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Beratungsleistungen zur Vorbereitung
und Durchführung eines Vergabeverfahrens zur
Beschaffung einer digitalen Personalakte
einschließlich Digitalisierung der Bestandsakten,
Dokumentenmanagement und Digitalisierung
personalwirtschaftlicher Prozesse
am Klinikum Stuttgart
Bewerbermemorandum
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Inhaltsverzeichnis
1 Gegenstand des Verfahrens ............................................................................................. 2
2 Vergabestelle und Terminologie ....................................................................................... 2
3 Formale Angaben zum Verfahren ..................................................................................... 3
3.1 Art des Verfahrens .................................................................................................. 3
3.2 Teilnahmeberechtigung ........................................................................................... 3
3.3 Bewerbergemeinschaft ............................................................................................ 3
3.4 Eignungsleihe/Unterauftragnehmer .......................................................................... 3
4 Angaben zum Verfahren und dessen Ablauf ..................................................................... 4
4.1 Ablauf des Verfahrens ............................................................................................. 4
4.2 Terminplan .............................................................................................................. 5
4.3 Angebotswertung ................................................................................................... 5
5 Formale Vorgaben zum Teilnahmewettbewerb (Phase 1) ................................................... 6
5.1 Form und Frist der Teilnahmeanträge, Einreichung ................................................... 6
5.2 Inhalte der Teilnahmeanträge, Bewerberauswahl ...................................................... 6
6 Anlagen .......................................................................................................................... 7
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1 Gegenstand des Verfahrens
Das Klinikum Stuttgart betreibt verschiedenste digitale Verfahren der Personalwirtschaft. Die Dienstplanung und Zeitwirtschaft ist vollumfänglich digitalisiert und eng mit der Payroll verknüpft. Die Daten aus dem HR-Core-System werden über Schnittstellenserver an weitere Subsysteme weitergegeben. Das Bewerbermanagement und das interne Fortbildungswesen inklusive Contentmanagement und digitale E-Learning-Angebote werden über HR-Fachverfahren abgebildet. Das Klinikum verfügt zudem über einen digitalen Gehaltsnachweis. Arbeitsmedizinische Themen werden über gesonderte digitale Verfahren verwaltet, insbesondere Vorsorgekartei, Unfallberichtswesen, Dokumentation arbeitsmedizinischer Untersuchungen. Für das On- und Off-boarding wird aktuell eine eigene Softwarelösung eingesetzt, welche aber mittlerweile abgekündigt ist.
Das Klinikum Stuttgart verfügt über keine elektronische Personalakte, diese soll entsprechend eingeführt werden. Zudem sollen die für die Personalakte relevanten Prozesse schnellstmöglich digitalisiert werden, um Qualität, Effizienz und Effektivität der Personalarbeit zu steigern.
Hierzu bedarf es der Einführung einer elektronischen Personalakte inklusive des Digitalisierens aller Bestandsakten, sowie eines Verfahrens für die Bereitstellung der Dokumentenvorlagen und eine digitale Unterstützung aller personalaktenrelevanten Prozesse. Dabei soll die Priorisierung zunächst beim On- und Offboarding sowie den bisher nicht digitalisierten Prozesse liegen. Die gewählten Verfahren müssen für die Zukunft flexibel und ausbaufähig sein, um eine Integration von weiteren Themen wie Recruiting und Fort-/ Weiterbildungen zu gewährleisten.
Um die umfangreichen fachlichen und technischen Anforderungen im Rahmen der geplanten Beschaffung erfolgreich abzubilden, benötigt das Klinikum Stuttgart eine fachlich und methodisch qualifizierte Vergabe- und Projektberatung, die den Auftraggeber bei der Vorbereitung, Durchführung und Auswertung des Vergabeverfahrens umfassend unterstützt und berät. Die Strategie für die digitale Personalarbeit im Klinikum Stuttgart wird vorab intern festgelegt und zu Beginn der Zusammenarbeit besprochen. Die S4/HANA Migration ist nicht Bestandteil des Projekts.
2 Vergabestelle und Terminologie
Vergabestelle ist das Klinikum Stuttgart.
Das Klinikum Stuttgart wird in den Vergabeunterlagen sowie dessen Anlagen gleichbedeutend auch als „Auftraggeber“ oder „Vergabestelle“ bezeichnet. Die Bewerber werden gleichbedeutend auch als „Unternehmer“ oder „Auftragnehmer“ bezeichnet. Auftraggeber und Auftragnehmer werden gemeinsam auch als „Parteien“ und „Vertragspartner“ bezeichnet.
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3 Formale Angaben zum Verfahren
3.1 Art des Verfahrens
Aufgrund des geschätzten Auftragswerts der zu vergebenden Leistungen erfolgt durch Verhandlungsvergabe mit Teilnahmewettbewerb nach den Regelungen der Unterschwellenvergabeordnung.
3.2 Teilnahmeberechtigung
Teilnahmeberechtigt sind alle natürlichen und juristischen Personen, die die in der Vergabe- bekanntmachung geforderte Eignung aufweisen sowie Bewerbergemeinschaften, die die Eignungsanforderungen erfüllen.
Beteiligt sich ein Unternehmen mehrfach ‒ sei es als Bewerber, Mitglied einer Bewerber- gemeinschaft oder Unterauftragnehmer ‒ an diesem Vergabeverfahren, so kann dies zum Verfahrensausschluss aller Bewerber/Bewerbergemeinschaften, bei denen das jeweilige Unternehmen beteiligt bzw. als Unterauftragnehmer vorgesehen ist, führen.
3.3 Bewerbergemeinschaft
Unternehmen können sich für die Teilnahme an diesem Verfahren zu Bewerbergemeinschaften zusammenschließen. Bewerbergemeinschaften stehen Einzelbewerbern gleich.
Eine nachträgliche Bildung von Bewerbergemeinschaften nach Ende der Frist zur Abgabe des Teilnahmeantrags ist nicht zulässig.
Bewerbergemeinschaften haben eine von allen Mitgliedern unterzeichnete Erklärung abzugeben, in welcher sie die Aufgabenteilung innerhalb der Bewerbergemeinschaft darstellen, einen bevollmächtigten Vertreter der Bewerbergemeinschaft benennen und erklären, dass alle Mitglieder der Bewerbergemeinschaft im Vergabeverfahren sowie im Auftragsfall gesamtschuldnerisch haften.
3.4 Eignungsleihe/Unterauftragnehmer
Ein Bewerber kann zum Nachweis seiner Eignung (wirtschaftliche und finanzielle sowie technische und berufliche Leistungsfähigkeit) die Kapazitäten anderer Unternehmen in Anspruch nehmen (Eignungsleihe). Diese Möglichkeit besteht unabhängig von der Rechtsnatur der zwischen dem Bewerber und den anderen Unternehmen bestehenden Verbindungen. In diesem Fall ist der Vergabestelle nachzuweisen, dass dem Bewerber die erforderlichen Mittel tatsächlich zur Verfügung stehen werden, indem beispielsweise eine entsprechende Verpflichtungserklärung dieses Unternehmens vorgelegt wird.
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Die Unternehmen, auf die sich ein Bewerber zum Nachweis seiner Eignung stützt, müssen die Eignung ebenfalls hinsichtlich derjenigen Eignungskriterien erfüllen, zu deren Nachweis sich der Bewerber auf die Eignung des Unternehmens stützt. Zudem sind die Erklärungen über das Vorliegen von Ausschlussgründen nach § 123 Abs. 1 bis 4 GWB und § 124 Abs. 1 GWB auch für diese Unternehmen vorzulegen. Werden die vorstehend dargestellten Eignungsanforderungen nicht erfüllt oder liegen Ausschlussgründe gemäß § 123 Abs. 1 bis 4 GWB vor, so ist das Unternehmen auf Aufforderung der Vergabestelle innerhalb einer von dieser vorgegebenen Frist zu ersetzen. Liegen Ausschlussgründe nach § 124 Abs. 1 GWB vor, so kann die Vergabestelle verlangen, dass der Bewerber das Unternehmen ersetzt.
Nicht eignungsrelevante Unterauftragnehmer sind mit dem Teilnahmeantrag noch nicht zu benennen.
4 Angaben zum Verfahren und dessen Ablauf
4.1 Ablauf des Verfahrens
Die Verhandlungsvergabe wird in zwei Phasen durchgeführt:
Phase 1 – Teilnahmewettbewerb:
Interessierte Unternehmen sind in der Phase 1 zur Beteiligung am Teilnahmewettbewerb aufgefordert. Auf der Grundlage der im Teilnahmeantrag dargestellten Vorgehensweise werden unter allen grundsätzlich geeigneten Bewerbern im Rahmen des Teilnahmewettbewerbs drei bis fünf Unternehmen ausgewählt, die zur Abgabe eines Angebots aufgefordert werden.
Phase 2 – Angebots- und Verhandlungsphase:
Die Vergabestelle plant, drei bis fünf geeignete Bewerber auszuwählen und zur Abgabe eines ersten Angebots aufzufordern. Die Vergabeunterlagen werden allen zur Abgabe eines ersten Angebots aufgeforderten Teilnehmern zeitgleich zur Verfügung gestellt. Der geforderte Inhalt der Angebote ist in den Vergabeunterlagen dargestellt, die den im Rahmen des Teilnahmewettbewerbs ausgewählten und zur Abgabe eines Angebots aufgeforderten Bewerbern zugehen werden. Anschließend sind für das gesamte Verfahren zwei Verhandlungsrunden geplant. Im Anschluss der technischen Verhandlungsrunden erfolgt ggf. abschließend eine rein kaufmännische Verhandlungsrunde.
Die Vergabestelle behält sich vor, die Verhandlungen in mehreren aufeinanderfolgenden Phasen durchzuführen und dabei sowohl die Anzahl der Bieter als auch die Zahl der Verhandlungsrunden sukzessive anhand der vorgegebenen Zuschlagskriterien zu reduzieren. In der Schlussphase des Verfahrens werden noch so viele Angebote berücksichtigt, dass der Wettbewerb gewährleistet ist, sofern ursprünglich eine ausreichende Anzahl von Angeboten oder geeigneten Bietern vorhanden war. Die Auswahl der Bieter erfolgt ausschließlich anhand der zuvor bekannt
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gemachten Zuschlagskriterien. Alle Bieter werden bei den Verhandlungen gleichbehandelt und über etwaige Änderungen der Vergabeunterlagen in Textform informiert.
4.2 Terminplan
4.3 Angebotswertung
Die Bewertung der Angebote in Phase 2 und damit die Auswahl des wirtschaftlichsten Angebots erfolgt nach folgenden Kriterien:
| Pos. | Kriterium | Gewichtung | ||||||
|---|---|---|---|---|---|---|---|---|
| 1 | Honorar | 50 % | ||||||
| 2 | Qualität | 50 % | ||||||
| 2.1 | Projektkonzept | 35 % | ||||||
| 2.2 | Qualifikation und Erfahrung des eingesetzten Projektteams | 15 % |
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Die für die Angebotsphase ausgewählten Bieter erhalten nähere Informationen zu den Zuschlagskriterien und möglichen Unterkriterien. Die Vergabestelle behält sich eine geringfügige Modifikation von Unterkriterien vor.
5 Formale Vorgaben zum Teilnahmewettbewerb (Phase 1)
5.1 Form und Frist der Teilnahmeanträge, Einreichung
Für die Abgabe des Teilnahmeantrags stellt die Vergabestelle das in der Anlage 1 beigefügte Teilnahmeformular zur Verfügung.
Der Teilnahmeantrag muss elektronisch in Textform (§ 126b BGB) über das Online-Vergabeportal unter folgendem Link
bis spätestens
- Oktober 2026 – 10:00 Uhr
eingereicht werden.
Die Dateien müssen im Dateiformat „PDF“ eingereicht werden.
Die Übermittlung des Teilnahmeantrags hat mithilfe elektronischer Mittel über das Online- Vergabeportal www.meinauftrag.rib.de zu erfolgen.
Dort wird das kostenlose „Bietertool“ bereitgestellt, welches eine separate Installation erfordert.
Es wird empfohlen, rechtzeitig vor Ende der Teilnahmefrist die Übermittlung des Teilnahmeantrags (mindestens 24 Stunden vor Ablauf der oben genannten Teilnahmefrist) zu testen. Bei technischen Problemen und Fragen in diesem Zusammenhang finden Sie unter www.meinauftrag.rib.de weitergehende Informationen und Kontaktmöglichkeiten zum Support der Vergabeplattform. Die Vergabestelle kann zu technischen Fragen im Zusammenhang mit der Abgabe des Teilnahmeantrags grundsätzlich keine Auskünfte erteilen.
Anderweitig auf elektronischem oder postalischem Wege übermittelte Teilnahmeanträge, wie z.B. per Telefax oder auch per E-Mail, sind nicht zugelassen.
5.2 Inhalte der Teilnahmeanträge, Bewerberauswahl
Im Teilnahmeantrag ist die Eignung gemäß den Vorgaben in der Vergabebekanntmachung nachzuweisen. Die vorzulegenden Erklärungen und Nachweise ergeben sich aus den Vorgaben des Teilnahmeformulars.
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Die Eignung ist für jeden Bewerber bzw. – bei Bewerbergemeinschaften – jedes Mitglied einer Bewerbergemeinschaft gesondert nachzuweisen.
6 Anlagen
Neben dem vorliegenden Leitfaden sind die bereits im Rahmen des Teilnahmewettbewerbs überlassenen Anlagen nebst deren Anhängen sowie nachfolgende Anhänge unmittelbarer Teil und Gegenstand des Vergabeverfahrens:
Anlage 1: Teilnahmeformular Anlage 2: Leistungsbeschreibung