Anlage 2 - LV.pdf

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Leistungsbeschreibung für eine

Patentdatenbank

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Inhalt

1. Beschreibung des Vorhabens 3
2. Nutzungs- und Lizenzbedingungen 8
3. Service & Support 8
4. Ausarbeitung des Angebots 8
5. Leistungszeitraum 9
6. Zahlungsbedingungen 9
7. Eignungskriterien 9
8. Zuschlagskriterien 9

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1. Beschreibung des Vorhabens

Allgemeine Vorstellung der Organisation

Die Fraunhofer-Gesellschaft mit Sitz in Deutschland ist eine der führenden Organisationen für anwendungsorientierte Forschung. Im Innovationsprozess spielt sie eine zentrale Rolle – mit For- schungsschwerpunkten in zukunftsrelevanten Schlüsseltechnologien und dem Transfer von For- schungsergebnissen in die Industrie zur Stärkung unseres Wirtschaftsstandorts und zum Wohle unserer Gesellschaft.

Die 1949 gegründete Organisation betreibt in Deutschland derzeit 76 Institute und Forschungs- einrichtungen. Die gegenwärtig knapp 32 000 Mitarbeitenden, überwiegend mit natur- oder in- genieurwissenschaftlicher Ausbildung, erarbeiten das jährliche Finanzvolumen von 3,4 Mrd. €. Davon fallen 3,0 Mrd. € auf den Bereich Vertragsforschung, der sich in drei Finanzierungssäulen gliedert: Einen Anteil davon erwirtschaftet Fraunhofer mit Aufträgen aus der Industrie und aus Lizenzerträgen, die sich auf insgesamt 836 Mio. € belaufen. Der hohe Anteil an Wirtschaftser- trägen ist das Fraunhofer-Alleinstellungsmerkmal in der deutschen Forschungslandschaft. Ein weiterer Teil aus dem Bereich Vertragsforschung stammt aus öffentlich finanzierten Forschungs- projekten. Bund und Länder komplettieren die Vertragsforschung durch die Grundfinanzierung. Damit ermöglichen die Zuwendungsgeber, dass die Institute schon heute Problemlösungen ent- wickeln können, die in einigen Jahren für Wirtschaft und Gesellschaft relevant werden.

Konkrete Vorstellung des Vorhabens

Die zentrale Abteilung B21 Informations- und Publikationsmanagement der Fraunhofer-Gesell- schaft versorgt ihre Mitarbeitenden mit Fachinformationen wie z. B. wissenschaftlicher Literatur, Firmeninformationen, Patentdaten sowie Rechts- und Presseinformationen. Gegenstand des Auftrags ist die Bereitstellung einer webbasierten Patentdatenbank als Software-as-a-Service ein- schließlich Datenbankzugang, Recherche- und Analysefunktionen, Patentvolltexten, Rechts- standsinformationen, Patentfamilieninformationen, Exportfunktionen, Alerts, Support, Schulun- gen und Programmierschnittstelle (API) für die berechtigten Einrichtungen der Fraunhofer-Ge- sellschaft.

Der Leistungsumfang umfasst außerdem die laufende Aktualisierung der Datenbestände, die technische Bereitstellung, Wartung und Weiterentwicklung der Plattform sowie die Unterstüt- zung der Nutzenden während der Vertragslaufzeit.

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Inhaltliche Anforderungen

Abdeckung und Datenbestand

Die Datenbank muss eine weltweite Patentrecherche ermöglichen und Patentdaten internationa- ler sowie nationaler Patentämter erschließen. Hierzu zählen insbesondere Patentdokumente, bib- liografische Daten, Volltexte, Rechtsstandsinformationen sowie Patentfamilieninformationen.

Die Datenbank muss eine integrierte Bereitstellung von Patentdaten, Rechtsstandsinformationen und Analysefunktionen in einer einheitlichen Rechercheplattform ermöglichen. Die Datenbank muss Patentdokumente automatisiert nach einem einheitlich angewendeten Patentfamilienkon- zept zusammenführen.

Der Bieter hat anzugeben, welches Patentfamilienkonzept verwendet wird, beispielsweise einfa- che oder erweiterte Patentfamilie beziehungsweise INPADOC-Familie. Das verwendete Konzept ist in der Rechercheoberfläche eindeutig auszuweisen.

Für jede Patentfamilie müssen mindestens die zugehörigen Veröffentlichungen, Prioritätsanmel- dungen, Anmelder, Erfinder, Länder, Rechtsstandsangaben und verfügbaren Volltexte angezeigt werden können.

Patente aus nicht-lateinischen Sprachräumen, insbesondere aus dem ostasiatischen Raum, müs- sen recherchierbar sein. Eine Volltextrecherche in nicht-lateinischen Originalsprachen ist wün- schenswert. Alternativ oder ergänzend soll eine gleichzeitige Recherche in englischen Maschi- nenübersetzungen und englischen Originaltexten möglich sein.

Aktualität und Datenqualität

Die Datenbank muss regelmäßig aktualisiert werden. Der Anbieter sollte eine tägliche Aktualisie- rung der Datenbestände, insbesondere für wichtige Patentämter und zentrale Rechtsstandsinfor- mationen vornehmen.

Der Bieter hat ein Konzept zur Datenqualität vorzulegen. Dieses muss mindestens Angaben ent- halten zu:

• den verwendeten Primär- und Sekundärquellen, • Verfahren zur Validierung und Fehlerkorrektur, • Verfahren zur Duplikaterkennung, • Verfahren zur Normalisierung von Anmeldern und Erfindern, • Verfahren zur Zusammenführung von Patentfamilien, • Umgang mit widersprüchlichen Rechtsstandsangaben, • Meldeverfahren für Datenfehler und • maximaler Bearbeitungszeit für berechtigte Fehlerkorrekturen.

Gemeldete Fehler sind innerhalb von fünf Werktagen zu prüfen. Der Bieter hat das Ergebnis der Prüfung und gegebenenfalls die Korrektur nachvollziehbar zu dokumentieren.

Recherchefunktionen

Die Datenbank muss sowohl für Gelegenheitsnutzer als auch für professionelle Rechercheure ge- eignete Suchoberflächen bereitstellen. Neben einer einfachen Suche soll eine erweiterte Suche mit booleschen Operatoren, Trunkierung, Platzhaltern, Nähe-Operatoren und feldbezogener Su- che möglich sein. Wünschenswert sind ein Query Builder oder vergleichbare Suchassistenzfunkti- onen.

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Eine Klassifikationsrecherche muss mindestens für IPC und CPC möglich sein. Wünschenswert ist zusätzlich die Einbeziehung weiterer Klassifikationssysteme, insbesondere F-Terms und USPC. Die Datenbank soll eine integrierte Klassifikationssuche bereitstellen, mit der geeignete Patent- klassifikationen stichwortbasiert identifiziert werden können.

Für die Trefferanalyse muss ein frei konfigurierbares Stichwort-Highlighting verfügbar sein. Wün- schenswert sind mindestens zehn unabhängig definierbare Farbzuordnungen, um unterschiedli- che technische Merkmale, Wettbewerber, Anwendungsfelder oder weitere Rechercheaspekte visuell voneinander abgrenzen zu können.

KI-gestützte Recherche- und Analysefunktionen

KI-gestützte Recherche- und Analysefunktionen sind wünschenswert. Hierzu zählen insbeson- dere:

• eine Textähnlichkeitsrecherche auf Basis semantischer Dokumentenvektorisierung, • die Interaktion mit Patentdokumenten in natürlicher Sprache, • automatisch generierte Zusammenfassungen von Kurzfassungen, Ansprüchen oder Be- schreibungen, • KI-unterstützte Vergleiche von Patentdokumenten mit Darstellung und Erläuterung in- haltlicher Unterschiede.

Die KI-Funktionen sollen die klassische Patentrecherche ergänzen und insbesondere bei der Be- wertung großer Treffermengen, beim technischen Vergleich von Dokumenten sowie bei der schnellen inhaltlichen Erfassung einzelner Patentfamilien unterstützen.

Volltexte, Übersetzungen und Dokumentanzeige

Die Datenbank muss Volltexte recherchierbar machen, insbesondere Titel, Zusammenfassung, Ansprüche und Beschreibung. Die Treffer müssen, soweit verfügbar, an Originaldokumente oder Volltext-PDFs angebunden sein.

Bei Patentdokumenten in nicht-englischer Sprache sind englischsprachige Übersetzungen min- destens für Titel und Zusammenfassung erforderlich. Wünschenswert sind maschinelle Überset- zungen der Ansprüche und Beschreibungen.

Die Dokumentanzeige soll die inhaltliche Auswertung unterstützen. Wünschenswert ist eine au- tomatische Verknüpfung von Bildreferenznummern mit den zugehörigen Bildbeschreibungen innerhalb von Patentdokumenten.

Rechtsstand, Rechtsstreitigkeiten und Schutzrechtsablauf

Der Rechtsstand der recherchierten Patente muss abrufbar sein. Erforderlich sind Angaben zu anhängigen, erteilten, erloschenen, zurückgewiesenen oder anderweitig beendeten Schutzrech- ten sowie zu relevanten Rechtsstandsereignissen.

Wünschenswert sind Recherchemöglichkeiten zu Rechtsstreitigkeiten, insbesondere Patentverlet- zungs- und Nichtigkeitsverfahren. Ebenso wünschenswert ist die Berechnung und Anzeige des voraussichtlichen Schutzrechtsablaufs.

Rechtsstandsereignisse sollen übersichtlich dargestellt werden können. Wünschenswert ist eine grafische Zeitachsen-Darstellung über gesamte Patentfamilien hinweg einschließlich farblicher Kennzeichnung relevanter Ereignisse.

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Analyse, Visualisierung und Bewertung

Die Datenbank muss statistische Auswertungen von Rechercheergebnissen ermöglichen. Hierzu zählen insbesondere Zeitreihen, Auswertungen nach Anmeldern, Erfindern, Ländern, Klassifikati- onen und Zitationen.

Wünschenswert sind Analysefunktionen auf Basis verschiedener Patentklassifikationen, mindes- tens IPC und CPC, idealerweise auch F-Terms und USPC. Zusätzlich ist eine Auswertung nach WIPO-Technologiefeldern wünschenswert.

Die Datenbank soll integrierte Analyse- und Visualisierungsfunktionen bereitstellen, mit denen Rechercheergebnisse grafisch ausgewertet werden können. Wünschenswert ist die automati- sierte Erstellung interaktiver Dashboards.

Patentbewertungsfunktionen sind wünschenswert. Diese sollen insbesondere Zitationsdaten, technologische Relevanz, Rechtsstandsmerkmale und kommerzielle Indikatoren berücksichtigen.

Trefferverwaltung, Kollaboration und Export

Die Datenbank muss eine komfortable Trefferverwaltung ermöglichen. Hierzu zählen das Spei- chern, Strukturieren und Wiederverwenden von Rechercheergebnissen. Wünschenswert sind di- rekt anwählbare Ergebnismappen oder Ordner, die auch größere Treffermengen, beispielsweise bis zu 10.000 Patentfamilien, aufnehmen können.

Die Datenbank soll Kollaborationsfunktionen unterstützen. Wünschenswert sind insbesondere:

• Freigabe von Rechercheergebnissen per Hyperlink, • Anzeige freigegebener Ergebnisse auch ohne individuelle Datenbankkennung, • Einrichtung von Ordnerstrukturen mit Nutzer- und Rechteverwaltung, • Kommentierung einzelner Patentfamilien.

Rechercheergebnisse, Trefferlisten, Kommentare und Analysen müssen in marktübliche Formate exportierbar sein. Erforderlich sind mindestens Excel- oder CSV-Exporte; wünschenswert sind zu- sätzlich Word- und PDF-Exporte.

Alerts und Monitoring

Die Datenbank muss automatisierte Benachrichtigungen zu gespeicherten Suchprofilen ermögli- chen. Alerts sollen mindestens für Stichwortrecherchen und Patentüberwachungen verfügbar sein.

Wünschenswert sind darüber hinaus Alerts für Rechtsstandsereignisse, Technologiefelder, Wett- bewerber, Patentfamilien und Klassifikationsrecherchen. Die Einrichtung und Verwaltung der Alerts soll durch Nutzende selbstständig möglich sein.

Zusatzinformationen und Spezialdaten

Wünschenswert ist die Einbindung zusätzlicher patentbezogener Informationsquellen. Hierzu zählen insbesondere:

• Litigation-Daten, • FDA-relevante Informationen, • Informationen zu Standard Essential Patents (SEP).

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Für chemische, biotechnologische und pharmazeutische Fragestellungen sind integrierte Thesau- rus-Funktionen wünschenswert, insbesondere für chemische Bezeichnungen sowie für Gene und Proteine.

Kundenspezifische Datenfelder

Wünschenswert ist die Möglichkeit, kundenspezifische Datenfelder innerhalb der Datenbank be- reitzustellen. Diese sollen der systematischen Erfassung organisationsinterner Informationen die- nen, etwa interner Bewertungen, Zuständigkeiten, Projektbezüge oder weiterer eigener Katego- risierungen.

Der Anbieter soll darlegen, ob und in welchem Umfang Serviceleistungen zur kontinuierlichen Pflege, Aktualisierung und Qualitätssicherung solcher kundenspezifischen Datenfelder angebo- ten werden.

Technische Anforderungen

Authentifizierung und Zugangskonzept

Der Anbieter muss Angaben zum Registrierungs- und Zugangskonzept erbringen. Als benutzer- freundliche Authentifizierungslösung ist Single-Sign-On (SSO) gewünscht. Die Fraunhofer-Gesell- schaft bevorzugt eine Single-Sign-On-(SSO)-Authentifizierung gegenüber anderen Authentifizie- rungsverfahren.

Zugriffsüberwachung & Nutzungsstatistiken

Zur Überwachung der Zugriffe sollen monatliche, eindeutig nachvollziehbare und je Fraunhofer- Institut separat ausweisbare Nutzungsstatistiken in üblichen Datenformaten bereitgestellt wer- den. Die Statistiken sollen mindestens detaillierte Angaben über Anzahl der Downloads pro Insti- tut enthalten und sollen auf Anfrage bereitgestellt werden.

Programmierschnittstelle (API)

Der Anbieter muss zwingend eine Programmierschnittstelle (API) und eine entsprechende Doku- mentation anbieten, mit der Rohdaten aus der Datenbank bezogen werden können. Der Daten- Umfang sollte dem Umfang der grafischen Datenbank entsprechen. Außerdem muss das System muss über eine vollständige Implementierung des Model Context Protocol (MCP) verfügen.

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2. Nutzungs- und Lizenzbedingungen

Nutzungsrechte inkl. TDM & Urheberrecht

Zugriffs- und Nutzungsrechte zur Nachnutzung und auszugsweisen Veröffentlichung, z. B. zu Forschungszwecken, Markt- und Themenanalysen, Akquisitionsunterstützung, Pressespiegel etc. müssen den teilnehmenden Instituten der Fraunhofer-Gesellschaft gewährt werden. Für die An- wendung von Text- und Data Mining müssen die Regelungen des deutschen Urheberrechts gel- ten.

Lizenzmodell & Preisgestaltung

Für die Fraunhofer-Gesellschaft ist eine Fraunhofer-weite Abdeckung erforderlich, die den Zu- gang für alle mit der Fraunhofer-Gesellschaft e.V. in Deutschland assoziierten Einrichtungen um- fasst. Fraunhofer-Institute im Ausland müssen auf Wunsch auch nachträglich in den Vertrag in- tegriert werden können.

Es wird eine Pauschalvergütung (Flat-Fee) gewünscht. Das bedeutet, dass keine nutzungsbasier- ten Kosten entstehen, sondern ein festgelegter Pauschalbetrag abgerechnet wird. Es muss ein Gesamtpreis pro Jahr für die Fraunhofer-Gesellschaft genannt werden. Sollte sich der Gesamt- preis aus verschiedenen Einzelpreisen zusammensetzen, muss deutlich werden, aus welchen et- waigen Einzelpreisen sich der Gesamtpreis zusammensetzt.

3. Service & Support

Schulungen

Der Anbieter verpflichtet sich, jährlich an mindestens 2 Terminen kostenlose Produktschulungen in virtueller Form durchzuführen. Die Termine werden mit dem Auftraggeber mindestens vier Wo- chen im Voraus abgestimmt. Die Teilnahme ist für sämtliche berechtigten Nutzenden ohne zu- sätzliche Vergütung möglich. Aufzeichnungen oder Schulungsunterlagen werden den Teilneh- menden zur Verfügung gestellt.

Support

Für technische Fragen sowie Anwendungsfragen ist ein kostenloser Support notwendig. Erforder- lich ist mindestens eine Supportzeit von 9 bis 17 Uhr an den üblichen Werktagen, Montag bis Freitag. Anfragen müssen innerhalb kürzester Zeit (mindestens innerhalb von 48 Stunden) beant- wortet werden. Außerdem ist eine Webseite mit Hilfsangeboten notwendig, auf der sich Mitar- beitende der Fraunhofer-Gesellschaft eigenständig über Merkmale und Funktionen der Daten- bank informieren können.

4. Ausarbeitung des Angebots

Der Anbieter soll zu den inhaltlichen Anforderungen oben Stellung beziehen und ein am Bedarf orientiertes Angebot abgeben.

Der Anbieter muss eine Ansprechperson inklusive Kontaktdaten benennen, welche für die Aus- schreibung verantwortlich ist.

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5. Leistungszeitraum

Die initiale Laufzeit umfasst den Zeitraum 01.01.2027 – 31.12.2029 und kann optional um ein weiteres Jahr, also bis 31.12.2030 verlängert werden. Im Vertrag muss ein fixes Laufzeitende ausgewiesen werden. Eine automatische Verlängerung ist nicht gestattet. Die Ausübung der Op- tion wird dem Auftragnehmer schriftlich spätestens vier Wochen vor Ablauf der jeweils gelten- den Vertragslaufzeit mitgeteilt.

6. Zahlungsbedingungen

Das Zahlungsziel beträgt 30 Tage netto nach Rechnungseingang. Die Rechnungstellung muss jährlich erfolgen.

Rechnungsanschrift: Fraunhofer-Gesellschaft zur Förderung der angewandten Forschung e. V Hansastraße 27c 80686 München

7. Eignungskriterien

• Eigenerklärung über das Nichtvorliegen von Ausschlussgründen nach § 123 und § 124 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) • Eigenerklärung über das Nichtvorliegen von Ausschlussgründen EU Nr. 833 für ober- schwellige Verfahren • Eigenerklärung Tariftreueversprechen

8. Zuschlagskriterien

Der Auftrag wird nach den folgenden Zuschlagskriterien vergeben:

40 % Preis

30 % Inhalt

30 % Funktionalitäten

Inhalt (30 %)

Bewertet wird die Qualität und Vollständigkeit der bereitgestellten Patentdaten. Insbesondere werden folgende Aspekte berücksichtigt:

• Umfang der weltweiten Patentabdeckung • Verfügbarkeit von Volltexten • Qualität und Umfang der Rechtsstandsinformationen • Qualität und Umfang der Patentfamilieninformation • Aktualität und Qualität der Datenbestände

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• Verfügbarkeit von Übersetzungen • Verfügbarkeit zusätzlicher patentbezogener Informationen (z. B. Litigation-, SEP- oder FDA-Daten)

Funktionalitäten (30 %)

Bewertet werden die praktischen Nutzungsmöglichkeiten der Plattform.

Insbesondere werden folgende Aspekte berücksichtigt:

• Leistungsfähigkeit der Such- und Recherchefunktionen • Klassifikationsrecherche (IPC, CPC usw.) • Analyse- und Visualisierungsfunktionen • Trefferverwaltung und Kollaborationsmöglichkeiten • Alert- und Monitoringfunktionen • Exportfunktionen • API- und MCP-Funktionalitäten • Benutzerfreundlichkeit • KI-gestützte Recherche- und Analysefunktionen • Technische Integrationsmöglichkeiten (z. B. SSO)

Bewertungsmatrix für Inhalt und Funktionalitäten