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Antwortenkatalog
Vergabestelle:Klinikum Stuttgart Maßnahme:Digitale Personalakte Vergabe:Beratungsleistungen zur Vorbereitung und Durchführung eines Vergabeverfahrens zur Beschaffung einer digitalen Personalakte einschließlich Digitalisierung der Bestandsakten, Dokumentenmanagement und Digitalisierung personalwirtschaftlicher Prozesse am Klinikum Stuttgart Vergabe-Nr:260902_SC_PA
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Inhaltsverzeichnis
[ID: 13615] Teilnahmeformular Ziffer 1.3 a - Zurechnung von Referenzprojekten [ID: 13613] Teilnahmeformular Ziffer 1.3 a - Abgrenzung des Begriffs "vergleichbares HR- Digitalisierungsvorhaben" [ID: 13614] Teilnahmeformular Ziffer 1.3 c - Zeitpunkt der Benennung des Stellvertreters
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Fragen und Antworten zum Vergabeverfahren
lfd. Nummer A-3
Frage: Betreff: »[ID: 13615] Teilnahmeformular Ziffer 1.3 a - Zurechnung von Referenzprojekten« Inhalt: »Betrifft: Teilnahmeformular Ziffer 1.3 a in Verbindung mit Bewerbermemorandum Ziffer 3.4
Die Referenzprojekte sind nach Ziffer 1.3 a vom Bieter nachzuweisen. Wir bitten um Klarstellung, ob Referenzprojekte anerkannt werden, die von den für die Leistungserbringung vorgesehenen Schlüsselpersonen des Bieters verantwortlich erbracht wurden, die vertragliche Abwicklung seinerzeit jedoch über ein anderes Unternehmen erfolgte, und welche Nachweise hierfür gegebenenfalls vorzulegen sind.«
Antwort: Betreff: »AW: Teilnahmeformular Ziffer 1.3 a - Zurechnung von Referenzprojekten« Inhalt: »
Sehr geehrte Damen und Herren,
die unter Ziffer 1.3 a) des Teilnahmeformulars geforderten Referenzprojekte beziehen sich auf die Qualifikation und Referenzen des Bieters und müssen daher vom Bieter selbst als Unternehmen erbracht worden sein.
Ein Referenzprojekt, das seinerzeit von einem anderen Unternehmen vertraglich durchgeführt bzw. abgewickelt wurde, kann daher nicht allein aufgrund der Mitwirkung oder verantwortlichen Tätigkeit einer heute beim Bieter beschäftigten Schlüsselperson als Referenz des Bieters im Sinne von Ziffer 1.3 a) anerkannt werden.
Die betreffende Projekterfahrung der vorgesehenen Schlüsselperson kann jedoch, sofern die dort genannten Voraussetzungen erfüllt sind, als persönliche Referenz des Projektleiters nach Ziffer 1.3 b) berücksichtigt werden. Hierfür sind insbesondere die dort geforderten Angaben zur eigenen Rolle und zum Verantwortungsumfang des Projektleiters zu machen.
Die Regelung in Ziffer 1.3 b), wonach die für den Projektleiter benannten Referenzprojekte mit den unter Ziffer 1.3 a) benannten Referenzprojekten identisch sein können, bleibt hiervon unberührt. Dies bedeutet jedoch nicht, dass ein ausschließlich von einem anderen Unternehmen durchgeführtes Projekt als Unternehmensreferenz des Bieters nach Ziffer 1.3 a) anerkannt werden kann.
Mit freundlichen Grüßen
Vergabestelle Klinikum Stuttgart
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lfd. Nummer A-2
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Frage: Betreff: »[ID: 13613] Teilnahmeformular Ziffer 1.3 a - Abgrenzung des Begriffs "vergleichbares HR-Digitalisierungsvorhaben"« Inhalt: »Betrifft: Teilnahmeformular, Ziffer 1.3 a, erster Spiegelstrich
In Ziffer 1.3 a wird als Anforderung an die Referenzprojekte die "Einführung einer digitalen Personalakte oder eines vergleichbaren HR- Digitalisierungsvorhabens" genannt.
Wir bitten um Klarstellung, wie der Begriff "vergleichbares HR- Digitalisierungsvorhaben" abzugrenzen ist. Werden insbesondere Vorhaben zur Einführung einer elektronischen Akte beziehungsweise eines Dokumentenmanagementsystems einschließlich Aktenplan, Dokumentenvorlagen, Aufbewahrungs- und Aussonderungsregeln sowie der Digitalisierung aktenbezogener Prozesse als vergleichbar anerkannt, wenn sie sich auf eine andere Aktenart als die Personalakte beziehen?
Hintergrund der Frage ist, dass die ausgeschriebene Leistung die vergaberechtliche und methodische Begleitung der Beschaffung betrifft und die hierfür maßgeblichen Anforderungen an Aktenstruktur, Dokumentenmanagement und Prozessdigitalisierung aktenartenübergreifend vergleichbar sind.«
Antwort: Betreff: »AW: Teilnahmeformular Ziffer 1.3 a - Abgrenzung des Begriffs "vergleichbares HR-Digitalisierungsvorhaben"« Inhalt: »
Sehr geehrte Damen und Herren,
ein der Einführung einer elektronischen Personalakte vergleichbares HR- Digitalisierungsverfahren ist ein Verfahren, das die Digitalisierung von wichtigen, gemäß den Ausschreibungsunterlagen im Klinikum Stuttgart jetzt zur Digitalisierung anstehenden HR-Prozessen betrifft und folgende Elemente enthält: digitale, medienbruchfreie Abbildung von solchen zentralen HR-Prozessen in Worklflows, digital unterstützte Dokumentenverwaltung, -bereitstellung und Digitalisierung der hierzu zuvor in Papierform oder in anderer Form geführten Unterlagen. Es reicht aus, wenn Referenzprojekte benannt werden, die in einer Gesamtschau zeigen, dass der Bieter über nachgewiesene Erfahren für alle zu Gelingen der erforderlichen Elemente bei HR-Prozessen verfügt. Sofern Erfahrung bei den Themen Aktenstruktur, Dokumentenmanagement und Prozessdigitalisierung im Allgemeinen und zusätzlich die weiterhin erforderlichen Erfahrung in der Digitalisierung von Personalprozessen durch belastbare Referenzen nachgewiesen werden, wäre dies ausreichend. Nicht ausreichend wäre es, wenn es keine belastbare Referenzen bezüglich der Digitalisierung von Personalprozessen gibt.
Mit freundlichen Grüßen
Vergabestelle Klinikum Stuttgart
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lfd. Nummer A-1
Frage: Betreff: »[ID: 13614] Teilnahmeformular Ziffer 1.3 c - Zeitpunkt der Benennung des Stellvertreters« Inhalt: »Betrifft: Teilnahmeformular, Ziffer 1.3 c
Ziffer 1.3 c sieht vor, dass der Bieter mindestens einen Projektleiter und einen gleichwertig qualifizierten Stellvertreter zu benennen hat, und bestimmt zugleich, dass die Lebensläufe der benannten Schlüsselpersonen "dem Angebot" beizufügen sind.
Wir bitten um Klarstellung, ob die Benennung des Stellvertreters einschließlich Lebenslauf bereits mit dem Teilnahmeantrag in Phase 1 zu erfolgen hat oder ob sie - entsprechend dem Wortlaut - erst mit dem Angebot in Phase 2 verlangt wird.«
Antwort: Betreff: »AW: Teilnahmeformular Ziffer 1.3 c - Zeitpunkt der Benennung des Stellvertreters« Inhalt: »
Sehr geehrte Damen und Herren,
es wird klargestellt, dass die Benennung des Stellvertreters einschließlich Lebenslauf bereits mit dem Teilnahmeantrag in Phase 1 zu erfolgen hat.
Mit freundlichen Grüßen
Vergabestelle Klinikum Stuttgart
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