Leistungsbeschreibung Los 2 KFZ Bereich.pdf

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Leistungsbeschreibung

Bereitstellung und Reinigung von Mietwäsche (persönliche Schutzausrüstung) für das Landespolizeiamt Schleswig-Holstein, KfZ Bereich, LPA 121 ab dem 01.01.2027

Vorbemerkung Durch den Mietvertrag wird der Vermieter verpflichtet, dem Mieter den Gebrauch der Mietsache während der Mietzeit zu gewähren. Der Vermieter hat die Mietsache dem Mieter in einem zum vertragsgemäßen Gebrauch geeigneten Zustand zu überlassen und sie während der Mietzeit in diesem Zustand zu erhalten. Er hat die auf der Mietsache ruhenden Lasten zu tragen.

In der KFZ Werkstatt des Landespolizeiamtes wird allgemeine Arbeitsbekleidung getragen. Diese muss aus robustem Material (z.B. Baumwolle oder Polyester/Baumwolle-Mischung) bestehen. Die Schutzkleidung muss die Vorgaben der DIN EN ISO13688 „Schutzkleidung; Allgemeine Anforderungen“ bzw. die Anforderungen der DGUV Regel 112-189 „Benutzung von Schutzkleidung“ erfüllen. Entsprechende Nachweise müssen mit dem Angebot eingereicht werden.

Die genaue Beschreibung wird unter Punkt 4 ff. erfolgen.

1.Darstellung des Landespolizeiamtes Das Landespolizeiamt Schleswig-Holstein) mit Sitz in Kiel ist eine Landesbehörde, die dem Ministerium für Inneres, Kommunales, Wohnen und Sport unterstellt ist.

Das Landespolizeiamt beschäftigt derzeit ca. 750 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter und ist aufgeteilt in diverse Dezernate.

2. Vertragslaufzeit Der Vertrag beginnt nach Zuschlagserteilung am 01.01.2027. Die Vertragslaufzeit beginnt am 01.01.2027 für ein Jahr. Der Vertrag verlängert sich für ein weiteres Jahr wenn er nicht fünf Monate vor Ablauf der Vertragslaufzeit vom Auftraggeber gekündigt wird. Die maximale Gesamtlaufzeit beträgt 4 Jahre, ohne dass es einer Kündigung bedarf.

3. Konzept zur Darstellung des Austausches der Schutzkleidung, der Kommunikation sowie der Durchführung der Jahresinventur

Bitte reichen Sie mit Ihrem Angebot ein Konzept zur Darstellung des Austausches der Schutzkleidung und Schränke, gemäß dieser Leistungsbeschreibung und der Bewertungsmatrix auf maximal 4 DIN-A-4 Seiten ein. Berücksichtigen Sie folgende Punkte:

1. die regelmäßige wöchentliche Reinigung der Schutzkleidung
2. die Reparatur und/oder Ersatzbestellung von Schutzkleidung sowie
3. die Bereitstellung und Tausch von Schutzkleidung mit einem Schranksystem insbesondere für Neuanmeldungen

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Gehen sie hierbei insbesondere auf wöchentlich anfallende Nebenkosten ein und beschreiben sie diese einzeln. Beschreiben sie ebenso mögliche einmalig anfallende Kosten die bei Fehlrückgaben, Größentausch, Personalveränderungen oder Ersatzteiltausch anfallen können. Anlassbezogene einmalige Kosten werden in der Bewertung des Preises nicht berücksichtigt. Die Preise je Bekleidungsstück werden gesondert im Preisblatt angegeben und sind hier nicht aufzuführen.

Weiterhin:

• Darstellung der Kommunikation des Auftragnehmers hinsichtlich der Verfügbarkeit von Ansprechpartnern bei z. B. Reklamationen
• Darstellung der Durchführung der Jahresinventur (Bestandskontrolle) hinsichtlich des Ablaufs sowie der Dokumentation und Kommunikation an den AG und die Abwicklung der Rücknahme der Schutzbekleidung zum Ende der Vertragslaufzeit.

Das Personal des Landespolizeiamtes muss zu jeder Zeit mit persönlicher Schutzausrüstung, die in einem für diese Zwecke geeignetem Zustand sein muss, ausgestattet sein.

3.1 Anlieferung und Tausch der Bekleidung Die Anlieferung der Schutzkleidung muss zuverlässig wöchentlich von Dienstag bis Donnerstag, zu einer ungefähr gleichbleibenden Zeit innerhalb der Geschäftszeiten des Landespolizeiamtes erfolgen. Diese sind von Mo-Do. 07:00-15:00 und Fr, 07:00- 12:00 Uhr. Der Wechsel soll so gestaltet werden, dass der/ die tragende Person die Möglichkeit besitzt, über mindestens eine Wechselkleidung zu verfügen. Beispiel Hose (1x angezogen, 1x im Schrank lagernd, 1x in der Reinigung)

Die Standorte für die Wäscheschränke befinden sich im Erdgeschoss der KfZ- Werkstatt in der Umkleidekabine des PZE, Haus 15, Ostseite des Gebäudes, des Landespolizeiamtes. Um zu den Schränken zu gelangen, muss dafür der offizielle Haupteingang zum Verwaltungstrakt an der Fahrbereitschaft genutzt werden. Der Gang durch die Werkstatt oder das Teilelager ist nicht gestattet. – siehe anliegenden Gebäudelageplan. Der Zutritt zur Liegenschaft ist mit einer Torwache gesichert, für den Zutritt müssen gültige Ausweisdokumente vorgelegt werden.

Hinweis: Das Landespolizeiamt ist bis zum 31.12.2026 an den bestehenden Mietwäsche- Vertrag gebunden. Die vorhandene Schutzkleidung sowie die Schränke hierfür sind Eigentum des aktuellen Vertragspartners.

3.2 Schränke / Lagerung der Kleidung Zusätzlich zur Leihwäsche sollen in entsprechendem Umfang auch die Schränke (einschließlich erforderlicher Untergestelle) zur Lagerung der Wäsche und Behältnisse für die Sammlung der verschmutzten Wäsche vom Auftragnehmer bereitgestellt werden.

Jede/ jeder Beschäftigte muss bei Bedarf zu jeder Zeit in der Lage sein, ein verschmutztes Wäschestück gegen ein sauberes aus ihrem/ seinem Fach

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auszutauschen. Dazu dienen Schlüssel zu festgelegten Fächern, die den zu Bekleidenden personalisiert ausgegeben werden. (QR-Code am Fach, Namensschild oder alphanumerische Auflistung am Schrank

Für den Schrank steht eine maximale Aufstellfläche von 2500x1000mm bereit.

Die Anzahl der Fächer sollte mindestens 25 betragen.

Wichtig: Bei Neuanmeldungen muss das Landespolizeiamt S-H umgehend über die Schrank- und Fachzuordnung informiert werden.

Das Landespolizeiamt S-H erhält mindestens zwei Generalzugänge für die Wäscheschränke. Außerdem müssen jeweils Haupt- und Ersatzzugänge für die einzelnen Schrankfächer vorhanden sein.

Die Fachbeschickung erfolgt durch den Auftragnehmer (Verteilung der Bekleidung in die jeweiligen Schrankfächer).

3.3 Rechnungsstellung Die Abrechnung hat monatlich zu erfolgen. Die Abrechnung muss eine Zuordnung der Kosten zu den Beschäftigten und zu den entsprechenden Kostenstellen (KLR-Struktur LSH) der Abteilungen enthalten. Die Rechnung muss verständlich, eindeutig und nachvollziehbar dargestellt sein.

Ein fester Ansprechpartner für das Landespolizeiamt im Innen- sowie im Außendienst ist zu benennen.

3.4 Inventur Über den Bestand der Bekleidung ist eine Jahresinventur zum 31.12. eines jeden Jahres durchzuführen. Über die Inventur ist ein Protokoll zu führen und dem Landespolizeiamtes S-H auszuhändigen. Fehlteile sind zu benennen. Zum Ende der Vertragslaufzeit wird die Kleidung an den Vertragspartner zurückgegeben.

Dem Landespolizeiamt ist halbjährlich eine Statistik/Tauschquotenübersicht (durchgeführte Reinigungen, Reparaturen, Austausch von Kleidungsstücken, Größentausch) sowie eine Trägerliste zur Verfügung zu stellen.

4 Anforderungen Die Schutzbekleidung muss aus 100%-iger Baumwolle oder einem Mischgewebe mit Baumwollanteil bestehen und den allgemeinen Anforderungen für Arbeitskleidung nach DIN EN ISO 13688 entsprechen.

Fügen Sie Ihrem Angebot bitte Prospektmaterial bei, dass Ihre Schutzkleidung zeigt/ beschreibt.

Die Schutzbekleidung muss gereinigt, knitterfrei gebügelt und zusammengelegt werden. Beschädigte Wäschestücke müssen repariert oder gegen neue ausgetauscht werden, wenn sie nicht mehr zu reparieren sind. Die Wäsche muss bei

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der Anlieferung nicht steril und einzeln verpackt sein. Auf Einzelverpackungen soll nach Möglichkeit verzichtet werden, um Kunststoffabfall zu vermeiden und die Umwelt zu schonen. Reparatur und Änderung: Reparaturarbeiten an den Kleidungsstücken müssen innerhalb einer bis höchstens zwei Wochen erfolgen. Die gleiche Frist gilt für die ersatzweise Lieferung von neuer Schutzbekleidung.Auch muss die Möglichkeit bestehen, dass einzelne Kleidungsstücke auf eine individuelle Sondergröße des/ der Tragenden angepasst werden.

Abstimmung vor Vertragsbeginn: Die Konfektionsgrößen der Beschäftigten (Passform der Bekleidung) müssen durch eine individuelle Anprobe nach erfolgter Zuschlagserteilung ermittelt werden.

Vor der Anprobe mit den Beschäftigten muss eine Besprechung stattfinden, in der die Bekleidungsteile ausgewählt werden, die ab Beginn der Vertragslaufzeit eingesetzt werden sollen.

Die Besprechung zur Auswahl der Bekleidungsteile sowie die anschließende Anprobe soll innerhalb von 4 Wochen nach Zuschlagserteilung stattfinden.

Die folgenden Artikel werden einzeln nach den Kriterien der angehängten Bemusterungsmatrix bei einem Trageversuch bewertet und in einer Gesamtpunktzahl zusammengefasst. Bekleidungsteile die die unter 4.1 ff. Spezifikationen nicht erfüllen können bei der Ausschreibung nicht berücksichtigt werden.

4.1 Bundhose Herren Farbe: Grau und schwarz  mit Gesäßtaschen mit Verschlussmöglichkeit und Abdeckleiste  Taschen am linken Hosenbein in verschiedenen Aufteilungen sowie verschließbar  Taschen für Gliedermaßstab, Schraubendreher oder Taschenlampe etc.  Verschluss über Reißverschluss oder Knopf hinter Abdeckleiste  Hosenbeine müssen im Bereich der Knie mit der Möglichkeit eines Polstereinschubs ausgestattet sein  mit verschließbaren Belüftungsmöglichkeiten in den Hosenbeinen

4.2 Bundhose Damen Farbe: Grau und schwarz  mit Gesäßtaschen mit Verschlussmöglichkeit und Abdeckleiste  Taschen am linken Hosenbein in verschiedenen Aufteilungen sowie verschließbar  Taschen für Gliedermaßstab, Schraubendreher oder Taschenlampe etc.  Verschluss über Reißverschluss oder Knopf hinter Abdeckleiste  Hosenbeine müssen im Bereich der Knie mit der Möglichkeit eines Polstereinschubs ausgestattet sein  mit verschließbaren Belüftungsmöglichkeiten in den Hosenbeinen

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4.3 Latzhose Herren Farbe: Grau und schwarz  mit Gesäßtaschen und Tasche im Latz, alle mit Verschlussmöglichkeit und Abdeckleiste  Taschen am linken Hosenbein in verschiedenen Aufteilungen sowie verschließbar  Taschen für Gliedermaßstab, Schraubendreher oder Taschenlampe etc.  Verschluss über Reißverschluss oder Knopf hinter Abdeckleiste  Hosenbeine müssen im Bereich der Knie mit der Möglichkeit eines Polstereinschubs ausgestattet sein  mit verschließbaren Belüftungsmöglichkeiten in den Hosenbeinen

4.4 Latzhose Damen Farbe: Grau und schwarz  mit Gesäßtaschen und Tasche im Latz, alle mit Verschlussmöglichkeit und Abdeckleiste  Taschen am linken Hosenbein in verschiedenen Aufteilungen sowie verschließbar  Taschen für Gliedermaßstab, Schraubendreher oder Taschenlampe etc.  Verschluss über Reißverschluss oder Knopf hinter Abdeckleiste  Hosenbeine müssen im Bereich der Knie mit der Möglichkeit eines Polstereinschubs ausgestattet sein  mit verschließbaren Belüftungsmöglichkeiten in den Hosenbeinen

4.5 T-Shirt Farbe: Grau und schwarz  Brusttasche

4.6 Polo-Shirt Herren Farbe: Grau und schwarz  Polohemden mit Knopfleiste für den Hals  Brusttasche

4.7 Polo-Shirt Damen Farbe: Grau und schwarz  Polohemden mit Knopfleiste für den Hals  Brusttasche

4.8 Werkstattweste Softshell Farbe: Grau und schwarz  mit Taschen links und rechts mit verdecktem Verschluss, nach Möglichkeit mit einer weiteren Innentasche  Verschluss mit Reißverschluss

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4.9 Werkstattjacke Softshell Farbe: Grau und schwarz  mit Taschen links und rechts mit verdecktem Verschluss, nach Möglichkeit mit einer weiteren Innentasche  Verschluss mit Reißverschluss

4.10 Winterjacke lang Farbe: Grau und schwarz  Taschen links und rechts  hoher Aufstellkragen  mit retroreflektierenden Elementen versehen, um auch bei schlechten Witterungsverhältnissen gut sichtbar zu sein  mit Reißverschluss und Verschlussleiste mit Druckknöpfen  Anbringungsstelle für Namensschilder (z.B. Klett)

4.11 Warnjacke Farbe: Gelb mit Reflexstreifen

• Anforderung nach EN ISO 20471  Taschen links und rechts  hoher Aufstellkragen  mit retroreflektierenden Elementen versehen, um auch bei schlechten Witterungsverhältnissen gut sichtbar zu sein  mit Reißverschluss und Verschlussleiste mit Druckknöpfen  Grundfarbe: Neongelb  Herausnehmbaren Innenfutter  Anbringungsstelle für Namensschilder (z.B. Klett )

Es werden Anprobesätze für Neueinstellungen und/ oder bei internen Umsetzungen benötigt, um selbst Anproben durchführen und Neuanmeldungen ohne Verzögerungen bearbeiten zu können.

Neuanmeldungen müssen zügig, d. h. innerhalb von 14 Tagen, mit eigener Schutzbekleidung ausgestattet sein.

Verbrauchszahlen Die angegebenen Mengen sind durch Verbrauchszahlen der Vorjahre ermittelt worden und stellen lediglich Richtwerte für die Kalkulation der Anbieter dar. Die tatsächliche Liefermenge kann aufgrund von Personalaufbau und -abbau hiervon abweichen (Mengenüber- bzw. -unterschreitung). Tatsächlicher Mehr- oder Minderbedarf während der Vertragszeit berechtigt nicht zu Preiserhöhungen oder sonstigen Forderungen; insbesondere nicht zur Abnahme von Restmengen.

5 Preisstellung Geben Sie im Preisblatt bitte einzeln nach Artikel, anhand des unter Punkt 9 beschriebenen Bedarfs, aufgeschlüsselt und auf das Jahr hochgerechnet, alle anfallenden Kosten (netto) für:

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-Mietkosten je Bekleidungsteil inkl. der Reinigungskosten je Bekleidungsteil -wöchentlich anfallende pauschale Nebenkosten für die Belieferung -Mietkosten für die Bereitstellung eines Schranksystems inkl. aller Nebenkosten

Unter Mietkosten je Bekleidungsteil ist der Service der wöchentlichen Lieferung und Reinigung des Bekleidungsteils zu verstehen.

Die unter Punkt 3 beschriebenen wöchentlichen Nebenkosten sollen hier auf das Jahr hochgerechnet werden und unter Pos. 18 des Preisblatts – Tabelle 1 zusammengefasst werden.

6 Preisgleitklausel Hinweis: Für die ersten 12 Monate sind die Preise fest vereinbart. Die Preisanpassungsklausel gilt nur für den danach folgenden Vertragszeitraum.

Nach der Festpreislaufzeit kann der AN - bei Bedarf – alle 12 Monate eine Preisanpassung auf der Basis der Einzelpreise der Ausschreibung und des veränderten Marktpreises beantragen.

Ist eine Preisanpassung erforderlich sind dem AG diese Informationen spätestens 4 Monate vor Ablauf der Jahresfrist mitzuteilen. Diese Information ist auch Grundlage für die Überlegungen einer Vertragsverlängerung. Liegen neue Preisinformationen bis zu diesem Zeitpunkt nicht vor, geht der AG davon aus, dass eine Preisanpassung nicht stattfindet. Spätere Anpassungen sind nicht möglich.

Die AN müssen bei Preisanpassungen begründende Unterlagen (Preisanpassungen der Zulieferer usw.) vorlegen, die es dem AG ermöglichen die Preisentwicklung nachzuvollziehen.

Der AG muss den Preisänderungen zustimmen.

Sollten Preisanpassungen aufgrund unvorhergesehener Ereignisse nötig werden, die der AN nicht zu vertreten hat, ist der Kontakt zum AG zu suchen und eine einvernehmliche Lösung zu gestalten. Sollte dies nicht möglich sein, kann der Vertrag mit einer Frist von 6 Monaten zum Ende des laufenden Vertragsjahres gekündigt werden.

7 Bedarf Mietwäsche

3-fach Ausstattung in den Mengenangaben berücksichtigt.

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4.2 Bundhose Damen 1 52

4.3 Latzhose Herren 10 520

4.4 Latzhose Damen 1 52

4.5 T-Shirt 54 2808

4.6 Polo-Shirt Herren 5 260

4.7 Polo-Shirt Damen 3 156

4.8 Werkstattweste Softshell 36 1872

4.9 Werkstattjacke Softshell 48 2496

4.10 Winterjacke, lange Ausführung 10 520

4.11 Warnjacke 10 520

225 11700

8 Bemusterung Die Bemusterung wird repräsentativ durchgeführt, d. h. Vertretung von 4 Beschäftigten (männlich) aus den unterschiedlichen Bereichen der Werkstatt. Dazu sind folgende Artikel gem. der Leistungsbeschreibung an die unten angegebene Anschrift zu übersenden. Die Muster müssen mit Ablauf der Angebotsfrist vorliegen:

Die Muster sind an folgende Anschrift zu liefern:

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Landespolizeiamt SH KFZ-Werkstatt Mühlenweg 166, Haus 15 24116 Kiel

Die bereitzustellenden Größen der jeweiligen Muster-Kleidungsstücke sind im Anhang aufgeführt. Die Kleidungsstücke werden ungereinigt an die Bieter zurückgegeben.

9 Größenübersicht Bemusterung

Im Falle nicht passender Größen sollten zum Trageversuch alternative Größen vorgehalten werden.

Bemusterung

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Als Testpersonen möchten wir Herrn Michael Hartung, Herrn Hauke Harrs, Herrn Markus Siemen und Inga Richard benennen.

Zuschlagskriterien:

Preis: 40%

Bemusterung, Qualität der Schutzkleidung: 40%

Konzept zur Darstellung des Austausches der Schutzkleidung, der Kommunikation sowie der Durchführung der Jahresinventur 30%

Anlagen zur Leistungsbeschreibung: Gebäudelageplan Landespolizeiamt S-H