[Seite 1]
Hinweise zum Datenschutz im Vergabeverfahren (Art. 13 DSGVO*)
I. Name und Anschrift des Verantwortlichen
Der Verantwortliche im Sinne der Datenschutz-Grundverordnung ist der Bürgermeister der Stadt Itzehoe Reichenstraße 23 25524 Itzehoe Tel.: 04821/ 603 - 0 E-Mail: stadtverwaltung@itzehoe.de
Der behördliche Datenschutzbeauftragte der Stadt Itzehoe ist:
Stadt Itzehoe Der Datenschutzbeauftragte – Herr Alexander Dobert Reichenstraße 23 25524 Itzehoe Tel.: 03464/5447008 E-Mail: datenschutz@itzehoe.de
II. Zweck der Datenerhebung
Im Rahmen der öffentlichen Auftragsvergabe erhebt die Stadt Itzehoe ggf. personenbezogene Daten. Die Da- ten werden erhoben, um Vergabeverfahren nach den Vorgaben der einschlägigen Vergabebestimmungen ef- fizient und rechtssicher abwickeln zu können. Dies erfolgt nur soweit die Daten für ein Vergabeverfahren not- wendig sind. Personenbezogene Daten können in allen Teilen des Angebots enthalten sein, z.B. in: • Angebotsschreiben (Name des Bearbeiters) • Eignungsnachweisen:
- geforderten Angaben zu Referenzaufträgen in Form von Kontaktdaten des Auftraggebers (Name und Telefonnummer) zur Überprüfung der Referenz im Rahmen der Eignungswertung,
- geforderten Mitarbeiterprofilen des eingesetzten Personals des Bieters/Bewerbers (Name, Berufsaus- bildung, berufliche Erfahrung, usw.) für die Eignungsprüfung bzw. Angebotswertung • Erklärungen zum Gewerbezentralregister/Wettbewerbsregister • Personaleinsatzkonzepten und Benennungen des verantwortlichen Personals • Anlagen, die Sie selbst als Bieter zum Angebot einreichen • Bieterfragen (E-Mails, usw.)
Sofern die Stadt Itzehoe bei Ihnen personenbezogene Daten betroffener Dritter (Referenzauftraggeber, Mit- arbeiter, Unterauftragnehmer, usw.) erhebt, obliegen Ihnen die datenschutzrechtlichen Informationspflichten gegenüber diesen Dritten. Es ist Pflicht der Bieter, vor Abgabe des Angebots sicherzustellen, dass Dritte mit der Übermittlung ihrer personenbezogenen Daten an die Stadt Itzehoe und der Verarbeitung der personen- bezogenen Daten durch die Stadt Itzehoe einverstanden sind. Bitte achten Sie darauf ausschließlich nur solche personenbezogenen Daten zu übermitteln, die auch abgefragt werden.
- = Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO): 1. Verordnung (EU) 2016/679 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 27.04.2016 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten, zum freien Datenverkehr und zur Aufhe- bung der Richtlinie 95 / 46 / EG (ABl. Nr. L 119 S. 1, ber. ABl. Nr. L 314 S. 721 und ABl. Nr. L 127 S. 2)
[Seite 2]
III. Rechtsgrundlage für die vorübergehende Datenverarbeitung
Die vorübergehende Speicherung der Daten erfolgt: ➢ auf Basis einer vertragsrechtlichen Grundlage – Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen – gem. Art. 6 Abs. 1 lit. b ) DSGVO ➢ zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung nach Art. 6 Abs. 1 lit c) DSGVO. Die rechtliche Verpflichtung zur Speicherung von Teilnahmeanträgen und Angeboten ergibt sich aus § 8 Abs. 2 VgV bzw. § 6 Abs. 1 UVgO/ § 20 VOB/A (Pflicht zur umfassenden Dokumentation in einem Vergabevermerk) ➢ auf Basis einer unmittelbaren gesetzlichen Grundlage gem. Art 6 Abs. 1 lit. e), Abs. 3 Satz 1 lit. b) DSGVO i. V. m. § 3 und § 5 Abs. 1 LDSG SH ➢ i. V. m. mit den vergaberechtlichen Bestimmungen insb. den Regelungen der Vergabeverordnung (VgV), des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB), der Unterschwellenvergabeordnung (UVgO) und der Verdingungsordnung für die Vergabe von Bauleistungen (VOB)
Nur im Ausnahmefall erfolgt eine Datenverarbeitung aufgrund einer Einwilligung i. S. v. Art. 7 DSGVO gem. Art. 6 Abs. 1 lit. a) DSGVO.
IV. Beschreibung und Umfang der Datenverarbeitung; Empfänger oder Kategorien von Empfängern der per- sonenbezogenen Daten
Ihr Angebot inkl. aller Daten wird in der Vergabeakte abgelegt und ist nur den mit dem Vergabevorgang be- fassten Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern sowie ggfls. mit der Vergabe befassten externen Kooperationspart- nern (z. B. Architekten, Kanzleien) zugänglich gemacht. Im Rahmen von Prüfungen sind die Angebote ggf. auch den jeweiligen Prüfungsorganen zugänglich. Im Falle eines Nachprüfungsverfahrens (nur EU-weite Vergaben) besteht außerdem die Verpflichtung, die Daten auch an die zuständige Vergabekammer bzw. das OLG Schleswig weiterzugeben. Rechtsgrundlage hierfür ist § 8 Abs. 5 VgV (Pflicht zur Bereitstellung des Vergabevermerks auf Anforderung der zuständigen Aufsichts- oder Prüfbehörde). Sonstige Einsichtnahme durch Dritte erfolgt ausschließlich aufgrund gesetzlicher Verpflichtung oder mit Ihrem vorherigen Einverständnis.
V. Datenlöschung und Speicherdauer
Die personenbezogenen Daten der betroffenen Personen werden gelöscht oder gesperrt, sobald der Zweck der Speicherung entfällt. Aufgrund gesetzlicher Vorgaben ist die Stadt Itzehoe verpflichtet, diese Daten mindestens 10 Jahre nach Auf- tragserteilung (Vertragsschluss) aufzubewahren, in Ausnahmefällen auch länger.
VI. Rechte der betroffenen Person
o Sie haben das Recht, über die Sie betreffenden personenbezogenen Daten Auskunft zu erhalten (Art. 15 DSGVO). Auch können Sie die Berichtigung unrichtiger Daten verlangen (Art. 16 DSGVO). o Liegen die gesetzlichen Voraussetzungen vor, so können Sie die Löschung oder Einschränkung der Verar- beitung verlangen sowie Widerspruch gegen die Verarbeitung einlegen (Art. 17, 18 und 21 DSGVO) o Wenn Sie in die Datenverarbeitung eingewilligt haben oder ein Vertrag zur Datenverarbeitung besteht und die Datenverarbeitung mithilfe automatisierter Verfahren durchgeführt wird, steht Ihnen gegebenenfalls ein Recht auf Datenübertragbarkeit zu (Art. 20 DSGVO) o Die Verarbeitung Ihrer Daten erfolgt auf Basis gesetzlicher Vorgaben, zur Durchführung vorvertraglicher Maßnahmen bzw. zur Wahrnehmung von im öffentlichen Interesse liegenden Aufgaben. Nur in Ausnah- mefällen benötigt die Stadt Itzehoe Ihr Einverständnis. Falls Sie in einem solchen Ausnahmefall in die Ver- arbeitung durch die Stadt Itzehoe mit einer entsprechenden Erklärung eingewilligt haben und die Verar- beitung auf dieser Einwilligung beruht, können Sie die Einwilligung jederzeit für die Zukunft widerrufen. Die Rechtmäßigkeit der aufgrund der Einwilligung bis zum Widerruf erfolgten Datenverarbeitung wird durch diesen nicht berührt o Sollten Sie der Ansicht sein, dass die Verarbeitung der Sie betreffenden personenbezogenen Daten gegen Vorschriften des Datenschutzrechts verstößt, haben Sie das Recht auf Beschwerde bei einer Datenschutz-
[Seite 3]
aufsichtsbehörde (Art. 77 Abs. 1 DSGVO). In Schleswig-Holstein ist dies die Landesbeauftragte für Daten- schutz Schleswig-Holstein, Holstenstraße 98, 24171 Kiel, Telefon: 0431 988-1200, Telefax: 0431 988-1223, Online-Beschwerdeformular: https://uldsh.de/beschwerde, E-Mail: mail@datenschutzzentrum.de (Hin- weise zur Verschlüsselung von E-Mail-Kommunikation finden Sie unter https://uldsh.de/mail)
Ist die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten dagegen zur Erfüllung der in der Zuständigkeit der Stadt Itzehoe liegenden Aufgabe oder in Ausübung öffentlicher Gewalt, die der Stadt Itzehoe übertragen wurde, erforderlich (Art. 6 Abs. 1 lit. e) DSGVO i.V.m. § 3 Abs. 1 LDSG), so basiert die Verarbeitung nicht auf einer Einwilligung, sondern ist gesetzlich geregelt. Ein Recht auf Widerruf besteht in diesen Fällen nicht.
VII. Pflicht zur Bereitstellung der Daten
Die Bereitstellung der personenbezogenen Daten ist für die Beteiligung am Vergabeverfahren und für einen Vertragsschluss erforderlich. Wenn Sie die erforderlichen Daten nicht angeben, kann Ihr Angebot im Zuge des Vergabeverfahrens somit nicht berücksichtigt werden.
Mit Angebotsabgabe bestätigen Sie die Kenntnisnahme und Beachtung dieser Hinweise.