Leistungsbeschreibung für das Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb „Projektplattform BIM-CDE“
Allgemeines
Gegenstand der ausgeschriebenen Leistung ist die Bereitstellung einer Common Data Environment (CDE) als browserbasierte Public‑Cloud‑Software‑as‑a‑Service‑Lösung (SaaS) einschließlich der für Einführung, Betrieb und Nutzung erforderlichen projektbezogenen Dienstleistungen. Die CDE-Lösung ist so bereitzustellen, dass der Auftraggeber sowie die von ihm autorisierten internen und externen Nutzer die vertraglich vereinbarten Funktionen über marktübliche Browser und Endgeräte nutzen können, ohne dass hierfür lokale Client‑Installationen, Browser‑Add‑ins oder sonstige zusätzliche Laufzeitumgebungen erforderlich sind.
Die CDE-Lösung dient der aktiven projektbezogenen Zusammenarbeit und dem projektbezogenen Informationsmanagement. Sie soll eine gemeinsame digitale Arbeitsumgebung für Dateien, Dokumente, Metadaten, Modelle, Aufgaben, Workflows und weitere projektbezogene Informationen bereitstellen. Die Lösung ist auf die operative Unterstützung der Projektarbeit ausgerichtet und nicht auf die dauerhafte Archivierung von Bestandsbauwerken innerhalb der CDE.
Nicht Gegenstand der ausgeschriebenen Leistung ist die Nutzung der CDE als vollständiger Ersatz eines bauwerksbezogenen Bestands- oder Archivsystems. Für Zwecke der Datensicherung, des Projektabschlusses und einer späteren Übernahme in nachgelagerte Systeme hat die CDE jedoch standardisierte, dokumentierte und durch den Auftraggeber eigenständig nutzbare Export- und Sicherungsfunktionen bereitzustellen.
Systemlandschaft
Die ausgeschriebene CDE-Lösung ist in eine bestehende Anwendungs- und Prozesslandschaft des Auftraggebers einzuordnen und dient als zentrale Plattform für das projektbezogene Informationsmanagement sowie die digitale Zusammenarbeit der berechtigten internen und externen Projektbeteiligten. Sie stellt den maßgeblichen fachlichen Arbeitsraum für die strukturierte Ablage, Bereitstellung, Bearbeitung, Prüfung, Freigabe, Versionierung und Nachverfolgung projektbezogener Informationen dar. Die schematische Einordnung der Lösung in die Systemlandschaft ergibt sich ergänzend aus Abbildung 1.
Die CDE ist als zentrale logische Systemkomponente für die Verwaltung und Nutzung projektbezogener Informationsobjekte bereitzustellen. Hierzu zählen insbesondere Dateien, Dokumente, Modelle, Metadaten, Aufgaben, Prüf- und Freigabestände, Statusinformationen sowie sonstige strukturierte oder unstrukturierte projektbezogene Inhalte. Die Lösung muss eine rollen- und berechtigungsbasierte Zusammenarbeit über Projektgrenzen, Informationsbereiche und Bearbeitungsstände hinweg unterstützen. Der Auftraggeber muss in der Lage sein, Zugriffs-, Sichtbarkeits- und Bearbeitungsrechte differenziert nach Nutzergruppen, Projekträumen, Containern, Partitionen oder vergleichbaren logischen Struktureinheiten zu steuern.
Die Systemlandschaft setzt voraus, dass projektbezogene Informationen in die CDE übernommen, dort verarbeitet und für berechtigte Nutzer kontrolliert bereitgestellt werden können. Hierfür muss die angebotene Lösung geeignete Export-, Übergabe- und gegebenenfalls Schnittstellenmechanismen in marktüblichen, standardbasierten und dokumentierten Formaten vorsehen. Eine Verpflichtung des Auftragnehmers zur Herstellung individueller, nicht ausdrücklich ausgeschriebener Integrationen in sämtliche beim Auftraggeber vorhandenen Umsysteme besteht nicht. Die Erwähnung angrenzender Systeme beschreibt den fachlichen Einsatzkontext, begründet für sich genommen jedoch keinen über die Vergabeunterlagen hinausgehenden Leistungsumfang.
Aus der zentralen Funktion der CDE innerhalb der Projektabwicklung folgen Anforderungen an Governance, Zugriffsschutz und Betriebsmodell. Die Lösung muss eine nachvollziehbare Rollen- und Rechteverwaltung, die Trennung von Projekträumen und Informationsbereichen sowie die kontrollierte Steuerung von Lese-, Schreib-, Prüf-, Freigabe- und Administrationsrechten ermöglichen. Erforderlich sind ferner technische und organisatorische Mechanismen zur Gewährleistung eines sicheren, browserbasierten und ortsunabhängigen Zugriffs für berechtigte Nutzer sowie zur konsistenten Abbildung von Bearbeitungsständen, Freigabestatus, Versionen und Verantwortlichkeiten.
Kapitel 2 beschreibt damit den fachlichen und technischen Einsatzrahmen der ausgeschrie-benen Lösung innerhalb der Systemlandschaft des Auftraggebers. Die konkrete Ausgestaltung der geschuldeten Funktionen, Schnittstellen, Betriebsleistungen und Nachweisverpflichtungen ergibt sich abschließend aus den nachfolgenden Kapiteln sowie den Anlagen D.3 und E.1 der Vergabeunterlagen.
Abbildung 1: Vereinfachte Darstellung der MPG-Systemlandschaft
Funktionaler Leistungsumfang
Die CDE-Lösung muss dem Auftraggeber Funktionen für die projektbezogene Verwaltung, Strukturierung, Bereitstellung, Bearbeitung, Nachverfolgung und Auswertung von Informationen und Dateien bereitstellen. Der Leistungsumfang umfasst insbesondere Funktionen der Nutzer-, Rollen- und Rechteverwaltung, projektbezogene Arbeits- und Ablagestrukturen, Metadatenmanagement, Versionierung, Such- und Filterfunktionen, Benachrichtigungen, Aufgaben- und Workflowmanagement sowie Viewer- und Kollaborationsfunktionen für dokumenten- und modellbezogene Inhalte.
Die Lösung muss so ausgestaltet sein, dass sowohl interne Mitarbeitende des Auftraggebers als auch autorisierte externe Projektbeteiligte auf die jeweils für sie freigegebenen Inhalte und Funktionen zugreifen können. Der Auftraggeber muss in der Lage sein, projektbezogene Rollen, Rechte- und Sichtbarkeitsstrukturen eigenständig zu definieren und zu verwalten.
Die CDE muss projektbezogene Arbeitsbereiche, Container, Partitionen und Ablagestrukturen unterstützen sowie die strukturierte Verwaltung von Dateien und Metadaten ermöglichen. Für Dateien ist eine automatisierte Versionierung bereitzustellen. Die Lösung muss ferner zentrale Such- und Filterfunktionen, Benachrichtigungsmöglichkeiten sowie Aufgaben- und Workflow-funktionen für wiederkehrende und projektbezogene Bearbeitungs-, Freigabe- und Übergabe-prozesse bereitstellen.
Soweit in den Vergabeunterlagen vorgesehen, muss die Lösung integrierte Viewer-Funktionen für gängige Dokumenten- und Dateiformate sowie Funktionen für die Anzeige und Nutzung modellbezogener Inhalte, insbesondere im IFC-Kontext, bereitstellen. Darüber hinaus können weitere Funktionen als bewertbare Zusatzfunktionen Gegenstand der Angebotswertung sein.
Von zentraler Bedeutung für den funktionalen Leistungsumfang sind die Anlagen E.2 und E.3 (Anforderungskatalog Teil A und B). In diesen Unterlagen sind die vom Auftraggeber geforderten Funktionen und funktionalen Anforderungen im Einzelnen beschrieben. Der Bieter hat in den hierfür vorgesehenen Dokumenten anzugeben, ob die angebotene Plattform über die jeweils erforderlichen Funktionen verfügt und in welchem Umfang die jeweiligen Anforderungen erfüllt werden. Die in Anlage E.2 festgelegten Anforderungen stellen funktionale Mindestanforderungen mit Ausschlusswirkung dar und sind von den Bietern zwingend vollständig zu erfüllen. Ein Angebot, das eine oder mehrere dieser Anforderungen nicht erfüllt, ist von der weiteren Wertung auszuschließen. Die in Anlage E.3 enthaltenen Anforderungen dienen demgegenüber der qualitativen Wertung und Bepunktung der Angebote im Rahmen der Zuschlagsentscheidung. Ihre Nichterfüllung führt nicht zum Ausschluss des Angebots, sondern ausschließlich zu einer entsprechend geringeren Bewertung im Wertungsprozess.
Betriebs-, Sicherheits- und Übergabeanforderungen
Die CDE-Lösung ist als Public‑Cloud‑SaaS bereitzustellen und nach anerkannten technischen und organisatorischen Standards zu betreiben. Hierzu gehören insbesondere eine verschlüs-selte Kommunikation, geeignete Authentifizierungs- und Zugriffsschutzmechanismen, nach-vollziehbare Protokollierung wesentlicher administrativer Vorgänge sowie dokumentierte Ver-fahren für Backup, Recovery, Systemaktualisierung, Reporting und Monitoring entsprechend den vertraglichen Anforderungen.
Die Lösung muss gewährleisten, dass der Auftraggeber den relevanten projektbezogenen Datenbestand eigenständig in standardisierten, dokumentierten und maschinenlesbaren Formaten exportieren und sichern kann. Dies umfasst insbesondere Dateien, Strukturen, Metadaten und weitere projektbezogene Zuordnungsinformationen, soweit diese für Projektabschluss-, Sicherungs- oder Übergabezwecke erforderlich sind.
Schnittstellen und weitergehende Integrationen zu Fremdsystemen des Auftraggebers sind nur insoweit Bestandteil der ausgeschriebenen Leistung, als sie in den Vergabeunterlagen ausdrücklich als verbindliche oder bewertbare Anforderungen beschrieben sind. Die Leistung ist dabei auf marktgängige, standardbasierte und dokumentierte Integrationsmöglichkeiten ausgerichtet und setzt keine tiefgreifende kundenspezifische Systemkopplung in die interne Infrastruktur des Auftraggebers voraus.
Dienstleistungen des Auftragnehmers
Zum Leistungsumfang gehören neben der Bereitstellung und dem Betrieb der CDE-Lösung auch die für Einführung und Nutzung erforderlichen Dienstleistungen des Auftragnehmers. Dies umfasst insbesondere Implementierungsunterstützung, Supportleistungen, Nutzer-Trainings sowie die Bereitstellung und fortlaufende Aktualisierung von Trainingsmaterialien und Systemdokumentationen in dem in den Vergabeunterlagen vorgesehenen Umfang.
Der Auftragnehmer hat die Leistungen so zu erbringen, dass der Auftraggeber die CDE-Lösung im Rahmen der vertraglich vorgesehenen Projekträume und Anwendungsfälle produktiv nutzen kann. Soweit zusätzliche Funktionen oder Leistungen als optionale oder bewertbare Bestandteile der Angebote vorgesehen sind, begründen diese nur insoweit eine Leistungspflicht, als sie vertraglich vereinbart werden.
Abgrenzung
Maßgeblich für den verbindlichen Mindestleistungsumfang sind die in den Vergabeunterlagen als verbindlich gekennzeichneten Anforderungen sowie die vertraglich vereinbarten Leistungen. Soweit die Vergabeunterlagen darüber hinaus bewertbare Zusatzfunktionen vorsehen, dienen diese der qualitativen Differenzierung der angebotenen Lösungen und erweitern den geschuldeten Leistungsumfang nur bei entsprechender vertraglicher Vereinbarung.
Videonachweis der Benutzerfreundlichkeit
Nach Abschluss des Teilnahmewettbewerbs fordert der Auftraggeber die zur Angebotsabgabe aufgeforderten Bieter auf, die für die Angebotswertung erforderlichen Unterlagen, darunter auch den standardisierten Videonachweis der angebotenen CDE‑Lösung, zusammen mit dem Angebot einzureichen. Der Videonachweis bildet die Grundlage für die Überprüfung und Bewertung der Benutzerfreundlichkeit sowie der hierfür in den Vergabeunterlagen festgelegten qualitativen Anforderungen.
Die Bewertung erfolgt ausschließlich auf Grundlage der eingereichten Videonachweise und der hierzu in den Vergabeunterlagen festgelegten Bewertungsmaßstäbe. Die näheren organisatorischen, technischen und inhaltlichen Anforderungen an Form, Umfang, Einreichung und Bewertung der Videonachweise ergeben sich aus den Anlagen E.1_Zuschlagskriterien und E.4_UX-Bewertung-Videonachweis.
Der Nachweis der Benutzerfreundlichkeit, Anpassbarkeit und Personalisierbarkeit der angebotenen Lösung erfolgt auf Grundlage eines standardisierten Videonachweises. Hierfür hat der Bieter die in den Vergabeunterlagen bezeichneten Nutzungsszenarien und Funktionsnachweise in Form eines oder mehrerer vom Bieter zu erstellender Videos nach Maßgabe der Vergabeunterlagen zu erstellen und einzureichen. Die Einreichung hat über die von der Max-Planck-Gesellschaft benannte Plattform zu erfolgen. Maßgeblich sind die in den Vergabeunterlagen festgelegten Bewertungskriterien, Bewertungsstufen, Nachweisgegenstände und Prüfkriterien.
Die vom Bieter zu erstellenden Videonachweise dienen der einheitlichen, nachvollziehbaren und vergleichbaren Bewertung der Gebrauchstauglichkeit der angebotenen Lösung. Für jedes bewertungsrelevante Kriterium ist maßgeblich, ob und in welchem Umfang die im jeweiligen Kriterium beschriebenen Funktionen und Nutzungsszenarien im Videonachweis erkennbar nachgewiesen werden. Soweit die Vergabeunterlagen für einzelne Kriterien konkrete Sichtbarkeits-, Bedienungs- oder Nachweisanforderungen vorsehen, sind diese im Videonachweis vollständig und nachvollziehbar darzustellen.
Die Bewertung der Benutzerfreundlichkeit erfolgt anhand der in den Vergabeunterlagen festgelegten Bewertungsmaßstäbe. Dabei werden insbesondere die in den Vergabeunterlagen beschriebenen Anforderungen an Navigation, Personalisierung, Such- und Filterlogik, Projektübersichten, Nutzerführung, Aufgabenangemessenheit, Steuerbarkeit, Selbstbeschreibungsfähigkeit, Erwartungskonformität sowie weitere dort genannte UX‑bezogene Funktionen berücksichtigt.
Soweit der Auftraggeber im Rahmen der Angebotsprüfung Rückfragen zu den Videonachweisen oder zur dargestellten Funktionsweise der Lösung hat, kann er die Bieter im vergaberechtlich zulässigen Umfang zur Erläuterung auffordern. Maßgeblich für die wertungsrelevante UX‑Prüfung sind ausschließlich die eingereichten Videonachweise und die hierzu in den Vergabeunterlagen festgelegten Bewertungskriterien.
Die Einzelheiten zu Inhalt, Form, technischen Mindestanforderungen, Einreichungsmodalitäten und Bewertungsmaßstäben der Videonachweise ergeben sich aus der hierfür vorgesehenen Anlage E.4 der Vergabeunterlagen. Die dort festgelegten Vorgaben sind von den Bietern zwingend zu beachten.
Zusammenarbeit mit dem Auftraggeber
Die/der Auftragnehmer*in erbringt seine Dienstleistungen je nach Bedarf, vornehmlich an seinem Standort sowie beim Auftraggeber. Schulungen sollen dabei vorzugsweise vor Ort beim Auftraggeber stattfinden, sofern nicht im Einzelfall etwas Abweichendes vereinbart wird.
Die konzeptionelle Entwicklung sowie bedarfsgerechte und rechtskonforme Gestaltung der Auftragsvergaben kann nur in enger Abstimmung zwischen Auftragnehmer*in und Auftraggeber erfolgen. Dazu ist ein intensiver Kontakt zwischen Auftragnehmer*in und Auftraggeber, auch kurzfristig sicherzustellen. Die/der Auftragnehmer*in muss daher sicherstellen, dass die benannten technischen Fachkräfte ggf. auch Termine in München oder in seltenen Fällen auch an anderen Standorten der Max-Planck-Gesellschaft wahrnehmen können.
Es muss sichergestellt sein, dass kleinere Absprachen per Telefon und/oder E-Mail zu den üblichen Bürozeiten (Montag – Freitag 9:00 Uhr bis 17:00 Uhr) durchgeführt werden können.