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Ausschreibung Beschaffung 0048-Berat-EMAS-2026 Vergabe 01-03
Rechnungslegung
,,Beratungsleistungen
für die EMAS-Fortführung‘‘
der
BARMER
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Inhaltsverzeichnis
1 Grundsätzliches ..........................................................................................................................3
2 Rechnungslegung .......................................................................................................................3
3 Rechnungsstellung .....................................................................................................................4
Rechnungsstellung Dienstleistung ........................................ Fehler! Textmarke nicht definiert.
4 Zahlungskonditionen ..................................................................................................................5
5 Rechnungskürzungen ................................................................................................................5
6 Umsatzsteuer ...............................................................................................................................5
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1 Grundsätzliches Während der Vertragslaufzeit können Abrechnungs- und Zahlungsmodalitäten auf die aktuellen Bedürfnisse des Auftraggebers angepasst werden. Diesbezüglich erfolgt in Textform eine einver- nehmliche Abstimmung zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer.
2 Rechnungslegung Die Abrechnung ist ausschließlich in elektronischer Form zu übermitteln.
Die E-Rechnung ist als Standard XRechnung oder auch ZUGFeRD (ab ZUGFeRD 2.2.0 Profil XRechnung) über das OZG-RE-Portal zu senden. Der Auftraggeber ist über die Leitweg-ID 992- 80322-57 bzw. Peppol-ID 0204:992-80322-57 erreichbar. Evtl. Anlagen zur Rechnung lassen sich im Portal hinzufügen.
Die Anmeldung im Portal erfolgt über folgenden Link:
OZG-RE - Anmeldung (xrechnung-bdr.de)
Die elektronische Rechnung hat gemäß §5 E-RechV neben den umsatzsteuerrechtlichen Rech- nungsbestandteilen mindestens folgende Angaben zu enthalten:
• eine Leitweg-Identifikationsnummer (BT-10) • die Bankverbindungsdaten (BT-84 bis BT-86 bzw. BT-89 bis BT-91) • die Zahlungsbedingungen (BT-9, BT-20, BT-81) • die De-Mail-Adresse oder eine E-Mail-Adresse des Rechnungsstellers (BT-43) • die Kreditorennummer des Lieferanten (wird nach Zuschlagserteilung bekannt gegeben) (BT-29) • die SAP-Bestellnummer (sofern bekannt) (BT-13)
Als Rechnungsanschrift gilt:
BARMER / Economy Services 42266 Wuppertal
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3 Rechnungsstellung Die Rechnung muss neben den Pflichtangaben zur Rechnungsausstellung gemäß § 14 UStG zusätzlich folgende Angaben enthalten:
• SAP-Nummer (10-stellig, wird nach Zuschlagserteilung vom Auftraggeber bekanntgege- ben) • Nummer des Kostenvoranschlags • Nennung des Leistungszeitpunktes/-raums (Datum von … bis …) • Ort der Leistungserbringung • Nennung des Mitarbeiter-Profils gemäß LV • Menge der geleisteten Zeiteinheiten (Stunden) je Mitarbeiter-Profil (8 Stunden entspre- chen einem Personentag) • Nettoeinzelpreis je Std./Mitarbeiter-Profil • Nettogesamtpreis je Mitarbeiter-Profil • Gesamtnettosumme • Gesamtbruttosumme
Ein Personentag sind 8 Arbeitsstunden. Pausen sind auszuweisen und werden nicht vergütet. Angefangene Stunden werden anteilig vergütet, wobei im Viertelstunden-Rhythmus abgerechnet wird. Eine Viertelstunde darf abgerechnet werden, wenn davon mindestens acht Minuten abge- leistet wurden. Die geleisteten Arbeitsstunden dürfen max. zwei Nachkommastellen haben.
Die geleisteten Arbeitsstunden sind im Leistungsnachweis automatisch nach dem folgenden Verfahren auf ¼-Stunden-Einheiten gerundet:
Real geleistete Arbeitszeit: 1h 37 Min. Real geleistete Arbeitszeit: 1h 38 Min. Rundung: 1h 30 Min. Rundung: 1h 45 Min.
Abrechnung Es gilt für die Abrechnung der folgende Ablauf: • Der Bedarf wird vom Auftraggeber beim Auftragnehmer angefragt. Worauf hin der Auftragnehmer einen Kostenvoranschlag erstellt. • Der Kostenvoranschlag wird vom Auftraggeber geprüft und freigegeben. • Nach erfolgreicher Ausführung wird der Leistungsnachweis dem Projektverantwortli- chen des Auftraggebers geschickt und unterzeichnet und gilt damit als freigegeben. • Nach Freigabe kann der Auftragnehmer eine Rechnung stellen mit dem unterzeich- neten Leistungsnachweis als Anhang.
Pro Monat darf maximal eine Rechnung gestellt werden. Die Rechnung beinhaltet nur durch den Leistungsnachweis freigegebene Leistungen. Ein Leistungsmonat definiert sich vom ersten bis zum letzten Tag des Kalendermonats. Die Rechnungen müssen spätestens alle zwei bis drei Monate ausgestellt werden, damit die Leistungen noch überprüft werden können.
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Es gelten die vom Auftragnehmer im Leistungsverzeichnis eingetragenen Preise pro Stunden- satz.
4 Zahlungskonditionen Die Zahlung erfolgt innerhalb von 30 Tagen nach Vorlage einer prüffähigen Rechnung durch den Auftragnehmer. Maßgeblich für den Beginn der Zahlungsfrist ist das Eingangsdatum der Rech- nung beim Auftraggeber. Einen Anspruch auf Vorauszahlungen bzw. Abschlagszahlungen hat der Auftragnehmer nur, soweit dies im Einzelfall in Textform vereinbart wird. Teilrechnungen wer- den vom Auftraggeber nur akzeptiert, wenn diese ausdrücklich vereinbart sind.
5 Rechnungskürzungen Der Auftraggeber behält sich vor, der durch den Auftragnehmer eingereichten Rechnung bei Un- stimmigkeiten bzw. Reklamationen (z.B. zu Menge, Preis, Qualität) zu widersprechen und eine Rechnungskorrektur einzufordern. Führt dies nicht zu einer Klärung der Unstimmigkeiten ist der Auftraggeber berechtigt, den strittigen Teil der Rechnung zu kürzen. Der Auftragnehmer wird über die Kürzungen und die Gründe in Textform informiert. Davon abweichend wird bei Kürzungen aufgrund von Rundungsdifferenzen der Auftragnehmer nach erfolgter Rechnungskürzung ledig- lich informiert.
6 Umsatzsteuer Es wird der zum Zeitpunkt der Lieferung / Leistungserbringung gültige Umsatzsteuersatz ange- wendet. Sollte eine Umsatzsteuerbefreiung vorliegen, so muss ein entsprechender Hinweis hierzu erfolgen.
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