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Leistungsbeschreibung

Bereitstellung und Reinigung von Mietwäsche (persönliche Schutzausrüstung) für das Landespolizeiamt Schleswig-Holstein, Medizinischer Bereich, LPA 331 ab dem 01.01.2027

Vorbemerkung Durch den Mietvertrag wird der Vermieter verpflichtet, dem Mieter den Gebrauch der Mietsache während der Mietzeit zu gewähren. Der Vermieter hat die Mietsache dem Mieter in einem zum vertragsgemäßen Gebrauch geeigneten Zustand zu überlassen und sie während der Mietzeit in diesem Zustand zu erhalten. Er hat die auf der Mietsache ruhenden Lasten zu tragen.

Der Auftragnehmer muss nach der DIN EN 14065 (RABC) oder dem Gütezeichen RAL-GZ992 zertifiziert sein. Dieses moderne Qualitäts- bzw.- Hygienemanagementsystem nach DIN EN 14065 (Textilien, In Wäschereien aufbereitete Textilien, Kontrollsystem Biokontamination) soll sicherstellen, dass die Textilien in einem reproduzierbaren Qualitäts- und Hygienezustand an den Kunden (Gesundheitspflege) zurück gelangen. Weiterhin muss das eingesetzte Mischgewebe nach DIN EN ISO 15797 für industrielle Wasch- und Finishverfahren geeignet sein. Alle Textilien müssen nach OEKO-TEX Standard 100 zertifiziert sein. Die genaue Beschreibung wird unter Punkt 4 ff. erfolgen. Entsprechende Nachweise müssen mit dem Angebot eingereicht werden.

1.Darstellung des Landespolizeiamtes Das Landespolizeiamt Schleswig-Holstein) mit Sitz in Kiel ist eine Landesbehörde, die dem Ministerium für Inneres, Kommunales, Wohnen und Sport unterstellt ist.

Das Landespolizeiamt beschäftigt derzeit ca. 750 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter und ist aufgeteilt in diverse Dezernate.

2. Vertragslaufzeit Der Vertrag beginnt nach Zuschlagserteilung am 01.01.2027. Die Vertragslaufzeit beginnt am 01.01.2027 für ein Jahr. Der Vertrag verlängert sich für ein weiteres Jahr, wenn er nicht fünf Monate vor Ablauf der Vertragslaufzeit vom Auftraggeber gekündigt wird. Die maximale Gesamtlaufzeit beträgt 4 Jahre, ohne dass es einer Kündigung bedarf.

3. Konzept zur Darstellung des Austausches der Schutzkleidung, der Kommunikation sowie der Durchführung der Jahresinventur

Bitte reichen Sie mit Ihrem Angebot ein Konzept zur Darstellung des Austausches der Schutzkleidung und Rollontainer, gemäß dieser Leistungsbeschreibung und der Bewertungsmatrix auf maximal 4 DIN-A-4 Seiten ein. Berücksichtigen Sie folgende Punkte:

1. die regelmäßige wöchentliche Reinigung der Schutzkleidung
2. die Reparatur und/oder Ersatzbestellung von Schutzkleidung sowie

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3. die Bereitstellung und Tausch von Schutzkleidung mit einem Rollcontainersystem insbesondere für Neuanmeldungen.

Gehen sie hierbei insbesondere auf wöchentlich anfallende Nebenkosten ein und beschreiben sie diese einzeln. Beschreiben sie ebenso mögliche einmalig anfallende Kosten die bei Fehlrückgaben, Größentausch, Personalveränderungen oder Ersatzteiltausch anfallen können. Anlassbezogene einmalige Kosten werden in der Bewertung des Preises nicht berücksichtigt. Die Preise je Bekleidungsstück werden gesondert im Preisblatt angegeben und sind hier nicht aufzuführen.

Weiterhin:

• Darstellung der Kommunikation des Auftragnehmers hinsichtlich der Verfügbarkeit von Ansprechpartnern bei z. B. Reklamationen
• Darstellung der Durchführung der Jahresinventur (Bestandskontrolle) hinsichtlich des Ablaufs sowie der Dokumentation und Kommunikation an den AG und die Abwicklung der Rücknahme der Schutzbekleidung zum Ende der Vertragslaufzeit.

Das Personal des Landespolizeiamtes muss zu jeder Zeit mit persönlicher Schutzausrüstung, die in einem für diese Zwecke geeignetem Zustand sein muss, ausgestattet sein.

3.1 Anlieferung und Tausch der Bekleidung Die Anlieferung der Wäsche muss zuverlässig einmal wöchentlich an einem festen Tag entweder montags oder dienstags zwischen 9 und 11 Uhr erfolgen.

Der Standort für die Anlieferung befinden sich im Erdgeschoss von Haus12, Bereich PÄD Foyer, des Landespolizeiamtes – siehe anliegendem Gebäudelageplan. Der Zutritt zur Liegenschaft ist mit einer Torwache gesichert, für den Zutritt müssen gültige Ausweisdokumente vorgelegt werden.

Hinweis: Das Landespolizeiamt ist bis zum 31.12.2026 an den bestehenden Mietwäsche- Vertrag gebunden. Die vorhandene Schutzkleidung sowie die Schränke hierfür sind Eigentum des aktuellen Vertragspartners.

3.2 Container / Lagerung der Kleidung Zusätzlich zur Leihwäsche soll ein Rollcontainersystem zur Lagerung der Wäsche und Behältnisse bereitgestellt werden. Hierzu wird ein Zwei-Zonen-Rollcontainer bestehend aus ein zwei vollkommen getrennten Funktionsbereichen durch den Anbieter bereitgestellt. Die Funktionsbereiche müssen durch eine dichte und feste Mittelwand getrennt sein. Für den Container steht eine maximale Aufstellfläche von 2500x1000mm bereit.

Zone 1: Weiß-Bereich: Ausgestattet mit Regalböden, wo die gereinigte und gebügelte Frischwäsche nach Personen gelagert werden kann. Der Bereich muss durch ein Schlüssel- oder Codesystem gesichert sein. Ein Code-System wird bevorzugt. Ein allgemeiner Zugang genügt. Bei einem Schlüsselsystem müssen ausreichend Schlüssel für das Personal zur Verfügung gestellt werden.

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Zone 2: Schwarz-Bereich: Der Schmutzwäschebereich muss mit einer einer flüssigkeitsdichten PE-Wanne inklusive Klappdeckel oder einem schweren Sack-Halterungssystem ausgerüstet sein. Mitarbeiter müssen müssen die Kleidung berührungsfrei direkt in die Zone werfen können. Ein Rückgreifschutz der unbefugte Entnahmen verhindert, wird bevorzugt. Die Kleidung muss personalisiert bspw. durch Namensschilder ausgegeben werden. Jede/ jeder Beschäftigte muss bei Bedarf zu jeder Zeit in der Lage sein, ein verschmutztes Wäschestück gegen ein sauberes auszutauschen zu können.

3.3 Rechnungsstellung Die Abrechnung hat monatlich zu erfolgen. Die Abrechnung muss eine Zuordnung der Kosten zu den Beschäftigten und zu den entsprechenden Kostenstellen (KLR-Struktur LSH) der Abteilungen enthalten. Die Rechnung muss verständlich, eindeutig und nachvollziehbar dargestellt sein.

Ein fester Ansprechpartner für das Landespolizeiamt im Innen- sowie im Außendienst ist zu benennen.

3.4 Inventur Über den Bestand der Bekleidung ist eine Jahresinventur zum 31.12. eines jeden Jahres durchzuführen. Über die Inventur ist ein Protokoll zu führen und dem Landespolizeiamtes S-H auszuhändigen. Fehlteile sind zu benennen. Zum Ende der Vertragslaufzeit wird die Kleidung an den Vertragspartner zurückgegeben.

Dem Landespolizeiamt ist halbjährlich eine Statistik/Tauschquotenübersicht (durchgeführte Reinigungen, Reparaturen, Austausch von Kleidungsstücken, Größentausch) sowie eine Trägerliste zur Verfügung zu stellen.

4 Anforderungen Die Schutzbekleidung muss aus einem Mischgewebe mit Baumwollanteil und/oder Polyesteranteil bestehen. Fügen Sie Ihrem Angebot bitte Prospektmaterial bei, dass Ihre Schutzkleidung zeigt/ beschreibt.

Die Schutzbekleidung muss gereinigt, knitterfrei gebügelt und zusammengelegt werden. Beschädigte Wäschestücke müssen repariert oder gegen neue ausgetauscht werden, wenn sie nicht mehr zu reparieren sind. Die Wäsche muss bei der Anlieferung nicht einzeln verpackt sein. Auf Einzelverpackungen soll nach Möglichkeit verzichtet werden, um Kunststoffabfall zu vermeiden und die Umwelt zu schonen.

Reparatur und Änderung: Reparaturarbeiten an den Kleidungsstücken müssen innerhalb einer bis höchstens zwei Wochen erfolgen. Die gleiche Frist gilt für die ersatzweise Lieferung von neuer Schutzbekleidung. Auch muss die Möglichkeit bestehen, dass einzelne Kleidungsstücke auf eine individuelle Sondergröße des/ der Tragenden angepasst werden.

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Abstimmung vor Vertragsbeginn: Die Konfektionsgrößen der Beschäftigten (Passform der Bekleidung) müssen durch eine individuelle Anprobe nach erfolgter Zuschlagserteilung ermittelt werden.

Vor der Anprobe mit den Beschäftigten muss eine Besprechung stattfinden, in der die Bekleidungsteile ausgewählt werden, die ab Beginn der Vertragslaufzeit eingesetzt werden sollen.

Die Besprechung zur Auswahl der Bekleidungsteile sowie die anschließende Anprobe soll innerhalb von 4 Wochen nach Zuschlagserteilung stattfinden.

Die folgenden Artikel werden einzeln nach den Kriterien der angehängten Bemusterungsmatrix bei einem Trageversuch bewertet und in einer Gesamtpunktzahl zusammengefasst. Bekleidungsteile die die unter 4.1 ff. Spezifikationen nicht erfüllen können bei der Ausschreibung nicht berücksichtigt werden.

4.1 Fleece-Jacke für Damen und Herren • Verschluss: Reißverschluss • Taschen: 2 Seitentaschen • Kragen • Lange Ärmel

4.2 Herrenhosen (Bundhosen) • Farbe: weiß (blickdichte Gewebequalität – Mindestflächengewicht 210 g/m²) • Gummizug • Verschluss: 1 Reißverschluss und 1 Knopf • Taschen: 1-2 Gesäßtaschen und 2 Hosentaschen (nicht seitlich an den Oberschenkeln)

4.3 Damenhosen (Bundhosen) • Farbe: weiß (blickdichte Gewebequalität – Mindestflächengewicht 210 g/m²) • Gummizug • Verschluss: 1 Reißverschluss und 1 Knopf • Taschen: 1-2 Gesäßtaschen und 2 Seitentaschen

4.4 Polo-Shirt Damen • Verschluss: Knopfleiste mit 2-3 Knöpfen, zum Ausziehen über den Kopf • Kurze Ärmel • Kragen: Umlegekragen

4.5 Polo-Shirt Herren • Verschluss: Knopfleiste mit 2-3 Knöpfen, zum Ausziehen über den Kopf • Kurze Ärmel • Kragen: Umlegekragen

4.6 T-Shirt Damen/Herren • Kurze Ärmel

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• Rundkragen

4.7 Sweatjacken Unisex • Lange Ärmel • enganliegende oder elastische Bündchen am Ärmel • ohne Kragen • 2 Taschen

4.8 Kittel: weiß • unisex • Knöpfe • Brusttasche • 2 Seitentaschen

Es werden Anprobesätze für Neueinstellungen und/ oder bei internen Umsetzungen benötigt, um selbst Anproben durchführen und Neuanmeldungen ohne Verzögerungen bearbeiten zu können.

Neuanmeldungen müssen zügig, d. h. innerhalb von 14 Tagen, mit eigener Schutzbekleidung ausgestattet sein.

Verbrauchszahlen Die angegebenen Mengen sind durch Verbrauchszahlen der Vorjahre ermittelt worden und stellen lediglich Richtwerte für die Kalkulation der Anbieter dar. Die tatsächliche Liefermenge kann aufgrund von Personalaufbau und -abbau hiervon abweichen (Mengenüber- bzw. -unterschreitung). Tatsächlicher Mehr- oder Minderbedarf während der Vertragszeit berechtigt nicht zu Preiserhöhungen oder sonstigen Forderungen; insbesondere nicht zur Abnahme von Restmengen.

5 Preisstellung Geben Sie im Preisblatt bitte einzeln nach Artikel, anhand des unter Punkt 9 beschriebenen Bedarfs, aufgeschlüsselt und auf das Jahr hochgerechnet, alle anfallenden Kosten (netto) für:

-Mietkosten je Bekleidungsteil inkl. der Reinigungskosten je Bekleidungsteil -wöchentlich anfallende pauschale Nebenkosten für die Belieferung -Mietkosten für die Bereitstellung eines Rollcontainersystems inkl. aller Nebenkosten

Unter Mietkosten je Bekleidungsteil ist der Service der wöchentlichen Lieferung und Reinigung des Bekleidungsteils zu verstehen.

Die unter Punkt 3 beschriebenen wöchentlichen Nebenkosten sollen hier auf das Jahr hochgerechnet werden und unter Pos. 18 des Preisblatts – Tabelle 1 zusammengefasst werden.

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6 Preisgleitklausel Hinweis: Für die ersten 12 Monate sind die Preise fest vereinbart. Die Preisanpassungsklausel gilt nur für den danach folgenden Vertragszeitraum.

Nach der Festpreislaufzeit kann der AN - bei Bedarf – alle 12 Monate eine Preisanpassung auf der Basis der Einzelpreise der Ausschreibung und des veränderten Marktpreises beantragen.

Ist eine Preisanpassung erforderlich sind dem AG diese Informationen spätestens 4 Monate vor Ablauf der Jahresfrist mitzuteilen. Diese Information ist auch Grundlage für die Überlegungen einer Vertragsverlängerung. Liegen neue Preisinformationen bis zu diesem Zeitpunkt nicht vor, geht der AG davon aus, dass eine Preisanpassung nicht stattfindet. Spätere Anpassungen sind nicht möglich.

Die AN müssen bei Preisanpassungen begründende Unterlagen (Preisanpassungen der Zulieferer usw.) vorlegen, die es dem AG ermöglichen die Preisentwicklung nachzuvollziehen.

Der AG muss den Preisänderungen zustimmen.

Sollten Preisanpassungen aufgrund unvorhergesehener Ereignisse nötig werden, die der AN nicht zu vertreten hat, ist der Kontakt zum AG zu suchen und eine einvernehmliche Lösung zu gestalten. Sollte dies nicht möglich sein, kann der Vertrag mit einer Frist von 6 Monaten zum Ende des laufenden Vertragsjahres gekündigt werden.

7 Bedarf Mietwäsche

Mehrfachausstattungen für Personen mit berücksichtigt

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8 Bemusterung Die Bemusterung wird repräsentativ durchgeführt, d. h. Vertretung von 4 Beschäftigten aus dem Bereich. Dazu sind folgende Artikel gem. der Leistungsbeschreibung an die unten angegebene Anschrift zu übersenden. Die Muster müssen mit Ablauf der Angebotsfrist vorliegen:

Die Muster sind an folgende Anschrift zu liefern:

Landespolizeiamt SH Med. Bereich Polizeiärztlicher Dienst, SG 331 Mühlenweg 166, Haus 12 24116 Kiel

Die bereitzustellenden Größen der jeweiligen Muster-Kleidungsstücke sind folgend aufgeführt. Die Kleidungsstücke werden ungereinigt an die Bieter zurückgegeben.

9 Größenübersicht Bemusterung

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Im Falle nicht passender Größen sollten zum Trageversuch alternative Größen vorgehalten werden (s. Punkt 9).

Bemusterung

Als Testpersonen möchten wir Frau Mischin, Frau Jansen, Herrn Jürgens und Herrn Huber benennen.

Anlagen zur Leistungsbeschreibung: Gebäudelageplan Landespolizeiamt S-H

Zuschlagskriterien:

Preis: 40%

Bemusterung, Qualität der Schutzkleidung: 40%

Konzept zur Darstellung des Austausches der Schutzkleidung, der Kommunikation sowie der Durchführung der Jahresinventur 30%