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Beratungsleistungen zur Vorbereitung
und Durchführung eines Vergabeverfahrens zur
Beschaffung einer digitalen Personalakte einschließlich
Digitalisierung der Bestandsakten,
Dokumentenmanagement und Digitalisierung
personalwirtschaftlicher Prozesse
am Klinikum Stuttgart
Leistungsbeschreibung
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Beschaffung einer digitalen Personalakte am Klinikum Stuttgart
09/2026
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A. Vorbemerkungen
Das Klinikum Stuttgart mit seinen drei Häusern Katharinenhospital, Krankenhaus Bad Cannstatt und Olgahospital bietet als Krankenhaus der Maximalversorgung umfassende medizinische Versorgung für die Menschen in Stuttgart und der Region Mittlerer Neckar. Träger der wirtschaftlich selbständigen gemeinnützigen Kommunalanstalt des öffentlichen Rechtes ist die Landeshauptstadt Stuttgart. Das Klinikum Stuttgart ist Akademisches Lehrkrankenhaus der Universität Tübingen mit direktem Zugang zu den neuesten wissenschaftlichen Erkenntnissen und Methoden in Diagnostik und Therapie. Das Klinikum untergliedert sich in 6 Medizinische Zentren mit über 50 Kliniken und Fachabteilungen. Am Klinikum Stuttgart arbeiten ca. 9.000 Mitarbeitende und Auszubildende.
Das Klinikum Stuttgart betreibt verschiedenste digitale Verfahren der Personalwirtschaft. Die Dienstplanung und Zeitwirtschaft ist vollumfänglich digitalisiert und eng mit der Payroll verknüpft. Die Daten aus dem HR-Core-System werden über Schnittstellenserver an weitere Subsysteme weitergegeben. Das Bewerbermanagement und das interne Fortbildungswesen inklusive Contentmanagement und digitale E-Learningangebote werden über HR-Fachverfahren abgebildet. Das Klinikum verfügt zudem über einen digitalen Gehaltsnachweis. Arbeitsmedizinische Themen werden über gesonderte digitale Verfahren verwaltet, insbesondere Vorsorgekartei, Unfallberichtswesen, Dokumentation arbeitsmedizinischer Untersuchungen. Für das On- und Off-boarding wird aktuell eine eigene Softwarelösung eingesetzt, welche aber mittlerweile abgekündigt ist.
Das Klinikum Stuttgart verfügt über keine elektronische Personalakte, diese soll entsprechend eingeführt werden. Zudem sollen die für die Personalakte relevanten Prozesse schnellstmöglich digitalisiert werden, um Qualität, Effizienz und Effektivität der Personalarbeit zu steigern.
Das Klinikum Stuttgart wird SAP HCM auch zukünftig für die Entgeltabrechnung einsetzen. Eine Ablösung des bestehenden SAP-HCM-Systems ist ausdrücklich nicht Bestandteil des Projekts. Die einzuführende elektronische Personalakte sowie die zu digitalisierenden personalaktenrelevanten Prozesse sollen vielmehr in die bestehende Systemlandschaft integriert werden und über geeignete Schnittstellen mit SAP HCM und den weiteren bestehenden HR-Fachverfahren zusammenwirken.
Hierzu bedarf es der Einführung einer elektronischen Personalakte inklusive des Digitalisierens aller Bestandsakten, sowie eines Verfahrens für die Bereitstellung der Dokumentenvorlagen und eine digitale Unterstützung aller personalaktenrelevanten Prozesse. Dabei soll die Priorisierung zunächst beim On- und Offboarding sowie den bisher nicht digitalisierten Prozesse liegen. Die gewählten Verfahren müssen für die Zukunft flexibel und ausbaufähig sein, um eine Integration von weiteren Themen wie Recruiting und Fort-/ Weiterbildungen zu gewährleisten.
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Um die umfangreichen fachlichen und technischen Anforderungen im Rahmen der geplanten Beschaffung erfolgreich abzubilden, benötigt das Klinikum Stuttgart eine fachlich und methodisch qualifizierte Vergabe- und Projektberatung, die den Auftraggeber bei der Vorbereitung, Durchführung und Auswertung des Vergabeverfahrens umfassend unterstützt und berät. Die Strategie für die digitale Personalarbeit im Klinikum Stuttgart wird vorab intern festgelegt und zu Beginn der Zusammenarbeit besprochen. Die S4/HANA Migration ist nicht Bestandteil des Projekts.
B. Ziel der Beauftragung
Ziel der Beauftragung ist die fachliche Unterstützung des Auftraggebers bei der Vorbereitung und Durchführung eines Vergabeverfahrens zur Beschaffung einer Lösung für eine digitale Personalakte. Der Auftragnehmer hat seine Leistungen unabhängig und produktneutral zu erbringen. Sämtliche Empfehlungen müssen hersteller- und lösungsneutral erfolgen.
Aufgrund der Größe und Komplexität des Vorhabens sind bei der Vorbereitung und Durchführung des Vergabeverfahrens insbesondere die organisatorische und fachliche Reichweite des Projekts zu berücksichtigen. Das Vorhaben betrifft die mit der Personalwirtschaft befassten Akteure und Organisationseinheiten im Klinikum Stuttgart (insbesondere Personalabteilung, Personalvertretung, Vorgesetzte, Krankenhausleitung, Personalcontrolling) sowie die IT-Abteilung des Klinikums Stuttgart, die Digitalisierung von ca.11.000 Papier-Personalakten sowie die Digitalisierung bzw. Neugestaltung von ca. 30 personalaktenrelevanten Prozessen. Die genannten Eckdaten verdeutlichen die Größenordnung des Vorhabens und sind bei der Planung und Durchführung der zu erbringenden Beratungsleistungen entsprechend zu berücksichtigen.
Vor diesem Hintergrund umfasst der Leistungsumfang des Auftragnehmers insbesondere die nachfolgend beschriebenen Leistungen:
C. Leistungsumfang
1.1 Agile Projektorganisation und Projektmanagement
Die Projektorganisation und das Projektmanagement sollen sich an agilen Grundsätzen orientieren. Im Vordergrund stehen dabei ein iteratives und ergebnisorientiertes Vorgehen, eine transparente und verbindliche Aufgaben- und Verantwortungsverteilung sowie eine kontinuierliche Abstimmung zwischen Auftragnehmer und Auftraggeber. Die Zusammenarbeit soll durch geeignete agile Kommunikations- und Abstimmungselemente unterstützt werden. Die
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konkrete Ausgestaltung der agilen Arbeitsweise ist unter Berücksichtigung der Anforderungen des Auftraggebers gemeinsam zu Beginn des Projekts festzulegen.
Die methodische und organisatorische Unterstützung des Auftraggebers durch den Auftragnehmer umfasst insbesondere folgende Leistungen:
• Erstellung und kontinuierliche Fortschreibung eines Projektplans inklusive Zeit-, Ressourcen- und Meilensteinplanung für das Gesamtvorhaben • Unterstützung der Projektleitung des Auftraggebers bei der Koordination des Gesamtprojekts • Durchführung und Moderation regelmäßiger Jour-Fixe-Termine • Abstimmung mit beteiligten Fachbereichen (z. B. Personal, IT, Datenschutz) • Abstimmung mit der Vergabestelle • Dokumentation der Projektfortschritte • Unterstützung bei der Vorbereitung von Entscheidungsvorlagen für den Auftraggeber, der Koordination der projektbezogenen Kommunikations- und Abstimmungsprozesse und der Dokumentation sämtlicher wesentlicher Projektergebnisse und Entscheidungen
Bei Bedarf sind Vor-Ort-Termine im Klinikum Stuttgart durchzuführen.
1.2 Überprüfung und Überarbeitung vorhandener Ausschreibungsunterlagen
Bereits vorliegende Ausschreibungsunterlagen sind hinsichtlich ihrer Vollständigkeit, Eindeutigkeit, Vergabekonformität, Marktgerechtigkeit und technischen Umsetzbarkeit zu überprüfen und weiterzuentwickeln.
Dies umfasst insbesondere:
• fachliche und strukturelle Prüfung der im bestehenden Lastenhefte • Überprüfung und Weiterentwicklung der im Entwurf bestehenden Bewertungsmatrix • Bewertung der Anforderungen auf Marktüblichkeit und Realisierbarkeit • Einbringung von Marktkenntnissen und Best Practices • Preisblatt • Losbildungskonzept einschließlich begründeter Empfehlung • Vergabeempfehlung bzw. fachliche Entscheidungsgrundlage • Identifikation möglicher vergaberechtlicher Risiken
Ziel ist die Erstellung vergabefähiger Ausschreibungsunterlagen.
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1.3 Prüfung und Weiterentwicklung der Prozess- und Schnittstellenbeschreibungen
Leistungsbestandteile:
• Analyse der Ist-Prozesse und Identifikation von Digitalisierungspotenzialen anhand bestehender Prozessbeschreibungen und Visualisierungen • Ableitung von Soll-Prozessen für die Ausschreibungsunterlagen • Prüfung der Schnittstellenanforderungen • Abstimmung mit den Fachbereichen und der IT • Ergänzung und Konkretisierung der Anforderungen
Die Bearbeitung dient insbesondere der Finalisierung der Leistungsverzeichnisse sowie der Bewertungsmatrix mit Ausschluss- und Bewertungskriterien.
1.4 Beratung zur Losbildung
Der Auftragnehmer unterstützt den Auftraggeber bei der vergaberechtskonformen Strukturierung des Beschaffungsvorhabens und dokumentiert die wesentlichen Erwägungen zur Losbildung.
Dies umfasst:
• Analyse der möglichen Aufteilung der Leistungen • Bewertung von Chancen und Risiken unterschiedlicher Losmodelle • Berücksichtigung vergaberechtlicher und wirtschaftlicher Aspekte • Unterstützung bei der Entscheidungsfindung zur Losstruktur • Erarbeitung einer dokumentationsfähigen Empfehlung zur Losstruktur
1.5 Analyse der Integration in die bestehende IT-Landschaft
Der Auftragnehmer überprüft, inwiefern die zu beschaffenden Lösungen in die bestehende IT- Systemlandschaft des Klinikums Stuttgart integriert werden können.
Dies umfasst insbesondere:
• Analyse der bestehenden IT-Architektur • Prüfung möglicher Integrationsanforderungen • Identifikation relevanter Schnittstellen • Definition entsprechender Anforderungen für die Ausschreibung
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1.6 Workshops und Abstimmungstermine
Zur Durchführung der Leistungen sind Workshops und Abstimmungstermine mit den relevanten Fachbereichen und weiteren am Projekt beteiligten Stellen erforderlich. Der Auftraggeber geht derzeit von ca. 8 Workshops mit einer Dauer von jeweils ca. 8 Stunden aus.
Der Auftragnehmer unterstützt insbesondere bei:
• der inhaltlichen Planung und Vorbereitung der Workshops,
• der Moderation und fachlichen Begleitung der Termine,
• der Strukturierung und Aufbereitung der Diskussionsergebnisse sowie
• der Dokumentation und Nachbereitung der vereinbarten Ergebnisse und Maßnahmen.
Die konkrete Ausgestaltung, Teilnehmerzusammensetzung und Terminierung der Workshops und Abstimmungstermine werden in Abstimmung mit dem Auftraggeber festgelegt. Die Termine sollen grundsätzlich in einem digitalen Format durchgeführt werden. Bei begründetem Bedarf können einzelne Termine nach Abstimmung mit dem Auftraggeber auch in Präsenz durchgeführt werden.
- Unterstützung bei der Erstellung der Vergabeunterlagen
Der Auftragnehmer unterstützt den Auftraggeber bei der Erstellung und Finalisierung aller notwendigen Unterlagen für eine EU-weite Ausschreibung.
Hierzu gehören insbesondere:
• Vergaberechtliche Beratung und fachliche Unterstützung bei der Erstellung der Vergabeunterlagen • Erstellung bzw. Überarbeitung des Teilnahmeformulars mit entsprechenden Eignungskriterien • Finalisierung der bestehenden Entwürfe zu einem ausschreibungsfähigen Lastenhefts bzw. einer Leistungsbeschreibung • Finalisierung der bestehenden Entwürfe der Bewertungsmatrizen mit Bewertungs- und Ausschlusskriterien • Erstellung eines Preisblatts sowie Unterstützung bei der Erstellung eines Preisspiegels
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Alle Unterlagen sind in enger Abstimmung mit den Fachbereichen und der Vergabestelle zu erstellen.
- Unterstützung und Begleitung des Vergabeprozesses
Der Auftragnehmer begleitet den Auftraggeber während des gesamten Vergabeverfahrens. Hierzu gehören insbesondere:
• Unterstützung bei der Auswertung der Unterlagen aus dem Teilnahmewettbewerb • Mitwirkung bei der Bewertung von Konzepten und Angeboten der Bieter • Anwendung und Auswertung der Bewertungsmatrix • Unterstützung bei der Vorbereitung und Durchführung der Bietergespräche und Verhandlungsrunden • Unterstützung bei der Beantwortung von Bieterfragen • Anpassung bzw. Fortschreibung der Leistungsbeschreibung und Anlagen • Vorbereitung der Vergabeentscheidung (insbesondere: Fachliche Bewertung der Angebote; Unterstützung bei der Erstellung einer Vergabeempfehlung; Aufbereitung der Entscheidungsgrundlagen für den Auftraggeber) • Dokumentation der Wertungsergebnisse
- Unterstützung bei Vertragsinhalten
Der Auftragnehmer unterstützt bei der inhaltlichen Prüfung der Vertragsunterlagen.
Dies umfasst insbesondere:
• Unterstützung bei der fachlichen und vergabeverfahrensbezogenen Prüfung der Vertragsunterlagen • Unterstützung bei inhaltlichen und rechtlichen Fragestellungen im Rahmen der Bieterfragen und Verhandlungen
Die rechtliche Verantwortung verbleibt beim Auftraggeber bzw. dessen Rechtsberatung.
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D. Projektdurchführung
Die Leistungserbringung erfolgt in enger Abstimmung mit:
• dem Fachbereich Personal • der IT-Abteilung • der Vergabestelle
E. Projektlaufzeit
Die Projektlaufzeit beträgt voraussichtlich:
40 Projekttage (±15 %)
Ein Projekttag umfasst 8 Arbeitsstunden. Zeiten für An- und Abreise sind hierin nicht enthalten und werden gesondert betrachtet. Die detaillierte Projektplanung wird im Rahmen der Projektinitialisierung gemeinsam mit dem Auftraggeber abgestimmt.
F. Anlagen
Anlage 1: Leistungsbeschreibung Anlage 2: Preisblatt Anlage 3: Bewertungsmatrix
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