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Leistungsbeschreibung
Bereitstellung und Reinigung von Mietwäsche (persönliche Schutzausrüstung) für das Landespolizeiamt Schleswig-Holstein, KfZ Bereich, LPA 121 ab dem 01.01.2027
Vorbemerkung Durch den Mietvertrag wird der Vermieter verpflichtet, dem Mieter den Gebrauch der Mietsache während der Mietzeit zu gewähren. Der Vermieter hat die Mietsache dem Mieter in einem zum vertragsgemäßen Gebrauch geeigneten Zustand zu überlassen und sie während der Mietzeit in diesem Zustand zu erhalten. Er hat die auf der Mietsache ruhenden Lasten zu tragen.
Bei den Bootspflegern des Landespolizeiamtes wird allgemeine Arbeitsbekleidung getragen. Diese muss aus robustem Material (z.B. Baumwolle oder Polyester/Baumwolle-Mischung) bestehen. Die Schutzkleidung muss die Vorgaben der DIN EN ISO13688 „Schutzkleidung; Allgemeine Anforderungen“ bzw. die Anforderungen der DGUV Regel 112-189 „Benutzung von Schutzkleidung“ erfüllen. Entsprechende Nachweise müssen mit dem Angebot eingereicht werden.
Die genaue Beschreibung wird unter Punkt 4 ff. erfolgen.
1.Darstellung des Landespolizeiamtes Das Landespolizeiamt Schleswig-Holstein) mit Sitz in Kiel ist eine Landesbehörde, die dem Ministerium für Inneres, Kommunales, Wohnen und Sport unterstellt ist.
Das Landespolizeiamt beschäftigt derzeit ca. 750 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter und ist aufgeteilt in diverse Dezernate.
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Vertragslaufzeit Der Vertrag beginnt nach Zuschlagserteilung am 01.01.2027. Die Vertragslaufzeit beginnt am 01.01.2027 für ein Jahr. Der Vertrag verlängert sich für ein weiteres Jahr wenn er nicht fünf Monate vor Ablauf der Vertragslaufzeit vom Auftraggeber gekündigt wird. Die maximale Gesamtlaufzeit beträgt 4 Jahre, ohne dass es einer Kündigung bedarf.
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Konzept zur Darstellung des Austausches der Schutzkleidung, der Kommunikation sowie der Durchführung der Jahresinventur
Bitte reichen Sie mit Ihrem Angebot ein Konzept zur Darstellung des Austausches der Schutzkleidung, gemäß dieser Leistungsbeschreibung und der Bewertungsmatrix auf maximal 4 DIN-A-4 Seiten ein. Berücksichtigen Sie folgende Punkte:
- die regelmäßige wöchentliche Reinigung der Schutzkleidung
- die Reparatur und/oder Ersatzbestellung von Schutzkleidung sowie
- System für die Bereitstellung und Tausch von Schutzkleidung insbesondere für Neuanmeldungen
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Gehen sie hierbei insbesondere auf wöchentlich anfallende Nebenkosten ein und beschreiben sie diese einzeln. Beschreiben sie ebenso mögliche einmalig anfallende Kosten die bei Fehlrückgaben, Größentausch, Personalveränderungen oder Ersatzteiltausch anfallen können. Anlassbezogene einmalige Kosten werden in der Bewertung des Preises nicht berücksichtigt. Die Preise je Bekleidungsstück werden gesondert im Preisblatt angegeben und sind hier nicht aufzuführen.
Weiterhin:
- Darstellung der Kommunikation des Auftragnehmers hinsichtlich der Verfügbarkeit von Ansprechpartnern bei z. B. Reklamationen
- Darstellung der Durchführung der Jahresinventur (Bestandskontrolle) hinsichtlich des Ablaufs sowie der Dokumentation und Kommunikation an den AG und die Abwicklung der Rücknahme der Schutzbekleidung zum Ende der Vertragslaufzeit.
Das Personal des Landespolizeiamtes muss zu jeder Zeit mit persönlicher Schutzausrüstung, die in einem für diese Zwecke geeignetem Zustand sein muss, ausgestattet sein.
3.1 Anlieferung und Tausch der Bekleidung Die Anlieferung der Schutzkleidung muss zuverlässig wöchentlich von Dienstag bis Donnerstag, zu einer ungefähr gleichbleibenden Zeit innerhalb der Geschäftszeiten des Landespolizeiamtes erfolgen. Diese sind von Mo-Do. 07:00-15:00 und Fr, 07:00- 12:00 Uhr. Der Wäschewechsel erfolgt zentral in Kiel, LPA Abteilung 4, Eichkamp 5 am dortigen Hauseingang – siehe anliegenden Gebäudeplan. Der Zutritt zur Liegenschaft ist mit einer Torwache gesichert, für den Zutritt müssen gültige Ausweisdokumente vorgelegt werden.
Hinweis: Das Landespolizeiamt ist bis zum 31.12.2026 an den bestehenden Mietwäsche- Vertrag gebunden. Die vorhandene Schutzkleidung sind Eigentum des aktuellen Vertragspartners.
3.2 Lagerung der Kleidung Ein Schrank- oder Containersystem ist nicht nötig. Ein Wäschesacksystem für Schmutz- und Frischwäsche reicht aus. Die Kleidung muss personalisiert bspw. durch Namensschilder ausgegeben werden. Die Frischwäsche muss leicht den entsprechenden Personen zugeordnet werden können. Bspw. durch Beutel für die einzelnen Personen. Andere Systeme sind möglich.
3.3 Rechnungsstellung Die Abrechnung hat monatlich zu erfolgen. Die Abrechnung muss eine Zuordnung der Kosten zu den Beschäftigten und zu den entsprechenden Kostenstellen (KLR-Struktur LSH) der Abteilungen enthalten. Die Rechnung muss verständlich, eindeutig und nachvollziehbar dargestellt sein.
Ein fester Ansprechpartner für das Landespolizeiamt im Innen- sowie im Außendienst ist zu benennen.
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3.4 Inventur Über den Bestand der Bekleidung ist eine Jahresinventur zum 31.12. eines jeden Jahres durchzuführen. Über die Inventur ist ein Protokoll zu führen und dem Landespolizeiamtes S-H auszuhändigen. Fehlteile sind zu benennen. Zum Ende der Vertragslaufzeit wird die Kleidung an den Vertragspartner zurückgegeben.
Dem Landespolizeiamt ist halbjährlich eine Statistik/Tauschquotenübersicht (durchgeführte Reinigungen, Reparaturen, Austausch von Kleidungsstücken, Größentausch) sowie eine Trägerliste zur Verfügung zu stellen.
4 Anforderungen Die Schutzbekleidung muss aus 100%-iger Baumwolle oder einem Mischgewebe mit Baumwollanteil bestehen und den allgemeinen Anforderungen für Arbeitskleidung nach DIN EN ISO 13688 entsprechen.
Fügen Sie Ihrem Angebot bitte Prospektmaterial bei, dass Ihre Schutzkleidung zeigt/ beschreibt.
Die Schutzbekleidung muss gereinigt, knitterfrei gebügelt und zusammengelegt werden. Beschädigte Wäschestücke müssen repariert oder gegen neue ausgetauscht werden, wenn sie nicht mehr zu reparieren sind. Die Wäsche muss bei der Anlieferung nicht steril und einzeln verpackt sein. Auf Einzelverpackungen soll nach Möglichkeit verzichtet werden, um Kunststoffabfall zu vermeiden und die Umwelt zu schonen.
Reparatur und Änderung: Reparaturarbeiten an den Kleidungsstücken müssen innerhalb einer bis höchstens zwei Wochen erfolgen. Die gleiche Frist gilt für die ersatzweise Lieferung von neuer Schutzbekleidung.Auch muss die Möglichkeit bestehen, dass einzelne Kleidungsstücke auf eine individuelle Sondergröße des/ der Tragenden angepasst werden.
Abstimmung vor Vertragsbeginn: Die Konfektionsgrößen der Beschäftigten (Passform der Bekleidung) müssen durch eine individuelle Anprobe nach erfolgter Zuschlagserteilung ermittelt werden.
Vor der Anprobe mit den Beschäftigten muss eine Besprechung stattfinden, in der die Bekleidungsteile ausgewählt werden, die ab Beginn der Vertragslaufzeit eingesetzt werden sollen.
Die Besprechung zur Auswahl der Bekleidungsteile sowie die anschließende Anprobe soll innerhalb von 4 Wochen nach Zuschlagserteilung stattfinden.
Bekleidungsteile die die unter 4.1 ff. Spezifikationen nicht erfüllen können bei der Ausschreibung nicht berücksichtigt werden.
4.1 Bundhose Herren Farbe: Grau und schwarz
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mit Gesäßtaschen mit Verschlussmöglichkeit und Abdeckleiste Taschen am linken Hosenbein in verschiedenen Aufteilungen sowie verschließbar Taschen für Gliedermaßstab, Schraubendreher oder Taschenlampe etc. Verschluss über Reißverschluss oder Knopf hinter Abdeckleiste Hosenbeine müssen im Bereich der Knie mit der Möglichkeit eines Polstereinschubs ausgestattet sein mit verschließbaren Belüftungsmöglichkeiten in den Hosenbeinen
4.2 Bundhose Damen Farbe: Grau und schwarz mit Gesäßtaschen mit Verschlussmöglichkeit und Abdeckleiste Taschen am linken Hosenbein in verschiedenen Aufteilungen sowie verschließbar Taschen für Gliedermaßstab, Schraubendreher oder Taschenlampe etc. Verschluss über Reißverschluss oder Knopf hinter Abdeckleiste Hosenbeine müssen im Bereich der Knie mit der Möglichkeit eines Polstereinschubs ausgestattet sein mit verschließbaren Belüftungsmöglichkeiten in den Hosenbeinen
4.3 Latzhose Herren Farbe: Grau und schwarz mit Gesäßtaschen und Tasche im Latz, alle mit Verschlussmöglichkeit und Abdeckleiste Taschen am linken Hosenbein in verschiedenen Aufteilungen sowie verschließbar Taschen für Gliedermaßstab, Schraubendreher oder Taschenlampe etc. Verschluss über Reißverschluss oder Knopf hinter Abdeckleiste Hosenbeine müssen im Bereich der Knie mit der Möglichkeit eines Polstereinschubs ausgestattet sein mit verschließbaren Belüftungsmöglichkeiten in den Hosenbeinen
4.4 Latzhose Damen Farbe: Grau und schwarz mit Gesäßtaschen und Tasche im Latz, alle mit Verschlussmöglichkeit und Abdeckleiste Taschen am linken Hosenbein in verschiedenen Aufteilungen sowie verschließbar Taschen für Gliedermaßstab, Schraubendreher oder Taschenlampe etc. Verschluss über Reißverschluss oder Knopf hinter Abdeckleiste Hosenbeine müssen im Bereich der Knie mit der Möglichkeit eines Polstereinschubs ausgestattet sein mit verschließbaren Belüftungsmöglichkeiten in den Hosenbeinen
4.5 T-Shirt Farbe: Grau und schwarz Brusttasche
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4.6 Polo-Shirt Herren Farbe: Grau und schwarz Polohemden mit Knopfleiste für den Hals Brusttasche
4.7 Polo-Shirt Damen Farbe: Grau und schwarz Polohemden mit Knopfleiste für den Hals Brusttasche
4.8 Werkstattweste Softshell Farbe: Grau und schwarz mit Taschen links und rechts mit verdecktem Verschluss, nach Möglichkeit mit einer weiteren Innentasche Verschluss mit Reißverschluss
4.9 Werkstattjacke Softshell Farbe: Grau und schwarz mit Taschen links und rechts mit verdecktem Verschluss, nach Möglichkeit mit einer weiteren Innentasche Verschluss mit Reißverschluss
4.10 Winterjacke lang Farbe: Grau und schwarz Taschen links und rechts hoher Aufstellkragen mit retroreflektierenden Elementen versehen, um auch bei schlechten Witterungsverhältnissen gut sichtbar zu sein mit Reißverschluss und Verschlussleiste mit Druckknöpfen Anbringungsstelle für Namensschilder (z.B. Klett)
Es werden Anprobesätze für Neueinstellungen und/ oder bei internen Umsetzungen benötigt, um selbst Anproben durchführen und Neuanmeldungen ohne Verzögerungen bearbeiten zu können.
Neuanmeldungen müssen zügig, d. h. innerhalb von 14 Tagen, mit eigener Schutzbekleidung ausgestattet sein.
Verbrauchszahlen Die angegebenen Mengen sind durch Verbrauchszahlen der Vorjahre ermittelt worden und stellen lediglich Richtwerte für die Kalkulation der Anbieter dar. Die tatsächliche Liefermenge kann aufgrund von Personalaufbau und -abbau hiervon abweichen (Mengenüber- bzw. -unterschreitung).
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Tatsächlicher Mehr- oder Minderbedarf während der Vertragszeit berechtigt nicht zu Preiserhöhungen oder sonstigen Forderungen; insbesondere nicht zur Abnahme von Restmengen.
5 Preisstellung Geben Sie im Preisblatt bitte einzeln nach Artikel, anhand des unter Punkt 9 beschriebenen Bedarfs, aufgeschlüsselt und auf das Jahr hochgerechnet, alle anfallenden Kosten (netto) für:
-Mietkosten je Bekleidungsteil inkl. der Reinigungskosten je Bekleidungsteil -wöchentlich anfallende pauschale Nebenkosten für die Belieferung -Mietkosten für die Bereitstellung eines Schranksystems inkl. aller Nebenkosten
Unter Mietkosten je Bekleidungsteil ist der Service der wöchentlichen Lieferung und Reinigung des Bekleidungsteils zu verstehen.
Die unter Punkt 3 beschriebenen wöchentlichen Nebenkosten sollen hier auf das Jahr hochgerechnet werden und unter Pos. 18 des Preisblatts – Tabelle 1 zusammengefasst werden.
6 Preisgleitklausel Hinweis: Für die ersten 12 Monate sind die Preise fest vereinbart. Die Preisanpassungsklausel gilt nur für den danach folgenden Vertragszeitraum.
Nach der Festpreislaufzeit kann der AN - bei Bedarf – alle 12 Monate eine Preisanpassung auf der Basis der Einzelpreise der Ausschreibung und des veränderten Marktpreises beantragen.
Ist eine Preisanpassung erforderlich sind dem AG diese Informationen spätestens 4 Monate vor Ablauf der Jahresfrist mitzuteilen. Diese Information ist auch Grundlage für die Überlegungen einer Vertragsverlängerung. Liegen neue Preisinformationen bis zu diesem Zeitpunkt nicht vor, geht der AG davon aus, dass eine Preisanpassung nicht stattfindet. Spätere Anpassungen sind nicht möglich.
Die AN müssen bei Preisanpassungen begründende Unterlagen (Preisanpassungen der Zulieferer usw.) vorlegen, die es dem AG ermöglichen die Preisentwicklung nachzuvollziehen.
Der AG muss den Preisänderungen zustimmen.
Sollten Preisanpassungen aufgrund unvorhergesehener Ereignisse nötig werden, die der AN nicht zu vertreten hat, ist der Kontakt zum AG zu suchen und eine einvernehmliche Lösung zu gestalten. Sollte dies nicht möglich sein, kann der Vertrag mit einer Frist von 6 Monaten zum Ende des laufenden Vertragsjahres gekündigt werden.
7 Bedarf Mietwäsche
| lfd. Nr. | Bezeichnung | Menge/Woche | Menge/Jahr |
|---|---|---|---|
| lfd. Nr. | Bezeichnung | Menge/Woche | Menge/Jahr |
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4.1 Bundhose Herren 33 1716
4.2 Bundhose Damen 0 0
4.3 Latzhose Herren 11 572
4.4 Latzhose Damen 0 0
4.5 T-Shirt 33 1716
4.6 Polo-Shirt Herren 22 1144
4.7 Polo-Shirt Damen 0 0
4.8 Werkstattweste Softshell 11 572
4.9 Werkstattjacke Softshell 22 1144
4.10 Winterjacke, lange Ausführung 11 572
265 7436
8 Bemusterung Aufgrund der Verteilung der Bootspfleger auf das gesamte Land ist die Durchführung eines Trageversuchs nicht möglich. Da der Kfz-Bereich im Los 2 die identische Kleidung erhält, wird die Benotung der Bemusterung aus Los 2 übernommen. 4.11 „Warnjacke“ wird hier nicht mit berücksichtigt.
Zuschlagskriterien:
Preis: 40%
Bemusterung, Qualität der Schutzkleidung: 40%
Konzept zur Darstellung des Austausches der Schutzkleidung, der Kommunikation sowie der Durchführung der Jahresinventur 30%
Anlagen zur Leistungsbeschreibung: Gebäudelageplan Landespolizeiamt S-H