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ECKPUNKTE
DER RAHMENVEREINBARUNG
ÜBER DIE
AUSSTATTUNG DER SITZUNGSSÄLE
DES LANDES HESSEN
zwischen
dem Land Hessen, vertreten durch die IT-Stelle der hessischen Justiz, Friedrich-Ebert-Straße 28, 61118 Bad Vilbel,
– nachfolgend “Auftraggeberin“ genannt –
und
[...] [...] [...]
– nachfolgend „Auftragnehmer“ genannt –
(Auftraggeberin und Auftragnehmer zusammen „Parteien“, einzeln „Partei“)
Stand: 01.10.2026
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Inhaltsverzeichnis
Präambel ..................................................................................................................................................3 § 1 Vertragsgegenstand............................................................................................................................5 § 2 Vertragsgrundlagen ............................................................................................................................5 § 3 Projektteam ........................................................................................................................................5 § 4 Initiale Planungsphase ........................................................................................................................6 § 5 Einzelauftragsvergabe: Standortbegehungen ....................................................................................6 § 6 Einzelauftragsvergabe: Medientechnische Ausstattung ....................................................................7 § 7 Einzelauftragsvergabe: Weitere Leistungen .......................................................................................8 § 8 Nutzungsrechte, Freistellung ..............................................................................................................9 § 9 KI-Komponenten .................................................................................................................................9 § 10 Leistungsänderungsrecht .............................................................................................................. 10 § 11 Servicezeit ...................................................................................................................................... 11 § 12 Mitwirkungspflichten der Auftraggeberin ..................................................................................... 11 § 13 Vergütung, Zahlungsbedingungen................................................................................................. 12 § 14 Abnahme ....................................................................................................................................... 14 § 15 Eigentum ........................................................................................................................................ 14 § 16 Gewährleistung, Haftung ............................................................................................................... 15 § 17 Vertragsstrafen .............................................................................................................................. 15 § 18 Nachunternehmer ......................................................................................................................... 16 § 19 Versicherungen .............................................................................................................................. 17 § 20 Zurückbehaltungs- und Leistungsverweigerungsrechte ............................................................... 17 § 21 Datenschutz und Informationssicherheit ...................................................................................... 17 § 22 Verschwiegenheit .......................................................................................................................... 18 § 23 Vertragslaufzeit und Kündigung .................................................................................................... 18 § 24 Unterstützungsleistungen bei Vertragsbeendigung ...................................................................... 19 § 25 Schlussbestimmungen ................................................................................................................... 21
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Präambel
Gegenstand der Rahmenvereinbarung ist die medientechnische Ausstattung der Gerichtssäle aller Ge- richtsbarkeiten des Landes Hessen mit einheitlich bedienbarer Medien- und Videoverhandlungstech- nik sowie dazugehörige Serviceleistungen.
Auftraggeberin ist das Land Hessen, vertreten durch die IT-Stelle der hessischen Justiz.
Die hessische Justiz umfasst die ordentliche Gerichtsbarkeit, die Arbeits-, Finanz-, Sozial- und Verwal- tungsgerichtsbarkeit mit insgesamt über 70 Gerichtsstandorten und mehr als 500 Sitzungssälen.
Die hessische Justiz vollzieht einen umfassenden digitalen Wandel im Rahmen des eJustice-Programms Hessen. Videoverhandlungen haben sich als etabliertes Instrument der Verhandlungsführung entwi- ckelt und werden in der hessischen Justiz fortlaufend ausgebaut.
Die Sitzungssäle werden den Gerichten als Verhandlungsräume zur Dienstausübung zur Verfügung ge- stellt. Dementsprechend treten die jeweiligen Gerichte des Landes Hessen als Nutzer der betreffenden Räumlichkeiten auf.
Die Auftraggeberin stattet die Sitzungssäle in zwei Stufen aus – der „Bedienkomfort-Ausstattung“ und der „Zielbild-Ausstattung“. Die Auftraggeberin stellt die im Rahmen einer gesonderten Maßnahme be- schafften Medienwagen bei. Die Zielbild-Ausstattung kann auf dem Medienwagen oder auf der Bedi- enkomfort-Ausstattung aufbauen.
Die Rahmenvereinbarung sieht kein bestimmtes Auftragsvolumen oder eine Mindestauftragssumme vor. Diese Rahmenvereinbarung gilt für alle zu erteilenden Einzelaufträge und bildet das Grundgerüst, aus dem die Auftraggeberin dem Auftragnehmer Einzelaufträge erteilt.
Die Auftraggeberin hat ein europaweites Verhandlungsverfahren mit Teilnahmewettbewerb durchge- führt, um den Auftragnehmer als Partner der Rahmenvereinbarung zu ermitteln. Der Auftragnehmer ist der obsiegende Bieter dieses Vergabeverfahrens.
Dies vorausgeschickt, vereinbaren die Parteien das Folgende:
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Hinweis an die Bewerber/Bieter:
Die folgenden Eckpunkte haben keinen Anspruch auf Vollständigkeit und stellen nicht abschließend den Vertragsinhalt dar. Einzelne Punkte sind bewusst offengelassen und mit „[●]“ gekennzeichnet. Die Auftraggeberin behält sich vor, den Vertrag im Laufe des Verfahrens zu präzisieren und anzupassen.
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§ 1 Vertragsgegenstand
Die Rahmenvereinbarung regelt die Bedingungen, nach denen die Auftraggeberin den Auftrag- nehmer mit der medientechnischen Ausstattung der Gerichtssäle aller Gerichtsbarkeiten des Landes Hessen sowie den dazugehörigen Serviceleistungen beauftragen darf.
Art und Umfang der in den Einzelaufträgen zu erbringenden Leistungen ergeben sich aus die- sem Vertrag, dem jeweiligen Einzelabruf, der Leistungsbeschreibung (Anlage 1) und dem An- gebot des Auftragnehmers (Anlage 3).
§ 2 Vertragsgrundlagen
Grundlagen des Vertrages sind, soweit nicht ausdrücklich davon abgewichen wird, für den je- weiligen Einzelauftrag das Einzelauftragsschreiben, die Bestimmungen der Rahmenvereinba- rung, die Leistungsbeschreibung (Anlage 1), der Auftragsverarbeitungsvertrag (Anlage 2) und das Angebot des Auftragnehmers einschließlich des dazugehörigen vollständig ausgefüllten Preisblattes sowie der zum Zeitpunkt der Angebotsabgabe allgemein gültigen Herstellerpreis- liste (Anlage 3).
§ 3 Projektteam
Die Auftraggeberin benennt als Projektleiter und Ansprechpartner [●]. Der Projektleiter der Auftraggeberin ist der erste Eskalationspunkt und Ansprechpartner für den Projektleiter des Auftragnehmers.
Der Auftragnehmer benennt als Projektleiter und Ansprechpartner [●]. Der benannte Projekt- leiter ist für die Auftraggeberin unabhängig von getätigten Einzelabrufen Ansprechpartner.
Weitere vom Auftragnehmer zu benennende Schlüsselpersonen sowie die Berichts- und Aus- tauschpflichten ergeben sich aus der Leistungsbeschreibung (Anlage 1).
Der Auftragnehmer darf den Projektleiter und die weiteren Schlüsselpersonen nur mit Einwil- ligung der Auftraggeberin in Textform gegen andere Personen austauschen. Die
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Auftraggeberin wird ihre Einwilligung erteilen, soweit der Auftragnehmer nachweist, dass die andere Person über eine mindestens gleichwertige Eignung, Erfahrung und Qualifikation ver- fügt, und keine erheblichen Gründe gegen den Einsatz der anderen Person sprechen.
§ 4 Initiale Planungsphase
Der Auftragnehmer muss nach Zuschlag binnen [●] Kalendertagen die Konzepte und Dokumentation gemäß Ziffer [●] der Leistungsbeschreibung (Anlage 1) abnahmereif erstellen.
Hinweis an die Bewerber/Bieter:
Die Dauer der initialen Planungsphase ist ausdrücklich Gegenstand der Verhandlungen.
§ 5 Einzelauftragsvergabe: Standortbegehungen
Die Auftraggeberin ist berechtigt, den Auftragnehmer durch einseitige Erklärung mit Einzelauf- trägen zur Standortbegehung von Sitzungssälen zu beauftragen. Die Beauftragung erfolgt durch ein Auftragsschreiben, das die Auftraggeberin an den Auftragnehmer in Textform über- mittelt.
Die Auftraggeberin teilt dem Auftragnehmer mit,
o welchen Sitzungssaal an welchem Gerichtsstandort der Auftragnehmer begehen muss, o an welchem Tag der Auftragnehmer die Standortbegehung durchführen muss; o welcher Zeitraum dem Auftragnehmer für die Standortbegehung zur Verfügung steht, und o wer hierfür der zentrale Ansprechpartner auf Seiten der Auftraggeberin ist.
Die Auftraggeberin gibt mindestens zwei Termine an, die dem Auftragnehmer wahlweise für die Standortbegehung zur Verfügung stehen. Die Termine liegen mindestens 14 Kalendertage in der Zukunft. Auf dieser Grundlage teilt der Auftragnehmer der Auftraggeberin innerhalb von fünf Kalendertagen mit, welchen Termin er zur Standortbegehung wahrnimmt. Nach der Mit- teilung des Termins ist der Auftragnehmer verpflichtet, die Standortbegehung an dem
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ausgewählten Termin durchzuführen. Teilt der Auftragnehmer der Auftraggeberin innerhalb von fünf Kalendertagen keinen Termin zur Standortbegehung mit, gilt der spätere von der Auf- traggeberin vorgeschlagene Termin als vereinbart.
Der Auftragnehmer muss im Rahmen der Standortbegehung prüfen, ob für die medientechni- sche Ausstattung des Sitzungssaals Wandertüchtigungsarbeiten gemäß der Leistungsbeschrei- bung (Anlage 1) erforderlich sind.
Der Auftragnehmer teilt der Auftraggeberin innerhalb von zehn Kalendertagen, gerechnet ab dem Tag nach der Standortbegehung, in Textform mit, ob Wandertüchtigungsarbeiten erfor- derlich sind. Falls der Auftragnehmer Wandertüchtigungsarbeiten für erforderlich hält, legt er der Auftraggeberin mit der Mitteilung ein verbindliches Angebot unter Angabe eines Pauschal- festpreises zur Durchführung der Wandertüchtigungsarbeiten vor, einschließlich des erforder- lichen Zeitraums. Der Auftragnehmer ist an das Angebot für zwei Monate, gerechnet ab dem Tag nach Zugang des Angebots, gebunden.
Der Auftraggeberin steht es frei, den Auftragnehmer mit den Wandertüchtigungsarbeiten im Rahmen der Einzelauftragsvergabe nach § 6 zu beauftragen. Die Auftraggeberin behält sich vor, die Wandertüchtigungsarbeiten anderweitig zu vergeben.
Hinweis an die Bewerber/Bieter:
Das in § 5 aufgezeigte Vorgehen ist Gegenstand der Verhandlungen. Die Auftraggeberin wird die aus- gewählten Bieter in der Angebotsphase ausdrücklich bitten, zu dem Vorgehen Optimierungsvorschläge einzureichen.
§ 6 Einzelauftragsvergabe: Medientechnische Ausstattung
Die Auftraggeberin ist berechtigt, den Auftragnehmer nach Abschluss der initialen Planungs- phase durch einseitige Erklärung mit Einzelaufträgen zur medientechnischen Ausstattung ei- nes Sitzungssaals zu beauftragen. Die Beauftragung erfolgt durch ein Auftragsschreiben, das die Auftraggeberin an den Auftragnehmer in Textform übermittelt.
Die Auftraggeberin teilt dem Auftragnehmer im Auftragsschreiben mit,
o welche Komponenten der „Bedienkomfort-Ausstattung“ oder „Zielbild-Ausstattung“ gemäß der Leistungsbeschreibung (Anlage 1) sie abruft, o welchen Sitzungssaal an welchem Gerichtsstandort der Auftragnehmer medientech- nisch ausstatten muss,
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o ob der Auftragnehmer Wandertüchtigungsarbeiten nach Maßgabe des Angebots ge- mäß § 5 erbringen muss, o an welchem Tag der Auftragnehmer mit der medientechnischen Ausstattung des je- weiligen Sitzungssaals beginnen darf („Vorlauffrist“); o in welchem Zeitraum der Auftragnehmer nach Ablauf der Vorlauffrist die medientech- nische Ausstattung abnahmereif installieren und die Betriebsbereitschaft herbeifüh- ren muss („Ausführungszeitraum“), und o wer hierfür der zentrale Ansprechpartner auf Seiten der Auftraggeberin ist.
Die Vorlauffrist beträgt mindestens [●]Wochen, gerechnet ab dem Tag nach Zugang des Ein- zelauftrags.
Der Ausführungszeitraum für die Bedienkomfort-Ausstattung beträgt mindestens [●] Wochen und für die Zielbildausstattung mindestens [●] Wochen, gerechnet jeweils ab dem Tag nach Ablauf der Vorlauffrist. Falls die Auftraggeberin den Auftragnehmer mit den für die Installation der medientechnischen Ausstattung erforderlichen Wandertüchtigungsarbeiten beauftragt, verlängert sich der Mindestausführungszeitraum um den im Angebot des Auftragnehmers nach § 5 genannten Zeitraum.
Hinweis an die Bewerber/Bieter:
Die Mindestdauer der Vorlauffrist und der Ausführungszeiträume ist ausdrücklich Gegenstand der Verhandlungen.
Der Auftragnehmer darf zu keinem Zeitpunkt Hardware-Komponenten mittels Versanddienst- leister oder sonstigem Dritten an den Gerichtsstandort des auszustattenden Sitzungssaals lie- fern lassen. Abweichungen bedürfen der schriftlichen Einwilligung der Auftraggeberin.
§ 7 Einzelauftragsvergabe: Weitere Leistungen
Die Auftraggeberin ist berechtigt, den Auftragnehmer durch einseitige Erklärung mit weiteren Leistun- gen gemäß der Leistungsbeschreibung (Anlage 1) – u. a. der Management-Umgebung und Schulungen – zu beauftragen. Die Beauftragung erfolgt durch ein Auftragsschreiben, das die Auftraggeberin an den Auftragnehmer in Textform übermittelt.
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§ 8 Nutzungsrechte, Freistellung
Der Auftragnehmer räumt der Auftraggeberin an den abgerufenen Softwarekomponenten das nicht ausschließliche, übertragbare, dauerhafte, unwiderrufliche und unkündbare, örtlich un- beschränkte Recht zur bestimmungsgemäßen Nutzung ein. Zieht der Auftragnehmer zur Ver- tragserfüllung Dritte heran, wird er deren Nutzungsrechte für die Auftraggeberin in dem Satz 1 entsprechenden Umfang erwerben und im gleichen Umfang auf die Auftraggeberin übertra- gen.
Für Softwarekomponenten, die der Auftragnehmer nach dem Stand der Technik nur als zeitlich befristete Nutzungsüberlassung oder als Cloud-Dienst beziehen kann, räumt er der Auftragge- berin das Nutzungsrecht für die Laufzeit des jeweiligen Einzelauftrags ein. Der Auftragnehmer hält die zugrunde liegenden Lizenzen und Abonnements für diesen Zeitraum aufrecht und weist dies auf Verlangen der Auftraggeberin nach.
Der Auftragnehmer muss sämtliche in der Software eingesetzten Komponenten Dritter und Open-Source-Komponenten in Form einer Software-Bill-of-Materials (SBOM) in einem gängi- gen maschinenlesbaren Format offenlegen, sie bei jeder Lieferung und jedem Release aktuali- sieren und die Lizenzkonformität sicherstellen. Die Verwendung von Open-Source-Komponen- ten darf die Nutzungsrechte der Auftraggeberin nicht einschränken. Die Verwendung von O- pen-Source-Komponenten darf insbesondere nicht dazu führen, dass Software der Auftragge- berin oder für die Auftraggeberin erstellte Individualsoftware Copyleft-Pflichten unterliegt.
Die Einräumung und Übertragung der vorstehenden Nutzungsrechte sind mit der Vergütung nach § 13 abgegolten.
Sollte die Auftraggeberin von Dritten im Zusammenhang mit den bereitgestellten Leistungen wegen Verletzung von Urheber-, Marken- oder sonstigen Schutzrechten in Anspruch genom- men werden, stellt der Auftragnehmer der Auftraggeberin von sämtlichen Ansprüchen frei.
§ 9 KI-Komponenten
Der Auftragnehmer stellt sicher, dass etwaige eingesetzte KI-Komponenten nach dem Stand der Technik entwickelt, nachvollziehbar dokumentiert und überprüfbar implementiert sind.
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Der Auftragnehmer gewährleistet, dass bei Entwicklung und Einsatz der KI-Komponenten sämtliche anwendbaren gesetzlichen Bestimmungen beachtet werden. Das gilt insbesondere, sofern die im Rahmen dieses Vertrages eingesetzten KI-Komponenten oder die Software ins- gesamt unter den Anwendungsbereich der KI-Verordnung der EU (Verordnung (EU) 2024/1689) in der jeweils geltenden Fassung fallen. In dem Fall ist der Auftragnehmer ver- pflichtet, sämtliche sich daraus ergebenden Anforderungen und Pflichten an die Entwicklung zu erfüllen und die Auftraggeberin bei der Erfüllung sie treffender Pflichten angemessen zu unterstützen. Weitere Anforderungen an den Einsatz von KI-Komponenten gemäß der Leis- tungsbeschreibung (Anlage 1) bleiben unberührt.
§ 10 Leistungsänderungsrecht
Die Auftraggeberin ist berechtigt, vom Auftragnehmer die Ausführung von Leistungen zu ver- langen, die von den in diesem Vertrag und der Leistungsbeschreibung (Anlage 1) festgelegten Leistungen abweichen und/oder darüber hinausgehen. Der Auftragnehmer darf die Leistungs- änderungen verweigern, soweit sie ihm unzumutbar sind und es sich nicht um zwingende be- hördliche oder gesetzliche Anforderungen handelt.
Der Auftragnehmer wird das Änderungsverlangen der Auftraggeberin prüfen und der Auftrag- geberin innerhalb einer angemessenen Frist mitteilen, ob und zu welchen Bedingungen die Änderungen durchgeführt werden können. Hierzu hat der Auftragnehmer eine Kostenschät- zung für die Leistungsänderung abzugeben.
Der Auftragnehmer ist erst dann berechtigt, aus Leistungsänderungen Ansprüche herzuleiten, wenn die Parteien die Leistungsänderungen in Textform vereinbart haben. Die Vereinbarung muss die geänderten Leistungen und die angepasste Vergütung enthalten. Der Auftragnehmer ist verpflichtet, die geänderten Leistungen nach Maßgabe der Vereinbarung zu erbringen.
Die Vergütung der Leistungsänderung bemisst sich für Hard- und Softwarekomponenten nach dem im Preisblatt (Anlage 3) für die betreffende Warengruppe angebotenen Rabattsatz auf die Herstellerpreisliste. Maßgeblich ist die Herstellerpreisliste, die nach § 13 der Vergütung zugrunde liegt.
Soweit die Auftraggeberin eine Ausführung von Leistungen verlangt, die nicht einer Waren- gruppe gemäß dem Preisblatt (Anlage 3) unterfällt, erhält der Auftragnehmer die nachgewie- senen notwendigen Kosten zzgl. einer Gewinnmarge in Höhe von 5 % der Kosten erstattet. Der Auftragnehmer muss Mengenrabatte, Preisnachlässe, Skonti, Boni sowie sonstige Rückvergü- tungen, die der Auftragnehmer von Herstellern oder Händlern erhält, an die Auftraggeberin
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weitergeben. Der Nachweis der angefallenen Kosten durch Rechnungen oder Lieferantenbe- lege ist zwingende Voraussetzung für die Rechnungsstellung nach § 13.
Die Vergütung der Leistungsänderung bemisst sich für personellen Aufwand nach den im Preis- blatt (Anlage 3) angegebenen Rollen.
Soweit die Auftraggeberin eine Ausführung von Leistungen verlangt, die nicht einer Rolle ge- mäß dem Preisblatt (Anlage 3) unterfällt, muss der Auftragnehmer der Auftraggeberin für die verlangte Leistung einen Pauschalpreis anbieten.
Soweit sich die Parteien nicht einigen können, ob die Leistung einer Warengruppe oder einer Rolle gemäß dem Preisblatt (Anlage 3) unterfällt, ist der Auftragnehmer dennoch verpflichtet, die geänderten Leistungen auszuführen, wenn die Auftraggeberin dies in Textform anordnet. Der Auftragnehmer hat die geänderten Leistungen gemäß der Anordnung der Auftraggeberin auszuführen. Im Streitfall wird die geänderte Vergütung durch einen von den Parteien einver- nehmlich zu benennenden Sachverständigen verbindlich bestimmt.
Die vorstehenden Absätze gelten für den Ersatz von Komponenten gemäß der Leistungsbe- schreibung (Anlage 1) entsprechend.
Die Bedingungen dieses Vertrages gelten auch für geänderte Leistungen, soweit die Parteien im Zuge der Leistungsänderung nicht Abweichendes vereinbaren.
§ 11 Servicezeit
Serviceleistungen gemäß der Leistungsbeschreibung (Anlage 1) beginnen mit Abnahme der Ausstattungsstufe nach § 14 („Servicezeit“).
Die Serviceparameter und Verfügbarkeit ergeben sich aus Ziffer 13 der Leistungsbeschreibung (Anlage1).
Change-Management während der Servicezeit ergibt sich aus der Leistungsbeschreibung (An- lage 1).
§ 12 Mitwirkungspflichten der Auftraggeberin
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Die Mitwirkungspflichten und Beistellleistungen der Auftraggeberin ergeben sich aus der Leis- tungsbeschreibung (Anlage 1) und dem Angebot des Auftragnehmers (Anlage 3).
Soweit Mitwirkungshandlungen der Auftraggeberin für die Erfüllung der Vertragspflichten des Auftragnehmers erforderlich sind und diese nicht bereits vertraglich konkretisiert sind, fordert der Auftragnehmer die Auftraggeberin mit einer angemessenen Vorlaufzeit unter Angabe der maßgeblichen Rahmenbedingungen in Textform auf, die Handlungen vorzunehmen.
§ 13 Vergütung, Zahlungsbedingungen
Der Auftragnehmer erhält für die Konzepte und Dokumentation in der initialen Planungsphase gemäß § 4 die sich aus dem Preisblatt (Anlage 3) ergebende Pauschalvergütung.
Der Auftragnehmer erhält für die Standortbegehung gemäß § 5 die sich aus dem Preisblatt (Anlage 3) ergebende Pauschalvergütung.
Der Auftragnehmer erhält für die Hard- und Softwarekomponenten je abgerufene Stufe der medientechnischen Ausstattung gemäß der Leistungsbeschreibung (Anlage 1) die sich aus dem Preisblatt (Anlage 3) ergebende Vergütung je Komponente, basierend auf dem Rabattsatz auf die jeweilige Warengruppe der allgemein gültigen Herstellerpreisliste zum Zeitpunkt der Abgabe des Angebots des Auftragnehmers (Anlage 3).
Der Auftragnehmer erhält für die Leistungen zur abnahmereifen Installation der medientech- nischen Ausstattung gemäß der Leistungsbeschreibung (Anlage 1) die sich aus dem Preisblatt (Anlage 3) ergebende Pauschalvergütung. Falls die Auftraggeberin den Auftragnehmer mit Wandertüchtigungsarbeiten beauftragt hat, erhält der Auftragnehmer zusätzlich die in seinem Angebot gemäß § 5 angegebene Pauschalvergütung.
Der Auftragnehmer erhält für die Serviceleistungen nach Abnahme gemäß der Leistungsbe- schreibung (Anlage 1) die sich aus dem Preisblatt (Anlage 3) ergebende monatliche Pauschal- vergütung.
Der Auftragnehmer erhält für die Management-Umgebung gemäß der Leistungsbeschreibung (Anlage 1) die sich aus dem Preisblatt (Anlage 3) ergebende Vergütung.
Der Auftragnehmer erhält für die Schulungsleistungen gemäß der Leistungsbeschreibung (An- lage 1) den sich aus dem Preisblatt (Anlage 3) ergebenden Stundensatz.
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Mit der Vergütung sind alle für die Erbringung der vereinbarten Leistungen anfallenden Kosten abgegolten. Die Vergütung beinhaltet insbesondere sämtliche Auslagen, Reisekosten und wei- tere Nebenkosten des Auftragnehmers.
Ab dem 12. Monat der Vertragslaufzeit gilt für die Hard- und Softwarekomponenten Folgen- des:
Jede Partei darf einmal jährlich die Anpassung der Vergütung für Hard- und Softwarekompo- nenten entsprechend des vom Statistischen Bundesamt veröffentlichten Erzeugerpreisindex für „Datenverarbeitungsgeräte, elektronische und optische Erzeugnisse“ (GP19-26) verlangen. Die Anpassung kann sowohl eine Erhöhung als auch eine Absenkung der Vergütungssätze zur Folge haben. Eine Erhöhung wird drei Monate nach Ankündigung wirksam. Die Erhöhung darf maximal 3 % der zum Zeitpunkt der Ankündigung der Erhöhung geltenden Vergütung betra- gen. Weitere Preisanpassungsmechanismen, insbesondere aufgrund geänderter Hersteller- preislisten, sind während der Grundlaufzeit des Vertrages für die Hard- und Softwarekompo- nenten ausgeschlossen. Verlängert sich die Vertragslaufzeit der Rahmenvereinbarung nach § 23, gilt nach Ablauf der Grundlaufzeit die im Zeitpunkt des Ablaufs der Grundlaufzeit allge- mein gültige Herstellerpreisliste. Die angebotenen Rabattsätze gelten unverändert fort.
Ab dem 24. Monat der Vertragslaufzeit gilt für die Installations- und Serviceleistungen Folgen- des:
Jede Partei darf einmal jährlich die Anpassung der Vergütung für die Installations- und Service- leistungen entsprechend des vom Statistischen Bundesamt veröffentlichten Erzeugerpreisin- dex für „Dienstleistungen der Informationstechnologie“ (WZ08-62) verlangen. Die Anpassung kann sowohl eine Erhöhung als auch eine Absenkung der Vergütungssätze zur Folge haben. Die Preisanpassung wird drei Monate nach Verlangen wirksam. Die Erhöhung darf maximal 3 % der zum Zeitpunkt der Ankündigung der Erhöhung geltenden Vergütung betragen.
Der Auftragnehmer stellt die erbrachten Leistungen der Auftraggeberin monatlich, aufge- schlüsselt nach Einzelabrufen, in Rechnung. Rechnungen sind innerhalb von 30 Tagen nach Eingang der ordnungsgemäß und prüffähig ausgestellten Rechnung fällig. Die Kosten für die Hard- und Softwarekomponenten sind nicht vor Abnahme nach § 14 fällig.
Im Falle von Überzahlungen kann sich der Auftragnehmer nicht auf den Wegfall der Bereiche- rung (§ 818 Abs. 3 BGB) berufen.
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§ 14 Abnahme
Hat der Auftragnehmer die Konzepte und Dokumentation gemäß § 4 ohne wesentliche Mängel fertiggestellt, findet auf Anforderung des Auftragnehmers die förmliche Abnahme statt. Eine Abnahme durch Beauftragung eines Einzelauftrags sowie eine fiktive Abnahme sind ausge- schlossen.
Hat der Auftragnehmer die Management-Umgebung ohne wesentliche Mängel gemäß der Leistungsbeschreibung (Anlage 1) erstellt, führen die Parteien in angemessener Frist auf An- forderung des Auftragnehmers eine förmliche Abnahme durch. Eine Abnahme durch Inbe- triebnahme sowie eine fiktive Abnahme sind ausgeschlossen.
Hat der Auftragnehmer einen Sitzungssaal im Umfang des jeweiligen Einzelabrufs gemäß § 6 ohne wesentliche Mängel medientechnisch ausgestattet oder Komponenten gemäß der Leis- tungsbeschreibung (Anlage 1) ersetzt, führen die Parteien in angemessener Frist auf Anforde- rung des Auftragnehmers eine förmliche Abnahme durch. Falls der Auftragnehmer Wander- tüchtigungsarbeiten durchgeführt hat, umfasst die Abnahme die Wandertüchtigungsarbeiten. Eine Abnahme durch Inbetriebnahme sowie eine fiktive Abnahme sind ausgeschlossen.
Ein Anspruch auf Teilabnahmen besteht nicht.
Die Abnahmekriterien ergeben sich aus der Leistungsbeschreibung (Anlage 1).
Die Auftraggeberin ist frei darin, Abnahmetests durchzuführen, solange diese geeignet sind, die vertraglich geschuldeten Leistungen zu überprüfen. Die Auftraggeberin erklärt die Ab- nahme oder benennt die Mängel innerhalb von 15 Werktagen nach Vorlage der abnahmefähi- gen Leistung in Textform. Die Auftraggeberin kann die Abnahme verweigern, wenn ein „Muss“- Kriterium nicht vollständig und fehlerfrei umgesetzt wurde.
§ 15 Eigentum
Das Eigentum an der medientechnischen Ausstattung der jeweils nach § 6 abgerufenen Stufe geht mit Erklärung der jeweiligen Abnahme nach § 14 durch die Auftraggeberin vom Auftrag- nehmer auf die Auftraggeberin über. Der Auftragnehmer übereignet die Vertragsgegenstände unmittelbar an die Auftraggeberin, frei von Rechten Dritter.
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Während der Servicezeit ersetzte Komponenten gehen in das Eigentum der Auftraggeberin über.
§ 16 Gewährleistung, Haftung
Die Gewährleistung und Haftung des Auftragnehmers richten sich nach den gesetzlichen Re- gelungen, soweit nichts Abweichendes geregelt ist.
Für Mängelansprüche der Auftraggeberin beträgt die Verjährungsfrist einheitlich fünf Jahre.
Der Auftragnehmer haftet für jedes Verschulden seiner Erfüllungs- und/oder Verrichtungsge- hilfen und insbesondere auch für etwaig eingesetzte Nachunternehmer wie für eigenes Ver- schulden. Dies gilt unabhängig davon, ob die Auftraggeberin von dem Einsatz von Nachunter- nehmern informiert worden ist und diesen nicht widersprochen hat. Der Auftragnehmer kann sich weder darauf berufen, die Unternehmer sorgfältig ausgewählt und überwacht zu haben, noch darauf, dass Schäden auch bei Anwendung der erforderlichen Sorgfalt entstanden wären.
Die Haftung des Auftragnehmers ist der Höhe nach für jedes Schadensereignis auf EUR 500.000 beschränkt.
Die Haftungsbeschränkungen gelten nicht für Ansprüche wegen Vorsatz und grober Fahrläs- sigkeit, bei der Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit, bei Arglist und soweit das Produkthaftungsgesetz zur Anwendung kommt.
§ 17 Vertragsstrafen
Überschreitet der Auftragnehmer die Frist für die abnahmereife Erstellung der Konzepte und Dokumentation gemäß § 4, zahlt der Auftragnehmer der Auftraggeberin für jeden angefange- nen Tag nach Fristüberschreitung eine Vertragsstrafe in Höhe von 0,2 % des Auftragswerts der Konzepte und Dokumentation, es sei denn, er hat die Überschreitung der Frist nicht zu vertre- ten. Die Höhe der Vertragsstrafe ist jeweils auf den Betrag in Höhe von 5 % des Auftragswerts der Konzepte und Dokumentation begrenzt.
Überschreitet der Auftragnehmer den Ausführungszeitraum für die Herbeiführung der Be- triebsbereitschaft der jeweils abgerufenen medientechnischen Ausstattung gemäß § 6, zahlt der Auftragnehmer der Auftraggeberin für jeden angefangenen Tag nach Fristüberschreitung
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eine Vertragsstrafe in Höhe von 0,2 % des Auftragswerts der medientechnischen Ausstattung, es sei denn, er hat die Überschreitung der Frist nicht zu vertreten. Die Höhe der Vertragsstrafe ist jeweils auf den Betrag in Höhe von 5 % des Auftragswerts der jeweils abgerufenen medien- technischen Ausstattung begrenzt.
Überschreitet der Auftragnehmer im Rahmen der Serviceleistungen die Reaktions- und/oder Entstörzeit gemäß der Leistungsbeschreibung (Anlage 1), zahlt der Auftragnehmer für jeweils angefangene 25 % Überschreitung der Reaktions- und/oder Entstörzeit während der Service- zeit eine Vertragsstrafe in Höhe von 0,2 % der jährlichen Vergütung für die Serviceleistungen des jeweiligen Einzelauftrags, es sei denn, er hat die Überschreitung der Frist nicht zu vertre- ten. Die Höhe der Vertragsstrafe ist jeweils auf den Betrag in Höhe von 5 % der jährlichen Ver- gütung für die Serviceleistung des jeweiligen Einzelauftrags begrenzt.
Eine verwirkte Vertragsstrafe wird auf den jeweiligen Schadensersatzanspruch wegen dersel- ben Pflichtverletzung angerechnet. Darüber hinausgehende Schadensersatzansprüche bleiben von den vorstehenden Vertragsstrafen unberührt.
Die Gewährleistungsrechte der Auftraggeberin bleiben von den vorstehenden Vertragsstrafen unberührt.
§ 18 Nachunternehmer
Der Auftragnehmer darf zur Erfüllung seiner nach diesem Vertrag geschuldeten Leistungen Nachunternehmer beauftragen. Der Einsatz von Nachunternehmern bedarf der vorherigen Einwilligung der Auftraggeberin in Textform. Die Einwilligung für den Einsatz von Nachunter- nehmern, die der Auftragnehmer in seinem Angebot (Anlage 3) benannt hat, gilt mit Zuschlag als erteilt.
Die Auftraggeberin darf die Einwilligung zum Einsatz von Nachunternehmern nicht verweigern, wenn der Auftragnehmer nachweist, dass der Nachunternehmer fachlich und persönlich für die Ausführung der geschuldeten Leistungen geeignet ist.
Die Auftraggeberin kann die Zustimmung aus sachlichem Grund widerrufen, insbesondere bei Pflichtverstößen des Unterauftragnehmers.
Werden Leistungen des Auftragnehmers durch Nachunternehmer durchgeführt, so ist der Auf- tragnehmer für diese ebenso verantwortlich wie für eigenes Personal. Der Auftragnehmer
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steht für die Qualität der durch Unterauftragnehmer erbrachten Leistungen sowie für die ter- minliche Erfüllung ein. Die Gesamtverantwortung liegt beim Auftragnehmer.
§ 19 Versicherungen
Der Auftragnehmer verpflichtet sich, während der Vertragslaufzeit einen marktüblichen Versi- cherungsschutz mit den nachfolgenden projektbezogenen Mindestdeckungssummen vorzu- halten und auf Verlangen der Auftraggeberin nachzuweisen:
o Personenschäden pauschal: mindestens EUR 3.000.000 je Schadensfall, 2-fach maxi- miert, o Sachschäden: mindestens EUR 3.000.000 je Schadensfall, 2-fach maximiert. o Vermögensschäden: mindestens EUR 500.000 je Schadensfall, 2-fach maximiert.
Der Auftragnehmer hat etwaige Nachunternehmer entweder in den Versicherungsschutz ein- zubeziehen oder diese zu verpflichten, ihrerseits einen den vorstehenden Anforderungen ent- sprechenden Haftpflichtversicherungsschutz vorzuhalten. Der Auftragnehmer hat den Haft- pflichtversicherungsschutz seiner Nachunternehmer der Auftraggeberin so rechtzeitig nachzu- weisen, dass eine Prüfung der Erfüllung der Voraussetzungen rechtzeitig vor dem ersten Tätig- keitsbeginn möglich ist.
§ 20 Zurückbehaltungs- und Leistungsverweigerungsrechte
Zurückbehaltungs- und Leistungsverweigerungsrechte des Auftragnehmers sind ausgeschlossen, es sei denn, die Gegenforderung ist unbestritten oder rechtskräftig festgestellt.
§ 21 Datenschutz und Informationssicherheit
Der Auftragnehmer muss alle gesetzlichen und sich aus der Leistungsbeschreibung (Anlage 1) ergebenden Anforderungen an den Datenschutz und die Informationssicherheit erfüllen.
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Der Auftragnehmer muss mit der Auftraggeberin eine Auftragsverarbeitungsvereinbarung (Anlage 2) auf Basis eines von der Auftraggeberin gewählten Musters abschließen. Der Auf- tragnehmer legt die Darstellung der technischen und organisatorischen Maßnahmen vor, die dem Auftragsverarbeitungsvertrag als Anlage beigefügt werden.
Der Auftragnehmer muss während der Vertragslaufzeit über eine gültige ISO 27001 oder gleichwertige Zertifizierung verfügen und diese der Auftraggeberin auf Verlangen vorlegen. Der Auftragnehmer stellt die Integrierbarkeit der erforderlichen Softwarekomponenten in die IT-Infrastruktur der Auftraggeberin sicher.
Sämtliche Daten der Auftraggeberin werden ausschließlich innerhalb der IT-Infrastruktur der Auftraggeberin oder – soweit die Leistungsbeschreibung (Anlage 1) eine cloudbasierte Bereit- stellung vorsieht – in einem Rechenzentrum innerhalb des Europäischen Wirtschaftsraums verarbeitet und gespeichert. Eine Übermittlung an oder ein Zugriff aus Standorten außerhalb der Europäischen Union ist unzulässig. Abweichungen bedürfen der schriftlichen Einwilligung der Auftraggeberin.
KI-Systeme, die im Rahmen der Software eingesetzt werden, dürfen Daten der Auftraggeberin nicht zum Training, zur Optimierung oder zur Weiterentwicklung von Modellen nutzen.
Soweit der Auftragnehmer die Managementumgebung cloudbasiert bereitstellt, ergeben sich die Anforderungen an das eingesetzte Rechenzentrum aus der Leistungsbeschreibung (An- lage 1).
Die Audit-Rechte der Auftraggeberin ergeben sich aus der Leistungsbeschreibung (Anlage 1).
§ 22 Verschwiegenheit
Verschwiegenheitspflicht über alle vertraulichen Informationen aus der Vertragsdurchfüh- rung.
§ 23 Vertragslaufzeit und Kündigung
Die Rahmenvereinbarung beginnt mit dem Zuschlag auf das Angebot des Auftragnehmers und hat eine Grundlaufzeit von vier Jahren.
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Die Auftraggeberin darf die Rahmenvereinbarung zwei Mal um jeweils zwei Jahre verlängern. Die Auftraggeberin teilt dem Auftragnehmer spätestens drei Monate vor Vertragsende in Text- form mit, ob sie von der Verlängerungsoption Gebrauch macht.
Die Höchstmenge der im Rahmen dieser Rahmenvereinbarung vollständig auszustattenden Sitzungssäle beträgt 580. Mit Erreichen der Höchstmenge endet die Rahmenvereinbarung, ohne dass es einer Kündigung bedarf. Bereits erteilte Einzelaufträge bleiben unberührt.
Ungeachtet dessen steht der Auftraggeberin das Recht zur ordentlichen Kündigung des Ver- trages mit einer Frist von 6 Monaten zum Jahresende zu. Das ordentliche Kündigungsrecht des Auftragnehmers ist ausgeschlossen.
Das Recht zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt für beide Parteien unberührt. Die Auftraggeberin ist zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund ins- besondere berechtigt, wenn der Auftragnehmer trotz schriftlicher Abmahnung wiederholt ge- gen den Ausführungszeitraum nach § 6 verstößt.
Die Erteilung der Einzelaufträge nach § 6 ist auf die Laufzeit beschränkt. Für die Einzelaufträge sind die Vertragspflichten für jeden Einzelauftrag gesondert zu betrachten und können die Laufzeit der Rahmenvereinbarung übersteigen.
Die Laufzeit der Einzelaufträge endet mit Ablauf des Kalenderjahres, das auf das Jahr des Endes der Rahmenvereinbarung folgt. Die Einzelaufträge verlängern sich anschließend jeweils um ein weiteres Jahr, wenn nicht eine Partei den jeweiligen Einzelauftrag mit einer Frist von 9 Mona- ten zum Jahresende kündigt. Ungeachtet dessen kann die Auftraggeberin einen Einzelauftrag quartalsweise mit einer Frist von vier Wochen kündigen.
Jede Kündigung bedarf der Schriftform.
Reicht der Regelungsgehalt einzelner Vorschriften dieses Vertrages über die Vertragslaufzeit hinaus, bleiben die Vorschriften insoweit auch nach Ende der Vertragslaufzeit oder einer et- waigen Kündigung wirksam.
§ 24 Unterstützungsleistungen bei Vertragsbeendigung
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Im Fall einer Beendigung des Vertrages unterstützt der Auftragnehmer auf Verlangen der Auf- traggeberin bei einer Übertragung auf einen Nachfolge-Dienstleister (Wissenstransfer, Einwei- sung, Migrationsunterstützung). Soweit Leistungen Datenverarbeitungsdienste im Sinne der Verordnung (EU) 2023/2854 (Datenverordnung) darstellen, gelten die zwingenden Wechsel-, Datenexport- und Entgeltvorschriften der Art. 23 bis 31 der Datenverordnung in der jeweils geltenden Fassung vorrangig. Eine gesonderte Vergütung für die Unterstützungsleistungen bei Vertragsbeendigung ist ausgeschlossen.
Der Auftragnehmer ist zur Beendigungsunterstützung unabhängig vom Beendigungsgrund und unabhängig davon verpflichtet, welche Partei die Beendigung veranlasst hat. Die Unterstüt- zungspflicht besteht auch während eines Streits über die Wirksamkeit oder die Folgen der Ver- tragsbeendigung. Der Auftragnehmer darf die Beendigungsunterstützung nicht von der Beile- gung solcher Streitigkeiten oder von der Erfüllung streitiger Forderungen abhängig machen.
Der Auftragnehmer erstellt auf Anfrage der Auftraggeberin rechtzeitig vor Vertragsende einen Transitionsplan, der die zu übergebenden Leistungen, Daten, Dokumentationen und Verant- wortlichkeiten sowie einen Zeitplan beschreibt, und stimmt diesen mit der Auftraggeberin ab.
Der Auftragnehmer stellt der Auftraggeberin sämtliche Daten der Auftraggeberin, Dokumen- tationsbestände und Zugänge gemäß der Leistungsbeschreibung (Anlage 1) innerhalb von 6 Wochen nach Aufforderung der Auftraggeberin zur Verfügung.
Nach Ende des Transitionsplans löscht der Auftragnehmer die Daten der Auftraggeberin ein- schließlich etwaiger Kopien nach dem Stand der Technik, soweit keine gesetzlichen Aufbewah- rungspflichten entgegenstehen, und weist die Löschung der Auftraggeberin auf Verlangen in Textform nach.
Der Auftragnehmer wirkt an einer Übertragung bestehender Verträge mit Unterauftragneh- mern, die für die Leistungserbringung wesentlich sind, auf die Auftraggeberin oder den Nach- folge-Dienstleister mit, soweit dies rechtlich zulässig und für die Fortführung der Leistungen erforderlich ist. Bestehende Geheimhaltungspflichten stehen dem nicht entgegen, soweit die Weitergabe von Informationen für die Migration erforderlich ist – dies gilt auch, wenn es sich bei dem Nachfolge-Dienstleister um einen Wettbewerber des Auftragnehmers handelt. Die Auftraggeberin stellt sicher, dass der Nachfolge-Dienstleister einer angemessenen Vertraulich- keitsverpflichtung unterliegt.
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§ 25 Schlussbestimmungen
Gerichtsstand: Bad Vilbel
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