01_Verhaltenskodex-für-Geschäftspartner.pdf

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1 Ziel und Zweck

Der Hamburg Verkehrsanlagen GmbH („HHVA“) als kommunalem Unternehmen kommt eine be- sondere Verantwortung zu, auf die Einhaltung bestimmter Grundprinzipen und Sorgfaltspflichten entlang der eigenen Lieferkette zu achten und hinzuwirken. Dies umfasst unter anderem hohe Stan- dards zum Schutz von Menschenrechten, in Bezug auf Arbeitsbedingungen, Umweltschutz und Compliance.

HHVA erwartet daher von ihren Lieferanten und Geschäftspartnern, dass sie sich auf die in diesem Verhaltenskodex für Geschäftspartner festgelegten Grundprinzipien verpflichten. Alternativ können sich unsere Geschäftspartner auch im Rahmen eigener, gleichwertiger Verhaltensvorgaben auf ver- bindlich festgelegte Standards verpflichten. Sofern unsere Lieferanten und Geschäftspartner im Rahmen ihrer Beziehungen mit HHVA Dritte beauftragen, erwartet HHVA, dass diese sich ebenfalls zu diesem Verhaltenskodex bzw. diesen Grundprinzipien bekennen.

2 Geltungsbereich

Dieser Verhaltenskodex gilt für die nachfolgend genannten Zielgruppen.

2.1 Zielgruppe für dieses Dokument Zielgruppe dieses Verhaltenskodex sind alle Vertragspartner, die HHVA mit Waren, Materialien und/oder Dienstleistungen versorgen, inklusive aller Kooperationspartner, Berater und Vermittler (im Folgenden für alle auch kurz: „Geschäftspartner“).

2.2 Verbindlichkeit des Verhaltenskodex für Geschäftspartner und deren Lieferkette Unsere Geschäftspartner haben angemessene Maßnahmen zu ergreifen, um die in diesem Verhal- tenskodex festgelegten Grundprinzipien selbst einzuhalten und werden diese auch bei der Auswahl der eigenen Lieferanten und im Umgang mit diesen beachten. Sie werden sich dafür einsetzen, diese Standards auch bei den eigenen Lieferanten zu etablieren.

3 Qualitätssicherung und Abweichungen

3.1 Kontrollpunkte für die Qualitätssicherung HHVA ist bewusst, dass Geschäftspartner jeweils unterschiedlichen gesetzlichen Vorgaben unterlie- gen und diese auf unterschiedliche Weise in angemessener Form umsetzen können. HHVA behält sich im Rahmen der ihr obliegenden gesetzlichen Pflichten das Recht vor, durch entsprechende Maßnahmen zu überprüfen, inwiefern die Vorgaben dieses Verhaltenskodex eingehalten werden und Korrekturmaßnahmen zu verlangen. Die Überprüfung kann sowohl im Wege der Selbstaus- kunft, Auskunft durch Dritte, Vorlage von Zertifikaten, Dokumentationsprüfung sowie durch die Durchführung von Audits vor Ort stattfinden.

3.2 Risiken bei Abweichungen Werden die in diesem Verhaltenskodex niedergelegten Grundprinzipien durch einen Geschäfts- partner von HHVA nicht eingehalten, kann dies gravierende Folgen für das betreffende

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Unternehmen, aber auch für HHVA haben. Diese können von behördlichen Eingriffen in die Ge- schäftstätigkeit über die Verhängung von Zwangs- oder Bußgeldern, die Kündigung von (Liefer-) Verträgen, den Ausschluss von der Vergabe öffentlicher Aufträge, bis hin zur Geltendmachung von Schadensersatzforderungen reichen.

HHVA behält sich zudem das Recht vor, Verbesserungsmaßnahmen zu verlangen, angezeigte Maß- nahmen zu überprüfen, Verträge mit Geschäftspartnern zu kündigen oder auszusetzen, die nicht nachweisen können, dass sie sich an die Grundprinzipien dieses Verhaltenskodex halten.

4 Inhalt und Verantwortung

Unsere Geschäftspartner einschließlich ihrer Organe, Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter, Repräsen- tantinnen und Repräsentanten, Nachunternehmer und Vertriebspartner halten alle für sie gelten- den Rechtsvorschriften der jeweils auf sie anwendbaren Rechtsordnungen ein und vermeiden alle Handlungen, die dazu führen könnten, dass sie oder infolge deren HHVA oder ein mit HHVA verbun- denes Unternehmen gegen geltendes Recht verstößt.

HHVA erwartet von ihren Geschäftspartnern, dass sie die jeweils anwendbaren Regeln eines fairen Wettbewerbs einhalten. Ebenso erwarten wir, dass sie angemessene interne Methoden und Stan- dards zur Einhaltung aller relevanten Gesetze und Vorgaben etablieren und umsetzen.

4.1 Soziale Verantwortung Geschäftspartner der HHVA verpflichten sich, die internationalen Menschenrechte als fundamen- tale und grundlegende Vorgaben zu achten und einzuhalten und dabei im Rahmen der für sie je- weils geltenden gesetzlichen Vorgaben, die nachfolgend aufgeführten Standards einzuhalten.

Die Geschäftspartner von HHVA stellen ihren Mitarbeitern einen Arbeitsplatz zur Verfügung, der frei von unmenschlicher Behandlung (insbesondere körperliche Bestrafung, sexueller Missbrauch, sexueller Belästigung, psychischem oder physischem Zwang oder verbaler Beleidigung) und frei von der Androhung einer solchen Behandlung ist.

4.1.1 Verbot von Zwangsarbeit und Kinderarbeit Unsere Geschäftspartner ergreifen geeignete und angemessene Maßnahmen, um Zwangs- oder Pflichtarbeit, Sklaverei, Knechtschaft oder gar Menschenhandel, Kinderarbeit, illegale Arbeit oder sonstige unfreiwillige Arbeit gemäß den Konventionen der Internationalen Arbeitsorganisation (ILO) zu verhindern. Sie tragen weder zu derartigen Arbeitspraktiken bei noch ziehen sie Nutzen daraus.

Sie stellen sicher, dass das Mindestalter bei Einstellungen dem jeweils anwendbaren Recht und den Standards der ILO entspricht und verbotene Kinderarbeit unterbleibt.

4.1.2 Chancengleichheit und Respekt für Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter Die Geschäftspartner von HHVA behandeln ihre eigenen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter selbst- verständlich mit Wertschätzung und Respekt. Sie diskriminieren niemanden aufgrund von ethni- scher oder nationaler Herkunft oder Zugehörigkeit, Hautfarbe, politischer Zugehörigkeit, sozialer Herkunft, Gesundheitsstatus, etwaiger Behinderung, sexueller Identität und Orientierung, religiöser

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Überzeugung, des Geschlechts, des Alters oder sonstiger gesetzlich geschützter Merkmale, sofern dies nicht in den Erfordernissen der Beschäftigung begründet ist.

Sie setzen sich dabei für Chancengleichheit aller ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter ein. Hierzu gehört auch, dass für gleichwertige Arbeit ein gleichwertiges Entgelt gezahlt wird.

Unsere Lieferanten und Geschäftspartner dulden zudem keine unangemessene Behandlung von Ar- beitskräften. Insbesondere dulden sie nicht die Anwendung psychischer Härte, sexuelle Belästigung oder Diskriminierung.

4.1.3 Transparenz von Arbeitszeit und Arbeitslohn Unsere Geschäftspartner stellen sicher, dass die in ihrem Unternehmen geleisteten Arbeitszeiten und Überstunden innerhalb des Rahmens der jeweils anwendbaren Gesetze und Vorgaben und der jeweils geltenden Tarifverträge liegen. Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter erhalten bei der Einstel- lung einen dem jeweils anwendbaren Recht entsprechenden, hinreichend dokumentierten Vertrag in dem ihre Rechte und Pflichten sowie Arbeitszeit und Arbeitslohn wahrheitsgemäß und transpa- rent dargelegt sind.

Für geleistete Arbeit wird ein angemessener Arbeitslohn gezahlt. Der angemessene Lohn bemisst sich dabei nach den Regelungen des Beschäftigungsortes und beträgt mindestens die Höhe des nach dem anwendbaren Recht festgelegten Mindestlohns. Abzüge vom Lohn aus disziplinarischen Gründen sind zu verbieten.

4.1.4 Vereinigungsfreiheit und Recht auf Koalitionsfreiheit Unsere Geschäftspartner unterstützen das Recht ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter auf Verei- nigungs- und Koalitionsfreiheit, nach dem Arbeitnehmer sich frei zusammenschließen oder einer Gewerkschaft beitreten können. Sie nutzen weder die Gründung noch den Beitritt oder die Mit- gliedschaft in einer Gewerkschaft als Grund für ungerechtfertigte Diskriminierungen oder gar Ver- geltungsmaßnahmen. Sie stellen sicher, dass sich Gewerkschaften innerhalb ihres Geschäftsbetrie- bes frei und in Übereinstimmung mit dem anwendbaren Recht betätigen dürfen; dies umfasst das Streikrecht und das Recht auf Kollektivhandlungen und Tarifverhandlungen.

Dazu gehört auch das Recht der Mitarbeiter, Beschwerden einzureichen, mutmaßliche Rechtsver- stöße zu melden, sich einem Betriebsrat anzuschließen, ohne Diskriminierung, Vertragskündigung, Repressalien, Einschüchterung oder Belästigung befürchten zu müssen.

Sofern die lokale Rechtsordnung die vorbenannten Rechte beschränken, sollten die Geschäfts- partner alternative und rechtmäßige Mittel der Arbeitnehmervertretung nutzen, wie etwa Ver- sammlungen, spezielle Ausschüsse und Dialoge.

4.1.5 Achtung lokaler Gemeinschaften und indigener Völker Unsere Geschäftspartner vermeiden alle negativen physischen, sozialen sowie ökologischen Auswir- kungen und Risiken ihrer Geschäftstätigkeit für lokale Gemeinschaften und indigene Völker. Sie er- kennen die besonderen Umstände der indigenen Völker an und berücksichtigen die Sorgen und Er- wartungen der Gemeinschaften, in denen sie arbeiten und leben.

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4.1.6 Einsatz von Sicherheitspersonal Geschäftspartner von HHVA setzen zum Schutz ihrer unternehmerischen Projekte nur Sicherheits- personal ein, dass die hier festgelegten Grundprinzipien, insbesondere in Bezug auf die Menschen- rechte achtet und entsprechend geschult und angewiesen ist, bei Risiken und Gefahren angemes- sen zu reagieren.

4.1.7 Arbeitssicherheit und Gesundheitsschutz Unsere Geschäftspartner halten sich an die jeweils anwendbaren gesetzlichen Vorgaben für Sicher- heit und Gesundheitsschutz an der Arbeitsstätte, am Arbeitsplatz und bei dem Einsatz von Arbeits- mitteln. Durch das Angebot entsprechender Ausbildung und Unterweisung oder sonstiger Schulun- gen sollten sie dafür Sorge tragen, dass alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter zu den Themen Ar- beitssicherheit und Gesundheitsschutz angemessen geschult sind. Sie sollten zudem ein angemes- senes Gesundheits- und Arbeitssicherheitsmanagementsystem etablieren.

4.1.8 Verantwortungsvolle Beschaffung von Mineralien Unsere Geschäftspartner stellen im Rahmen ihrer Geschäftstätigkeit durch angemessene Maßnah- men sicher, dass in ihren Produkten die Verwendung von Rohstoffen vermieden wird, die aus Kon- flikt- und Risikogebieten stammen und die zu Menschenrechtsverletzungen, Korruption, der Finan- zierung von bewaffneten Gruppen oder ähnlichen Auswirkungen beitragen. Auf Anfrage von HHVA können Informationen offengelegt werden, die die Quelle und den Ursprung der gelieferten Roh- materialien aufzeigen.

4.1.9 Schulungen und/oder Unterweisungen Unsere Geschäftspartner sollten durch angemessene Fortbildungen, Unterweisungen oder andere Schulungsmaßnahmen der eigenen Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sicherstellen, dass diese in Bezug auf die in diesem Verhaltenskodex niedergelegten Grundprinzipien sensibilisiert sind. Sie können die Umsetzung der hier genannten Standards gegenüber HHVA auch durch die Vorlage ent- sprechender Zertifizierungen zeigen. Geschäftspartner sollten zudem sicherstellen und durch geeig- nete Maßnahmen überwachen, dass die Grundsätze dieses Verhaltenskodex auch in der eigenen Lieferkette eingehalten werden.

4.2 Ökologische Verantwortung – Schutz der Umwelt und schonender Umgang mit Ressourcen Unsere Geschäftspartner setzen sich im Rahmen ihrer Möglichkeiten zur Verbesserung der Effizi- enz, Schonung der natürlichen Ressourcen (z. B. Wasser, Energiequellen, Rohstoffe), Reduzierung der Verwendung gefährlicher Stoffe und zum Recycling ein.

HHVA erwartet von ihren Geschäftspartnern zudem, dass diese im Rahmen ihrer Geschäftstätigkeit alle für sie geltenden Gesetze und Regelungen zum Schutz der Umwelt beachten und einhalten. Sie stellen einen verantwortungsvollen Umgang mit Gefahrstoffen sicher. Wenn Gefahrstoffe aufgrund ihrer Tätigkeit in die Umwelt gelangen, gilt dies insbesondere für deren sichere Beschaffung, Kenn- zeichnung, Handhabung, Bewegung, Sammlung, Lagerung, Wiederverwendung und Entsorgung.

Im Zuge ihrer Geschäftsaktivitäten bemühen sich unsere Geschäftspartner, Abfälle und Emissionen in die Luft, in das Wasser oder in den Boden zu vermeiden. Geschäftspartner, deren

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unternehmerische Aktivitäten sich auf die Umwelt auswirken, sollen einen angemessenen Umgang mit Umweltschutzthemen gewährleisten, was die sichere Handhabung, Verbringung, Lagerung, Ent- sorgung, Wiederverwertung, Wiederverwendung oder Bewirtschaftung von Abfällen, Luftemissio- nen und Abwassereinleitungen umfasst. Für Unfälle, die ein Umweltrisiko darstellen, sollten Ge- schäftspartnern Notfallverfahren und -personal zur Verfügung stehen.

4.3 Ethisches Geschäftsverhalten

4.3.1 Korruptionsprävention Unsere Geschäftspartner tolerieren keine Form der Korruption und beteiligen sich weder direkt noch indirekt an solchen Praktiken. Sie sollten durch angemessene Maßnahmen sicherstellen, dass ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter oder die ihrer eigenen Geschäftspartner keine unzulässigen Vorteile oder andere Zuwendungen annehmen oder anbieten, um sich in unlauterer oder unzulässi- ger Weise einen Nutzen zu verschaffen.

Geschäftspartner bieten auch Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern der HHVA weder direkt noch indi- rekt unzulässige Vorteile in Form von Einladungen, Geschenken, Bewirtungen an oder fordern diese. Sie sollten durch entsprechende Schulungen ihrer Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter dafür Sorge tragen, dass diese in angemessenerer Weise zum Thema Korruptionsprävention und Umgang mit Zuwendungen sensibilisiert sind.

4.3.2 Vermeiden von Interessenkonflikten Geschäftspartner von HHVA sollten ihre Entscheidungen auf der Grundlage sachlicher Kriterien tref- fen und sich dabei nicht von persönlichen Interessen oder Beziehungen beeinflussen lassen. Sollte dennoch ein tatsächlicher oder potenzieller Interessenkonflikt eintreten, werden alle betroffenen Parteien so schnell wie möglich informiert.

4.3.3 Einhaltung des Wettbewerbsrechts Unsere Geschäftspartner kennen und beachten die jeweils für ihre Geschäftstätigkeit geltenden Wettbewerbs- und Kartellgesetze und beachten diese. Sie treffen insbesondere keine wettbewerbs- widrigen Absprachen, insbesondere keine Preis-, Angebots- oder Marktabsprachen mit Wettbewer- bern, Lieferanten, Kunden oder sonstigen Dritten.

Sie tragen dafür Sorge, dass weder ein Austausch wettbewerbsrechtlich sensibler Informationen noch sonstiges Verhalten stattfindet, das den Wettbewerb in unzulässiger Weise beschränkt oder beschränken kann.

4.3.4 Einhaltung von Exportkontroll- und Zollvorgaben sowie Kapitalmarktvorschriften Unsere Geschäftspartner beachten alle jeweils relevanten Gesetze für den Import und Export und für die Verzollung von Waren, Dienstleistungen und Informationen sowie alle jeweils geltenden Sanktionen, Embargos (beispielsweise: Sanktionen der Vereinten Nationen (UN), der Sanktionsvor- schriften des Office of Foreign Assets Control des US-Finanzministeriums, der US Export

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Administration Regulations, des UK Export Control Act von 2002 und der Europäischen Union (EU)) sowie andere gesetzlich festgelegte Außenhandelsbeschränkungen.

Gleiches gilt für alle jeweils anwendbaren nationalen und internationalen Kapitalmarktvorschriften.

4.3.5 Geldwäscheprävention Geschäftspartner von HHVA unterhalten nur Geschäftsbeziehungen mit solchen Geschäftspartnern, von deren Integrität sie überzeugt sind und sollten angemessene Maßnahmen zur Geschäfts- partnerprüfung im Rahmen der für sie geltenden Vorgaben unterhalten. Darüber hinaus halten sie die jeweils für sie geltenden gesetzlichen Vorgaben zur Geldwäscheprävention ein.

4.3.6 Sicherer Umgang mit Geschäftsinformationen und Datenschutz Geschäftsgeheimnisse und die Vertraulichkeit von Informationen werden von unseren Geschäfts- partnern geschützt. Sie geben Informationen von HHVA nicht ohne vorherige ausdrückliche Zustim- mung und Abschluss einer entsprechenden schriftlichen Vertraulichkeitsvereinbarung mit HHVA an verbundene Unternehmen oder Dritte weiter.

Werden Daten der HHVA oder von Geschäftspartnern in der Lieferkette deren Mitarbeitern oder Kunden anvertraut, dürfen diese Daten nur zu den vereinbarten Zwecken und unter Einhaltung aller geltenden Gesetze verwendet und nur von befugten Personen verwendet werden.

Sämtliche schutzwürdige Daten und Geschäftsgeheimnisse werden technisch vor dem unbefugten Zugriff Dritter geschützt. Unsere Geschäftspartner stellen dabei zudem sicher, dass sie personenbe- zogene Daten von eigenen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern und Geschäftspartnern sowie ande- ren Betroffenen vertraulich und verantwortungsbewusst verarbeiten und stellen sicher, dass solche Daten effektiv geschützt und nur für legitime Zwecke verwendet werden.

4.3.7 Umgang mit Unternehmensvermögen Unsere Geschäftspartner schützen das Eigentum und Unternehmensvermögen der HHVA und ge- hen verantwortungsvoll damit um. Sie setzen es nicht für unlautere, unzulässige oder betriebs- fremde Zwecke ein und tragen dafür Sorge, dass weder ihre eigenen Mitarbeiterinnen und Mitar- beiter noch die der von ihnen eingesetzten Subunternehmer oder andere von ihnen beauftragte Dritte das Eigentum von HHVA beschädigen oder missbräuchlich verwenden.

5 Risikomanagement und Abhilfemaßnahmen

5.1 Risikoanalyse und Risikomanagement Unsere Geschäftspartner sollten jeweils im Hinblick auf die eigene Geschäftstätigkeit angemessene Risikoanalysen vornehmen, um die im eigenen Geschäftsbereich bestehenden Risiken in Bezug auf die hier festgelegten Grundprinzipien zu ermitteln und diesen durch ein ebenso angemessenes Risi- komanagement zu begegnen.

Stellt ein Lieferant oder Geschäftspartner von HHVA fest, dass gegen diesen Verhaltenskodex oder in ihm niedergelegte Grundprinzipien im eigenen Geschäftsbereich oder bei einem eigenen

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Geschäftspartner bereits verstoßen worden ist oder dies bevorsteht, ergreift er unmittelbar Maß- nahmen zur Verhinderung, Minimierung oder Beendigung dieses Verstoßes. In einem solchen Fall informiert der Lieferant oder Geschäftspartner HHVA unverzüglich, auch um eventuell gemeinsam entsprechende Abhilfemaßnahmen zu erarbeiten.

5.2 Einrichtung eines Beschwerdeverfahrens HHVA empfiehlt ihren Geschäftspartnern, ein Beschwerdeverfahren einzurichten, das es eigenen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern, aber auch Dritten ermöglicht, Bedenken und potenzielle Verlet- zungen der in diesem Verhaltenskodex festgelegten Standards auch anonym zu melden. Die Identi- tät der meldenden Person wird dabei geschützt um mögliche Repressalien zu vermeiden. Wo die Einrichtung eines solchen Verfahrens nicht möglich sein sollte, empfehlen wir, dass sie etwaigen Bedenken offen zuhören, entsprechend handeln und die meldende Person schützen.

Darüber hinaus regt HHVA an, dass Geschäftspartner ihre Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter oder andere von der Zusammenarbeit mit HHVA betroffene Dritte über die Möglichkeit informieren, sich über unsere externe anonyme Meldestelle an HHVA zu wenden, sofern bei diesen Bedenken in Be- zug auf die Einhaltung der hier festgelegten Standards oder den Verhaltenskodex von HHVA beste- hen oder Bedenken bestehen, dass HHVA die Vorgaben des eigenen Verhaltenskodex einhält.

Die Beschwerdestelle bzw. den Kontakt zur Einreichung von Beschwerden finden sie über unsere Internetseite unter „Compliance“.

6 Sicherheitsstufe

Öffentlich (C1)

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