Leistungsbeschreibung Los 4 LPA.pdf

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Leistungsbeschreibung

Bereitstellung und Reinigung von Mietwäsche für das Landespolizeiamt Schleswig-Holstein ab dem 01.01.2027

Vorbemerkung Das LPA benötigt für diverse Aufgabenbereiche einen Dienstleister für die Reinigung von Dienstwäsche. Hier vor allem Handtücher, Kittel und Bettwäsche.

1.Darstellung des Landespolizeiamtes Das Landespolizeiamt Schleswig-Holstein) mit Sitz in Kiel ist eine Landesbehörde, die dem Ministerium für Inneres, Kommunales, Wohnen und Sport unterstellt ist.

Das Landespolizeiamt beschäftigt derzeit ca. 750 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter und ist aufgeteilt in diverse Dezernate.

2. Vertragslaufzeit Der Vertrag beginnt nach Zuschlagserteilung am 01.01.2027. Die Vertragslaufzeit beginnt am 01.01.2027 für ein Jahr. Der Vertrag verlängert sich für ein weiteres Jahr wenn er nicht fünf Monate vor Ablauf der Vertragslaufzeit vom Auftraggeber gekündigt wird. Die maximale Gesamtlaufzeit beträgt 4 Jahre, ohne dass es einer Kündigung bedarf.

3. Konzept zur Darstellung des Austausches der Schutzkleidung, der Kommunikation sowie der Durchführung der Jahresinventur

Bitte reichen Sie mit Ihrem Angebot ein Konzept zur Darstellung des Austausches der Wäsche, gemäß dieser Leistungsbeschreibung und der Bewertungsmatrix auf maximal 4 DIN-A-4 Seiten ein. Berücksichtigen Sie folgende Punkte:

1. die regelmäßige wöchentliche Reinigung
2. System für die Bereitstellung und Tausch von Wäsche

Gehen sie hierbei insbesondere auf wöchentlich anfallende Nebenkosten ein und beschreiben sie diese einzeln. Die Preise je Wäschestück werden gesondert im Preisblatt angegeben und sind hier nicht aufzuführen.

Weiterhin:

• Darstellung der Kommunikation des Auftragnehmers hinsichtlich der Verfügbarkeit von Ansprechpartnern bei z. B. Reklamationen

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3.1 Anlieferung und Tausch der Wäsche Die Anlieferung/Abholung der Wäsche muss zuverlässig wöchentlich jeden Dienstag vor Mittag 12:00 Uhr erfolgen. Der Wäschewechsel erfolgt zentral in Kiel, LPA Haus 12, Mühlenweg 166, 24116 am dortigen Hauseingang – siehe anliegenden Gebäudeplan. Der Zutritt zur Liegenschaft ist mit einer Torwache gesichert, für den Zutritt müssen gültige Ausweisdokumente vorgelegt werden.

Hinweis: Das Landespolizeiamt ist bis zum 31.12.2026 an den bestehenden Mietwäsche- Vertrag gebunden.

3.2 Lagerung der Kleidung Ein Schrank- oder Containersystem ist nicht nötig. Ein Wäschesacksystem für Schmutz- und Frischwäsche reicht aus. Andere Systeme sind möglich.

3.3 Rechnungsstellung Die Abrechnung hat monatlich zu erfolgen. Die Abrechnung muss eine Zuordnung der Kosten zu den Beschäftigten und zu den entsprechenden Kostenstellen (KLR-Struktur LSH) der Abteilungen enthalten. Die Rechnung muss verständlich, eindeutig und nachvollziehbar dargestellt sein.

Ein fester Ansprechpartner für das Landespolizeiamt im Innen- sowie im Außendienst ist zu benennen.

4 Anforderungen Der Anbieter muss das Gütezeichen RAL – GZ992 besitzen und einen Nachweis mit dem Angebot einreichen.

Die Wäsche muss nach dem Lebensmittelstandart gereinigt werden.

4.1 Handtücher / Frottee

4.2 Geschirrtücher

4.3 Kittel Farbe: Weiß

4.4 Bettbezüge

4.5 Bettlaken

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Verbrauchszahlen Die angegebenen Mengen sind durch Verbrauchszahlen der Vorjahre ermittelt worden und stellen lediglich Richtwerte für die Kalkulation der Anbieter dar. Die tatsächliche Liefermenge kann aufgrund von Personalaufbau und -abbau hiervon abweichen (Mengenüber- bzw. -unterschreitung). Tatsächlicher Mehr- oder Minderbedarf während der Vertragszeit berechtigt nicht zu Preiserhöhungen oder sonstigen Forderungen; insbesondere nicht zur Abnahme von Restmengen.

5 Preisstellung Geben Sie im Preisblatt bitte einzeln nach Artikel, anhand des unter Punkt 9 beschriebenen Bedarfs, aufgeschlüsselt und auf das Jahr hochgerechnet, alle anfallenden Kosten (netto) für:

-Reinigungskosten je Wäscheteil -wöchentlich anfallende pauschale Nebenkosten für die Belieferung

Die unter Punkt 3 beschriebenen wöchentlichen Nebenkosten sollen hier auf das Jahr hochgerechnet werden und unter Pos. 18 des Preisblatts – Tabelle 1 zusammengefasst werden.

6 Preisgleitklausel Hinweis: Für die ersten 12 Monate sind die Preise fest vereinbart. Die Preisanpassungsklausel gilt nur für den danach folgenden Vertragszeitraum.

Nach der Festpreislaufzeit kann der AN - bei Bedarf – alle 12 Monate eine Preisanpassung auf der Basis der Einzelpreise der Ausschreibung und des veränderten Marktpreises beantragen.

Ist eine Preisanpassung erforderlich sind dem AG diese Informationen spätestens 4 Monate vor Ablauf der Jahresfrist mitzuteilen. Diese Information ist auch Grundlage für die Überlegungen einer Vertragsverlängerung. Liegen neue Preisinformationen bis zu diesem Zeitpunkt nicht vor, geht der AG davon aus, dass eine Preisanpassung nicht stattfindet. Spätere Anpassungen sind nicht möglich.

Die AN müssen bei Preisanpassungen begründende Unterlagen (Preisanpassungen der Zulieferer usw.) vorlegen, die es dem AG ermöglichen die Preisentwicklung nachzuvollziehen.

Der AG muss den Preisänderungen zustimmen.

Sollten Preisanpassungen aufgrund unvorhergesehener Ereignisse nötig werden, die der AN nicht zu vertreten hat, ist der Kontakt zum AG zu suchen und eine einvernehmliche Lösung zu gestalten. Sollte dies nicht möglich sein, kann der Vertrag mit einer Frist von 6 Monaten zum Ende des laufenden Vertragsjahres gekündigt werden.

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7 Bedarf Wäsche

Zuschlagskriterien:

Preis: 70% Konzept zur Darstellung des Reinigungsprozesses anhand der Fragen der Leistungsbeschreibung: 30%

Anlagen zur Leistungsbeschreibung: Gebäudelageplan Landespolizeiamt S-H