Zuschlagskriterien
| Der Zuschlag wird auf das wirtschaftlichste Angebot anhand der nachfolgend dargestellten Bewertungsmethodik erteilt. Berücksichtigt werden nur solche Angebote, die sämtliche Mindestanforderungen (Ausschlusskriterien) erfüllen und bei denen keine Ausschlussgründe vorliegen. Die Nichterfüllung bereits eines Ausschlusskriteriums führt zum Ausschluss des Angebots. |
Bewertungsmethode
Das wirtschaftlichste Angebot ergibt sich nach der erweiterten Richtwertmethode. Der Zu-schlag wird an denjenigen Bieter erteilt, dessen (finales) Angebot innerhalb des Schwankungs-bereichs liegt und das Abschlusskriterium (L) am besten erfüllt.
$$Z= \frac{ L }{P }∙Skalierungsfaktor$$
Z = Kennzahl für die Wirtschaftlichkeit des Angebots
P = Wertungspreis des Angebots
L = Leistungspunktzahl des Angebots
Skalierungsfaktor = Ein einheitlicher Faktor zur Verbesserung der Lesbarkeit, der auf alle Angebote gleichermaßen angewendet wird
Anschließend wird ein Schwankungsbereich festgelegt. Dieser umfasst alle Angebote, deren Kennzahl maximal 20 % unterhalb der höchsten Kennzahl liegt.
Alle Angebote außerhalb dieses Schwankungsbereichs werden von der weiteren Wertung ausgeschlossen. Die innerhalb des Schwankungsbereichs verbleibenden Angebote gelten als wirtschaftlich gleichwertig.
Zum Schluss wird ermittelt, welches der Angebote innerhalb des Schwankungsbereichs das Abschlusskriterium bestmöglich erfüllt. Das Abschlusskriterium ist die Leistungskennzahl L.
Die Leistungspunktzahl (L) ergibt sich aus der Summe der vom Bieter bei den jeweiligen Leistungs-Zuschlagskriterien erreichten Leistungspunkte. Der Wertungspreis (P) des Angebots ergibt sich aus den im Preisblatt (A.2_Angebotsschreiben) vom Bieter einzutragenden Preisangaben.
Der Zuschlag wird an denjenigen Bieter erteilt, dessen (finales) Angebot unter Anwendung der in diesem Kapitel beschriebenen Bewertungsmethode die höchste Wirtschaftlichkeit (Z) aufweist. Erreichen zwei Angebote dieselbe Wirtschaftlichkeit Z, wird der Zuschlag auf das Angebot mit dem niedrigeren Preis erteilt.
Die Zuschlagskriterien (ZK) werden wie folgt differenziert:
| Art | Kurzform | Kürzel | Beispiel |
| Ausschlusskriterium | A-Kriterium | (ZK-#-A) | (ZK-01-A) |
| Bewertungskriterium | B-Kriterium | (ZK-#-B) | (ZK-02-B) |
Bei der Kriterienart sind die Ausschlusskriterien mit A, die Bewertungskriterien (inkl. des Preises) mit B gekennzeichnet. Die Nichterfüllung bereits eines Ausschlusskriteriums führt zum Ausschluss des Angebots.
Das Angebot mit der höchsten Punktzahl aus der Bewertung gemäß Anlage E.4_UX-Bewertung-Videonachweis erhält den Zuschlag.
Bewertungskriterien
Der Wertungspreis (P) des Angebots ergibt sich aus den im Angebotsschreiben (Anlage A.2_Angebotsschreiben) vom Bieter einzutragenden Angaben. Die Leistungspunktzahl (L) ergibt sich aus der Summe der vom Bieter bei den jeweiligen Leistungs-Zuschlagskriterien erreichten Leistungspunkte.
Zuschlagskriterium Preis
Jeder Bieter hat das Angebotsschreiben (Anlage A.2_Angebotsschreiben) mit den dort erbetenen Angaben vollständig ausgefüllt einzureichen.
Alle angegebenen Preise verstehen sich in Euro, netto.
Zuschlagskriterium Leistung: Ermittlung der Leistungspunktzahl L
Die Qualität der Leistung wird anhand folgender Kriterien bewertet:
| Zuschlagskriterien Leistung | ||
| Kriterium | Art des Kriteriums | max. erreichbare Punktzahl |
| ZK-02-A Erfüllung der Mindestanforderungen gemäß Anforderungskatalog Teil A (Anlage E.2_Anforderungskatalog_A) | Ausschlusskriterium | keine Bewertung |
| ZK-03-B Erfüllungsgrad der Bewertungskriterien gemäß Anforderungskatalog Teil B (Anlage E.3_Anforderungskatalog_B) | Bewertungskriterium | 108 |
| ZK-04-B Erfüllungsgrad der Bewertungskriterien gemäß UX-Bewertung Videonachweis (Anlage E.4_UX-Bewertung-Videonachweis) | Bewertungskriterium | 22 |
| Gesamtleistungspunktzahl (L): | 130 |
Die pro Kriterium vom Bieter erreichten Punkte werden zur Gesamtleistungspunktzahl (L) addiert.
Erfüllung der Mindestanforderungen gemäß Anforderungskatalog Teil A (ZK-02-A)
Das vom Bieter angebotene CDE System muss die in der Anlage E.2_Anforderungskatalog Teil A beschriebenen Mindestanforderungen (Ausschlusskriterien) einhalten.
Der Bieter hat den daher den ausgefüllten Anforderungskatalog Teil A mit seinem Angebot einzureichen. Darüber hinaus hat der Bieter bereits sämtlichen Unterlagen (Beschreibungen, Datenblätter etc.) mit dem Angebot einzureichen, die dem Auftraggeber eine Verifizierung der Angaben ermöglichen.
Erfüllungsgrad der Bewertungskriterien gemäß Anforderungskatalog Teil B (ZK-03-B)
Die Bewertung der Bewertungskriterien und deren Unterkriterien erfolgt anhand des in der Anlage E.3_Anforderungskatalog Teil B beschriebenen Wertungssystems/Bewertungsmaßstabs.
Der Bieter hat den ausgefüllten Anforderungskatalog Teil B mit seinem Angebot einzureichen. Darüber hinaus hat der Bieter bereits sämtlichen Unterlagen (Beschreibungen, Datenblätter etc.) mit dem Angebot einzureichen, die dem Auftraggeber eine Verifizierung der Angaben ermöglichen.
Die Bewertungskriterien des Anforderungskatalogs werden für jedes einzelne Kriterium anhand eines dreistufigen Bewertungsmaßstabs beurteilt. Die konkrete Bepunktung ist in der nachfolgenden Tabelle 4 dargestellt. Die maximale Gesamtpunktzahl ergibt sich aus der Anzahl der benannten Kriterien und dem jeweiligen Bewertungsmaßstab. Die zusätzliche Gewichtung der einzelnen Kriterien bzw. Oberkategorien ist in der daran anschließenden separaten Tabelle dargestellt.
Tabelle 3: Bewertungsmaßstab für die B-Kriterien des Anforderungskatalogs
| Bewertungsstufe | Erfüllungsgrad | Punkte je Kriterium |
| Stufe 0 | nicht erfüllt | 0 |
| Stufe 1 | teilweise erfüllt | 1 |
| Stufe 2 | gänzlich erfüllt | 2 |
Tabelle 4: Gewichtung und maximale Punktzahl der B-Kriterien nach Oberkategorien
| Nr. | Oberkategorie | Beschreibung | Gewichtung | Max. Punktzahl pro Kapitel |
| B01–B04 | Systembereitstellung und Sicherheit | Bewertet werden Kriterien zur technischen System-Bereitstellung sowie zu erweiterten Sicherheitsfunktionen, insbesondere im Hinblick auf Systemstabilität, Betriebsfähigkeit, Zugriffssicherheit und Schutz sensibler Informationen. | 8 | 8 |
| B05–B06 | Archivierung und Monitoring | Bewertet werden Funktionen des Archiv-Systems sowie des API-Monitorings, insbesondere zur revisionssicheren Ablage, Nachvollziehbarkeit von Systemprozessen und Überwachung von Schnittstellen. | 3 | 4 |
| B07–B09 | Nutzer-, Rollen- und Rechtemanagement | Bewertet werden erweiterte Anforderungen an die Verwaltung von Nutzern, Rollen und Berechtigungen, insbesondere in Bezug auf differenzierte Zugriffssteuerung, Administration und organisatorische Abbildung. | 4 | 6 |
| B10–B17 | Datenmanagement | Bewertet werden erweiterte Funktionen zum Datenmanagement, insbesondere zur Strukturierung, Pflege, Qualitätssicherung, Versionierung und konsistenten Nutzung von Daten und Metadaten. | 10 | 16 |
| B18–B19 | Microsoft Office Integration | Bewertet werden erweiterte Funktionen der Microsoft-Office-Anbindung, insbesondere die medienbruchfreie Bearbeitung, Integration in bestehende Arbeitsumgebungen und Unterstützung kollaborativer Prozesse. | 6 | 4 |
| B20–B24 | Such- und Filterfunktionen | Bewertet werden erweiterte Suchfunktionen, insbesondere Suchlogik, Filtermöglichkeiten und die Effizienz beim Auffinden relevanter Dateien, Informationen und Datensätze. | 8 | 10 |
| B25–B28 | Benachrichtigungen und Informationslogik | Bewertet werden erweiterte Benachrichtigungsfunktionen, insbesondere zur zielgerichteten Information von Nutzern über relevante Ereignisse, Änderungen, Fristen und Aufgaben. | 7 | 8 |
| B29–B32 | Workflow- und Aufgabenmanagement | Bewertet werden erweiterte Funktionen zum Workflow- und Aufgabenmanagement, insbesondere zur Steuerung, Nachverfolgung, Automatisierung und transparenten Bearbeitung von Prozessen und Aufgaben. | 6 | 8 |
| B33–B38 | Plandatei-bezogene Funktionen | Bewertet werden erweiterte Funktionen im Umgang mit Plandateien, insbesondere Anzeige, Vergleich, Versionierung, Kommentierung sowie strukturierte Ablage und Bearbeitung planbezogener Informationen. | 8 | 12 |
| B39–B48 | BIM-Funktionen | Bewertet werden erweiterte BIM-bezogene Funktionen, insbesondere zur Modellkoordination, Attributnutzung, issue-basierten Zusammenarbeit und Unterstützung modellbasierter Projektprozesse. | 17 | 20 |
| B49–B54 | Schnittstellen, Datenintegration, und Support | Bewertet werden Kriterien zur Anbindung externer Systeme, zur Integration und Synchronisation von Daten sowie zur technischen Systemkopplung mit bestehenden IT-Landschaften und Fachverfahren. | 23 | 12 |
| Gesamt | 100 % | 108 |
Erfüllung der Mindestanforderungen gemäß Bewertungskriterien UX-Bewertung Videonachweis (ZK-04-B)
Die Bewertung des Kriteriums ZK-04-B „UX-Bewertung Videonachweis“ erfolgt anhand des vom Bieter einzureichenden Videonachweises. Maßgeblich für die Bewertung sind die in der Anlage E.4 beschriebenen Anforderungen, Bewertungskriterien und Punkteskalen.
Der Bieter hat den Videonachweis mit seinem Angebot einzureichen. Der Videonachweis muss die im Rahmen der UX-Bewertung relevanten Bedienabläufe, Funktionen und Nutzungsszenarien nachvollziehbar darstellen und dem Auftraggeber eine einheitliche Bewertung der Benutzerfreundlichkeit, Bedienlogik und praktischen Anwendbarkeit des angebotenen CDE-Systems ermöglichen.
Der Nachweis der Benutzerfreundlichkeit, Anpassbarkeit und Personalisierbarkeit der angebotenen Lösung erfolgt anhand standardisierter Videonachweise gemäß Anlage E.4 der Vergabeunterlagen. Maßgeblich für die wertungsrelevante UX-Prüfung sind die eingereichten Videonachweise.
Die Bewertung erfolgt anhand von insgesamt 11 Kriterien. Jedes Kriterium wird nach folgendem Bewertungsmaßstab beurteilt: Stufe 0 = nicht erfüllt, Stufe 1 = teilweise erfüllt, Stufe 2 = vollständig erfüllt. Dabei werden 0 Punkte, 1 Punkt bzw. 2 Punkte vergeben. Je Kriterium können damit maximal 2 Punkte erreicht werden. Insgesamt können für die Videonachweise maximal 22 Punkte vergeben werden.
Tabelle 5: Bewertungsmatrix für die Videonachweise
| Kriterium | Bewertung | ||
| Nr. | Bezeichnung | Wertungsmaßstab | Max. Punkte |
| UX1 | Nutzerspezifische Filter Filter von CDE-Inhalten | 0 Punkte = nicht erfüllt 1 Punkt = teilweise erfüllt 2 Punkte = vollständig erfüllt | 2 |
| UX2 | Projekt-Auswahl Projektübersichtsseite | 0 Punkte = nicht erfüllt 1 Punkt = teilweise erfüllt 2 Punkte = vollständig erfüllt | 2 |
| UX3 | Onboarding neuer Nutzer Einladung inklusive Rollenzuweisung | 0 Punkte = nicht erfüllt 1 Punkt = teilweise erfüllt 2 Punkte = vollständig erfüllt | 2 |
| UX4 | User Bulk Transfer Kopieren und Einfügen bestehender Nutzer | 0 Punkte = nicht erfüllt 1 Punkt = teilweise erfüllt 2 Punkte = vollständig erfüllt | 2 |
| UX5 | Datei-Management Versionierung und Viewer-Funktionalitäten | 0 Punkte = nicht erfüllt 1 Punkt = teilweise erfüllt 2 Punkte = vollständig erfüllt | 2 |
| UX6 | Suchfunktion Suchmaschine der CDE-Lösung | 0 Punkte = nicht erfüllt 1 Punkt = teilweise erfüllt 2 Punkte = vollständig erfüllt | 2 |
| UX7 | Benachrichtigungen Umsetzung der Notification-Logik | 0 Punkte = nicht erfüllt 1 Punkt = teilweise erfüllt 2 Punkte = vollständig erfüllt | 2 |
| UX8 | BCF-Integration Umsetzung auf der CDE | 0 Punkte = nicht erfüllt 1 Punkt = teilweise erfüllt 2 Punkte = vollständig erfüllt | 2 |
| UX9 | Erlernbarkeit Erstnutzung und In-App-Unterstützung | 0 Punkte = nicht erfüllt 1 Punkt = teilweise erfüllt 2 Punkte = vollständig erfüllt | 2 |
| UX10 | Fehlervermeidung und -korrektur Robustheit gegen Benutzungsfehler | 0 Punkte = nicht erfüllt 1 Punkt = teilweise erfüllt 2 Punkte = vollständig erfüllt | 2 |
| UX11 | Barrierefreiheit Zugängliche Nutzung der CDE | 0 Punkte = nicht erfüllt 1 Punkt = teilweise erfüllt 2 Punkte = vollständig erfüllt | 2 |
| Gesamt | 22 |
Vorgaben zu Form, Inhalt und Einreichung der Videonachweise
Gleichbehandlung und Transparenz. Alle Bieter haben die Videonachweise nach identischen Vorgaben einzureichen. Die Videonachweise müssen ohne zusätzliche Software lauffähig sein und dürfen keine technischen Hürden erzeugen.
Form der Einreichung. Einzureichen sind Videodateien in den Formaten MP4 (H.264), MOV, AVI oder WebM. Jedes Video ist eindeutig nach folgendem Schema zu benennen: „Kriterium_.mp4“. Pro Kriterium ist ein separates Video einzureichen; alternativ kann ein Gesamtvideo eingereicht werden, sofern die einzelnen Kriterien durch klar erkennbare Kapitelmarken eindeutig auffindbar sind. Die maximale Videolänge beträgt 3 Minuten je Kriterium. Wird ein Gesamtvideo eingereicht, darf die Gesamtlänge des Videos 33 Minuten nicht überschreiten.
Dateigröße und Bereitstellung. Videodateien können bis zu einer Dateigröße von 300 MB je Datei auf der Vergabeplattform hochgeladen werden. Sofern einzelne Videodateien diese Größenbegrenzung überschreiten, sind diese durch den Bieter über einen geeigneten Link bereitzustellen. Der Link muss dem Auftraggeber den uneingeschränkten, kostenfreien und ohne zusätzliche Registrierung möglichen Zugriff auf die betreffenden Videodateien mindestens bis zum Abschluss des Vergabeverfahrens ermöglichen.
Technische Mindestanforderungen. Die Videonachweise müssen als durchgängige Bildschirmaufnahme ohne Schnitte, Übergänge oder Post-Processing-Effekte erstellt werden. Die Sprache der Benutzeroberfläche muss konsistent in Deutsch oder Englisch entsprechend der jeweiligen Bieterumgebung erfolgen. Cursorbewegungen und Klicks müssen klar sichtbar sein. Die Auflösung ist so zu wählen, dass alle relevanten UI-Elemente eindeutig erkennbar sind.
Zeitnachweis im Video. Bei allen zeitkritischen Kriterien ist ein sichtbarer Systemtimer oder eine sichtbare Systemuhr einzublenden, um die Einhaltung der jeweiligen Vorgaben, insbesondere Ladezeiten oder Reaktionszeiten, nachvollziehbar prüfen zu können.
Struktur und Pflichtinhalte der Videonachweise. Die Videonachweise müssen die für das jeweilige Kriterium relevanten Bedienabläufe vollständig und nachvollziehbar darstellen. Die Darstellung hat so zu erfolgen, dass der Auftraggeber die Erfüllung des jeweiligen Kriteriums anhand des Videos eindeutig prüfen und bewerten kann.
Archivfähigkeit. Die Videonachweise müssen vom Auftraggeber gespeichert und zu Dokumentationszwecken langfristig abrufbar sein. Dateien, die nicht geöffnet, abgespielt oder eindeutig einem Kriterium zugeordnet werden können, gelten als nicht eingereicht.Die Einzelheiten zu Inhalt, Form und Bewertungsmaßstäben der Videonachweise ergeben sich aus Anlage E.4 der Vergabeunterlagen. Die dort festgelegten Vorgaben sind von den Bietern zwingend zu beachten.