[Seite 1]
Anlage 2 zum Vertrag –
Leistungsbeschreibung
BIT14-0230-1251
[Seite 2]
Anlage 2 zum Vertrag – Leistungsbeschreibung
Inhaltsverzeichnis
1 Grundsätzliches ............................................................................................................. 3
2 Mengenangaben ............................................................................................................ 3
3 Aufgabenskizzierung ..................................................................................................... 4
4 Leistungsfähigkeit der Consultants ............................................................................. 5
4.1 A-Kriterien – Mindestanforderungen (A) .................................................................... 5
4.2 B-Kriterien – wertungsrelevante Anforderungen (B) .................................................. 7
4.3 Projekt- und Arbeitspaketabnahme (A) ..................................................................... 7
4.4 Austausch von Personen (A) .................................................................................... 8
4.5 Einarbeitungsaufwand bei Personalwechseln (A) ..................................................... 9
AZ: BIT14-0230-1251 Seite 2 von 9
[Seite 3]
Anlage 2 zum Vertrag – Leistungsbeschreibung
1 Grundsätzliches
Die Landesoberbehörde IT Baden-Württemberg (BITBW) ist die zentrale IT-
Dienstleisterin des Landes Baden-Württemberg. Sie stellt die informationstechnische
Grundversorgung der Landesverwaltung sicher und bietet darüber hinaus umfassende
IT-Dienstleistungen für Behörden und Einrichtungen des Landes an.
Das Aufgabenportfolio der Auftraggeberin umfasst insbesondere die Bereitstellung,
den Betrieb und die kontinuierliche Weiterentwicklung zentraler IT-Services. Hierzu
gehören unter anderem Anwendungen und Fachverfahren, Rechenzentrums- und
Cloud-Services, Server- und Arbeitsplatzinfrastrukturen, Netzwerk- und Kommunikati-
onsdienste sowie Service- und Supportleistungen. Darüber hinaus begleitet die Auf-
traggeberin die Digitalisierung und Optimierung ihrer Geschäftsprozesse.
Zur Unterstützung der Weiterentwicklung des Rechnungsreklamationsmanagements
und des Order-to-Cash-Prozesses (O2C) werden IT-Consultants gesucht. Der Einsatz
erfolgt insbesondere bei der Analyse, Optimierung und Digitalisierung der Prozesse
rund um die Rechnungsstellung, Rechnungsreklamationen, Gutschriften, das Mahn-
wesen sowie der zugehörigen Fachverfahren und Schnittstellen.
2 Mengenangaben
Das für diese Rahmenvereinbarung in Aussicht stehende Auftragsvolumen wurde, so
genau wie möglich, umschrieben. Der Bedarf ist jedoch nicht verbindlich und
abschließend festlegbar. Dieser gibt nur eine geschätzte Auftragsmenge und einen
voraussichtlichen Zeitraum für die Leistungserbringung wieder. Es kann daher nicht
ausgeschlossen werden, dass die Leistungen in einer anderen Größenordnung
oder/und einem anderen Zeitraum abgerufen werden.
Es wird von folgender Auftragsmenge ausgegangen:
• Auftragsmenge pro Vertragsjahr: ca. 180 Personentage (PT)
• davon ca. 165 PT Remote
• davon ca. 15 PT Vor Ort
AZ: BIT14-0230-1251 Seite 3 von 9
[Seite 4]
Anlage 2 zum Vertrag – Leistungsbeschreibung
Die angegebenen Personentage sind als konservative Schätzung zu verstehen. Eine
Mindestabnahme wird nicht vereinbart. Für die geschätzten Abrufmengen besteht
keine Abnahmeverpflichtung. Die Abrufmenge kann sich daher verringern.
Da der Leistungsbedarf überwiegend projektbezogen entsteht, kann eine konkrete
zeitliche Verteilung der Leistungserbringung über die Vertragslaufzeit nicht verbindlich
prognostiziert werden.
Die Leistungserbringung erfolgt bedarfsabhängig entsprechend dem Projektfortschritt
und kann an mehreren Werktagen pro Woche erforderlich sein. Grundsätzlich kann
davon ausgegangen werden, dass die Leistungserbringung während der
Funktionszeiten der Auftraggeberin zu erbringen ist:
• Montag bis Donnerstag: 09:00 Uhr bis 15:30 Uhr
• Freitag: 09:00 Uhr bis 12:00 Uhr
Sofern die Projektanforderungen dies erfordern, ist die Leistung vor Ort bei der
Auftraggeberin zu erbringen.
Zur Sicherstellung des Projektfortschritts kann es erforderlich sein, Leistungen auch
außerhalb der genannten Funktionszeiten an Werktagen ohne zusätzliche Vergütung
zu erbringen. Die Leistungserbringung außerhalb der Funktionszeiten sowie
erforderliche Vor Ort Einsätze erfolgen projektbezogen in Abstimmung zwischen
Auftragnehmer und Auftraggeberin.
3 Aufgabenskizzierung
Die zu erbringenden Beratungs- und Unterstützungsleistungen umfassen folgende
Aufgaben:
• Analyse von Rechnungsreklamationen sowie Identifikation von Fehlerursachen
und Optimierungspotenzialen, insbesondere im Zusammenhang mit Prozess-,
Daten- und Systemänderungen.
• Beratung bei der fachlichen und technischen Weiterentwicklung des
Rechnungsreklamationsmanagements unter Berücksichtigung der
Weiterentwicklung der Kunden-, Vertrags- und Fakturaprozesse.
AZ: BIT14-0230-1251 Seite 4 von 9
[Seite 5]
Anlage 2 zum Vertrag – Leistungsbeschreibung
• Erstellung von Fach- und IT-Konzepten zur Optimierung der Prozesse sowie
Ableitung nachhaltiger Maßnahmen zur Reduzierung von
Rechnungsreklamationen.
• Durchführung, Moderation und Nachbereitung von Workshops mit
Fachbereichen und weiteren Stakeholdern zur Analyse von Fehlerursachen und
Prozessschnittstellen sowie zur gemeinsamen Erarbeitung und Abstimmung
von Lösungskonzepten und daraus abzuleitenden Optimierungsmaßnahmen.
Es wird davon ausgegangen, dass ca. vier Workshops Vor Ort bei der
Auftraggeberin mit einem Teilnehmerkreis von maximal 15 Personen stattfinden
werden.
• Erarbeitung von Handlungsempfehlungen sowie Begleitung der Umsetzung im
Rahmen von Digitalisierungs- und Transformationsvorhaben.
• Unterstützung bei der Erstellung und Fortschreibung von
Prozessdokumentationen, Fachkonzepten und Entscheidungsvorlagen.
• Unterstützung bei der Definition und Analyse geeigneter Kennzahlen (KPIs) zur
Steuerung des Rechnungsreklamationsmanagements.
• Unterstützung beim Wissenstransfer und bei der Überführung etablierter
Lösungsansätze und optimierter Prozesse in die interne
Aufgabenwahrnehmung.
Eine Konkretisierung der durchzuführenden Leistungen erfolgt bei dem jeweiligen
Einzelabruf.
4 Leistungsfähigkeit der Consultants
Die zum Einsatz kommenden IT-Consultants müssen über die nachfolgend
aufgeführten Qualifikationen und Erfahrungen verfügen. Die Anforderungen sind als
A-Kriterien (Mindestanforderungen) und B-Kriterien (wertungsrelevante
Anforderungen) gekennzeichnet.
4.1 A-Kriterien – Mindestanforderungen (A)
Der/Die IT-Consultant besitzt ein erfolgreich abgeschlossenes Studium einer
betriebswirtschaftlichen, rechtlichen oder informationstechnischen Fachrichtung bzw.
in einem vergleichbaren Studiengang.
AZ: BIT14-0230-1251 Seite 5 von 9
[Seite 6]
Anlage 2 zum Vertrag – Leistungsbeschreibung
Der/Die IT-Consultant verfügt über nachgewiesene praktische Berufserfahrung in der
Sachbearbeitung im öffentlichen Dienst in den letzten drei Jahren (10/2023 - 09/2026).
Die Tätigkeit muss die eigenständige Bearbeitung von Geschäftsvorgängen, die
Prüfung und Bearbeitung von Sachverhalten und Unterlagen, die Kommunikation und
Abstimmung mit internen und externen Beteiligten sowie die Dokumentation und
Nachverfolgung von Vorgängen umfasst haben (ein Jahr entspricht 200
Personentagen).
Der/Die IT-Consultant besitzt:
• Sehr gute Deutschkenntnisse in Wort und Schrift (Muttersprache oder Niveau
C1)
• Mindestens zweijährige praktische Berufserfahrung in den letzten fünf Jahren
(10/2021 – 09/2026) in der schriftlichen und mündlichen Kommunikation mit
Kunden bzw. Auftraggebern.
• Mindestens zweijährige Berufserfahrung in den letzten fünf Jahren (10/2021 –
09/2026) in der eigenständigen Bearbeitung von Aufgaben und Vorgängen mit
eigener Entscheidungs- und Verantwortungsübernahme sowie im direkten
Austausch mit Kunden bzw. Auftraggebern.
• Mindestens zweijährige Berufserfahrung in den letzten fünf Jahren (10/2021 –
09/2026) in der selbstständigen Planung, Strukturierung und Bearbeitung von
Aufgaben, Projekten oder Geschäftsvorgängen.
• Mindestens zweijährige Berufserfahrung in den letzten fünf Jahren (10/2021 –
09/2026) in der Analyse und Bewertung komplexer Sachverhalte sowie in der
Ableitung von Handlungsempfehlungen oder Lösungsansätzen.
• Mindestens zweijährige Berufserfahrung in den letzten fünf Jahren (10/2021 –
09/2026) in der Durchführung von Präsentationen sowie in der Vorbereitung und
Durchführung von Verhandlungen oder Abstimmungsgesprächen mit Kunden,
Auftraggebern oder sonstigen Beteiligten.
• Tiefgehende und umfangreiche Kenntnisse und Erfahrungen sowie mindestens
zweijährige praktische Erfahrungen in den letzten fünf Jahren (10/2021 –
09/2026) im Umgang mit gängigen Office-Anwendungen (Word, Excel, Outlook,
Power-Point).
AZ: BIT14-0230-1251 Seite 6 von 9
[Seite 7]
Anlage 2 zum Vertrag – Leistungsbeschreibung
Der/Die IT-Consultant verfügt über mindestens zwei Jahre (10/2024 – 09/2026)
praktische Berufserfahrung in der Rechnungsreklamation, im Rechnungswesen oder
in vergleichbaren kaufmännischen Tätigkeiten mit Bezug zu Order-to-Cash-
Prozessen.
4.2 B-Kriterien – wertungsrelevante Anforderungen (B)
Der/Die IT-Consultant verfügt über einschlägige Berufserfahrung in der
Rechnungsreklamation, im Rechnungswesen oder in vergleichbaren kaufmännischen
Tätigkeiten mit Bezug zu Order-to-Cash-Prozessen, welche über die
Mindestanforderungen hinausgehen.
Der/Die IT-Consultant besitzt nachweisliche Kenntnisse in der Rechnungsreklamation,
im Rechnungswesen oder vergleichbaren kaufmännischen Themen mit Bezug zu
Order-to-Cash Prozessen.
Der/Die IT-Consultant besitzt mindestens zwei Jahre nachgewiesene praktische
Erfahrung in der Analyse, Optimierung und Weiterentwicklung von
Geschäftsprozessen in den letzten fünf Jahren (10/2021 – 09/2026). Hierzu muss er
mindestens einen Geschäftsprozess analysiert, Schwachstellen bzw.
Optimierungspotenziale identifiziert und konkrete Maßnahmen zur Verbesserung des
Prozesses entwickelt und umgesetzt bzw. deren Umsetzung begleitet haben.
Der/Die IT-Consultant verfügt über Erfahrung in der Entwicklung, Definition und
Auswertung von KPIs, Management-Reports und Steuerungsinstrumenten sowie der
Ableitung konkreter Maßnahmen in den letzten fünf Jahren (10/2021 – 09/2026).
4.3 Projekt- und Arbeitspaketabnahme (A)
Vor dem Abschluss eines Projekts oder Arbeitspakets erfolgt eine offizielle Abnahme
durch die Auftraggeberin. Hierzu reicht die für die rolleninhabenden Person alle
erstellten und geschuldeten Arbeitsergebnisse einschließlich eines Abschlussberichts,
der die Ergebnisse und den Verlauf des Projekts oder Arbeitspakets dokumentiert, bei
der Auftraggeberin zur finalen Prüfung ein (Bereitstellung zur Abnahme).
Die Auftraggeberin prüft die Arbeitsergebnisse innerhalb einer angemessenen Frist.
Dabei werden eventuell festgestellte Mängel in einem Abnahmeprotokoll dokumentiert
und dieser verantwortlichen Person spätestens zum Ablauf der Frist bereitgestellt.
AZ: BIT14-0230-1251 Seite 7 von 9
[Seite 8]
Anlage 2 zum Vertrag – Leistungsbeschreibung
Kategorien von Mängeln
Mängel können in folgende Klassen eingeteilt werden und werden entsprechend im
Abnahmeprotokoll vermerkt:
• Fehlerklasse 1 – schwerwiegende Mängel:
Die Abnahme wird verweigert, wenn z. B. wesentliche Dokumente fehlen,
fehlerhaft sind, sich widersprechen oder bei der Erstellung bzw.
Implementierung von Dokumenten gravierende Abweichungen aufgetreten
sind.
• Fehlerklasse 2 – erhebliche Mängel:
Die Abnahme kann verweigert oder unter Vorbehalt durchgeführt werden, wenn
z. B. inhaltliche oder formelle Fehler in den erarbeiteten Dokumenten vorliegen,
die die Verständlichkeit oder Korrektheit nicht unmittelbar beeinträchtigen (z. B.
fehlerhafte Gliederung, abweichende Bezeichnungen).
• Fehlerklasse 3 – geringfügige Mängel:
Die Abnahme erfolgt in jedem Fall, gegebenenfalls unter Vorbehalt der
Mängelbeseitigung, wenn z. B. kleinere Rechtschreib- oder Grammatikfehler
oder Abweichungen von der gewünschten Formatierung vorliegen.
Beseitigung von Mängeln
Die rolleninhabende Person ist verpflichtet, aufgetretene Mängel innerhalb einer
angemessenen Frist unentgeltlich zu beheben. Bei Mängeln der Fehlerklasse 1 oder
2, die eine Abnahme verhindern, müssen diese behoben werden, bevor das Projekt
oder Arbeitspaket erneut zur Abnahme bei den Auftraggebenden eingereicht wird.
Eine Abnahme erfolgt erst, wenn alle abnahmeverhindernden Mängel behoben sind.
4.4 Austausch von Personen (A)
Die Auftraggeberin kann den Austausch von Personal verlangen, wenn dieses nicht
den vereinbarten Anforderungen entspricht oder sich als nicht geeignet für die
jeweilige Aufgabenstellung erweist. Die Auftragnehmenden stellen sicher, dass
kurzfristig (innerhalb 10 Werktagen) adäquater Ersatz bereitgestellt wird, um den
AZ: BIT14-0230-1251 Seite 8 von 9
[Seite 9]
Anlage 2 zum Vertrag – Leistungsbeschreibung
Fortgang der Projekte oder der entsprechenden Leistungserbringung nicht zu
gefährden.
Ein Wechsel des Personals durch die Auftragnehmenden bedarf der vorherigen
Zustimmung der Auftraggeberin. Will der Auftragnehmende andere als die im Angebot
angegebenen Mitarbeitenden bereitstellen, so hat der Auftragnehmer der
Auftraggeberin vor dem Einsatz des Mitarbeitenden ein Leistungsprofil über den/die
neuen Mitarbeitende/n einzureichen. Der Einsatz ist von der Zustimmung der
Auftraggeberin abhängig. Die Auftraggeberin wird die Zustimmung nicht sachwidrig
verweigern, wenn der neu einzusetzende externe Dienstleistende mindestens
genauso qualifiziert und erfahren ist, wie der auszutauschende Person. Eine
Vergütung für die Einarbeitungszeit erfolgt nicht. Weitere Bestimmungen bezüglich des
Einsatzes und der Kontinuität des eingesetzten Personals werden in Abschnitt 11 und
12 der Anlage 1 zum Vertrag – Ergänzende Vereinbarungen definiert.
4.5 Einarbeitungsaufwand bei Personalwechseln (A)
Die Auftraggeberin vergütet ausschließlich den einmaligen Einarbeitungsaufwand
des/der jeweils ersten externen Dienstleistenden. Eine Vergütung weiterer Aufwände
bei Wechsel wird ausgeschlossen.
Bei den Projekten ist eine verbindliche Vertretungsregelung zu treffen. Es muss
während der üblichen Geschäftszeiten laut Vertrag, ohne schuldhaftes Zögern, eine
einsatzbereite Vertretung zu Verfügung stehen. Eine Vergütung des hierdurch
möglicherweise entstehenden Mehraufwandes erfolgt nicht.
AZ: BIT14-0230-1251 Seite 9 von 9