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Ausschreibung Beschaffung 0048-Berat-EMAS-2026 Vergabe 01-02

Leistungsbeschreibung

,,Beratungsleistungen

für die EMAS-Fortführung‘‘

der

BARMER

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Inhaltsverzeichnis

1 Einleitung .....................................................................................................................................3

2 Ziel und Leistungsumfang .........................................................................................................3

Ziel der Ausschreibung .................................................................................................................3

2.1.1 Geltungsbereiche ..........................................................................................................................4

Leistungsumfang ...........................................................................................................................5

3 Grundlegende Voraussetzungen und Kontext ........................................................................8

Gesetzliche Rahmenbedingungen ................................................................................................8

Betriebssituation (Ist) ....................................................................................................................8

Ort der Leistungserbringung .........................................................................................................9

3.3.1 Reisekosten ..................................................................................................................................9

4 Anforderungsbeschreibung .......................................................................................................9

Fachliche Anforderungen ..............................................................................................................9

Technische Anforderungen ........................................................................................................ 10

5 Rahmenbedingungen .............................................................................................................. 10

Corporate Design ....................................................................................................................... 10

Digitale Barrierefreiheit............................................................................................................... 11

Zusammenarbeit ........................................................................................................................ 11

5.3.1 Sicherheitstechnische Anforderungen ....................................................................................... 12

Einsatz von Künstlicher Intelligenz (KI) ...................................................................................... 12

Zertifizierungen .......................................................................................................................... 13

6 Entwicklungs- und Beratungsleistungen .............................................................................. 13

Skillprofile ................................................................................................................................... 13

6.1.1 Skillprofil Projektleiter ................................................................................................................. 13

6.1.2 Skillprofil Junior Consultant ........................................................................................................ 14

6.1.3 Sammelprofil Back-Office........................................................................................................... 14

Beauftragung .............................................................................................................................. 14

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1 Einleitung Der Auftraggeber BARMER gehört zu den führenden gesetzlichen Krankenkassen in Deutsch- land. Die Versicherten der BARMER profitieren von hervorragenden Leistungen, einer erstklas- sigen medizinischen Versorgung und einem breit aufgestellten Gesundheitsnetzwerk. Die beson- dere Leistungsstärke der BARMER wird regelmäßig in Krankenkassen-Vergleichen bestätigt. Weitere Informationen finden Sie unter www.barmer.de.

Es wird auf den aktuellen Lieferantenkodex der BARMER verwiesen. Dieser ist auf der BARMER- Website abrufbar und gilt für alle Verträge.

Im Text wird aus Gründen der Lesbarkeit auf eine geschlechtergerechte Formulierung verzichtet. Es sind jedoch immer alle Geschlechter angesprochen.

2 Ziel und Leistungsumfang Ziel dieses Vertrages ist die Fortführung des Implementierungsprozesses des Umweltmanage- mentsystems der BARMER gemäß EMAS, sowie die erfolgreiche Erstregistrierung und anschlie- ßende Aufrechterhaltung der Registrierung mit EMAS und die Weiterentwicklung des Umweltma- nagementsystems.

Ziel der Ausschreibung Der Geltungsbereich des Vertrags umfasst regelmäßige und wiederkehrende Leistungen im Zu- sammenhang mit der Aufrechterhaltung und kontinuierlichen Weiterentwicklung des Umweltma- nagementsystems (UMS) der BARMER. Dies gilt für die Campus-Standorte Berlin (etwa 700 Mit- arbeitende, etwa 8.300m2 Nutzfläche), Schwäbisch Gmünd (Fachbereich Dienstleistungen ist Teil des Campus, etwa 950 Mitarbeitende insgesamt, etwa 16.000m2 Nutzfläche) und Wuppertal (etwa 1.500 Mitarbeitende, etwa 50.000m2 Nutzfläche) sowie den Standort Fachbereich Dienst- leistungen Wuppertal (etwa 225 Mitarbeitende, etwa 8.800m2 Nutzfläche). Der Fachbereich Dienstleistung übernimmt Großdruckaufträge sowie die Logistik der BARMER, während die Cam- pus-Standorte einen gewöhnlichen Bürobetrieb aufweisen.

Ziel des Auftrags ist die Unterstützung der BARMER bei der Einführung, Aufrechterhaltung und kontinuierlichen Weiterentwicklung eines Umweltmanagementsystems nach der EMAS-Verord- nung einschließlich der darin einbezogenen Anforderungen der DIN EN ISO 14001. Der Auftrag- nehmer unterstützt die BARMER bei der Vorbereitung der externen Begutachtung, der Validie- rung der Umwelterklärung und der anschließenden EMAS-Registrierung.

Die BARMER beabsichtigt die Durchführung der externen EMAS-Validierung im Juli 2027. Hierfür sind mindestens die nachfolgenden Meilensteine zu berücksichtigen:

• Kick-off, Abstimmung der Projektorganisation, Übernahme des Projektstands und Detail- planung des weiteren Vorgehens (Februar 2027) • Prüfung und ggf. Vervollständigung der bestehenden Dokumentation des Umweltmana- gementsystems einschließlich Identifikation von Handlungsbedarfen und Lücken (Februar 2027)

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• Überprüfung und ggf. Aktualisierung der Umweltaspekte, Umweltziele, Umweltkennzah- len sowie der rechtlichen Verpflichtungen (Februar 2027) • Vorbereitung, Durchführung und Dokumentation der internen Umweltbetriebsprüfungen in allen vier Standorten (März 2027, KW 9-11, jeweils im Zeitraum Dienstag und/ oder Mitt- woch); die Standorte sind festgelegt vom unabhängigen Umweltgutachter • Bewertung der Auditergebnisse sowie Ableitung, Priorisierung und Nachverfolgung erfor- derlicher Korrektur- und Verbesserungsmaßnahmen (März bis April 2027) • Fertigstellung bzw. Aktualisierung der erforderlichen Dokumentation des Umweltmanage- mentsystems (April 2027) • Fertigstellung und Qualitätssicherung der Treibhausgasbilanz einschließlich Dokumenta- tion der Methodik und Ergebnisse (April-Mai 2027) • Durchführung von Workshops, Schulungen und Sensibilisierungsmaßnahmen zur Vorbe- reitung der relevanten Zielgruppen auf die EMAS-Validierung (Februar bis Mai 2027) • Vorbereitung und Nachbereitung der Managementbewertung (Mai 2027) • Erstellung, Finalisierung und Abstimmung der Umwelterklärung einschließlich Qualitäts- sicherung und Freigabeprozess (Mai bis Juni 2027) • Durchführung eines Readiness Checks zur Überprüfung der Audit- und Validierungsreife des Umweltmanagementsystems (Juni 2027) • Unterstützung bei der Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung des externen E- MAS-Audits bzw. der EMAS-Validierung (Juli 2027)

Eine kontinuierliche Verbesserung der Umweltwirkungen der BARMER ist ebenfalls sicherzustel- len, um die Umweltleistung der BARMER zu steigern, wie es die einschlägigen Standards, die organisatorischen Ziele, der Kontext, die wesentlichen Aspekte und die Erwartungen der Interes- sengruppen erfordern. Um dieses Ziel zu erreichen und positive Ergebnisse für alle Arbeiten und Leistungen im Rahmen des Vertrags sicherzustellen, muss der Auftragnehmer eng mit der Um- weltbeauftragten, dem Nachhaltigkeits-Team und anderen relevanten Interessengruppen zusam- menarbeiten, um Arbeiten und Dienstleistungen im Zusammenhang mit der Verwaltung, Pflege, Förderung und Weiterentwicklung des UMS der BARMER zu erbringen. Der Auftragnehmer hat die effektive Koordination und fristgerechte Erbringung der Aufgaben und Prozesse durch sein Team sicherzustellen, die mit der Erbringung der im Vertrag vorgesehenen Arbeiten und Dienst- leistungen zusammenhängen.

Darüber hinaus soll der Auftragnehmer das UMS und die damit verbundenen Prozesse weiter- entwickeln und die Bereitstellung aller Leistungen im Zusammenhang mit den Umweltmanage- mentaktivitäten der Organisation sicherstellen, die für die erfolgreiche Erstregistrierung und nach- folgende Begutachtungs-, Validierungs- und Registrierungszyklen des UMS und für die Gewähr- leistung einer aktiven Einbindung der Mitarbeitenden bei der Erreichung der Umweltziele der BARMER und der Umsetzung der damit verbundenen Maßnahmen erforderlich sind.

2.1.1 Geltungsbereiche Das Umweltmanagementsystem und die Umweltprüfung beziehen sich zunächst auf die vier fest- gelegten Standorte. Die Treibhausgasbilanz sowie das Energiedaten-Reporting zur Erfüllung der Berichtspflicht nach EnEfG umfassen dagegen die gesamte BARMER gemäß den festgelegten organisatorischen und operativen Bilanzierungsgrenzen. Der Auftragnehmer hat sicherzustellen, dass die für die Umwelterklärung erforderlichen Kennzahlen für den EMAS-Geltungsbereich ge- sondert ausgewiesen und nachvollziehbar aus der Gesamtdatengrundlage abgeleitet werden

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können. Die Treibhausgasbilanz umfasst Scope 1, Scope 2 und Scope 3 nach dem Greenhouse Gas Protocol. Bilanzierungsjahr, Basisjahr, organisatorische Grenzen, operative Grenzen und anzuwendende Emissionsfaktoren werden zu Projektbeginn auf Grundlage der vorhandenen Bi- lanzierungsmethodik überprüft und verbindlich festgelegt. Für den EMAS-Geltungsbereich sind die erforderlichen Energie- und Emissionskennzahlen gesondert auszuweisen.

Leistungsumfang Die Arbeiten und Dienstleistungen sind in drei Arbeitspakete unterteilt und werden im Leistungs- verzeichnis separat ausgewiesen, und der Auftragnehmer muss für alle Arbeitspakete seine Preise im Leistungsverzeichnis hinterlegen. Arbeitspakete II und III sind Bedarfsleistungen ohne Abrufgarantie:

Arbeitspaket I Arbeitspaket I umfasst die Dienstleistungen zur Fertigstellung der Einführung des Umweltmana- gementsystems, zur Vorbereitung der erstmaligen EMAS-Begutachtung und Registrierung sowie nach erfolgter Registrierung die wiederkehrenden Dienstleistungen zur Aufrechterhaltung und kontinuierlichen Weiterentwicklung des Umweltmanagementsystems.

Fachliche Begleitung bei operativen Fragestellungen und Entscheidungen im Zusam- menhang mit EMAS-Dokumenten sowie UMS-Organisation, wie z.B.:

o Jährliche Überprüfung und erforderlichenfalls Aktualisierung der identifizierten und bewerteten Umweltaspekte, ihrer Umweltzustände, des organisatorischen Kon- textes und der relevanten interessierten Parteien

o Fachliche Begleitung bei der Datenerhebung und den zugrundeliegenden Be- richtsprozessen sowie der Datenflüsse und ihrer Steuerung

o Bei Bedarf, Anpassung des Anwendungsbereichs des Umweltmanagementsys- tems (UMS) sowie der Treibhausgas-Bilanzierungsgrenzen und Berichterstattung an veränderte Rahmenbedingungen

Pflege und fachliche Weiterentwicklung des bestehenden Rechtskatasters einschließlich Identifikation relevanter Rechtsvorschriften, Bewertung ihrer Anwendbarkeit auf den Auf- traggeber, Dokumentation der daraus resultierenden Pflichten sowie regelmäßige Aktua- lisierung bei Änderungen der rechtlichen Anforderungen, mindestens einmal jährlich. Der Auftragnehmer ist für die fachgerechte Pflege und Aktualisierung des Rechtskatasters im vertraglich vereinbarten Umfang verantwortlich. Die Verantwortung des Auftraggebers für die Umsetzung und Einhaltung der für ihn geltenden rechtlichen Verpflichtungen bleibt hiervon unberührt.
Vorbereitung sowie Durchführung jährlicher interner Umweltbetriebsprüfungen für alle einbezogenen Standorte einschließlich Nachbereitung und Nachverfolgung der ausge- sprochenen Empfehlungen. Im ersten Vertragsjahr übernimmt der Auftragnehmer die fachliche Vorbereitung, Durchführung und Moderation der internen Audits mit dem Ziel, die zuständigen Mitarbeitenden des Auftraggebers zur eigenständigen Durchführung der Audits zu befähigen. Je Standort ist mindestens ein Vor-Ort-Audittag sowie die erforderli- che Vor- und Nachbereitung einzukalkulieren.

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In den Folgejahren liegt der Schwerpunkt des Auftragnehmers auf der fachlichen Beglei- tung, Qualitätssicherung und methodischen Unterstützung der durch den Auftraggeber durchgeführten Audits. Die Leistung umfasst erforderliche Vor-Ort-Termine. Der Auftrag- geber geht von vier Terminen aus.

Konzeption, Einrichtung und Weiterentwicklung der Methodik zur Treibhausgasbilanzie- rung gemäß Greenhouse Gas Protocol einschließlich Entwicklung und Pflege geeigneter Berechnungswerkzeuge, Datenerfassungsvorlagen, Dokumentations- und Berichtstemp- lates. Die Leistung umfasst die methodische Unterstützung, Qualitätssicherung sowie die Erstellung der Treibhausgasbilanz. Die operative Kommunikation mit den Datenlieferan- ten, die Einholung der erforderlichen Daten sowie die interne Koordination der Datener- hebung erfolgen grundsätzlich durch den Auftraggeber.
Fachliche Begleitung der jährlichen Managementbewertung einschließlich Vorbereitung der Unterlagen, Terminvorbereitung und Nachbereitung der Ergebnisse
Nachverfolgung von Umweltzielen, Zielvorgaben und Maßnahmen aus Umweltprogramm sowie internen und externen Audits
Unterstützung bei der Erstellung und Fortschreibung einer EMAS-konformen Umwelter- klärung für den festgelegten EMAS-Geltungsbereich einschließlich der erforderlichen Umweltkennzahlen, Energiedaten und Angaben zur Treibhausgasbilanzierung. Unterneh- mensweite Angaben sind aufzunehmen, soweit dies fachlich vorgesehen und von der BARMER freigegeben ist. Die Dienstleistung umfasst die inhaltliche Erstellung, Qualitäts- sicherung, Abstimmung mit den zuständigen Fachbereichen sowie bis zu zwei konsoli- dierte Überarbeitungsschleifen. Die Veröffentlichung erfolgt nach Validierung und Frei- gabe durch die BARMER.
Vorbereitung und fachliche Begleitung der jährlichen EMAS-Begehung und Begutach- tung durch Umweltgutachter einschließlich Nachbereitung und Nachverfolgung der aus- gesprochenen Empfehlungen. Für die Erstregistrierung werden alle Standorte begutach- tet. In den Überprüfungsjahren werden Berlin sowie im Wechsel Schwäbisch Gmünd und Wuppertal (inklusive Vor-Ort-Termine) begutachtet.
Konzeption und Durchführung von Workshops, Schulungen und Informationsveran- staltungen zur Unterstützung der Einführung und Weiterentwicklung des Umweltmana- gementsystems. Für die Kalkulation ist von durchschnittlich zwei bis vier Workshops bzw. Schulungsveranstaltungen mit einer Dauer von bis zu drei Stunden pro Kalenderjahr aus- zugehen. Die Veranstaltungen finden alle digital statt und die Leistung umfasst Vorberei- tung, Durchführung, Unterlagen, Dokumentation und Nachbereitung. Der Schwerpunkt liegt insbesondere auf der Vorbereitung relevanter Zielgruppen auf interne Umweltbe- triebsprüfungen, externe Begutachtungen und die Erfüllung ihrer Aufgaben im Umweltma- nagementsystem

Arbeitspaket II Optionale Dienstleistungen können durch die BARMER einzeln oder in sachlich zusammenhän- genden Leistungspaketen abgerufen werden.

Zum Beispiel: • Beratung zu neu auftretenden Rechtsfragen,

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• außerplanmäßige Workshops, • zusätzliche Datenanalysen, • Überarbeitung einzelner Prozesse oder Dokumente, • Unterstützung bei Behördenanfragen, • kurzfristige fachliche Stellungnahmen.

Arbeitspaket III (optional) Erweiterung des Anwendungsbereichs des Umweltmanagementsystems auf zusätzliche Stand- orte. Sofern die BARMER während der Vertragslaufzeit aufgrund der Gesetzgebung gemäß EnEfG entscheidet, den Anwendungsbereich des Umweltmanagementsystems nach EMAS von den der- zeit einbezogenen Standorten auf weitere Standorte auszuweiten, sind auf Anforderung der BAR- MER ergänzende Leistungen zur Konzeption, Umsetzung, Steuerung und Integration der zusätz- lichen Standorte zu erbringen. Die Laufzeit dieses Einführungsprojekts ist maßgeblich abhängig von der Entwicklung der Gesetzgebung des EnEfG und kann zur Zeit der Leistungsbeschrei- bungs-Entwicklung nur geschätzt werden auf bis Oktober 2027.

Für die Angebotskalkulation ist von folgendem Referenzszenario auszugehen:

Erweiterung des Anwendungsbereichs des Umweltmanagementsystems auf bis zu 250 zusätzliche Standorte.
Die Standorte entsprechen hinsichtlich ihrer Tätigkeit und organisatorischen Einbindung überwiegend den bestehenden Geschäftsstellen der BARMER.
Die Erweiterung des Anwendungsbereichs erfolgt nicht schrittweise, sondern für alle zu- sätzlich einzubeziehenden Standorte innerhalb eines gemeinsamen Einführungsprojekts.
Die Datenerhebung sowie die Benennung standortbezogener Ansprechpersonen erfol- gen grundsätzlich durch die BARMER. Der Auftragnehmer übernimmt die fachliche Kon- zeption, methodische Unterstützung, Qualitätssicherung und Steuerung der erforderli- chen Aktivitäten.
Für die Kalkulation ist von der Durchführung von bis zu zehn zentralen Informations-, Schulungs- oder Abstimmungsterminen im Zusammenhang mit der Standorterweite- rung auszugehen.
Der Auftragnehmer hat die erforderlichen Anpassungen an der UMS-Dokumentation, den Prozessen, den Schulungsunterlagen, den Umweltkennzahlen sowie der Umweltbe- richterstattung zu berücksichtigen.
Die Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung zusätzlicher interner Umweltbe- triebsprüfungen sowie die Unterstützung externer EMAS-Begutachtungen infolge der Standorterweiterung sind einzukalkulieren. Dabei ist für die Angebotskalkulation von einer Auditstichprobe von insgesamt 22 Standorten je dreijährigem EMAS-Zyklus auszugehen. o Für die externe Begutachtung ist von einer Begutachtung aller 22 Standorte im Rahmen der Erstvalidierung auszugehen, wovon mindestens sechs Standorte vor Ort begangen werden. Des Weiteren ist von einer Überwachungsbegutachtung von jeweils acht Standorten in den beiden darauffolgenden Überwachungsjahren auszugehen, wovon mindestens drei Standorte vor Ort begangen werden. Ob die restlichen Standorte remote oder vor Ort begutachtet werden, liegt im Ermessen des unabhängigen Umweltgutachters. o Die jährlichen internen Umweltbetriebsprüfungen werden größtmöglich digital um- gesetzt. Vor-Ort-Begehungen sind vorgesehen für die Standorte, in denen externe Begutachtungen stattfinden werden (siehe oben).

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o Für alle Begehungen sind jeweils 1-1,5 Audittage anzunehmen. o Die genannten 22 Standorte stellen ausschließlich eine einheitliche Kalkulations- annahme dar. Der tatsächlich erforderliche Stichprobenumfang und die Auswahl der zu begutachtenden Standorte richten sich nach den einschlägigen EMAS-An- forderungen und der Abstimmung mit dem unabhängigen Umweltgutachter. Ab- weichungen werden nach den vertraglich vereinbarten Preisen abgerechnet. 8. Die Integration der zusätzlichen Standorte in die Umweltaspektebewertung, die Ermitt- lung relevanter Umweltkennzahlen, die Managementbewertung sowie die Umwelterklä- rung ist zu berücksichtigen.

Ein Anspruch des Auftragnehmers auf Abruf von Arbeitspaket III oder auf Einbeziehung einer bestimmten Anzahl zusätzlicher Standorte besteht nicht.

3 Grundlegende Voraussetzungen und Kontext

Gesetzliche Rahmenbedingungen Der Auftraggeber ist als Körperschaft des öffentlichen Rechts an gesetzliche und regulatorische Anforderungen gebunden. Maßgebliche rechtliche Vorgaben ergeben sich insbesondere aus den folgenden Vorschriften:

• Verordnung (EG) Nr. 1221/2009 über die freiwillige Teilnahme von Organisationen am Eco-Management and Audit Scheme (EMAS) • DIN EN ISO 14001 • Energieeffizienzgesetz (EnEfG) • Sozialgesetzbuch • EU-Datenschutz-Grundverordnung • IT-Sicherheitsgesetz • Telekommunikation-Telemedien-Datenschutz-Gesetz

Daneben gibt es weitere Compliance-Vorgaben wie Normen, Richtlinien der Aufsichtsbehörden und Verbände, Branchenstandards sowie interne Regelungen, aus denen sich ebenfalls Vorga- ben für das Datenschutz- und Informationssicherheits-Managementsystem des Auftraggebers ableiten.

Betriebssituation (Ist) Die BARMER hat die Einführung eines Umweltmanagementsystems (UMS) bereits begonnen. Hierfür wurden wesentliche Grundlagen geschaffen, darunter eine Umweltprüfung, ein Rechtska- taster unter Einsatz von Umwelt-Online inklusive Pflichtenbewertung, eine Umweltaspekteana- lyse, eine Stakeholderanalyse, eine Analyse relevanter Umweltzustände sowie eine Kontextana- lyse (Stand: September 2026). Die BARMER erstellt zudem seit mehreren Jahren Treibhausgas- bilanzen und verfügt über entsprechende Daten und Erfahrungen zur Bewertung ihrer Umwelt- auswirkungen. Scope 1 und Scope 2 werden vollständig erfasst, sowie die Kategorien 1, 3, 6 und

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7 des Scope 3 des Greenhouse Gas Protocols (unter Verwendung von Primär- sowie Sekundär- daten). Ein Umweltleitbild wurde bereits verabschiedet. Die Erstellung eines Umweltprogramms mit Umweltzielen und Maßnahmen befindet sich aktuell in Bearbeitung mit dem Finalisierungsziel Januar 2027. Die ausgeschriebenen Leistungen bauen auf diesen Vorarbeiten auf und unterstüt- zen die weitere Implementierung, Verankerung und kontinuierliche Weiterentwicklung des Um- weltmanagementsystems bis zur EMAS-Validierung.

Seitens der BARMER steht für das Umweltmanagementsystem eine Umweltmanagementbeauf- tragte mit einem Tätigkeitsumfang von 1,0 FTE zur Verfügung. Ergänzend werden Aufgaben im Zusammenhang mit dem Umweltmanagementsystem durch zwei weitere Mitarbeitende wahrge- nommen, die hierfür gemeinsam Ressourcen im Umfang von ca. 0,8 Vollzeitäquivalente einbrin- gen. Darüber hinaus erfolgt im Projektverlauf eine enge Zusammenarbeit mit den jeweils betroffe- nen Fachbereichen und weiteren relevanten Organisationseinheiten.

Ort der Leistungserbringung Die Leistungserbringung erfolgt in der Regel (ca. 90%) Remote. Bei bestimmten Aufgabenstel- lungen kann es erforderlich sein, dass der Auftragnehmer (bzw. das von ihm eingesetzte Perso- nal) persönlich an den Standorten der BARMER in Wuppertal, Berlin oder Schwäbisch Gmünd anwesend ist. Solche Termine werden unter wirtschaftlichen und sonstigen Gesichtspunkten sorgfältig zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer geplant und finden nur statt, wenn die Not- wendigkeit gesehen wird und die Rahmenbedingungen es zulassen. Die erforderlichen Teilneh- mer seitens des Auftragnehmers und das jeweilige Format richten sich nach dem Bedarf. Es erfolgt eine Abstimmung zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer. Als Vorlaufzeit für Vor-Ort- Verfügbarkeit des Auftragnehmers in erforderlichem Umfang gelten 15 Arbeitstage.

3.3.1 Reisekosten Die Abrechnung der Reisekosten erfolgt ausschließlich auf Basis entsprechender Nachweise, gemäß Bundesreisekostengesetz. Alle Reisekosten werden nur vergütet, wenn dies im Einzelfall mit dem Auftraggeber zuvor abgestimmt wurde.

4 Anforderungsbeschreibung Der Auftragnehmer stellt die Aufrechterhaltung und kontinuierliche Weiterentwicklung sowie vor- bereitende Maßnahmen der Registrierung eines EMAS-konformen Umweltmanagementsystems für die BARMER sicher.

Fachliche Anforderungen Der Auftragnehmer darf für die unterschiedlichen Aufgaben nur qualifizierte Mitarbeiter einsetzen, welche die festgelegten Anforderungen erfüllen. Dies gilt ausnahmslos für jeden Mitarbeiter, der eingesetzt wird.

Die innerhalb der Vertragsumsetzung eingesetzten Mitarbeiter: • müssen über folgendes Sprachniveau verfügen:

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o Deutsch als Muttersprache oder o Deutsch Niveaustufe C2 gemäß dem „Gemeinsamen Europäischen Referenzrah- men für Sprachen“ oder vergleichbar. Der Auftraggeber behält sich vor, einen Nach- weis über die Deutschkenntnisse auf dem Niveau C2 vor einem möglichen Einsatz einzufordern. • sind routiniert in der Zusammenarbeit in Projektteams und mit anderen Dienstleistern • verfügen über Sozialkompetenz, Teamfähigkeit und Innovationsbereitschaft • agieren entsprechend der Rolle, die ihnen im Rahmen der Zusammenarbeit zugewiesen wird • arbeiten agil, eigenverantwortlich, ergebnisorientiert und sorgfältig • verfügen über ein sehr gutes analytisches Denkvermögen • sind kommunikationsstark und geben aktiv Wissen weiter • sind sicher im Umgang mit den gängigen Microsoft-365-Anwendungen, insbesondere Excel, PowerPoint, Word und Teams.

Weitere Anforderungen sind in den nachfolgenden Kapiteln definiert und stellen einen Mindest- standard dar, welche der Auftragnehmer erfüllen muss. Der Auftragnehmer ist verpflichtet, Mitar- beiter mit den dort definierten Anforderungen einzusetzen. Das Skillprofil zu einzelnen Mitarbei- tern ist nach Zuschlag dem Auftraggeber auf Anfrage vorzulegen. Aus dem Skillprofil muss her- vorgehen, dass der Mitarbeiter über das geforderte Wissen und die geforderte Qualifikation ver- fügt.

Der Auftragnehmer muss in der Lage sein, in einem angemessenen Zeitraum das Wissen der von ihm eingesetzten Mitarbeiter an Veränderungen anzugleichen bzw. anzupassen (z. B. Aktu- alisierung des vorhandenen Know-hows). Sollten einzelne eingesetzte Mitarbeiter des Auftrag- nehmers nicht den Anforderungsprofilen des Auftraggebers entsprechen, so sind diese in Ab- stimmung zwischen Auftragnehmer und Auftraggeber auszutauschen. Über den Gesamtzeitraum der Vertragslaufzeit sind sowohl aufgrund von Veränderungen auf den Märkten als auch aufgrund von strategischen Neuausrichtungen des Auftraggebers inhaltliche Veränderungen zu den aufgelisteten Skillprofilanforderungen nicht auszuschließen.

Technische Anforderungen Der Auftragnehmer ist verpflichtet, Dokumente in den gängigen Microsoft-Office-Formaten bereit- zustellen. Für die Zusammenarbeit können die vom Auftraggeber bereitgestellten Kollaborations- lösungen genutzt werden.

5 Rahmenbedingungen

Corporate Design Erstellte Dokumente (z. B. Umwelterklärung, Schulungsunterlagen, Präsentationen) sind im Cor- porate Design der BARMER aufzubereiten.

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Digitale Barrierefreiheit Der Auftragnehmer verpflichtet sich, die bereitzustellende Anwendung barrierefrei zu gestalten. Die Leistungen des Auftragsgegenstands müssen entsprechend § 4 BGG für Menschen mit Be- hinderungen in der allgemein üblichen Weise, ohne besondere Erschwernis und grundsätzlich ohne fremde Hilfe auffindbar, zugänglich und im Sinne der DIN EN ISO 9241 nutzbar sein. Dies erfordert, dass sie wahrnehmbar, bedienbar, verständlich und robust sind. Hierbei ist die Nutzung behinderungsbedingt notwendiger Hilfsmittel zulässig.

Hilfe-Funktionen, Benutzungshandbücher und Schulungsunterlagen müssen barrierefrei sein. Bei ihrer Gestaltung sind die in Abschnitt 12 der DIN EN 301 549 (V3.2.1) aufgeführten Anforde- rungen zur Barrierefreiheit einzuhalten. Die gesamten Barrierefreiheitsanforderungen sind insbe- sondere der EN 301 549 V3.2.1 (2021-03) – Barrierefreiheitsanforderungen für IKT-Produkte und -Dienste – zu entnehmen.

Die genannten Anforderungen an die Barrierefreiheit müssen über die gesamte Vertragslaufzeit erfüllt werden, also auch z.B. bei Versionswechseln.

Zusammenarbeit Der Auftragnehmer benennt für die gesamte Vertragslaufzeit eine verantwortliche Projektleitung als zentrale Ansprechperson für die BARMER. Die verantwortliche Ansprechperson auf Seiten der BARMER ist die Umweltmanagementbeauftragte (UMB).

Zur Steuerung und Begleitung der Leistungserbringung finden zwischen der Projektleitung des Auftragnehmers und der Umweltmanagementbeauftragten der BARMER quartalsweise Abstim- mungsgespräche statt. Gegenstand dieser Gespräche sind insbesondere der Stand der Leis- tungserbringung, die Qualität der Zusammenarbeit, identifizierte Risiken und Herausforderungen, aufgetretene Abweichungen sowie erforderliche Maßnahmen zur Sicherstellung der vereinbarten Leistungen.

In der Kick-Off Veranstaltung wird der mit dem Angebot vorgelegte Projektterminplan auf Grund- lage des tatsächlichen Projektstands konkretisiert, mit der BARMER abgestimmt und anschlie- ßend fortlaufend aktualisiert.

Ergänzend werden auf operativer Ebene regelmäßige Jour fixes zwischen den beteiligten Teams durchgeführt. Diese finden grundsätzlich im zweiwöchentlichen Turnus statt. Bei entsprechendem Bedarf können abweichende Intervalle vereinbart oder zusätzliche Abstimmungstermine durch- geführt werden. Der Auftragnehmer erstellt für die Jour fixes eine Ergebnisdokumentation und stellt diese der BARMER zeitnah zur Verfügung. Die entsprechenden Pläne werden im Kick-Off abgestimmt.

Die BARMER stellt dem Auftragnehmer die zur Leistungserbringung erforderlichen Informatio- nen, Unterlagen und Zugänge in angemessenem Umfang zur Verfügung.

Für die gemeinsame Bearbeitung, Abstimmung und Ablage von Dokumenten sind die von der BARMER bereitgestellten Teams-Kanäle oder der Share-Point-Bereich zu nutzen. Dokumente werden grundsätzlich innerhalb dieser Plattformen bearbeitet und ausgetauscht. Ein Versand von

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Arbeitsdokumenten per E-Mail ist nur in begründeten Ausnahmefällen zulässig, sofern technische oder organisatorische Gründe dies erfordern.

Der Arbeitszeitrahmen der BARMER gilt grundsätzlich wie folgt: • Montag bis Donnerstag: 06:45 Uhr bis 18:45 Uhr • Freitag: 06:45 Uhr bis 16:15 Uhr Die Zusammenarbeit und Kommunikation zwischen den Teams des Auftraggebers und des Auf- tragnehmers finden grundsätzlich innerhalb dieses Arbeitszeitrahmens statt. Die Erreichbarkeit beider Teams füreinander ist innerhalb dieses Arbeitszeitrahmens zu gewährleisten.

Fachliche Anfragen der BARMER sind grundsätzlich innerhalb von zwei Arbeitstagen zu beant- worten. Ist eine abschließende Bearbeitung innerhalb dieses Zeitraums nicht möglich, informiert der Auftragnehmer die BARMER innerhalb der Frist über die Gründe sowie den vorgesehenen Bearbeitungszeitraum. Abweichende Reaktions- und Bearbeitungszeiten können einvernehmlich vereinbart werden.

5.3.1 Sicherheitstechnische Anforderungen Weitere Informationen entnehmen Sie bitte dem Dokument 01-05 Anlage 1 ,,Sicherheitstechni- sche Anforderungen‘‘.

Einsatz von Künstlicher Intelligenz (KI) Der Einsatz von Anwendungen der Künstlichen Intelligenz (KI) im Rahmen der Leistungserbrin- gung ist grundsätzlich zulässig, sofern die Einhaltung aller vertraglichen, datenschutzrechtlichen, informationssicherheitsrelevanten und sonstigen gesetzlichen Anforderungen gewährleistet ist.

Der Auftragnehmer bleibt unabhängig vom Einsatz von KI-Systemen jederzeit uneingeschränkt für die fachliche Qualität, Richtigkeit, Vollständigkeit, Nachvollziehbarkeit und Aktualität sämtli- cher Arbeitsergebnisse verantwortlich. Eine Übertragung dieser Verantwortung auf eingesetzte KI-Systeme ist ausgeschlossen.

Personenbezogene Daten, Sozialdaten, vertrauliche Informationen des Auftraggebers sowie sonstige nicht öffentlich zugängliche Informationen dürfen ohne vorherige ausdrückliche Zustim- mung des Auftraggebers nicht in externe oder öffentlich zugängliche KI-Systeme eingegeben oder dort verarbeitet werden.

Der Auftragnehmer hat den Einsatz von KI-Systemen bei der Erstellung von Arbeitsergebnissen, Analysen, Konzepten, Präsentationen, Schulungsunterlagen, Dokumentationen, Auswertungen oder sonstigen vertragsgegenständlichen Leistungen gegenüber dem Auftraggeber offenzule- gen.

Sämtliche mittels KI unterstützten Arbeitsergebnisse sind vor ihrer Verwendung oder Übergabe an den Auftraggeber durch qualifizierte Mitarbeitende des Auftragnehmers fachlich zu prüfen, zu validieren und freizugeben. Die Nutzung von KI-Systemen entbindet den Auftragnehmer nicht von seinen Prüfungs-, Sorgfalts- und Qualitätssicherungspflichten.

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KI-generierte Inhalte dürfen fachliche Bewertungen, Auditfeststellungen, Compliance-Prüfungen, rechtliche Bewertungen oder Managemententscheidungen nicht ersetzen. Derartige Bewertun- gen und Entscheidungen sind stets durch qualifizierte Mitarbeitende des Auftragnehmers nach fachlicher Prüfung vorzunehmen.

Der Auftraggeber behält sich vor, weitergehende Anforderungen an den Einsatz von KI-Systemen festzulegen, sofern dies aufgrund rechtlicher, datenschutzrechtlicher, informationssicherheitsre- levanter oder organisatorischer Vorgaben erforderlich ist.

Zertifizierungen Der Auftragnehmer muss zum Zeitpunkt der Angebotsabgabe und über die gesamte Vertrags- laufzeit über eine gültige EMAS-Registrierung verfügen. Die Anforderung dient dem Nachweis, dass der Auftragnehmer die Grundsätze eines systematischen Umweltmanagements selbst an- wendet und kontinuierlich verbessert. Das Vorliegen muss über das Dokument 00-03 „Fragen- katalog Eignungsanforderungen“ mit der Abgabe des Angebotes bestätigt werden.

6 Entwicklungs- und Beratungsleistungen

Skillprofile Die für die Leistungserbringung vorgesehenen personellen Ressourcen müssen den nachfolgend beschriebenen Skillprofilen entsprechen. Die jeweiligen Anforderungen an Qualifikation, Berufs- erfahrung und fachliche Expertise sind in den detaillierten Skillprofilen festgelegt. Eine Übersicht aller im Rahmen dieses Projekts vorgesehenen Skillprofile ist der Anlage 00-03-03 ,,Nachweis Skillprofile“ zu entnehmen. Die nachfolgenden Beschreibungen konkretisieren die Mindestanfor- derungen an die einzelnen Rollen.

6.1.1 Skillprofil Projektleiter Der Projektleiter muss folgende Anforderungen erfüllen: • Abgeschlossenes Masterstudium in Umweltmanagement, Nachhaltigkeitsmanagement oder einem vergleichbaren Fachgebiet. • Mindestens sechs Jahre Berufserfahrung in der Unternehmens- oder Strategieberatung für Umwelt- oder Nachhaltigkeitsmanagementsysteme, davon mindestens drei Jahre in leitender Funktion. • Nachweisbare Erfahrung in der erfolgreichen Einführung und/ oder Weiterentwicklung von Umweltmanagementsystemen mit dem Ziel der EMAS-Validierung und -Registrierung. • Nachgewiesene umfassende Kenntnisse und praktische Erfahrung in der Anwendung der regulatorischen Rahmenbedingungen des Eco-Management and Audit Scheme (EMAS), einschließlich der Umsetzung von Umweltmanagementsystemen in komplexen Organisa- tionen. • Nachweisbare Erfahrung in der Durchführung von System-, Compliance- und Prozessau- dits im Kontext von Umweltmanagementsystemen nach EMAS und/oder ISO 14001. • Fundierte Kenntnisse im Aufbau und der Pflege von Rechtskatastern sowie in der Bewer- tung umweltrechtlicher Compliance-Anforderungen.

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• Nachweisbare Expertise in der Treibhausgasbilanzierung sowie in der Ermittlung, Bewer- tung und Berichterstattung von Treibhausgasemissionen nach dem Greenhouse Gas Pro- tocol und der Normenreihe ISO 14064.

6.1.2 Skillprofil Junior Consultant Der Junior Consultant muss folgende Anforderungen erfüllen: • Abgeschlossenes Bachelorstudium in Umweltmanagement, Nachhaltigkeitsmanagement oder einem anderen relevanten Fachgebiet. • Mindestens drei Jahre Berufserfahrung in der Unternehmensberatung oder operativen Unterstützung von Umwelt-, oder Energiemanagementsystemen. • Nachweisbare Kenntnisse der für das Eco-Management and Audit Scheme (EMAS) rele- vanten regulatorischen und normativen Anforderungen, insbesondere der EMAS-Verord- nung sowie einschlägiger umweltrechtlicher Vorschriften. • Erste praktische Erfahrungen bei der Einführung, Weiterentwicklung oder Betreuung von Umweltmanagementsystemen nach EMAS und/oder ISO 14001. • Erste praktische Erfahrungen bei der Vorbereitung, Begleitung oder Nachbereitung inter- ner Audits von Umweltmanagementsystemen sind von Vorteil. • Grundkenntnisse im Aufbau und der Pflege von Rechtskatastern sowie in der Bewertung umweltrechtlicher Anforderungen. • Nachweisbare Kenntnisse in der Treibhausgasbilanzierung sowie in der Ermittlung, Be- wertung und Berichterstattung von Treibhausgasemissionen nach dem Greenhouse Gas Protocol und der Normenreihe ISO 14064. • Grundkenntnisse in der Entwicklung und Anwendung von Umweltkennzahlen sowie in der Erfassung und Auswertung von Umwelt- und Energiedaten. • Ausgeprägte analytische Fähigkeiten sowie eine strukturierte und eigenverantwortliche Arbeitsweise. • Teamfähigkeit sowie die Bereitschaft zur eigenständigen Bearbeitung von Arbeitspaketen und zur Übernahme von Verantwortung in Teilprojekten.

6.1.3 Sammelprofil Back-Office Das Sammelprofil Back-Office (z. B. Trainee) muss folgende Anforderungen erfüllen: • Abgeschlossenes Bachelorstudium in Umweltmanagement, Nachhaltigkeitsmanagement, Wirtschaftswissenschaften, Betriebswirtschaftslehre oder einem vergleichbaren Fachge- biet. • Erste praktische Erfahrungen durch Praktika, Werkstudententätigkeiten oder vergleich- bare Tätigkeiten • Grundkenntnisse der Anforderungen von Umweltmanagementsystemen, insbesondere E- MAS und/oder ISO 14001.

Beauftragung Vor jedem Einzelabruf legt der Auftragnehmer einen Kostenvoranschlag vor. Dieser enthält min- destens Aufgabenstellung, vorgesehenes Arbeitsergebnis, einzusetzende Skillprofile, geschätz-

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Ausschreibung Beschaffung 0048-Berat-EMAS-2026 Vergabe 01-02

ten Aufwand, voraussichtliche Kosten und Fertigstellungstermin. Die Beauftragung kann in Text- form oder durch ausdrückliche Freigabe im abgestimmten Protokoll eines Jour fixe erfolgen. Ohne vorherige Freigabe besteht kein Anspruch auf Vergütung.

01-02_Leistungsbeschreibung_V1.pdf

Leistungsbeschreibung

,,Beratungsleistungen

für die EMAS-Fortführung‘‘

der

BARMER