss analoger Endgeräte ist eine a/b-Schnittstelle bereitzustellen. Anzuschließen sind Faxgeräte und Türsprechstellen.

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Die Schnittstelle muss Tonwahl nach ITU-T Q.23 sowie die Übertragung von Faxverbindungen nach ITU-T T.38 unterstützen. F

9.2 Türsprechstellen und Türöffner

Türsprechstellen müssen über das Telekommunikationssystem erreichbar sein. Der Ruf einer Türsprechstelle ist auf eine Nebenstelle, eine Rufgruppe oder den

R

Vermittlungsplatz zu leiten. Die Betätigung des Türöffners muss vom angerufenen Endgerät aus möglich sein. Die vorhandenen Türsprechstellen sind im Mengengerüst je Standort aufgeführt (Stadthalle und Betriebshof).

9.3 Alarmierung und Signalisierung

Für die Anbindung von Alarmierungs- und Signalisierungseinrichtungen ist eine

U

Schnittstelle bereitzustellen, über die Meldungen an definierte Rufnummern oder Rufgruppen abgesetzt werden können. Soweit am Standort Lautsprecheranlagen oder optische Signalgeber vorhanden sind, ist deren Ansteuerung zu ermöglichen.

Die Einzelheiten der Alarmierung richten sich nach dem Kapitel „Alarmierung und Krisenkommunikation”.

W

9.4 Anbindung an das vorhandene Alarmserversystem

Der Auftraggeber betreibt ein Alarmserversystem für die Notfall- und Krisenkommunikation. Eingesetzt wird das System FACT24 des Herstellers F24. Die Nennung des Systems erfolgt, weil eine Anbindung an den vorhandenen Bestand gefordert ist und der Auftragsgegenstand ohne diese Angabe nicht hinreichend genau beschrieben werden kann; sie stellt keine Vorgabe für ein zu lieferndes Produkt dar.

Das angebotene Telekommunikationssystem muss an dieses Alarmserversystem

T

angebunden werden. Die Anbindung ist zwingend erforderlich. Der Bieter weist die Kompatibilität mit dem genannten System nach.

Über die Anbindung müssen mindestens folgende Vorgänge möglich sein:

Taste Telefon

N

Auslösung einer Alarmierung im Alarmserversystem aus dem Telekommunikationssystem heraus
Entgegennahme von Alarmierungen des Alarmserversystems und deren Weitergabe an Endgeräte, Rufgruppen oder Durchsageziele

Der Bieter gibt an, auf welchem Weg die Anbindung erfolgt, beispielsweise über SIP, Eeine Schnittstelle des Herstellers oder ein Gateway, und ob hierfür zusätzliche Komponenten oder Lizenzen erforderlich sind. Die Anbindung ist vor der Inbetriebnahme gemeinsam mit dem Auftraggeber zu erproben; die Erprobung ist Bestandteil der Abnahme.

9.5 Dokumentation der Schnittstellen

Der Bieter übergibt eine Übersicht der angebotenen Schnittstellen mit Angabe der jeweiligen Umsetzung, der erforderlichen Komponenten, der Anzahl der verfügbaren Anschlüsse je Standort sowie der Erweiterungsmöglichkeiten.

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10 Softwareverteilung und Paketbereitstellung

F

Die Anforderungen dieses Kapitels gelten gleichermaßen für den Softphone- beziehungsweise UC-Client auf stationären Arbeitsplätzen und für mobile Endgeräte.

10.1 Verteilung über die vorhandenen Verwaltungswerkzeuge

R

Die Client-Software muss sich über die beim Auftraggeber vorhandenen Werkzeuge verteilen lassen, und zwar:

auf PC-Arbeitsplätzen über das Werkzeug zur Softwareverteilung des Auftraggebers (Matrix24), in einem Paketformat, das eine unbeaufsichtigte Installation erlaubt,
auf mobilen Endgeräten Uüber das Mobile-Device-Management des Auftraggebers.
Der Bieter gibt an, in welchen Paketformaten die Software bereitgestellt wird und welche Voraussetzungen das Verteilwerkzeug beziehungsweise das Mobile- Device-Management dafür erfüllen muss. Die konkret eingesetzten Werkzeuge benennt der Auftraggeber nach Zuschlag; die Pakete sind darauf abzustimmen.

W

10.2 Bereitstellung der Installationspakete durch den Auftragnehmer

Der Auftragnehmer stellt die Installationspakete für alle angebotenen Client- Anwendungen bereit. Die Bereitstellung ist Bestandteil der Leistung und wird nicht gesondert vergütet.

Die Pakete müssen eine unbeaufsichtigte Installation ohne Eingaben des Benutzers ermöglichen und ohne lokale Administratorrechte des Benutzers ausgeführt werden können. ETine Deinstallation muss auf demselben Weg möglich sein. Gleiches gilt für Aktualisierungen. Sowie neue Programmstände sind als verteilbare Pakete bereitzustellen, solange der Vertrag läuft. Der Auftragnehmer weist auf neue Stände hin und benennt die jeweiligen Änderungen.

N10.3 Vorkonfiguration durch Parameter

Die Client-Software muss sich bei der Verteilung vorkonfigurieren lassen, sodass der Benutzer nach der Installation keine Verbindungsdaten von Hand eingeben muss. Vorzugeben sind mindestens:

Adressen der zentralen Systemkomponenten

E

Verfahren der Benutzeranmeldung einschließlich der Anbindung an den vorhandenen Verzeichnisdienst
Zertifikate und Verschlüsselungseinstellungen
Vorgaben zu Audiogeräten und Rufnummernformaten
Sperren von Einstellungen, die der Benutzer nicht ändern können soll

Die Parameter müssen zentral hinterlegt und bei der Verteilung mitgegeben werden können, beispielsweise über eine Konfigurationsdatei, Aufrufparameter oder Richtlinien. Eine Vorkonfiguration, die nur am einzelnen Arbeitsplatz möglich ist, erfüllt diese Anforderung nicht.

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10.4 Dokumentation

F

Der Auftragnehmer übergibt spätestens zur Inbetriebnahme eine Dokumentation, die die Verteilung ohne Rückfragen ermöglicht. Sie umfasst die Paketformate, die möglichen Parameter mit ihrer Bedeutung, die Voraussetzungen auf dem Arbeitsplatz sowie das Vorgehen bei Aktualisierung und Deinstallation.

R

11 Systemmontage

11.1 Leitungsnetzarbeiten

11.1.1 Ausprüfung Telefonleitungsnetz

U

Der Auftragnehmer muss alle benötigten Anschlussdosen (Fernmeldeleitungen) über den Hauptverteiler mittels vorkonfektionierter Patchkabel abfangen und durchschalten. Das vorhandene Leitungsnetz ist zu prüfen und zu dokumentieren. Derzeit nicht genutzte Ports im Hauptverteiler, an Anschlussdosen, Zwischenverteilern und Unterverteilern zum Standort des VoIP-Systems sind zu erkunden. Freie Anschlussdosen aus dem gleichen Raum oder benachbarten Räumen können für die erforderlichen LeitungWswege zum VoIP-System genutzt werden. Dem Auftraggeber und dem Planungsbüro ist umgehend zu melden, wenn Anschlussdosen nicht schaltbar sind.

11.1.2 Anbindung der Nebenstellen

Alle analogen Ports des VoIP-Systems (einschließlich geschalteter und Reserveanschlüsse) sind mit dem HVT mittels vorkonfektionierter Patchkabel zu verbinden. Analoge Nebenstellen auf die LSA-Plus-Leisten des HVT aufzulegen; das

T

andere Ende ist auf die anlagenseitigen analogen Ports der gegebenenfalls zusätzlichen Gateways (wenn nicht integriert) aufzulegen.

11.2 Installation des VoIP-Systems

11.2.1 VoIP-Parameter

N

Der Auftragnehmer stimmt bei Bedarf und unter Berücksichtigung möglicher zukünftiger Systemerweiterungen vor Inbetriebnahme des VoIP-Systems die erforderlichen Parameter für die Qualität des Kommunikationsdienstes (Quality of Service) mit dem Auftraggeber ab. Dies umfasst insbesondere die Spezifikationen für Jitter (zeitliches Taktzittern bei der Übertragung von Digitalsignalen), Delay (Verzögerung), sowie die EAuszeichnung und Priorisierung von Datenpaketen (Tagging), einschließlich der Kennzeichnung von Sprachpaketen, Netzsegmenten (zum Beispiel VLANs) und weiteren netzrelevanten Attributen. Die Vorgaben und Rahmenbedingungen der IT- Abteilung des Auftraggebers sind verbindlich zu berücksichtigen.

11.2.2 Installation und Anbindung VoIP-System

Das VoIP-System wird mit allen nötigen Komponenten wie VoIP-Server, Media- Gateway und Zubehör im vorhandenen oder bei Bedarf neuen 19”-LAN-Schrank installiert. Die Verbindung zum Hauptverteiler erfolgt über vorkonfektionierte Kabel.

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11.2.3 Beschaltung Nebenstellenanschlüsse

F

Die Beschaltung aller vorhandenen und neuen Nebenstellenanschlüsse sowie die Inbetriebnahme aller zu installierenden Endgeräte und sonstiger Anschlusspunkte (einschließlich vorhandener kundeneigener Geräte wie Faxgeräte) erfolgt vollumfänglich über das bestehende Leitungsnetz und die Verteiler. Dies umfasst sämtliche notwendige Durchprüfungen, Schaltungen, Rangierungen und

R

Programmierungen. Die Arbeiten erstrecken sich auf das gesamte Teilnehmerleitungsnetz des VoIP-Systems, einschließlich der Verbindungen über den Hauptverteiler sowie gegebenenfalls vorhandene Unter- und Zwischenverteiler. Ebenfalls umfasst sind vorhandene, bauseits gestellte Switch-Komponenten bis hin zu den Anschlussdosen, an denen die Endgeräte angeschlossen werden.

11.2.4 Erstellung der Netzwerkverbindung

U

Die eventuelle Netzwerkverbindung zwischen dem VoIP-System, den Gateways, den erforderlichen Applikationsservern sowie den PCs, auf denen die Administrationssoftware und weitere Anwendungen installiert werden, ist herzustellen. Diese Verbindung muss die Kommunikation aller Komponenten sowie einen stabilen und effizienten Betrieb gewährleisten.

W

Die eingesetzten Geräte müssen den aktuellen Standards der Informationssicherheit, Zuverlässigkeit und Energieeffizienz entsprechen und sind vollständig in das Gesamtkonzept der Lösung zu integrieren.

11.2.5 Ermittlung der Anforderungen

Die kundenspezifischen Anforderungen zur Programmierung des VoIP-Systems sowie der Endgeräte sind vorab systematisch zu erheben. Dies umfasst insbesondere:

T

Vergabe der Nebenstellenrufnummern einschließlich zugehöriger Namen und Berechtigungen
Tastenbelegungen für Rufziele, Partner und Leistungsmerkmale
Einbindung relevanter Mailadressen für Funktionen wie Benachrichtigungen
Einrichtung von Chef-/Sekretariats- bzw. Teamfunktionen

N

Definition der Systemverwaltungsrechte und -strukturen
Erfassung von Systemdaten für Applikationen (zum Beispiel Telefonbuch, Sprachspeicher)
Abstimmung der Systemumgebung (IP-Adressen, VLANs, usw.)
Sonstige installationsrelevante Parameter gemäß Vorgaben des Auftraggebers

11.2.6 Rückbau der Arbeitsplatzverkabelung

E

An den Arbeitsplätzen des Auftraggebers ist der Arbeitsplatzrechner derzeit überwiegend über das Tischtelefon mit dem Datennetz verbunden. Die Netzwerkleitung führt von der Anschlussdose zum Tischtelefon und von dort über den integrierten Switchport weiter zum Arbeitsplatzrechner.

Entfällt das Tischtelefon durch den Einsatz eines Softphones, ist diese Durchschleifung nicht mehr verfügbar. Der Arbeitsplatzrechner ist in diesem Fall unmittelbar mit der Anschlussdose zu verbinden.

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Der Auftragnehmer hat an den betroffenen Arbeitsplätzen den Rückbau der bestehenden Verkabelung vorzunehmen und die unmitteFlbare Verbindung des Arbeitsplatzrechners mit der Anschlussdose herzustellen. Die Leistung umfasst insbesondere:

Abbau des Tischtelefons einschließlich der zugehörigen Anschlusskabel
Herstellung der unmittelbaren Verbindung zwischen Anschlussdose und

R

Arbeitsplatzrechner 3) Funktionsprüfung der Datenverbindung am Arbeitsplatz nach dem Rückbau

Die Arbeiten sind je Arbeitsplatz abzurechnen. Die Anzahl der betroffenen Arbeitsplätze ergibt sich aus dem Preisblatt bzw. Anzahl der Softphones.

U

Die Arbeiten sind mit dem Auftraggeber zeitlich so abzustimmen, dass die Arbeitsfähigkeit der Beschäftigten nicht länger als für die Umstellung erforderlich unterbrochen wird.

11.2.7 Demontage

Die vorhandene Telekommunikationsanlage ist durch den Auftragnehmer fachgerecht

W

und vollständig zu demontieren. Der Rückbau umfasst:

Die vorhandenen Telefonendgeräte einschließlich ggf. zugehörigen Netzteile sind fachgerecht abzubauen und dem Auftraggeber gesammelt zur weiteren Verwendung zu übergeben. Eine Entsorgung dieser Komponenten ist nicht vorgesehen.
Server, zentrale und dezentrale Systemkomponenten sowie zur Telekommunikationsanlage gehörende Verteiler und sonstige Hardwarekomponenten.

T

Nicht mehr benötigte Anschlussleitungen, Patchkabel, Wandhalterungen, Tischhalterungen sowie sonstiges installationsbezogenes Zubehör.
Batterien, USV Komponenten und sonstige zur Bestandsanlage gehörende Peripherie. NSämtliche zur Bestandsanlage gehörenden Dokumentationen und Unterlagen sind nach deren Außerbetriebnahme dem Auftraggeber in geeigneter Form zu übergeben.

Die Kosten für die vollständige Demontage und den Rückbau der Komponenten sind vollständig im angebotenen Gesamtpreis zu berücksichtigen und dürfen nicht gesondert berechnet werden. E11.2.8 Bereinigung der Stellplätze Die bestehenden Systemstandorte bzw. die aktuellen Aufstellbereiche sind nach Abschluss der Demontagearbeiten sorgfältig zu bereinigen und besenrein zu übergeben.

11.2.9 Funktionsbereite Fertigstellung

Vollständige Inbetriebnahme und funktionsfertige Fertigstellung des gesamten VoIP- Systems einschließlich Gateways, Server, Applikationen und Peripherie; alle für die betriebsbereite Übergabe erforderlichen Leistungen sind enthalten.

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Die Migration und Umschaltung erfolgen planmäßig außerhalb der Regelarbeitszeit des Auftraggebers. F 11.2.10 Patchkabel Cat. 7

Es sind flexible, halogenfreie Cat. 7-Patchkabel bereitzustellen, geflochten- und foliengeschirmt, beidseitig konfektioniert mit RJ45-Steckern und angespritzter Zugentlastung. Kabelfarbe und -länge müssen wähRlbar sein. 11.2.11 Dokumentation

Zur Abnahme ist eine vollständige, deutschsprachige Systemdokumentation vorzulegen. Alle installierten Komponenten sind dauerhaft und eindeutig als Eigentum des Auftraggebers zu kennzeichnen. Die Dokumentation umfasst mindestens:

U

Betriebsanleitungen einschließlich Applikationen
Gerätetyp, Standort, Raum, Etage, Einbauhöhe
Bezeichnung gemäß Vorgabe des Auftraggebers
Seriennummern, MAC-/IP-Adressen
Verbindungen zu Patchfeldern
farbige Netzgrafik (physikalisch/logisch einschließlich VLANs)

W

schematische Darstellung der System- und Applikationsvernetzung
Softwareübersicht (Versionen, Patches, Bugfixes)
vollständige Belegung von Hauptverteiler und Patchfeldern

Die Übergabe erfolgt digital als PDF auf einem vom Auftraggeber bestimmten Datenträger; eine gedruckte Ausfertigung wird nur auf Anforderung des Auftraggebers übergeben. Eine vollständige Sicherung aller Systeme im Abnahmezustand ist beizufügen. Alle Inhalte sind konsistent und eindeutig zu kennzeichnen.

T

11.2.12 Dokumentation Leitungsnetz

Der Auftragnehmer hat eine Dokumentation sämtlicher neu verlegter Kabel und Anschlüsse fachgerecht zu erstellen. Alle Änderungen sind eindeutig zu dokumentieren.

Die vollständige Bestandsdokumentation der personenbezogenen Daten wird

N

ausschließlich dem bezuschlagten Auftragnehmer nach Zuschlagserteilung übergeben. Die Übergabe erfolgt auf Grundlage des Auftragsverarbeitungsvertrags nach Art. 28 DSGVO, der den Vergabeunterlagen als Anlage beiliegt.

12 Netzintegration, Netzsegmentierung und IT-

E

Sicherheitskonzept

12.1 Einbindung in die vorhandene Netzwerkinfrastruktur

Die angebotene Telekommunikations- und Unified-Communications-Lösung ist in die vorhandene IT- und Netzwerkinfrastruktur des Auftraggebers zu integrieren.

Die für den Betrieb erforderliche Netzwerkinfrastruktur wird durch den Auftraggeber bereitgestellt. Hierzu gehören insbesondere die vorhandene LAN-Infrastruktur, Netzwerkanschlüsse, VLAN beziehungsweise Netzsegmente sowie die vorhandenen Firewall-Systeme. Abweichend hiervon stellt der Auftragnehmer die innerhalb der DMZ

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erforderlichen aktiven Netzwerkkomponenten; Einzelheiten regelt das Kapitel „Netzanbindung und Verantwortungsabgrenzung". F Die vom Auftragnehmer zu liefernden Tischendgeräte sind in die bereitgestellte Netzwerkinfrastruktur zu integrieren. Die Endgeräte müssen für den Betrieb innerhalb logisch getrennter Netzsegmente beziehungsweise Voice-VLANs geeignet sein. Die zentralen Komponenten der TK- und UC-LösunRg sind in einem Sicherheitssegment zu betreiben.

12.2 Netztrennung und Sicherheitszonen

Die angebotene Lösung ist nach dem Grundsatz der Netzsegmentierung aufzubauen. Kommunikationsbeziehungen zwischen unterschiedlichen Netz- beziehungsweise

U

Sicherheitszonen dürfen ausschließlich soweit zugelassen werden, wie sie für den bestimmungsgemäßen Betrieb erforderlich sind.

Mindestens zu berücksichtigen sind:

zentrale TK- und UC-Infrastruktur
VoIP-Tischendgeräte
ArbeitsplatzsyWsteme mit Softphone beziehungsweise UC-Client
mobile beziehungsweise externe Endgeräte
administrative Zugänge
externe SIP-Anbindungen

Extern erreichbare Komponenten sind gegenüber der internen TK- und UC-Infrastruktur in einer hierfür vorgesehenen Sicherheitszone beziehungsweise DMZ anzuordnen.

Eine unmittelbare, unkontrollierte Erreichbarkeit zentraler interner TK- und UC- KomponenTten aus dem öffentlichen Netz beziehungsweise Internet ist auszuschließen.

12.3 SBC und externe Kommunikation

Die externe SIP-Kommunikation ist grundsätzlich über einen Session Border Controller (SBC) oder eine hinsichtlich Funktion und Sicherheitsniveau gleichwertige technische

N

Lösung zu führen.

Der SBC beziehungsweise die gleichwertige Sicherheitskomponente ist so anzuordnen, dass eine kontrollierte Trennung zwischen der internen TK- und UC-Infrastruktur und externen Telekommunikationsnetzen beziehungsweise dem Internet gewährleistet wird.

Externe Zugriffe von Softphone- beziehungsweise UC-Clients auf mobilen Endgeräten

E

sind ausschließlich über hierfür vorgesehene und abgesicherte Zugangskomponenten zu ermöglichen. Hierfür können beispielsweise SBC, Reverse Proxy, WebRTC- Gateway, VPN oder hinsichtlich des Sicherheitsniveaus vergleichbare technische Verfahren eingesetzt werden.

Die konkrete technische Realisierung bleibt dem Bieter überlassen und ist im Kurzkonzept nachvollziehbar darzustellen.

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12.4 Firewall und Portfreigaben

F

Für sämtliche Kommunikationsbeziehungen zwischen unterschiedlichen Netz- beziehungsweise Sicherheitszonen gilt der Grundsatz „deny by default”. Es dürfen ausschließlich die für den bestimmungsgemäßen Betrieb erforderlichen Kommunikationsbeziehungen freigegeben werden.

R

Der Bieter hat mit dem Angebot eine vollständige Port- und Kommunikationsmatrix einzureichen. Diese muss mindestens folgende Angaben enthalten:

Angabe Inhalt

Quelle System beziehungsweise Netzsegment Ziel USystem beziehungsweise Netzsegment Richtung eingehend, ausgehend oder bidirektional

Protokoll zum Beispiel SIP, HTTPS, RTP, SRTP

Transport TCP, UDP oder sonstiges

W

Port Port beziehungsweise Portbereich

Zweck Funktion der Kommunikationsbeziehung

Verschlüsselung eingesetztes Verfahren

Erforderlichkeit zwingend oder optional

Größere beziehungsweise dynamische Portbereiche sind eindeutig anzugeben und

T

kurz technisch zu begründen.

Die Port- und Kommunikationsmatrix muss sämtliche für Tischendgeräte, Softphone- Clients, mobile Clients, zentrale Komponenten, Administrationszugänge, SBC beziehungsweise vergleichbare Sicherheitskomponenten und externe Dienste Nerforderlichen Kommunikationsbeziehungen umfassen.

12.5 Verschlüsselung und Absicherung

Signalisierungs- und Medienverbindungen sind entsprechend dem Stand der Technik gegen unberechtigten Zugriff, Manipulation und unbefugtes Mithören abzusichern. ESoweit technisch anwendbar, sind insbesondere verschlüsselte Verfahren für Signalisierungs- und Medienverbindungen einzusetzen.

Nicht erforderliche Dienste, Schnittstellen und Kommunikationswege sind zu deaktivieren beziehungsweise dürfen nicht freigeschaltet werden.

12.6 Mit dem Angebot einzureichendes Kurzkonzept

Der Bieter hat mit dem Angebot ein projektspezifisches Kurzkonzept zur vorgesehenen Netz- und Sicherheitsarchitektur einzureichen.

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Gefordert ist eine kurze und übersichtliche Darstellung der wesentlichen Architektur- und Sicherheitsmerkmale der konkret angebotenen LFösung. Umfangreiche Herstellerdokumentationen, Handbücher, allgemeine Produktbeschreibungen oder Datenblattsammlungen sind nicht Gegenstand des geforderten Kurzkonzeptes und werden nicht berücksichtigt.

Das Kurzkonzept darf einschließlich der Netz- beziehungsweise Architekturskizze

R

maximal fünf DIN-A4-Seiten umfassen und muss mindestens folgende Kernpunkte enthalten:

Aufbau und Segmentierung der TK- und UC-Infrastruktur
Einbindung der Tischendgeräte
Einbindung der Softphone-Clients im Arbeitsplatznetz
Einbindung mobiler beziehungsweise externer Clients

U

Aufbau und Funktion der DMZ
Positionierung und Funktion des SBC beziehungsweise einer gleichwertigen Sicherheitskomponente
Absicherung der Übergänge zwischen den Netz- beziehungsweise Sicherheitszonen
Anbindung an SIP-Provider beziehungsweise öffentliche TelekommunikWationsnetze
wesentliche eingesetzte Verschlüsselungs- und Sicherheitsmechanismen administrative Zugangswege

Die folgenden Zusammenhänge müssen erkennbar sein:

– Arbeitsplatznetz und Softphone-Clients → Firewall → TK- und UC-Netz – VoIP-Tischendgeräte → Voice-Netz beziehungsweise Voice-VLAN → TK- und UC-System – mobTile beziehungsweise externe Clients → Internet → abgesicherte Zugangskomponente beziehungsweise DMZ → Firewall → TK- und UC-System – SIP-Provider beziehungsweise öffentliches Telekommunikationsnetz → SBC beziehungsweise gleichwertige Sicherheitskomponente → Firewall → TK- und UC-System – Netz- und Sicherheitszonen, die dazwischenliegenden Sicherheitskomponenten

N

Eine detaillierte technische Ausführungsplanung wird mit dem Angebot nicht verlangt. Diese erfolgt nach Zuschlag im Rahmen der Projektierung.

Das Kurzkonzept wird als Mindestanforderung geprüft. Es gilt nur dann als vorgelegt, wenn alle genannten Kernpunkte behandelt sind. Fehlt ein Kernpunkt, kann der Auftraggeber das Kurzkonzept nach den Regeln des Abschnitts „Nachforderung von

E

Unterlagen“ nachfordern; wird der Kernpunkt innerhalb der gesetzten Frist nicht ergänzt, wird das Angebot von der weiteren Wertung ausgeschlossen. Eine Bewertung mit Punkten erfolgt nicht.

12.7 Konkretisierung nach Zuschlag

Das mit dem Angebot eingereichte Kurzkonzept bildet die Grundlage für die anschließende technische Feinplanung.

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Nach Zuschlagserteilung sind die Netz- und Sicherheitsarchitektur sowie die Port- und Kommunikationsmatrix gemeinsam mit dem AuftraggebFer abschließend zu konkretisieren.

Vor der produktiven Inbetriebnahme sind dem Auftraggeber sämtliche für die Einrichtung der erforderlichen Firewall-Regeln notwendigen Informationen zur Verfügung zu stellen.

R

Nach Abschluss der Installation ist eine vollständige Dokumentation der tatsächlich realisierten Netzarchitektur und Kommunikationsbeziehungen zu übergeben.

13 Netzanbindung und Verantwortungsabgrenzung

13.1 Bereitstellung der DMZ U

Der Auftraggeber stellt für die Telekommunikationslösung eine eigene Netzzone (DMZ) bereit. Innerhalb dieser Zone stellt der Auftragnehmer sämtliche für den Betrieb erforderlichen Komponenten auf. Der Auftraggeber stellt innerhalb der DMZ keine aktiven Komponenten bereit.

W

Zur Leistung des Auftragnehmers gehören insbesondere das VoIP-System, die Gateways, die erforderlichen Applikationsserver, die aktiven Netzwerkkomponenten einschließlich der Switches sowie die Firewall. Sämtliche innerhalb der DMZ betriebenen Komponenten sind vom Auftragnehmer zu planen, zu liefern, zu konfigurieren, untereinander zu vernetzen und betriebsbereit zu übergeben.

Die Verantwortung für die vollständige Funktionsfähigkeit, Konfiguration und KommunikTation aller Komponenten innerhalb der DMZ liegt vollständig beim Auftragnehmer. Dies umfasst insbesondere die erforderlichen Switchports, Konfigurationen, Netzwerkparameter und sonstigen für den ordnungsgemäßen Betrieb erforderlichen Einstellungen.

Hiervon unberührt bleiben die im Datennetz des Auftraggebers betriebenen PoE-

N

fähigen Netzwerk-Switche für die IP-Endgeräte; diese werden vom Auftraggeber beigestellt.

13.2 Firewall und externe Anbindung

Die Absicherung der DMZ nach außen und nach innen erfolgt über eine vom EAuftragnehmer bereitzustellende Firewall. Planung, Lieferung, Konfiguration und Betrieb dieser Firewall liegen im Verantwortungsbereich des Auftragnehmers.

Die Firewall erhält einen direkten Anschluss an den Provider. Über diesen Anschluss werden der SIP-Trunk sowie sämtliche weiteren extern zu führenden Kommunikationsbeziehungen geleitet, insbesondere die Anbindung mobiler Arbeitsplätze. Die Verbindung zum Internet-Provider wird transparent bereitgestellt; eine vorgeschaltete Filterung durch den Auftraggeber erfolgt nicht.

Die vollständige Absicherung dieses Anschlusses obliegt damit dem Auftragnehmer. Für den SIP-Trunk sind ausschließlich die für dessen Betrieb erforderlichen

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Kommunikationsbeziehungen und Ports zuzulassen; alle übrigen Verbindungen sind zu unterbinden. Die Anbindung mobiler Arbeitsplätze über deFnselben Anschluss ist ebenfalls über diese Firewall zu kontrollieren.

13.3 Übergang zum internen Datennetz

Der Auftraggeber stellt einen Netzwerkübergabepunkt zum internen Datennetz bereit.

R

Über diesen Übergang müssen sich die Endgeräte des Auftraggebers mit der in der DMZ betriebenen Telekommunikationslösung verbinden können. Dies betrifft insbesondere die IP-Tischendgeräte sowie die auf Arbeitsplatzsystemen betriebenen Softphone- und UC-Clients.

Die Anbindung an das Datennetz erfolgt über eine Ethernet-Verbindung mit einer

U

Bandbreite von mindestens 10 Gbit/s. Die vom Auftragnehmer bereitgestellten Komponenten müssen diese Anbindung vollständig unterstützen.

Die für diesen Übergang erforderlichen Kommunikationsbeziehungen sind über die Firewall des Auftragnehmers abzusichern und freizugeben.

13.4 Standortvernetzung über Glasfaser

W

Der Auftraggeber stellt für die Anbindung der weiteren Standorte Glasfaserstrecken als unbeschaltete Fasern (Dark Fiber – E2000/APC) bereit. Dies betrifft die Verbindung vom Hauptstandort Rathaus zur Stadthalle sowie vom Hauptstandort Rathaus zum Betriebshof, an dem das redundante System im zweiten Rechenzentrum aufgestellt wird.

Der Auftraggeber stellt ausschließlich die physische Faserstrecke. Die Verantwortung

T

für die Faser selbst liegt beim Auftraggeber; die Übergabe an den Auftragnehmer erfolgt an der jeweiligen Glasfaserschnittstelle.

Sämtliche zur Nutzung dieser Faserstrecken erforderliche aktive Technik liegt im Verantwortungsbereich des Auftragnehmers. Hierzu zählen insbesondere die optischen NÜbertragungskomponenten sowie die aktiven Netzwerkkomponenten einschließlich der Switches an beiden Enden jeder Strecke. Der Auftragnehmer hat diese Komponenten vollständig zu planen, zu liefern, zu konfigurieren und betriebsbereit zu übergeben.

Die Verantwortung für die vollständige Funktionsfähigkeit der Standortanbindung ab der Glasfaserschnittstelle liegt beim Auftragnehmer. Dies umfasst die Dimensionierung der eingesetzten Komponenten entsprechend der erforderlichen Übertragungsleistung

E

sowie deren Abstimmung auf die bereitgestellten Faserstrecken.

13.5 Abgesetzte Komponenten an den Standorten

Soweit an den Standorten abgesetzte Komponenten erforderlich sind, insbesondere Gateways zur Anbindung analoger Nebenstellen sowie die Komponenten des redundanten Systems am Betriebshof, sind diese vom Auftragnehmer vorzusehen, zu liefern und über die bereitgestellten Glasfaserstrecken anzubinden. Die hierfür erforderliche aktive Technik ist nach Maßgabe des vorstehenden Abschnitts Bestandteil der Leistung des Auftragnehmers.

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13.6 Verantwortungsgrenze

F

Die Verantwortungsgrenze zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer liegt:

am Netzwerkübergabepunkt zum internen Datennetz,
am Provideranschluss der Firewall,
an den Glasfaserschnittstellen der StandortsRtrecken. Die vollständige Bereitstellung, Konfiguration und Betriebsbereitschaft sämtlicher aktiver Komponenten innerhalb der DMZ, an den Glasfaserstrecken und an den weiteren Standorten obliegt dem Auftragnehmer.

14 Service U

14.1 Allgemeine Anforderungen

Zur Sicherstellung der durchgängigen Betriebssicherheit des VoIP-Systems sowie zur Gewährleistung einer dauerhaften Ersatzteilversorgung werden SystemserviceleistunWgen gemäß dem EVB-IT Systemlieferungsvertrag in der den Vergabeunterlagen als Anlage beigefügten Fassung vereinbart.

Die Administration des VoIP-Systems erfolgt vorrangig durch das eigene IT-Personal des Auftraggebers. Der Auftragnehmer unterstützt den Auftraggeber bei Bedarf im Rahmen der vertraglich vereinbarten Service- und Unterstützungsleistungen.

Vertragsgrundlage sind diese Leistungsbeschreibung sowie der den Ausschreibungsunterlagen beigefügte Vertragsentwurf (EVB-IT Systemlieferung). Alle angebotenen Leistungen und Servicekomponenten müssen mit diesem Vertragswerk in

T

Einklang stehen.

Der beigefügte EVB-IT-Vertrag tritt mit der Erteilung des Zuschlags durch die Auftraggeberin Stadt Langenfeld an den Auftragnehmer in Kraft. Die deklaratorische Unterzeichnung des Vertrags durch die beiden Vertragsparteien ist daher entbehrlich.

N

14.2 Servicekonzept

Dem Erstangebot ist ein aussagekräftiges Servicekonzept beizulegen. Das Servicekonzept muss mindestens folgende Punkte enthalten:

Organisation des Service- und Supportteams, E2) Reaktions- und Entstörzeiten,
Eskalationsstufen,
Ersatzteilbevorratung und -bereitstellung,
Dokumentation und Reporting.

Für die Eskalationsstufen gilt folgende Mindestvorgabe: Das Konzept weist mindestens drei Stufen aus (Störungsannahme/Servicetechniker, Serviceleitung, Geschäftsleitung) und benennt je Stufe die Eskalationszeiten sowie die Ansprechpartner samt Erreichbarkeit.

Das Servicekonzept wird als Mindestanforderung geprüft: Es muss alle genannten Punkte behandeln und ist zwingender Bestandteil des Angebots; eine Bewertung mit Seite 63 von 81

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Punkten erfolgt nicht. Wird das Servicekonzept nicht vorgelegt, kann es der Auftraggeber nach § 56 VgV nachfordern; wird es auch inFnerhalb der gesetzten Nachfrist nicht beigebracht, wird das Angebot ausgeschlossen.

14.3 Servicearbeiten

Software-Updates, Systemanpassungen und vergleichbare Maßnahmen dürfen nur

R

innerhalb abgestimmter Wartungsfenster durchgeführt werden. Zeitpunkt, Umfang und Dauer der Maßnahmen sind zuvor mit dem Auftraggeber abzustimmen.

Änderungen an Software-Versionen, Releases und sicherheitsrelevanten Komponenten sind durch den Auftragnehmer vollständig, nachvollziehbar und revisionssicher zu dokumentieren.

U

Alle Störungen sind durch den Auftragnehmer in einem strukturierten Ticket-System zu erfassen und fortlaufend zu protokollieren. Nach Behebung ist das Ticket mit einem abschließenden Vermerk zu schließen und dem Auftraggeber zur Einsicht bereitzustellen.

14.4 Serviceleistungen

W

Die Serviceannahme (zum Beispiel Störungsannahme, Ticket-System, telefonischer Support) sowie das vom Auftragnehmer eingesetzte Service- und Technikpersonal müssen in der Lage sein, die Kommunikation mit dem Auftraggeber vollständig in deutscher Sprache zu führen, in Wort und Schrift.

Sämtliche nachfolgend aufgeführten Serviceleistungen sind verbindlich im vereinbarten Serviceentgelt enthalten. Eine gesonderte Vergütung dieser Leistungen ist nicht zulässig:

T

Annahme und Bearbeitung von Störmeldungen
Vor-Ort-Service gemäß vereinbarter Reaktions- und Entstörzeiten
Durchführung von Updates, Patches und sicherheitsrelevanten Maßnahmen
Dokumentation von Änderungen und Eingriffen
Vorhaltung erforderlicher Werkzeuge, Ersatzteile und Diagnosemittel N6) Kommunikation und Rückmeldung gegenüber dem Auftraggeber
Pflege des Ticketsystems einschließlich Abschlussvermerk je Vorgang

14.5 Upgrades

Im vereinbarten Serviceentgelt enthalten sind Bereitstellung und fachgerechte Installation sämtlicher Software-Upgrades, sicherheitsrelevanter Updates (einschließlich

E

Fehlerbehebungen), Releases sowie Major-Versionen. Dies umfasst das gesamte VoIP-System einschließlich aller betriebenen Applikationen und eingesetzten Endgeräte. Die Durchführung erfolgt innerhalb abgestimmter Wartungsfenster und umfasst die vollständige technische Umsetzung, Dokumentation und Funktionskontrolle.

Alle Upgrades sowie fehlerbereinigten Software-Updates sind durch den Auftragnehmer über die gesamte Laufzeit des Vertrags hinweg bereitzustellen. Dies gilt für das VoIP- System, sämtliche angebundenen Applikationen und die eingesetzten Endgeräte.

Erforderliche Softwarepflegevereinbarungen mit den jeweiligen Herstellern sind vom Auftragnehmer eigenverantwortlich zu berücksichtigen und vollständig in die

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Angebotspreise einzurechnen. Eine nachträgliche oder gesonderte Abrechnung dieser Leistungen ist ausgeschlossen. F

14.6 Zertifikatsverwaltung

Die Erneuerung der ggf. im System eingesetzten TLS- und SRTP-Zertifikate obliegt über die gesamte Vertragslaufzeit dem Auftragnehmer. Die Zertifikate sind rechtzeitig

R

vor Ablauf zu erneuern, sodass keine Betriebsunterbrechung eintritt. Die Erneuerung ist zu dokumentieren und mit dem Serviceentgelt abgegolten.

14.7 Beseitigung von Störungen und Mängeln

Der Auftragnehmer hat Störungen und Mängel am VoIP-System innerhalb der in dieser Leistungsbeschreibung genannten Antritts- und Entstörfristen zu beseitigen. Die

U

Störungsbeseitigung umfasst die Eingrenzung und Diagnose der Ursache, die Instandsetzung oder den Austausch betroffener Komponenten, die Wiederherstellung des vertragsgemäßen Betriebs sowie die abschließende Funktionskontrolle. Erforderliche Ersatzteile, Werkzeuge und Diagnosemittel hat der Auftragnehmer vorzuhalten. Ist die endgültige BeWhebung innerhalb der Entstörfrist nachweislich nicht möglich, stellt der Auftragnehmer eine Übergangslösung bereit, die den Betrieb in zumutbarem Umfang sicherstellt; die endgültige Behebung ist unverzüglich nachzuholen. Über Ursache, Zwischenstand und den geplanten Abschluss der Arbeiten ist der Auftraggeber zu informieren.

Gewährleistung und Servicevertrag sind wie folgt abgegrenzt: Mängel, die auf einer bereits bei Abnahme vorhandenen Abweichung der Leistung von der vertraglich geschuldeten Beschaffenheit beruhen, beseitigt der Auftragnehmer im Rahmen der GewährleiTstung unentgeltlich; sie werden nicht auf das Serviceentgelt angerechnet. Störungen, die nach Abnahme im laufenden Betrieb auftreten, werden im Rahmen des Servicevertrags behoben und sind mit dem Serviceentgelt abgegolten. Die vereinbarten Antritts- und Entstörfristen sowie die Pönalen-Regelung gelten in beiden Fällen gleichermaßen. Die gesetzlichen Gewährleistungsrechte des Auftraggebers bleiben unberührt.

N

14.8 Service-Parameter

Die angebotenen Serviceentgelte müssen sämtliche Leistungen des Vor-Ort- Service beim Auftraggeber vollständig abdecken, insbesondere An- und Abfahrten, Arbeitszeiten, Diagnose- und Reparaturmaßnahmen sowie sämtliche erforderlichen Werkzeuge und Materialien.

E

Eine gesonderte Berechnung einzelner Vor-Ort-Leistungen ist unzulässig. Sämtliche damit verbundenen Kosten sind pauschal im vereinbarten Serviceentgelt zu berücksichtigen und gelten mit diesem als abgegolten.
Das Serviceentgelt wird vierteljährlich nachträglich abgerechnet. Grundlage ist das im Preisblatt bzw. Vertrag vereinbarte Entgelt.

14.9 Rahmenarbeitszeit bei Störungen

Störungen am VoIP-System sind während der Rahmenarbeitszeit des Auftraggebers zu beheben.

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Die Rahmenarbeitszeit umfasst Montag bis Freitag, 08:00 - 17:00 Uhr (ausgenommen gesetzliche Feiertage). F
Serviceeinsätze außerhalb der Rahmenarbeitszeit erfolgen ausschließlich nach ausdrücklicher Freigabe durch den Auftraggeber. Für diese Einsätze gilt:
Fahrzeiten, Bereitschaften und Zuschläge (zum Beispiel Nacht-, Wochenend- oder Feiertagszuschläge) sind, auch an Wochenenden und Feiertagen, vollständig durch das vereinbarte Serviceentgelt abgedeckt. Eine gesonderte

R

Abrechnung dieser Bestandteile ist unzulässig. 5) Abrechenbar sind ausschließlich die tatsächlich vor Ort geleisteten Arbeitsstunden.

14.10 Antritts- und Entstörzeit bei Störungen

Für die Beseitigung von Störungen geUlten folgende verbindliche Fristen ab Eingang der Störungsmeldung:

Fehlerklasse 1 (FK1), betriebsverhindernde Störung:

Beginn der Entstörung: innerhalb von 2 Stunden (auch telefonisch oder über einen Wartungszugang nach dem Kapitel „Vorgaben zum Systemzugriff und zur Netzstruktur”)

W

Antrittszeit vor Ort: innerhalb von 4 Stunden

Entstörung: Behebung innerhalb von 8 Stunden

Fehlerklasse 2 (FK2), betriebsbehindernde Störung:

Antrittszeit vor Ort: innerhalb von 12 Stunden

Entstörung: Behebung innerhalb von 24 Stunden

T

Fehlerklasse 3 (FK3), leichte Störung:

Antrittszeit vor Ort: innerhalb von 24 Stunden

Entstörung: Behebung innerhalb von 48 Stunden NMaßgeblich für die Pönalen-Regelung sind ausschließlich die hier genannten Fristen. Die für Fehlerklasse 1 genannten Fristen für den Beginn der Entstörung (2 Stunden) und den Antritt vor Ort (4 Stunden) sind Mindestanforderungen. Angebote, die diese Fristen nicht zusagen, werden von der weiteren Wertung ausgeschlossen.

14.11 Besonderheiten

E

Störungsmeldungen, die bis eine Stunde vor Ende der Rahmenarbeitszeit eingehen, sind noch am gleichen Arbeitstag mit der Entstörung zu beginnen.

Meldungen nach diesem Zeitpunkt:

FK1: Die Fristen laufen durchgehend, auch außerhalb der Rahmenarbeitszeit.
FK2/FK3: Beginn der Entstörung zu Beginn der Rahmenarbeitszeit des folgenden Arbeitstags.
Für FK2 und FK3 wird die Entstörzeit außerhalb der Rahmenarbeitszeit unterbrochen.

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14.12 Störungen der Fehlerklasse 1

F

Betriebsverhindernde Störung liegt vor bei:

Totalausfall des VoIP-Systems, der Gateways oder zentraler Systemkomponenten
Ausfall öffentlicher Anbindungen, insbesondere Ausfall aller Amtsanschlüsse

R

Funktionsstörung systemkritischer Komponenten
Ausfall kritischer, betriebsnotwendiger Endgeräte, die dauerhaft funktionsfähig sein müssen (zum Beispiel Notrufstellen, Leitungsebene), begrenzt auf max. 5 % der Nebenstellen bzw. Lizenzen
Ausfall oder erhebliche Einschränkung der Vermittlungsplätze, sofern als Option beauftragt

U

Für sämtliche Störungen der Fehlerklasse 1 beginnt die Entstörung spätestens zwei Stunden nach Eingang der Störungsmeldung. Eine hiervon abweichende Sonderregelung besteht nicht.

14.13 Störungen der Fehlerklasse 2

BetriebsbehinderndeW Störung liegt vor bei:

Ausfall oder erhebliche Einschränkung des Administrations- bzw. Managementsystems
Störung zentraler Telefoniefunktionen, zum Beispiel Anrufverteilung oder Chef-/Sekretariatsfunktionen, ohne dass der Gesamtbetrieb unterbrochen ist

14.14 Störungen der Fehlerklasse 3

Eine leichTte Störung der Fehlerklasse 3 liegt insbesondere vor, wenn einzelne Funktionen oder Leistungsmerkmale der TK- und UC-Lösung beeinträchtigt oder nicht verfügbar sind, der bestimmungsgemäße Betrieb des Gesamtsystems sowie die wesentlichen Kommunikationsfunktionen jedoch weiterhin gewährleistet sind.

Hierzu zählen insbesondere:

N

a) Ausfall oder Beeinträchtigung einzelner, nicht betriebs- oder kommunikationskritischer Funktionen oder Leistungsmerkmale,

b) Einschränkung einzelner Komfort-, Zusatz- oder Administrationsfunktionen,

c) Ausfall oder Beeinträchtigung optional beauftragter Funktionen oder ELeistungsmerkmale, sofern hierdurch keine höhere Fehlerklasse begründet wird, d) sonstige geringfügige Funktionsbeeinträchtigungen, die den regulären Betrieb nur unwesentlich einschränken und keine wesentlichen Auswirkungen auf die Verfügbarkeit der TK- und UC-Lösung haben.

14.15 Monitoring und Störungserkennung

Die proaktive Systemüberwachung erfolgt durch den Auftraggeber. Das angebotene System muss hierzu Statusmeldungen und Alarme an das Monitoring des Auftraggebers übergeben können (SNMP v3, Syslog oder E-Mail-Alarmierung).

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Ergänzend hat der Auftragnehmer die zentralen Systemkomponenten im Rahmen des Servicevertrags proaktiv auf Störungen zu überwachen. VomF Auftragnehmer selbst erkannte Störungen sind dem Auftraggeber unverzüglich zu melden. Für den Fristbeginn nach Kapitel „Antritts- und Entstörzeit bei Störungen” gilt in diesem Fall der Zeitpunkt der Erkennung.

Der Auftragnehmer benennt eine zentrale Störungsannahme mit definiertem Meldeweg.

R

Der Eingang der Störungsmeldung bei dieser Stelle setzt die Fristen nach Kapitel „Antritts- und Entstörzeit bei Störungen” in Gang.

Für die Ferndiagnose im Störungsfall gelten ausschließlich die im Kapitel „Vorgaben zum Systemzugriff und zur Netzstruktur” geregelten, vom Auftraggeber initiierten, zeitlich begrenzten, personalisierten und protokollierten Wartungszugänge.

U

14.16 Pönalen-Regelung

Werden die vereinbarten Entstörzeiten überschritten, erhält der Auftraggeber folgende Gutschriften auf das monatliche Serviceentgelt (je angefangene zusätzliche Stunde der Überschreitung):

Fehlerklasse 1 (FK1): 25 %

W

Fehlerklasse 2 (FK2): 10 %
Fehlerklasse 3 (FK3): 10 %

Monatliches Serviceentgelt im Sinne dieser Regelung ist ein Drittel des vierteljährlich abgerechneten Serviceentgelts. Die Gutschrift wird mit der nächstfolgenden Quartalsabrechnung verrechnet. Grundlage ist das nach Leistungsbeschreibung und Vertrag vereinbarte monatliche Serviceentgelt.

Die maximale Gesamthöhe der Gutschriften ist auf 100 % des monatlichen

T

Serviceentgelts begrenzt; dieser Höchstbetrag gilt je Kalendermonat.

14.17 Nutzungsrechte nach Vertragsende

Der Bieter legt das Lizenzmodell (Kauflizenz oder Subscription) je Komponente im Angebot offen. Der Betrieb des Systems im erworbenen Ausbau muss nach Ende des

N

Servicevertrags ohne zusätzliche Lizenzkosten dauerhaft zulässig bleiben. Soweit einzelne Komponenten ausschließlich im Subscription-Modell angeboten werden, sind die anfallenden Kosten über die gesamte Vertragslaufzeit transparent im Preisblatt auszuweisen.

14.18 Laufzeit und Kündigung

E

Der Servicevertrag hat eine Laufzeit von 48 Monaten. Nach deren Ablauf verlängert sich der Vertrag um 12 Monate, sofern er nicht von einer der Vertragsparteien mit einer Frist von 6 Monaten zum Ende eines Kalendervierteljahres schriftlich gekündigt wird.

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15 Hinweise zur Auftragsausführung

F

15.1 Verbindlichkeit der Leistungsbeschreibung

Die Leistungsbeschreibung ist verbindliche Grundlage der Angebotsabgabe. Sämtliche darin enthaltenen Leistungsmerkmale sind vollständig zu erfüllen und in der vorgegebenen Form anzubieten.

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Die darin enthaltenen Positionen dürfen weder geändert, ergänzt, gestrichen noch in sonstiger Weise umformuliert oder umstrukturiert werden.
Sämtliche Leistungen sind ausschließlich in der vorgegebenen Struktur und Form zu kalkulieren und anzubieten.

Von der Erfüllungspflicht ausgenommen sind Merkmale, die im Fragenkatalog als Wertungskriterium (B-Kriterium) Ueingestuft sind, Wertungskriterien fließen ausschließlich in die Angebotswertung ein.

Änderungen, Streichungen, Umformulierungen oder eigenmächtige Ergänzungen an der Leistungsbeschreibung führen zum Ausschluss des Angebots, sofern dadurch die inhaltliche Vergleichbarkeit der Angebote nicht mehr gewährleistet ist. Nebenangebote sindW nicht zugelassen.

15.2 Kalkulationsgrundlage und Preisbestandteile

In den angebotenen Einheitspreisen sind sämtliche zur vollständigen, betriebsbereiten Leistungserbringung erforderlichen Kostenbestandteile vollständig einzukalkulieren. Dies umfasst insbesondere, jedoch nicht abschließend, folgende Leistungen und Nebenleistungen:

Transportkosten bis zur Verwendungsstelle einschließlich Entladung

T

Verpackungskosten sowie kostenfreier Rücktransport von Verpackungsmaterial
Bereitstellung aller notwendigen Installationshilfsmittel (zum Beispiel Messgeräte, Spezialwerkzeuge, Leitern, Hebemittel)
Materialien und Verbrauchsmittel zur vollständigen, funktionsfähigen Inbetriebnahme

N

Lizenzen für sämtliche Systemkomponenten einschließlich Maximalausbau
Baustelleneinrichtung, Fahrtkosten, sämtliche Vor-Ort-Termine und Erhebungen
Abnahmekosten, Funktionsprüfungen und gegebenenfalls Wiederholungsprüfungen
Erstellung der Systemdokumentationen/Pläne, digital als PDF auf einem vom Auftraggeber bestimmten Datenträger; gedruckte Ausfertigung nur auf EAnforderung
Alle für den Betrieb des VoIP-Systems erforderlichen Nebenleistungen, die bei fachkundiger Prüfung der Vergabeunterlagen erkennbar sind, auch wenn sie nicht ausdrücklich in der Leistungsbeschreibung genannt sind. Für objektiv nicht erkennbare Leistungen bleibt der Nachtragsweg nach den vertraglichen Regelungen offen. 10)Datenerhebung vor Ort (zum Beispiel Erhebungsbogen) 11)Fachgerechte Demontage, Bereitstellung zur Entsorgung und Rückbau der Altanlage 12)Die Migration und Umschaltung auf das neue VoIP-System erfolgt planmäßig außerhalb der Regelarbeitszeit (zum Beispiel nach Dienstschluss, an

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Wochenenden). Sämtliche hierfür anfallenden Zuschläge (Überstunden-, Wochenend- und Feiertagszuschläge) sind in die EinheitFspreise einzukalkulieren und werden nicht gesondert vergütet. 13)Eine Abrechnung nach tatsächlichem Aufwand mit Nachweis erfolgt ausschließlich für zusätzlich beauftragte Leistungen im laufenden Servicebetrieb. Grundlage hierfür ist der Stundensatz der Preisblatt-Position „Montagestunden Systemspezialist/Systemtechniker an Wochenenden/Feiertagen“; abgerechnet

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werden nur tatsächliche Vor-Ort-Arbeitsstunden. Fahrzeiten, Bereitschaften und Zuschläge sind durch das Serviceentgelt abgegolten; nicht ausgewiesene Zuschläge gelten als in den Einheitspreisen bzw. im Serviceentgelt enthalten. 14)Mengenänderungen sind nach Aufmaß zum angebotenen Einheitspreis abzurechnen 15)Zusätzliche Leistungen erfolgen auf Basis der vorgelegten Kalkulation ohne

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Aufschlag (identische Preisstruktur) 16)Alle Preise sind im Preisblatt als Nettopreise einzutragen; die gesetzliche Umsatzsteuer wird im Preisblatt hinzugerechnet. Maßgebend für die Wertung und den Zuschlag ist der Bruttopreis einschließlich der gesetzlichen Umsatzsteuer. Der Bieter kann im Preisblatt einen Nachlass auf alle Einheitspreise und zusätzlich Skonto einräumen. Der Nachlass geht in den WertungspreisW ein. Skonto wird bei der Ermittlung des Wertungspreises nur berücksichtigt, wenn es bei Abschlags-, Teil- und Schlusszahlungen mit einer Frist von 14 Tagen gewährt wird. Skonto mit abweichender Frist wird nicht gewertet, bleibt aber Inhalt des Angebots und wird im Zuschlagsfall Vertragsinhalt.

Diese Leistungen gelten als verbindlicher Bestandteil der angebotenen Einheitspreise und dürfen im Angebot nicht gesondert ausgewiesen oder zusätzlich in Rechnung gestellt werden.

T

15.3 Behandlung von Optionspositionen

Das Preisblatt enthält keine Bedarfs- oder Optionspositionen. Alle Positionen sind vom Bieter verbindlich anzubieten und zu bepreisen.

N

16 Auftragsbedingungen

Die nachfolgenden kaufmännischen und rechtlichen Rahmenbedingungen gelten verbindlich für die Durchführung des Auftrags und sind Bestandteil des Vertrages:

Bei der Umsetzung können sich geringfügige Abweichungen vom ursprünglichen

E

Leistungsumfang ergeben, etwa durch Mengenabweichungen bei der Ausführung oder durch geänderte örtliche Gegebenheiten. Mehr- oder Minderleistungen bis zu 10 % des ursprünglichen Auftragswertes gelten als vom Auftrag mitumfasst; sie sind dem Auftraggeber vor Ausführung schriftlich anzuzeigen und werden nach Aufmaß zu den im Preisblatt angegebenen Einheitspreisen abgerechnet. 2) Abweichungen, die den Umfang von 15 % des ursprünglichen Auftragswertes überschreiten, bedürfen eines Nachtrags und sind nur in begründeten Ausnahmefällen, beispielsweise bei der kurzfristigen Einrichtung eines zusätzlichen Standortes, zulässig.

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Die Abgabe eines Angebots erfolgt kostenfrei für den Auftraggeber; Vergütungsansprüche für Angebotserstellung, BeratunFg oder Präsentationen sind ausgeschlossen.
Der Auftragnehmer trägt die alleinige Verantwortung für die Einhaltung sämtlicher einschlägiger gesetzlicher, berufsgenossenschaftlicher und technischer Vorschriften (insbesondere VDE, DIN, BSI, TRGS, BetrSichV).
Soweit einschlägig, hat der Auftragnehmer die Vorgaben des jeweiligen

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Landesvergabegesetzes, insbesondere zu Tariftreue und Mindestentgelt, einzuhalten. 6) Alle Preise gelten als Festpreise für eine vollständig funktionsbereite Übergabe der Leistungen. Die Festpreisbindung gilt bis zum Ende des ersten Vertragsjahres; danach ist eine Anpassung des Serviceentgelts ausschließlich nach Maßgabe der nachstehenden Preisanpassungsregelung zulässig.

U

Die Abrechnung erfolgt ausschließlich nach mängelfreier Abnahme auf Grundlage eines gemeinsam erstellten Aufmaßes.
Eine Anpassung des Serviceentgelts ist frühestens nach Ablauf von 24 Monaten ab Vertragsbeginn zulässig. Grundlage der Anpassung ist der vom Statistischen Bundesamt veröffentlichte Verbraucherpreisindex (Basisjahr 2020 = 100). Das neue Serviceentgelt errechnet sich aus dem bisherigen Serviceentgelt multipliziert mWit dem Quotienten aus dem aktuellen Indexstand und dem Indexstand im Monat der Vertragsunterzeichnung. Der Auftragnehmer hat bei Anpassung dem Auftraggeber den jeweiligen amtlichen Indexwert als Nachweis vorzulegen. Die Anpassung ist auf maximal 0,75 % pro Jahr begrenzt. Sinkt der Index, reduziert sich das Serviceentgelt entsprechend.

Beispiel: Beträgt das Serviceentgelt 1.000,00 € pro Monat und lag der Index bei Vertragsbeginn bei 100 Punkten, steigt aber zum Zeitpunkt der Anpassung auf 110 Punkte, ergäbe sich rechnerisch ein Serviceentgelt von 1.000,00 € × (110 ÷ 100) =

T

1.100,00 €. Maßgeblich ist jedoch die Begrenzung auf 0,75 % pro Jahr: Das neue Serviceentgelt beträgt damit höchstens 1.000,00 € × 1,0075 = 1.007,50 €.

Eine Lieferung von Material vor Montagebeginn erfolgt ausschließlich nach schriftlicher Abstimmung mit dem Auftraggeber. Eine Haftung des Auftraggebers für vorab gelieferte oder eingelagerte Waren ist ausgeschlossen.

N

10)Die Abnahme erfolgt vor Ort nach erfolgreicher Funktionsprüfung; sie ist vom Auftraggeber schriftlich zu bestätigen. Die Teilnahme des Auftragnehmers an der Abnahme erfolgt unentgeltlich. 11)Bei Nichterfüllung vertraglicher Leistungen behält sich der Auftraggeber das Recht auf Nachfristsetzung, Minderung oder Rücktritt vom Vertrag vor. 12)Kosten für Wiederholungsprüfungen infolge mangelhafter Leistung trägt der EAuftragnehmer. 13)Nach Zuschlagserteilung ist ein detaillierter Projektplan zu erstellen, mit dem Auftraggeber abzustimmen und verbindlich einzuhalten. 14)Bis zur Abnahme liegt die Verantwortung für Sicherheit, Bewachung sowie Haftung bei Diebstahl oder Beschädigung vollständig beim Auftragnehmer. 15)Die Baustellenorganisation, Ordnung und Reinigung obliegen dem Auftragnehmer. 16)Der gesamte Schriftverkehr erfolgt in deutscher Sprache über die benannte Projektleitung des Auftraggebers.

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Diese Bedingungen sind verbindlicher Bestandteil des Vertragsverhältnisses. Die Unwirksamkeit einzelner Bestimmungen lässt die Wirksamkeit dFer übrigen Regelungen unberührt (Salvatorische Klausel).

16.1 Anforderungen an Flexibilität, Erweiterbarkeit und

Investitionsschutz

R

Für eine nachhaltige, sichere und flexible Nutzung hat der Auftragnehmer die in den nachfolgenden Abschnitten aufgeführten verbindlichen Anforderungen zu erfüllen.

16.2 Kompatibilität

Alle zum Einsatz kommenden Systemkomponenten, insbesondere Endgeräte, Softwaremodule, Netz- und SchnUittstellenanschlüsse, müssen uneingeschränkt miteinander kompatibel sein. Dies gilt auch für zukünftige Erweiterungen oder Teilaustausche innerhalb des Systems.

16.3 Systemausbaufähigkeit

Während der gesamten Nutzungsdauer muss es möglich sein, bestehende Komponenten (zum WBeispiel Media-Gateways, Systembaugruppen) ohne zusätzliche Lizenz- oder Softwarekosten hardware- oder softwareseitig umzustrukturieren, zu erweitern, zu reduzieren oder zu konsolidieren. Eine starre Lizenzbindung an bestimmte Konstellationen ist unzulässig.

16.4 Lizenzfreiheit bei Umnutzung

Die Umverwendung, der Austausch oder die anderweitige Nutzung bereits beschaffter Systemteile, insbesondere Endgeräte, darf keine erneuten Lizenzkosten auslösen. Dies

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gilt auch für Funktionsverlagerungen zwischen Standorten oder Nutzergruppen.

16.5 Erweiterungsoptionen außerhalb des Projektumfangs

Komponenten für spätere Ausbaustufen, die über den im Rahmen dieser Ausschreibung zu realisierenden Leistungsumfang hinausgehen, sind optional und

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gegebenenfalls gesondert kostenpflichtig zu liefern. Die spätere Integration in das Basissystem muss technisch vorbereitet und ohne grundlegende Neukonzeption möglich sein.

16.6 Verwaltungshoheit des Auftraggebers

EAlle zur Installation, Lizenzverwaltung und Systempflege erforderlichen Passwörter, Lizenzschlüssel, Lizenzdaten, Systemzugänge sowie die vollständige Betriebs- und Administrationssoftware sind dem Auftraggeber bei Projektabschluss vollständig, dauerhaft und uneingeschränkt zu übergeben.

16.7 Nachhaltigkeit und Energieeffizienz

Die angebotene Lösung muss die nachfolgenden Anforderungen an Nachhaltigkeit und Energieeffizienz erfüllen:

Die Endgeräte und Server müssen energieeffizient ausgelegt sein.

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Die eingesetzten Geräte müssen über einen sparsamen Standby- bzw. Ruhebetrieb verfügen. F
Die gelieferte Hardware muss langlebig und reparierbar sein; die Verfügbarkeit von Ersatzteilen über die Vertragslaufzeit ist sicherzustellen.

16.8 Betriebsunterbrechungsfreie Umschaltung

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Die Umschaltung auf das neue VoIP-System ist so zu planen und durchzuführen, dass der laufende Verwaltungsbetrieb nicht oder nur in minimalem Umfang beeinträchtigt wird. Die folgenden Vorgaben sind verbindlich einzuhalten:

16.9 Terminierung zu verkehrsarmen Zeiten

Die Umstellung ist planmäßig außerhalb der Regelarbeitszeiten durchzuführen, zum

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Beispiel nach Dienstschluss, an Wochenenden oder in nutzungsfreien Zeiträumen der Standorten Rathaus, Stadthalle und Betriebshof. Die hierfür anfallenden Zuschläge sind in die Einheitspreise einzukalkulieren und werden nicht gesondert vergütet (siehe Kalkulationsgrundlage und Preisbestandteile). Die konkrete Terminierung erfolgt auf Grundlage eines gemeinsam mit dem Auftraggeber abgestimmten Projekt- und Zeitplans. Vom Auftraggeber benannte Sperrzeiten, in denen keine Eingriffe in die

W

Systeme zulässig sind, sind dabei verbindlich zu berücksichtigen. Die regulären Arbeitszeiten des Auftraggebers sind Montag bis Freitag, 08:00 bis 17:00 Uhr (ausgenommen gesetzliche Feiertage).

16.10 Funktionsprüfung nach Hardwareinstallation

Nach Abschluss der Hardwareinstallation hat der Auftragnehmer sämtliche Systemfunktionen vollständig zu testen. Die Ergebnisse sind dem Auftraggeber in strukturierter Form schriftlich mitzuteilen. Die Betriebsbereitschaft gilt als hergestellt,

T

wenn sämtliche Funktionstests erfolgreich abgeschlossen wurden.

16.11 Vor-Ort-Präsenz und Ansprechpartner

Ein qualifizierter Techniker des Auftragnehmers ist während der Umschaltung und am Nersten folgenden Arbeitstag zwingend am Einsatzstandort persönlich verfügbar. Zusätzlich sind weitere fachlich qualifizierte Ansprechpartner (zum Beispiel Netzwerktechniker, Projektleitung, Servicedesk) während der gesamten Umstellungsphase erreichbar bereitzustellen.

16.12 Wiederherstellung des vorherigen Betriebszustands bei Fehlern

ETreten durch den Auftragnehmer verursachte Fehler oder Störungen auf, ist der vorherige funktionsfähige Zustand unverzüglich wiederherzustellen. Sämtliche daraus resultierenden Mehrkosten sowie Störungsfolgen trägt der Auftragnehmer vollständig.

16.13 Optionaler Parallelbetrieb

Um einen reibungslosen Übergang sicherzustellen und ungeplante Ausfallzeiten zu vermeiden, ist ein Parallelbetrieb des neu einzuführenden VoIP-Systems mit der vorhandenen Telekommunikationsanlage des Auftraggebers vorgesehen, sofern dies technisch möglich und organisatorisch sinnvoll ist. Bei der Entwicklung seines Konzepts hat der Bieter zu prüfen, ob und in welcher Form ein Parallelbetrieb umgesetzt werden

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kann. Notwendige Voraussetzungen, bestehende Einschränkungen oder besondere Aspekte sind nachvollziehbar darzustellen. Das Ziel der UmsteFllung besteht darin, die Funktionsfähigkeit der aktuellen Kommunikationsinfrastruktur des Auftraggebers während der gesamten Migrationsphase ohne längere Unterbrechungen aufrechtzuerhalten. Im Projektverlauf behält sich der Auftraggeber vor, eine schrittweise Migration entsprechend den betrieblichen Erfordernissen durchzuführen.

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17 Schulungsmaßnahmen

Für alle projektbedingt erforderlichen Schulungsmaßnahmen sind vom Auftragnehmer qualifizierte Schulungsmitarbeitende mit nachweisbarer fachlicher Eignung bereitzustellen.

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Die Schulungen erfolgen in den Räumlichkeiten des Auftraggebers oder über eine durch den Auftragnehmer bereitgestellte Schulungsplattform. Die Terminplanung wird in Abstimmung mit dem Auftraggeber festgelegt. Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung der Schulung obliegen vollständig dem Auftragnehmer.

Die Schulungsunterlagen sind durch den Auftragnehmer zu erstellen, in deutscher Sprache zu verfassenW und dem Auftraggeber vor Schulungsbeginn vorzulegen. Die verbindliche Schulungsplanung ist spätestens 14 Kalendertage vor der geplanten Inbetriebnahme des Systems gemeinsam mit dem Auftraggeber festzulegen.

Eine Unterrichtseinheit (UE) umfasst 60 Minuten. Abgerechnet werden ausschließlich die tatsächlich durchgeführten Schulungsstunden, sofern der Bedarf unterhalb der im Preisblatt genannten Maximalstundenzahl liegt. Nicht in Anspruch genommene Stunden verfallen ohne Vergütungsanspruch.

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Die je Schulungsart vorgesehenen maximalen Stundenkontingente und Teilnehmerzahlen sind im Preisblatt ausgewiesen und dort verbindlich zu bepreisen. Maßgeblich für die Kalkulation sind die im Preisblatt genannten Mengen.

17.1 Anwenderschulungen

N

Die Anwenderschulung umfasst die praxisorientierte Einweisung in die Bedienung der eingesetzten Endgeräte, der systemseitig eingerichteten Funktionen sowie sämtlicher aktivierten Zusatzapplikationen (zum Beispiel Sprachspeicher/Voicemail).

Die Schulung erfolgt als Live-Demonstration an betriebsbereiten Geräten. Sollte eine Schulung am installierten VoIP-System aus technischen oder organisatorischen EGründen nicht möglich sein, ist vom Auftragnehmer eine funktionsfähige Testumgebung bereitzustellen. Aufbau, Konfiguration und Bereitstellung dieser Umgebung obliegen dem Auftragnehmer und sind im Angebotspreis vollständig zu berücksichtigen.

Die Dauer der Anwenderschulung für Grundfunktionen inklusive Sprachspeicher ist auf maximal 60 Minuten pro Schulungseinheit zu begrenzen.

Zusätzlich ist eine kompakte, verständlich formulierte Kurzbedienanleitung (1 bis 2 DIN- A4-Seiten, PDF) zu erstellen. Diese ist dem Auftraggeber vorab zur Freigabe vorzulegen. Die Anleitung muss auf die konkrete Systemkonfiguration abgestimmt und in deutscher Sprache verfasst sein.

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Alle Schulungsunterlagen sind dem Auftraggeber ausschließlich in digitaler Form (PDF) bereitzustellen. Eine gedruckte Ausfertigung erfolgt nur Fauf Anforderung des Auftraggebers.

Zur effizienten Einführung der Lösung und zur nachhaltigen Wissensvermittlung im Hause des Auftraggebers ist ein Schulungskonzept auf Basis des Multiplikatorenprinzips vorzusehen.

R

Das Konzept zielt darauf, den Schulungsaufwand für das gesamte Personal zu minimieren, indem der Auftragnehmer zunächst eine begrenzte Anzahl von Mitarbeitenden („Multiplikatoren”) qualifiziert. Diese Multiplikatoren übernehmen in der Folge die interne Schulung der übrigen Nutzerinnen und Nutzer.

Der Auftragnehmer hat hierfür ein geeignetes Schulungskonzept zu entwickeln. Dieses

U

hat insbesondere folgende Anforderungen zu erfüllen:

Durchführung praxisorientierter Schulungen
Möglichkeit zur Nachschulung einzelner Module (zum Beispiel per Online- Schulung)
Orientierung an den im Lösungskonzept dargestellten Systemfunktionen.

W

Die Schulungen sind so zu konzipieren, dass die Multiplikatoren nach deren Abschluss in der Lage sind, die erworbenen Kenntnisse im eigenen Fachbereich eigenständig weiterzugeben.

17.2 Administratorenschulungen

Die Administratorenschulung hat vor oder spätestens während der Phase der Inbetriebnahme zu erfolgen, um dem Auftraggeber eine aktive Begleitung des Betriebsstarts sowie die eigenständige Verwaltung des Systems zu ermöglichen.

T

Die Schulungsinhalte umfassen mindestens folgende Themenbereiche:

Systemadministration des VoIP-Systems (Benutzerverwaltung, Rechtevergabe, Systemstruktur)
Konfiguration und Betrieb der aktivierten Applikationen (zum Beispiel

N

Sprachspeicher, Verwaltungs- oder Managementsoftware) 3) Grundlagen zur Installation, Systemintegration und Netzwerkanbindung 4) Fehlerdiagnose und systembezogene Störungsbehebung auf Administratorebene 5) Backup-/Restore-Verfahren und Konfigurationssicherung 6) Lizenz- und Updateverwaltung

E

Die Schulung ist durch qualifiziertes Fachpersonal des Auftragnehmers durchzuführen. Die Schulungsunterlagen sind digital und in deutscher Sprache bereitzustellen.

Zusätzlich verpflichtet sich der Auftragnehmer, das vom Auftraggeber benannte Administrationspersonal für zwei Monate nach Inbetriebnahme telefonisch zu begleiten. Diese Unterstützung erfolgt werktags innerhalb der Rahmenarbeitszeit (08:00 - 17:00 Uhr) und ist ohne Zusatzkosten Bestandteil der Gesamtleistung.

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17.3 Individualschulung der Sekretariatsarbeitsplätze

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Für die in den Sekretariaten eingesetzten Arbeitsplätze ist eine separate Individualschulung durchzuführen. Ziel ist die Vermittlung der spezifischen Funktionen und Arbeitsabläufe der Chef-/Sekretariatsfunktion des VoIP-Systems.

Die Schulung ist praxisnah zu gestalten und hat insbesondere folgende Inhalte zu

R

vermitteln:

Bedienung von Chef-/Assistenzfunktionen (zum Beispiel Rufübernahme, Anrufsteuerung, Stellvertreterfunktionen)
Verwaltung von Anrufweiterleitungen, Rufgruppen und individuellen Rufprofilen
Nutzung des Besetztlampenfelds (BLF) und der Kurzwahltasten

U

Die Dauer beträgt ca. 60 Minuten pro Schulungseinheit. Die Schulung ist in Kleingruppen oder als Einzelschulung durchzuführen, abhängig von der organisatorischen Struktur.

Die Schulungsunterlagen sind spezifisch auf den Sekretariatsarbeitsplatz abgestimmt, digital bereitzustellen und dem Auftraggeber vorzulegen.

W

17.4 Intensivschulung Vermittlungsplätze

Diese Position ist im Preisblatt zu bepreisen.

Für die Nutzerinnen und Nutzer der Vermittlungsplätze ist eine einstündige Individualschulung bereitzustellen. Ziel der Schulung ist die gezielte Vermittlung der speziellen Funktionen, Abläufe und Bedienlogik der eingesetzten Vermittlungsplatzlösung im Echtbetrieb. Die SchuluTng umfasst insbesondere:

Bedienung der Benutzeroberfläche des Vermittlungsclients (zum Beispiel Suchfunktionen, Statusanzeigen, Rufannahme, Rufweiterleitung)
Nutzung von Warteschlangen, Besetztlampenfeldern und priorisierten Anrufen
Verwaltung von Vermittlungsfunktionen wie Rückfragen, Anrufübernahme,

N

Rufverteilung 4) gegebenenfalls Einbindung von Notfall-, Ansage- oder Gruppenfunktionen 5) Effizientes Arbeiten mit mehreren Leitungen bzw. Nebenstellen

Die Schulung ist als Einzel- oder Kleingruppenschulung vor Ort durchzuführen. Die Dauer beträgt ca. 60 Minuten pro Einheit.

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Nachschulungen mit gleicher Dauer sind bei Bedarf auf Anforderung des Auftraggebers ebenfalls bereitzustellen. Die Schulungsunterlagen sind in deutscher Sprache, digital und abgestimmt auf den eingesetzten Vermittlungsclient bereitzustellen.

18 Abnahmebedingungen für das System

Die verbindlichen Ausführungstermine (Beginn der Migration, standortbezogene Umschalttermine, Gesamtfertigstellung) ergeben sich aus dem mit dem Auftraggeber abgestimmten Rollout- und Migrationsplan. Dieser Plan wird nach Zuschlagserteilung verbindlicher Vertragsbestandteil. Die Gesamtfertigstellung der Systemlieferung ist

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spätestens sechs Monate nach Zuschlagserteilung abzuschließen (Termin- und Leistungsplan des EVB-IT-Vertrags). F Ein offizieller Abnahmetermin kann erst nach Ablauf von zwei Wochen beanstandungsfreien Probebetriebs des VoIP-Systems angesetzt werden.

Eine vorgezogene Abnahme ist ausschließlich auf schriftlichen Antrag des Auftragnehmers und unter Vorlage einer nachvollRziehbaren Begründung möglich. Die Entscheidung über eine vorzeitige Abnahme trifft allein der Auftraggeber.

Bei standortweiser Inbetriebnahme ist der Auftraggeber berechtigt, Teilabnahmen je Standort durchzuführen. Teilabnahmen wirken vergütungsauslösend für die dem jeweiligen Standort zugeordneten Leistungen. Die Gewährleistungsfrist für das Gesamtsystem beginnt einheitlich mit der Gesamtabnahme.

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Sollte ein verbindlich vereinbarter Ausführungstermin durch Verschulden des Auftragnehmers nicht eingehalten werden, kommt der Auftragnehmer mit Überschreitung des Termins ohne Mahnung in Verzug. In diesem Fall wird eine Vertragsstrafe von 0,2 % der Brutto-Abrechnungssumme je Arbeitstag der Verzögerung festgesetzt und auf höchstens 5 % der Brutto-Abrechnungssumme begrenzt. Abrechnungssumme ist die für die Leistung abzurechnende Vergütung. Weitere

W

Schadensersatzansprüche bleiben unberührt, soweit sie den durch die Vertragsstrafe abgegoltenen Schaden übersteigen; die Vertragsstrafe wird auf einen solchen Schadensersatz angerechnet.

Die Abnahme erfolgt in einem förmlichen Verfahren und wird schriftlich protokolliert. Sie gilt nur als rechtswirksam erfolgt, wenn:

sämtliche beauftragten Leistungen vollständig und mangelfrei erbracht wurden
keine offenen Beanstandungen seitens des Auftraggebers bestehen

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und dem Auftraggeber folgende vollständige Unterlagen in prüffähiger Form vorliegen:
Technische und organisatorische Dokumentation der erbrachten Leistungen
Implementiertes Managementsystem im Produktivumfeld des Auftraggebers N3) Datenträger mit der installierten Software, inklusive Setup- und Update-Dateien
Nachweise über sämtliche verwendeten sowie verfügbare freie Lizenzen und Ports
Alle Kennwörter, Lizenzschlüssel und Zugangsdaten für sämtliche administrativen Systemzugänge
Konfigurations- und Datensicherung der final eingerichteten Systemumgebung
Systemhandbücher für alle Nutzer und Administratoren in deutscher Sprache

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Messprotokolle und Prüfberichte gemäß dem nachfolgenden Prüf- und Messkatalog
Nachweise für demontierte und abgeführte Altsysteme gemäß ElektroG/KrWG

18.1 Prüf- und Messkatalog zur Abnahme

Für die Abnahme sind folgende Prüfungen durchzuführen und je Standort zu protokollieren:

Funktionstest je Standort: Amtsholung kommend und gehend, sämtliche analogen Sonderports

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Notruftest je Standort: Anwahl der Notrufnummern 110 und 112 mit Verifikation der korrekten Ortszuordnung, in Abstimmung mit derF zuständigen Leitstelle beziehungsweise über bereitgestellte Testrufnummern
Dokumentierter Failover-Test des redundanten Systems, sofern eine Systemredundanz Vertragsbestandteil ist

Die Messprotokolle und Prüfberichte sind Bestandteil der Abnahmeunterlagen.

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Voraussetzung der Abnahme sind zudem der erfolgreiche Notruftest je Standort sowie der Funktionsnachweis je übernommenem Sonderdienst.

Werden zur Mängelbeseitigung Nachabnahmetermine erforderlich, behält sich der Auftraggeber vor, sämtliche Funktionsprüfungen und Abnahmetests vollständig zu wiederholen. Der Auftragnehmer hat in diesem Fall keinen Anspruch auf gesonderte Vergütung für erneute Prüfungen oder Begleitungen.

U

19 Funktionsnachweis / Proof of Concept (PoC)

Nach Angebotsabgabe führt der Auftraggeber im Rahmen der Wertung einen Proof of Concept (PoC) zur Überprüfung der technischen und funktionalen Leistungsfähigkeit durch. Zum PoC werWden ausschließlich drei Bieter aufgefordert, deren Angebote nach der Erstwertung bestplatziert sind.

Der PoC ist auf schriftliche Anforderung des Auftraggebers durch den jeweiligen Bieter innerhalb von 10 Werktagen bereitzustellen. Er muss für einen Zeitraum von einer Woche in betriebsfähigem Zustand kostenfrei zur Verfügung stehen und ist anschließend durch den Bieter ebenfalls kostenfrei wieder abzubauen und abzuholen. Eine Vergütung oder ein Aufwendungsersatz erfolgt nicht. Der PoCT basiert auf dem im Angebot eingereichten Lösungskonzept und muss mindestens die Kernfunktionen der angebotenen Lösung umfassen:

Benutzeroberfläche und Bedienlogik
Endgerätefunktionalität
zentrale Administrationsfunktionen N4) Anbindung und Nutzung von UCC-Komponenten (zum Beispiel Chat, Softphone, CTI)

Bereitstellung, Konfiguration und Betreuung des PoC erfolgen unentgeltlich und unabhängig vom Ausgang der Angebotswertung oder einer späteren Zuschlagserteilung. EDer PoC ist als autarke, vollständig abgeschlossene Testumgebung bereitzustellen. Die eingesetzte Technik darf nicht auf produktive Systeme des Auftraggebers zugreifen oder diese beeinflussen. Der Auftraggeber übernimmt keine Haftung für die durch den Bieter bereitgestellte Technik oder Infrastruktur während des Demonstrationszeitraums.

Besonderer Wert wird auf die vollständige und realitätsnahe Testbarkeit der Administrationsfunktionen gelegt. Der PoC muss es dem Personal des Auftraggebers ermöglichen, sämtliche im Regelbetrieb relevanten administrativen Tätigkeiten eigenständig zu erproben (zum Beispiel Benutzeranlage, Rufprofilsteuerung, Rechtevergabe, Systempflege).

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19.1 Testbedingungen

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Die Durchführung erfolgt in einem vom Auftraggeber bereitgestellten Raum mit einem Schreibtisch. Für den PoC wird eine einheitliche Netzwerkumgebung vorgegeben. Das vom Bieter bereitzustellende Setup umfasst auch einen LTE-Router zur Internetanbindung. Einen eigenen Internetzugang stellt der Auftraggeber nicht zur Verfügung, um Verantwortlichkeiten klar abzugrenzen und die technische Komplexität

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zu minimieren. Weiter stellt der Auftraggeber einen standardisierten PC mit Windows 11 bereit.

19.2 Testzeitraum

Die bewertungsrelevanten Tests finden an einem vom Auftraggeber festgelegten Arbeitstag (8 Stunden netto) innerhalbU des einwöchigen Bereitstellungszeitraums statt. Jeder Bieter erhält denselben Zeitraum. Aufbau und Konfiguration erfolgen vor dem Testtag innerhalb des Bereitstellungszeitraums; die Tests erfolgen im festgelegten Zeitfenster.

19.3 Testdurchführung

Tests werden vom AWuftraggeber-Team (zum Beispiel IT-Abteilung und gegebenenfalls Vertretung der Fachbereiche) nach Vorgabe durchgeführt.

Der Bieter darf anwesend sein, aber nicht aktiv eingreifen, außer für Fehlerbehebung während des Tests.

19.4 Testumgebung und Testkatalog

Allen Bietern werden identische Testbedingungen und Bewertungsvorgaben zur VerfügungT gestellt. Die Ergebnisse werden protokolliert und in die abschließende Vergabeempfehlung einbezogen. Die Wertung des PoC richtet sich nach dem Dokument „Bewertungssystematik”, das den Vergabeunterlagen beiliegt.

Im PoC sind folgende Funktionen vollständig, nachvollziehbar und praxisnah zu demonstrieren. Die mit „(A)” gekennzeichneten Prüfpunkte sind Ausschlusskriterien (A-

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Kriterien) und zwingend zu erfüllen; alle übrigen Prüfpunkte sind Wertungskriterien (B- Kriterien).

Benutzeroberfläche und Bedienlogik

Anmeldung an der Benutzeroberfläche mit Nutzerprofil (A)
Navigation durch zentrale Funktionen (zum Beispiel Anruf starten, Rufumleitung

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aktivieren) (A) 3) Bedienung durch nicht-technisches Personal ohne Schulung

Endgerätefunktionalität

Nutzung Hardwareendgerät (Halten, Verbinden, Konferenz und Weiterleiten) (A)
Funktionstest eines Softphones (gleicher Umfang wie beim Hardwareendgerät) (A)
Nutzung der Lösung auf einem mobilen Endgerät (Tablet/Smartphone, ebenfalls gleicher Umfang wie beim Hardwareendgerät)

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Anlegen, Bearbeiten und Löschen von Benutzerkonten (A)
Konfiguration eines Rufprofils mit individuellen Regeln (A)F
Rechtevergabe an verschiedene Nutzergruppen (A)
Durchführung eines Backups oder Systempflegevorgangs (A)

UCC-Funktionen

Chat zwischen zwei Nutzern R
Anruf per Softphone (A)
Hardwaregerät via CTI steuern
Voicemail abfragen (A)
Faxe senden und empfangen
Nebenstellen oder Teilnehmer suchen
Favoriten anlegen

U

Persönlichen Status setzen (Präsenzanzeige)

W

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Anhang, Platzhalter-Variablen und Glossar

F

Glossar der Fachbegriffe

Begriff Erläuterung SBC Session Border Controller, Sicherheits-

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und Vermittlungskomponente am Übergang zum SIP-Provider BLF Busy Lamp Field, Besetztlampenfeld zur Belegtanzeige von Nebenstellen am Endgerät ETB Elektronisches Telefonbuch des VoIP-

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Systems QoS Quality of Service, Priorisierung von Sprachpaketen im Datennetz SRTP Secure Real-Time Transport Protocol, Verschlüsselung der Sprachübertragung TLS WTransport Layer Security, Verschlüsselung der Signalisierung DDI Direct Dial-In, Durchwahl zu einzelnen Nebenstellen LSA Löt-, schraub- und abisolierfreie Anschlusstechnik für Telefon- Verkabelung (LSA-Plus-Leisten) MWI Message Waiting Indication, Anzeige

T

neuer Voicemail-Nachrichten am Endgerät CTI Computer Telephony Integration, Telefoniesteuerung vom PC-Arbeitsplatz aus

N

UCC Unified Communications and Collaboration, Zusammenführung von Telefonie, Chat, Präsenz und Konferenzen PoE Power over Ethernet, Stromversorgung der Endgeräte über das Datennetz

E

HVT Hauptverteiler, zentraler Übergabepunkt der Telefon-Verkabelung AML Advanced Mobile Location, automatische Standortübermittlung bei Notrufen

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TK-Anlage_Leistungsbeschreibung_Entwurf.pdf

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