20260813 Zulassungsbedingungen NEU.pdf

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Open-House-Verfahren für Beherbergungsbetriebe und Gaststätten für die Passionsspiele der Gemeinde Oberammergau 2030

Bedingungen des Zulassungsverfahrens

I. Einführung und Verfahrensgrundlagen

1. Hintergrund und Ziel des Verfahrens

Die Gemeinde Oberammergau führt im Jahr 2030 als Kulturveranstaltung die „Oberammergauer Passionsspiele“ durch. Darsteller sind ausschließlich Bürger der Gemeinde Oberammergau. Als Kulturveranstaltung haben die Passionsspiele eine hohe regionale, nationale und internationale Attraktivität und fördern damit das kulturelle Ansehen, den Tourismus, das Zusammenleben und das wirtschaftliche Wohl der Gemeinde Oberammergau und der Region. Im Jahr 2030 werden voraussichtlich 102 Spieltage stattfinden im Zeitraum vom 18.05.2030 bis 06.10.2030.

Im Passionstheater finden voraussichtlich 4.384 Personen Platz.

Um Unterkunft und Verpflegung für die Besucher der Passionsspiele 2030 zu organisieren und sicherzustellen, wird ein Anteil der Eintrittskarten zu den Passionsspielen mit Unterkunfts-, Verpflegungs- und sonstigen Leistungen zu Arrangements gebündelt und vertrieben. Der Vertrieb der Eintrittskarten und der Arrangements sowie die Bündelung der Unterkunfts-, Verpflegungs- und sonstigen Leistungen mit der Eintrittskarte zu Arrangements erfolgt durch die Passionsspiele Oberammergau Vertriebs GmbH & Co. KG (nachfolgend auch nur "Vertriebsgesellschaft" oder „Auftraggeber“ genannt), deren Mehrheitsgesellschafter die Gemeinde Oberammergau ist.

Derzeit ist geplant, dass bis zu 220.000 Eintrittskarten zu Arrangements gebündelt werden.

Es werden dabei die aus Anlage 2 ersichtlich 1- und 2-Tages-Arrangements gebildet.

Neben Übernachtungsleistungen (Los 1: Übernachtung und Frühstück) werden bei den 2-Tages- Arrangements Verpflegungsleistungen für den jeweiligen Vorabend eines Spieltages (Los 2: Vorabendessen) und für das Mittagessen eines Spieltages (Los 3: Mittagessen "Light Lunch") sowie bei den 1- und 2-Tages-Arrangements und den Einzelticktes (die Einzeltickets sind nicht Bestandteil dieses Verfahrens) das Abendessen (Los 4: Passionsabendessen) an dem jeweiligen Spieltag benötigt.

Das Passionsabendessen ist jeweils fester Bestandteil sowohl der 1- als auch der 2-Tages- Arrangements.

Das Mittagessen "Light Lunch" kann beim 1-Tages-Arrangement oder 2-Tages-Arrangement optional vom Kunden dazu gebucht werden.

Kunden, die Einzeltickets erwerben, können ebenfalls optional ein Passionsabendessen oder ein Light Lunch dazu buchen.

Ziel dieses Verfahrens ist die Sicherstellung der Übernachtungs- und Verpflegungsleistungen für die Bildung der Arrangements.

Die Vertriebsgesellschaft behält sich deshalb vor, das Verfahren aufzuheben, wenn keine ausreichende Anzahl von Übernachtungsleistungen angeboten wird (mindestens 2000 Betten pro Nacht).

Von den Anbietern angebotene Übernachtungs- und Verpflegungsleistungen können von der Vertriebsgesellschaft jederzeit freigegeben werden. Ein Anspruch der Anbieter auf Freigabe besteht nicht, d.h. eine gewisse Mindestabnahme wird nicht garantiert.

Ziel dieses Verfahrens ist es, Hotels, Gasthöfe, Pensionen und Restaurants als Leistungspartner zu gewinnen, deren Angebote in die offiziellen Arrangements integriert werden.

Das Verfahren richtet sich hinsichtlich der Unterkunftsleistungen (Los 1) an

• Hotels, • Gasthöfe, • Pensionen und • Gästehäuser mit gewerblichem Standard Seite 1 von 11

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sowie hinsichtlich der gastronomischen Leistungen (Los 2, 3 und 4) an

• Restaurants, • Hotels, Pensionen, Gasthöfe und Gästehäuser mit Gastronomie sowie • Sonstige Betriebe mit geeigneter Küchen- und Servicequalität.

2. Gegenstand und Losaufteilung

Gegenstand des Verfahrens sind Dienstleistungen von Gaststätten und Beherbergungsbetrieben.

Der Gegenstand ist in vier Lose aufgeteilt:

a) Los 1: Übernachtung und Frühstück

b) Los 2: Vorabendessen (einschließlich Getränkepauschale)

c) Los 3: Mittagessen "Light Lunch" (einschließlich Getränkepauschale)

d) Los 4: Passionsabendessen (einschließlich Getränkepauschale).

Die Zulassung kann für ein, zwei, drei oder alle Lose beantragt werden.

Hinsichtlich der Unterkunftsleistungen (Los 1) sind seitens des Teilnehmers folgende Leistungen zu erbringen:

• Bereitstellung von Zimmerkontingenten im Zeitraum 18. Mai 2030 bis einschließlich 6. Oktober 2030, geeignet für Gruppen- und Einzelreisende • Frühstücksleistung als Bestandteil des Arrangements • Tägliche Reinigung und Einhaltung definierter Qualitätsstandards • Zusammenarbeit über die gesamte Spieldauer.

Hinsichtlich der gastronomischen Leistungen (Los 2, 3, 4) sind seitens des Teilnehmers folgende Leistungen zu erbringen:

• Bereitstellung von Abendessen in Form eines 3-Gang-Menüs für Arrangementgäste • Optional: Mittagessen für Gruppen oder Einzelreisende • Menüoptionen für unterschiedliche Ernährungsbedürfnisse (Fleischgerichte, Fischgerichte, vegetarische Gerichte, vegane Gerichte) • Ausgabe in definierten Zeitfenstern (siehe nachstehend) • Einhaltung gastronomischer Qualitäts- und Hygienestandards • Zur Integration in das Gesamtarrangement.

Zusammenfassend stellen die Teilnehmer mithin (je nach Los) folgende Leistungen bereit:

• Kontingente für Unterkunft inkl. Frühstück • Kontingente für Light Lunch • Kontingente für Abendessen • Einhaltung gesetzlicher Vorgaben (Gaststättenrecht, Hygiene, Datenschutz)

Der Auftraggeber erbringt seinerseits folgende Leistungen:

• Bündelung der Leistungen zu Arrangements • Vertrieb an nationale und internationale B2B-Partner (Reiseveranstalter, Gruppenanbieter, Agenturen) • Direktvertrieb an Endverbraucher • Abwicklung von Buchungen, Zahlungsprozessen und Kundenkommunikation

3. Anlagen

Mit den hiesigen Bedingungen werden folgende Anlagen zur Verfügung gestellt:

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• Kalender Spieltage 2030 (Anlage 1); • Leistungsinhalte Arrangements (Anlage 2); • Zulassungsformular Los 1 (Anlage 3); • Zulassungsformular Los 2-4 (Anlage 4); • Preisblatt Los 1 (Anlage 5); • Preisblatt Los 2-4 (Anlage 6); • Vermieter-Rahmenvertrag (Anlage 7); • Essensgeber-Rahmenvertrag (Anlage 8); • Kriterienkatalog Passions-Klassifizierung (Anlage 9); • Antragsformular Passions-Klassifizierung (Anlage 10); • Testauswertung Passions-Klassifizierung (Anlage 11); • Eigenerklärung zu den Ausschlussgründen nach §§ 123, 124 GWB und Eigenerklärung RUS (Anlage 12).

4. Open-House-Verfahren

Zur Deckung des Bedarfs führt die Vertriebsgesellschaft ein sogenanntes Open House-Verfahren durch, das eine Verfahrensart außerhalb des (europäischen) Vergaberechts darstellt.

Das Verfahren unterfällt schon deshalb nicht dem Anwendungsbereich der §§ 97 ff. GWB, weil keine Auswahlentscheidung zwischen verschiedenen Anbietern stattfindet.

Vielmehr wird die Vertriebsgesellschaft mit jedem Anbieter, der die nachstehend genannten Zulassungsvoraussetzungen erfüllt und dies entsprechend nachweist, eine Rahmenvereinbarung abschließen, die den Anbieter grundsätzlich zur Erbringung der Dienstleistungen für die Laufzeit der Rahmenvereinbarung berechtigt. Die Inanspruchnahme der angebotenen Übernachtungs- und Verpflegungsleistungen hängt vom Umfang der Nachfrage nach Arrangements und etwaiger Rückgaben von Arrangementkontingenten der Abnehmer vor dem jeweiligen Spieltag ab.

Die Nutzung der eVergabe-Plattform und des EU-Amtsblattes dient ausschließlich zur Herstellung größtmöglicher Transparenz und führt nicht dazu, dass sich die Vertriebsgesellschaft dem Anwendungsbereich der §§ 97 ff. GWB unterwerfen müsste oder unterwirft. Insbesondere auch die in dem Formular für die Auftragsbekanntmachung verwendeten Begriffe, die auf die Anwendbarkeit der §§ 97 ff. GWB hindeuten (etwa die Benennung der Verfahrensart oder die Benennung einer Vergabekammer als zuständige Nachprüfungsinstanz), haben keinerlei präjudizielle Wirkung. Die Verwendung der Begrifflichkeiten erfolgt lediglich deshalb, weil das Bekanntmachungsformular diese Begrifflichkeiten vorsieht und teilweise zwingende Eintragungen verlangt. Dasselbe gilt für die Nennung des Einreichungstermins für das Angebot und die Nennung von Fristen im Bekanntmachungsformular.

5. Vertragspartner und Kontaktstelle

Vertragspartner und Kontaktstelle ist die

Passionsspiele Oberammergau Vertriebs GmbH & Co. KG

mit Sitz in der Ludwig-Thoma-Str. 10, 82487 Oberammergau.

6. Elektronische Bereitstellung der Vergabeunterlagen

Die gesamten Vergabeunterlagen wurden bzw. werden auf der eVergabe-Plattform ("Plattform").

Die Anbieter müssen sich selbst laufend über den aktuellen Stand des Verfahrens auf der Plattform informieren. Dies gilt insbesondere zum Verlauf und den Ergebnissen von "Fragen und Antworten".

Darüber hinaus werden keine telefonischen, schriftlichen oder anderweitigen Auskünfte über den Stand des Verfahrens erteilt.

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7. Fristen

a) Fragen zum Verfahren, Informationsübermittlung

Fragen zu dem Verfahren sind an die Kontaktstelle über die Plattform zu richten. Fragen können bis zum

3. August 2026

gestellt werden.

Gehen Fragen nach diesem Termin ein, kann nicht sichergestellt werden, dass sie rechtzeitig bzw. abhängig vom Umfang der Fragen vor Ende der Zulassungsfrist beantwortet werden können.

Antworten werden von der Kontaktstelle voraussichtlich bis spätestens

6. August 2026

erteilt.

Die eingegangenen Fragen sowie die Antworten der Kontaktstelle, das Verfahren ergänzende oder berichtigende Angaben sowie sonstige Informationen können von allen Anbietern über die Plattform eingesehen werden.

b) Schlusstermin für den Eingang der Zulassungsanträge ("Zulassungsfrist")

(1) Hauptzulassungsphase:

Zulassungsanträge müssen einschließlich aller geforderten Unterlagen vor Ablauf der Zulassungsfrist (siehe nachstehend) bei der Kontaktstelle eingegangen sein.

Maßgeblich ist ausschließlich der Eingang bei der Kontaktstelle.

Zur Wahrung der Zulassungsfrist ist eine Einreichung des Zulassungsantrags über die Vergabeplattform erforderlich. Nur Zulassungsanträge, die über die Vergabeplattform eingereicht werden, können berücksichtigt werden.

(2) Nachzulassungsphase /Sperrfrist

Zulassungsanträge, die der Kontaktstelle nach Ablauf der Zulassungsfrist zugehen, werden nur dann berücksichtigt, wenn

• ein Inhaberwechsel bei einem bereits durch die Vertriebsgesellschaft zugelassenen Betrieb erfolgt ist und die Zulassungsvoraussetzungen eingehalten werden,

oder

• nach Ablauf der Zulassungsfrist der Betrieb erst neu errichtet oder erstmals (unabhängig von der Kategorisierung nach DEHOGA) aufgenommen

wurde ("Neubetriebe").

Im Übrigen gelten die gleichen Voraussetzungen wie in der Hauptzulassungsphase.

Es wird darauf hingewiesen, dass nach Ablauf der Sperrfrist, also in der Nachzulassungsphase, zugelassene Anbieter erst nach einer angemessenen Frist von ca. vier Wochen für die Aufnahme des Betriebes in die Vermarktung nach Maßgabe der nachstehenden Verteilungskriterien für den Abruf von Dienstleistungen berücksichtigt werden können.

Zulassungsanträge von Neubetrieben, die der Kontaktstelle erst nach Ablauf der Nachzulassungsphase/Sperrfrist (siehe nachstehend) zugehen, werden nicht mehr berücksichtigt, es sei denn,

• es kommt zu einem unerwarteten Ausfall von einem oder mehrerer Leistungspartner; • der Kapazitätsbedarf des Auftraggebers konnte während der Haupt- und Nachzulassungsphase nicht (vollständig) gedeckt werden; Seite 4 von 11

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• oder es entsteht für den Auftraggeber ein zum Zeitpunkt der Veröffentlichung dieses Verfahrens unvorhergesehener Kapazitätsbedarf.

8. Vorläufiger Terminplan

Für das Verfahren bis zum Abschluss der Rahmenvereinbarungen gilt folgender vorläufiger Terminplan:

a) Letzter Termin für Fragen der Anbieter: 3. August 2026 b) Bekanntgabe der Antworten zu den Fragen der Anbieter (spätester Zeitpunkt): 6. August 2026 c) Schlusstermin für den Eingang der Zulassungsanträge ("Zulassungsfrist"): 28. August 2026, 18:00 Uhr d) Mitteilung an nicht berücksichtigte Anbieter bis: 4. September 2026 e) Spätester Termin für den Eingang der Zulassungsanträge von Neubetrieben (Nachzulassungsphase/Sperrfrist): 30. Juni 2028.

Die Vertriebsgesellschaft behält sich Änderungen des Terminplans vor. Änderungen werden den Anbietern gegebenenfalls kurzfristig über die Plattform mitgeteilt.

9. Form und Inhalt der Zulassungsanträge

a) Form

Die Einreichung der Zulassungsanträge erfolgt elektronisch über die Vergabeplattform.

b) Inhalt

Zulassungsanträge sind in folgender Struktur zu erstellen und einzureichen:

(1) Zulassungsformular

Das jeweilige Zulassungsformular muss vollständig für das Los/für die Lose für das/für die die Zulassung beantragt wird, ausgefüllt und mit Ort, Datum, Unterschrift und Firmenstempel versehen sein (Anlage 3 ist bei einem Zulassungsantrag für Los 1 zu verwenden. Anlage 4 ist für eine Zulassung für eines oder mehrere der Lose 2-4 zu verwenden).

(2) Beantwortung der Zulassungsvoraussetzungen

Auf die nachstehend genannten Zulassungsvoraussetzungen ist ausführlich und in allen Punkten einzugehen.

(3) Unterlagen

Sämtliche geforderten Unterlagen sind für das jeweilige Los, für dessen Zulassung sich der Anbieter bewirbt, dem Zulassungsantrag beizufügen und, soweit in den Anlagen vorgesehen mit Ort, Datum, Unterschrift und Firmenstempel zu versehen.

(4) Verträge

Die jeweilige, unveränderte Rahmenvereinbarung für das jeweilige Los, für dessen Zulassung sich der Anbieter bewirbt, muss unterzeichnet sein. Änderungen an den Rahmenvereinbarungen dürfen nicht vorgenommen werden.

(5) Preisblätter

Die Preisblätter für das Los 1 Übernachtung und Frühstück (Anlage 5) und/oder das Los 2 Vorabendessen und/oder das Los 3 Mittagessen "Light Lunch" und/oder das Los 4 Passionsabendessen (Anlage 6) müssen ausgefüllt und unterzeichnet sein vorgelegt werden.

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(6) Nachweis des Nichtvorliegens von Ausschlussgründen entsprechend §§ 123 und 124 GWB und Erklärung nach Artikel 5k der Verordnung (EU) Nr. 833/2014 in der Fassung des Art. 1 Ziff. 23 der Verordnung (EU) 2022/576 des Rates vom 8. April 2022

Anlage 12 ist ausgefüllt und unterzeichnet einzureichen.

10. Änderungen, Berichtigungen und Rücknahme des Zulassungsantrags

Zulassungsanträge können bis zum Ablauf der Zulassungsfrist bzw. danach eingereichte Anträge für Neubetriebe bis zum Ablauf der Ausschlussfrist schriftlich berichtigt, geändert oder zurückgezogen werden. Änderungen oder Ergänzungen von Zulassungsanträgen, die nach Ablauf der Zulassungsfrist bzw. (bei Neubetrieben) der Sperrfrist bei der Kontaktstelle eingehen, werden nicht berücksichtigt.

II. Wertung der Zulassungsanträge und Zulassung

1. Formale Prüfung

Die Zulassungsanträge werden auf Einhaltung der formalen Kriterien geprüft.

Die Kontaktstelle behält sich vor, Unterlagen, die mit dem Zulassungsantrag einzureichen sind, nachzufordern. Ein Anspruch der Anbieter auf Nachforderung besteht nicht.

2. Zulassungsvoraussetzungen

Zu den Rahmenvereinbarungen zugelassen werden nur die Anbieter, die die nachfolgenden Anforderungen vollständig erfüllen und bei denen keiner der nachfolgenden Nichtzulassungsgründe vorliegt:

a) Anforderungen

Für die Belegenheit der Betriebe der Anbieter für die Lose 1-4 gelten folgende

Anforderungen:

• Los 1: zugelassen sind nur Betriebe, die sich in einer der im Preisblatt Los 1 (Anlage 5) definierten Zonen (Zone 1 bis 2) befinden • Los 2: zugelassen sind nur Betriebe, die sich in einer der im Preisblatt Lose 2-4 (Anlage 6) definierten Zonen (Zone 1 bis 2) befinden • Los 3: zugelassen sind nur Betriebe, die sich in der Gemeinde Oberammergau, Ettal (exklusive Graswang) und Unterammergau befinden • Los 4: zugelassen sind nur Betriebe, die sich in den Gemeinden Oberammergau, Unterammergau, Ettal (exklusive Graswang) befinden

b) Mit dem Zulassungsantrag hat der Anbieter folgende Unterlagen vorzulegen:

Hinweis:

Für die Lose 2, 3 und 4 werden – abgesehen von den Anforderungen an die Belegenheit – jeweils dieselben Anforderungen an die Zulassung gestellt. Bewirbt sich ein Anbieter um die Zulassung für mehr als eines der Lose 2-4 (also z.B. für Los 2 und für Los 3) muss er die Erfüllung der Zulassungsvoraussetzungen für diese Lose nur einmal nachweisen, d.h. die unten bei Los 2 geforderten Unterlagen bzw. Nachweise nur einmal vorlegen.

Bewirbt sich ein Anbieter um die Zulassung für Los 1 und für eines der Lose 2, 3 oder 4 muss er sowohl die für Los 1 geforderten Unterlagen bzw. Nachweise als auch die für Los 2 geforderten Unterlagen bzw. Nachweise vorlegen.

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(1) Los 1: Übernachtung und Frühstück

➔ Vorlage eines bei Abgabe des Zulassungsantrages gültigen DEHOGA/DTV-Zertifikats (Kopie) oder ein Antrag auf eine Passions-Klassifizierung (Angabe in Anlage 3 Zulassungsformular. Sofern ein Antrag (siehe hierzu Anlagen 9, 10, 11) hinsichtlich des Erhalts einer Passions- Klassifizierung gestellt wird, erfolgt die Klassifizierung durch die Bayern Tourist GmbH. Die Kosten für eine solche Passions-Klassifizierung werden denen einer DEHOGA- Zertifizierung entsprechen. Die Beauftragung der Klassifizierung erfolgt nach entsprechender Angabe im Zulassungsformular durch den Teilnehmer (Anlage 10), die Kosten hierfür trägt der Teilnehmer des Zulassungsverfahrens. Die Rechnungsstellung erfolgt durch die Bayern Tourist GmbH unmittelbar an den Teilnehmer. Die Klassifizierung muss bis zum 30. Juni 2027 vorliegen. Sofern sich Hotels zum Zeitpunkt der Teilnahme an diesem Verfahren noch in der Planungsphase oder im Bau befinden, ist eine Vorlage der Klassifizierung bis zum 30. Oktober 2028 ausreichend. Weitere Informationen zu der Passions-Klassifizierung finden Sie unter folgenden Links: • Antrag zur Teilnahme https://btg-service.de/wp-content/uploads/documents/antrag- passion-klassifizierung.pdf • Kriterienkatalog https://btg-service.de/wp-content/uploads/documents/2026- passion-klassifizierung-kriterienkatalog.pdf • Testauswertung zur Selbsteinschätzung https://btg-service.de/wp- content/uploads/documents/testauswertung-passion-klassifizierung.xlsx

➔ Wenn der Anbieter bei Abgabe des Zulassungsantrages nicht über ein gültiges DEHOGA/DTV-Zertifikat verfügt: Angabe der derzeitigen Kategorisierung nach Selbsteinschätzung und Zusage zur Teilnahme an der DEHOGA/DTV Klassifizierung gemäß Zulassungsformular Vorlage eines gültigen DEHOGA/DTV-Zertifikats (Kopie) bis zum Stichtag 30. Juni 2027. Sofern sich Hotels zum Zeitpunkt der Teilnahme an diesem Verfahren noch in der Planungsphase oder im Bau befinden, ist eine Vorlage der Klassifizierung bis zum 30. Oktober 2028 ausreichend. Hinweis: Falls der Anbieter bereits im Zeitpunkt der Abgabe des Zulassungsantrages Umbau-/ Renovierungsarbeiten oder Investitionen in Einrichtung und Serviceangebot in seinem Unternehmen plant, aufgrund derer er eine höhere DEHOGA/DTV-Zertifizierung erhalten wird, so kann er sich bereits mit Abgabe des Zulassungsantrages für Zimmer dieser höheren DEHOGA/DTV-Kategorie bewerben. In diesem Fall muss er mit seinem Zulassungsantrag die ausgefüllte Eigenerklärung (Zulassungsformular) einreichen. Die höhere DEHOGA/DTV-Zertifizierung muss spätestens bis zum 30.06.2027 vorliegen und der Vertriebsgesellschaft nachgewiesen werden. • Vorlage des Gewerbescheins. • Zum Nachweis des Nichtvorliegens von Ausschlussgründen hat der Anbieter die Eigenerklärung nach Anlage 12 ausgefüllt und unterzeichnet vorzulegen.

(2) Los 2 (Vorabendessen), Los 3 (Mittagessen "Light Lunch") und Los 4 (Passionsessen)

• Seitens der Teilnehmer am Zulassungsverfahren sind insgesamt vier Menüvorschläge mit dem Teilnahmeantrag vorzulegen. Diese müssen zwingend folgende Voraussetzungen erfüllen:

➢ Menü 1: Fleischgericht ➢ Menü 2: Fisch- oder Fleischgericht ➢ Menü 3: Vegetarisch ➢ Menü 4: Vegan

Hierbei ist zu berücksichtigen, dass der Wareneinsatz ca. 30% vom Verkaufswert des Menüs beinhalten muss.

Die Teilnehmer verpflichten sich mit Abgabe ihres Teilnahmeantrags im Falle der Zulassung zu den eingereichten Menüvorschlägen zumindest vergleichbare Menüs im Falle der Einzelbeauftragung anzubieten.

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Weiterhin verpflichten sich die Teilnehmer die Menüs zu den in den Essensgeberverträgen vorgegebenen Zeiten anzubieten, d.h.

➢ Passionsessen: 17.00 – 20.00 (sollte es zu einer Änderung der Spielzeiten kommen, behält sich die Vertriebsgesellschaft die einseitige Anpassung der Essenszeiten ausdrücklich vor); ➢ Vorabendessen: 18.00 – 21.30. Erhält der Essensgeber bis 18.00 die Mitteilung, dass der Gast nach 22.00 ankommt, wird der Gast mit einem Versperteller verköstigt; ➢ Mittagessen „Light Lunch“: 11.30 – 13.30 (sollte es zu einer Änderung der Spielzeiten kommen, behält sich die Vertriebsgesellschaft die einseitige Anpassung der Essenszeiten ausdrücklich vor).

• Vorlage des Gewerbescheins • Zum Nachweis des Nichtvorliegens von Ausschlussgründen hat der Anbieter die Eigenerklärung nach Anlage 12 ausgefüllt und unterzeichnet vorzulegen.

c) Nichtzulassungsgründe

Zu den Rahmenvereinbarungen nicht zugelassen werden Anbieter, bei denen einer der nachfolgenden Nichtzulassungsgründe vorliegt:

• Los 1: Übernachtung und Frühstück

Nicht zugelassen werden Anbieter, deren Zulassungsanträge sich nicht auf die gesamte Spieldauer von 18.05.2030 bis 06.10.2030 beziehen, d.h. die die gleiche Anzahl von Übernachtungen nicht für jeden Wochentag der Spieldauer gemäß der aus Anlage 1 ersichtlichen Arrangement- und Spieltagesverteilung anbieten.

• Los 2: Vorabendessen

Nicht zugelassen werden Anbieter, deren Zulassungsanträge sich nicht auf die gesamte Spieldauer von 18.05.2030 bis 06.10.2030 beziehen, d.h. die ihre Essensleistungen nicht für jeden Vorabend eines Spieltages der Spieldauer gemäß der aus Anlage 1 ersichtlichen Arrangement- und Spieltagesverteilung anbieten.

• Los 3: Mittagessen "Light Lunch"

Nicht zugelassen werden Anbieter, deren Zulassungsanträge sich nicht auf die gesamte Spieldauer von 19.05.2030 bis 06.10.2030 beziehen, d.h. die ihre Essensleistungen nicht für jeden Spieltag der Spieldauer gemäß der aus Anlage 1 ersichtlichen Arrangement- und Spieltagesverteilung anbieten.

• Los 4 Passionsabendessen

Nicht zugelassen werden Anbieter, deren Zulassungsanträge sich nicht auf die gesamte Spieldauer von 19.05.2030 bis 06.10.2030 beziehen, d.h. die ihre Essensleistungen nicht für jeden Spieltag der Spieldauer gemäß der aus Anlage 1 ersichtlichen Arrangement- und Spieltagesverteilung anbieten.

3. Zulassung

Unterschrieben eingereichte Rahmenvereinbarungen von Anbietern, die die vorstehenden Zulassungsvoraussetzungen erfüllen, werden von der Vertriebsgesellschaft gegengezeichnet ("Zulassung").

Die Anbieter verzichten auf den Zugang der Annahmeerklärung (§ 151 Abs. 1 Fall 2 BGB). Die Vertriebsgesellschaft wird den zugelassenen Anbietern innerhalb einer Woche nach Unterzeichnung informatorisch einen Scan der gegengezeichneten Rahmenvereinbarung zukommen lassen.

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III. Rahmenvereinbarung und Abruf von Dienstleistungen

1. Rahmenvereinbarung und Einzelauftrag

a) Grundlagen

Im Fall einer Zulassung ergeben sich die Rechte und Pflichten der Anbieter aus dem

• Vermieter-Vertrag (Anlage 7) für das Los 1 (Übernachtung und Frühstück) • Essensgeber-Vertrag (Anlage 8) für die Lose 2 (Vorabendessen), Los 3 (Mittagessen "Light Lunch") und Los 4 (Passionsabendessen)

Das Zulassungsformular/die Zulassungsformulare, die Preisblätter, Anlagen sowie die Fragen der Anbieter und die entsprechenden Antworten werden Bestandteil der jeweiligen Rahmenvereinbarungen.

Allgemeine Geschäftsbedingungen (AGB) der Anbieter werden nicht Vertragsbestandteil, auch dann nicht, wenn in einer Auftragsbestätigung auf solche AGB Bezug genommen wird.

Die Rahmenvereinbarungen begründen keine Pflicht der Vertriebsgesellschaft, angebotene Dienstleistungen abzurufen. Pflichten der Vertriebsgesellschaft entstehen jeweils nur nach Abruf der Dienstleistungen. Die Anbieter sind an die von ihnen im Rahmen des Verfahrens angebotenen Dienstleistungen entsprechend den Bestimmungen gebunden und verpflichtet, die Dienstleistungen bei Abruf der Dienstleistungen aus der Rahmenvereinbarung entsprechend den Bedingungen der Rahmenvereinbarung zu erbringen.

b) Laufzeit

Die Rahmenvereinbarungen treten mit der jeweiligen Zulassung in Kraft und enden mit dem Tag nach dem letzten Spieltag der Passionsspiele 2030.

c) Kündigung

Die Vertriebsgesellschaft ist berechtigt, eine Rahmenvereinbarung aus wichtigem Grund zu kündigen. Ein Umstand, der die Vertriebsgesellschaft zur Kündigung aus wichtigem Grund berechtigt, liegt insbesondere vor, wenn

• bei dem Anbieter die Erfüllung der Zulassungsvoraussetzungen weggefallen ist bzw. sich herausstellt, dass die Zulassungsvoraussetzungen im Zeitpunkt der Zulassung nicht erfüllt waren, • Umstände vorliegen, die die Vertriebsgesellschaft zur Kündigung entsprechend § 133 Abs. 1 GWB berechtigen, • sich Umstände ergeben oder herausstellen, die die Vertriebsgesellschaft zu einem Ausschluss des Anbieters entsprechend § 124 GWB berechtigt hätten, • eine Vergabekammer oder ein Vergabesenat feststellt, dass eine Rahmenvereinbarung unter Verstoß gegen Bestimmungen des Vergaberechts zustande gekommen ist, oder • die Vertriebsgesellschaft nach der Rahmenvereinbarung zur Kündigung aus wichtigem Grund berechtigt ist.

Ein wichtiger Grund zur Kündigung einer Rahmenvereinbarung berechtigt die Vertriebsgesellschaft auch zur Kündigung bereits abgerufener Dienstleistungen und umgekehrt.

d) Bedingungen für den Abruf der Dienstleistungen

Arrangements werden sowohl B2B (business-to-business) als auch B2C (business-to-consumer) vertrieben.

Der offizielle Verkaufsstart für die B2B Arrangements ist Q3/ 2026. Die B2B Kunden können zwischen 1-und 2-Tages Arrangements in Hotels und Pensionen/Gasthöfen auswählen. Der Vorverkauf für die B2C Arrangements erfolgt frühestens ab Q2/2028.

Dem Endkunden werden Arrangements in Hotels, Pensionen/Gasthöfen angeboten.

Der Abruf der auf den Rahmenvereinbarungen beruhenden Dienstleistungen erfolgt unter den Unternehmen, die Partei der jeweiligen Rahmenvereinbarung sind, anhand folgender Bedingungen in der angegebenen Reihenfolge:

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(1) Los 1: Übernachtung und Frühstück

Es gelten die in Anlage festgelegten Kriterien.

Vom Abruf von Dienstleistungen ausgeschlossen sind Anbieter, die die angegebene DEHOGA-/DTV- oder Passions-Klassifizierung bzw. den Antrag auf die Klassifizierung nicht nachweisen können. Ausgeschlossen sind ferner Zimmer von Anbietern, die die von dem Anbieter im Zulassungsblatt (Anlage 1) angegebenen Mindestkriterien nicht (mehr) erreichen.

Verteilungskriterien für den Abruf der Dienstleistungen

Die nachfolgenden Kriterien legen die Richtlinien fest, wie der Abruf der Dienstleistungen von den Anbietern in den verschiedenen Kategorien erfolgt. Das nachfolgend jeweils zuerst genannte Kriterium ist vorrangig.

Buchungen (jeweils innerhalb der verschiedenen Kategorien)

Gewerbliche Abnehmer (B2B):

• Etwa vom Vermieter angegebene maximale Zuteilung eines Kunden • Kundenwunsch (Reihenfolge nach Eingang der Kundenbestellung) • Reisegruppen werden nicht getrennt • Zufallsgenerator

Private Abnehmer (B2C):

• Kundenwunsch • Zufallsgenerator

(2) Los 2: Vorabendessen

Vom Abruf von Dienstleistungen ausgeschlossen sind Unternehmen, deren Betriebe die im Leistungsblatt (Anlage 4) angegebenen Mindestkriterien nicht (mehr) erreichen und/oder die keine gültige Erlaubnis des Landratsamts vorweisen. Unternehmen, die nicht über eine Erlaubnis verfügen sind vom Abruf von Dienstleistungen ausgeschlossen, wenn sie nicht an der Erstbelehrung des örtlichen Gesundheitsamtes nach dem Infektionsschutzgesetz für den Inhaber teilgenommen und/oder das Zertifikat (Kopie) nicht bis zum Stichtag 31.12.2026 vorgelegt und aufrechterhalten haben.

Verteilungskriterien für den Abruf der Dienstleistungen

Die nachfolgenden Kriterien legen die Richtlinien fest, wie der Abruf der Dienstleistungen von den Anbietern erfolgt. Das nachfolgend jeweils zuerst genannte Kriterium ist vorrangig.

• Leistungen eines Betriebes, der gleichzeitig Übernachtungsleistungen angeboten hat, werden den Kontingenten dieses Vermieterbetriebes zugeordnet. • Reisegruppen werden nicht getrennt • Geringste fußläufige Entfernung vom Übernachtungsbetrieb • Ein einmal einem Arrangement zugeordnetes Essen folgt dem Arrangement im Falle des Wegfalls der Buchung (z.B. Stornierung)

(3) Los 3: Mittagessen "Light Lunch"

Vom Abruf von Dienstleistungen ausgeschlossen sind Unternehmen, deren Betriebe die im Leistungsblatt (Anlage 4) angegebenen Mindestkriterien nicht (mehr) erreichen und/oder die keine gültige Erlaubnis des Landratsamts vorweisen. Unternehmen, die nicht über eine Erlaubnis verfügen, sind vom Abruf von Dienstleistungen ausgeschlossen, wenn sie nicht an der Erstbelehrung des örtlichen Gesundheitsamtes nach dem Infektionsschutzgesetz für den Inhaber teilgenommen und/oder das Zertifikat (Kopie) nicht bis zum Stichtag 31.12.2026 vorgelegt und aufrechterhalten haben.

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Verteilungskriterien für den Abruf der Dienstleistungen

Die nachfolgenden Kriterien legen die Richtlinien fest, wie der Abruf der Dienstleistungen von den Anbietern erfolgt. Das nachfolgend jeweils zuerst genannte Kriterium ist vorrangig.

• Reisegruppen werden nicht getrennt

• Geringste fußläufige Entfernung vom Übernachtungsbetrieb

• Ein einmal einem Arrangement zugeordnetes Essen folgt dem Arrangement im Falle des Wegfalls der Buchung (z.B. Stornierung)

(4) Los 4: Passionsabendessen

Vom Abruf von Dienstleistungen ausgeschlossen sind Unternehmen, deren Betriebe die im Leistungsblatt (Anlage 4) angegebenen Mindestkriterien nicht (mehr) erreichen und/oder die keine gültige Erlaubnis des Landratsamts vorweisen. Unternehmen, die nicht über eine Erlaubnis verfügen, sind vom Abruf von Dienstleistungen ausgeschlossen, wenn sie nicht an der Erstbelehrung des örtlichen Gesundheitsamtes nach dem Infektionsschutzgesetz für den Inhaber teilgenommen und/oder das Zertifikat (Kopie) nicht bis zum Stichtag 31.12.2026 vorgelegt und aufrechterhalten haben.

Verteilungskriterien für den Abruf der Dienstleistungen

Die nachfolgenden Kriterien legen die Richtlinien fest, wie der Abruf der Dienstleistungen von den Anbietern erfolgt. Das nachfolgend jeweils zuerst genannte Kriterium ist vorrangig.

• Reisegruppen werden nicht getrennt

• Geringste fußläufige Entfernung vom Übernachtungsbetrieb

• Ein einmal einem Arrangement zugeordnetes Essen folgt dem Arrangement im Falle des Wegfalls der Buchung (z.B. Stornierung)

e) Qualitätssicherung

Zur Sicherstellung der Qualität und Erfüllung der Mindestkriterien wird die Vertriebsgesellschaft Prüfungen durchführen. Mit Abgabe des Zulassungsantrags erklären sich die Anbieter mit der Durchführung dieser Maßnahmen einverstanden und verpflichten sich, an der Prüfung/dem Monitoring mitzuwirken.

f) Abruf der Dienstleistungen

Die Vertriebsgesellschaft wird jeweils fünf Monate vor dem jeweiligen Spieltag den Anbietern den vorläufigen, unverbindlichen Umfang des Abrufs von Dienstleistungen mitteilen. Der endgültige, verbindliche Abruf von Dienstleistungen richtet sich nach den Bestimmungen der Rahmenvereinbarung.

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