Anlage 1_SAP-Basis_Ausschreibung-UKA_V1.0.pdf

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Ausschreibung des

SAP-Basisbetriebs

für das

Universitätsklinikum Aachen (UKA)

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Inhalt

1. Einleitung ........................................................................................................... 4

1.1. Über den Auftraggeber ................................................................................................ 4

1.2. Gegenstand der Ausschreibung ................................................................................... 4

1.3. Voraussetzungen ......................................................................................................... 5

1.4. Anforderungen an den Auftragnehmer ....................................................................... 6

1.5. Leistungsabgrenzung ................................................................................................... 7

1.6. Inhalt und Form ........................................................................................................... 7

1.7. Transition & Transformation ...................................................................................... 7

1.8. Vertraglicher Rahmen ................................................................................................. 7

1.8.1. Vertragslaufzeit und Kündigungsrecht ........................................................................ 8

2. Technische Rahmenbedingungen ................................................................... 9

2.1. Übersicht Systemlandschaften .................................................................................... 9

2.2. HEC Systemlandschaften ............................................................................................ 9

2.3. PCE Systemlandschaften ........................................................................................... 10

2.4. On Premise Systemlandschaften ............................................................................... 10

2.5. Hardwarearchitektur .................................................................................................. 10

2.6. Service Level Agreements ........................................................................................ 11

2.7. Betriebszeit ................................................................................................................ 11

2.7.1. Servicezeit ................................................................................................................. 11

2.7.2. Reaktionszeit ............................................................................................................. 12

2.7.3. Rückmeldung nach Störungsannahme ...................................................................... 13

2.8. Schnittstellen Monitoring .......................................................................................... 14

2.9. Systempflege ............................................................................................................. 14

2.10. Datenbankverwaltung ................................................................................................ 14

2.11. Performanceoptimierung SAP und Datenbanken ..................................................... 15

2.12. Transporte .................................................................................................................. 15

2.13. Mandanten- und Systemkopien ................................................................................. 15

2.14. Releasewechsel, Upgrades und Patches .................................................................... 15

2.15. Weitere SAP-Basis Tätigkeiten ................................................................................. 15

3. Organisatorische Rahmenbedingungen ....................................................... 16

3.1 Auftragnehmer-Profil ................................................................................................ 16

3.2 Subunternehmer ........................................................................................................ 17

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3.3 Mitwirkung des Auftraggebers .................................................................................. 17

4. Bestimmung des wirtschaftlichsten Angebotes ........................................... 18

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1. Einleitung

1.1. Über den Auftraggeber

Die Uniklinik RWTH Aachen verbindet als Supramaximalversorger patientenorientierte Medizin und Pflege, Lehre sowie Forschung auf internationalem Niveau. Mit 37 Fachkliniken, 35 Instituten und sechs fachübergreifenden Einheiten deckt die Uniklinik das gesamte medizinische Spektrum ab. Hervorragend qualifizierte Teams aus Ärzten, Pflegern und Wissenschaftlern setzen sich kompetent für die Gesundheit der Patienten ein. Die Bündelung von Krankenversorgung, Forschung und Lehre in einem Zentralgebäude bietet beste Voraussetzungen für einen intensiven interdisziplinären Austausch und eine enge klinische und wissenschaftliche Vernetzung. Rund 9.000 Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter sorgen für patientenorientierte Medizin und eine Pflege nach anerkannten Qualitätsstandards. Rund 2.500 Studentinnen und Studenten der Humanmedizin und der Zahnmedizin sowie 450 Absolventinnen und Absolventen der paramedizinischen Schulen werden hier ausgebildet. Die Uniklinik versorgt mit 1.400 Betten rund 50.000 stationäre und 200.000 ambulante Fälle im Jahr. (Quelle: Uniklinik RWTH Aachen – 01.01.2025 Zahlen, Daten, Fakten - Fact_Sheet_2025.pdf, Fact Sheet)

1.2. Gegenstand der Ausschreibung

Gegenstand des Vergabeverfahrens ist die Erbringung von SAP Basis Dienstleistungen für die bestehende sowie die sich in Transformation befindliche SAP Systemlandschaft des UKA inklusive angebundener SAP und Non-SAP Randsysteme. Die SAP Systeme des UKA werden sowohl in der HANA Enterprise Cloud (HEC) als auch in der Private Cloud Edition (PCE) durch die SAP gehostet. Dabei ist ein aktives SAP-Basis-Monitoring kombiniert mit einer aktiven und kontinuierlichen Systemverbesserung sowie dem Wissenstransfer von SAP- und SAP-Basis-Kenntnissen erforderlich.

Mit den umfangreichen und detaillierten Kenntnissen Ihrer Mitarbeitenden in SAP-Basis Aktivitäten und deren aktiver und innovativer Umsetzungsstärke sind Sie als SAP-Basis Auftragnehmer umsetzungsverantwortlich für die Basisadministration der SAP- Systemlandschaft des UKA. Hierzu gehört die Datenbank-Administration, die Sicherstellung der Basisfunktionalität und die Überwachung des SAP-Betriebes inkl. der Performance. Zudem sind Sie zuständig für die aktive Systemoptimierung, Schnittstellenkonfiguration, Client Installationen, SSO Administration, Zertifikatsmanagement, das Einspielen und Überwachen der Support-Packages und Hinweise sowie die Problemanalyse sowie die Fehlerkorrektur und Störungsbeseitigung.

Zu den zu übernehmenden Aufgaben des SAP-Basisbetriebes gehören:  Aktives SAP-Systemmanagement und Überwachung/Monitoring (wenn z.B. Tablespaces keinen ausreichenden Speicher mehr haben, damit es zu keiner Störung kommt)  Aufbau eines Monitorings für die SAP Basis Infrastruktur inkl. der SAP Systeme, IaaS Systeme in Cloud ALM  Aktive Systempflege (Analyse und Behebung von Fehlern, Sicherheitslücken und Alerts sowie Warnings)

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 Performance Analyse und Optimierung (in Abstimmung mit der entsprechenden Abtei- lung im GB IT)  Problemmanagement  Transportmanagement (inkl. Durchführung von ad-hoc Transporten)  Mandanten- & Systemkopien  Planung und Durchführung von Desaster Recovery Tests  Datenbankmanagement & Administration in Absprache mit dem UKA  Einspielen von SAP Basis-Hinweisen, SAP Updates, Patches und Packages in Absprache mit dem UKA  Betreuung und Administration der SAP CALM  Durchführung von Kernel Patches & -Upgrades in Absprache mit dem UKA  Erstellung und Einspielen von SAP GUI Patches  Pflege und Aktualisierungen der HANA DBs  Einspielen und Aktualisieren von Zertifikaten  Erstellen eines regelmäßigen Reports über die Auffälligkeiten in der Infrastruktur  SAP Housekeeping (z.B. Löschen alter Log-Dateien…)  Modifikationsabgleiche wie z.B. SPDD und SPAU  Installation von Updates der SAP Add-Ons  Unterstützung bzgl. der weiteren Optimierung des Archivsystems  Einhaltung und Überwachung der IT-Sicherheitsrelevanten Standards der Plattform  Erstellung und Aktualisierung von Betriebshandbüchern  Rufbereitschaft außerhalb des bedienten Betriebs (Mo. – Fr. 18.00 Uhr bis 07.00 Uhr und Sa., So., Feiertage 0 Uhr – 24 Uhr)

Als optionale Komponenten sind folgende Punkte mit anzubieten:

a) Unterstützungsleistung SAP Basis für die SAP S/4HANA Transformation a. Geschätzter Aufwand über die Vertragslaufzeit: 120 Projekttage

b) Unterstützungsleistung beim Umzug von IaaS Systemen aus der HEC in die PCE a. Geschätzter Aufwand über die Vertragslaufzeit: 100 Projekttage

c) Beratungsleistungen SAP CALM a. Geschätzter Aufwand über die Vertragslaufzeit: 120 Projekttage

Im Folgenden wird der potenzielle Auftragnehmer als Auftragnehmer und das UKA als Auftraggeber bezeichnet.

1.3. Voraussetzungen

Der Auftragnehmer muss folgende Voraussetzungen nachweislich erfüllen:  Als Amts- u. Umgangssprache wird Deutsch festgelegt, so sind z.B. alle Bedienungs- handbücher in Deutsch vorzulegen. Die Störungshotline muss Meldungen über Telefon, E-Mail und Web-Ticket ausschließlich in deutscher Sprache entgegennehmen und bearbeiten.  ITIL Zertifizierung von Mitarbeitenden ist wünschenswert.

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 Aufgenommene Meldungen (Störungen und Aufträge) müssen über das Ticketsystem des Auftragsnehmers sowie der SAP verwaltet werden.  Aufbau einer SAP Basis Knowledge Base und Erstellung eines Betriebshandbuches  Die Anzahl der beim Auftragnehmer zertifizierten SAP-Administratoren (auch für S/4 HANA) ist mindestens 10.  Die fachliche SAP-Basis-Erfahrung pro und für das UKA eingesetztem Administrator beträgt mindestens 5 Jahre.  Die Anzahl der SAP CLOUD ALM (CALM) Administratoren ist mind. 5  Die fachliche SAP-CALM-Erfahrung pro und für das UKA eingesetztem Administrator beträgt mindestens 3 Jahre.  Die SAP-Basis Dienstleistung wird zum größten Teil online über einen Remotezugang (z.Z. Citrix Fernzugang) durchgeführt.  Der Dienstleister ist verpflichtet die SAP-Basis Service Gespräche einmal pro Woche durchzuführen. Inhalt der Gespräche sind u.a. die Sichtung Besprechung der Tickets, Austausch über die nächsten anstehenden Aufgaben, Besprechung der Einhaltung der Verfügbarkeit und stetiger Austausch über weitere Optimierungsmöglichkeiten der Zusammenarbeit. Die Gespräche können in einer Telefonkonferenz, ca. 60 – 90 Minuten, stattfinden.

1.4. Anforderungen an den Auftragnehmer

 Service Delivery Manager (Zentraler Ansprechpartner des Auftragnehmers)  Wöchentliche Telefon-/Videokonferenz zwischen Auftraggeber und Auftragnehmer zur Abstimmung in der Transitionsphase  Reporting des Auftragnehmers: Monatlicher Bericht über die SAP-Basis Aktivitäten und übergreifend (Beschreibung, SAP-System, Mitarbeiter, Datum, Zeit, Aufwand, Status)  Definierte Reaktionszeiten  Dokumentierte Bearbeitungszeiten  Individuelle betriebliche und fachliche SAP-Basis Betreuung  Schneller Zugriff des Auftraggebers auf Informationen/Prozesse/Wissen des Auftragneh- mers  Aufbau der UKA Wissensdatenbank. Ziel ist die Dokumentation von Anpassungen, Änderungen, Hinweisen und Abläufen, um für den Auftraggeber die Transparenz der Arbeiten zu dokumentieren.  Fachliches Know-How von SAP Modulen und SAP Architekturen (ERP, HCM und BW, sowie Kenntnisse im Betrieb mit der HANA Enterprise Cloud (HEC) und der Private Cloud Edition für S/4HANA

 Der Auftragnehmer muss über aktuelle SAP-Zertifizierungen oder gleichwertige Nachweise verfügen, die die fachliche und organisatorische Befähigung zum Betrieb komplexer SAP-Systemlandschaften belegen.  Als geeignete Nachweise gelten insbesondere:  SAP Certified in SAP HANA Cloud and Database Operations,  SAP Certified in SAP S/4HANA Solution Operations,  SAP PartnerEdge Service,  SAP PartnerEdge Sell, 6

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 vergleichbare aktuelle SAP-Partnerzertifizierungen für den Betrieb von SAP- Landschaften,  oder von SAP offiziell anerkannte Nachfolge- bzw. Äquivalenzzertifizierungen.  Gleichwertige Nachweise sind zugelassen.

1.5. Leistungsabgrenzung

Nicht Bestandteile dieser Ausschreibungen sind:  Die SAP-Applikationsbetreuung.  Es werden keine UKA Mitarbeiter an den Auftraggeber überlassen.

1.6. Inhalt und Form

Das Angebot muss in deutscher Sprache abgefasst sein. Das Angebot hat alle Leistungen zu umfassen, die zur vollständigen Erfüllung des ausgeschriebenen Leistungsumfangs sowie zur Gewährleistung eines störungsfreien SAP- Betriebs erforderlich sind. Der Bieter kann ergänzende fachliche Empfehlungen oder Vorschläge zur Optimierung des SAP-Betriebs im Angebot gesondert darstellen. Diese Vorschläge sind nicht Bestandteil des ausgeschriebenen Leistungsumfangs und gehen nicht in die Angebotswertung ein. Die Entscheidung über eine etwaige spätere Umsetzung oder Beauftragung liegt ausschließlich beim Auftraggeber. Eine solche kann nur unter Beachtung der jeweils geltenden vergaberechtlichen Vorgaben erfolgen.

Der EVB-IT-Dienstvertrag ist den Angebotsunterlagen als Anlage beizufügen. Mit der Angebotsabgabe erklärt der Bieter seine Bereitschaft zur Anerkennung der Vertragsbedingungen. Der von einer zeichnungsberechtigten Person unterzeichnete EVB-IT- Dienstvertrag ist der Vergabestelle auf gesonderte Anforderung innerhalb der von ihr gesetzten Frist vorzulegen.

1.7. Transition & Transformation

Die Betriebsaufnahme ist gewünscht ab November 2026 oder frühestens mit Zuschlagserteilung mit einer Transitions- und Transformationsphase. In der Transitionsphase wird der Betrieb stufenweise in 2 Schritten übernommen. In der ersten Stufe sind die Aufnahme des Ist-Zustands der bestehenden Infrastruktur sowie die Abstimmung der Prozesse und der Zusammenarbeit vorgesehen. (ca. 4 Wochen). In der zweiten Stufe erfolgt dann die Produktivübernahme der SAP Basis Infrastruktur entsprechend den Aufgaben des SAP Basis Betriebs.

1.8. Vertraglicher Rahmen

Siehe hierzu Punkt 1 Gegenstand und Bestandteile des Vertrages gemäß EVB-IT- Dienstvertrag.

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1.8.1. Vertragslaufzeit und Kündigungsrecht

Die Vertragslaufzeit beträgt 24 Monate. Das UKA ist berechtigt, den Vertrag nach Ablauf der Erstlaufzeit von 24 Monaten dreimal um jeweils weitere 12 Monate zu verlängern. Die maximale Vertragslaufzeit beträgt somit 60 Monate. Das UKA ist berechtigt, den Vertrag mit einer Frist von sechs Monaten zum Ende der Erstlaufzeit oder zum Ende eines jeweiligen Verlängerungszeitraums ordentlich zu kündigen. Das Recht beider Vertragsparteien zur außerordentlichen Kündigung aus wichtigem Grund bleibt hiervon unberührt. Zusätzlich zu Ziffer 16 Pflichten nach Vertragsende der EVB-IT-Dienstleistungs-AGB gilt nachstehendes: Im Falle einer Vertragsbeendigung – unabhängig vom Kündigungsgrund – hat der Auftragnehmer die vollständige SAP-Basis-Service-Delivery-Dokumentation, einschließlich aller Betriebs- und Prozessbeschreibungen, Berichte, technischen und fachlichen Dokumentationen, Wissensdatenbankeinträge, Ticketdaten sowie sonstiger vertragsrelevanter Unterlagen und Informationen vollständig, strukturiert und elektronisch an das UKA zu übergeben. Die Übergabe hat in einem für das UKA ohne zusätzliche Lizenz- oder Softwarebeschaffungen lesbaren und weiter verarbeitbaren Format zu erfolgen. Sofern technisch möglich, sind die Daten in die beim UKA vorhandenen Systeme, insbesondere Service Manager bzw. ServiceNow, zu migrieren oder in einem hierfür geeigneten Importformat bereitzustellen. Die für einen ordnungsgemäßen Wissens- und Betriebsübergang erforderliche Mitwirkung des Auftragnehmers ist während einer vom UKA festzulegenden Transition-Phase sicherzustellen.

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2. Technische Rahmenbedingungen

2.1. Übersicht Systemlandschaften

Die SAP Systeme des UKA werden sowohl in der HANA Enterprise Cloud (HEC) als auch in der Private Cloud Edition (PCE) durch die SAP gehostet.

2.2. HEC Systemlandschaften

 ECC 6.0  3 Systemlandschaft (DQP) ERP-KFM  3 Systemlandschaft (DQP) ERP-HCM

 FIORI  3 Systemlandschaft (DQP)

 Enterprise Portal  3 Systemlandschaft (DQP)

 BW / BO /DS 2 Systemlandschaft (DP) 2 Systemlandschaft (DP) 1 Systemlandschaft (P)

 GTS / AC 2 Systemlandschaft (DP) 2 Systemlandschaft (DP)

 TDMS 2 Systemlandschaft (DP)

 SAP Webdispatcher 2 Systemlandschaft (DP)

 SAP Cloud Connector 1 Systemlandschaft (P)

 SAC Agent 1 Systemlandschaft (P)

 IaaS 3 Systemlandschaft (DQP) ERPPEP 2 Systemlandschaft (DP) ERPPEP

2 Systemlandschaft (D2P) IC4S 2 Systemlandschaft (D3P) ECM 2 Systemlandschaft (DP) dPA 9

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1 Systemlandschaft (P) eBestellung 1 Systemlandschaft (P) Datenaustausch

2.3. PCE Systemlandschaften

 SAP S/4HANA Cloud, private edition 3 Systemlandschaft (DQP) KFM / HCM 1 Sandbox

 SAP Webdispatcher 3 Systemlandschaft (DQP)

 SAP Cloud Connector 2 Systemlandschaft (DP)

 SAC Agent 2 Systemlandschaft (DP)

 IaaS Systeme 3 Systemlandschaft (DQP) ERPPEP 2 Systemlandschaft (DP) ERPPEP 2 Systemlandschaft (d2P) IC4S 2 Systemlandschaft (DP) ECM 2 Systemlandschaft (DP) dPA

1 Systemlandschaft eBestellung 1 Systemlandschaft Datenaustausch

2.4. On Premise Systemlandschaften

2 Systemlandschaft (DP) Archiv 1 Systemlandschaft (P) Zeiterfassung 1 Systemlandschaft (P) SAPGUI 1 Systemlandschaft (P) Sendungsverfolgung

Archivsystem  FastLTA (aktuell betreut durch den Hersteller)

2.5. Hardwarearchitektur

Die SAP Systeme des UKA werden sowohl in der HANA Enterprise Cloud (HEC) als auch in der Private Cloud Edition (PCE) durch die SAP gehostet.

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Die SAP Infrastruktur und deren Randsysteme werden virtuell und physisch auf Windows und Linux Server betrieben.

2.6. Service Level Agreements

Service Level Agreements werden für Reaktionszeiten, Lösungszeiten und ordnungsgemäße Erstellung der Reports und Checklisten geschlossen.

Die Service Level Agreements sind auch die Grundlage für das Reporting. Der Auftragnehmer liefert gemäß Tabelle (

Monitoring) Reports über die Verfügbarkeit der SAP Basis Infrastruktur (und ggf. daraus ableitbar der Applikationen) und zum Nachweis, dass die vereinbarten SLAs eingehalten wurden. Exemplarisch sind dem Angebot entsprechende Reports beizulegen. Die den Reports zu Grunde liegenden Messverfahren sind zu beschreiben.

Der Auftragnehmer stellt hier eine entsprechende Dokumentation zur Verfügung.

Es wird erwartet, dass die Systeme vom Auftragnehmer ständig überwacht und Ausfälle protokolliert werden. Der Fehlerbehebungen finden in den vereinbarten Zeiten statt.

Hierbei wird folgende Definition von Fehlerklassen zugrunde gelegt.

Fehlerkategorie

Incident Priorität: „Hoch“ Kritische Störungen sind Vorfälle, die einen Totalausfall des Systems und/oder deren Applikation zur Folge haben. Der Service der produktiven SAP-Systeme steht den UKA- Nutzern nicht zur Verfügung. Incident Priorität: „Mittel“ Bedingt kritische Störungen sind Vorfälle, die zu einer eingeschränkten Verfügbarkeit führen. Der Service der SAP-Systeme kann durch die UKA-Nutzer aber weiterhin grundsätzlich/eingeschränkt genutzt werden. Incident Priorität: „Niedrig“ Unkritische Störungen sind Vorfälle, die den Service nicht direkt beeinflussen. Der Service der SAP-Systeme kann weiterhin genutzt werden.

2.7. Betriebszeit Die Betriebszeit für die betreuten Komponenten in der Produktivumgebung ist 24 Stunden/Tag x 7 Tage/Woche × 365 Tage/Jahr.

2.7.1. Servicezeit

Die Servicezeit (betreuter Betrieb) hat in der Zeit von Mo–Fr jeweils von 07:00 bis 18:00 Uhr zu erfolgen, außer an bundesweiten Feiertagen. Außerhalb der Servicezeiten ist eine Rufbereitschaft sicherzustellen.

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Während der Servicezeit muss der First- und Second-Level-Support zur Verfügung stehen. Störungen (Incidents), die durch Überwachungsmaßnahmen auffallen und den Servicelevel oder die Batchverarbeitung beeinflussen, müssen aktiv aufgenommen und behoben werden.

Wartungsmaßnahmen müssen außerhalb der Servicezeit stattfinden. (18.00 Uhr – 7.00 Uhr)

Der Auftragnehmer hat bei Bedarf eine erweiterte Servicezeit anzubieten. Für die erweiterte Servicezeit hat eine Reaktionszeit von 30 Minuten für einen qualifizierten Supportmitarbeiter zu gelten. Innerhalb der Servicezeit muss der Service Desk zur Aufnahme von Störungen und Kundenanfragen besetzt sein. Dabei ist der Service Desk mit festen Ansprechpartnern zu besetzen. Die im Vertrag beschriebenen Leistungen zur Betriebsführung für die Entwicklungs-, Test- und Produktiv-Systeme sind zu erbringen.

2.7.2. Reaktionszeit

Die Reaktionszeit ist die Zeitdauer von der Meldung des Incidents durch den Auftraggeber bis zum Start der Bearbeitung des Incidents durch die definierten SAP-Basis Experten.

Folgende Incident-Reaktionszeiten müssen je nach Priorität in der Servicezeit für die SAP- Systeme gewährleistet sein:

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Für SAP Transporte gilt grundsätzlich die Priorität hoch, soweit dies nicht anders individuell vermerkt ist. Für Transporte, die nach 17.00 Uhr eingespielt werden müssen, dürfen keine zusätzlichen Kosten anfallen.

2.7.3. Rückmeldung nach Störungsannahme

Folgende Incident- Rückmeldungen nach Störungsannahme müssen je nach Priorität in der Servicezeit für die SAP-Systeme gewährleistet sein:

Der Auftragnehmer wird gebeten darzustellen, wie die Dienstleitungen für den SAP Basis Betrieb auch an bundesweiten Feiertagen oder außerhalb der Service Zeiten gewährleistet werden.

Monitoring Die Aufrechterhaltung der Verfügbarkeit kritischer Geschäftsprozesse benötigt nicht nur eine hochwertige Infrastruktur. Die ständige Systemüberwachung bildet die Grundlage für die SAP-Basis Dienstleistung und wird voll umfänglich vom Auftragnehmer verantwortlich durchgeführt. Die SAP-Basisaufgaben werden Teils automatisiert durch Monitoring Tools und durch aktive Analyse von SAP-Basis Experten durchgeführt.

Der Auftragnehmer erzeugt mit der technischen Analyse und der Workload-Analyse der SAP-Systeme ein übergreifendes und aktuelles Bild über die Auslastung der Systeme. Die Monitoring Aktivitäten bilden den Einstieg, um die Ursachen im Fehlerfall oder bei Performanceengpässen schnell einkreisen zu können und bietet die Möglichkeit einer präzisen Vorhersage über die Entwicklung des Datenbankwachstums, freien Speicherplatz und weitere Faktoren. Teil der Aufgaben sind zudem die Hardwareüberwachung und betriebssystembezogenes Performancemanagement zur Vermeidung von Störungen.

Die SAP-Basis Experten des Auftragnehmers nutzen die gewonnenen Kenntnisse aus dem Monitoring, um Probleme gar nicht erst entstehen zu lassen und nehmen eigenständig oder, wenn nötig, in Abstimmung mit dem Auftraggeber proaktiv Systemänderungen vor. Eine lückenlose Dokumentation wird vorausgesetzt.

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Bei der Durchführung ist darauf zu achten, dass die Aktivitäten mit den geleisteten Stunden dokumentiert werden.

Bei größeren Änderungen sind die notwendigen Aufgaben-, Ressourcen-, Downtime-, und Mitarbeiterplanungen mit dem Auftraggeber eng abzustimmen.

In der Transition Phase wird wöchentlich eine Telefonkonferenz durchgeführt, um das Erreichte der vergangenen Woche zu besprechen, Lösungen für identifizierte Probleme zu diskutieren und die Aktivitäten für die kommende Woche zu planen.

Die Alarmierung bei Ausfällen erfolgt vom Auftragnehmer bevorzugt per Telefon und zusätzlich per E-Mail oder Ticket an den UHD des UKAs. Der Auftragnehmer ist aufgefordert das Kommunikationsmodell für eine Störung darzustellen.

2.8. Schnittstellen Monitoring

Auch das Monitoring und die Analyse der Schnittstellen der SAP-Systeme gehören zu den Aufgaben des SAP-Basis Auftragnehmers. Der Auftragnehmer ist für die Sicherstellung technisch einwandfreier Schnittstellen verantwortlich.

2.9. Systempflege

Der Auftragnehmer übernimmt die SAP-ECC-Parameterpflege sowie die der S/4HANA Systeme. Nach erfolgreicher Transformation erfolgt die Systempflege für die SAP S/4 und H4S4 Umgebung.

2.10. Datenbankverwaltung

Der Auftragnehmer übernimmt folgende SAP-Basis Aufgaben:  Datenbank-Monitoring,  Datenbank-Tuning  Pflege der Datenbankparameter  Protokolle und Profile verwalten  DB-Objekte verwalten (Space-Kontrollen, Reorganisationen)

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2.11. Performanceoptimierung SAP und Datenbanken

Auf Grund der Erfahrungen des Auftragnehmers bei anderen Kunden und der Kenntnisse aus dem SAP-Basis Betrieb des UKAs gibt der Auftragnehmer Empfehlungen für die weitere Einplanung und Durchführung von technischen Maßnahmen zur Engpass-/Fehlerver- hinderung. Diese werden dann in Absprache mit dem Auftraggeber vom Auftragnehmer um- gesetzt.

2.12. Transporte

Der Auftragnehmer übernimmt den Betrieb, die Einrichtung und Konfiguration für das SAP- Transportmanagementsystem. Er ist zuständig für das Einspielen von Transporten, und Importen aus anderen Systemen / Quertransporte. Z.B. Transporte in das Testsystem und Transporte aus dem Test- in das Produktivsystem.

2.13. Mandanten- und Systemkopien

Der Auftragnehmer übernimmt die Erstellung von mindestens einer Mandantenkopie pro Jahr und / oder einer Systemkopie pro Jahr. Weitere Kopien können über Einzelbeauftragungen gemäß Preisblatt angefragt werden.

2.14. Releasewechsel, Upgrades und Patches

Der SAP-Basis Auftragnehmer ist verantwortlich für die Koordination mit der SAP für das Einspielen der Updates und Patches, um die Infrastruktur stets aktuell zu halten:  Support Packages (inkl. der sicherheitsrelevanten Updates)  Kernel- und Datenbank (SAP u.a. MS-SQL, Sybase und HANA)

2.15. Weitere SAP-Basis Tätigkeiten

 Installation von weiteren SAP-Tools und Fremd-Software per Einzelbeauftragung  Erweiterung der HANA Infrastruktur per Einzelbeauftragung

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3. Organisatorische Rahmenbedingungen

Der Auftragnehmer muss insbesondere die Eignung seines Unternehmens und seiner für die Aufgabe vorgesehenen Mitarbeiter sowie seine Anforderungen an das UKA darstellen. Hierzu zählen u.a. die Qualifikationsprofile der Mitarbeiter.

3.1 Auftragnehmer-Profil

Der Bieter weist seine technische und berufliche Leistungsfähigkeit durch Referenzen aus den vergangenen drei Jahren nach. Es kann sich auch um noch nicht abgeschlossenen Referenzprojekte handeln. Eine Referenz kann mehrere Anforderungen gleichzeitig erfüllen, sofern die jeweiligen Leistungsmerkmale nachgewiesen werden.

1. Betrieb in der SAP HANA Enterprise Cloud (HEC)

• Mindestens 1 Referenz über den Betrieb von SAP-Landschaften in der SAP HANA Enterprise Cloud (HEC) im öffentlichen Dienst.

2. Betrieb von SAP S/4HANA in der Private Cloud Edition

• Mindestens 1 Referenz über den Betrieb einer SAP S/4HANA Private Cloud Edition (RISE with SAP) auf Microsoft Azure.

3. Technische SAP S/4HANA-Transformationen

• Mindestens 2 Referenzen über erfolgreich durchgeführte technische Transformationen nach SAP S/4HANA. Als Transformation gelten beispielsweise:
• System Conversion,
• Greenfield/Brownfield-Transformation,
• technische Migration nach S/4HANA

4. Managed Services SAP Basisbetrieb

• Mindestens 4 Referenzen über Managed Services im SAP-Basisbetrieb.
• Davon mindestens 2 Referenzen im SAP S/4HANA-Umfeld.

5. Cloud-Migrationen

• Mindestens 1 Referenz über die Migration von SAP-Systemen von einer On-Premises- Umgebung zu einem Hyperscaler, insbesondere Microsoft Azure

Mindestangaben je Referenz Für jede Referenz sind mindestens anzugeben: Auftraggeber, Zeitraum der Leistungserbringung, Projektumfang, eingesetzte SAP-Produkte/Technologien, Anzahl der betreuten Systeme, Betriebsmodell (On-Prem, HEC, RISE, Azure etc.), Ansprechpartner des Auftraggebers mit Kontaktdaten oder Bestätigungsmöglichkeit. 16

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Der Bieter muss nachweisen, dass er über eine etablierte Partnerschaft mit der SAP SE verfügt und organisatorisch sowie technisch zum Betrieb von SAP-Systemlandschaften in hochverfügbaren Umgebungen befähigt ist. Hierzu sind mindestens folgende Nachweise vorzulegen: Pflichtnachweise

1. Aktueller SAP PartnerEdge Status im Bereich: o Service o Sell
2. Mindestens eine der folgenden aktuellen SAP-zertifizierten Betriebsqualifikationen: o SAP Certified in SAP HANA Cloud and Database Operations o SAP Certified in SAP S/4HANA Solution Operations o SAP Certified in SAP Application Managed Services o SAP-Zertifizierung für den Betrieb von SAP-Systemen in SAP RISE / Private Cloud Edition Umgebungen o gleichwertige, von SAP offiziell anerkannte Nachfolgezertifizierungen

3.2 Subunternehmer

Beabsichtigt der Auftragnehmer Leistungen von einem oder mehreren Subunternehmern durchführen zu lassen, so geschieht dies im Rahmen der Gesamtverantwortung des Auftragnehmers gegenüber dem UKA.

Die Subunternehmer müssen im Rahmen des Angebotes benannt werden. Der Auftragnehmer muss die Aufgaben, die die Subunternehmer übernehmen sollen, beschreiben. Er muss außerdem darlegen, in welcher Beziehung er zu den betreffenden Subunternehmen steht. Dazu zählen z.B. mögliche gesellschaftsrechtliche Verflechtungen sowie Erfahrungen aus gemeinsam durchgeführten Projekten, die dann auch zu beschreiben sind.

Aufgrund der Sensibilität der Daten in den Systemen müssen Subunternehmer im Voraus mit dem UKA abgestimmt und von ihm genehmigt werden.

3.3 Mitwirkung des Auftraggebers

Bzgl. der Mitwirkungspflichten wird auf Ziffer 14 Mitwirkung des Auftraggebers der EVB-IT- Dienstleistungs-AGB verwiesen.

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4. Bestimmung des wirtschaftlichsten Angebotes

4.1 Zuschlagskriterium Preis und Leistung

Nach formaler Prüfung der eingegangenen Angebote erfolgt die fachlich-inhaltliche Prüfung hinsichtlich der Einhaltung der Ausschlusskriterien bzw. der Erfüllung der Mindestanforderungen. Diejenigen Angebote, die laut Angebot die Mindestanforderungen erfüllen, verbleiben in der weiteren Wertung. Alle verbliebenen Angebote werden nach den Zuschlagskriterien „Preis“ und inhaltliche Qualität des Konzeptes (Leistung) bewertet. Dabei geht der Angebotspreis mit 40 % und die inhaltliche Qualität des Konzeptes (Leistung) mit 60 % in die Gesamtwertung ein. Der Anbieter mit den meisten Punkten hat das wirtschaftlichste Angebot abgegeben und erhält den Zuschlag. Der Bieter, der zum niedrigsten Preis anbietet, erhält für das Wertungskriterium Preis die maximale Leistungspunktzahl, die übrigen Bieter erhalten nach der beschriebenen Methode Punkte, die das Verhältnis ihres Preises zu dem niedrigsten Angebotspreis ausdrücken. Der jeweils beste Bieter erhält dabei die für das jeweilige Kriterium die maximal erreichbare Bewertungs-/Leistungspunktzahl. Die maximale, im

4.1.1 Zuschlagskriterium „Angebotspreis“

erzielbare Punktzahl (Pmax) beträgt insgesamt 400. Dies entspricht in der Gewichtung 40 %. Dabei legt die Vergabestelle den Gesamtpreis aus dem Angebot zugrunde. Damit gilt folgende Formel: P = (Pmin ./. Pni) * Pmax P ni = Betrachteter Wert im Vergleichsfeld für das Kriterium P min = Bester Wert im Vergleichsfeld für das Kriterium P = Punktzahl des betrachteten Angebots für das Kriterium P max = Maximal erreichbare Punktzahl Die Punktzahl wird kaufmännisch auf zwei Nachkommastellen gerundet.

4.1.2 Zuschlagskriterium „Konzeptdarstellung“

Bewertung des Konzeptes Zur Durchführung einer qualitativen Bewertung des Angebots ist ein schriftliches Konzept einzureichen mit einem maximalen Umfang von 10 DIN A4 Seiten (inkl. Deckblatt und Inhaltsverzeichnis). Seiten, die über diesen Umfang hinausgehen, werden nicht bewertet. Aus Gründen der Vergleichbarkeit ist das Konzept in der Schriftart Arial mit 12 pt bei einfachem Zeilenabstand zu verfassen. Die Seitenränder betragen links, rechts, oben und unten genau 2,5 cm. Dieses Konzept muss das in der Leistungsbeschreibung dargestellte Vorhaben auf Basis der dargestellten Herausforderungen berücksichtigen und eine geeignete Vorgehensweise zur Erreichung der Ziele darlegen. Das eingereichte Konzept wird von einem Gremium qualitativ bewertet. Pro Kriterium (s. nachfolgende Seite) können maximal 5 Punkte und minimal 0 Punkte erreicht werden. Die Bewertung innerhalb dieser Kriterien erfolgt wie nachstehend dargestellt:

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Bewertungsmaßstab

Die Bewertung erfolgt anhand der Wertungsstufen 0, 1, 3 und 5 Punkte. Maßgeblich ist der Erfüllungsgrad der jeweiligen Anforderungen. Jedes Unterkriterium wird als Ganzes bewertet. Die Gründe für die Punktvergabe werden durch die Bewertenden schriftlich dokumentiert. Die erreichten Punkte werden mit den festgelegten Gewichtungsfaktoren multipliziert.

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Bewertungskriterien Konzeptbewertung SAP-Basisbetrieb

Rechenbeispiel: Hat der Bieter in den Kriterien jeweils die volle Punktzahl von 5 erhalten, so rechnet sich wie folgt:

5 Punkte * 25 (Transition- und Transformation) = 125 Punkte 5 Punkte * 30 (Betrieb und Serviceorganisation) = 150 Punkte 5 Punkte * 30 (Monitoring) = 150 Punkte 5 Punkte * 20 (Sicherheit und Notfall) = 100 Punkte 5 Punkte * 15 (Wissensmanagement und Zusammenarbeit) = 75 Punkte

Punkte insgesamt: 600 Punkte

Das Angebot, welches die höchste Gesamtpunktzahl (max. 600 Punkte) erzielt, erhält die höchste Bewertung entsprechend der dem Kriterium (Konzeptdarstellung) zugeordneten Maximalpunktzahl (600 Punkte). Dies entspricht in der Gewichtung 60 %.

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Alle übrigen Angebote erhalten im Verhältnis weniger Punkte (inverser Dreisatz). Damit gilt folgende Formel: P = (Pni./.Pmin)*Pmax

P ni = Betrachteter Wert im Vergleichsfeld für das Kriterium

P min = Bester Wert im Vergleichsfeld für das Kriterium

P = Punktzahl des betrachteten Angebots für das Kriterium

P max = Maximal erreichbare Punktzahl

Die Berechnung der Bewertung erfolgt auf zwei Nachkommastellen. Es wird kaufmännisch gerundet. Für die Zuschlagsentscheidung wird eine Gesamtpunktzahl aus der Summe der gewichteten Leistungspunkte und der gewichteten Preispunkte betrachtet. Es sind somit maximal 1000 Punkte zu erreichen.

4.1.3 Feststellung der Gesamtpunktzahl

Im letzten Schritt werden die Punkte aus Ziffer 4.1.1 (Umrechnung Gesamtpreis in Punkte) und aus Ziffer 4.1.2 (Punkte aus der Bewertung des Konzeptes) addiert.

Rechenbeispiel: Bieter 1: Punkte aus Preis: 385,19 Punkte aus Konzept: 600 Gesamtpunktzahl: 985,19

Bieter 2: Punkte aus Preis: 400 Punkte aus Konzept: 571,43 Gesamtpunktzahl: 971,43

Bieter 1 hat die höchste Gesamtpunktzahl erzielt und somit das wirtschaftlichste Angebot abgegeben.

Ergibt die Auswertung der Angebote, dass zwei oder mehrere Bieter die gleiche Gesamtpunktzahl erreicht haben, entscheidet das Los über die Zuschlagserteilung.

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