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Anlage 2 zum Vertrag –
Leistungsbeschreibung
BIT14-0230-1164
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Inhaltsverzeichnis
1 Beratungsleistungen Change-Management, Change-Kommunikation und Weiterentwicklung der Unternehmenskultur ............................................................... 3
2 Aufgabenskizzierung ..................................................................................................... 4
2.1 Strategische Beratung und Sparring ......................................................................... 4
2.2 Beratung zur Unternehmenskultur ............................................................................ 5
2.3 Begleitung von Veränderungsvorhaben .................................................................... 5
2.4 Weiterentwicklung des Veränderungsmanagements ................................................ 6
2.5 Konzeption und Durchführung von Workshops und Befähigungsmaßnahmen .......... 6
2.6 Beratung zur Change-Kommunikation ...................................................................... 6
2.7 Projektbezogene Unterstützungsleistungen .............................................................. 7
3 Leistungsfähigkeit angebotener Consultant ............................................................... 7
3.1 Leistungsfähigkeit des angebotenen Personals (B-Kriterien) .................................. 11
3.2 Mindestanzahl der für die Leistungserbringung gleichzeitig zugesicherten Personen und die Sicherstellung ihrer konsistenten Leistungsfähigkeit................................... 11
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1 Beratungsleistungen Change-Management, Change-
Kommunikation und Weiterentwicklung der Unternehmenskultur
Die Auftraggeberin, als eine IT Oberlandesbehörde, bewegt sich in einem Umfeld
kontinuierlicher technologischer, organisatorischer und strategischer Veränderungen.
Die fortschreitende Digitalisierung, die Einführung neuer Arbeitsweisen und Techno-
logien sowie die Anpassung von Organisationsstrukturen erfordern eine nachhaltige
Begleitung von Veränderungsprozessen und eine kontinuierliche Weiterentwicklung
der Unternehmenskultur.
Die Auftraggeberin verfügt bereits über etablierte interne Kompetenzen und Struktu-
ren im Bereich Unternehmenskultur und Veränderungsmanagement. Gegenstand der
ausgeschriebenen Leistung ist daher insbesondere die ergänzende Beratung, fachli-
che Unterstützung sowie das Sparring auf strategischer und operativer Ebene.
Ziel ist es, interne Verantwortliche bei der Planung, Umsetzung und Weiterentwick-
lung von Maßnahmen zur Förderung einer positiven Unternehmenskultur sowie bei
der professionellen Begleitung von Veränderungsvorhaben zu unterstützen.
Die Beratungsleistungen umfassen die Unterstützung bei der Weiterentwicklung und
Verankerung einer zukunftsorientierten, leistungsfähigen und mitarbeiterorientierten
Organisationskultur. Dabei sind bestehende Initiativen, Rahmenbedingungen und
strategische Zielsetzungen der Auftraggeberin zu berücksichtigen und
weiterzuentwickeln.
Ein weiterer Schwerpunkt liegt in der Beratung und Begleitung von Veränderungs-
vorhaben unterschiedlicher Größenordnung und Komplexität. Dies umfasst sowohl
organisationsweite Transformationsvorhaben als auch Veränderungen innerhalb ein-
zelner Organisationseinheiten. Ziel ist es, Veränderungen strukturiert, nachvollzieh-
bar und mit einer hohen Akzeptanz bei den Führungskräften und Mitarbeitenden zu
gestalten.
Die Leistung beinhaltet darüber hinaus die Beratung und Unterstützung bei der stra-
tegischen Weiterentwicklung des Veränderungsmanagements der Auftraggeberin.
Hierzu gehören die Entwicklung und Optimierung von Vorgehensweisen, Methoden,
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Instrumenten und Standards für die Planung und Umsetzung von Veränderungspro-
zessen.
Ein wesentlicher Bestandteil der Leistung ist ferner die Konzeption und Durchführung
von Change Impact Analysen, Workshops, Informationsveranstaltungen, Beteili-
gungsformaten und weiteren Maßnahmen zur Befähigung von Führungskräften und
Mitarbeitenden im Umgang mit konkreten Veränderungen. Ziel ist es, die Beteiligung
zu fördern und die aktive Mitgestaltung von den jeweiligen Veränderungsprozessen
zu unterstützen.
Ergänzend umfasst die Leistung die Beratung und Unterstützung bei der Konzeption,
Planung und Umsetzung einer zielgruppenorientierten Veränderungskommunikation.
Die Kommunikation soll dazu beitragen, Transparenz zu schaffen, Orientierung zu
geben, Akzeptanz für Veränderungen zu fördern und die strategischen Ziele von
Veränderungsvorhaben verständlich zu vermitteln.
Die Leistungserbringung erfolgt bedarfsorientiert in enger Abstimmung mit den zu-
ständigen Ansprechpartnerinnen und Ansprechpartnern der Auftraggeberin. Der Auf-
tragnehmer bringt aktuelle Methoden, Best Practices und Erfahrungen aus vergleich-
baren Transformations- und Kulturentwicklungsprojekten ein und unterstützt die Auf-
traggeberin bei der Entwicklung nachhaltiger und praxistauglicher Lösungen.
2 Aufgabenskizzierung
Der Auftragnehmer erbringt für die Auftraggeberin Beratungsleistungen im Rahmen
„Kultureller Wandel und Veränderung“ durch entsprechend qualifizierte
Mitarbeitende. Die Beratungsleistungen werden in dieser Leistungsbeschreibung in
den Kapiteln 2.1 – 2.7 näher beschrieben.
2.1 Strategische Beratung und Sparring
• Beratung der Fach- und Führungskräfte der Auftraggeberin zu
Fragestellungen des kulturellen Wandels und des
Veränderungsmanagements.
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• Sparring bei der Entwicklung, Bewertung und Weiterentwicklung von
Strategien, Konzepten und Maßnahmen im Bereich Organisationskultur und
Change-Management.
• Unterstützung bei der Ableitung von Handlungsfeldern und Maßnahmen aus
strategischen Zielsetzungen.
• Einbringen von Best Practices, Marktstandards und aktuellen Entwicklungen
im Bereich Kultur- und Transformationsmanagement.
• Fachliche Reflexion und Qualitätssicherung bestehender Konzepte und
Vorgehensweisen.
2.2 Beratung zur Unternehmenskultur
• Unterstützung bei der Weiterentwicklung einer modernen, zukunftsorientierten
und wertebasierten Unternehmenskultur.
• Beratung bei der Konzeption und Umsetzung von Maßnahmen zur Förderung
von Zusammenarbeit, Veränderungsbereitschaft, Eigenverantwortung und
Innovationsfähigkeit.
• Unterstützung bei der Entwicklung und Durchführung von
Kulturentwicklungsmaßnahmen.
• Beratung zu Beteiligungs- und Dialogformaten zur Förderung des kulturellen
Wandels.
2.3 Begleitung von Veränderungsvorhaben
• Beratung und Unterstützung bei Veränderungsvorhaben unterschiedlicher
Größenordnungen und Komplexitätsstufen.
• Entwicklung von Change-Management-Konzepten und Vorgehensmodellen.
• Identifikation und Analyse von Auswirkungen geplanter Veränderungen auf
Organisation, Führungskräfte und Mitarbeitende (Change-Impact-Analysen).
• Unterstützung bei Stakeholder-Analysen sowie der Ableitung geeigneter
Einbindungsmaßnahmen.
• Beratung zu Maßnahmen der Akzeptanzförderung und nachhaltigen
Verankerung von Veränderungen.
• Unterstützung bei der Planung und Steuerung von Veränderungsprozessen.
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2.4 Weiterentwicklung des Veränderungsmanagements
• Unterstützung bei der strategischen und methodischen Weiterentwicklung des
organisationsweiten Veränderungsmanagements.
• Entwicklung und Optimierung von Methoden, Werkzeugen, Standards und
Leitfäden.
• Beratung zur Integration von Change-Management-Aspekten in Projekt- und
Programmstrukturen.
• Unterstützung beim Aufbau und der Weiterentwicklung interner Change-
Kompetenzen.
• Entwicklung von Empfehlungen zur nachhaltigen Verankerung von
Veränderungsmanagement in der Organisation.
2.5 Konzeption und Durchführung von Workshops und
Befähigungsmaßnahmen
• Konzeption von Workshops, Informationsveranstaltungen, Dialogformaten und
Beteiligungsformaten.
• Entwicklung zielgruppenspezifischer Lern- und Befähigungsangebote für
Führungskräfte und Mitarbeitende.
• Moderation von Workshops, Arbeitsgruppen und weiteren
Veranstaltungsformaten.
• Entwicklung von Formaten zur Förderung von Veränderungskompetenz und
Veränderungsbereitschaft.
• Erstellung von Workshop-Unterlagen, Moderationskonzepten und
Begleitmaterialien.
• Unterstützung bei der Nachbereitung und Evaluation durchgeführter
Maßnahmen.
2.6 Beratung zur Change-Kommunikation
• Entwicklung und Weiterentwicklung von Kommunikationsstrategien für
Veränderungsvorhaben.
• Beratung bei der Konzeption zielgruppengerechter
Kommunikationsmaßnahmen.
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• Unterstützung bei der Erstellung von Kommunikationsplänen und
Kommunikationskonzepten.
• Entwicklung geeigneter Kommunikationsformate für unterschiedliche
Zielgruppen.
• Beratung zu Maßnahmen der transparenten und adressatengerechten
Kommunikation von Veränderungen.
• Unterstützung bei der Erstellung und Qualitätssicherung von
Kommunikationsinhalten und Kommunikationsmaterialien.
• Beratung zur Verzahnung von Veränderungsmanagement und
Kommunikation.
2.7 Projektbezogene Unterstützungsleistungen
• Teilnahme an Abstimmungs-, Planungs- und Steuerungsterminen.
• Vorbereitung, Durchführung und Nachbereitung projektbezogener Workshops
und Besprechungen.
• Erstellung von Konzepten, Präsentationen, Entscheidungsvorlagen und
Dokumentationen.
• Unterstützung bei der Erfolgskontrolle und Evaluation von Kultur- und
Veränderungsmaßnahmen.
• Laufende fachliche Beratung und kurzfristige Unterstützung bei aktuellen
Fragestellungen der Auftraggeberin.
3 Leistungsfähigkeit angebotener Consultant
Die zum Einsatz kommende beratende Person muss vertiefte Kenntnisse im Bereich
kultureller Wandel und Veränderungsbegleitung (vergleichbar mit den im Kapitel 2
dieser Leistungsbeschreibung beschrieben Aufgaben) haben. (A)
Die einzusetzende Person benötigt sehr gute Deutschkenntnisse (mind. Niveaustufe
C1) in Wort und Schrift. (A)
Die beratende Person muss Expertenwissen und mehrjährige Berufserfahrung in den
unten genannten Themengebieten haben. Zudem muss die Person in der Lage sein,
die Themengebiete selbstständig bearbeiten und übernehmen zu können. Dabei sind
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sowohl Strategien und Konzepte zu erstellen als auch bestehende Konzepte
weiterzuentwickeln. Die Qualifikation ist durch Nachweise und Referenzen über die
bisherigen Tätigkeiten im Angebotsblatt Consultant zu belegen. (A)
Vorausgesetzt werden im Rahmen der Beratungsleistung:
➢ Ausbildung und Qualifikation (A)
• Erfolgreich abgeschlossenes Hochschulstudium (Master, Diplom oder ver-
gleichbar) in den Bereichen Wirtschafts-, Sozial-, Kommunikations- oder
Organisationswissenschaften, Psychologie oder einer vergleichbaren
Fachrichtung.
➢ Berufserfahrung (A)
• Mindestens zehn Jahre Berufserfahrung innerhalb der letzten 18 Jahre
(09/2008 – 09/2026) in der Beratung von Organisationen zu den Themen
Change Management, Organisationsentwicklung, Change Kommunikation,
Kulturentwicklung und Transformation (ein Jahr entspricht 180 PT).
• Mindestens fünf Jahre praktische Erfahrung innerhalb der letzten zehn Jah-
re (09/2016 – 09/2026) in der Konzeption, Steuerung und Begleitung kom-
plexer Veränderungsvorhaben (ein Jahr entspricht 180 PT).
• Nachweisbare Erfahrung als strategischer Berater/in und Sparrings-
partner/in für Führungskräfte, Management- und Leitungsebenen.
➢ Erfahrung im öffentlichen Sektor (A)
• Mindestens drei Referenzprojekte (Eigenanteil je Referenzprojekt muss
mindestens 120 Personentage beinhalten) innerhalb der letzten acht Jahre
(09/2018 – 09/2026) bei öffentlichen Auftraggebern auf Bundes- oder Lan-
desebene.
• Mindestens drei Referenzprojekte (Eigenanteil je Referenzprojekt muss
mindestens 120 Personentage beinhalten) innerhalb der letzten acht Jahre
(09/2018 – 09/2026) mit Schwerpunkt Change Management, Kulturentwick-
lung oder Veränderungskommunikation auf Bundes- oder Landeseben.
• Nachweisbare Kenntnisse der organisatorischen, politischen und regulatori-
schen Rahmenbedingungen öffentlicher Verwaltungen und Behörden.
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• Nachweisbare Erfahrung im Umgang mit komplexen Stakeholder-
Strukturen sowie mehrstufigen Entscheidungs- und Beteiligungsprozessen
im öffentlichen Umfeld.
➢ Erfahrung im IT- und Digitalisierungsumfeld
• Wünschenswert sind mindestens drei Referenzprojekte innerhalb der letz-
ten acht Jahre (09/2018 – 09/2026) im Umfeld von IT-Organisationen, IT-
Dienstleistern, IT-Behörden oder vergleichbaren technologieorientierten Or-
ganisationen. (B)
• Nachweisbare Erfahrung in den letzten acht Jahren (09/2018 – 09/2026) mit
einem Eigenanteil von mindestens 120 Personentage in der Begleitung von
Digitalisierungs-, Transformations- oder Modernisierungsvorhaben mit we-
sentlichen organisatorischen Auswirkungen. (A)
• Erfahrung in der Begleitung von Veränderungen im Kontext neuer Techno-
logien, Digitalisierung von Verwaltungsleistungen, IT-Modernisierung, Or-
ganisationsanpassungen oder Einführung neuer Arbeitsweisen. (A)
➢ Fachliche Expertise (Nachzuweisen durch Referenzen) (A)
• Nachweisbare Erfahrung in den letzten acht Jahren (09/2018 – 09/2026) mit
einem Eigenanteil von mindestens 120 PT in der Entwicklung und Umset-
zung von organisationsweiten Change-Management-Strategien.
• Erfahrung in der leitenden Funktion (Projektleitung) in den letzten acht Jah-
ren (09/2018 – 09/2026) mit einem Eigenanteil von mindestens 120 PT in
großen Transformationsprogrammen mit mehr als 500 betroffenen Mitarbei-
tenden.
• Erfahrung in der Entwicklung und Begleitung von Kulturentwicklungsinitiati-
ven.
• Nachweisbare Erfahrung in den letzten acht Jahren (09/2018 – 09/2026) mit
einem Eigenanteil von mindestens 250 PT in der Konzeption und operative
Umsetzung von Kommunikationsstrategien für Veränderungsprojekten.
• Nachweisbare Erfahrung in der Konzeption und Moderation von Work-
shops, Führungskräfteformaten, Beteiligungsformaten und Großgruppen-
veranstaltungen.
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• Mindestens fünf Jahre Erfahrung innerhalb der letzten zehn Jahre (09/2016
– 09/2026) in der Entwicklung von Befähigungsmaßnahmen für Führungs-
kräfte und Mitarbeitende im Kontext organisatorischer Veränderungen.
➢ Methodische Kompetenzen
• Kenntnisse etablierter Change-Management-Methoden und Frameworks.
(A)
• Nachweisbare Erfahrung in der Durchführung von Stakeholder-Analysen,
Change-Impact-Analysen und Kommunikationsplanungen. (A)
• Mehrjährige (mind. fünf Jahre) Erfahrung innerhalb der letzten zehn Jahre
(09/2016 – 09/2026) in der Entwicklung strategischer Konzepte, Entschei-
dungsgrundlagen und Handlungsempfehlungen für obere Führungsebenen.
(A)
• Fähigkeit zur Analyse komplexer Organisationsstrukturen und Verände-
rungskontexte. (A)
• Erfahrungen im Einsatz und in der Gestaltung von multimedialen Mitteln der
Change Kommunikation. (A)
• Wünschenswert sind Erfahrungen in der Podcast- und Videoproduktion. (B)
➢ Persönliche Kompetenzen (A)
• Ausgeprägte Beratungskompetenz (mind. fünf Jahre) innerhalb der letzten
zehn Jahre (09/2016-09/2026) im ausgeschriebenen Bereich und Fähigkeit
zur Arbeit auf strategischer Ebene.
• Hohe Moderations- und Kommunikationskompetenz (große Veranstaltun-
gen mit mind. 200 Personen moderieren, etc.).
• Nachweisbare Fähigkeit zur Steuerung sensibler Veränderungsprozesse in
politisch und organisatorisch komplexen Umfeldern.
• Sicheres Auftreten gegenüber Führungskräften, Projektleitungen und Ent-
scheidungstragende.
• Hohe Konflikt- und Vermittlungskompetenz.
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3.1 Leistungsfähigkeit des angebotenen Personals (B-Kriterien)
Das Personal besitzt darüber hinaus idealerweise die in dem Angebotsblatt als B-
Kriterien ausgewiesenen Erfahrungen, Kenntnisse und Qualifikationen. (B)
Soweit der Auftragnehmer die B-Kriterien in seinem Angebot zugesichert hat, werden
diese verbindlicher Teil dieser Leistungsbeschreibung. Die Erbringung der Leistun-
gen mit Personal des Auftragnehmers, das über die ausgewiesenen Erfahrungen,
Kenntnisse und Qualifikationen verfügt, ist somit verbindlich zugesicherter Leistungs-
bestandteil.
3.2 Mindestanzahl der für die Leistungserbringung gleichzeitig
zugesicherten Personen und die Sicherstellung ihrer konsistenten
Leistungsfähigkeit
Der Auftragnehmer sichert zudem zu, dass er mindestens zwei Personen für das An-
gebotsblatt Consultant mit den in seinem Angebot zugesicherten Erfahrungen,
Kenntnissen und Qualifikationen (A- und B-Kriterien) gleichzeitig für die Leistungser-
bringung zur Verfügung stellen kann. (A)
Es obliegt dem Auftragnehmer, die Consultants so einzusetzen, dass Meilensteine in
den Projekten eingehalten werden können. Verzögerungen innerhalb der Projekte,
die dem Auftragnehmer zuzurechnen sind, können zu Schadensersatzforderungen
seitens der Auftraggeberin führen.
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