C.1_Verfahrensbelange.docx

Verfahrensbelange

Zeitplanung

Dem Vergabeverfahren liegt derzeit folgende Zeitplanung zugrunde:

Der Auftraggeber behält sich ausdrücklich vor, von der hier genannten Zeitplanung abzuweichen, wenn der Verfahrensgang dies erfordert. Über maßgebliche Änderungen informiert der Auftraggeber alle Bewerber bzw. Bieter gleichermaßen und unaufgefordert über das Vergabeportal.

Bewerber- und Bieterfragen sowie zusätzliche Informationen zu den Vergabeunterlagen

Fragen zum Vergabeverfahren

Bewerber- und Bieterfragen zum Vergabeverfahren sind elektronisch und ausschließlich über die Vergabeplattform des Staatsanzeigers Baden-Württemberg – „www.tender24.de“ – (eVergabe-Tool AI Vergabe) einzureichen.

Bewerber- und Bieterfragen werden ausschließlich über das Kommunikationstool der Vergabeplattform beantwortet.

Fragen zum Vergabeportal und zur Bietersoftware

Voraussetzung für die Verwendung des eVergabe-Tools – einschließlich einer elektronischen Teilnahmeantrags- bzw. Angebotsabgabe – ist eine kostenlose Registrierung, die Sie bitte gleich zu Beginn vornehmen sollten (vgl. vorstehenden Hinweis).

Bei Fragen zum Vergabeportal (www.tender24.de) und zur elektronischen Übermittlung der Angebote und zur verwendeten Software „AI Bietercockpit“ wenden Sie sich bitte an den Bieter-Support des Staatsanzeigers Baden-Württemberg:

Telefon: +49 711 66601-476

E-Mail: bieter@staatsanzeiger.de

Informationen zu technischen Systemanforderungen für die Nutzung des Bietercockpits des Vergabeportals erhalten Sie

• unter dem Link: https://www.tender24.de/service/
• dort unter der Rubrik/dem Link: Systemanforderungen BIETERCOCKPIT

Nachfordern von Unterlagen

Der Auftraggeber behält sich vor, im Rahmen des gemäß § 56 Abs. 2 und 3 VgV Zulässigen fehlende, unvollständige oder fehlerhafte Unterlagen binnen einer angemessenen Frist nachzufordern.

Verwendung der Vergabeunterlagen und Datenschutz

Die Vergabeunterlagen einschließlich aller dazugehörigen Anlagen dürfen nur zur Erstellung der Teilnahmeanträge und Angebote verwendet werden. Jede Veröffentlichung und Weitergabe an Dritte (auch auszugsweise) ist ohne die ausdrückliche Zustimmung des Auftraggebers nicht zulässig.

Für Informationen zur Datenverarbeitung gemäß Art. 13 DS-GVO bezüglich der personenbezogenen Daten siehe https://www.mpg.de/de/einkauf/datenschutzinformationen.

Externe Unterstützung der Vergabestelle

Der Auftraggeber wird bei der Durchführung des Vergabeverfahrens von Beratungs-unternehmen unterstützt.

Allgemeines zur Teilnahmeantrags- und Angebotsabgabe

Form, Übermittlung und Inhalt der Teilnahmeanträge und Angebote

Die Teilnahmeantrags- und Angebotsabgabe hat ausschließlich auf elektronischem Wege über das Vergabeportal des Staatsanzeigers Baden-Württemberg (www.tender24.de) über die Funktion „Angebotsabgabe“ (nicht über die Nachrichten- bzw. Kommunikationsfunktion) zu erfolgen.

Der Teilnahmeantrag bzw. das spätere (Erst-)Angebot müssen in deutscher Sprache verfasst sein.

Bei der Abgabe des Angebots ermöglicht das Bietercockpit die Eingabe eines Preises auf dem Deckblatt. Bitte überspringen Sie diese Eingabe. Sieht die Vergabeplattform für die Übermittlung des Teilnahmeantrags bzw. Angebots technisch zwingende Eintragungen vor, sind die Pflichtfelder auszufüllen; für die Wertung der Teilnahmeanträge und für die Angebotswertung sind jedoch allein die vom Auftraggeber geforderten Angaben und Erklärungen im sonstigen Teilnahmeantrag und Angebot einschließlich des Angebotsschreibens maßgeblich.

Die eingereichten Unterlagen stellen den Teilnahmeantrag des Bewerbers bzw. das Angebot des späteren Bieters dar. Der Teilnahmeantrag bzw. das Angebot des Bewerbers/ Bieters ergeht auf die veröffentlichten Vergabeunterlagen, insbesondere mit den dort enthaltenen Elementen Leistungsbeschreibung (Anlagenrubrik A), sowie dem Vertrag (Anlagenrubrik B) in der zum Zeitpunkt des Teilnahmeantrags/ der Angebotsabgabe jeweils maßgeblichen Version.

Die Bewerber bzw. Bieter haben diejenigen Teile ihrer Unterlagen deutlich zu kennzeichnen, welche Fabrikations-, Betriebs- oder Geschäftsgeheimnisse enthalten oder nach ihrer Auffassung aus anderen wichtigen Gründen der Geheimhaltung unterliegen. Achtung: Die Vergabeunterlagen dürfen dabei nicht geändert oder ergänzt werden. Es darf nur der Hinweis erfolgen, welche Informationen vertraulich sind.

Änderungen, Berichtigungen und Rücknahme des Teilnahmeantrags/ der Angebote/ Änderungen an den Vergabeunterlagen

Nachträgliche Änderungen oder Berichtigungen oder eine Rücknahme der Teilnahmeanträge oder späteren Angebote durch die Bewerber bzw. Bieter können nur elektronisch über das Vergabeportal des Staatsanzeigers Baden-Württemberg (www.tender24.de) und nur bis zum Ablauf der Bewerbungsfrist bzw. Angebotsfrist vorgenommen werden.

Eintragungen des Bewerbers bzw. Bieters und Änderungen an seinen Eintragungen im Teilnahmeantrag bzw. Angebot müssen zweifelsfrei sein.

Änderungen und Ergänzungen an den Vergabeunterlagen sind unzulässig und können zum Ausschluss des Teilnahmeantrags/ endgültigen Angebots führen.

Keine Vergütung/ Kostenerstattung/ Aufwandsentschädigung

Für die Erstellung des Teilnahmeantrags/ Angebots und die Beteiligung am Verfahren werden keine Aufwendungen erstattet.

Bewerber- und Bietergemeinschaften und Einsatz anderer Unternehmen

Bewerber- und Bietergemeinschaften

Bewerber- und Bietergemeinschaften („BG“)[1] sind zugelassen.

Für den Fall, dass die Teilnahme am Verfahren als BG erfolgt, sind die erforderlichen Angaben zur BG in Anlage D.2 vorzunehmen.

Einsatz anderer Unternehmen

Wie unter vorstehender Ziffer zu BG ausgeführt, verhält es sich analog auch hinsichtlich des Einsatzes anderer Unternehmen:

Für den Fall, dass Teile der ausgeschriebenen Leistungen von einem anderen Unternehmen (Unterauftragnehmer) als dem Auftragnehmer oder der BG erbracht werden sollen, ist ebenfalls die Anlage D.2 nach den dortigen Hinweisen auszufüllen und einzureichen.

Eignungsleihe

Bewerber bzw. Bieter, BG oder Mitglieder von BG können im Wege der sog. Eignungsleihe (§ 47 VgV) die Fähigkeiten anderer Unternehmen in Anspruch nehmen, um die Eignungskriterien zu erfüllen. Andere Unternehmen meint Unterauftragnehmer (zumeist in der Praxis auch als Drittunternehmen, Nachunternehmer oder Subunternehmer bezeichnet, wobei auch konzernverbundene Unternehmen, freie Mitarbeitende etc. davon umfasst sind)[2]. Die Eignungsleihe bietet den Bewerbern und späteren Bietern die Möglichkeit, sich im Hinblick auf die geforderten Nachweise der wirtschaftlichen und finanziellen sowie der technischen und beruflichen Leistungsfähigkeit auf die Fähigkeiten eines anderen Unternehmens zu berufen, wenn sie die Eignungskriterien nicht ohne dieses Unternehmen erfüllen können.

Für den Fall der Eignungsleihe hat der Bewerber mit dem Teilnahmeantrag folgende Erklärungen und Nachweise einzureichen:

Bloßer Einsatz eines Unterauftragnehmers

Wird der Unterauftragnehmer nur eingesetzt, um, z. B. aus kapazitativen Gründen, Teile der Leistungen auszuführen, während der Bewerber bzw. spätere Bieter die geforderten Eignungskriterien auch ohne diesen Unterauftragnehmer erfüllen kann, handelt es sich um einen sog. „bloßen Unterauftragnehmereinsatz“.

Plant der Bewerber bzw. spätere Bieter, Teile der Leistung von einem Unterauftragnehmer durchführen zu lassen, hat er die „Erklärung: Unterauftragnehmereinsatz“ in Anlage D.2 mit seinem Angebot einzureichen.

Hinweis:

Auch im Falle des bloßen Unterauftragnehmereinsatzes muss vor Zuschlagserteilung jeder Unterauftragnehmer konkret (inklusive Angaben zu den Kontaktdaten und gesetzlichen Vertretern) benannt und das Nichtvorliegen von Ausschlussgründen nach den §§ 123, 124 GWB nachgewiesen werden.

Geht aus den Angaben des Bewerbers bzw. Bieters hervor, dass ein wesentlicher Teil der Leistung von einem Unterauftragnehmer erbracht werden soll, behält sich der Auftraggeber vor, die technisch-berufliche Leistungsfähigkeit des Unterauftragnehmers zu überprüfen. In diesem Fall wird der Auftraggeber die konkret leistungsbezogenen Eignungsnachweise auch vom dann namentlich zu benennenden Unterauftragnehmer anfordern und seiner Wertungsentscheidung hinsichtlich des Teilnahmeantrags zu Grunde legen. Sollten die von einem Unterauftragnehmer durchzuführenden wesentlichen Leistungsbestandteile solche Teile betreffen, die der Auftraggeber der Aufstellung von Mindestanforderungen oder Bewertungskriterien zugrunde gelegt hat, kommt es im Rahmen der Bewertung der Leistungsfähigkeit des Bewerbers ausschließlich auf die Leistungsfähigkeit des Unterauftragnehmers an, der die betreffenden Leistungen nach tatsächlich erbringen soll.

Darüber hinaus behält sich der Auftraggeber vor, vor Zuschlagserteilung den Nachweis zu fordern, dass dem Bewerber bzw. Bieter die erforderlichen Mittel dieses Unterauftragnehmers zur Verfügung stehen werden. Dem Bewerber bzw. Bieter steht frei, diese Angaben/Nachweise auch schon früher einzureichen.

1. Stufe: Teilnahmeantragsphase

Mit der Bereitstellung dieser Vergabeunterlagen werden interessierte Unternehmen gebeten, auf Stufe 1 einen Teilnahmeantrag bis zum Ablauf der Bewerbungsfrist abzugeben. Dabei sind sämtliche formellen Vorgaben, vor allem aber die eingangs aufgeführte Bewerbungsfrist, zu beachten.

Nach Ende der Bewerbungsfrist werden die Bewerber, die die Mindestanforderungen an die Eignungskriterien nicht erfüllen oder bei denen Ausschlussgründe vorliegen, ausgeschlossen. Für alle verbleibenden Bewerber wird eine Rangreihenfolge hinsichtlich der Eignungskriterien (B-Kriterien) gebildet. Mindestanforderungen an die Eignung, Bewertungskriterien, anhand derer die Wertungsreihenfolge gebildet wird, sowie die Anzahl der Bewerber, die zur Abgabe eines Angebots aufgefordert werden, entnehmen Sie bitte den Unterlagen in Anlagenrubrik D.

Die Bewerber, die nicht zur Erstangebotsabgabe aufgefordert werden, werden im Teilnahmewettbewerb nicht ausgewählt und entsprechend informiert. Auf § 134 Abs. 1 Satz 2 GWB wird verwiesen. An die bereits über ihre Nichtberücksichtigung infolge der Teilnahmeantragsbewertung bzw. ihren Ausschluss informierten Bewerber erfolgt keine weitere Information nach § 134 GWB nach der Wertung der Angebote.

2. Stufe: Angebots- und Verhandlungsphase

Mit der Aufforderung zur Erstangebotsabgabe wird Stufe 2 des Vergabeverfahrens eingeleitet. Mit dieser Aufforderung setzt der Auftraggeber eine Frist zur Einreichung der Erstangebote.

Erstangebote haben form- und fristgerecht vollständig beim Auftraggeber einzugehen. Andernfalls erfolgt der Ausschluss. Im Übrigen handelt es sich um indikative Angebote. Das bedeutet, dass Bieter Verhandlungsvorschläge unterbreiten dürfen. Verhandlungsgegenstand kann das gesamte Angebot einschließlich der Leistungsbeschreibung sein. Nicht verhandelt werden darf über die Zuschlagskriterien sowie über Mindestanforderungen (§ 17 Abs. 10 VgV).

Die als Mindestanforderungen festgelegten Ausschlusskriterien (A-Kriterien) sind im Anforderungskatalog Teil A in Anlagenrubrik E abschließend vorgegeben und zwingend einzuhalten. Die dort ebenfalls festgelegten bewertenden Kriterien (B-Kriterien) sowie die geforderten Videonachweise sind verbindlicher Bestandteil der Angebotswertung. Die maßgebliche Wertungs- und Bewertungssystematik ergibt sich ausschließlich aus den Vergabeunterlagen.

Verhandlungsvorschläge sind unter Bezugnahme der jeweiligen Vergabe- oder Angebotsunterlagen mittels ausgefüllter Anlage C.2 einzureichen*.*

Im Anschluss an die Erstangebotsabgabe wird der Auftraggeber mit allen Bietern, die ein form- und fristgerechtes Angebot eingereicht haben, Verhandlungsgespräche führen. Den genauen Termin sowie den Rahmen der Gespräche wird den Bietern rechtzeitig mitgeteilt. Es ist möglich, dass im Verfahren mehrere Verhandlungs- oder Angebotsrunden durchgeführt werden.

Nach Abschluss der Verhandlungen fordert der Auftraggeber, ggf. unter Zurverfügungstellung neuer Angebotsunterlagen, alle verbleibenden Bieter zur Abgabe endgültiger Angebote auf. Ab diesem Zeitpunkt ist ein Verhandeln über den Angebotsinhalt nicht mehr möglich. Die endgültigen Angebote müssen den zuletzt bekannten Vergabeunterlagen entsprechen. Änderungen führen zum Ausschluss.

Mit Hochladen und Einreichen seiner endgültigen Angebotsunterlagen auf der eVergabe-Plattform erklärt der Bieter, im Falle eines Zuschlags auf sein Angebot in diesem Vergabeverfahren die ausgeschriebene Leistung zu sämtlichen veröffentlichten Modalitäten entsprechend der Vergabeunterlagen in der letzten vom Auftraggeber bereitgestellten Version, insbesondere den vertraglichen Bedingungen gemäß der Anlage B.1 (Vertrag in der letztgültigen Fassung) zu erbringen. Dem Bieter ist bewusst, dass der Vertrag allein durch Zuschlagserteilung auf sein Angebot, das auf den gesamthaften Vergabeunterlagen basiert, geschlossen wird.

1. „BG“ bedeutet den Zusammenschluss von mindestens zwei Unternehmen, um gemeinschaftlich für die Auftragsausführung einen Teilnahmeantrag/ ein Angebot abzugeben sowie im Falle der Auftragserteilung eine Arbeitsgemeinschaft zu gründen. Mitglieder einer BG können insbesondere auch Selbständige sein. ↑
2. Diese Möglichkeit der Eignungsleihe besteht dabei ungeachtet des rechtlichen Charakters der zwischen dem Bewerber bzw. Bieter und den anderen Unternehmen bestehenden Verbindungen, § 47 Abs. 1 S. 2 VgV. Demzufolge ist beispielsweise auch ein 100 %iges Tochterunternehmen ein „anderes Unternehmen“ ↑