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Hinweise zum Offenen Verfahren Abschluss eines EVB-IT Dienstleistungsvertrag
ZA 4.2/1002005885/Ngk
Kapitel: A
Hinweise zum
Offenen Verfahren
Abschluss eines EVB-IT Dienstleistungsvertrag
über Beratungs- und Prüfleistungen
des Kompetenzzentrums für die Barrierefreiheit
für die Polizei NRW
in drei Losen
ZA 4.2/1002005885/Ngk
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Inhaltsverzeichnis
1 Einführung 3 1.1 Auftraggeber 3 1.2 Gegenstand des Offenen Verfahrens 3 1.2.1 Kurzbeschreibung 3 2 Angebotsbedingungen 3 2.1 Regelungen und Bestimmungen 3 2.1.1 Zusätzliche Informationen bzw. Fragen zum Verfahren 3 2.1.2 Informationspflicht des Bieters 3 2.1.3 Angebotseinreichung 4 2.1.3.1 Elektronisches Angebot 4 2.1.4 Fristen 4 2.1.4.1 Angebotsfrist 4 2.1.4.2 Zuschlagsfrist 4 2.2 Allgemeine Geschäftsbedingungen 4 2.3 Haupt-, Alternativ- und Nebenangebote 4 2.4 Erstattung von Angebotskosten 4 2.5 Erklärungen und sonstige Unterlagen 4 2.6 Nachforderung 4 2.7 Ausschlusskriterien 5 2.8 Wettbewerbsregisterauszug 5 3 Vertragsbedingungen 5 3.1 Vertragsbedingungen 5 4 Angebotsprüfung 5 4.1 Formale Prüfung 5 4.2 Eignungsprüfung 6 4.3 Prüfung der Angemessenheit der Preise 6 4.4 Wirtschaftlichkeitsprüfung 6 5 Angebotswertung 6 5.1 Hinweise zur Wertung des Angebots 6 5.1.1 Zuschlagskriterien 7 5.2 Wertungspreis 7
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1 Einführung 1.1 Auftraggeber Land Nordrhein-Westfalen vertreten durch das Landesamt für Zentrale Polizeiliche Dienste Nordrhein-Westfalen, dieses vertreten durch den Direktor LZPD NRW
1.2 Gegenstand des Offenen Verfahrens 1.2.1 Kurzbeschreibung Das Landesamt für Zentrale Polizeiliche Dienste Nordrhein-Westfalen beabsichtigt, im Zuge des vorliegenden Offenen Verfahrens mit einem Wirtschaftsteilnehmer einen EVB-IT Dienstleistungsvertrag über Beratungs- und Prüfleistungen des Kompetenzzentrums für die Barrierefreiheit für die Polizei des Landes Nordrhein-Westfalen in drei Losen abzuschließen. Detaillierte Angaben zum Leistungsgegenstand ergeben sich aus den Leistungsbe- schreibungen (Kapitel B Los 1 bis 3).
Der EVB-IT Dienstleistungsvertrag für die drei Losen tritt mit dem Zuschlagserteilung in Kraft und hat eine Fest- laufzeit von zwei (2) Jahr. Darüber hinaus besteht die Möglichkeit, die Laufzeit des EVB-IT Dienstleistungsvertrag vier Mal jeweils für ein (1) Jahr zu verlängern.
Die vom Auftraggeber nach Rechtsprechung des EuGH vom 17.06.2021 – RS. C – 23/20 – zu beziffernde Höchst- wert dieser Dienstleistungsvertrag beträgt, über die Maximallaufzeit von sechs (6) Jahren: Los 1: 600.000 Euro Los 2: 360.000 Euro Los 3: 900.000 Euro
Der EVB-IT Dienstleistungsvertrag endet, ohne dass es einer Kündigung bedarf, je nachdem welches Ereignis früher eintritt, mit dem Ablauf der Rahmenvereinbarung (Mindestlaufzeit bei Bestätigung des Kündigungsrechts durch den Auftraggeber oder Maximallaufzeit bei fehlender Kündigung des Auftraggebers) oder bei Erreichen des Höchstwertes.
2 Angebotsbedingungen 2.1 Regelungen und Bestimmungen Vorrangig zu den als Anlage beiliegenden Bewerbungs- und Vergabebedingungen des Landes NRW (Formular 511 EU) gilt Folgendes.
2.1.1 Zusätzliche Informationen bzw. Fragen zum Verfahren Anfragen sind bis spätestens Dienstag, den 27.10.2026, 12:00 Uhr (siehe auch Formular 321 EU) ausschließlich in elektronischer Form über die Kommunikationsfunktion des entsprechenden Projektraums des Vergabemarkt- platzes des Landes Nordrhein-Westfalen (www.evergabe.nrw.de) zu stellen. Telefonische Anfragen werden nicht beantwortet.
2.1.2 Informationspflicht des Bieters Die Bieter haben sich unmittelbar nach Erhalt der Vergabeunterlagen von deren Vollständigkeit zu überzeugen. Sind die Vergabeunterlagen unvollständig oder enthalten die Vergabeunterlagen nach Auffassung des Bieters Unklarheiten, Ungenauigkeiten oder Rechtsverstöße, so hat der Bieter die ausschreibende Stelle unverzüglich über die Kommunikationsfunktion des Vergabemarktplatzes NRW oder in sonstiger schriftlicher Form darauf hin- zuweisen, auch wenn er den Hinweis vorher schon in anderer Form gegeben hat. Die Fragen und Antworten werden in anonymisierter Form über die Kommunikationsfunktion des Vergabemarkt- platzes NRW allen Bietern zur Verfügung gestellt, soweit der gebotene Schutz der Betriebs- oder Geschäftsge- heimnisse eines Bieters dem nicht ausnahmsweise entgegensteht.
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Unternehmen, die ein Angebot abgeben wollen, sind verpflichtet, die Kommunikationsfunktion des entsprechen- den Projektraums des Vergabemarktplatzes NRW regelmäßig dahingehend zu überprüfen, ob Angaben zur Än- derung oder Konkretisierung der Vergabeunterlagen veröffentlicht worden sind. Ein Angebot kann nur berück- sichtigt werden, wenn der Bieter alle veröffentlichten Angaben in seinem Angebot berücksichtigt hat. Die Bieter werden durch den Vergabemarktplatz NRW automatisch über das Vorliegen neuer Nachrichten infor- miert. Die Antworten des Auftraggebers auf die Fragen sind zwingend bei der Angebotserstellung zu berücksich- tigen und werden, da sie die Vergabeunterlagen konkretisieren bzw. ändern können, Vertragsbestandteil.
2.1.3 Angebotseinreichung 2.1.3.1 Elektronisches Angebot Hinsichtlich der Einreichung eines elektronischen Angebotes über den Vergabemarktplatz NRW (www.evergabe.nrw.de) wird auf die als Anlage beigefügten „Hinweise zur Form der Einreichung von Interessens- bestätigungen, Teilnahmeanträgen und Angeboten“ verwiesen (Formular 312/322 EU). 2.1.4 Fristen
2.1.4.1 Angebotsfrist Das Angebot muss bis Freitag, den 13.11.2026, 12:00 Uhr (siehe auch Formular 321 EU) elektronisch auf dem Vergabemarktplatz NRW eingegangen sein.
2.1.4.2 Zuschlagsfrist Die Entscheidung über den Zuschlag wird bis Freitag, den 29.01.2027, 23:59 Uhr (siehe auch Formular 321 EU) erfolgen.
Hinweis: Der Bieter ist bis zum Ablauf der Zuschlagsfrist an sein Angebot gebunden (Bindefrist).
Die Änderung der terminlichen Vorgaben behält sich der Auftraggeber vor.
2.2 Allgemeine Geschäftsbedingungen Seitens des Bieters ist darauf zu achten, dass alle eingereichten Angebotsunterlagen frei von seinen Allgemeinen Geschäftsbedingungen sind. Dies gilt auch für die Rückseiten der eingereichten Unterlagen. Enthalten die Ange- botsunterlagen die Allgemeinen Geschäftsbedingungen des Bieters oder etwaige Verweise auf diese, führt dies keinesfalls zu deren Geltung: Jegliche Liefer-, Vertrags- und Zahlungsbedingungen des Auftragnehmers sind nicht Vertragsbestandteil (Abwehrklausel des Auftraggebers nach BGH, Urt. V. 18.06.2019, Az X ZR 86/17).
2.3 Haupt-, Alternativ- und Nebenangebote Es ist nur ein Hauptangebot zugelassen. Alternativ- und Nebenangebote sind nicht zugelassen. Sollten dennoch zwei Hauptangebote eingehen, wird nur das zeitlich zuletzt eingegangene Angebot als einziges Hauptangebot gewertet.
2.4 Erstattung von Angebotskosten Die Kosten, die dem Bieter im Zusammenhang mit der Erstellung und Einreichung des Angebotes entstehen, gehen zu Lasten des Bieters und werden nicht vom Landesamt für Zentrale Polizeiliche Dienste NRW erstattet.
2.5 Erklärungen und sonstige Unterlagen Dem Angebot sind die im Formular 325 EU aufgeführten Unterlagen bis zum Ablauf der Angebotsfrist beizufügen.
2.6 Nachforderung Der Auftraggeber behält sich gemäß § 56 Abs. 2 VgV das Recht vor, die laut Ziffer 2.5 beizubringenden Unterla- gen, die nicht bis zum Ablauf der Angebotsfrist vorgelegt worden sind, insoweit in den Unterlagen selbst oder an anderer Stelle nichts Gegenteiliges geregelt ist, nachzufordern. Das Gleichbehandlungsgebot wird vom Auftrag- geber gewahrt. Die Bieter haben jedoch keinen Anspruch auf die Nachforderung.
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Weitergehend behält sich der Auftraggeber das Recht vor, insofern einzelne Unterlagen unvollständig oder miss- verständlich sind, die Bieter - unter Beachtung des Gleichbehandlungsgebotes - aufzufordern, ihre Unterlagen zu vervollständigen oder zu erläutern. Die Bieter haben jedoch auch auf diese Nachforderung keinen Anspruch.
2.7 Ausschlusskriterien Neben den in der VGV geltenden Ausschlussgründen, werden Angebote nachfolgenden Kriterien ausgeschlos- sen: ▪ wenn ein Angebot - spätestens auch nach einer etwaigen Nachforderung gemäß Ziffer 2.6 - nicht alle im Formular 325 EU aufgeführten Unterlagen in der jeweils geforderten Form und Vollständigkeit aufweist, ▪ wenn zwingende Anforderung an die Angebotserstellung nach den der Hinweisen zur Wertung nicht einge- halten werden, ▪ wenn bereits eine Anforderung oder ein Ausschlusskriterium der Leistungsbeschreibung (Kapitel B je Los 1 bis 3) und Preisblatt (Kapitel C je Los 1 bis 3) nicht erfüllt wird oder geforderte Preise des Preisblattes (Kapitel C) fehlen. ▪ wenn Unterlagen nicht eindeutig dem Angebot zugeordnet werden können und jeweils zwischen dem Ange- bot und den georderten Nachweisen Wiedersprüche bestehen.
Im Übrigen wird darauf hingewiesen, dass Angebote, bei denen Änderungen oder Ergänzungen an den Vergabe- unterlagen (dazu gehören insbesondere auch die Leistungsbeschreibungen und sämtliche Vertragsbedingungen, aber auch die Bewerbungsbedingungen siehe im Detail § 29 Abs. 1 VgV) vorgenommen werden, zwingend von der Wertung ausgeschlossen werden müssen (§ 57 Abs. 1 Nr. 4 VgV).
2.8 Wettbewerbsregisterauszug Der Auftraggeber fordert für das Unternehmen, das den Zuschlag erhalten soll, vor der Zuschlagserteilung eine Auskunft aus dem Wettbewerbsregister nach § 6 WRegG an. Der Auftraggeber behält sich bei entsprechenden Eintragungen vor, das betroffene Unternehmen nach Maßgabe der vergaberechtlichen Vorschriften von der Teil- nahme an dem Vergabeverfahren auszuschließen.
3 Vertragsbedingungen 3.1 Vertragsbedingungen Es gelten die unter der Rubrik „Vertragsbedingungen“ auf dem Vergabemarktplatz NRW zur Verfügung gestellten Vertragsbedingungen.
4 Angebotsprüfung Die Prüfung von Angeboten nach der Angebotsöffnung erfolgt auf Grundlage der VgV in den vier folgenden Wer- tungsstufen:
▪ Formale Prüfung. ▪ Eignungsprüfung. ▪ Prüfung der Angemessenheit der Preise. ▪ Wirtschaftlichkeitsprüfung.
Jede einzelne Wertungsstufe ist sachlich-inhaltlich für sich abgeschlossen. Keine der Stufen wird mit einer ande- ren vermischt. Auf einer vorhergehenden Wertungsstufe auszuschließende Angebote werden daher in den wei- teren Stufen im Ergebnis nicht mehr berücksichtigt. Die Organisation der Prüfungsabläufe und ein hierbei gebo- tenes arbeitsteiliges Vorgehen kann es erforderlich machen, dass mit der Prüfung der Angebote auf einer nach- folgenden Wertungsstufe bereits begonnen wird, obwohl der Prüfungsvorgang auf einer vorhergehenden Wer- tungsstufe zeitlich und inhaltlich noch nicht vollständig abgeschlossen ist. Die sachlich-inhaltliche Trennung der Wertungsstufen bleibt hiervon unberührt.
4.1 Formale Prüfung
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In der ersten Wertungsstufe erfolgt die formale Prüfung. Gemäß § 56 Abs. 1 VgV muss in der ersten Wertungsstufe eine formale Prüfung erfolgen, in der beispielsweise das Vorhandensein aller wesentlichen Preisangaben und der Unterschriften etc. zu überprüfen ist. Nur wenn alle Prüfpunkte mit einem positiven Ergebnis bewertet werden, kann das jeweilige Angebot im Ergebnis in die nächste Wertungsstufe übernommen werden. Formal nicht korrekte Angebote werden von der weiteren Bewertung ausgeschlossen.
4.2 Eignungsprüfung In der zweiten Wertungsstufe erfolgen die Eignungsprüfung und die Prüfung des Nichtvorliegens von Ausschluss- gründen. Gemäß § 42 Abs. 1 VgV muss in der zweiten Wertungsstufe eine Eignungsprüfung erfolgen, in der zu überprüfen ist, ob der Bieter die für die Erfüllung der vertraglichen Verpflichtungen erforderliche Eignung besitzt. Zudem ist das Nichtvorliegen von Ausschlussgründen nach den §§ 123 und 124 GWB zu prüfen. Für die Eignungsprüfung ist die Angabe von mindestens einem Referenzprojekt sowie der Eigenerklärung über die Lagerkapazität des Bieters über die entsprechenden Vordrucke der Vergabeunterlagen nachzuweisen. Nur wenn die erforderliche Eignung des Bieters und das Nichtvorliegen von Ausschlussgründen festgestellt wor- den ist, kann das jeweilige Angebot im Ergebnis in die nächste Wertungsstufe übernommen werden. Angebote von Bietern die nicht über die für die Erfüllung der vertraglichen Verpflichtungen erforderliche Eignung verfügen und/oder bei denen Ausschlussgründe gem. §§ 123 und 124 GWB vorliegen, werden von der weiteren Bewertung ausgeschlossen.
4.3 Prüfung der Angemessenheit der Preise In der dritten Stufe erfolgt die Prüfung der Angemessenheit der Preise. Gemäß § 60 VgV darf der öffentliche Auftraggeber auf Angebote, deren Gesamtpreis in offenbarem Missverhält- nis zur Leistung steht, den Zuschlag ablehnen. Ungewöhnlich niedrige Preise können zu einer Überprüfung der Angemessenheit der Preise (§ 60 Abs. 1 und 2 VgV) und einem Ausschluss des betreffenden Angebotes von der weiteren Wertung führen (§ 60 Abs. 3 VgV). Die Prüfung auffälliger Preise erfolgt dabei grundsätzlich in folgenden Schritten: ▪ Prüfung der Einzelposten der Angebote ▪ ggf. Anforderung von Belegen vom jeweiligen Bieter ▪ ggf. Durchführung eines Aufklärungsgesprächs mit dem jeweiligen Bieter
4.4 Wirtschaftlichkeitsprüfung In der vierten Wertungsstufe werden die Angebote hinsichtlich der Leistung und des Preises anhand der u. g. Kriterien beurteilt. Nach § 58 Abs. 1 VgV ist der Zuschlag auf das unter Berücksichtigung aller Umstände wirt- schaftlichste Angebot zu erteilen. Es werden nur die Angebote bewertet, welche die Vorgaben der Vergabeunterlagen komplett erfüllen. Gemäß § 58 Abs. 2 VgV erfolgt die Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebots auf der Grundlage des besten Preis-Leistungs-Verhältnisses. Die Bewertung erfolgt gemäß § 58 Abs. 3 VgV auf der Grundlage der eingereichten Angebote und sonstigen mit dem Angebot vorzulegende Unterlagen, insbesondere des Preisblattes und des Bearbeitungskonzeptes. In dieser Wertungsstufe werden die Angebote hinsichtlich der Leistung und des Wertungspreises Anhang der erstellten Bewertungsmatrix beurteilt (siehe Pt. 5.1.1). Zur Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebots werden die Angebote anhand der aus den Hinweisen zur Wer- tung ersichtlichen Zuschlagkriterien bewertet.
5 Angebotswertung 5.1 Hinweise zur Wertung des Angebots Die Feststellung des wirtschaftlichsten Angebotes im Rahmen von Vergabeverfahren stellt einen Vorgang dar, bei dem die Leistungen und die Preise der verschiedenen Angebote betrachtet werden. Als Methodenbasis hierfür erfolgt grundsätzlich eine Gegenüberstellung aller Angebote hinsichtlich Leistung sowie der Preise.
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5.1.1 Zuschlagskriterien
Die Bewertung der Angebote erfolgt anhand der folgenden Zuschlagskriterien:
- Gesamtpreis netto (40 % Gewichtung)
- Qualität (60 % Gewichtung)
Der Zuschlag erfolgt gemäß § 58 Abs. 1 VgV auf das wirtschaftlichste Angebot je Los. Zur Ermittlung des wirt- schaftlichsten Angebots je Los wird eine Bewertungsmatrix eingesetzt, die aus den Hinweisen zur Wertung des Angebotes „Beratungs- und Prüfungsleistungen des Kompetenzzentrums für Barrierefreiheit“ ersichtlich ist.
5.2 Wertungspreis Der Wertungspreis des zu bewertenden Angebots je Los ergibt sich aus den Preisangaben im Preisblatt „Bera- tungs- und Prüfungsleistungen des Kompetenzzentrums für Barrierefreiheit“ und aus den „Hinweise zur Wertung des Angebotes Beratungsleistungen Barrierefreiheit“.
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