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Anlage 1 zum Vertrag – Ergänzende Vereinbarungen
Anlage 1 zum Vertrag –
Ergänzende Vereinbarung
BIT14-0230-1164
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Anlage 1 zum Vertrag – Ergänzende Vereinbarungen
Inhaltsverzeichnis:
- Vertragsschluss und Beauftragung .................................................................. 3
a. Vertragsschluss................................................................................................ 3
b. Einzelabrufe ..................................................................................................... 3
- Vertragslaufzeit ................................................................................................ 3
a. Mindestvertragslaufzeit .................................................................................... 3
b. Optionale Vertragszeiträume ........................................................................... 3
c. Gesamtauftragsgrenze ..................................................................................... 4
-
Bezugsberechtigung ........................................................................................ 4
-
Leistungsort ..................................................................................................... 4
-
govdigital eG .................................................................................................... 4
-
Leistungsnachweis (Bei DL) ............................................................................. 5
-
Zahlungsbedingungen ...................................................................................... 5
-
Rechnungsstellung........................................................................................... 5
-
Berichtswesen an die Auftraggeberin ............................................................... 6
-
Definition Personentag ..................................................................................... 7
-
Einsatz von externen Dienstleistenden ............................................................ 7
-
Kontinuität von externen Dienstleistenden ....................................................... 8
-
AGG ................................................................................................................. 9
-
Unterauftragnehmer ......................................................................................... 9
-
Geheimhaltungsvereinbarung ........................................................................ 10
-
Zuverlässigkeitsüberprüfung .......................................................................... 10
-
Sicherheitsüberprüfung .................................................................................. 11
-
Tariftreue und Mindestentgelt ........................................................................ 11
-
Insolvenzfall sowie vorzeitige Vertragsbeendigung sonstiger Art ................... 12
-
Vertragsänderungen ...................................................................................... 13
-
Gerichtsstand ................................................................................................. 13
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- Vertragsschluss und Beauftragung
a. Vertragsschluss
Mit Zuschlagserteilung wird eine Rahmenvereinbarung auf Grundlage folgender
Bestimmungen geschlossen:
• EVB-IT Dienstvertrag nebst Anlagen
Bei Widersprüchen gelten die Bestimmungen in dieser Reihenfolge.
b. Einzelabrufe
Die einzelnen Abrufe erfolgen entsprechend den Bedingungen der
Rahmenvereinbarung. Im Bedarfsfall werden die Einzelabrufe in Form von EVB-IT
Verträgen (Kurzversion) abgeschlossen. Die Entscheidung ob ein solcher Vertrag
geschlossen werden soll obliegt der Auftraggeberin.
- Vertragslaufzeit
a. Mindestvertragslaufzeit
Die Vertragslaufzeit beginnt mit Zuschlagserteilung frühestens aber zum 19.01.2027 und
beträgt, sofern vorher keine Kündigung erfolgt, zunächst zwölf Monate
(Mindestvertragslaufzeit).
Erstmalig können Einzelabrufe aus dieser Rahmenvereinbarung ab dem 19.01.2027
abgerufen werden. Ab Zuschlagserteilung bis zu diesem Termin können keine Kosten
geltend gemacht werden.
b. Optionale Vertragszeiträume
Die Auftraggeberin behält sich vor, den Vertrag dreimal um jeweils ein Jahr zu verlängern
(optionale Vertragszeiträume).
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Die Mindestvertragslaufzeit verlängert sich automatisch um ein weiteres Jahr, sofern nicht
drei Monate vor Ablauf der Vertragslaufzeit eine Kündigung durch die Auftraggeberin
erfolgt. Für die weiteren optionalen Verlängerungen gilt selbiges.
c. Gesamtauftragsgrenze
Der Vertrag endet in jedem Fall mit dem Erreichen der maximalen Gesamtauftragsgrenze
von 1.000.000,00 € netto; 1.190.000,00 € brutto (inkl. optionaler Leistungen)
Die geschätzte Abnahmemenge ist der Anlage 3 zum Vertrag – Preisblatt zu entnehmen.
Wird der Auftragswert durch eine Auftragsänderung während der Vertragslaufzeit gem.
§ 132 GWB erhöht, so endet der Vertrag mit dem Erreichen dieses neuen Auftragswertes.
Vom Vertragsende unberührt bleibt die Verpflichtung des Auftragnehmers zur
vertragskonformen Leistungserbringung der im Vertragszeitraum erfolgten
Beauftragungen.
- Bezugsberechtigung
Bezugsberechtigt ist das Land Baden-Württemberg, vertreten durch die IT Baden-
Württemberg (BITBW).
- Leistungsort
Die Leistungen sind hauptsächlich remote und an den Standorten der Auftraggeberin
(BITBW) zu erbringen.
Weitere Kosten (z. B. Reise-, Nebenkosten) wie in der Anlage 3 zum Vertrag – Preisblatt
angegeben, können nicht geltend gemacht werden.
Im Falle einer remoten Leistungserbringung erfolgt diese grundsätzlich von Deutschland
aus. Sofern die Leistungserbringung innerhalb der EU erfolgen soll, muss dies vor der
Leistungserbringung der AG angezeigt und von dieser vorab genehmigt werden.
- govdigital eG
Die Auftraggeberin ist Mitglied bei der govdigital eG, einer Genossenschaft der
öffentlichen IT-Dienstleister. Im Rahmen von deutschlandweiten Kooperationen besteht
die Möglichkeit, dass die Auftraggeberin Leistungen dieser Rahmenvereinbarung der
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govdigital eG und diese wiederum Ihren Mitgliedern zur Verfügung stellt. Der
Auftragnehmer erteilt mit Angebotsabgabe sein Einverständnis zum Vorgehen.
- Leistungsnachweis (Bei DL)
Der Nachweis für erbrachte Leistungen ist mittels der Leistungsnachweisbelege
(vorzugsweise Muster Leistungsnachweis) zu erbringen. Sie sind dem zuständigen
Fachbereich der Auftraggeberin im Folgemonat – für jede Person separat – zur Prüfung
vorzulegen. Die Leistung gilt erst nach Bestätigung durch die Auftraggeberin auf dem
Leistungsnachweisbeleg als erbracht.
Pausen müssen in den Leistungsnachweisen ausgewiesen werden.
- Zahlungsbedingungen
Für die gesamte Laufzeit und für alle Abrufe gelten die vereinbarten Preise gemäß Anlage
3 zum Vertrag – Preisblatt.
Zahlungen erfolgen innerhalb von 30 Tagen ab Eingang einer nachvollziehbaren und
prüffähigen Rechnung. Bei einer Zahlung innerhalb von 14 Tagen wird ein ggf.
vereinbarter Skontoabzug in Anspruch genommen.
Im Falle der Einbindung eines Unterauftragnehmers erfolgt die Rechnungslegung
grundsätzlich vom Hauptauftragnehmer. Eine Abweichung hiervon ist nur bei
vorheriger (schriftlicher) Zustimmung der Auftraggeberin zulässig.
- Rechnungsstellung
Die Umsatzsteuer-Identifikationsnummer USt-IdNr. der Auftraggeberin lautet:
DE814533353.
Grundlage einer fristgerechten Zahlung ist eine transparente, prüffähige
Rechnungsstellung an die Auftraggeberin. Für die gelten die Bestimmungen gemäß der
E-Rechnungsverordnung Baden-Württemberg (ERechVOBW). Für die elektronische
Rechnungsstellung verwenden Sie bitte ausschließlich den zentralen Rechnungseingang
Baden-Württemberg, den Sie zusammen mit weiteren Informationen unter https://service-
bw.de/erechnung erreichen.
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Das Rechnungsdokument muss dazu im Standard XRechnung oder einem anderen der
Norm EN 16931 entsprechenden Format erstellt werden und im Feld Buyer-Reference
(BT-10) die Leitweg-ID 08-A8017-58 aufweisen.
Im Rahmen des Einzelabrufs werden Ihnen unsere Bestellnummern 45xxxxxxxx und
unsere BA-IDs JJJJ-xxxxx mitgeteilt werden. Diese sind auf jeder Rechnung/Gutschrift
anzugeben.
Darüber hinaus muss die Rechnung mindestens folgende Mindestangaben enthalten:
• Bestelldatum
• Leistungsnachweis
• Eindeutige Leistungsbezeichnung
• Netto-Stückpreis für jede einzelne Position
• Anzahl
• Eindeutige Rechnungsnummer (auch bei Storno-Rechnungen)
Die Angaben müssen dabei eindeutig sein, d. h. es dürfen keine Auftragnehmer-
spezifischen Abkürzungen verwendet werden. Es werden ausschließlich Rechnungen in
Form der genannten Kriterien akzeptiert.
Für die optionalen Vertragsverlängerungszeiträume gilt Selbiges.
Der Auftragnehmer legt im Rahmen der Rechnungsstellung die zugrundeliegenden
Leistungsnachweise, wobei jedes Ressort/interner Kunde der Auftraggeberin einzeln
ausgewiesen wird, der Rechnung bei. Erbrachte Dienstleistungen müssen auf
Stundenbasis, vgl. Anlage 3 zum Vertrag – Preisblatt, in Rechnung gestellt werden.
- Berichtswesen an die Auftraggeberin
Der Auftragnehmer stellt sicher, dass er unaufgefordert spätestens zum Ende der zweiten
Kalenderwoche nach Quartalsende einen Quartalsbericht (in Excel-Form) zu allen im
vorausgegangenen Quartal durchgeführten Bestellungen per E-Mail an ein zentrales,
nach Zuschlag noch zu benennendes, E-Mail-Postfach der Auftraggeberin liefert. Der
Bericht muss die Angaben der Rechnung beinhalten. Genauer Inhalt und Aufbau wird
nach Zuschlag mit dem Auftragnehmer abgestimmt. Darüber hinaus gewährleistet der
Auftragnehmer, dass die Auftraggeberin im Rahmen der Vertragslaufzeit jederzeit
Auskunft über den aktuellen Stand der bezogenen Leistungen der Bezugsberechtigten
erhält.
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In Verbund mit der Übermittlung der ausgefüllten Excel-Tabelle sind sämtliche
Rechnungen und sonstige Leistungen in pdf-Format mitzuliefern.
Der Quartalsbericht muss über folgende Inhalte verfügen:
• Auflistung der eingegangenen Bestellung des Quartals sowie kumuliert (inkl. beauftragende Person, Auftragsinhalt, Auftragsvolumen, Personentage,
Rechnungsinhalte, siehe Ziffer 7)
• Auflistung der erbrachten, noch nicht abgerechneten Leistungen des Quartals sowie kumuliert (inkl. beauftragende Person, Auftragsinhalt, Auftragsvolumen,
Personentage, Rechnungsinhalte, siehe Ziffer 7)
• Auflistung der abgerechneten Leistungen des Quartals sowie kumuliert (inkl. beauftragende Person, Auftragsinhalt, Auftragsvolumen, Personentage,
Rechnungsinhalte, siehe Ziffer 7)
Jeweilig zu Quartalsende wird der Auftraggeberin eine Quartalsübersicht unaufgefordert
zur Verfügung gestellt.
- Definition Personentag
Ein Personentag umfasst 8 Zeitstunden ohne Pausen. Die Verrechnung erfolgt auch auf
Teile von Personentagen (1/4-stündliche Verrechnung). Die Leistungserbringung erfolgt
in der Regel innerhalb der üblichen Geschäftszeiten (Montag bis Freitag 08:00 Uhr bis
20:00 Uhr).
- Einsatz von externen Dienstleistenden
Die vom Auftragnehmer eingesetzten Personen treten in kein Arbeitsverhältnis zur
Auftraggeberin, auch nicht soweit sie Leistungen in deren Räumen erbringen. Die
Personen werden sowohl nach innen als auch nach außen als externe Dienstleistende
gekennzeichnet. Die Auftraggeberin übernimmt ihnen gegenüber kein Direktionsrecht
und erteilt ihnen keine arbeitsrechtlichen bzw. disziplinarischen Weisungen. Zeitliche,
örtliche sowie sonstige Vorgaben werden nicht im Rahmen von arbeitsrechtlichen
Weisungen, sondern aufgrund projektbedingter Notwendigkeiten erfolgen.
Beim Einsatz von selbständigen Nachunternehmern ist der Auftragnehmer für die
korrekte Auftragsdurchführung verantwortlich und für die Auftraggeberin der
Ansprechperson bzgl. der Einhaltung aller Vereinbarungen. Dies gilt auch für
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arbeitsrechtliche Weisungen des Auftragnehmers, sofern diese erforderlich werden.
Weisungs- und Direktionsbefugnisse verbleiben beim Auftragnehmer. Dieser ist für eine
sachgerechte Leistungserbringung unter eigener Einteilung seiner Ressourcen
verantwortlich. Eine Einbeziehung der Auftraggeberin erfolgt lediglich aus administrativen
Gründen.
Im Rahmen des Einsatzes hat der Auftragnehmer die Remote-Arbeitsplätze der
eingesetzten Personen so auszustatten, dass eine störungsfreie Leistungserbringung
möglich ist. Hierzu zählt eine entsprechende Hard- und Software-Ausstattung, welche es
den Personen ermöglicht an Video- bzw. Webkonferenzen störungsfrei teilzunehmen.
- Kontinuität von externen Dienstleistenden
Die Auftraggeberin legt hohen Wert auf den kontinuierlichen Einsatz der für die
Leistungserbringung eingesetzten Personen.
Sollte ein Einsatz weiterer oder ggf. anderer Personen für die Leistungserbringung
notwendig sein, so muss eine ebenso qualifizierte Ersatzperson zum Einsatz kommen.
Die entsprechende Sachkunde bzw. Qualifikation ist vor der Auftragserbringung oder bei
einem Wechsel mindestens zwei Wochen vor Einsatzbeginn schriftlich und
unaufgefordert anzuzeigen.
Sollte/n die Person/en bzw. deren Ersatz die Erwartungen der Auftraggeberin nicht
erfüllen, kann ein weiterer Ersatz seitens des Auftragnehmers vorgeschlagen werden.
Falls dieser auch nicht die Erwartungen der Auftraggeberin erfüllt, so kann die
Auftraggeberin den Vertrag außerordentlich kündigen.
Sofern ein Wechsel der Person erfolgt, bzw. erforderlich wird, gewährleistet der
Auftragnehmer eine umfängliche Übergabe der Sachstände in den laufenden Projekten.
Alle einzusetzenden Personen des Auftragnehmers müssen der deutschen Sprache
(mindestens Niveaustufe C1) in Wort und Schrift mächtig sein.
Arbeitsmittel und Arbeitsplatz werden von der Auftraggeberin, sofern erforderlich,
bereitgestellt.
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- AGG
Der Auftragnehmer stellt sicher, dass alle bei der Auftraggeberin einzusetzenden
Mitarbeitenden in geeigneter Art und Weise im Sinne des § 12 Allgemeines
Gleichbehandlungsgesetz (Gesetz vom 14.08.2006, BGB1. I, S. 1897) geschult wurden,
um Benachteiligungen wegen eines in § 1 AGG genannten Grundes zu verhindern. Bei
Haftungsansprüchen gegen die Auftraggeberin wegen Verletzung des
Benachteiligungsverbots durch die vom Auftragnehmer eingesetzten Mitarbeitenden hat
der Auftragnehmer die Auftraggeberin im Falle eines Schadensersatz- oder
Entschädigungsanspruches schadlos zu halten.
- Unterauftragnehmer
Der Auftragnehmer hat jede im Rahmen der Auftragsausführung eintretende Änderung
auf Ebene der Unterauftragnehmer mitzuteilen. Die Einschaltung weiterer Unterauftrag-
nehmer, die vom Auftragnehmer nicht vor Zuschlagserteilung benannt worden sind,
bedarf der vorherigen schriftlichen Zustimmung der Auftraggeberin.
Der Auftragnehmer ist verpflichtet, bei der Übertragung eines Unterauftrags
• die VOL/B zum Vertragsinhalt zu machen,
• nach wettbewerbsrechtlichen Gesichtspunkten zu verfahren, insbesondere unter
Beachtung des § 97 GWB,
• dem Unterauftragnehmer auf Verlangen die Auftraggeberin zu benennen,
• dem Unterauftragnehmer insgesamt keine ungünstigeren Bedingungen –
insbesondere hinsichtlich der Zahlungsweise und Sicherheitsleistungen – zu
stellen als zwischen ihm und der Auftraggeberin vereinbart sind.
Bei der Einholung von Angeboten für Unteraufträge sind regelmäßig kleine und mittlere
Unternehmen angemessen zu beteiligen. Der Auftragnehmer bemüht sich ferner, Unter-
aufträge an kleine und mittlere Unternehmen in dem Umfang zu erteilen, wie er es mit
der vertragsgemäßen Ausführung der Leistung vereinbaren kann.
Die Haftung des (Haupt-)Auftragnehmers gegenüber der Auftraggeberin bleibt unbe-
rührt (§ 36 Abs. 2 VgV).
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- Geheimhaltungsvereinbarung
Es gelten die Bestimmungen der Geheimhaltungsvereinbarung (Anlage 4 zum Vertrag –
Geheimhaltungsvereinbarung).
Ergänzend gilt, dass die Weitergabe von Unterlagen, die der Auftragnehmer im Rahmen
der Auftragsabwicklung von der Auftraggeberin erhält, an von der Auftraggeberin
genehmigte Unterauftragnehmer zulässig ist, sofern dies zur Leistungserbringung
erforderlich ist.
- Zuverlässigkeitsüberprüfung
Die Auftraggeberin behält sich eine Zuverlässigkeitsüberprüfung (ZVÜ) aller Personen
des Auftragnehmers oder Unterauftragnehmers vor, die für die Leistungserbringung
Zugang zu ihren Dienstgebäuden oder Zugriff auf ihre IT-Infrastruktur benötigen.
Mit Angebotsabgabe erklärt sich der Auftragnehmer damit einverstanden, dass
seine zum Einsatz kommenden Personen einer ZVÜ unterzogen werden können.
Personen, die für die Leistungserbringung Zugang zu den Dienstgebäuden der
Auftraggeberin oder Zugriff auf seine IT-Infrastruktur benötigen, müssen ihr schriftliches
Einverständnis zur ZVÜ geben (Anlage 11 zum Vertrag – Einwilligung
Zuverlässigkeitsüberprüfung). Macht die Auftraggeberin von ihrem Recht zur ZVÜ
Gebrauch, hat der Auftragnehmer die von der jeweiligen Person ausgefüllte Anlage 11
zum Vertrag – Einwilligung Zuverlässigkeitsüberprüfung an die Auftraggeberin zu
übermitteln.
Liegen tatsächliche Anhaltspunkte vor, die Zweifel an der Zuverlässigkeit von Personen
begründen, kann die Auftraggeberin den Austausch von diesen Personen verlangen. In
diesem Fall trägt der Auftragnehmer die Kosten für die Einarbeitung neu eingesetzter
Personen.
Für weitere zum Einsatz kommende Personen des Auftragnehmers gilt Folgendes:
Der Auftragnehmer benennt die von ihm einzusetzenden Personen rechtzeitig, d. h.
mindestens zwei Wochen vor deren Einsatz und übersendet das von der Person
ausgefüllte Formular an die Auftraggeberin. Sollten ab diesem Zeitpunkt bis zur
Leistungserbringung Personen ausscheiden, so ist dies der Auftraggeberin innerhalb von
24 Stunden mitzuteilen.
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Anlage 1 zum Vertrag – Ergänzende Vereinbarungen
- Sicherheitsüberprüfung
Die Auftraggeberin behält sich eine Sicherheitsüberprüfung (SÜ) aller Personen des
Auftragnehmers oder Unterauftragnehmers vor, die für die Leistungserbringung Zugang
zu ihren Dienstgebäuden oder Zugriff auf ihre IT-Infrastruktur benötigen.
Mit Angebotsabgabe erklärt sich der Auftragnehmer damit einverstanden, dass seine zum
Einsatz kommenden Personen einer SÜ unterzogen werden können.
Die für den Fall einer Sicherheitsüberprüfung benötigten Angaben müssen durch das
Befüllen einer Sicherheitserklärung von der zum Einsatz kommenden Personen zur
Verfügung gestellt werden.
Im Fall der Sicherheitsüberprüfung muss der Auftragnehmer einen Sabotageschutz-
beauftragten oder Sicherheitsbevollmächtigten (m/w/d) benennen, über welchen die
Kommunikation stattfindet. Werden Sicherheitsüberprüfungen bei einem Unterauftrag-
nehmer durchgeführt, verläuft der Kontakt ausschließlich zwischen Auftraggeberin und
Sabotageschutzbeauftragten oder Sicherheitsbevollmächtigten (m/w/d) des Auftrag-
nehmers. Der Auftragnehmer verpflichtet den Unterauftragnehmer auf die Einhaltung der
Verpflichtungen zur Sicherheitsüberprüfung.
Auf eine Sicherheitsüberprüfung kann verzichtet werden, wenn für die betroffene Person
bereits eine gleich- oder höherwertige Sicherheitsüberprüfung durchgeführt worden ist.
Liegen tatsächliche Anhaltspunkte für ein Sicherheitsrisiko vor, kann die Auftraggeberin
den Austausch von Personen verlangen. In diesem Fall trägt der Auftragnehmer die
Kosten für die Einarbeitung neu eingesetzter Personen.
- Tariftreue und Mindestentgelt
Es gelten die besonderen Vertragsbedingungen zur Erfüllung der Tariftreue- und
Mindestentgeltverpflichtungen nach dem Tariftreue- und Mindestentgeltgesetz für
öffentliche Aufträge in Baden-Württemberg (Anlage 7 zum Vertrag – Besondere
Vertragsbedingungen).
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- Insolvenzfall sowie vorzeitige Vertragsbeendigung sonstiger Art
Im Falle von vorzeitigen Vertragsbeendigungen jeglicher Art und insbesondere bei einem
Insolvenzverfahren gegen den Auftragnehmer treffen diesen die im Folgenden
aufgeführten Pflichten.
Über die Einreichung eines Insolvenzantrags sowie über die Eröffnung eines Insolvenz-
verfahrens hat der Auftragnehmer die Auftraggeberin unverzüglich zu unterrichten.
Außerdem hat er unverzüglich alle Daten und Unterlagen, die für die Auftraggeberin zur
eigenständigen Aufrechterhaltung des Betriebs oder zur Ermöglichung der Betriebs-
aufrechterhaltung durch einen Dritten notwendig sind, an die Auftraggeberin in Papier-
form und / oder in elektronischer Form herauszugeben. Hierzu gehören insbesondere
• Betriebsdokumentationen, Betriebshandbücher, Betriebsanweisungen etc.,
• Konfigurationsdaten,
• Planungsunterlagen,
• notwendige Betriebsmittel (z. B. spezifische Software, Skripten, Routinen),
• etwaige Nutzdaten (Verfahrensdaten),
• etwaige überlassene Arbeitsmittel.
Bei einer vorzeitigen Vertragsbeendigung oder einem Insolvenzantrag bzw. einem
laufenden Insolvenzverfahren des Auftragnehmers kann die Auftraggeberin die Über-
eignung bzw. die Übertragung der Nutzungsrechte bezüglich der eingesetzten Hard- und
Softwarekomponenten verlangen, soweit die Auftraggeberin nicht bereits über das
Sicherungseigentum verfügt. Hierfür wird dem Auftragnehmer von der Auftraggeberin der
Zeitwert der Komponenten ersetzt.
Das Recht zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund sowie die Regelungen
des § 8 VOL/B bleiben unberührt. Als wichtiger Grund im Sinne der EVB-IT ohne das
Erfordernis einer weiteren Fristsetzung gilt insbesondere,
• wenn die im Angebot des Auftragnehmers beschriebenen Leistungen oder
Vorgaben der Leistungsbeschreibung in schwerwiegender Weise oder
wiederholter Form nicht erfüllt werden und eine vom Auftraggeber gesetzte
angemessene Frist zur Abhilfe erfolglos verstrichen ist,
• wenn nach Zuschlagserteilung nachweislich wettbewerbsbeschränkende
Absprachen des Auftragnehmers bekannt werden,
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Anlage 1 zum Vertrag – Ergänzende Vereinbarungen
• wenn Datenschutz- und Datensicherheitsvorschriften vom Auftragnehmer in
schwerwiegender Weise oder wiederholter Form verletzt werden,
• wenn die Eigenerklärungen und Zusicherungen zur Zuverlässigkeit des
Bieters nicht eingehalten werden oder sonstige die Zuverlässigkeit erheblich
beeinträchtigende Umstände eintreten.
- Vertragsänderungen
Änderungen und Ergänzungen nach Vertragsschluss bedürfen der Schriftform. Dies gilt
auch für das Schriftformerfordernis selbst.
- Gerichtsstand
Gerichtsstand für alle Streitigkeiten ist das Landgericht Stuttgart.
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