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Leistungsbeschreibung – Beratungs- und Unterstützungsleistungen zum

Vorhaben FoKom – FoHKuS im Kommunenportal

Einzelauftrag: „Beratungs- und Unterstützungsleistungen zum Vorhaben FoKom – FoHKuS im Kommunenportal“

Vergabenummer: 852

Leistungsbeschreibung

„Beratungs- und Unterstützungsleistungen zum Vorhaben Beratungs- und Unterstützungsleistungen zum Vorhaben FoKom – FoHKuS im Kommunenportal“

1. Einleitung Die NRW.BANK beabsichtigt, einen externen Partner mit Beratungs- und Unterstützungsleistungen für das Vorhaben „FoKom – FoHKuS im Kommunenportal“ zu beauftragen. Gegenstand ist die fachliche Konzeption des digitalen Antragsprozesses von der Antragserfassung im Kommunenportal bis zur internen Weiterverarbeitung der Daten. Als Pilot dient das Förderprogramm NRW.BANK.Kommunal/NRW.BANK.Kommunal Invest.

Ziel ist es, den digitalen Antragsprozess zu unterstützen sowie die Qualität und Verfügbarkeit der erhobenen Daten nachhaltig zu verbessern. Ein besonderer Fokus liegt auf der Erhebung zusätzlicher Datenfelder, die für die Bewertung von Nachhaltigkeitsaspekten relevant sind. Dabei soll auf den Ergebnissen der Projekte FoHKuS und FoHKuS 2.0 aufgebaut werden. Im Rahmen dieser Vorhaben wurde für die Programme NRW.BANK.Invest Zukunft und NRW.BANK.Infrastruktur eine strukturierte Erfassung von Finanzierungsvorhaben entwickelt, die unter anderem Angaben zum Energieverbrauch, zur Treibhausgasintensität (THG-Intensität) sowie weitere nachhaltigkeitsbezogene Kennzahlen umfasst. Da parallel die Digitalisierung des Antragsprozesses über das Kommunenportal vorgesehen ist, müssen die Anforderungen an die digitale Erfassung und Verarbeitung der relevanten Vorhabensdaten bereits bei deren fachlicher Konzeption berücksichtigt werden. Der externe Partner unterstützt die internen Expertinnen und Experten des Förderprogrammgeschäfts („FPG“) fachlich und methodisch, entlastet diese in der Projektdurchführung und trägt damit wesentlich zur erfolgreichen Umsetzung des Vorhabens bei.

2. Hintergrund Allgemeine Informationen

Als Förderbank für Nordrhein-Westfalen unterstützt die NRW.BANK das Land bei seinen struktur- und wirtschaftspolitischen Aufgaben. Sie agiert dabei im öffentlichen Auftrag, wettbewerbsneutral und setzt das gesamte Spektrum kreditwirtschaftlicher Förderprodukte ein – vom klassischen Kredit bis zur maßgeschneiderten Beratung. Ihre drei Förderfelder sind „Wirtschaft“, „Wohnraum“ sowie „Infrastruktur/Kommunen“.

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Nachhaltigkeit ist dabei ein zentrales Leitmotiv. Die NRW.BANK fördert die notwendige Transformation Nordrhein-Westfalens hin zu einer emissionsarmen und klimaresilienten Wirtschaft und Lebensumgebung.

Projektkontext

Die NRW.BANK befindet sich in einem Change Prozess. Seit 2025 werden Veränderungen nicht mehr als Projekte, sondern als Veränderungsvorhaben in Modulen organisiert. Die Module bestehen aus Teams mit IT- und Fachexperten, die jeweils mit ca. 50 % ihrer Kapazität eingebunden sind. Die Veränderungsvorhaben sollen nach agiler Methodik umgesetzt werden. Das Change Vorhaben "FoKom - FoHKuS Portal" wird in dieser neuen Organisation umgesetzt.

Zielsetzung FoKom

Das Vorhaben FoKom baut auf den Erkenntnissen und Ergebnissen der bisherigen Vorhaben FoHKus 1.0 und 2.0 auf. Insbesondere bilden die dort erarbeiteten Grundlagen zur Datenerhebung, Datenstrukturierung und Standardisierung eine wichtige Ausgangsbasis für die Umsetzung von FoKom. Vorhandene Datenmodelle, Definitionen und Schnittmengen sollen berücksichtigt und, soweit fachlich übertragbar, weiterverwendet werden. Dadurch wird sichergestellt, dass identische Sachverhalte auch künftig einheitlich abgefragt und ausgewertet werden können. Projektergebnisse aus FoHkuS 1.0 und 2.0 werden der Auftragnehmerin zur Verfügung gestellt, soweit erforderlich. Während sich die bisherigen Vorhaben auf das Hausbankenverfahren konzentrierten, liegt der fachliche Schwerpunkt von FoKom auf dem kommunalen Direktgeschäft. Hierfür sind die bestehenden Grundlagen, um die spezifischen Anforderungen der kommunalen Förderprogramme zu erweitern und integrieren.

Für das Pilotprogramm NRW.BANK.Kommunal/NRW.BANK.Kommunal Invest sollen vorhabenspezifische Daten in größerer Detailtiefe erhoben werden, um die Datenqualität und Datenverfügbarkeit nachhaltig zu verbessern. Dabei ist es von besonderer Bedeutung, vorhandene Schnittmengen zu den bisherigen FoHKuS-Vorhaben zu nutzen, sodass identische Sachverhalte weiterhin einheitlich abgefragt und ausgewertet werden können.

Gleichzeitig soll der Blick bewusst über die unmittelbar erforderlichen Programmdaten hinausgehen. Im Rahmen eines parallellaufenden Vorhabens zur vollständigen Digitalisierung des Antragsprozesses werden daher auch weitere Antragsdaten betrachtet. Dies stellt sicher, dass die im Projekt FoKom entwickelten Anforderungen und Datenerhebungen bereits frühzeitig die zukünftigen digitalen Prozesse mitberücksichtigen und unterstützen.

3. Herausforderung und Zielsetzung • Start des Umsetzungsvorhabens: Voraussichtlich in Q1 2027 • Ziel: Produktiver Einsatz der neuen Abfragen im Kommunenportal

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• Herausforderung: Durch die erstmalige Erarbeitung strukturierter Förderfelder im kommunalen Direktgeschäft verändert sich sowohl die fachliche Ausrichtung als auch die Zusammensetzung der beteiligten Akteure. Die externe Beratung steht damit vor der Herausforderung, sich zügig in die neu definierten Handlungs- und Förderbereiche einzuarbeiten und gleichzeitig die strukturierte Einführung sowie die Befähigung der neu eingebundenen Arbeitsgruppe sicherzustellen. • Entlastung der FPG-Experten: Begrenzte Kapazität der FPG-Experten (60 % Einsatz) in der neuen Rolle als fachliche Ansprechpartner für mehrere Developer. Zielsetzung ist es, die FPG-Experten durch externe Unterstützung inhaltlich und administrativ zu entlasten.

4. Geforderte Leistungen Die Auftragnehmerin übernimmt folgende Tätigkeiten:

• Zentrale Ansprechpartner-Rolle

• Übernahme der zentralen Schnittstellenfunktion zwischen Entwicklern, Business Analysten und FPG-Experten • Analyse und Klärung offener fachlicher Fragen in Zusammenarbeit mit FPG- Experten

• Erstellung fachlicher Anforderungen

• Entwicklung präziser Portal-Anforderungen bis auf Feldebene • Berücksichtigung technischer Details wie Ausprägungen, Maßeinheiten und Wertebereiche • Erstellung von Plausibilitätschecks

• Change Management - Einführung und Unterstützung bei der agilen Methodik

• Mitarbeit bei der Erstellung von User Stories und anderen agilen Artefakten • Aktive Teilnahme an agilen Regelterminen (z. B. Daily Stand-ups)

• Sicherstellung der Benutzerfreundlichkeit

• Prüfung der User Experience aus Endkundensicht • Vorschläge zur Verbesserung der Benutzerfreundlichkeit des Portals

• Moderation und Dokumentation

• Planung, Moderation und Dokumentation von Interviews, Fachgesprächen, Abstimmungen und Workshops.

• Stakeholder Kommunikation und Ergebnispräsentation

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• Aufbereitung und Präsentation relevanter Informationen, Vorbereitung und Durchführung der Stakeholder-Kommunikation, Ergebnispräsentationen in Steuerungs- und Managementfunktionen der Bank

• Unterstützung beim Testmanagement

• Begleitung von Testphasen zur Qualitätssicherung. • Erstellung von Testplänen und Unterstützung bei der Definition von Testfällen

• Schulung und Wissensvermittlung

• Durchführung von Workshops zur Einführung in die Nutzung des Portals • Erstellung von Schulungsunterlagen und Anwenderdokumentationen

5. Mindestanforderungen Die angebotenen Berater / Beraterinnen erfüllen folgende Mindestanforderungen:

5.1 Fachliche Anforderungen:

• Mindestens 2 Jahre einschlägige Berufserfahrung • Mitwirkung an mindestens 2 vergleichbaren Projekten in den letzten 3 Jahren mit Bezug zu: • digitalen Endkunden-, Fach- oder Antragsportalen und • strukturierter Erhebung, Verarbeitung und Nutzung fachlicher Daten in Förder-, Finanz- oder vergleichbaren regulierten Umfeldern • Beteiligung in den jeweiligen Projekten: mindestens 6 Monate • Erfahrungen in der Konzeption und Weiterentwicklung digitaler Portallösungen für Endkunden • Fundierte Marktkenntnisse im Umfeld von Förderbanken, insbesondere zu erhobenen Daten, Prozessen und eingesetzten Portallösungen • Erfahrung in der Erhebung, Strukturierung und Umsetzung fachlicher und technischer Anforderungen in Förderprojekten oder vergleichbaren Vorhaben • Grundlegendes Verständnis von Fördergeschäftsanwendungen und deren prozessualer Einbindung

5.2 Agile Expertise: • Fundierte Praxiserfahrung in der Anwendung agiler Methoden, z. B. Scrum, Kanban oder vergleichbarer Frameworks • Nachgewiesene Erfahrung in agilen Rollen wie Scrum Master, Product Owner oder Agile Coach • Sichere Anwendung agiler Werkzeuge, insbesondere Jira und Confluence Zertifizierung in mind. einer agilen Rolle (PSM1, PSPO 1 oder vergleichbar) 5.3 Moderations- und Kommunikationsfähigkeiten: • Nachweisbare Erfahrung in der Moderation von Workshops und Fachgesprächen

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• Ausgeprägte Erfahrung im Stakeholdermanagement sowie in der adressatengerechten Kommunikation komplexer Sachverhalte gegenüber unterschiedlichen Zielgruppen und Entscheidungsebenen

5.4 Methodische Kompetenzen: • Ausgeprägte Expertise in der Erstellung von User Stories sowie weiterer agiler Artefakte • Stärke in der Planung, Steuerung und Strukturierung von Testmanagement- Aktivitäten • Sehr hohe Präsentations- und Vermittlungskompetenz zur verständlichen Aufbereitung komplexer Sachverhalte • Herausragende Moderationsfähigkeit zur zielführenden Zusammenarbeit interdisziplinärer Teams • Grundlegende Kenntnisse im Controlling

5.5 ESG-Kompetenz: • Fundierte Kenntnisse im Bereich Nachhaltigkeit, insbesondere zu Anforderungen und Erwartungshaltungen von Förderbanken • Verständnis der relevanten Endkundendaten zur effizienten Ableitung nachhaltigkeitsbezogener Reporting-Inhalte • Kenntnisse relevanter regulatorischer Anforderungen, z. B. CSRD oder EU- Taxonomie, sind von Vorteil • Erfahrung in der Erstellung von Nachhaltigkeits- und ESG-Berichten

6. Leistungsumfang Der Leistungszeitraum beginnt am 01.01.2027 und endet am 01.08.2027 (Grundlaufzeit). Die vorzeitige ordentliche Kündigung ist durch die NRW.BANK mit einer Frist von zwei Wochen zum jeweils folgenden Monatsende zulässig.

Der Einzelauftrag verlängert sich über die Grundlaufzeit hinaus automatisch um jeweils wiederkehrend einen weiteren Monat, soweit er nicht spätestens zwei Wochen vor Ablauf der jeweiligen Vertragslaufzeit durch die NRW.BANK gekündigt wird, höchstens aber bis zum 31.03.2028.

Für die Unterstützung sind 135 Personentage vorgesehen, die durch 1-2 Berater zu erbringen sind.

Die Beratungsleistungen sind im Regelfall in Präsenz in den Geschäftsräumen der NRW.BANK in Düsseldorf oder Münster zu erbringen. Im Einzelfall und nach Absprache können Leistungen auch virtuell / remote erbracht werden.