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Studierendenwerk Münster Vergabeverfahren „Beratungsprojekt zur Digitalisierung der Studierendenwerke NRW“ Präambel
Präambel
Die zwölf Studierendenwerke in Nordrhein-Westfalen nehmen ein breites Spektrum gesetzlich veran- kerter Aufgaben zur sozialen und wirtschaftlichen Förderung der Studierenden wahr. Sie sind für 37 staatliche Universitäten und Hochschulen an 43 Studienorten mit insgesamt rund 630.000 Studierenden zuständig und beschäftigen landesweit mehr als 4.500 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter. Das Aufgaben- spektrum umfasst insbesondere Leistungen in den Bereichen Hochschulgastronomie, studentisches Wohnen, Studienfinanzierung, Kinderbetreuung sowie Beratung und weitere studentische Services. Ihre zuverlässige, wirtschaftliche und zunehmend digitale Ausgestaltung stellt hohe Anforderungen an Prozesse, Organisationsstrukturen und IT-Systeme.
Die IT-Landschaften der Studierendenwerke sind über viele Jahre hinweg entsprechend den jeweiligen fachlichen und organisatorischen Anforderungen gewachsen. Sie sind durch unterschiedliche System- landschaften und Digitalisierungsstände sowie teilweise durch einen hohen Anteil an Individualsoftware und spezifischen Einzellösungen geprägt. Gleichzeitig bieten die vergleichbaren Aufgabenstellungen und Geschäftsprozesse erhebliche Potenziale für eine stärkere Zusammenarbeit und die gemeinsame Nutzung zukunftsfähiger digitaler Lösungen.
Vor diesem Hintergrund soll die Digitalisierung der Studierendenwerke strategisch und ganzheitlich wei- terentwickelt werden. Ziel ist es, gemeinsame Anforderungen und weitere Digitalisierungspotenziale zu identifizieren und auf dieser Grundlage zu untersuchen, in welchen Bereichen eine Harmonisierung und Standardisierung von Prozessen und Systemen sowie der Einsatz gemeinsamer Plattformen fachlich, technisch, organisatorisch und wirtschaftlich sinnvoll sind.
Digitalisierung wird dabei nicht allein als technologische Aufgabe verstanden. Neben den Anforderun- gen der Organisationen sollen insbesondere zwei Perspektiven in die Entwicklung des zukünftigen Ziel- bildes einfließen: Digitale Lösungen sollen Beschäftigte bei der Erfüllung ihrer Aufgaben wirksam unter- stützen, Arbeitsabläufe vereinfachen und manuelle sowie redundante Tätigkeiten reduzieren. Aus Sicht der Studierenden stehen insbesondere einfache, zeitgemäße, gut zugängliche und möglichst medien- bruchfreie Angebote sowie transparente und serviceorientierte Prozesse im Mittelpunkt.
Das Vorhaben ist Bestandteil eines durch das Land Nordrhein-Westfalen geförderten Gesamtprojekts zur weiteren Digitalisierung der Studierendenwerke, für dessen Umsetzung nach Abschluss des Bera- tungsprojektes und Ausschreibung der Implementierung ein Zeitraum von fünf Jahren vorgesehen ist. Mit der Förderung verbindet das Land einen konkreten Modernisierungsauftrag an die Studierenden- werke. Der Geschäftsbetrieb soll insgesamt digitalisiert, seine Funktionsfähigkeit nachhaltig gesichert und die Leistungserbringung in einen zeitgemäßen, wirtschaftlichen und effizienten Erbringungsmodus überführt werden. Die hierfür zur Verfügung gestellten Mittel dienen damit nicht lediglich der Erneuerung oder dem Ersatz bestehender IT-Systeme, sondern einer strukturellen Weiterentwicklung der Prozesse, Systeme und Formen der Zusammenarbeit der Studierendenwerke.
Die mit dieser Ausschreibung zu vergebende externe Beratungsleistung bildet den strategischen Aus- gangspunkt für die sich anschließenden Umsetzungsmaßnahmen. Gemeinsam mit den beteiligten Stu- dierendenwerken soll zunächst eine tragfähige gemeinsame Digitalisierungsstrategie und ein umset- zungsorientiertes Zielbild für die weitere Digitalisierung entwickelt werden. Die Strategie soll für alle Studierendenwerke digitale Mindeststandards definieren und auf eine Optimierung der Arbeitsprozesse ausgerichtet sein.
Entsprechend dem mit der Förderung verbundenen Auftrag sind im Rahmen der Entwicklung der ge- meinsamen Digitalisierungsstrategie insbesondere
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• eine Marktanalyse und Strategiebewertung durchzuführen,
• ein Vorschlag für eine einheitliche Datenstruktur zu erarbeiten,
• Vorschläge zur Verbesserung der IT-Resilienz zu entwickeln und eine Schwachstel- lenanalyse einschließlich einer Bewertung des daraus resultierenden Investitionsbe- darfs vorzunehmen,
• Vorschläge für die weitere Digitalisierung im Bereich der Hochschulgastronomie zu erarbeiten sowie
• weitere Vorschläge im Bereich des Energiemanagements zu entwickeln.
Hierzu sind die bestehenden Ausgangssituationen und Digitalisierungsniveaus der Studierendenwerke zu analysieren, gemeinsame Anforderungen und Digitalisierungspotenziale herauszuarbeiten sowie ge- eignete Plattformen und Lösungsansätze zu untersuchen und zu bewerten. Die Strategie soll insbeson- dere aufzeigen, welche Effizienzpotenziale erschlossen und welche Prozesse und Systeme standardi- siert, harmonisiert oder gemeinsam ausgestaltet werden können.
Die auf dieser Grundlage entwickelte Digitalisierungsstrategie soll anschließend umgesetzt werden. Hierzu gehören auch Investitionen in die notwendige Hardware.
Für die Umsetzung ist ein Implementierungs-, Migrations- und Supportplan zu entwickeln, der die erfor- derlichen Transformationsschritte, Abhängigkeiten und Prioritäten aufzeigt und eine belastbare Ein- schätzung der erforderlichen Investitionen und laufenden Kosten ermöglicht. Die Wirtschaftlichkeit der vorgeschlagenen Maßnahmen ist dabei ein wesentliches Entscheidungskriterium. Für die wesentlichen Maßnahmen sind Aufwand und erwarteter Nutzen nachvollziehbar gegenüberzustellen und, soweit sachgerecht und möglich, zu quantifizieren.
Die Wirtschaftlichkeits- und Nutzenbetrachtung soll dabei über unmittelbar quantifizierbare Einsparun- gen und die Ermittlung eines Returns on Investment (ROI) hinausgehen. Zu berücksichtigen sind ins- besondere Effizienz- und Qualitätsgewinne, die Reduzierung manueller und paralleler Aufwände, eine bessere Wartbarkeit und Zukunftsfähigkeit der Systeme, IT-Sicherheit und Ausfallsicherheit sowie Ver- besserungen für Beschäftigte und Studierende.
Ergänzend soll untersucht werden, welche Governance- und Betriebsstrukturen für eine dauerhafte ge- meinsame Nutzung und Weiterentwicklung digitaler Lösungen erforderlich sind. Hierzu gehören insbe- sondere Fragen der Steuerung und Entscheidungsfindung, der Verantwortlichkeiten, des Betriebs und Supports sowie einer sachgerechten Verteilung der hiermit verbundenen Aufwände und Kosten. Dabei sind bestehende Strukturen nicht als gesetzt anzusehen. Es ist vielmehr zu prüfen, welche heute de- zentral oder parallel wahrgenommenen Aufgaben künftig gemeinsam oder gebündelt wahrgenommen werden können und in welchen Bereichen eine dezentrale Aufgabenwahrnehmung weiterhin sachge- recht ist.
Die Beratungsleistung soll im Ergebnis eine fundierte und umsetzungsorientierte Entscheidungsgrund- lage für die weitere gemeinsame digitale Transformation der Studierendenwerke in Nordrhein-Westfa- len schaffen. Sie soll aufzeigen, wie historisch gewachsene Strukturen schrittweise in eine zukunftsfä- hige und nachhaltig betreibbare IT- und Prozesslandschaft überführt und zugleich die Voraussetzungen für eine langfristige Zusammenarbeit der Studierendenwerke geschaffen werden können.