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Beratungsauftrag zur Identifikation von Einsparpo-

tenzialen in IT- und Medientechnik sowie der be-

triebswirtschaftlichen IT-Anwendungen und Kolla-

borationssystemen der Deutschen Welle

Anlage 1- Liefer- und Leistungsverzeichnis

Verhandlungsvergabe mit Teilnahmewettbewerb

• Bewerbungsbedingungen

• Besondere Vertragsbedingungen

• Leistungsbeschreibung

• Kostenzusammenstellung (Leistungsverzeichnis.xlsx)

• EVB-IT-Verträge Dienstleistung

Procurement and Travel

IT and Media Systems

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Inhaltsverzeichnis

Vorbemerkungen .......................................................................................... 5

1.1. Auftrag der Deutschen Welle .................................................................................... 5

1.2. Zusammenfassung der ausgeschriebenen Leistungen ......................................... 6

1.3. Zeitraum der Leistungserbringung .......................................................................... 8

1.4. Hinweis zu gesetzlichen und behördlichen Regelungen bei vor Ort Besichtigungen ..................................................................................................................... 8

1.5. Verfahrensart und Vergabebestimmungen ............................................................ 8

1.6. Vertragsbestandteile .................................................................................................. 8

1.7. Unzulässige Wettbewerbsbeschränkung ................................................................ 9

1.8. Vergabeunterlagen .................................................................................................... 9

1.9. Angebot ...................................................................................................................... 13

1.10. Bietergemeinschaften ............................................................................................... 15

1.11. Hauptangebote .......................................................................................................... 15

1.12. Nebenangebote ......................................................................................................... 15

1.13. Subunternehmer ....................................................................................................... 15

1.14. Zugang zu Rechenzentren der DW ..........................................................................16

1.15. Änderungen des Angebots .......................................................................................16

1.16. Information des Bieters ............................................................................................ 17

1.17. Teilnahmewettbewerb .............................................................................................. 17

1.18. Angebotsbewertung ................................................................................................ 18

1.19. Finale Bewertungsstufe ............................................................................................19

1.20. Vergabeentscheidung .............................................................................................. 20

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1.21. Unwirksamkeitsregelung ......................................................................................... 20

1.22. Gewährung von Vorteilen ........................................................................................ 20

Besondere Vertragsbedingungen ................................................................ 22

2.1. Gegenstand der Ausschreibung ............................................................................. 22

2.2. Leistungsumfang ...................................................................................................... 22

2.3. Preisvereinbarung .................................................................................................... 22

2.4. Termine ..................................................................................................................... 23

2.5. Ansprechpartner beim AG ....................................................................................... 24

2.6. Ansprechpartner beim AN ....................................................................................... 24

2.7. Ausführung ............................................................................................................... 24

2.8. Subunternehmer ...................................................................................................... 24

2.9. Zugang zu Rechenzentren des AG .......................................................................... 25

2.10. Vertragsstrafe ........................................................................................................... 25

2.11. Haftpflichtversicherung ........................................................................................... 26

2.12. Beratungs- und Hinweispflichten ........................................................................... 26

2.13. Gewährleistung ........................................................................................................ 27

2.14. Geheimhaltungspflicht ............................................................................................ 27

2.15. Gewährung von Vorteilen ........................................................................................ 27

2.16. Tariftreuepflicht bei der Auftragsausführung (Bundestariftreuegesetz) ........... 28

2.17. Zahlungsbedingungen ............................................................................................. 29

2.18. Abrechnung .............................................................................................................. 29

2.19. Verwendungsstelle ................................................................................................... 32

2.20. Erfüllungsort ............................................................................................................. 32

2.21. Gerichtsstand ............................................................................................................ 32

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2.22. Geschäftsbedingungen des Auftragnehmers ....................................................... 32

2.23. Genehmigungen ....................................................................................................... 32

2.24. Schlussbestimmungen ............................................................................................. 32

Ausschlusskriterien ..................................................................................... 33
Leistungsbeschreibung ............................................................................... 33

4.1. Ausgangssituation .................................................................................................... 34

4.2. Zielsetzung ................................................................................................................ 35

4.3. Rahmenbedingungen .............................................................................................. 39

4.4. Beschreibung der Lose und der jeweiligen Arbeitspakete .................................. 44

Preisblatt/Kostenzusammenstellung („Leistungsverzeichnis.xlsx“) .............. 59
Bestätigung des Bieters .............................................................................. 59
Eigenerklärung (Insolvenz, Steuern, Sozialversicherung) ............................. 59
Anlage EVB-IT-Verträge Dienstleistungen .................................................... 59
Anlagen ...................................................................................................... 60

Anlagen gemäß EVB-IT-Vertrag ....................................................................... 60

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Begriffsbestimmungen

AN = Auftragnehmer/Bieter

AG = Auftraggeber

DW = Deutsche Welle

LV = Liefer- und Leistungsverzeichnis

1. Vorbemerkungen

1.1. Auftrag der Deutschen Welle

Die DW ist der deutsche Auslandssender. Ihr gesetzlicher Auftrag: Sie soll

Deutschland als europäisch gewachsene Kulturnation und freiheitlich verfassten

demokratischen Rechtsstaat verständlich machen und den Austausch der Kultu-

ren und Völker fördern und zur Verbreitung der deutschen Sprache beitragen.

Die DW steht dabei für die Werte und Grundsätze der Freiheit, Demokratie, Men-

schenrechte, Rechtsstaatlichkeit und kulturellen Vielfalt. Die DW bekennt sich zu

den Rechten nach der Allgemeinen Erklärung der Menschenrechte der Vereinten

Nationen, der Europäischen Menschenrechts-konvention des Europarates und

den 17 globalen Zielen für nachhaltige Entwicklung, den „Sustainable Develop-

ment Goals“ (SDGs). Diese vorbeschriebenen Werte und Grundsätze finden ihre

Konkretisierung im Deutsche-Welle-Gesetz sowie in der „DW Declaration of Va-

lues“; die „DW Declaration of Values“ wird demder Vertrags-partnerin zur Ver-

fügung gestellt und dient als Orientierung im Rahmen der Zusammenarbeit mit

der DW.

Menschen aus 60 Nationen produzieren in der Zentrale in Bonn und am Stand-

ort Berlin ein multimediales journalistisches Angebot in 32 Sprachen. In ihrer

Akademie schult die DW Medienfachkräfte aus Entwicklungs- und Transformati-

onsländern.

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Die DW ist öffentlich-rechtlich organisiert und Mitglied der ARD. Sie wird aus

Steuermitteln des Bundes finanziert.

Der Etat 2026 beläuft sich auf rund 395,4 Millionen Euro.

Die Deutsche Welle handelt nachhaltig, sie setzt ihre Mittel und Ressourcen effi-

zient ein, reduziert ihren ökologischen Fußabdruck kontinuierlich und engagiert

sich für soziale Belange. Bis zum Jahr 2030 will sie ihre Treibhausgasemissionen

(Kernbilanz 2019) um 30 Prozent reduzieren und spätestens bis zum Jahr 2045

Nettonullemissionen erreichen. Um auch bei den indirekten Scope-3- Emissionen

(u.a. im Bereich ein-gekauften Güter und Dienstleistungen) Verbesserungen zu

realisieren, erwartet die Deutsche Welle von allen ihren Geschäftspartnern eben-

falls aktives Nachhaltigkeitsmanagement.

1.2. Zusammenfassung der ausgeschriebenen Leistungen

Gegenstand der Ausschreibung ist der Abschluss eines Rahmenvertrages über

ein Beratungsauftrag zur Identifikation von Einsparpotenzialen in IT- und Medi-

entechnik sowie der betriebswirtschaftlichen IT-Anwendungen und Kollaborati-

onssystemen der Deutschen Welle.

Der Beratungsauftrag wird in zwei fachlich abgegrenzte Lose aufgeteilt. Schwer-

punkt von Los 1 ist die IT- und Medientechnik entlang der Kernprozesse Redak-

tion, Produktion und Distribution. Gegenstand sind insbesondere die hierfür ein-

gesetzten zentralen und medienspezifischen Anwendungen sowie die zugehö-

rige Produktionsinfrastruktur. Los 2 umfasst die betriebswirtschaftlichen IT-An-

wendungen und Kollaborationssysteme der DW. Angebote sind möglich für ein

oder mehrere Lose.

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Abnahmemengen beziehen sich auf die maximal mögliche Gesamtlaufzeit der

Rahmenvereinbarung (4 Monate) und sind der folgenden Tabelle aufgeführt.

Vorgesehen ist ein Gesamtvolumen (Schätzmenge) von Euro 250.000,00 inkl.

19% MwSt. Die Angaben sind nicht verbindlich und es besteht keine Abnahme-

verpflichtung über Mindestabnahme hinaus.

Geschätzte Abnahmemengen je Los:

	Mindestabnah- memenge in Euro (inkl. 19% MwSt.) / Bei max. Vertragslaufzeit (inkl. optionale Zeiträume)	Geschätzte Ab- nahmemenge / in Euro (inkl. 19% MwSt.) / Bei max. Vertrags- laufzeit (inkl. op- tionale Zeit- räume)		Optionale
				Höchstmenge /
				in Euro (inkl.
				19% MwSt.) /
				Bei max. Ver-
				tragslaufzeit
				(inkl. optionale
				Zeiträume)
Los 1	50.000,00	200.000,00	200.000,00
Los 2	12.500,00	50.000,00	50.000,00

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1.3. Zeitraum der Leistungserbringung

Geplante Laufzeit: 01.01.2027 bis maximal 30.04.2027

1.4. Hinweis zu gesetzlichen und behördlichen Regelungen bei vor Ort Be- sichtigungen

1.4.1. Sollten im Rahmen des vorliegenden Verfahrens Orts-Besichtigungen vorgese-

hen sein, so behält sich die Deutsche Welle weiterhin vor, die Regelungen wie

z.B. zur Eindämmung der COVID-19 Pandemie an geltende gesetzliche oder be-

hördliche Bestimmungen, zum Beispiel im Hinblick auf Zugangsregelungen oder

hinsichtlich des Tragens einer Maske, etc., anzupassen.

1.5. Verfahrensart und Vergabebestimmungen

Die Vergabe der Lieferungen und Leistungen erfolgt im Rahmen einer Verhand-

lungsvergabe mit Teilnahmewettbewerb nach den Vorschriften der UVgO.

Für das Vergabeverfahren gelten die in Ziffer 1.6 aufgeführten Vergabeunterla-

gen.

Die DW wird die Angebote gemäß dem unter Kap. 1017 dargestellten Verfahren

auswerten.

1.6. Vertragsbestandteile Abweichend zu Ziffer 2.1 der Allgemeinen Einkaufsbedingungen der DW (AEB)

gelten die Vertragsbestandteile in der nachfolgenden Reihenfolge:

a. dieses Liefer- und Leistungsverzeichnis mit allen Anlagen (z.B. den dazuge-

hörigen Erläuterungen, Plänen, Detailzeichnungen mit ergänzenden techni-

schen Angaben)

b. falls Bestandteil des Vergabeverfahrens: Fragen- und Antworten-Katalog

c. falls Bestandteil des Vergabeverfahrens: Protokoll zum Bietergespräch

d. die Allgemeinen Einkaufsbedingungen der Deutschen Welle vom 1. Juli 2003

e. das bezuschlagte Angebot mit dem ausgefüllten Leistungsverzeichnis sowie

dem ausgefüllten Kriterienkatalog

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f. falls Bestandteil des Vergabeverfahrens: die Vereinbarung über die Auf-

tragsverarbeitung nach Art. 28 DSGVO (AVV), einschließlich der Angaben zu

den Technischen und organisatorischen Maßnahmen (TOM) und ggf. des IT-

Sicherheitskonzepts des Auftragnehmers

g. die Allgemeinen Bedingungen für die Ausführung von Leistungen (VOL/B)

h. einschlägige gesetzliche Normen und technische Regelungen sowie arbeits-

schutzrechtliche Bestimmungen, insbesondere:

• VDE- und DIN-Vorschriften, VBG-Richtlinien und UVV sowie EMV Richtli-

nien

• Technische Richtlinien und Pflichtenhefte der öffentlich-rechtlichen Rund-

funkanstalten (Ergonomie hinsichtlich Technik).

Im Falle von IT-Leistungen, bei denen ein EVB-IT-Vertrag Gegenstand des Verga-

beverfahrens ist, gelten abweichend von der vorstehenden Rangfolge sowie ab-

weichend zu Ziffer 2.1 der Allgemeinen Einkaufsbedingungen der DW (AEB) die

Vertragsbestandteile in der Reihenfolge wie in Ziffer 2.1 (Vertragsbestandteile)

des entsprechenden EVB-IT-Vertrags aufgeführt.

1.7. Unzulässige Wettbewerbsbeschränkung

Angebote von Bietern, die sich im Zusammenhang mit diesem Vergabeverfahren

an einer unzulässigen Wettbewerbsbeschränkung beteiligen, werden ausge-

schlossen.

1.8. Vergabeunterlagen

1.8.1. Die Angebotsabgabe erfolgt elektronisch, über das Vergabeportal

„http://www.dtvp.de“.

Eine zusätzliche Abgabe des Angebots in Papierform entfällt in diesem Fall. Die

DW behält sich vor, Änderungen oder Ergänzungen der Unterlagen oder Fragen-

Antwortenkataloge ohne besondere Bekanntmachung und Hinweis an die Bieter

lediglich auf dem elektronischen Vergabeportal oder unter

„www.dw.com/zentraleinkauf“ zugänglich zu machen und die Kommunikation mit

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dem Bieter über das Vergabeportal durchzuführen. Daher wird eine registrierte

Verwendung des Vergabeportals empfohlen.

1.8.2. Für das Preisangebot sind nur die von der DW gestellten Vordrucke zu verwen-

den. Selbstgefertigte Abschriften/Kopien oder Kurzfassungen des Leistungsver-

zeichnisses sind nur zulässig, wenn der Bieter das von der DW gestellte Leis-

tungsverzeichnis in einer besonderen Erklärung als allein verbindlich anerkennt.

Kurzfassungen des Leistungsverzeichnisses müssen mit dem von der DW ge-

stellten Leistungsverzeichnis hinsichtlich der Ordnungszahlen vollständig über-

einstimmen.

1.8.3. Enthalten die gestellten Vergabeunterlagen nach Auffassung des Bieters Unklar-

heiten, so hat er die DW unverzüglich vor Angebotsabgabe mindestens in Text-

form darauf hinzuweisen. Änderungen und Zusätze, sowohl manueller Natur, als

auch KI-gestützt, in den Vergabeunterlagen sind unzulässig.

Der Einsatz von KI-Systemen und KI-Modellen durch den Bieter, durch von ihm

eingesetzte Anbieter von KI-Systemen oder KI-Modellen, Unterauftragnehmer,

Erfüllungsgehilfen oder sonstige Dritte bei der Angebotserstellung und bei der

Erbringung der vertraglich geschuldeten Leistungen ist nur im Rahmen der je-

weils geltenden gesetzlichen Bestimmungen, insbesondere der Verordnung (EU)

2024/1689, sowie der nachfolgenden Bestimmungen zulässig.

Alle Daten, Informationen und Inhalte, die dem Bieter durch die DW zur Verfü-

gung gestellt werden oder zu denen er im Zusammenhang mit der Ausschrei-

bung, der Angebotserstellung oder der Vertragsdurchführung Zugang erhält,

sind vertraulich zu behandeln. Dies gilt insbesondere für personenbezogene Da-

ten, Geschäftsgeheimnisse, technische und betriebliche Informationen sowie für

sämtliche hieraus abgeleiteten Informationen, Analysen, Eingaben, Prompts und

Ausgaben.

Der Bieter darf Daten, Informationen oder Inhalte der DW ohne vorherige aus-

drückliche schriftliche Zustimmung der DW weder ganz noch teilweise für das

Training, die Nachschulung, die Entwicklung, das Testen, die Evaluierung zu

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einem dieser Zwecke, die Optimierung oder die sonstige Verbesserung eigener

oder fremder KI-Systeme oder KI-Modelle verwenden.

Soweit die DW keine ausdrückliche schriftliche Zustimmung zu einer Verwen-

dung für die vorgenannten Zwecke erteilt hat, dürfen Daten, Informationen oder

Inhalte der DW nur mittels solcher KI-Systeme oder KI-Modelle verarbeitet wer-

den, bei denen durch geeignete vertragliche, technische und organisatorische

Maßnahmen sichergestellt ist, dass sie nicht zu den vorgenannten Trainings-

oder Verbesserungszwecken verwendet, nicht unbefugt offengelegt und nur in

dem für die Angebotserstellung oder Leistungserbringung erforderlichen Um-

fang sowie nur für den hierfür erforderlichen Zeitraum gespeichert werden. Der

Bieter stellt sicher, dass dies auch durch von ihm eingesetzte Anbieter von KI-

Systemen oder KI-Modellen, Unterauftragnehmer, Erfüllungsgehilfen oder sons-

tige Dritte sichergestellt ist. Gesetzliche Vorgaben zum Schutz personenbezoge-

ner Daten und von Geschäftsgeheimnissen, zur Informationssicherheit sowie zu

den Rechten Dritter bleiben unberührt.

Der Bieter hat der DW auf Verlangen alle gesetzlich vorgeschriebenen sowie

sonstigen verfügbaren oder mit angemessenem Aufwand beschaffbaren Infor-

mationen und Nachweise vorzulegen, die zur Prüfung der Rechtmäßigkeit, Si-

cherheit und vertragsgemäßen Ausgestaltung des KI-Einsatzes, insbesondere

des Ausschlusses einer Nutzung von Daten der DW zu Trainings- oder Verbesse-

rungszwecken, erforderlich sind.

Diese Bestimmungen bestehen auch nach Abschluss des Vergabeverfahrens

und nach Beendigung der Vertragsbeziehung fort. Soweit keine gesetzlichen

Aufbewahrungspflichten entgegenstehen, sind die betreffenden Daten, Informa-

tionen und Inhalte nach Wegfall des Verarbeitungszwecks beziehungsweise

nach Aufforderung durch die DW vollständig und unwiderruflich zu löschen.

Bei einem Verstoß gegen diese Bestimmungen behält sich der Auftraggeber vor,

den Bieter vom Vergabeverfahren auszuschließen oder – im Falle eines bereits

abgeschlossenen Vertrages – diesen außerordentlich zu kündigen. Sonstige ge-

setzliche und vertragliche Rechte und Ansprüche der DW, insbesondere Ansprü-

che auf Unterlassung, Auskunft, Löschung und Schadensersatz, bleiben

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unberührt. Durch die Abgabe des Angebots erkennt der Bieter die vorhergehen-

den Verpflichtungen ausdrücklich an.

1.8.4. Der Bieter bestätigt, dass das Angebot manuell erstellt und geprüft wurde und

mit den unveränderten Vergabeunterlagen übereinstimmt.

1.8.5. Stellt der Auftraggeber eine Änderung der Vergabeunterlagen in der beschriebe-

nen Form fest, führt dies zum Ausschluss des Angebotes.

1.8.6. Der Bieter nimmt die den Vergabeunterlagen beigefügten Allgemeinen Einkaufs-

bedingungen der DW und Besonderen Vertragsbedingungen der DW zur Kennt-

nis und berücksichtigt diese bei seiner Angebotsabgabe.

1.8.7. Die Vergabeunterlagen sind vertraulich. Sie dürfen weder Dritten zugänglich ge-

macht noch außerhalb dieser Angebotsabgabe verwendet werden.

1.8.8. Bezogen auf Art und Umfang der Verarbeitung von personenbezogenen Daten

durch die DW wird auf die Datenschutzhinweise verwiesen, die dem Bieter mit

den Vergabeunterlagen zur Verfügung gestellt werden. Sofern die Verarbeitung

von personenbezogenen Daten im Auftrag der DW Gegenstand des Verfahrens

ist, schließt die DW mit dem Bieter einen Vertrag zur Auftragsverarbeitung nach

Art. 28 DSGVO, der Bestandteil der Vergabeunterlagen wird.

1.8.9. Anfragen zu den Vergabeunterlagen sind vom Bieter unter Verwendung des Bie-

terfragentemplates über das Vergabeportal an die DW zu richten. Die Fragen

müssen vor Ende der Frist zur Einreichung von Aufklärungsfragen (einsehbar im

Bietertool im Projektraum zur Ausschreibung auf der Seite "Übersicht ") einge-

reicht werden. Sollte dies nicht möglich sein, so richten Sie Ihre Fragen bitte per

Mail an ze@dw.com.

1.8.10. Die DW behält sich vor, die Antworten in anonymisierter Form und ohne beson-

dere Bekanntmachung und Hinweis an die Bieter lediglich auf dem

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elektronischen Vergabeportal oder unter „www.dw.com/zentraleinkauf“ zugäng-

lich zu machen.

1.9. Angebot

1.9.1. Das Angebot ist in all seinen Bestandteilen in deutscher Sprache abzufassen.

1.9.2. Das Angebot muss vollständig sein; unvollständige Angebote können ausge-

schlossen werden. Das Angebot muss die Preise und die in den Vergabeunterla-

gen geforderten Erklärungen und Angaben enthalten. Änderungen des Bieters

an seinen Eintragungen im Angebot müssen zweifelsfrei sein. Auf entspre-

chende Anlagen ist im Angebot hinzuweisen. Alle Eintragungen müssen doku-

mentenecht sein. Berichtigungen dürfen nur so vorgenommen werden, dass die

unrichtigen Eintragungen gestrichen und die richtigen darüber gesetzt werden.

Dabei müssen die ursprünglichen Eintragungen lesbar sein. Fehler beim Ange-

botsinhalt führen teils zwingend, teils fakultativ zum Ausschluss des Angebotes.

Entspricht der Gesamtbetrag einer Ordnungszahl (Position) nicht dem Ergebnis

der Multiplikation von Mengenansatz und Einheitspreis, so ist der Einheitspreis

maßgebend.

1.9.3. Die angebotenen Preise für einzelne Teilleistungen sowie für die Gesamtleistung

sind in der dem übersandten Leistungsverzeichnis beigefügten Kostenzusam-

menstellung einzutragen. Dabei sind die Preise (Einheitspreise, Pauschalpreise,

Verrechnungssätze usw.) ohne Umsatzsteuer anzugeben. Der Umsatzsteuerbe-

trag ist unter Zugrundelegung des geltenden Steuersatzes am Schluss des Ange-

botes hinzuzufügen.

1.9.4. Soweit Preisnachlässe ohne Bedingungen (z.B. bestehende Sonderkonditionen

für ARD/ZDF) gewährt werden, sind diese im Preisblatt („Leistungsverzeich-

nis.xlsx“) an der bezeichneten Stelle durchzuführen. Preisnachlässe mit Bedin-

gungen für die Zahlungsfrist (Skonti) werden nicht gewertet. Weitere Informatio-

nen dazu finden sich auch in den Ausschreibungsunterlagen in der Datei "FAQ

cosinex".

1.9.5. Digitale Angebote mit Signatur im Sinne des Signaturgesetzes dürfen nur abge-

geben werden, wenn dies in der Bekanntmachung und in den

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Vergabeunterlagen ausdrücklich zugelassen ist. Andere auf elektronischem Weg

übermittelte Angebote sind nicht zugelassen. Die elektronische Abgabe erfolgt

über das Vergabeportal (vergleiche Kapitel 1.8.1).

1.9.6. Ist im Leistungsverzeichnis bei einer Teilleistung eine Bezeichnung für ein be-

stimmtes Fabrikat mit dem Zusatz „oder gleichwertiger Art“ verwendet worden

und macht der Bieter keine Angabe, gilt das im Leistungsverzeichnis genannte

Fabrikat als angeboten. Der Bieter hat anzugeben, ob für den Gegenstand des

Angebotes ein Patent- oder Musterschutz besteht, von ihm oder einem anderen

beantragt ist oder beantragt werden soll.

1.9.7. Die Leistung kann in Teillosen vergeben werden. Mengen innerhalb des Teilloses

werden aber nicht gekürzt. Preiserhöhungen dürfen daraus nicht hergeleitet

werden.

1.9.8. Für die Bearbeitung des Angebotes wird keine Vergütung gewährt. Dem Ange-

bot beigefügte Unterlagen gehen ohne Vergütungsanspruch in das Eigentum

der DW über.

1.9.9. Das Angebot ist der DW elektronisch einzureichen. Sollte eine digitale Abgabe

nicht möglich sein, so ist das Angebot der DW im verschlossenen Doppelum-

schlag der auch für die Erteilung des Zuschlags zuständigen Abteilung Procure-

ment and Travel der DW bitte zweifach (1 Original und eine Kopie als CD-ROM)

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einzureichen. Die Beschriftung der Umschläge ist dem Anschreiben zu dieser

Ausschreibung zu entnehmen.

1.10. Bietergemeinschaften

1.10.1. Angebote von Bietergemeinschaften sind zugelassen.

1.10.2. Bietergemeinschaften haben mit ihrem Angebot eine von allen Mitgliedern un-

terzeichnete Erklärung abzugeben,

in der die Bildung einer Arbeitsgemeinschaft im Auftragsfalle erklärt ist,
in der alle Mitglieder aufgeführt sind und der für die Durchführung des

Vertrags bevollmächtigte Vertreter bezeichnet ist,

dass der bevollmächtigte Vertreter die Mitglieder gegenüber dem AG

rechtsverbindlich vertritt und

dass alle Mitglieder als Gesamtschuldner haften

1.10.3. Angebote von Bietergemeinschaften, die sich erst nach der Aufforderung zur An-

gebotsabgabe aus aufgeforderten Unternehmen gebildet haben, sind nicht zu-

gelassen.

1.11. Hauptangebote

Hauptangebote sind Angebote, die alle im Leistungsverzeichnis angegebenen

Mindestanforderungen erfüllen. Ein weiteres Hauptangebot wird zugelassen.

1.12. Nebenangebote

Nebenangebote sind Angebote, die nicht alle Mindestanforderungen für Haupt-

angebote erfüllen. Nebenangebote werden nicht zugelassen.

1.13. Subunternehmer

1.13.1. Beabsichtigt der Bieter, Teile der Leistung von Subunternehmern ausführen zu

lassen, muss er in seinem Angebot Art und Umfang der durch Subunternehmer

auszuführenden Leistungen angeben und Einzelheiten in einer seinem Angebot

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beizufügenden Anlage darlegen. Dabei hat der Bieter zu versichern, dass die

Subunternehmer keine Mitarbeiter oder Ruheständler der DW einsetzen.

1.13.2. Die Referenzen von Subunternehmern sind zu benennen. Der Bieter stellt sicher,

dass Subunternehmer die Leistungen ihrerseits nicht ohne vorherige schriftliche

Zustimmung der DW weiter vergeben.

1.14. Zugang zu Rechenzentren der DW

Benötigen der Bieter und die eventuell eingesetzten Subunternehmer im Falle

der Erteilung des Zuschlages und im Rahmen der Leistungserbringung Zugang

zu Rechenzentren der DW, ist der Zutritt zur Wahrung der Vertraulichkeit und

zum Schutz der Daten der DW grundsätzlich nur unter folgender Voraussetzung

möglich:

Der Bieter hat mit dem Angebot für jede Person, die das Rechenzentrum betritt

(eigene Mitarbeitende bzw. evtl. Mitarbeitende von Subunternehmen), eine Ver-

pflichtungserklärung gegenüber der DW abzugeben unter Verwendung des den

Vergabeunterlagen beigefügten Musters.

Ist die Abgabe der Verpflichtungserklärung mit dem Angebot notwendig, so wird

die DW dies in der Auflistung der einzureichenden Dokumente entsprechend

kenntlich machen. Ist dies nicht explizit der Fall, so dient die standardmäßig bei-

gefügte Verpflichtungserklärung lediglich als Muster für die Fälle der Ziffer 2.9.1

des vorliegenden Liefer- und Leistungsverzeichnisses.

1.15. Änderungen des Angebots

1.15.1. Der Bieter kann sein Angebot bis zum Ablauf der Einreichungsfrist berichtigen,

ändern oder zurückziehen. Preisänderungen sind sowohl nach oben wie nach

unten zulässig.

1.15.2. Berichtigungen oder Änderungen des Angebotes sind der DW in gleicher Weise

wie das Angebot zuzustellen. Bis zum Ablauf der Angebotsfrist kann das

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Angebot mindestens in Textform zurückgezogen werden. Zur Wirksamkeit be-

darf es stets der Unterschrift.

1.16. Information des Bieters

Die Bieter deren Angebot nichtberücksichtigt wird, werden gem. § 46 Abs. 1

UVgO über den Abschluss der Rahmenvereinbarung oder die erfolgte Zuschla-

gerteilung informiert. Der Auftraggeber unterrichtet auf Verlangen des Bewer-

bers/Bieters spätestens 15 Tage nach Eingang des Antrags den nicht berücksich-

tigten Bieter über die wesentlichen Gründe für die Ablehnung des Angebotes so-

wie die Merkmale und Vorteile des erfolgreichen Angebotes.

1.17. Teilnahmewettbewerb

Im Rahmen des Teilnahmewettbewerbs muss der Bieter seine Leistungsfähigkeit

hinsichtlich des Auftrages darlegen. Der AG prüft in diesem Verfahrensschritt,

welcher der späteren Angebotsphase vorausgeht, die Eignung aller Bewerber

anhand der festgelegten Eignungskriterien.

Die drei Wirtschaftsteilnehmer, die im Rahmen des Teilnahmewettbewerbs ent-

sprechend dieser Kriterien jeweils die höchste Punktzahl erzielen, werden zur

Angebotsabgabe aufgefordert.

Daher sind Preisangaben durch den Bieter in dieser Verfahrensphase noch nicht

notwendig, sondern erst im Zuge der Angebotsabgabe. Für ungeeignete Bewer-

ber endet das Verfahren an dieser Stelle.

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1.18. Angebotsbewertung

1.18.1. Erste Bewertungsstufe

Es gelten folgende Grundvoraussetzungen für eine Teilnahme an den weiteren

Wertungsschritten. Die Nicht-Erfüllung eines Punktes führt zum Ausschluss des

Angebotes von der weiteren Wertung.

• fristgerechte Abgabe des kompletten Angebotes

• ordnungsgemäßer Verschluss des Angebotes bei Eingang

• Vollständigkeit aller Unterschriften, benannter Anlagen, Bescheinigungen

und Nachweise

• unveränderte Vergabeunterlagen

sowie:

• ein verbindlicher Festpreis für alle geforderten Lieferungen und Leistun-

gen

• die Vollständigkeit und Nachvollziehbarkeit der Angebotspreisangaben

• ein vollständig und wahrheitsgemäß ausgefüllter Ausschlusskriterienka-

talog.

Zudem ist eine Eigenerklärung über das Nichtvorliegen von Insolvenzgründen

vorzulegen (siehe Eigenerklärung).

Die Eigenerklärung ist im Wertungsschema des elektronischen Leistungsver-

zeichnisses unter „http://www.dtvp.de“ verbindlich zu bestätigen.

1.18.2. Weitere Bewertungsstufe

Im Rahmen der zweiten Bewertungsstufe erfolgt die Ermittlung des wirtschaft-

lichsten Angebotes gemäß der einfachen Richtwertmethode (UfAB) wie folgt:

Werden vom Bieter alle Ausschlusskriterien („A-Kriterien“) vollumfänglich erfüllt,

wird in der zweiten Bewertungsstufe, neben dem Preis auch, gemäß

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beigefügtem „Fragebogen zur DW- Leistungsbewertung“ die Bewertung aller quali-

tativen Bewertungskriterien ("B-Kriterien") vorgenommen.

Die Berechnungsformel für die Punkteverteilung für die zweite Bewertungsstufe

lautet wie folgt:

Ein zu bewertendes Angebot setzt sich aus Preis (P) und Leistungspunkten (L) zu-

sammen.

Die Berechnung der Gesamtpunkte (Kennzahl Z) für ein bewertendes Angebot

erfolgt nachfolgender Formel:

Z= L/P

Nach dieser Bewertung erfolgt eine Verhandlungsrunde. Die Einladungen für die

Bietergespräche werden etwa eine Woche vor Beginn des jeweiligen Gesprächs

via Vergabeplattform versandt. Die Bietergespräche sind im Zeitraum vom 18.

November und optional am 20 November 2026 vorgesehen und werden per MS-

Teams stattfinden. Wir bitten Sie diese Termine bereits vorzumerken. Die ge-

nauen Daten und Modalitäten für die Verhandlungsrunde werden zu einem spä-

teren Zeitpunkt denjenigen Bietern mitgeteilt, die zur Angebotsabgabe aufgefor-

dert wurden und ein Angebot abgegeben haben.

Nach dieser Verhandlungsrunde werden die eingeladenen Bieter zur Abgabe ei-

nes finalen Angebotes aufgefordert. Die Deutsche Welle behält sich jedoch vor,

den Auftrag gemäß §12 Abs. 4 UVgO auf Grundlage des ersten Angebotes zu

vergeben.

1.19. Finale Bewertungsstufe

In der finalen Bewertungsstufe werden die abgegebenen finalen Angebote er-

neut in Anlehnung an die „Einfache Richtwertmethode“ nach UfAB V bewertet.

Dies bedeutet, dass die finalen Angebote aufgrund des Verhältnisses von

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erreichten Bewertungspunkten und korrespondierendem Preis (Bewertungs-

punkte / Preis) bewertet werden.

Der Bieter wird darüber informiert, wenn die Ausschreibung aufgehoben wird.

Im Rahmen von Verhandlungsvergaben (mit oder ohne Teilnahmewettbewerb)

Behält sich die Deutsche Welle vor, den Zuschlag gemäß §12 Abs. 4 UVgO ohne

vorherige Verhandlungen auf das Erstangebot zu erteilen.

1.20. Vergabeentscheidung

1.20.1. Die Vergabe von Lieferungen und Leistungen bedarf ab einem Auftragsvolumen

von mehr als 80.000,00 Euro netto der Zustimmung des zuständigen Gremiums

der DW und steht daher unter dem Vorbehalt der entsprechenden Genehmi-

gung.

1.20.2. Der Zuschlag gemäß § 43 UVgO wird mindestens in Textform durch die jeweili-

gen unterschriftsberechtigten Vertreter der DW im Wege des "Vier-Augen-Prin-

zips" erteilt.

1.20.3. Die Deutsche Welle behält sich vor, für den Versand von Aufträgen, Abrufen aus

Rahmenverträgen, etc. Adobe sign zu verwenden. In diesem Fall erhält die ver-

tretungsberechtigte Person Ihres Unternehmens, die bei Angebotsabgabe in

dem Dokument „Unternehmensdaten“ genannt ist, eine E-Mail von der Adresse

adobesign@adobesign.com mit der Bitte die entsprechenden vertraglichen Un-

terlagen wie z.B. Auftragsbestätigung gegenzuzeichnen.

1.21. Unwirksamkeitsregelung

Sollte eine Bestimmung dieser Bewerbungsbedingungen unwirksam sein oder

werden, so wird hierdurch die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen nicht be-

rührt.

1.22. Gewährung von Vorteilen

Wenn ein Bieter, sein Beauftragter oder eine mit seiner Kenntnis handelnde Per-

son jemandem Geschenke oder andere unmittelbare oder mittelbare Vorteile

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anbietet, verspricht oder gewährt, um durch dessen unlauteres Verhalten Vor-

teile für den Bieter zu erlangen, kann dieser Bieter vom weiteren Vergabeverfah-

ren ausgeschlossen werden.

Hat ein Bieter den Verdacht auf wettbewerbswidriges oder sonst unzulässiges

Verhalten von an dem Ausschreibungsverfahren beteiligten Personen oder von

Dritten, durch das er sich in dem Verfahren benachteiligt sieht, kann er sich ver-

traulich an die

interne Meldestelle der DW (https://whistleblowersoftware.com/secure/Hin-

weise_DW)

oder an die externe Korruptionsbeauftragte der DW wenden:

Frau Rechtsanwältin Dr. Stefanie Lejeune

Tel.: (030) 25 797 5000

https://www.goehmann.de/en/lawyers/stefanie-lejeune/

E-Mail: stefanie.lejeune@goehmann.de

wenden.

Die Rechtsanwältin ist von Gesetzes wegen berechtigt und auf Wunsch des Hin-

weisgebers verpflichtet, die Identität der hinweisgebenden Person anonym zu

halten. Nähere Informationen gibt es im Internet unter

https://www.goehmann.de/en/lawyers/stefanie-lejeune/.

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Beratungsauftrag zur Identifikation von Einsparpotenzialen in IT- und Medientechnik sowie der be-

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2. Besondere Vertragsbedingungen

2.1. Gegenstand der Ausschreibung

Die Deutsche Welle plant den Abschluss von zwei Rahmenverträgen (je Los ein

Rahmenvertrag) über Beratungsleistungen zur Identifikation von Einsparpoten-

zialen in IT- und Medientechnik sowie der betriebswirtschaftlichen IT-Anwendun-

gen und Kollaborationssystemen der Deutschen Welle mit einer Laufzeit von Ja-

nuar 2027 bis 30. April 2027.

Der Beratungsauftrag wird in zwei fachlich abgegrenzte Lose aufgeteilt. Schwer-

punkt von Los 1 ist die IT- und Medientechnik entlang der Kernprozesse Redak-

tion, Produktion und Distribution. Gegenstand sind insbesondere die hierfür ein-

gesetzten zentralen und medienspezifischen Anwendungen sowie die zugehö-

rige Produktionsinfrastruktur. Los 2 umfasst die betriebswirtschaftlichen IT-An-

wendungen und Kollaborationssysteme der DW. Angebote sind möglich für ein

oder mehrere Lose.

2.2. Leistungsumfang

2.2.1. Menge, Art und Umfang der anzubietenden Lieferungen und Leistungen müs-

sen derart sein, dass alle Anforderungen aus dem Leistungsverzeichnis erfüllt

werden.

2.2.2. Die angebotenen Lieferungen und Leistungen werden mindestens nach dem

neuesten Stand der Technik, nach den Vorschriften des Gesetzgebers, der Auf-

sichtsbehörden, der Berufsgenossenschaften und den bestehenden Vorschriften

und Richtlinien hinsichtlich Ausführung, Arbeitssicherheit, Brand- und Umwelt-

schutz durchgeführt.

2.3. Preisvereinbarung

Die in dem Angebot angegebenen Preise sind, wenn nichts anderes vereinbart

ist, feste Preise. Sie verstehen sich frei Verwendungsstelle einschließlich

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Verpackung und Transport sowie einschließlich Transport- und Betriebshaft-

pflichtversicherung.

2.4. Termine

2.4.1. Die Lieferung erfolgt innerhalb von 10 Werktagen nach Auftragserteilung und

Abrufbestellung.

Der AN hat den AG unverzüglich zu informieren, sobald Ausführungsänderun-

gen abzusehen sind. Er hat den Grund der Verzögerung zu nennen und Vor-

schläge zur Abwendung von Schäden zu machen.

2.4.2. Wenn absehbar ist, dass eine Leistung nachweislich aufgrund von technischen

Mängeln im derzeitigen System nicht zu erbringen ist, muss der AN den AG un-

verzüglich davon in Kenntnis setzen.

2.4.3. Unklarheiten oder sonstige Rückfragen berechtigen den AN nicht, die genann-

ten Termine zu überschreiten. Die Termine bzw. die Ausführungsfristen sind un-

ter allen Umständen bindend.

2.4.4. Nichteinhalten der vereinbarten Lieferfristen und Termine berechtigen den AG,

ganz oder teilweise vom Vertrag zurückzutreten und von dritter Seite Ersatz zu

beschaffen. Das gilt nicht, wenn der AN nachweist, dass die Verzögerung auf

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[Seite 24]

höherer Gewalt beruht. Die Geltendmachung von Vertragsstrafen und Schaden-

ersatz wegen Verzugs bleibt vorbehalten.

2.5. Ansprechpartner beim AG

Georg Specius Procurement and Travel

Tel.: + 49 (0) 228 429-2342

E-Mail: ze@dw.com

Der AG benennt nach Auftragsvergabe verantwortliche Ansprechpartner und

Vertreter zur gegenseitigen Abstimmung und zur Klärung aller Fragen, die sich

im Laufe der Leistungserbringung ergeben.

2.6. Ansprechpartner beim AN

Der AN benennt vorab einen verantwortlichen Ansprechpartner und dessen Ver-

treter zur gegenseitigen Abstimmung und zur Klärung aller Fragen, die sich im

Laufe der Leistungserbringung ergeben. Ansprechpartner und dessen Vertreter

sind in dem beigefügten Dokument „Unternehmensdaten.pdf“ zu benennen.

2.7. Ausführung

Der AN gewährleistet, dass alle Leistungen den am Erfüllungsort geltenden Re-

geln der Technik sowie den gesetzlichen, behördlichen und berufsgenossen-

schaftlichen Bestimmungen entsprechen. Auf Verlangen des AG muss eine ent-

sprechende schriftliche Bescheinigung der zuständigen Stellen unverzüglich

vom AN beigebracht werden.

2.8. Subunternehmer

2.8.1. Sollten aufgrund der besonderen Vertragsabwicklung Subunternehmer einzu-

schalten sein, so ist hierzu unter Nennung der Firma und der verantwortlichen

Geschäftsführer eine schriftliche Genehmigung des AG einzuholen. Die Ausfüh-

rungen in Kap. 1.13 gelten insoweit sinngemäß.

2.8.2. Die Lieferungen und Leistungen des Subunternehmers gelten als eigene Liefe-

rungen oder Leistungen des Auftragnehmers. Die Gewährleistung und Haftung

des AN erstreckt sich somit auch auf die Lieferungen und Leistungen des

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Subunternehmers. Die aus der Beschäftigung von Subunternehmern anfallen-

den Steuern und Abgaben gehen zu Lasten des AN.

2.9. Zugang zu Rechenzentren des AG

Sollte sich im Rahmen der Auftragsausführung herausstellen, dass für die Leis-

tungserbringung der Zugang zu Rechenzentren der DW notwendig ist, ist der

Zugang durch den AN nur wie folgt möglich:

2.9.1. Abgabe einer Verpflichtungserklärung

Der AN hat für jede Person (eigene Mitarbeitende bzw. evtl. Mitarbeitende von

Subunternehmen), eine Verpflichtungserklärung gegenüber dem AG vorzulegen

unter Verwendung des von dem AG zur Verfügung gestellten Musters.

Der AN verpflichtet sich insbesondere, bei Änderungen hinsichtlich der einge-

setzten Mitarbeitenden den AG unaufgefordert zu informieren und dem AG vor

Begehung der Rechenzentren die Verpflichtungserklärung der betreffenden neu

eingesetzten Mitarbeitenden des AN bzw. des evtl. eingesetzten Subunterneh-

mers vorzulegen.

2.9.2. Begleitung durch berechtigte Mitarbeitende des AG

Ist die Vorlage einer Verpflichtungserklärung nicht möglich, ist der Zutritt zu Re-

chenzentren des AG auch möglich, wenn der Mitarbeitende des AN bzw. des evtl.

eingesetzten Subunternehmers durch einen berechtigten Mitarbeitenden des

AG ständig begleitet wird. Der AN ist in diesem Fall verpflichtet, den AG so früh-

zeitig wie möglich, mindestens jedoch drei Arbeitstage vor einem geplanten Zu-

gang zu Rechenzentren des AG zu informieren, um eine derartige Begleitung si-

cherzustellen. Inwieweit eine ständige Begleitung seitens des AG sichergestellt

werden kann, erfolgt in Absprache zwischen dem AN und dem AG.

2.10. Vertragsstrafe

Bei verschuldetem Nichteinhalten der bestimmten Termine kann der AG für je-

den angebrochenen Werktag vom AN eine Vertragsstrafe in Höhe von 0,2% des

Abrufwertes (brutto) für die in Verzug befindliche Leistung verlangen. Insgesamt

ist die Summe der aufgrund dieser Regelung zu zahlenden Vertragsstrafen für

die in Verzug befindliche Leistung auf eine Höhe von 5% des Abrufwertes

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(brutto) beschränkt. Die Vertragsstrafe setzt keinen Schadensnachweis durch

den AG voraus. Der AG kann die Vertragsstrafe neben der Erfüllung verlangen.

Schadensersatzansprüche statt und neben der Leistung sowie das Recht zum

Rücktritt vom Vertrag bleiben unberührt. Die Vertragsstrafen werden jedoch auf

einen Schadensersatzanspruch neben der Leistung angerechnet. Abweichend

von § 341 Abs. 3 BGB kann die jeweilige Vertragsstrafe bis zur vollständigen Zah-

lung der Vergütung für die jeweilige Leistung geltend gemacht werden. Dem AN

obliegt im Falle der Verzögerung der Beweis des Nichtverschuldens.

2.11. Haftpflichtversicherung

2.11.1. Soweit nichts Abweichendes vereinbart ist, weist der Auftragnehmer bei Ab-

schluss des Vertrages dem Auftraggeber nach, dass er über eine in Rahmen und

Umfang marktübliche Industriehaftpflichtversicherung oder eine vergleichbare

Versicherung aus einem Mitgliedsstaat der EU verfügt.

2.11.2. Der Auftragnehmer wird diesen Versicherungsschutz bis zum Ende des Vertra-

ges aufrechterhalten, mindestens aber bis zur Verjährung der Mängelansprü-

che. Kommt der Auftragnehmer dieser Verpflichtung nicht nach, ist der Auftrag-

geber nach erfolgloser angemessener Fristsetzung zum Rücktritt vom Vertrag

berechtigt, wenn ihm ein Festhalten am Vertrag nicht mehr zuzumuten ist. Wei-

tergehende Ansprüche des Auftraggebers, insbesondere Schadensersatzansprü-

che, bleiben hiervon unberührt. Nach Gesamtabnahme tritt an die Stelle des

Rücktrittsrechts das Recht zur Kündigung des Systemservices.

2.12. Beratungs- und Hinweispflichten

2.12.1. Der AN hat die Unterlagen die er vom AG erhält, auf etwaige Unstimmigkeiten

hin zu überprüfen und unverzüglich auf entdeckte oder vermutete Mängel hin-

zuweisen. Unterlässt der AN bei Unstimmigkeiten in den Unterlagen Prüfungen

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und Hinweise, so trägt er die Kosten für die Beseitigung der entstandenen Feh-

ler.

2.12.2. Vom AN angefertigte bzw. beschaffte Unterlagen sind dem AG zu Eigentum und

zur uneingeschränkten Verfügung auszuhändigen. Ein Zurückhaltungsrecht des

AN ist ausgeschlossen.

2.13. Gewährleistung

2.13.1. Die Gewährleistungsdauer beträgt mindestens 24 Monate, gerechnet vom Zeit-

punkt der Lieferung.

2.13.2. Im Gewährleistungsfalle ist der AG berechtigt, unentgeltliche Nachbesserungen

oder unentgeltliche Neuleistungen binnen einer gesetzten angemessenen Frist

zu beanspruchen. Für die Dauer einer Nachbesserung oder Instandsetzung ist

der AG auf ihr Verlangen durch Stellung von Ersatz schadlos zu halten.

2.14. Geheimhaltungspflicht

Der AN steht dafür ein, dass alle Personen, die von ihm mit der Bearbeitung und

Erfüllung des Auftrages betraut sind, die gesetzlichen Bestimmungen über den

Datenschutz beachten. Die Vertragspartner verpflichten sich, die aus der Ge-

schäftsbeziehung bekannt werdenden, nicht offenkundigen kaufmännischen

und technischen Details als Geschäftsgeheimnis zu behandeln. Unterlieferanten

sind entsprechend zu verpflichten. Erkennt einer der Vertragspartner, dass eine

geheim zu haltende Information in den Besitz eines unbefugten Dritten gelangt

oder eine geheim zu haltende Unterlage verloren gegangen ist, so wird er den

anderen Vertragspartner hiervon unverzüglich unterrichten.

2.15. Gewährung von Vorteilen

Wenn der AN, sein Beauftragter oder eine mit seiner Kenntnis handelnde Person

jemandem Geschenke oder andere unmittelbare oder mittelbare Vorteile anbie-

tet, verspricht oder gewährt, um durch dessen unlauteres Verhalten Vorteile für

den AN zu erlangen, ist der AG berechtigt, vom Vertrag zurückzutreten und/oder

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Schadenersatz zu verlangen. Sonstige gesetzliche oder vertragliche Rechte des

AG bleiben unberührt.

2.16. Tariftreuepflicht bei der Auftragsausführung (Bundestariftreuege- setz)

Die vom Auftragnehmer mit dem Angebot/Teilnahmeantrag abgegebene Eigen-

erklärung zur Tariftreue nach dem Bundestariftreuegesetz (BTTG) wird wesentli-

cher Bestandteil dieses Vertrags.

Der Auftragnehmer verpflichtet sich, die in der Eigenerklärung übernommenen

Verpflichtungen zur Einhaltung der nach dem BTTG maßgeblichen Arbeitsbedin-

gungen während der gesamten Vertragslaufzeit einzuhalten.

Informationspflicht gegenüber Beschäftigten

Der Auftragnehmer informiert die eingesetzten Arbeitnehmerinnen und Arbeit-

nehmer sowie Leiharbeitnehmerinnen und Leiharbeitnehmer spätestens am 15.

des auf den Tag der ersten Tätigkeit folgenden Monats schriftlich oder in Text-

form über deren Anspruch auf die einschlägigen Arbeitsbedingungen. Der Auf-

traggeber stellt hierfür einen Vordruck zur Verfügung (§ 4 Abs. 3 BTTG).

Nachweispflicht während der Vertragslaufzeit

Der Auftragnehmer hält vollständige und prüffähige Unterlagen zur Dokumenta-

tion der Einhaltung des Tariftreueversprechens bereit und legt diese dem Auf-

traggeber auf Verlangen innerhalb von 14 Tagen vor (§ 9 BTTG).

Die Unterlagen sind auf Anforderung der Prüfstelle Bundestariftreue bei der

Deutschen Rentenversicherung Knappschaft-Bahn-See vorzulegen.

Vertragsstrafe

Bei schuldhaftem Verstoß gegen die Tariftreuepflicht, der durch die Prüfstelle

Bundestariftreue nach § 13 BTTG festgestellt wurde, verwirkt der Auftragnehmer

eine Vertragsstrafe in Höhe von 1% des Auftragswertes. Bei mehreren Verstößen

beträgt die Vertragsstrafe maximal 10% des Auftragswertes (§ 11 Abs. 1 BTTG).

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Der Auftraggeber muss die verwirkte Vertragsstrafe nicht vor Ende der Auftrags-

ausführung geltend machen.

Kündigungsrecht

Bei schuldhaftem Verstoß gegen die Tariftreuepflicht, der durch die Prüfstelle

Bundestariftreue nach § 13 BTTG festgestellt wurde, ist der Auftraggeber zur au-

ßerordentlichen fristlosen Kündigung des Auftragsverhältnisses berechtigt (§ 11

Abs. 2 BTTG).

Schadensersatz

Verstöße gegen die Tariftreuepflicht berechtigen den Auftraggeber zur Geltend-

machung von Schadensersatz nach den allgemeinen gesetzlichen Vorschriften.

2.17. Zahlungsbedingungen

Die Zahlung erfolgt nach Lieferung und Rechnungslegung innerhalb einer Frist

von 30 Tagen. Falls nichts anderes vereinbart ist, nimmt der AG bei Zahlung in-

nerhalb von 14 Tagen einen Skontoabzug von 2 % vor.

2.18. Abrechnung

Hinsichtlich der Abrechnungsmodalitäten wird ergänzend um Beachtung des

Beiblattes Rechnungsstellung gebeten.

Bitte senden Sie die Rechnung ausschließlich an eine der folgenden Stellen:

Elektronischer Weg

Seit dem 1. Januar 2024 werden Rechnungen über einen zentralen elektroni-

schen Eingangsrechnungsworkflow bearbeitet:

Schicken Sie Ihre Rechnungen ausschließlich an: dw-invoice@dw.com

Folgende Voraussetzungen sind dabei zu beachten:

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• Zulässiges Format für die Rechnung und die Anlagen ist PDF.

• Max. Datenvolumen pro E-Mail sind 10 MB.

• Jeweils nur eine PDF-Rechnung mit den dazugehörigen Anlagen pro E-Mail.

Der Name der Rechnungsdatei darf nicht das Wort „Anlage“ oder „Attachment“

beinhalten. Die Rechnungsdatei kann beispielsweise auf die Rechnungsnummer

lauten (Rechnung 122345.pdf).

Die Anlagen zur Rechnung bitte als separates PDF-Dokument anfügen. Der Da-

teiname muss den Zusatz „Anlage“ oder „Attachment“ enthalten.

• Für PDF-Dokumente sind folgende technische Einschränkungen zu beachten

a. Nicht verschlüsselt

b. Nicht passwortgeschützt

c. Auflösung 300 DPI bei PDFs mit eingebettetem TIF.

Rechnungen, die an einer anderen Stelle/E-Mail-Adresse der DW eingehen, kön-

nen nicht bezahlt werden. Diese E-Mails/Rechnungen werden Ihnen zurückge-

sandt, verbunden mit der Bitte die E-Mail-Adresse dw-invoice@dw.com zu nut-

zen.

oder

Postweg

Sofern Sie uns Rechnungen alternativ weiterhin in Papierform auf dem Postweg

übermitteln möchten, senden Sie Ihre Rechnung bitte ausschließlich an das fol-

gende Postfach:

Deutsche Welle

Invoice

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Postfach 12 01 23

53043 Bonn

Wir bitten darum, die Rechnung nicht in doppelter Ausführung (E-Mail und

Postweg) oder inkl. einer Rechnungskopie an unsere Rechnungsadresse zu schi-

cken.

Wir erwarten eine zügige Rechnungsausstellung möglichst bis zum 15. Tag des

Folgemonats der Lieferung oder Leistung. Zur Vermeidung von Zahlungsverzö-

gerungen überprüfen Sie ihre Rechnung bitte vor Übermittlung auf vollständige

Angaben.

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2.19. Verwendungsstelle

Die Orts- und Verwendungsadressen lauten:

Bonn Deutsche Welle

Kurt-Schumacher-Straße 3

53113 Bonn

2.20. Erfüllungsort Erfüllungsort des AG ist Bonn

Erfüllungsort für Lieferungen und Leistungen ist Bonn.

Erfüllungsort für Gewährleistungsansprüche ist Bonn.

2.21. Gerichtsstand Gerichtsstand ist Bonn. Es gilt das Recht der Bundesrepublik Deutschland unter

Ausschluss des UN-Kaufrechts.

2.22. Geschäftsbedingungen des Auftragnehmers

Geschäftsbedingungen, insbesondere Zahlungs- und Lieferbedingungen des AN

gelten nur dann, wenn sie vom vorher AG ausdrücklich und schriftlich anerkannt

sind.

2.23. Genehmigungen

Alle erforderlichen Genehmigungen, soweit sie in unmittelbarem Zusammen-

hang mit den dem AN in Auftrag gegebenen Leistungen stehen und zur Durch-

führung und Abnahme dieser Leistungen erforderlich sind, sind vom AN im Ein-

vernehmen mit dem AG rechtzeitig einzuholen.

2.24. Schlussbestimmungen

Sollte sich eine Bestimmung des Vertrages als nichtig oder unwirksam erweisen,

so bleiben die übrigen Bestimmungen hiervon unberührt. Die Vertragspartner

sind in einem solchen Falle gehalten, die sich ergebende Lücke durch eine

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Bestimmung zu ersetzen, die dem Zweck der wegfallenden Bestimmung am

nächsten kommt.

3. Ausschlusskriterien

Die Beantwortung der Fragen durch den AN ist zwingend erforderlich. Sollten

die in den Vergabeunterlagen (siehe hierzu „http://www.dtvp.de“) gestellten Fra-

gen (Ausschlusskriterien, bzw. Ausschlusselemente) negativ beantwortet wer-

den, führt dies zwangsläufig zum Ausschluss des Bieters. Der AG wird die Erfül-

lung der Kriterien einer eigenen Bewertung unterziehen.

Die Beantwortung der Fragen durch den AN ist zwingend erforderlich.

Bitte geben Sie Ihre Antworten in den dafür vorgesehenen Feldern der Vergabe-

unterlagen (z. B. über „http://www.dtvp.de“) ein.

Weitere Erläuterungen bitte auf ein separates Papier bzw. als elektronische An-

lage bei Abgabe eines elektronischen Angebotes.

4. Leistungsbeschreibung

Vergabegegenstand:

Los 1: Beratungsleistungen zur Analyse, Bewertung und Ableitung von Maßnah-

men zur nachhaltigen Reduzierung von Betriebs-, Infrastruktur- und Anwen-

dungskosten in der IT- und Medientechniklandschaft der Deutschen Welle (DW).

Es soll eine Betrachtung sämtlicher Kosten und Aufwände durchgeführt werden.

Darüber hinaus sollen Abhängigkeiten von einzelnen Anbietern mit Blick auf

Vendor-Lock-Ins kritisch betrachtet werden.

Los 2: Beratungsleistungen zur Analyse, Bewertung und Ableitung von Maßnah-

men zur nachhaltigen Reduzierung von Betriebs-, Infrastruktur- und Anwen-

dungskosten der betriebswirtschaftlichen IT-Anwendungen und Kollaborations-

systeme der Deutschen Welle (DW). Es soll eine Betrachtung sämtlicher Kosten

und Aufwände durchgeführt werden. Darüber hinaus sollen Abhängigkeiten von

einzelnen Anbietern mit Blick auf Vendor-Lock-Ins kritisch betrachtet werden.

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4.1. Ausgangssituation

Die Deutsche Welle betreibt eine umfangreiche IT- und Medientechniklandschaft

zur Unterstützung ihrer Kernprozesse Redaktion, Produktion und Distribution.

Diese umfasst:

• zentrale Applikationen zur Content-Produktion und -Distribution

• medienspezifische Systeme (z.B. MAM, Redaktions- und Videosysteme,

Schnittplätze)

• Produktionsinfrastruktur (Studios, Speicher-, Rechen- und Netzwerkinfrastruk-

tur)

Darüber hinaus kommen „klassische“ IT-Systeme und Anwendungen sowie be-

triebswirtschaftlichen IT-Anwendungen und Kollaborationssysteme zum Einsatz,

die eine international tätige Medienorganisation zur Aufrechterhaltung aller üb-

rigen Prozesse benötigt.

Ein Teil der Systemlandschaft ist historisch gewachsen, weist teilweise Redun-

danzen auf und wird durch steigende Anforderungen (z. B. Videoformate, Archi-

vierung, Distribution, KI-Dienste, Kollaboration) und steigende Kosten (z.B. Spei-

cher, CPUs, neue Lizenzmodelle) zusätzlich belastet. Gleichzeitig ist festzustellen,

dass:

• Infrastrukturkosten inklusive Cloudkosten wesentlich durch die Anforderun-

gen dieser Anwendungen getrieben sind,

• Produktionsinfrastruktur hohe Investitions- und Betriebskosten verursacht

und

• klassische IT-Infrastruktur bereits weitgehend standardisiert ist, sodass Ein-

sparungen primär über die Anwendungen, deren Anforderungen an Infrastruk-

tur sowie deren Nutzung zu erwarten sind.

Steigenden Anforderungen und Kosten stehen einer zunehmend angespannte

Budgetsituation der DW gegenüber.

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Vor diesem Hintergrund verfolgt die DW das Ziel, strukturelle Kosten zu reduzie-

ren und gleichzeitig zukünftige Kostensteigerungen zu reduzieren, ohne dabei

die notwendigen Voraussetzungen für Digitalisierung und KI-Transformation zu

gefährden.

Organisatorisch sind die vorgenannten IT-Systeme und Applikationen der Haupt-

abteilung IT and Media Systems (ITM) zugeordnet. ITM ist zuständig für die Ge-

samtarchitektur, deren Planung und Weiterentwicklung. Der sichere und wirt-

schaftliche Betrieb aller Audio- und Videosysteme sowie sämtlicher IT-Applikatio-

nen gehört ebenso zu den Aufgaben von ITM wie der Support und die wirt-

schaftliche Fortschreibung und kontinuierliche Weiterentwicklung der Applikati-

onen und Systeme bei der DW.

4.2. Zielsetzung

Ziel des Beratungsauftrags ist die unabhängige Bewertung der IT- und Medien-

techniklandschaft der DW hinsichtlich Effizienz und Wirtschaftlichkeit. Es sollen

kurz-, mittel- und langfristige Einsparpotentiale aufgezeigt werden.

Diese sollen identifiziert sowie Optionen für eine wirtschaftliche und nachhaltige

Ausgestaltung der Systemlandschaft aufgezeigt werden. Die Untersuchung soll

sowohl kurzfristig realisierbare Maßnahmen als auch strukturelle Handlungsop-

tionen für die zukünftige Zielarchitektur und die Betriebsmodelle berücksichti-

gen.

Nicht-Ziel des Handlungsauftrags ist die detaillierte technische Neuplanung ein-

zelner Systeme oder die unmittelbare Umsetzung identifizierter Maßnahmen.

Ebenfalls nicht geschuldet sind operative Umsetzungs-begleitung über die Er-

gebnisdarstellung hinaus, rechtliche Beratungen, sowie technische Implemen-

tierung von IT-, KI- oder Automatisierungslösungen.

Folgende Kernfragen sind zu bearbeiten:

Welche Systeme, Leistungen oder Strukturen können konsolidiert, standardi-

siert, automatisiert oder gegebenenfalls abgelöst werden, ohne die Erfüllung

des Auftrags der Deutschen Welle wesentlich zu beeinträchtigen?

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Beratungsauftrag zur Identifikation von Einsparpotenzialen in IT- und Medientechnik sowie der be-

triebswirtschaftlichen IT-Anwendungen und Kollaborationssystemen der Deutschen Welle

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Welche Zielarchitektur sowie welche Sourcing-, Cloud- oder Betriebsmodelle bie-

ten die beste Perspektive hinsichtlich Wirtschaftlichkeit, Flexibilität und Zukunfts-

fähigkeit?

Welche Einspar- und Optimierungspotenziale bestehen in der aktuellen IT- und

Medientechniklandschaft hinsichtlich Anwendungen, Produktionsinfrastruktur

und Betriebsmodellen inkl. Einsparpotenziale bei Personalkosten gegenüber

Leistungen durch Dritte oder durch Beenden von Aufgaben von HA (Hauptabtei-

lung) ITM unter Wahrung der erforderlichen Service- und Betriebsqualität und

unter Berücksichtigung der Rahmenbedingungen der DW (z.B. Unternehmens-

strategie, steuerrechtliche, vergaberechtliche Aspekte etc.)?

Welche kurzfristigen Maßnahmen ("Quick Wins") und welche mittel- bis langfris-

tigen Strukturmaßnahmen sind prioritär umzusetzen?

Wie positioniert sich die Deutsche Welle im Vergleich zu vergleichbaren Medien-

organisationen hinsichtlich Systemlandschaft, Kostenstruktur und Betriebsmo-

dellen?

Im Einzelnen sollen:

• Exnovationspotenziale identifiziert werden (Abschaltung oder Konsolidierung

von Systemen und ggfs. Produktionsinfrastruktur)

• Standardisierungs- und Automatisierungspotentiale identifizieren

• wirtschaftlichere Alternativen zu bestehenden Anwendungen und Infrastruk-

turen ermittelt werden

• strukturelle Kosten reduziert werden (insbesondere fixe bzw. langfristig ge-

bundene Kosten sowie Personalkosten)

• Identifizierung von Einsparpotenzialen bei Sourcing-Modellen (Personalkos-

ten gegenüber Kosten für Dienstleitungen)

• Abhängigkeiten von einzelnen Anbietern / Vendor-Lock-Ins reduziert werden.

Darüber hinaus wird erwartet, dass die Beratung folgende Perspektiven ein-

nimmt (angereichert aus Best Practices):

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• Ableitung eines Target Operating Model (TOM) für die zukünftige Systemland-

schaft inkl. Bewertung von Outsourcing-Potentialen unter Prämissen der Ge-

samtwirtschaftlichkeit

• Durchführung von Vergleichen gegenüber vergleichbaren Medienhäusern

• Identifikation von Quick Wins vs. strukturellen Maßnahmen

Inwieweit können durch die ARD Tech-Unit, die Digitale Erneuerung oder sons-

tige ARD-weite Kooperations- und Standardisierungsmodelle bereitgestellte

oder geplante Leistungen, Systeme, Plattformen, Infrastrukturen und Kompe-

tenzen von der DW genutzt werden, um Kosten zu reduzieren, Doppelstrukturen

und parallele Investitionen zu vermeiden sowie Standardisierung, Resilienz und

Digitalisierung zu fördern? Dabei ist zugleich herauszuarbeiten, welche Systeme,

Leistungen und Steuerungskompetenzen aufgrund der besonderen Anforderun-

gen der DW weiterhin in eigener Verantwortung verbleiben sollten.

Fokusbereiche

Alle Abteilungen und Bereiche der Hauptabteilung ITM sollen in die Analyse ein-

bezogen werden. ITM ist in sechs Abteilungen mit jeweils einer unterschiedli-

chen Anzahl an Bereichen gegliedert. Wegen der unterschiedlichen Schwer-

punktsetzungen wird die Beratungsleistung in zwei Lose aufgeteilt.

Zum Beratungsstart durch den AG bereitgestellte Informationen

Im Rahmen der Beratungsauftrages werden dem AN diverse Informationen und

Unterlagen zur Verfügung gestellt. Aus Datenschutzgründen erfolgt dieses erst

nach Auftragsvergabe. Die unterzeichnete Vertraulichkeitserklärung ist bereits

mit Angebotsabgabe einzureichen. Hierbei handelt es sich insbesondere um:

IT-Strategie
Aufgabenplanung der DW
Multi-Cloud-Strategie inkl. Präzisierungsdokument

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Richtlinien zur Weiterentwicklung der Medienwertschöpfungsarchitektur

(RIMA)

Dokumentation der Systemlandschaft der IT in ADOIT (Architekturrepository)
Übersicht der laufenden Projekte innerhalb ITM (aus PMO)
Übersicht ausgewählter Produkte aus dem Produktmanagement bei ITM
Budgetplanungsinformationen
Grundmodell der TCO-Kalkulation der DW-Rechenzentren (on Premise)
Anforderungsprozess-Dokumentation
Informationen über Nutzung, Auslastungen und Perspektiven der Produkti-

onseinrichtungen

Organigramme und Aufbauorganisation der relevanten DW Abteilungen und

Bereiche inklusive An-gaben zu deren Kostenstellenbudgets und Kostenarten

Sourcing-Strategie und Kooperationsmodelle mit den Landesrundfunkanstal-

ten der ARD

Weitere erforderliche Informationen werden im Rahmen der Arbeitspakete 1.1

und 2.1 besprochen und zur Verfügung gestellt.

Vorgehen / Methodik

Das Vorgehen soll bewusst pragmatisch und fokussiert sein und sich an den

Rahmenbedingungen der DW orientieren.

Erwartete methodische Bausteine

• Strukturierte IST-Analyse der Aufbauorganisation der Hauptabteilung ITM in-

klusive des Personalaufwandes

• Strukturierte Ist-Analyse der Systemlandschaft

• Durchführung von Use-Case- und Nutzungsanalysen (z.B. Auslastung, Bedarf)

• Identifikation von Handlungsfeldern mit priorisierten Maßnahmen

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• Quantitative Bewertung ausgewählter Maßnahmen (TCO nur selektiv, da auf-

wändig)

• Abstimmung der Ergebnisse mit Fachbereichen

Vorgehensprinzipien

• Fokus auf schnell wirksame Hebel („Quick Wins“) und strukturelle Maßnah-

men

• Nutzung vorhandener Daten und Informationen und pragmatischer Näherun-

gen

• Kein „Overengineering“ mit Blick auf Aufwände für Erhebung (insb. keine voll-

umfänglichen TCO-Modelle für alle Systeme)

• Alle für die Bewertung des AN getroffenen impliziten Annahmen müssen bei

der Abgabe von Empfehlungen explizit benannt und transparent gemacht wer-

den.

4.3. Rahmenbedingungen 4.3.1. Allgemeine Anforderungen

In den folgenden Arbeitspaketen werden die erwarteten Leistungen und Liefer-

gegenstände beschrieben. Die Analysen sollen durch den AN federführend ge-

plant und durchgeführt werden.

Die Leistungserbringung soll kurzfristig nach Auftragsvergabe starten und bis

zum 30.04.2027 abgeschlossen werden. Die Ergebnisse der Beratung sind vom

AN zu dokumentieren. Die Dokumentation der Ergebnisse erfolgt mit den in der

DW standardmäßig eingesetzten Systemen und Tools zur Kollaboration und Do-

kumentation (MS Word, Excel, Powerpoint, Confluence). Die Kommunikation er-

folgt per Mail, Teams oder per Telefon.

Der AN hat sämtliche Sitzungen nach Vorgaben der auftraggeberseitigen Pro-

jektleitung zu protokollieren und dem AG vorzulegen.

Die Besprechungen und die zu liefernden Unterlagen sind in deutscher Sprache

zu führen.

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Der AN legt die Ressourcen- und Zeitplanung für die Beratungsleistung im Rah-

men des Angebotes in einer detaillierten Dokumentation vor. Das Vorgehen, die

Projektmethodik und die Leistungspakete des AN sind konkret und nachvollzieh-

bar zu beschreiben, inkl. Benennung der für den Beratungseinsatz vorgesehen

BeraterInnen und Beraterkategorien.

Die Klärung der konkreten Beistellleistungen der DW erfolgt vor Start der Bera-

tung in Abstimmung zwischen Projektleiterin des AN und Projektleiterin des

AG. Über die erwartete Beistellleistung hinaus, können im Verlauf der Beratung

nach Bedarf und nach Absprache zwischen AG und AN weitere Informationen er-

beten und bereitgestellt werden.

Der AN stellt für die Dauer des Projektes einen Projektleiter*in. Der AN hat zu-

dem eine stellvertretende Projektleitung zu benennen. Der Projektleiter*in des

AN informiert den Projektleiter des AG regelmäßig über den Fortschritt der Bera-

tung und stimmt ggf. Anpassungen im Vorgehen mit diesem ab. Zu Beginn der

Beratung werden zwischen Projektleiterin des AN und Projektleiterin des AG

die Intervalle und Termine für die regelmäßigen Statusgespräche abgestimmt.

Der DW-Projektleiterin und ein/e benannte/r Vertreterin steht während des

Zeitraums der Leistungserbringung zur Klärung von Fragen zur Verfügung. Nach

Absprache mit dem DW-Projektleiter*in können Gespräche, die Beantwortung

von Fragebögen o.ä. durch einzelne Mitarbeitende des AG vereinbart und durch-

geführt werden und so ergänzend zur Einsicht in bestehende Dokumentationen

beispielsweise Einblick in die Geschäftsprozesse der DW gewährt werden. Alle

Gespräche sind durch den AN in Ergebnisform zu dokumentieren.

Zu Beginn der Beratung werden die Beratungsleistungen, die durch den AN re-

mote erbracht werden können, und die Beratungsleistungen, für die eine Vor-

Ort-Präsenz erforderlich ist zwischen Projektleiterin des AN und Projektleiterin

des AG abgestimmt. Vor-Ort-Beratungen sind im Regelfall am Standort des AG in

Bonn zu erbringen. Im Ausnahmefall können vor-Ort-Beratungen am Standort

des AG in Berlin vereinbart werden. Zu den für die Kommunikation und Kollabo-

ration von AN und AG verfügbaren Systemen stimmen sich zum Start des

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Projektes AN und AG ab. Der AG erwartet, dass der AN die mit dem AG abge-

stimmten Systeme über die gesamte Projektlaufzeit nutzt.

4.3.2. Informationssicherheitsmanagement System (ISMS) der Deutsche Welle

Die Informationssicherheit ist für die Deutsche Welle ein elementares Unterneh-

mensziel, weil die DW als Medienunternehmen journalistische Informationen er-

zeugt, verarbeitet und verbreitet und somit die Integrität und Verfügbarkeit von

Daten von höchster Relevanz für das Kerngeschäft der DW ist.

Das Informationssicherheitsmanagement System (ISMS) der Deutsche Welle ba-

siert auf dem internationalen Sicherheitsstandard ISO/IEC 27001:2022. Bei den

Analysen sind diese Anforderungen zu berücksichtigen, die Informationssicher-

heit darf nicht durch vorgeschlagene Optimierungen reduziert werden.

4.3.3. Detaillierung von Prüfaspekten

Für folgende Prüfaspekte sollen die beschriebenen Details soweit anwendbar in

den unter den Arbeitspaketen beschriebenen Leistungen betrachtet werden.

• Bewertung der bestehenden Sourcing- und Betriebsmodelle:

o Untersuchung von On-Premises-, Cloud- und Hybrid-Szenarien

o Analyse möglicher Outsourcing- oder Managed-Service-Ansätze

o Analyse der Wirtschaftlichkeit alternativer Hosting- und Betriebsmodelle

• Identifikation und Bewertung von Einsparhebeln für Applikationen:

o Exnovation (Stilllegung)

o Konsolidierung

o Standardisierung

o Automatisierungspotenziale

o Anpassung von Kapazitäten und Mengengerüsten

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o Optimierung der Nutzung

o Optimierung von Lizenz- und Betriebsmodellen

o Reduktion von wirtschaftlichen Abhängigkeiten

• Auflistung und Bewertung von konkreten Einsparpotenzialen je Maßnahme:

o Beschreibung der Maßnahme

o Einmalaufwand

o Wirtschaftliches Potenzial

o Risiken

o Abhängigkeiten

o Umsetzungsdauer

o Priorität

Sach- und Personalkosten sowie mögliche Kostenverschiebungen zwischen

interner Leistungserbringung, externen Dienstleistungen, Lizenzen, Cloud-

kosten und notwendigen Steuerungsaufwänden sind vergleichend zu bewer-

ten und transparent auszuweisen.

• Quantifizierung der wirtschaftlichen und personellen Auswirkungen

Die personellen und finanziellen Auswirkungen der vorgeschlagenen Maßnah-

men sind nachvollziehbar zu quantifizieren. Dabei sind einmalige Aufwände, lau-

fende Mehr- oder Minderkosten und der erwartete jährliche Einsparungseffekt

getrennt darzustellen. Personal- beziehungsweise FTE-Effekte, Sachkosten, ex-

terne Dienstleistungen, Lizenz-, Infrastruktur- und Cloudkosten sowie notwen-

dige Steuerungs- und Provider-Management-Aufwände sind angemessen zu be-

rücksichtigen. Kostenverschiebungen und Berechnungsannahmen sind transpa-

rent auszuweisen. Auswirkungen auf Betriebsfähigkeit, Informationssicherheit,

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Datenschutz, Compliance und den Erhalt notwendiger Steuerungskompetenz

sind ebenfalls einzubeziehen.

• Erarbeitung eines Zielbilds (Target Operating Model) für die zukünftige Appli-

kationslandschaft unter Berücksichtigung von:

o Wirtschaftlichkeit

o Betriebsfähigkeit

o Zukunftsfähigkeit

o Sourcing-Strategie

o Flexibilität

o Digitaler Souveränität bzw. Abhängigkeiten von Dritten

• Benchmarking:

o Vergleich mit geeigneten Medienorganisationen

o Systemlandschaft

o Kostenstruktur

o Vergleich von Betriebsmodellen

• ARD Tech-Unit und ARD-weite Kooperationen:

Erfassung und Abgleich relevanter ARD-Vorhaben mit der DW-Landschaft sowie

Bewertung von Synergien, Doppelstrukturen, Kosten, Abhängigkeiten und Risi-

ken. Prüfung geeigneter gemeinsamer oder DW-spezifischer Lösungen, Quanti-

fizierung der Auswirkungen und Ableitung priorisierter Handlungsempfehlun-

gen.

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4.3.4. Besetzung von Rollen durch den AN

Der AG erwartet die Besetzung mindestens folgender Rollen, eine Personalunion

oder die Angabe von mehreren Mitarbeitenden zu einer Rolle ist dabei möglich:

Für Los 1:

1 Projektleiter / Lead Consultant inklusive einer Stellvertretung

1 Senior Consultant Applikationen/Enterprise Architecture

1 Senior Consultant Broadcast-/Produktionsinfrastruktur

1 Consultant/Analyst Wirtschaftlichkeitsanalyse und Sourcing mit Kenntnissen in

Datenerhebung, Kostenmodelle, Benchmarking und Vendor-Management

Für Los 2:

1 Projektleiter / Lead Consultant

1 Senior Consultant Enterprise-Applikationen/Enterprise Architecture

1 Consultant/Analyst Wirtschaftlichkeitsanalyse und Sourcing mit Kenntnissen in

Datenerhebung, Kostenmodelle, Benchmarking und Vendor-Management

4.4. Beschreibung der Lose und der jeweiligen Arbeitspakete

Nachfolgend werden die erwarteten Leistungen und Liefergegenstände der zwei

Lose inklusive den jeweiligen Arbeitspaketen (AP) je Los beschrieben. Die Leis-

tungen sollen durch den AN federführend geplant und durchgeführt werden

(siehe auch „“Rahmenbedingungen“). Die Trennung erfolgt in Lose und Arbeits-

pakete, um den unterschiedlichen fachlichen Schwerpunkten gerecht zu werden

und um eine Parallelisierung der Abarbeitung zu ermöglichen.

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4.4.1. Los 1:

Beratungsleistungen zur Analyse, Bewertung und Ableitung von Maßnahmen

zur nachhaltigen Reduzierung von Betriebs-, Infrastruktur- und Anwendungskos-

ten in der IT- und Medientechniklandschaft der Deutschen Welle (DW). Es soll

eine Betrachtung sämtlicher Kosten und Aufwände durchgeführt werden. Dar-

über hinaus sollen Abhängigkeiten von einzelnen Anbietern mit Blick auf

Vendor-Lock-Ins kritisch betrachtet werden.

AP 1.1: Projektinitiierung und Analyseplanung

Leistungen:

• Durchführung eines Projekt-Kick-offs

• Abstimmung des Untersuchungsumfangs

• Definition der einzubeziehenden Stakeholder

• Erstellung eines Analyse- und Interviewplans

• Abstimmung der Methodik mit ITM und Fachbereichen

Liefergegenstände:

• Projektplan

• Termin- und Meilensteinplan

• Stakeholder-Matrix

• Interview- und Datenerhebungskonzept

• Besprechungsprotokolle

AP 1.2: Applikationsanalyse

Die DW setzt mehrere hundert Applikationen ein. Davon sind rund 100 Schlüssel-

anwendungen, also Anwendungen, denen eine besondere Bedeutung für die

Kern- und Unterstützungsprozesse der gesamten Wertschöpfungskette

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zugesprochen werden. Der Fokus in diesem Arbeitspaket liegt bei zentralen An-

wendungen in den Kernprozessen. Die Betrachtung muss in einem Umfang er-

folgen, dass eine pragmatische Bewertung erfolgen kann.

Leistungen:

• Strukturierte Erfassung der relevanten Anwendungen und Systeme in den

Kernprozessen zur Content-Produktion und -Distribution

• Analyse von Nutzung, Kosten und Betriebsaufwand

• Bewertung der Auslastung vorhandener Kapazitäten

• Analyse bestehender Architektur- und Investitionsplanungen

• Bewertung der Anwendungen inklusive Marktüblichkeit und Zukunftsfähig-

keit

• Identifikation redundanter Funktionen und Systeme

• Bewertung von Herstellerabhängigkeiten (Vendor Lock-in)

• Bewertung der bestehenden Sourcing- und Betriebsmodelle

• Identifikation und Bewertung von Einsparhebeln für Applikationen

• Auflistung und Bewertung von konkreten Einsparpotenzialen je Maßnahme

• Entwicklung eines Zielbilds (Target Operating Model)

• Benchmarking

• Abstimmung der Realisierbarkeit der vorgeschlagenen Maßnahmen mit den

Fachbereichen

Liefergegenstände:

• alle Erfassungs-, Bewertungs- und Analyseergebnisse aus dem Punkt "Leis-

tungen"

sowie

• Darstellung wesentlicher Verbesserungsmöglichkeiten und Entwicklungspo-

tenziale

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• Zielbild für die zukünftige System- und Betriebslandschaft

• Priorisierte Handlungsempfehlungen mit Bewertung nach Nutzen, Aufwand,

Umsetzbarkeit, Risiken und zeitlicher Dringlichkeit.

• Umsetzungsroadmap mit zeitlicher Einordnung der nächsten Schritte und

möglicher Quick Wins.

AP 1.3: Analyse der Produktionsinfrastruktur

Die DW betreibt an den Standorten Bonn und Berlin sowie an diversen Auslands-

standorten Studios und Fazilitäten zur Produktion von Audio- und Video-Con-

tent. Der Fokus in diesem Arbeitspaket liegt insbesondere auf Studios, Schnitt-

plätzen, mobile Produktionseinrichtungen inklusive deren notwendiger IT- und

Medieninfrastruktur (z.B. Speicher, Server) an den Standorten Bonn und Berlin.

Bei dem Zielbild sind Anforderungen zur technischen Anbindung/Integration

von Auslandsstandorten mitzubetrachten.

Leistungen:

• Strukturierte Erfassung der Produktions- und Medieninfrastruktur

• Analyse von Nutzung, Kosten und Betriebsaufwand

• Bewertung der Auslastung vorhandener Kapazitäten

• Analyse bestehender Architektur- und Investitionsplanungen

• Analyse der Prozesse zur Bedarfsermittlung und zum Anforderungsmanage-

ment

• Abgleich der Produktionsinfrastruktur mit aktuellem und zukünftigem Pro-

duktportfolio

• Identifikation von Überkapazitäten und Ineffizienzen

• Bewertung von Herstellerabhängigkeiten (Vendor Lock-in)

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• Bewertung der bestehenden Sourcing- und Betriebsmodelle

• Identifikation und Bewertung von Einsparhebeln für Applikationen

• Auflistung und Bewertung von konkreten Einsparpotenzialen je Maßnahme

• Entwicklung eines Zielbilds (Target Operating Model)

• Benchmarking

• Abstimmung der Realisierbarkeit der vorgeschlagenen Maßnahmen mit den

Fachbereichen

Liefergegenstände:

• alle Erfassungs-, Bewertungs- und Analyseergebnisse aus dem Punkt "Leis-

tungen"

sowie

• Darstellung wesentlicher Verbesserungsmöglichkeiten und Entwicklungspo-

tenziale

• Zielbild für die zukünftige System- und Betriebslandschaft

• Priorisierte Handlungsempfehlungen mit Bewertung nach Nutzen, Aufwand,

Umsetzbarkeit, Risiken und zeitlicher Dringlichkeit.

• Umsetzungsroadmap mit zeitlicher Einordnung der nächsten Schritte und

möglicher Quick Wins.

AP 1.4: Analyse der sonstige IT-Systeme und Infrastruktur

In diesem Arbeitspaket liegt der Fokus auf die klassischen IT-Systeme und der

Infrastruktur, z.B. IT-Arbeitsplatzausstattung, IT-Support, Rechenzentren, Netz-

werke, Speicher, Server, Cloud-Infrastruktur, ex-terne Anbindungen, Asset-Ma-

nagement.

Leistungen:

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• Strukturierte Erfassung der relevanten Aufgaben, Anwendungen und Systeme

• Analyse von Nutzung, Kosten und Betriebsaufwand

• Bewertung der Auslastung vorhandener Kapazitäten

• Analyse bestehender Architektur- und Investitionsplanungen

• Bewertung der Anwendungen inklusive Marktüblichkeit und Zukunftsfähig-

keit

• Identifikation redundanter Funktionen und Systeme

• Bewertung von Herstellerabhängigkeiten (Vendor Lock-in)

• Bewertung der bestehenden Sourcing- und Betriebsmodelle

• Identifikation und Bewertung von Einsparhebeln für Applikationen

• Auflistung und Bewertung von konkreten Einsparpotenzialen je Maßnahme

• Entwicklung eines Zielbilds (Target Operating Model)

• Benchmarking

• Abstimmung der Realisierbarkeit der vorgeschlagenen Maßnahmen mit den

Fachbereichen

Liefergegenstände:

• alle Erfassungs-, Bewertungs- und Analyseergebnisse aus dem Punkt "Leis-

tungen"

sowie

• Darstellung wesentlicher Verbesserungsmöglichkeiten und Entwicklungspo-

tenziale

• Zielbild für die zukünftige System- und Betriebslandschaft

• Priorisierte Handlungsempfehlungen mit Bewertung nach Nutzen, Aufwand,

Umsetzbarkeit, Risiken und zeitlicher Dringlichkeit.

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• Umsetzungsroadmap mit zeitlicher Einordnung der nächsten Schritte und

möglicher Quick Wins.

AP 1.5: Analyse der Aufgaben und Anwendungen der Abteilung IT and Cyber-

security

In diesem Arbeitspaket liegt der Fokus auf die Aufgaben und Anwendungen der

Abteilung IT and Cybersecurity (ITCS). ITCS berät und entwickelt Regelungen für

die IT-Sicherheit der DW, beobachtet die Systeme der DW mit Blick auf mögliche

IT-Sicherheitsvorfälle und leitet bei Bedarf Gegenmaßnahmen ein. Darüber hin-

aus konzipiert und steuert die Abteilung Maßnahmen zur Internetzensurumge-

hung.

Leistungen:

• Strukturierte Erfassung der relevanten Aufgaben und Anwendungen

• Analyse von Nutzung, Kosten und Betriebsaufwand

• Bewertung der Auslastung vorhandener Kapazitäten

• Analyse bestehender Architektur- und Investitionsplanungen

• Bewertung der Anwendungen inklusive Marktüblichkeit und Zukunftsfähig-

keit

• Identifikation redundanter Funktionen und Systeme

• Bewertung von Herstellerabhängigkeiten (Vendor Lock-in)

• Bewertung der bestehenden Sourcing- und Betriebsmodelle

• Identifikation und Bewertung von Einsparhebeln für Applikationen

• Auflistung und Bewertung von konkreten Einsparpotenzialen je Maßnahme

• Entwicklung eines Zielbilds (Target Operating Model)

• Benchmarking

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• Abstimmung der Realisierbarkeit der vorgeschlagenen Maßnahmen mit den

Fachbereichen

Liefergegenstände:

• alle Erfassungs-, Bewertungs- und Analyseergebnisse aus dem Punkt "Leis-

tungen"

sowie

• Darstellung wesentlicher Verbesserungsmöglichkeiten und Entwicklungspo-

tenziale

• Zielbild für die zukünftige System- und Betriebslandschaft

• Priorisierte Handlungsempfehlungen mit Bewertung nach Nutzen, Aufwand,

Umsetzbarkeit, Risiken und zeitlicher Dringlichkeit.

• Umsetzungsroadmap mit zeitlicher Einordnung der nächsten Schritte und

möglicher Quick Wins.

AP 1.6: Analyse ITM Aufbauorganisation

Auf Basis der Ergebnisse der AP 1.2 bis 1.5 sollen die Abteilungen und Bereiche

von ITM betrachtet und etwaige Optimierungs-, Einsparungs- und Anpassungs-

vorschläge entwickelt werden. Hierbei handelt es sich um folgende Organisati-

onseinheiten:

HA ITM In der HA ITM sind für zentrale Aufgaben (Zentralfunktionen) zwei Berei-

che sowie das IT- und AI-Architekturmanagement und das AI-Portfoliomanage-

ment direkt der Hauptabteilung ITM zugeordnet.

Digital Product Development (DPD) übernimmt die Konzeptionierung und Ent-

wicklung der digitalen Plattformen der DW. Die Abteilung ist verantwortlich für

das System zur Eingabe und Bereitstellung von Inhalten (CMS) über verschie-

dene Ausspielwege sowie für die Beschaffung und Implementierung von Tools,

Systemen und Dienstleistungen für Online-Dienste. DPD ist ein drei Bereiche un-

tergliedert.

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Engineering and Operations (E&O) trägt die Verantwortung für einen sicheren

und wirtschaftlichen Betrieb aller Audio- und Videosysteme sowie sämtlicher IT-

Applikationen. Die Abteilung sorgt für einen qualifizierten 2nd-Level-Support so-

wie die wirtschaftliche Fortschreibung und kontinuierliche Weiterentwicklung

der Applikationen und Systeme bei der DW.

E&O ist in fünf Bereiche untergliedert.

IT and Cybersecurity (ITCS) berät und entwickelt Regelungen für die IT-Sicherheit

der DW, beobachtet die Systeme der DW mit Blick auf mögliche IT-Sicherheits-

vorfälle und leitet bei Bedarf Gegenmaßnahmen ein. Darüber hinaus konzipiert

und steuert die Abteilung Maßnahmen zur Internetzensurumgehung.

IT Infrastructure (IT Infra) stellt die IT-Arbeitsplatzausstattung bereit und betreut

diese. Die Abteilung leistet als zentraler Ansprechpartner bei Fragen und Proble-

men rund um den IT-Arbeitsplatz den 1st-Level-Support und verwaltet die IT-Be-

rechtigungen in der DW. Neben der fachlichen Verantwortung des Netzwerks so-

wie der TK-Anlage werden hier die DW-eigenen Rechenzentren betrieben. Zu-

dem verantwortet die Abteilung die Cloud-Infrastruktur sowie die Ausgabe und

Verwaltung von mobilem Equipment.

IT-Infra ist in sieben Bereiche untergliedert.

Projects ist zuständig für die Planung, Durchführung und Steuerung von Projek-

ten im redaktionellen und produktionstechnischen Umfeld sowie IT-Infrastruktur

und IT Security. Zudem ist die Abteilung zuständig für die Implementierung von

KI-Diensten in der gesamten redaktionellen Wertschöpfungskette und Broadcas-

ttechnik.

Projects ist in drei Bereiche untergliedert. Zudem ist dort das Project Manage-

ment Office (PMO) verortet.

Die folgende Abteilung Enterprise Solutions ist hier nur der Vollständigkeit er-

wähnt, eine Betrachtung erfolgt im Los 2, nicht hier im Los 1.

Enterprise Solutions (ES) ist verantwortlich für den sicheren und wirtschaftlichen

Betrieb der betriebswirtschaftlichen IT-Anwendungen und

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Kollaborationssysteme der DW. Die Abteilung übernimmt die Anpassung und Er-

neuerung bestehender Systeme sowie die Beratung und Unterstützung beim

Einsatz der Systeme. Zudem sorgt die Abteilung für eine kontinuierliche Verbes-

serung der Digitalisierung von DW-weiten Unterstützungsprozessen. Enterprise

Solutions trägt die Verantwortung zur Planung, Durchführung und Steuerung

von Projekten zur Erneuerung und Einführung von Enterprise Systemen.

ES ist in zwei Bereiche untergliedert.

Leistungen:

• Strukturierte Erfassung der Aufbauorganisation der Hauptabteilung ITM in-

klusive aller damit verbundenen Kosten (Personal, Sachmittel usw.) in allen Be-

reichen der Hauptabteilung.

• Ableitung von Optimierungspotenzialen und Einsparmöglichkeiten in den Be-

reichen und Abteilungen auf Basis der Ergebnisse aus AP 1.2 bis AP 1.5 (Prüfas-

pekte: Automatisierung, Standardisierung, Konsolidierung, Outsourcing, Steue-

rungsfähigkeit, Abhängigkeiten). Dies beinhaltet auch die Identifikation und

Quantifizierung von Einsparpotenzialen bei den Personalaufwänden gegenüber

Aufgabenübernahmen durch Dritte oder durch Beenden von Aufgaben von HA

ITM (siehe AP 1.2 bis 1.5) unter Wahrung der erforderlichen Service- und Be-

triebsqualität und unter Berücksichtigung der Rahmenbedingungen der DW (z.B.

Unternehmensstrategie, steuerrechtliche, vergaberechtliche Aspekte etc.). Die

Abteilung ES wird hierbei nicht betrachtet (siehe Los 2).

• Benennung von Anpassungen an der Aufbauorganisation, sofern sie sich aus

den vorgeschlagenen Optimierungsmaßnahmen ableiten lassen.

• Vergleiche mit anderen Medienorganisationen

• Abstimmung der Realisierbarkeit der vorgeschlagenen Maßnahmen mit den

Fachbereichen

• Prüfung, welche Aufgaben, Funktionen und Personalressourcen perspektivisch

durch ARD-weite Leistungserbringung, insbesondere durch die ARD Tech-Unit,

ergänzt, verändert, gebündelt oder entbehrlich werden könnten und welche

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Steuerungs-, Architektur-, Sicherheits-, Provider- und Auftraggeberkompetenzen

dauerhaft innerhalb der DW vorzuhalten sind

Liefergegenstände

• alle Erfassungs-, Bewertungs- und Analyseergebnisse aus dem Punkt "Leis-

tungen"

sowie

• Darstellung wesentlicher Verbesserungsmöglichkeiten und Entwicklungspo-

tenziale

• Priorisierte Handlungsempfehlungen mit Bewertung nach Nutzen, Aufwand,

Umsetzbarkeit, Risiken und zeitlicher Dringlichkeit.

• Umsetzungsroadmap mit zeitlicher Einordnung der nächsten Schritte und

möglicher Quick Wins.

AP 1.7: Konsolidierung der Ergebnisse sowie Abschlussbericht und Manage-

ment-Präsentation

Leistungen:

• Konsolidierung der Ergebnisse aus den Arbeitspaketen AP 1.2 bis 1.6

• Abstimmung mit Auftraggeber

Liefergegenstände:

• Kurzbericht mit Management-Präsentation mit nachvollziehbarer Herleitung

der Ergebnisse.

• Konsolidierte Darstellung wesentlicher Verbesserungsmöglichkeiten und Ent-

wicklungspotenziale

• Konsolidiertes Zielbild für die zukünftige System- und Betriebslandschaft

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Beratungsauftrag zur Identifikation von Einsparpotenzialen in IT- und Medientechnik sowie der be-

triebswirtschaftlichen IT-Anwendungen und Kollaborationssystemen der Deutschen Welle

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• Konsolidierte priorisierte Handlungsempfehlungen mit Bewertung nach Nut-

zen, Aufwand, Umsetz-barkeit, Risiken und zeitlicher Dringlichkeit

• Konsolidierte Umsetzungsroadmap mit zeitlicher Einordnung der nächsten

Schritte und möglicher Quick Wins.

• Jeweils integrierte Darstellung der Auswirkungen der ARD Tech-Unit.

• Abschlusspräsentation der wesentlichen Ergebnisse gegenüber dem Auftrag-

geber.

4.4.2. Los 2:

Beratungsleistungen zur Analyse, Bewertung und Ableitung von Maßnahmen

zur nachhaltigen Reduzierung von Betriebs-, Infrastruktur- und Anwendungskos-

ten der betriebswirtschaftlichen IT-Anwendungen und Kollaborationssysteme

der Deutschen Welle (DW). Es soll eine Betrachtung sämtlicher Kosten und Auf-

wände durchgeführt werden. Darüber hinaus sollen Abhängigkeiten von einzel-

nen Anbietern mit Blick auf Vendor-Lock-Ins kritisch betrachtet werden.

AP 2.1: Projektinitiierung und Analyseplanung

Leistungen

• Durchführung eines Projekt-Kick-offs

• Abstimmung des Untersuchungsumfangs

• Definition der einzubeziehenden Stakeholder

• Erstellung eines Analyse- und Interviewplans

• Abstimmung der Methodik mit ITM und Fachbereichen

Liefergegenstände

• Projektplan

• Termin- und Meilensteinplan

DW- VMS 26.0911 Procurement and Travel/IT and Media Systems

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triebswirtschaftlichen IT-Anwendungen und Kollaborationssystemen der Deutschen Welle

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• Stakeholder-Matrix

• Interview- und Datenerhebungskonzept

• Besprechungsprotokolle

AP 2.2: Analyse der Aufgaben und Anwendungen der Abteilung Enterprise Soluti-

ons

In diesem Arbeitspaket liegt der Fokus auf die Aufgaben und Anwendungen der

Abteilung Enterprise Solutions (ES). ES ist verantwortlich für den sicheren und

wirtschaftlichen Betrieb der betriebswirtschaftlichen IT-Anwendungen und Kolla-

borationssysteme der DW. Die Abteilung übernimmt die Anpassung und Erneue-

rung bestehender Systeme sowie die Beratung und Unterstützung beim Einsatz

der Systeme. Zudem sorgt die Abteilung für eine kontinuierliche Verbesserung

der Digitalisierung von DW-weiten Unterstützungsprozessen. Enterprise Soluti-

ons trägt die Verantwortung zur Planung, Durchführung und Steuerung von Pro-

jekten zur Erneuerung und Einführung von Enterprise Systemen.

ES ist in zwei Bereiche untergliedert.

Leistungen:

• Strukturierte Erfassung der Aufbauorganisation der Abteilung ES inklusive der

Personalkosten und FTE-Aufwände

• Analyse der Aufgaben und Personalaufwände der Abteilung ES

• Identifikation möglicher Strukturoptimierungen

• Identifikation und Quantifizierung von Einsparpotenzialen bei den Personal-

aufwänden unter Wahrung der erforderlichen Service- und Betriebsqualität.

• Strukturierte Erfassung der relevanten Anwendungen und Systeme

• Analyse von Nutzung, Kosten und Betriebsaufwand

• Bewertung der Auslastung vorhandener Kapazitäten

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• Analyse bestehender Architektur- und Investitionsplanungen

• Bewertung der Anwendungen inklusive Marktüblichkeit und Zukunftsfähig-

keit

• Identifikation redundanter Funktionen und Systeme

• Bewertung von Herstellerabhängigkeiten (Vendor Lock-in)

• Bewertung der bestehenden Sourcing- und Betriebsmodelle

• Identifikation und Bewertung von Einsparhebeln für Applikationen

• Auflistung und Bewertung von konkreten Einsparpotenzialen je Maßnahme

• Entwicklung eines Zielbilds (Target Operating Model)

• Benchmarking

• Abstimmung der Realisierbarkeit der vorgeschlagenen Maßnahmen mit den

Fachbereichen

• Bereits beschlossene, laufende oder konkret geplante Transformations-, Mig-

rations- und Ablösevorhaben sind zu berücksichtigen. Vorhandene Analyseer-

gebnisse sind zu nutzen und Doppelanalysen zu vermeiden.

• Der Abgleich umfasst auch einschlägige bestehende, beschlossene oder konk-

ret geplante Leistungen, Standards und Vorhaben der ARD Tech-Unit, der Digita-

len Erneuerung und sonstiger ARD-weiter Kooperationen.

Liefergegenstände:

• alle Erfassungs-, Bewertungs- und Analyseergebnisse aus dem Punkt "Leis-

tungen"

sowie

• Darstellung wesentlicher Verbesserungsmöglichkeiten und Entwicklungspo-

tenzialen

• Zielbild für die zukünftige System- und Betriebslandschaft

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• Priorisierte Handlungsempfehlungen mit Bewertung nach Nutzen, Aufwand,

Umsetzbarkeit, Risiken und zeitlicher Dringlichkeit.

• Umsetzungsroadmap mit zeitlicher Einordnung der nächsten Schritte und

möglicher Quick Wins.

AP 2.3: Konsolidierung der Ergebnisse sowie Abschlussbericht und Manage-

ment-Präsentation

Leistungen:

• Konsolidierung der Ergebnisse aus dem Arbeitspaketen AP 2.2

• Abstimmung mit Auftraggeber

Liefergegenstände:

• Kurzbericht mit Management-Präsentation mit nachvollziehbarer Herleitung

der Ergebnisse.

• Konsolidierte Darstellung wesentlicher Verbesserungsmöglichkeiten und Ent-

wicklungspotenziale

• Konsolidiertes Zielbild für die zukünftige System- und Betriebslandschaft

• Konsolidierte priorisierte Handlungsempfehlungen mit Bewertung nach Nut-

zen, Aufwand, Umsetzbarkeit, Risiken und zeitlicher Dringlichkeit

• Konsolidierte Umsetzungsroadmap mit zeitlicher Einordnung der nächsten

Schritte und möglicher Quick Wins.

• Jeweils integrierte Darstellung der Auswirkungen der ARD Tech-Unit.

• Abschlusspräsentation der wesentlichen Ergebnisse gegenüber dem Auftrag-

geber.

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5. Preisblatt/Kostenzusammenstellung („Leistungsverzeich-

nis.xlsx“)

In dieser Kostenübersicht sind alle Kosten vollständig, inklusive aller Dienstleis-

tungen zu nennen. Diese Übersicht dient der Zusammenfassung aller Kosten

und dem Ausweis der Gesamtsumme für einen schnellen Überblick.

Bitte geben Sie die Preise in den dafür vorgesehenen Feldern der Vergabeunter-

lagen (z. B. über „http://www.dtvp.de“) ein.

6. Bestätigung des Bieters

Hiermit werden die Vertragsbedingungen akzeptiert und die Richtigkeit der An-

gaben in der Kostenzusammenstellung bestätigt.

Die Bestätigung muss im Wertungsschema (Kriterienkatalog, bzw. Fragebogen

zur Leistungsbewertung) über „http://www.dtvp.de“ geleistet werden.

7. Eigenerklärung (Insolvenz, Steuern, Sozialversicherung)

(zur Eignung)

Die Erklärung muss im Wertungsschema über

„http://www.dtvp.de“ geleistet werden.

8. Anlage EVB-IT-Verträge Dienstleistungen

Diese Verträge stellen derzeit Muster dar, die nach Zuschlagserteilung entspre-

chend der bezuschlagten Lose (sofern in Lose unterteilt) erstellt werden.

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9. Anlagen

Anlagen gemäß EVB-IT-Vertrag

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Anlage 1- Liefer- und Leistungsverzeichnis.pdf

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tenzialen in IT- und Medientechnik sowie der be-

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borationssystemen der Deutschen Welle

Anlage 1- Liefer- und Leistungsverzeichnis

Verhandlungsvergabe mit Teilnahmewettbewerb

• Bewerbungsbedingungen

• Besondere Vertragsbedingungen

• Leistungsbeschreibung

• Kostenzusammenstellung (Leistungsverzeichnis.xlsx)

• EVB-IT-Verträge Dienstleistung

1. Vorbemerkungen

2. Besondere Vertragsbedingungen

3. Ausschlusskriterien

4. Leistungsbeschreibung

5. Preisblatt/Kostenzusammenstellung („Leistungsverzeich-

nis.xlsx“)

6. Bestätigung des Bieters

7. Eigenerklärung (Insolvenz, Steuern, Sozialversicherung)

8. Anlage EVB-IT-Verträge Dienstleistungen

9. Anlagen