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Landwirtschaftliche Rentenbank:
Merkblatt für elektronische Rechnungsstellung
Die elektronische Rechnungsstellung an die Rentenbank erfolgt über die Rechnungseingangsplattform der Bundesdruckerei (OZG-RE).
I. Anmeldung Die Nutzung der Rechnungseingangsplattform (OZG-RE) erfordert eine vorherige Registrierung unter https://xrechnung-bdr.de sowie eine Freischaltung der gewünschten Übertragungskanäle.
II. Rechnungsstellung
- Manuelle Erfassung auf der Rechnungsplattform Über ein Eingabeformular, welches auf der Rechnungseingangsplattform der Bundesdruckerei aufgerufen werden kann, können Sie manuell E-Rechnungen erfassen. Beim Speichern der Angaben erfolgt eine Prüfung auf Vollständigkeit der Angaben. Die Plattform macht Sie auf fehlende Angaben bei Pflichtfeldern aufmerksam und Sie können die fehlenden Einträge ergänzen. Die Pflichtangaben orientieren sich am Standardformat XRechnung und entsprechen den gesetzlichen Vorgaben. Wenn Sie alle Pflichtfelder erfasst haben, können Sie die E-Rechnung übermitteln.
Technische Voraussetzungen für die webbasierte Erfassung
Die OZG-RE ist eine webbasierte Anwendung; für die Nutzung ist ein Internetzugang und ein gängiger Browser erforderlich.
- Nutzung der Upload-Funktion bei Rechnungen im XRechnungsformat Sie können als Lieferant im aktuell gültigen XRechnungsformat erstellte Rechnungen der Rentenbank über eine Upload-Funktion übermitteln. Alternativ können Sie E-Rechnungen als E-Mail-Anhang an die E-Mail-Adresse Ihres Benutzerkontos bei der OZG-RE senden.
Technische Voraussetzungen für die Übermittlung nach eigener Erstellung
Für die Erstellung und Übermittlung von E-Rechnungen ist generell der Standard XRechnung in der jeweils aktuellen Fassung zu verwenden. Sie können auch einen anderen Standard verwenden, wenn er die Anforderungen der europäischen Norm 16931 für die elektronische Rechnungsstellung und der E- Rech-V des Bundes erfüllt. Darüber hinaus müssen auch die Nutzungsbedingungen der OZG-RE erfüllt werden. Rechnungsformate, die nicht dem Standardformat XRechnung entsprechen, können von der Plattform nicht berücksichtigt werden. In den Rechnungsdatensatz (XML-Datei) können Sie rechnungsbegründende Unterlagen bzw. Anlagen einbetten. Diese Anlagen dürfen nicht als Anhang einer E-Mail oder De-Mail versandt werden. Die maximale Größe einer E-Rechnung darf 15 MB nicht überschreiten. Sie können maximal 200 rechnungsbegründende Dokumente einbetten. Zugelassene
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Dateitypen sind: „png“, „pdf“, „jpg“, „jpeg“, „xlsx“, „ods“ und „csv“. Aktive Inhalte (bspw. Makros) dürfen nicht in den Anlagen enthalten sein. Für Änderungen an diesen Beschränkungen ist die Rechnungseingangsplattform verantwortlich, informieren Sie sich bitte selbständig über Anpassungen.
III. Anforderungen an Rechnungsinhalte Eine E-Rechnung muss gemäß § 5 E-Rech-V folgende Angaben enthalten:
- Leitweg-Identifikationsnummer: Geben Sie die von der Rentenbank übermittelte Leitweg-ID an. XRechnung Feld11: „Buyer reference BT-10“
- Zahlungsbedingungen: Angabe in strukturierter Form. XRechnung Feld: „Payment terms BT-20“
- Bankverbindungsdaten des Auftragnehmers: XRechnung Feld: „Payment account identifier BT-84“
- E-Mail-Adresse des Auftragnehmers XRechnung Feld: „Seller contact email address BT-43“
Daneben sind von Ihrer Seite auch die umsatzsteuerrechtlichen Rechnungsbestandteile zu berücksichtigen.
IV. Supportunterstützung Der Plattformbetreiber unterstützt Sie bei technischen Supportanfragen. Sie können das Support-Team der Bundesdruckerei GmbH zu technischen Fragestellungen schriftlich oder telefonisch kontaktieren:
E-Mail-Adresse: sendersupport-xrechnung@bdr.de
Telefonnummer: 0228 / 99681-10101
Erreichbarkeit: Werktags von Montag bis Freitag in der Zeit von 08:00 bis 16:00 Uhr (MEZ). Darüber hinaus stehen auf der Plattform Bedienhilfen und Eingabemasken zur Verfügung.
Inhaltliche Fragen zur Rechnung sind an Ihre Ansprechpartner in der Rentenbank zu richten.
V. Vergütung und Kosten Die Nutzung der Rechnungsplattform OZG-RE ist kostenlos; d.h. Ihnen entstehen für die Rechnungserstellung und Administration keine zusätzlichen Kosten. Auch für Transaktionen entstehen Ihnen keine Kosten.
Die Rentenbank kann Ihnen Aufwände, die möglicherweise im Zusammenhang mit der elektronischen Rechnungsstellung entstehen, nicht ersetzen; diese Aufwände sind vom Rechnungssteller selbst zu erbringen.
VI. Weitere Hinweise Die Rechnung gilt, sobald die E-Rechnung auf der Plattform den Status „bereitgestellt“ annimmt, als bei der Rentenbank eingegangen. Die E-Rechnung ist bei der Rentenbank eingegangen, wenn die Rechnung auf der Plattform den
1 Standard XRechnung, Version XRechnung 1.2.2 | Fassung vom 19.12.2019, Herausgeber: Koordinierungsstelle für IT-Standards https://www.xoev.de/detail.php?gsid=bremen83.c.16828.de
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Status „bereitgestellt“ hat. Sie müssen keine weitere Meldung an die Rentenbank vornehmen. In der Rechnungsübersicht können Sie den Status Ihrer E- Rechnungen einsehen und überprüfen. Die Plattform speichert die E- Rechnungen. Als Rechnungssteller sind Sie durch diese Speicherung aber nicht von Ihren gesetzlichen Aufbewahrungspflichten entbunden, da die Aufbewahrung nicht revisionssicher ist.
Für die Übertragung von E-Rechnungen an die Rentenbank ist die OZG-RE Plattform der Bundesdruckerei zu verwenden. Wir können anders zugestellte E- Rechnungen und Rechnungen die dem oben beschriebenen Format nicht entsprechen nicht berücksichtigen.
Es ist ausreichend, wenn Sie uns eine E-Rechnung zukommen lassen. Zusätzliche Papierrechnungen werden nicht berücksichtigt.