Anschreiben an Bewerber_Bieter.pdf

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Vergabeunterlagen für die Vergabe von Leistungen im

Anwendungsbereich der Richtlinie 2014/24/EU, die

dem vierten Teil des Gesetzes gegen

Wettbewerbsbeschränkungen unterliegen

Auftraggeber:

Universitätsklinikum Heidelberg

Geschäftsbereich Konzerneinkauf und Logistikmanagement

Berliner Straße 10

69120 Heidelberg

AktZ.: 2026-340

Beratungsleistungen im Rahmen der Leistungs- und Entgeltverhandlungen mit dem PKV-Verband für das Universitätsklinikum Heidelberg

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Geschäftsbereich Konzerneinkauf und Logistikmanagement Berliner Straße 10 69120 Heidelberg

Anschreiben an Bewerber/Bieter

mit Aufforderung zur Abgabe eines Angebotes in dem offenen Verfahren über die

„Beratungsleistungen im Rahmen der Leistungs- und Entgeltverhandlungen mit dem PKV-Verband

für das Universitätsklinikum Heidelberg“ (AktZ.: 2026-340), mit folgenden Anlagen:

1. Bewerbungsbedingungen

2. Leistungsbeschreibung

3. Formblatt für das Angebot

4. Vertragsbedingungen

5. Verpflichtungserklärung zum Mindestentgelt

6. Eigenerklärung bzgl. Artikel 5k der Verordnung (EU) 2022576

Sehr geehrte Damen und Herren,

wir beziehen uns auf die beigefügten Vergabeunterlagen und teilen Ihnen mit, dass der o. g. Auftrag

im Rahmen eines offenen Verfahrens vergeben werden soll.

Zu Beginn möchten wir mitteilen, dass aus Gründen der besseren Lesbarkeit auf die gleichzeitige

Verwendung männlicher und weiblicher Sprachformen verzichtet wird. Sämtliche in diesen

Vergabeunterlagen verwendete Personenbezeichnungen gelten gleichwohl für alle Geschlechter

(w/m/d).

Wir geben hiermit Gelegenheit zur Abgabe eines Angebots unter Beachtung der o. g. Anlagen 1 bis

6 und teilen hierzu folgendes mit:

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1. Die Bezeichnung des Auftraggebers lautet wie folgt:

Universitätsklinikum Heidelberg AöR

Im Neuenheimer Feld 672

69120 Heidelberg.

Der Auftraggeber behält sich vor, neben sich selbst auch diejenigen Unternehmen als berechtigte

Auftraggeber in den Vertrag einzubeziehen, an denen die Universitätsklinikum Heidelberg AöR

die Mehrheit der Gesellschaftsanteile hält („verbundene Unternehmen“ genannt). Diese

verbundenen Unternehmen kann der Auftragnehmer der Website der Universitätsklinikum

Heidelberg AöR mit der entsprechenden Beteiligungshöhe jeweils entnehmen

(https://www.klinikum.uni-heidelberg.de/organisation/unternehmen/toechter-beteiligungen).

2. Die Bezeichnung der Vergabestelle lautet wie folgt:

Universitätsklinikum Heidelberg AöR

Geschäftsbereich Konzerneinkauf und Logistikmanagement

Berliner Straße 10

69120 Heidelberg.

3. Art der Vergabe: Offenes Verfahren gem. § 15 VgV.

4. Für die Vergabe des in der öffentlichen Bekanntmachung beschriebenen Auftrags findet die

Vergabeverordnung (VgV) Anwendung, soweit in den Vergabeunterlagen nicht zulässige

abweichende Festsetzungen getroffen sind.

5. Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland unter Ausschluss sämtlicher internationaler

Übereinkommen, insbesondere des UN-Kaufrechtsabkommens. Für die Vertragsunterlagen, den

Schriftverkehr, die Abwicklung des Vertrags und sämtliche Verhandlungen gilt die

Originalsprache Deutsch.

6. Leistung: Beratungsleistungen im Rahmen der Leistungs- und Entgeltverhandlungen mit dem

PKV-Verband für das Universitätsklinikum Heidelberg.

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7. Form, Frist1 und Adressat der Angebote:

Das Angebot ist auf dem Vergabeportal „Vergabeportal-BW“ elektronisch einzureichen. Bitte

beachten Sie, dass der Auftraggeber keine Abgabe von Angeboten auf dem Postweg zulässt.

Etwaige postalisch eingereichte Angebote werden von dem Vergabeverfahren ausgeschlossen.

Das Angebot ist bis spätestens 29.10.2026, 13:00 Uhr, auf dem o. g. Vergabeportal einzustellen.

Gemäß § 53 VgV ist das Angebot in Textform nach § 126b BGB einzureichen. Eine fortgeschrittene

oder qualifizierte elektronische Signatur ist nicht notwendig. Verspätet eingegangene Angebote

können nicht berücksichtigt werden und scheiden aus dem Vergabeverfahren aus.

Da der Auftraggeber gemäß § 20 Abs. 3 Ziffer 1 VgV alle von Unternehmen angeforderten

zusätzlichen Informationen (= Bieterfragen) spätestens 6 Tage vor Ablauf der Frist zur Abgabe

von Angeboten zur Verfügung zu stellen hat, wird festgelegt, dass Bieterfragenfragen bis

spätestens 15.10.2026 über das o. g. Vergabeportal gestellt werden dürfen, sodass eine

fristgerechte Bearbeitung und Beantwortung durch den Auftraggeber gewährleistet werden kann.

Bieterfragen, die nach dieser Frist beim Auftraggeber eingehen, werden nicht mehr beantwortet.

Ebenso verhält es sich im gesamten Verfahrenszeitraum mit Bieterfragen, die auf anderem Wege

(Telefon, E-Mail, etc.) beim Auftraggeber eingehen.

Zusammenfassend ergeben sich daraus folgende Fristen:

Für weitergehende Fragen bezüglich Registrierung sowie Einreichung, Änderung oder Rücknahme

von Angeboten wenden Sie sich bitte an das Vergabeportal-BW bzw. das Deutsche Vergabeportal

DTVP (https://www.dtvp.de/kontakt).

1 Sämtliche in den Vergabeunterlagen angegebenen Uhrzeiten beziehen sich auf die MEZ bzw. MESZ.

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Sämtliche Kommunikation zwischen Auftraggeber und Bewerbern erfolgt über den gesamten

Verfahrenszeitraum ausschließlich über das o. g. Vergabeportal. Wenngleich die

Vergabeunterlagen gem. § 41 VgV unentgeltlich, uneingeschränkt, vollständig und direkt

abgerufen werden können, wird eine Registrierung des Bewerbers/Bieters auf dem o. g.

Vergabeportal ausdrücklich empfohlen. Eine ausbleibende Registrierung und/oder eine

fehlende Kenntnisnahme von durch den Auftraggeber auf dem Portal bereitgestellten

Dokumenten, Nachrichten o.ä. gehen zu Lasten des jeweiligen Bewerbers/Bieters.

8. Das von dem Bieter elektronisch einzureichende Angebot hat die folgenden, vollständig

ausgefüllten Unterlagen zu enthalten:

a) Formblatt für das Angebot (Anlage 3).

b) Verpflichtungserklärung zum Mindestentgelt (Anlage 5).

c) Eigenerklärung bzgl. Artikel 5k der Verordnung (EU) 2022576 (Anlage 6).

d) Qualifikation und Erfahrung des mit der Ausführung des Auftrags betrauten Personals (s.

Ziffer 10b.) – in freier Form.

Von der Einreichung zusätzlicher, hier nicht ausdrücklich genannter Unterlagen, bitten wir zu

unserer Entlastung abzusehen.

9. Angebote, die nicht die in den Vergabeunterlagen geforderten Voraussetzungen erfüllen, werden

ausgeschlossen. Der Ausschluss eines Angebotes erfolgt insbesondere in den in § 57 VgV

genannten Fällen. Bitte beachten Sie insbesondere die in Anlage 1 zum Anschreiben

aufgeführten „Bewerbungsbedingungen“ sowie die diesbezüglich geforderten Nachweise.

10. Zuschlagskriterien und Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebots

Das wirtschaftlichste Angebot wird auf Grundlage folgender Zuschlagskriterien ermittelt:

• Preis (Gewichtung 50%)

• Qualifikation und Erfahrung des im Zuschlagsfalle mit der Ausführung des Auftrags

betrauten Personals (Gewichtung 50%)

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a) Zuschlagskriterium „Preis“ (Gewichtung 50%)

Das Zuschlagskriterium setzt sich aus zwei Preisbestandteilen zusammen:

• einem verbindlichen Pauschalpreis für die Analyse der Standorte und die Vorbereitung

der Preisverhandlungen sowie

• einem verbindlichen Provisionssatz (netto in %) auf den durch erfolgreich verhandelte

höhere Entgelte erzielten Mehrerlös (neue und bestehende Komfortzimmerbetten).

Der Pauschalpreis umfasst insbesondere die Analyse der verschiedenen Standorte.

Die Provision wird auf den zusätzlichen Erlös erhoben, der aus den neu vereinbarten

Entgelten und den tatsächlich abgerechneten Belegungstagen innerhalb des festgelegten

Zeitraums resultiert. Mit Vorliegen der neu verhandelten und wirksam vereinbarten Entgelte

erfolgt die Vergütung des Auftragnehmers gemäß dem angebotenen Provisionssatz. Bei der

Angebotskalkulation ist von einer durchschnittlichen Bettenauslastung von 65 %

auszugehen.

Im Zuschlagsfalle werden sämtliche im Rahmen der Leistungserbringung anfallende

Tätigkeiten, wie sie in den Vergabeunterlagen beschrieben sind, mit diesen angebotenen

Positionen vergütet.

Die Möglichkeit zu Präsenzterminen, über Videokonferenz geführte Termine sowie zu

telefonischer Beratung muss bestehen. Andere Preispositionen dürfen dem Auftraggeber

nicht in Rechnung gestellt werden.

Sämtliche Nebenkosten (wie Kosten für Telefonie, Druck, Reisekosten etc.) sind in die

Preisbestandteile mit einzukalkulieren.

Zur Berechnung des Punktwerts im Zuschlagskriterium „Preis“ wird ein Verhandlungserfolg

von 20,00 € pro Zimmer für neu zu verhandelnde Zimmer sowie von 15,00 € pro Zimmer für

bereits bestehende Zimmer gegenüber den bisherigen Preisen bei einer durchschnittlichen

Bettenauslastung von 65% angenommen und folgende Formeln angewendet:

𝑃𝑟𝑒𝑖𝑠/𝐴𝑛𝑔𝑒𝑏𝑜𝑡𝑠𝑝𝑟𝑒𝑖𝑠 𝑝𝑟𝑜 𝐽𝑎ℎ𝑟

= (𝑃𝑟𝑜𝑣𝑖𝑠𝑖𝑜𝑛𝑠𝑠𝑎𝑡𝑧 ∗𝑒𝑟𝑧𝑖𝑒𝑙𝑡𝑒 𝑀𝑒ℎ𝑟𝑒𝑟𝑙ö𝑠𝑒 𝑑𝑢𝑟𝑐ℎ ℎöℎ𝑒𝑟 𝑣𝑒𝑟ℎ𝑎𝑛𝑑𝑒𝑙𝑡𝑒 𝑃𝑟𝑒𝑖𝑠𝑒)

+𝑃𝑎𝑢𝑠𝑐ℎ𝑎𝑙𝑝𝑟𝑒𝑖𝑠 𝑓ü𝑟 𝑑𝑖𝑒 𝐴𝑛𝑎𝑙𝑦𝑠𝑒 𝑑𝑒𝑟 𝑆𝑡𝑎𝑛𝑑𝑜𝑟𝑡𝑒 𝑢𝑛𝑑 𝑉𝑒𝑟ℎ𝑎𝑛𝑑𝑙𝑢𝑛𝑔𝑠𝑣𝑜𝑟𝑏𝑒𝑟𝑒𝑖𝑡𝑢𝑛𝑔

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𝑃𝑟𝑒𝑖𝑠 𝑑𝑒𝑠 𝐵𝑖𝑒𝑡𝑒𝑟𝑠 𝑚𝑖𝑡 𝑑𝑒𝑚 𝑛𝑖𝑒𝑑𝑟𝑖𝑔𝑠𝑡𝑒𝑛 𝑃𝑟𝑒𝑖𝑠 𝑃𝑢𝑛𝑘𝑡𝑤𝑒𝑟𝑡 = ×50 𝑃𝑢𝑛𝑘𝑡𝑒 𝑃𝑟𝑒𝑖𝑠 𝑑𝑒𝑠 𝑗𝑒𝑤𝑒𝑖𝑙𝑖𝑔𝑒𝑛 𝐵𝑖𝑒𝑡𝑒𝑟𝑠

In Zuschlagskriterium „Preis“ kann somit eine Maximalpunktzahl von 50 Punkten erreicht

werden.

b) Zuschlagskriterium „Qualifikation und Erfahrung des im Zuschlagsfalle mit der Ausführung

des Auftrags betrauten Personals“ (Gewichtung 50%)

Der Bieter hat folgende Angaben in freier Form mit seinem Angebot einzureichen:

1. Darstellung des im Zuschlagsfalle eingesetzten Projektteams

2. Qualifikation der Mitglieder des im Zuschlagsfalle eingesetzten Projektteams

3. Erfahrung der Mitglieder des im Zuschlagsfalle eingesetzten Projektteams

hinsichtlich mit dem vorliegenden Auftragsgegenstand vergleichbarer Projekte,

insbesondere im Umfeld von Universitätsklinika oder Großkliniken (mindestens

900 Betten). Eine Referenzliste ist entsprechend beizufügen.

Die Bieter sollen anstreben, die Qualifikation und Erfahrung des im Zuschlagsfalle mit der

Ausführung des Auftrags betrauten Personals auf max. 25 DIN A4-Seiten (Power-Point-

Folien) zu begrenzen.

Diese Angaben werden insgesamt nach folgendem Schema mit 0 bis 50 Punkten bewertet:

50 Punkte: Darstellung ist vollständig erfolgt und inhaltlich für die Auftragsausführung

vollumfänglich zufriedenstellend.

40 Punkte: Darstellung ist weitestgehend vollständig erfolgt und inhaltlich für die

Auftragsausführung zufriedenstellend.

30 Punkte: Darstellung ist erfolgt, weist jedoch Lücken auf; inhaltlich für die

Auftragsausführung in Ordnung.

20 Punkte: Darstellung ist teilweise erfolgt; inhaltlich für die Auftragsausführung nur

beschränkt angemessen.

10 Punkte: Darstellung ist spärlich erfolgt; inhaltlich für die Auftragsausführung gerade noch

angemessen.

5 Punkte: Darstellung ist beinahe überhaupt nicht erfolgt; inhaltlich für die

Auftragsausführung kaum angemessen.

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0 Punkte: Darstellung ist nicht erfolgt; inhaltlich für die Auftragsausführung nicht

angemessen.

Eine Bewertung mit zwischen den o. g. Bewertungsstufen liegenden Punktwerten ist

zulässig.

In Zuschlagskriterium „Qualifikation und Erfahrung des im Zuschlagsfalle mit der

Ausführung des Auftrags betrauten Personals“ kann somit eine Maximalpunktzahl von 50

Punkten erreicht werden.

Der Auftragnehmer behält sich vor, die Präsentation der Inhalte bei Bedarf ergänzend im

Rahmen eines Videokonferenz-Termins abzufragen.

Ermittlung der finalen Gesamtpunktzahl

Die Ermittlung der Gesamtpunktzahl jedes Bieters erfolgt durch Addition der erreichten

Punktwerte in den Zuschlagskriterien „Preis“ und „Qualifikation und Erfahrung des im

Zuschlagsfalle mit der Ausführung des Auftrags betrauten Personals“. Insgesamt sind somit

maximal 100 Punkte zu erlangen.

Der Bieter mit der höchsten Gesamtpunktzahl aus den oben genannten Zuschlagskriterien

hat das wirtschaftlichste Angebot abgegeben und erhält folglich den Zuschlag.

11. Bestehen beim Bewerber/Bieter über den Inhalt einzelner oder mehrerer Bestimmungen in

diesen Vergabeunterlagen Unklarheiten, hat er vom Auftraggeber Aufklärung zu verlangen.

Rückfragen zu den Vergabeunterlagen sind ausschließlich über das o. g. Vergabeportal zu

stellen. Eine Einreichung von Rückfragen auf anderem Wege (z. B. via Telefon oder E-Mail) ist

nicht zugelassen. Die Beantwortung der Bewerber-/Bieterrückfragen erfolgt ebenfalls nur über

das o. g. Vergabeportal.

12. Angebote, die nicht die in den Vergabeunterlagen geforderten Voraussetzungen erfüllen,

werden ausgeschlossen. Der Ausschluss eines Angebotes erfolgt insbesondere in den in § 57

VgV genannten Fällen.

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13. Nebenangebote sind aus technischen Gründen nicht zugelassen.

14. Für die Erstellung des Angebots wird keine Vergütung gewährt.

15. Alle Preise sind nur in EUR anzugeben.

16. Die angebotenen Preise sind netto anzugeben. Die gesetzliche Umsatzsteuer ist nur

auszuweisen, wenn dies ausdrücklich gefordert wird.

17. Bis zum Ablauf der Bindefrist erklärt sich der Bieter an sein Angebot gebunden. Die Bindefrist

endet 3 Monate nach Ablauf der Angebotsfrist.

18. Mit der Abgabe eines Angebots erklärt sich der Bieter mit allen Bestandteilen dieser

Vergabeunterlagen einverstanden.

Mit freundlichen Grüßen

Universitätsklinikum Heidelberg