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Autobahndirektion Südbayern

Datenmanager

Anforderungen an digitale Ordner im PDF-Format

Neben anderen Dateiformaten werden die Endprodukte freiberuflich Tätiger häufig

im PDF-Format abgegeben.

Damit die PDF-Dateien möglichst effektiv in der täglichen Arbeit im Amt und dar-

über hinaus eingesetzt werden können, sollten folgende Punkte beachtet werden:

Datei/ Eigenschaften/ Dokumenteigenschaften

Es dürfen keine Dokumenteinschränkungen, die die Weiterverarbeitung der Datei

einschränken, vorgenommen werden.

Ausrichtung der Dokumente (Drehung)

Es ist darauf zu achten, dass die Dokumente bereits korrekt in Lese- bzw. Be-

trachtungsrichtung ausgerichtet sind.

Gesamt-PDF-Datei (digitaler Ordner)

Besteht das Endprodukt aus mehreren Einzeldokumenten (z.B. eine geologisches

Gutachten mit Erläuterungsbericht, Anlagen und Planunterlagen, etc.) soll zusätz-

lich zu den Einzeldateien eine zusammengeladene PDF-Datei (digitaler Ordner)

geliefert werden.

Die Einzeldokumente müssen über Lesezeichen ansteuerbar sein. Die Bezeich-

nung der Lesezeichen ist jeweils aus dem Dokumententitel bzw. - bei Vorhanden-

sein - aus dem Inhaltsverzeichnis abzuleiten.

Die Gesamt-PDF-Datei ist grundsätzlich so einzustellen, dass beim Öffnen der

Datei die Lesezeichen automatisch sichtbar sind.

Strukturierte Berichte

Bei der Erzeugung von Berichten ist bereits in der Ausgangssoftware (häufig MS-

WORD) darauf zu achten, dass diese in „qualifizierter“ Form erstellt werden. D.h.,

dass Inhalts- und andere Verzeichnisse sowie Querverweise interaktiv nutzbar

sind. Bei der Überführung in die PDF-Datei ist diese „qualifizierte“ Form zu über-

führen. Kann dies aus technischen Gründen mit der Ausgangssoftware nicht ge-

leistet werden, ist die „qualifizierte“ Form anschließend manuell in der PDF-Datei

herzustellen.