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Allgemeine Bewerbungsbedingungen

Potsdam, den 24.09.2026

Gegenstand des Verfahrens:

Rahmenvertrag

für Baumpflegerische Maßnahmen an Bäumen für

die Landeshauptstadt Potsdam in 7 Losen

Allgemeine Bewerbungsbedingungen Stand 07/2026

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Inhalt

1. Allgemeine Informationen ............................................................................................................... 2

2. Vergabeverfahren............................................................................................................................. 3

3. Angebot .............................................................................................................................................. 4

4. Bieter/ Dritte ...................................................................................................................................... 5

5. Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebotes ............................................................................... 7

6. Mitteilungen und Bekanntmachung ............................................................................................... 9

7. Ergänzungen ..................................................................................................................................... 9

8. Hinweise zum elektronischen Vergabeverfahren ...................................................................... 10

9. Allgemeine Informationen 1.1 Zuständigkeiten a) Die Auftraggeberin ist: Die Landeshauptstadt Potsdam, vertreten durch die Oberbürgermeisterin, diese vertreten durch den Geschäftsbereichsleiter des Geschäftsbereiches Stadtentwicklung, Bauen, Wirtschaft und Umwelt, Bernd Rubelt, Friedrich-Ebert-Str. 79/81 14469 Potsdam

b) Die zuständige Vergabestelle ist: Landeshauptstadt Potsdam Bereich Vergabemanagement Edisonallee 5-9 14473 Potsdam

1.2 Die Verfahrensart Es findet ein offenes Verfahren gemäß § 15 VgV statt.

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1.3 Die zeitlichen Rahmenbedingungen des Vergabeverfahrens

Im Rahmen des Vergabeverfahrens kann es zur Änderung der angegebenen Termine und Fristen kommen. Die Auftraggeberin wird die Bieter bei absehbaren Termin- oder Friständerungen rechtzeitig informieren.

1.4 Öffnung der Angebote Die Öffnung der Angebote erfolgt unmittelbar nach Ablauf der Angebotsfrist durch die Submissionsstelle.

1.5 Personenbezogenen Bezeichnungen Bei den in diesen Vergabeunterlagen verwendeten personenbezogenen Bezeichnungen gilt die gewählte Form für beide Geschlechter.

Sofern nicht ausdrücklich anders bestimmt, sind mit "Bieter" sowohl einzelne Unternehmen als auch Bietergemeinschaften gemeint; mit „Auftragnehmer“ sind Bieter oder Bietergemeinschaften gemeint, die den Zuschlag erhalten haben.

2. Vergabeverfahren 2.1 Rechtsgrundlage Die genauen Voraussetzungen ergeben sich aus § 15 VgV.

Bei einem offenen Verfahren fordert der öffentliche Auftraggeber eine unbeschränkte Anzahl von Unternehmen öffentlich zur Abgabe von Angeboten auf, so dass jedes interessierte Unternehmen dazu berechtigt ist ein Angebot abzugeben. In einem offenen Verfahren sind Verhandlungen grundsätzlich unzulässig. Der öffentliche Auftraggeber darf von den Bietern lediglich eine Aufklärung über das Angebot sowie dessen Eignung verlangen.

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2.2 Zulässige Sprache Das Angebot ist in deutscher Sprache abzufassen und die Korrespondenz mit der Vergabestelle in deutscher Sprache zu führen.

2.3 Kommunikation/Bieterfragen Enthalten die Vergabeunterlagen nach Ihrer Auffassung Unklarheiten, so haben Sie uns als öffentliche Auftraggeberin unverzüglich darauf hinzuweisen. Entsprechende Hinweise und Fragen sind an die oben genannte Vergabestelle zu richten und ausschließlich auf schriftlichem Wege über den Vergabemarktplatz Brandenburg unter dem Reiter „Kommunikation“ des Verfahrens zugelassen. Telefonische Auskünfte werden nicht erteilt.

2.4 Vertragliche Bedingungen Es gelten die von der Auftraggeberin vorgegebenen vertraglichen Regelungen gemäß Leistungsbeschreibung und Aufforderung zur Angebotsabgabe, sofern nicht in den Vergabeunterlagen der Bieter ausdrücklich zur Vorlage/Beistellung von Vertragsbedingungen aufgefordert wurde.

3. Angebot 3.1 Angebotsfrist Angebote, die nach Ablauf der unter Punkt 1.3 genannten Frist eingehen, werden nicht berücksichtigt, es sei denn, dass der verspätete Eingang durch Umstände verursacht worden ist, die nicht vom Bieter zu vertreten sind. Der Bieter hat diesbezüglich den Nachweis zu führen.

3.2 Form und Inhalt Das Angebot muss in elektronischer Form über den Vergabemarktplatz Brandenburg eingereicht werden. Die Auftraggeberin weist darauf hin, dass der rechtzeitige Eingang des Angebots bis zum Ablauf der angegebenen Frist erforderlich ist, um an dem Vergabeverfahren teilnehmen zu können.

Das Angebot muss vollständig sein. Unvollständige Angebote können ausgeschlossen werden.

Die Auftraggeberin behält sich vor, keine Unterlagen nachzufordern (§ 56 Abs. 2 VgV). Für die Erstellung der Angebotsunterlagen sind die mit der Auftragsbekanntmachung zur Verfügung gestellten Formblätter zu verwenden.

An den vorgegebenen Texten in den Vergabeunterlagen dürfen keine Zusätze angebracht oder Änderungen vorgenommen werden.

Soweit Sie Erläuterungen zur Beurteilung des Angebots für erforderlich halten, sind diese auf einer gesonderten Anlage beizufügen. Die Erläuterungen dürfen jedoch nicht zu einer Änderung der in den Vergabeunterlagen festgelegten Bedingungen führen. Die Verwendung von Hyperlinks im Angebot, die auf von der Auftraggeberin unkontrollierbare Websites verweisen, ist unzulässig und fließt nicht in die Bewertung der Angebote ein

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3.3 Änderungen, Berichtungen der Vergabeunterlagen und Rücknahme eines Angebotes Soweit die eigenen Eintragungen des Bieters geändert werden, muss zweifelsfrei erkennbar sein, welche Eintragung gültig ist. Derartige Änderungen und Berichtigungen der Angebote müssen als solche gekennzeichnet sein.

Nachträgliche Änderungen und Berichtigungen der Angebote müssen innerhalb der Angebotsfrist in der für die Abgabe der Angebote vorgeschriebenen Form eingereicht werden.

Nur bis zum Ablauf der Angebotsfrist können Angebote in elektronischer Form zurückgezogen werden.

3.4 Angebotserstellungskosten Für die Angebotserstellung einschließlich der mit dem Angebot vorzulegenden Unterlagen sowie ggf. Besichtigung wird keine Vergütung, Entschädigung oder sonstige Kostenerstattung gewährt.

4. Bieter/ Dritte 4.1 Bewerber-/Bietergemeinschaften Bietergemeinschaften sind zugelassen. Soweit nicht ausdrücklich abweichend in den Unterlagen genannt, ist unter dem Begriff „Bieter“ die gemeinschaftliche Form der Beteiligung als Bietergemeinschaft zu verstehen.

Die Mitglieder einer Bietergemeinschaft haben mit dem Angebot eine Bietergemeinschaftserklärung gem. Formblatt 4.2 EU Bietergemeinschaftserklärung abzugeben.

Die für den Bieter geforderten Eignungsnachweise sind grundsätzlich auch von allen Mitgliedern einer Bietergemeinschaft formal vorzulegen. Können im Zusammenhang mit der Leistungsfähigkeit nicht zu allen geforderten Kriterien Angaben gemacht oder Nachweise beigebracht werden (z. B. bei zugelassenen Newcomern, die Umsatzerklärungen), genügt es, wenn die Leistungsfähigkeit für die Bietergemeinschaft insgesamt durch Bündelung der Kapazitäten nachgewiesen wird. Im Hinblick auf Ausbildungs-/Befähigungsnachweise oder die berufliche Erfahrung gilt § 47 Abs. 1 Satz 3 VgV entsprechend, d.h. diese Nachweise müssen mindestens von dem Mitglied beigebracht werden, das die Leistung auch tatsächlich erbringen wird und auf Anforderung der Vergabestelle ist eine entsprechende Verpflichtungserklärung im Sinne von § 47 Abs. 1 Satz 3 VgV vorzulegen.

Unabhängig davon müssen Mindestanforderungen an die Eignung durch ein Mitglied der Bietergemeinschaft belegt sein:

☒ ja. ☐ nein, alle Mitglieder der Bietergemeinschaft müssen die Mindestanforderungen belegen.

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4.2 Einbindung von Drittunternehmen Der Bieter kann sich bei der Ausführung der Leistung Dritter, z.B. von Nachunternehmern oder Eignungsverleihern uneingeschränkt bedienen.

4.2.1 Nachunternehmer Unter Beachtung des Vorgenannten kann der Einsatz von Nachunternehmern vom Bieter vorgesehen werden. Es ist anzugeben, welche (Teil-) Leistungen durch Nachunternehmer erbracht werden (Formblatt 4.3 EU Erklärung Unteraufträge Eignungsleihe). Nachunternehmer sind, sofern bereits bekannt, im Angebot zu benennen.

Vorgenanntes gilt entsprechend für die Weitergabe von Leistungen des Nachunternehmers an weitere Nachunternehmer.

Nachunternehmer haben – sofern nicht anderslautend in der Bekanntmachung oder an anderer Stelle benannt – auf Anforderung der Vergabestelle die Nachweise/Erklärungen zur Prüfung der Zuverlässigkeit im Sinne von § 36 Abs. 5 VgV sowie eine Verpflichtungserklärung vorzulegen. Sofern ein Fall der Eignungsleihe vorliegt, sind von diesem die für die Eignungsleihe spezifischen Eignungsnachweise vorzulegen.

4.2.2 Eignungsleihe Unter Beachtung der vorstehenden Hinweise zur Zulässigkeit der Einbindung von Dritten kann sich der Bieter zum Nachweis seiner Leistungsfähigkeit und Fachkunde anderer Wirtschaftsteilnehmer bedienen. Für diesen Fall sind mit dem Angebot folgende Erklärungen vom eignungsentleihenden Wirtschaftsteilnehmer abzugeben:

• Name/Firma und Adresse des Wirtschaftsteilnehmers und in Anspruch genommene Kapazitäten (Formblatt 4.3 EU Erklärung Unteraufträge Eignungsleihe).

Auf Verlangen des Auftraggebers sind durch den Bieter neben den entsprechenden Eignungsnachweisen folgende Erklärungen des Verleihers abzugeben:

• Verpflichtungserklärung gem. § 47 Abs. 1 VgV und soweit Ausbildungs- /Befähigungsnachweise oder die berufliche Erfahrung im Sinne von § 47 Abs. 1 Satz 3 VgV betroffen ist, ergänzt um ausdrückliche Erklärung zur Selbstausführung der Leistung (Formblatt 4.4 EU Verpflichtungserklärung anderer Unternehmen); • Erklärung zu Ausschlussgründen nach §§ 123, 124 GWB (Formblatt 4.1 EU Eigenerklärung Ausschlussgründe); • Erklärung zur gesamtschuldnerischen Haftung des Bieters und des Wirtschaftsteilnehmers, sofern der Bieter Kapazitäten im Hinblick auf die wirtschaftliche und finanzielle Leistungsfähigkeit in Anspruch nimmt (Formblatt 4.4 EU Verpflichtungserklärung anderer Unternehmen).

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5. Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebotes 5.1 Prüfung der eingegangenen Angebote Die eingegangenen Angebote werden wie folgt geprüft und gewertet:

Auf der ersten Stufe erfolgt die formale Prüfung der Angebote. Unter Anwendung des § 42 Abs. 4 S. 1 VgV wird grundsätzlich auf der zweiten Wertungsstufe im Sinne der §§ 58 VgV, 127 GWB das wirtschaftlichste Angebot unter Berücksichtigung der bekannt gegebenen Zuschlagskriterien ermittelt. Anschließend wird auf der dritten Wertungsstufe die Angemessenheit der Preise im Sinne des § 60 VgV geprüft. Auf der vierten Wertungsstufe ist nach §§ 57 Abs. 1 VgV, 122 des Gesetzes gegen Wettbewerbsbeschränkungen (GWB) zu prüfen, ob die Bieter die für die Erfüllung der vertraglichen Verpflichtungen erforderliche Eignung besitzen. Von der hier genannten Prüfungsreihenfolge kann entsprechend § 42 Abs. 4 S. 2 VgV abgewichen werden, soweit ein erhöhter Aufwand oder sonstige verfahrensbezogene Gründe dem entgegenstehen.

5.2 Allgemeines Zuschlagskriterium Der Zuschlag wird auf das wirtschaftlichste Angebot erteilt. Die Ermittlung des wirtschaftlichsten Angebots erfolgt auf Basis des besten Preis-Leistungsverhältnisses (Brutto-Gesamtkosten) gemäß § 58 Abs. 2 Satz 1 Nr. 1 VgV.

5.3 Besonderheit aufgrund der Loslimitierung Aufgrund der festgelegten Loslimitierung, nach der maximal zwei (2) Lose an einen einzelnen Bieter vergeben werden dürfen, erfolgt die Ermittlung des besten Preis- Leistungsverhältnisses nicht isoliert je Einzellos. Der Zuschlag wird stattdessen über alle sieben (7) Lose hinweg nach dem Prinzip der globalen Kostenminimierung erteilt. Dies stellt sicher, dass die Vergabe in ihrer Gesamtheit das wirtschaftlichste Ergebnis für den Auftraggeber erzielt und gleichzeitig alle vergaberechtlichen Vorgaben eingehalten werden.

5.4 Mathematische Methodik zur Auflösung der Loslimitierung Führt die isolierte Betrachtung der Einzellose dazu, dass ein Bieter in mehr als zwei (2) Losen das niedrigste Angebot einreicht, entsteht ein vergaberechtlicher Konflikt, da eine isolierte Zuschlagserteilung für alle diese Lose rechtlich ausgeschlossen ist. Das angewendete mathematische Modell löst diesen Konflikt nicht – wie sonst – durch eine vorher festgelegte Rangfolge der prioritär zu berücksichtigenden Lose, sondern über ein deterministisches Optimierungsverfahren:

• Berechnungsumfang: Bei einer Anzahl von X Bietern und sieben (7) ausgeschriebenen Losen existieren mathematisch theoretisch X7 denkbare Verteilungsvarianten. • Filterung: Das Modell filtert in Millisekunden all jene Kombinationen heraus, die gegen die rechtliche Nebenbedingung verstoßen (d. h. Kombinationen, bei denen ein Bieter 3 oder mehr Lose erhalten würde). • Zielstellung: Aus den verbleibenden, rechtlich zulässigen Kombinationen filtert das mathematische Modell diejenige Kombination heraus, deren Brutto-Gesamtsumme über alle 7 Lose hinweg den absolut niedrigsten Wert aufweist.

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Um zu verhindern, dass der Algorithmus unvollständige Angebote (Bieter hat für ein Los kein Angebot abgegeben) oder rechtlich ausgeschlossene Angebote (§ 57 VgV) berücksichtigt, wurde eine systemische Sperre integriert:

• Jedes nicht abgegebene oder ausgeschlossene Los wird intern mit einem fiktiven Strafpreis (Penalty Value) in Höhe von 99.999.999 € belegt. • Der Algorithmus enthält eine harte Ausschlussbedingung (If-Condition): Sobald eine Zuteilungskombination auch nur einen einzigen dieser Strafpreise enthält, wird diese Kombination sofort als „ungültig“ markiert und aus der Wertung geworfen. • Damit ist mathematisch und rechtlich zu 100 % ausgeschlossen, dass ein Bieter den Zuschlag für ein Los erhält, das er nicht angeboten hat oder von dem er formell ausgeschlossen wurde.

Das Modell arbeitet deterministisch. Das bedeutet: Bei identischen Preisen in der Eingabematrix wirft das Makro zu jedem Zeitpunkt exakt dasselbe Ergebnis aus. Der Quellcode des Makros ist dauerhaft in der Excel-Datei hinterlegt und Bestandteil dieser Vergabeakte. Jede Vergabekammer und jeder Prüfer kann das Ergebnis durch erneutes Betätigen der Schaltfläche in Echtzeit exakt reproduzieren.

5.5 Zweistufige Wertungsmatrix und Gleichstandsregelung (Tie-Breaker) Die finale Zuschlagserteilung wird über eine dreistufige Systematik gesteuert:

Stufe 1: Ermittlung des globalen Minimums Das System ermittelt die kostenminimierte Zuschlagskombination (wie in 5.4 beschrieben). Das führt dazu, dass ein Bieter ein Einzellos, in dem er den niedrigsten Preis geboten hat, unter Umständen nicht erhält, wenn seine Zuweisung zu zwei anderen Losen in der Gesamtschau aller 7 Lose zu einer niedrigeren globalen Gesamtsumme führt.

Stufe 2: Auflösung von mathematischen Gleichständen Führen zwei oder mehr unterschiedliche, rechtlich zulässige Zuschlagskombinationen zu exakt denselben minimalen Brutto-Gesamtkosten (Cent-Gleichstand), wird der Zuschlag derjenigen Kombination erteilt, die den größten relativen Preisabstand zum jeweils zweitplatzierten Bieter im Einzellos aufweist. Hierzu wird für jede gleichwertige Kombination die Summe der relativen Preisabstände der enthaltenen Lose zum jeweils zweitbesten Angebot berechnet. Der Zuschlag erfolgt auf die Kombination mit dem mathematisch größten Gesamtabstand, um den höchsten wirtschaftlichen Gesamteffekt je Einzellos zu sichern.

Sollte auch hiernach ein absoluter Gleichstand verbleiben, wird die finale Zuschlagserteilung für die betroffenen Lose über ein transparentes und zu dokumentierendes Losverfahren (analog § 75 Abs. 6 VgV) im Beisein von mindestens zwei Vertretern der Vergabestelle (Vier-Augen-Prinzip) vollzogen.

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Durch diese Gesamtoptimierung im Interesse einer wirtschaftlichen Haushaltsführung kann es im Einzelfall dazu führen, dass bei einem bestimmten Los nicht der isoliert billigste Bieter dieses Loses den Zuschlag erhält, wenn dieser Bieter in der Gesamtbetrachtung aller 7 Lose an anderer Stelle effizienter eingesetzt werden muss. Ein Anspruch des Bieters auf den Zuschlag für ein bestimmtes Einzellos allein aufgrund des niedrigsten Preises in diesem Los besteht daher nicht.

6. Mitteilungen und Bekanntmachung 6.1 Mitteilung über die Nichtberücksichtigung des Angebotes Sofern auf das Angebot kein Zuschlag erfolgen soll, wird dies dem betreffenden Bieter gemäß §§ 134 GWB, 62 VgV rechtzeitig vor Ablauf der Zuschlagsfrist bzw. dem beabsichtigten frühesten Zeitpunkt für den Vertragsschluss schriftlich mitgeteilt.

Nicht berücksichtigten Bietern wird die Ablehnung ihres Angebotes unter Angabe der Gründe für die Ablehnung ihres Angebotes und des Namens des erfolgreichen Bieters spätestens 10 Kalendertage vor Zuschlagserteilung über den Vergabemarktplatz mitgeteilt (§ 134 Abs. 1 GWB). Aus diesem Grund bitten wir von Anfragen zum Stand der Angebotswertung abzusehen.

6.2 Zuschlagserteilung Die Zuschlagserteilung erfolgt in Schriftform. Die Zuschlagserteilung stellt den Vertragsschluss dar. Nach Zuschlagserteilung erfolgt eine Ergänzung der Vertragsunterlagen um die erforderlichen Angaben auf Grundlage des Angebotes.

6.3 Vorformulierte Vertragsbedingungen des Bieters Wichtiger Hinweis zu bieterseitigen Allgemeinen Geschäftsbedingungen: Allgemeine Geschäfts-, Liefer- und Zahlungs- sowie Lizenzbedingungen des Bieters oder Dritter sind ausgeschlossen und werden nicht Vertragsbestandteil. Auf Anschreiben oder anderen Angebotsunterlagen des Bieters etwaig vermerkte oder rückseitig abgedruckte Geschäftsbedingungen sind zu streichen oder einmalig schriftlich für unwirksam zu erklären.

7. Ergänzungen 7.1 Wettbewerbsbeschränkende Absprache Wettbewerbsbeschränkende Absprachen führen zum Ausschluss des Angebotes. Werden diese erst nach Zuschlagserteilung bekannt, berechtigen sie die Auftraggeberin zur Kündigung des Vertrages.

7.2 Die Datenschutzbestimmungen Von Ihnen erbetenen personenbezogenen Angaben werden im Rahmen des Vergabeverfahrens entsprechend Artikel 13 und 14 der Verordnung (EU) 2016/679 vom 27. April 2016 – Datenschutz Grundverordnung (DSGVO) verarbeitet und gespeichert. Der Bieter erklärt sich damit einverstanden, dass die von ihm mitgeteilten personenbezogenen Daten für das Vergabeverfahren verarbeitet und gespeichert werden können und nicht berücksichtigten Bietern der Name des erfolgreichen Bieters mitgeteilt wird.

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7.3 Vereinbarung zur Einhaltung der Mindestanforderungen nach Brandenburgischen Vergabegesetz Auf Verlangen des öffentlichen Auftraggebers hat der Bieter die Vereinbarung zur Einhaltung der Mindestanforderungen nach dem Brandenburgischen Vergabegesetz (Formblatt 5.3 Brandenburgisches Vergabegesetz Mindestlohn) gemäß den Anforderungen einzureichen, sonst ist das Angebot unvollständig.

Bei der Weitervergabe von Leistungen an Nachunternehmen oder der Beauftragung eines Verleihers von Arbeitskräften hat der Auftragnehmer die Vereinbarung zwischen dem Bieter / Auftragnehmer / Nachunternehmer / Verleiher von Arbeitskräften und einem (ggf. weiteren) Nachunternehmer oder Verleiher zur Einhaltung der Mindestanforderungen nach dem Brandenburgischen Vergabegesetz die Vereinbarung Brandenburgisches Vergabegesetz Mindestlohn NU (Formblatt 5.4) zum Vertragsgegenstand zu machen und die Vereinbarungen bis zum tatsächlich ausführenden Unternehmen auf Verlangen des öffentlichen Auftraggebers einzureichen. Dem Nachunternehmer oder Verleiher von Arbeitskräften ist dieselbe Verpflichtung aufzuerlegen. In den Bezeichnungen zur Kennzeichnung der Beteiligten im Vordruck Brandenburgisches Vergabegesetz Mindestlohn NU rückt der in einer Kette von Weitervergaben dem öffentlichen Auftraggeber nähere Nachunternehmer in die Position des im Vordruck so bezeichneten eigenen Auftraggebers ein.

Der Auftragnehmer ist verpflichtet, seinen bei der Erfüllung von Leistungen des Auftrags eingesetzten Beschäftigten das jeweils geltende Mindestarbeitsentgelt im Sinne von § 6 Absatz 2 des Brandenburgischen Vergabegesetzes zu zahlen, soweit für die zu beschaffenden Leistungen nicht bereits durch das Mindestlohngesetz, aufgrund des Arbeitnehmer-Entsendegesetzes oder durch andere gesetzliche Bestimmungen über Mindestentgelte im Sinne des § 2 Absatz 6 des Brandenburgischen Vergabegesetzes ein Mindestentgelt definiert ist, welches das Mindestarbeitsentgelt gemäß § 6 Absatz 2 des Brandenburgischen Vergabegesetzes erreicht oder übersteigt.

7.4 Vergabekammer Zur Nachprüfung behaupteter Verstöße gegen Vergabestimmungen wendet sich der Bieter an die Vergabekammer des Landes Brandenburg beim Ministerium für Wirtschaft, Arbeit, Energie und Klimaschutz in der Heinrich-Mann-Allee 107 in 14473 Potsdam.

8. Hinweise zum elektronischen Vergabeverfahren 8.1 Registrierung für die Teilnahme am Verfahren Interessenten sollten sich im eigenen Interesse zwecks Teilnahme an der Kommunikation und am Vergabeverfahren als Bieter kostenfrei und unter Angabe des korrekten Unternehmensnamens auf dem Vergabemarktplatz Brandenburg registrieren und sicherstellen, dass Posteingänge über die angegebene Emailadresse regelmäßig – auch nach Angebotsschluss – abgerufen bzw. überwacht werden.

8.2 Verfahrenskommunikation Die Verfahrenskommunikation – auch die Aufforderung zur Angebotsabgabe, Bieterinformationen, die Nachforderung von Erklärungen und Nachweisen etc. – wird

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ausschließlich elektronisch über den Kommunikationsbereich des Vergabemarktplatz Brandenburg abgewickelt. Fragen sind ausschließlich hierüber an die Vergabestelle zu richten!

8.3 Spam Um auszuschließen, dass die Nachrichten des Vergabemarktplatz Brandenburg in den Spam-Ordner geraten und Bewerber bzw. Bieter verfahrensmaßgebliche Hinweise nicht erhalten, sollte der Vergabemarktplatz Brandenburg Absender „no-reply@brandenburg- vergabemarktplatz.de“ im eigenen Interesse auf die Liste der sicheren Emailadressen gesetzt werden.

8.4 Angebotsabgabe Werden Angebote oder Teilnahmeanträge in elektronischer Form über den Vergabemarktplatz Brandenburg eingereicht, kann das kostenfreie Bietertool genutzt oder auf die webbasierte Angebotsabgabe zurückgegriffen werden. Es sind gängige Dateiformate (xls, xlsx, docx, doc, odt, pdf, jpg, png, d84, x84, p84) zu verwenden. Audio- und Video- Dateien werden seitens der Vergabestelle nicht zugelassen, außer diese werden explizit gefordert. Eine Einreichung der Angebote über den Kommunikationsbereich des Vergabemarktplatz Brandenburg oder per E-Mail ist nicht gestattet. Zur Wahrung der Vertraulichkeit und des Geheimwettbewerbs werden solche Angebote von der Wertung ausgeschlossen.

Bewerber bzw. Bieter sollten rechtzeitig vor Fristablauf die Abgabe des Teilnahmeantrages bzw. des Angebotes über das Bietertool durchführen und sich bei Problemen mit dem Cosinex-Support in Verbindung setzen. Wichtig ist nicht der Zeitpunkt an dem die Übermittlung des Teilnahmeantrages/Angebotes begonnen wurde, sondern wann der „Upload“ auf dem Server abgeschlossen wurde. Um den rechtzeitigen Eingang von elektronischen Teilnahmeanträgen und Angeboten sicher zu stellen, sollte die Kapazität des Internetanschlusses sowie die Größe des Angebotes berücksichtigt werden. Die Bearbeitung der Angebotsdokumente und Zusammenstellung des Angebotes erfolgt auf dem lokalen Rechner der Bieter. Im Bietertool werden die Dokumente nur zur Bearbeitung geöffnet, bzw. es können weitere hinzugefügt werden. Das Bietertool ruft dafür die Standardfunktionalitäten des lokal installierten Betriebssystems, bzw. die auf dem Rechner des Bieters installierten Anwendung auf. Erst wenn der Bieter im Abgabeassistenten auf "Abgabe starten" klickt, werden alle Angebotsdokumente auf dem lokalen Rechner des Bieters in einem Angebotscontainer zusammengeführt, verschlüsselt und der gesamte Container auf den Angebotsserver übertragen. Bitte beachten Sie speziell für die Zusammenstellung und Abgabe Ihres Teilnahmeantrages bzw. Angebotes mit dem Bietertool die Informationen im frei zugänglichen Service & Support-Center für Unternehmen.

8.5 Mehrstufiges Verfahren Es ist zu beachten, dass bei mehrstufigen Vergabeverfahren je Stufe systembedingt ein eigener Projektraum generiert wird (z.B. Teilnahmewettbewerb - TNW, Angebotsphase - AUS, Verhandlungsrunde 1 – VR). Die vorgesehenen Bieter erhalten eine separate Einladung zum Projektraum und müssen sich für diesen erneut freischalten lassen. Die Funktion zur Angebotsabgabe ist nur im aktuellen Projektraum möglich.

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