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Studierendenwerk Münster Vergabeverfahren „Beratungsprojekt zur Digitalisierung der Studierendenwerke NRW“ Anlage „Leistungsbeschreibung“ Los 1
Anlage „Leistungsbeschreibung“
Los 1 – Enterprise-Ressource-Planning (ERP)-Plattform auf Basis einer einheitlichen Datenstruktur
Inhalt
1 Überblick über den Leistungsgegenstand .................................................................................. 1
2 Ausgangslage ................................................................................................................................ 1
3 Pflichten des Auftragnehmers ..................................................................................................... 2
3.1 Ergebnis 1 – Analyse und Empfehlung für ERP-Plattform ...................................................... 2
3.2 Ergebnis 2: Zielbild einer einheitlichen Datenstruktur ............................................................. 2
3.3 Ergebnis 3 - Implementierungs- und Supportplan ................................................................... 3
3.4 Ergebnis 4 - Ableitung eines ROI ............................................................................................ 3
3.5 Ergebnis 5 - Empfehlung für eine Umsetzung und Zeitpläne .................................................. 3
3.6 Ergebnis 6 – Erstellung Leistungsbeschreibung für Vergabeverfahren .................................. 4
3.7 Ergebnis 7 – Schnittstellen- und Integrationskonzept ............................................................. 4
3.8 Mitwirkung an der Gesamtkoordination ................................................................................... 4
4 Fertigstellungszeitpunkt ............................................................................................................... 4
5 Form der Darstellung der Ergebnisse ......................................................................................... 5
6 Deutsche Sprache ......................................................................................................................... 5
7 Verortung im Gesamtprojekt ........................................................................................................ 5
1 Überblick über den Leistungsgegenstand
Gegenstand dieses Loses ist die Beratungsleistung zur Marktbewertung und Handlungsempfehlung für die Ablösung der ERP-Systemarchitektur auf Basis einer einheitlichen Datenstruktur der 12 in der Ar- beitsgemeinschaft Studierendenwerke NRW zusammengeschlossenen Studierendenwerke (nachfol- gend „Studierendenwerke“).
Abgrenzung zu den Losen 3 und 4: Gegenstand dieses Loses sind die Systemarchitektur und die ein- heitliche Datenstruktur einschließlich der genannten Kernprozesse. Die Digitalisierung einzelner an- grenzender Services in der Hochschulgastronomie und in den Liegenschaften ist Gegenstand der Lose 3 und 4 und baut auf den Ergebnissen dieses Loses auf.
2 Ausgangslage
Die Studierendenwerke betreiben derzeit eine Vielzahl unterschiedlicher, historisch gewachsener ERP- Module mit einem hohen Anteil an Individualsoftware. Dies führt zu kostenintensiven Supportstrukturen, Mehrfachaufwand durch Entwicklungs- und Upgrade-Projekte sowie einem ressourcenintensiven Be- trieb. Ihr Ziel ist die Ablösung dieser heterogenen Landschaft durch eine einheitliche, zukunftsfähige ERP-Plattform auf Basis einer einheitlichen Datenstruktur.
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3 Pflichten des Auftragnehmers
Der Auftragnehmer wird für den Auftraggeber die folgenden Ergebnisse erarbeiten:
3.1 Ergebnis 1 – Analyse und Empfehlung für ERP-Plattform
Empfehlung für ein einheitliches ERP-System für die Kernprozesse Warenwirtschaft (inkl. Beschaffung), Kassensystem, Wohnungswirtschaft/Gebäudemanagement (CAFM), Rechnungswesen/Finanzen und Personalwirtschaft aus einer Marktanalyse und den allgemeinen Anforderungen eines Studierenden- werks.
Marktanalyse und Strategiebewertung, in der folgende zwei Optionen technologieoffen gegenüberge- stellt werden, d. h. ohne Vorfestlegung auf ein Betriebsmodell:
(a) eine mittelstandsorientierte, vollintegrierte, mandantenfähige ERP-Lösung
(b) eine Baukastenarchitektur mit Lösungskomponenten, ggf. verbunden durch einen standardisierten Integrationslayer mit offenen Schnittstellen.
Auf Basis der gegenüberstellenden Bewertung muss eine Empfehlung für eine der beiden Optionen erfolgen.
Ziele:
• Hoher Grad der Prozessstandardisierung/-vereinheitlichung über alle 12 Studieren- denwerke
• Minimierung von Lock-in-Effekten über alle Studierendenwerke hinweg
• Berücksichtigung der heterogenen Ist-Arbeitsprozesse der einzelnen Studierenden- werke bei der Lösungsauswahl und Konzeption
• Praxistauglichkeit und Skalierbarkeit der vorgeschlagenen Datendrehscheiben-Strate- gie
3.2 Ergebnis 2: Zielbild einer einheitlichen Datenstruktur
Der Auftragnehmer arbeitet die mit einer einheitlichen Datenstruktur verbundenen Mehrwerte gegen- über dem Ist-Zustand heraus (z. B. verbesserte Vergleichbarkeit zwischen den Studierendenwerken, schnellere Identifikation von Schwachstellen, Zeitersparnis bei der Berichterstattung) und stellt diese dem Auftraggeber nachvollziehbar dar.
Er nimmt bei allen Tätigkeiten für dieses Ergebnis 2 den vollen Lebenszyklus der neuen Struktur in den Blick.
Die Begründung muss in Form einer Benefit-Argumentation und Risikobewertung erfolgen.
Finanzielle und nicht-finanzielle Daten müssen angemessen analysiert und berichtet werden.
Ziel:
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• Datenvergleichbarkeit / KPI-Fähigkeit der Lösung
• Schlüssigkeit zwischen der empfohlenen ERP-Architektur und der vorgeschlagen Da- tenstruktur
• Die Sicherstellung der jederzeitigen Datenintegrität
3.3 Ergebnis 3 - Implementierungs- und Supportplan
Der Auftragnehmer erstellt einen Implementierungsplan mit Kosten- und Zeitrahmen für den empfohle- nen Lösungsansatz.
Der Auftragnehmer erarbeitet eine Migrations- bzw. Implementierungsstrategie für die Überführung der aktuellen Daten in die neue Datenstruktur.
Der Auftragnehmer erarbeitet eine Empfehlung zur Projekt- und Betriebsstruktur für die Implementie- rung sowie für den Supporthorizont.
Ziele:
• Umsetzbarkeit innerhalb des Zeitrahmens (Beratungsprojekt 9 Monate, Umsetzung in allen Studierendwerken innerhalb von 5 Jahren nach Erteilung des Implementierugs- auftrags)
• Möglichst einfach umsetzbare Migration aller relevanten Daten
• Effiziente Betriebs- und Supportstruktur
3.4 Ergebnis 4 - Ableitung eines ROI
Der Auftragnehmer erstellt einen Business Plan zur Ermittlung des Return on Investment (ROI) der im Ergebnis 1 empfohlenen Lösung und der damit verbundenen einheitlichen Datenstruktur über einen Zeitraum von mindestens 10 Jahren.
Der Auftragnehmer vergleicht darin die aktuellen Prozess-, Support- und Weiterentwicklungskosten in Summe der 12 Studierendenwerke mit den für die neue Plattformlösung erwarteten Gesamtkosten ein- schließlich der Einmalaufwände.
Ziel:
• Nachgewiesene Kostenersparnis ggü. Ist-Zustand (ROI-Nachweis über ≥10 Jahre) bei ganzheitlicher Betrachtung aller Kosten
3.5 Ergebnis 5 - Empfehlung für eine Umsetzung und Zeitpläne
Der Auftragnehmer erstellt eine Empfehlung, wie die Ergebnisse in den Studierendenwerken umgesetzt werden können.
Der Auftragnehmer muss einen groben Terminplan erstellen. Dabei wird er angrenzende Fragen wie beispielsweise Priorisierungen und Mitwirkungen der Studierendenwerke grob skizzieren.
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3.6 Ergebnis 6 – Erstellung Leistungsbeschreibung für Vergabeverfahren
Der Auftragnehmer erstellt eine Leistungsbeschreibung für Implementation, Support, Wartung usw. so- wie für die Entwicklung des Integrationslayers (falls Option b empfohlen wird), die dem Auftraggeber als Grundlage für das anschließende Vergabeverfahren zur Umsetzung dient. Die Leistungsbeschreibung muss in einem öffentlichen Vergabeverfahren verwendbar sein. Der Auftragnehmer stimmt sich hierzu vor Beginn mit den Arbeiten mit dem Auftraggeber ab. Er wird während der Erstellungsphase zu geeig- neten Zeitpunkten über den Stand der Arbeiten berichten. Der Auftraggeber wird ggfs. Weisungen zur Einhaltung vergaberechtlicher Grundsätze erteilen, z.B. zur Produktneutralität.
Der Auftragnehmer wird darüber hinaus auch einen ersten groben Vorschlag für Bewertungskriterien erstellen. Hier gelten die obenstehenden Pflichten zur Abstimmung entsprechend.
3.7 Ergebnis 7 – Schnittstellen- und Integrationskonzept
Der Auftragnehmer beschreibt, über welche Schnittstellen die empfohlene Lösung mit den übrigen Sys- temen der Studierendenwerke zusammenwirkt, und schlägt eine einheitliche Schnittstellenspezifikation vor. Er bewertet, ob eine zentrale Datendrehscheibe zweckmäßig ist, und stellt dar, welche Kennzahlen die einheitliche Datenstruktur ermöglicht, sowohl für den Vergleich zwischen den Studierendenwerken als auch für die interne Steuerung des einzelnen Studierendenwerks.
Ziel:
• Praxistauglichkeit der vorgeschlagenen einheitlichen Schnittstellenspezifikation
• Offenheit, insbesondere für künftige Szenarien unter Einsatz von KI sowie Anpas- sungsfähigkeit der vorgeschlagenen einheitlichen Schnittstellenspezifikation
3.8 Mitwirkung an der Gesamtkoordination
Für die Lose 1 bis 4 wird es eine übergeordnete Koordination geben. Diese erfolgt durch den Auftrag- nehmer im Los 5.
Der Auftragnehmer dieses Loses wirkt daran mit, insbesondere durch:
• Teilnahme an den Abstimmungsterminen der Gesamtkoordination, in der Regel nicht mehr als zwei Termine je Monat
• Zulieferung des eigenen Zeitplans sowie monatlich des Arbeitsstands und der offenen Punkte
• Information über Entscheidungen und Zwischenergebnisse, die andere Lose berühren
• Abstimmung mit den fachlich angrenzenden Losen bei Schnittstellenfragen
Die fachliche Verantwortung für die eigenen Leistungen bleibt beim Auftragnehmer dieses Loses. Ein Weisungsrecht der Gesamtkoordination besteht nicht.
4 Fertigstellungszeitpunkt
Die Leistungen müssen bis spätestens neun Monate nach Vertragsschluss (Zuschlag) vollständig er- bracht sein.
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Hiervon ausgenommen ist das Ergebnis 6.
Der Auftraggeber kann den Zeitplan im Rahmen seines Direktionsrechts nach Vertragsschluss einseitig dahingehend ändern, dass der Fertigstellungszeitpunkt sich weiter in die Zukunft verschiebt. Verkür- zungen sind nur einvernehmlich nach den vertraglichen Regelungen über Änderungen möglich.
5 Form der Darstellung der Ergebnisse
Die Ergebnisse müssen in Form eines schriftlichen Gutachtens zur Verfügung gestellt werden.
6 Deutsche Sprache
Die Leistung ist vollständig in deutscher Sprache zu erbringen.
Das vom Auftragnehmer eingesetzte Personal muss die Deutsche Sprache in Wort und Schrift auf dem Niveau eines Muttersprachlers beherrschen.
7 Verortung im Gesamtprojekt
Los esa tkoordination
Los Los
Digitalisierung der Studierendenser ices Digitalisierung der Studierendenser ices i Bereich der S i Bereich der Liegenscha ten
Los Resilienz und bersicherheit erbindet alle Lose
Los 1 R latt or au Basis einer einheitlichen Datenstruktur unda ent Basis ür alle Lose