[Seite 1]
Anlage 4
zum Anschreiben an Bewerber/Bieter mit Aufforderung zur Abgabe eines Angebotes in dem offenen Verfahren über „Beratungsleistungen im Rahmen der Leistungs- und Entgeltverhandlungen mit dem PKV-Verband für das Universitätsklinikum Heidelberg“ (AktZ.: 2026-340).
Vertragsbedingungen
- Rechtliche Bedingungen für die Auftragsausführung
1.1. Es gelten ausschließlich die Vertragsbedingungen des Auftraggebers. Geschäfts-,
Liefer-, Zahlungs- oder sonstige Bedingungen des Auftragnehmers werden nicht
Bestandteil des Vertrags. Dies gilt auch für den Fall, dass der Auftraggeber in Kenntnis
der Bedingungen des Auftragnehmers dessen Leistung vorbehaltlos annimmt.
1.2. Für die Ausführung des Auftrags gelten in nachfolgender Reihenfolge
1.2.1. Ergänzungen der Vergabeunterlagen durch beantwortete Bieterfragen, die
an alle Bieter versandt wurden, bzw. etwaige Korrekturen der
Vergabeunterlagen durch den Auftraggeber,
1.2.2. die Leistungsbeschreibung,
1.2.3. diese Vertragsbedingungen,
1.2.4. die übrigen Vergabeunterlagen,
1.2.5. das eingereichte Angebot des Auftragnehmers,
1.2.6. die Regelungen der VOL/B (Allgemeine Vertragsbedingungen für die
Ausführung von Leistungen) in der zum Zeitpunkt der Angebotsfrist
geltenden Fassung,
1.2.7. die gesetzlichen Bestimmungen.
1.3. Gem. § 29 Abs. 2 VgV werden die Allgemeinen Vertragsbedingungen der VOL/B gemäß
der Hierarchie in Ziffer 1.2 zum Vertragsgegenstand gemacht, soweit zulässigerweise
in den Vergabeunterlagen nichts anderes festgelegt ist.
2026-340 Anlage 4 Seite 1 von 7
[Seite 2]
1.4. Ergänzend zu § 17 VOL/B steht dem Auftraggeber bei Zahlung innerhalb von 21 Tagen
ab Rechnungserhalt ein Skontoabzug in Höhe von 3 % des Rechnungsbetrags zu.
1.5. Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss sämtlicher
internationaler Übereinkommen, insbesondere des UN-Kaufrechtsabkommens. Für die
Vertragsunterlagen, den Schriftverkehr, die Abwicklung des Vertrags und sämtliche
Verhandlungen gilt die Originalsprache Deutsch.
- Auftragserteilung
2.1. Der Vertrag zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer kommt mit Zuschlagserteilung
zustande.
2.2. Sobald der Vertrag den Status der Rechtsgültigkeit erhalten hat, kontaktiert der
Auftragnehmer den Auftraggeber umgehend, um die Erfüllung der Leistung anzugehen.
2.3. Der Auftragnehmer nennt dem Auftraggeber einen festen Ansprechpartner sowie
Vertretung(en) für alle Angelegenheiten im Rahmen der Auftragserfüllung.
- Preiskonditionen
3.1. Die vom Auftragnehmer in seinem Angebot abgegebenen Preise haben Gültigkeit über
die gesamte Vertragslaufzeit, einschließlich etwaiger Verlängerungsoptionen.
3.2. Andere als die in diesen Vergabeunterlagen definierten Preispositionen dürfen dem
Auftraggeber nicht in Rechnung gestellt werden.
- Auftragserfüllung
4.1. Der Auftragnehmer ist dafür verantwortlich, dass die Erfüllung des Auftrages nicht
durch Krankheit, Urlaub, Streik oder sonstige Ausfälle seiner Mitarbeiter beeinträchtigt
wird.
4.2. Der Auftragnehmer sorgt dafür, dass von seinem Handeln keine Gefahren für die
Allgemeinheit ausgehen (Verkehrssicherungspflicht).
4.3. Gerät der Auftragnehmer in Insolvenz oder beantragt ein Insolvenzverfahren, so hat er
dies dem Auftraggeber unverzüglich mitzuteilen.
- Subunternehmer
5.1. Der Auftragnehmer verpflichtet sich, mit der Einreichung seines Angebotes eine
schriftliche Erklärung abzugeben, ob er die vertraglichen Leistungen in Eigenregie
2026-340 Anlage 4 Seite 2 von 7
[Seite 3]
erbringt, oder ob und ggf. welche Leistungen er durch Subunternehmer ausführen
lässt.
5.2. Sofern der Auftragnehmer Subunternehmer einsetzt, gewährleistet der Auftragnehmer
dem Auftraggeber, dass er nur solche Unternehmen als Subunternehmer einsetzt, die
ebenfalls alle Voraussetzungen der in diesen Vergabeunterlagen definierten
Eignungskriterien erfüllen. Einen etwaigen Wechsel der eingesetzten Subunternehmer
während der Vertragslaufzeit teilt der Auftragnehmer dem Auftraggeber unverzüglich
und unaufgefordert in Schriftform mit.
5.3. Der Auftragnehmer haftet für jedes Verschulden eines von ihm eingesetzten
Subunternehmers wie für eigenes Verschulden.
- Berechtigungsnachweise während der Vertragslaufzeit
6.1. Der Auftragnehmer hat dafür zu sorgen, dass er die gesetzlichen und in diesen
Vergabeunterlagen geforderten öffentlich-rechtlichen und sonstigen Erlaubnisse,
Gestattungen, Zertifizierungen etc. während der gesamten Vertragslaufzeit zeitlich
durchgehend besitzt.
6.2. Sofern erforderliche Erlaubnisse, Gestattungen, Zertifizierungen etc. während der
Vertragslaufzeit auslaufen, so hat der Auftragnehmer dies dem Auftraggeber
unverzüglich anzuzeigen und dafür zu sorgen, dass ihm die entsprechenden
Berechtigungsnachweise verlängert oder neu erteilt werden.
- Rechnungsstellung und Zahlungsmodalitäten
7.1. Die Analyse der Standorte und die Vorbereitung der Preisverhandlungen werden in
Form des verbindlich angebotenen Pauschalpreises vergütet. Eine anteilige
Abrechnung ist monatlich auf Grundlage der nachgewiesenen Beratungsstunden
möglich. Die Provisionsabrechnung erfolgt monatlich rückwirkend auf Grundlage der
vom UKHD gemeldeten tatsächlich abgerechneten IST-Belegungstage.
7.2. Rechnungen werden elektronisch an e-rechnung@med.uni-heidelberg.de übermittelt
und haben die Auftragsnummer des Auftragsgebers zu enthalten. Im Übrigen sind die
Rechnungen inhaltlich nach ordentlichem Geschäftsgebaren (Artikel, Menge, Preis,
etc.) aufzustellen.
2026-340 Anlage 4 Seite 3 von 7
[Seite 4]
- Haftung
8.1. Der Auftragnehmer haftet für Personen- und sonstige Schäden (Sach- und
Vermögensschäden), die durch ihn oder seine Mitarbeiter bei der Erfüllung der
vertraglichen Aufgaben verursacht werden. Die ausreichende Versicherung ist dem
Auftraggeber auf Anforderung vor Beginn der Leistungserbringung nachzuweisen. Die
entstehenden Kosten hat der Auftragnehmer zu tragen. Der Auftragnehmer haftet
insbesondere auch beim Verlust von ihm oder seinen Mitarbeitern anvertrauten
Schlüsseln. Es wird besonders darauf hingewiesen, dass der entsprechende
Schließkreis durch den Auftraggeber auf Kosten des Auftragnehmers ausgewechselt
werden kann.
8.2. Die Deckungssummen der Haftpflichtversicherung des Auftragnehmers sind
mindestens wie folgt zu bemessen und dem Auftraggeber auf Anforderung
nachzuweisen:
8.2.1. Der Auftragnehmer bestätigt eine Mindestversicherungssumme von 5 Mio.
Euro (zweifach maximiert) jeweils für Personen- und sonstige Schäden (Sach-
und Vermögensschäden).
8.2.2. Im Rahmen der Deckungssumme für Sachschäden ist auch das Regressrisiko
abzudecken.
8.3. Der Auftragnehmer hat alle ihm nach den gesetzlichen Unfallverhütungsvorschriften
obliegenden Maßnahmen unter voller Verantwortung auszuführen. Er haftet für
sämtliche aus der Unterlassung solcher Maßnahmen dem Auftraggeber erwachsenden
Schäden.
8.4. Arbeitsunfälle, bei denen Personen- oder sonstige Schäden entstanden sind, sind dem
Auftraggeber vom Auftragnehmer unverzüglich schriftlich mitzuteilen.
8.5. Hat der Auftraggeber auf Grund gesetzlicher Vorschriften Erfüllungsgehilfen des
Auftragnehmers Schadensersatz zu leisten, so steht ihm der Rückgriff gegen den
Auftragnehmer zu, wenn der Schaden durch Verschulden des Auftragnehmers oder
seiner Erfüllungsgehilfen verursacht worden ist. Hat ein Verschulden des
Auftraggebers mitgewirkt, so findet §254 BGB Anwendung.
8.6. Entsteht einem Dritten im Zusammenhang mit der Leistung ein Schaden, für den auf
Grund gesetzlicher Haftpflichtbestimmungen beide Vertragsparteien haften, so trägt
der Auftragnehmer den Schaden allein. Dies gilt, soweit er ihn durch Versicherung
seiner Haftpflicht abgedeckt hat oder innerhalb der von der Versicherungsbehörde
2026-340 Anlage 4 Seite 4 von 7
[Seite 5]
genehmigten Allgemeinen Versicherungsbedingungen zu tarifmäßigen, nicht auf
außergewöhnliche Verhältnisse abgestellten Prämien und Prämienzuschlägen bei
einem im Inland zum Geschäftsbetrieb zugelassenen Versicherer hätte decken
können. Diese Freistellung gilt auch zugunsten der gesetzlichen Vertreter und
Erfüllungsgehilfen des Auftraggebers, soweit diese nicht vorsätzlich oder grob
fahrlässig gehandelt haben.
- Gewährleistung
9.1. Die Gewährleistungsfrist beginnt mit dem Gefahrübergang auf den Auftraggeber.
Dieser erfolgt abweichend von den gesetzlichen Regelungen erst bei Abnahme der
Lieferung durch den Auftraggeber.
9.2. Das Universitätsklinikum Heidelberg ist berechtigt, die Leistungen im Einzelfall durch
ein anderes Unternehmen durchführen zu lassen, wenn der Auftragnehmer die
Leistung nicht innerhalb der erforderlichen Fristen ordnungsgemäß erbracht hat. Die
entstehenden Mehrkosten trägt der Auftragnehmer.
- Rechtsnachfolge
10.1. Die Übertragung von Rechten und Pflichten aus diesem Vertrag auf Dritte ist
ausschließlich mit vorheriger schriftlicher Zustimmung des Auftraggebers möglich.
Dies gilt auch im Falle einer rechtsgeschäftlichen Übertragung des Betriebs des
Auftragnehmers im Ganzen.
10.2. Die Zustimmung kann vom Auftraggeber insbesondere dann verweigert werden, wenn
ihm der Auftragnehmer nicht darlegt, dass der Übernehmer die Leistung nach
sämtlichen Vorgaben und Bedingungen dieser Vergabeunterlagen erbringen wird.
- Geheimhaltung
11.1. Die Vertragspartner sichern sich gegenseitig zu, den gesamten Inhalt dieses Vertrages
vertraulich zu behandeln und ausschließlich zu den vertraglich vereinbarten Zwecken
zu verwenden. Die Nutzung zu Werbezwecken durch einen Vertragspartner ist nur mit
Zustimmung des anderen Vertragspartners zulässig.
- Abtretung von Forderungen
12.1. Die Abtretung einer Forderung gegen das Universitätsklinikum Heidelberg ist nur mit
schriftlicher Zustimmung des Auftraggebers rechtswirksam.
2026-340 Anlage 4 Seite 5 von 7
[Seite 6]
- Vertragslaufzeit
13.1. Der Leistungszeitraum beginnt sofort nach Zuschlagserteilung und endet zum
Zeitpunkt der vollständigen Bedarfsdeckung seitens des Auftraggebers.
13.2. Eine vollständig erfolgte Bedarfsdeckung wird der Auftraggeber dem Auftragnehmer
entsprechend mitteilen.
- Außerordentliche Kündigung
14.1. Der Auftraggeber kann das Vertragsverhältnis fristlos oder mit einer angemessenen
Frist (spätestens am dritten Werktag zum Ablauf des übernächsten Monats) kündigen,
wenn ihm aus einem durch den Auftragnehmer zu vertretenen wichtigen Grund die
Fortsetzung des Vertrages nicht zugemutet werden kann. Dies ist insbesondere dann
gegeben, wenn
14.1.1. der Auftragnehmer die im Vertrag vereinbarten Leistungen nicht in
entsprechender Zeit, Art und Weise ausführt und trotz schriftlicher Abmahnung
keine Abhilfe schafft.
14.1.2. schwerwiegende Verstöße gegen die Vertragsbestimmungen vorliegen, bei
denen es dem Auftraggeber nicht zuzumuten ist, das Vertragsverhältnis
fortzusetzen. Schwerwiegende Gründe können sowohl in den allgemeinen
Verhältnissen als auch in dem Verhalten des Auftragnehmers und seines
Personals liegen.
14.1.3. der Auftragnehmer Gegenstand eines Insolvenzverfahrens ist, oder zugunsten
seiner Gläubiger Abtretungs- oder andere Maßnahmen ergreift oder auf andere
Weise sein Geschäft aufgibt oder an einen Wettbewerber ganz oder teilweise
überträgt bzw. einen solchen beteiligt.
14.1.4. der Auftragnehmer entgegen Ziffer 5 dieser Vertragsbedingungen die von ihm
eingesetzten Subunternehmer nicht rechtzeitig schriftlich mitteilt.
14.1.5. dem Auftragnehmer entgegen Ziffer 6 dieser Vertragsbedingungen während
der Vertragslaufzeit auslaufende Berechtigungsnachweise nicht rechtzeitig
verlängert oder neu erteilt werden.
14.2. Schadenersatzansprüche des Auftragnehmers infolge außerordentlicher Kündigung
sind ausgeschlossen.
14.3. Die Geltendmachung von Schadensersatzansprüchen durch den Auftraggeber bleibt
unberührt.
2026-340 Anlage 4 Seite 6 von 7
[Seite 7]
14.4. Der dem Auftraggeber aus einer außerordentlichen Kündigung entstandene Schaden
ist ihm durch den Auftragnehmer zu ersetzen.
14.5. Die Kündigung muss schriftlich mit eingeschriebenem Brief erfolgen.
- Schlussbestimmungen
15.1. Gerichtsstand ist der für die Vergabestelle maßgebliche Gerichtsbezirk.
15.2. Erfüllungsort ist der Sitz des Auftraggebers.
15.3. Sollten einzelne Bestimmungen dieses Vertrages unwirksam sein oder werden, wird
dadurch die Gültigkeit der übrigen Bestimmungen nicht berührt.
15.4. Die Vertragsparteien verpflichten sich, die unwirksame Bestimmung durch eine gültige
Regelung, die dem Vertragszweck und dem angestrebten wirtschaftlichen Ergebnis
möglichst nahe kommt, zu ersetzen.
15.5. Änderungen oder Ergänzungen zu diesem Vertrag bedürfen der Schriftform. Dies gilt
auch für die Aufhebung des Schriftformerfordernisses.
2026-340 Anlage 4 Seite 7 von 7