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JENAKULTUR. Eigenbetrieb der Stadt Jena
Leistungsbeschreibung
Öffentliche Ausschreibung 016/ÖA/2026/JenaKultur
Aufsichts- und Kassenpersonal in den Städtischen Museen Jena
- Allgemeines
JenaKultur schreibt zum 1. Februar 2027 einen Rahmenvertrag für das Aufsichts- und Kassenpersonal in den Städtischen Museen Jena über eine Laufzeit von 12 Monaten sowie der im Bedarfsfall bestehenden Möglichkeit der Verlängerung um bis zu 12 Monate aus.
Die in der Leistungsbeschreibung angegebenen Dienste sind Schätzwerte und können von der tatsächlichen Beauftragung abweichen.
- Präambel
Die Städtischen Museen Jena sind eine Einrichtung des städtischen Eigenbetriebs JenaKultur. Zu den Städtischen Museen gehören das Stadtmuseum, die Kunstsammlung, das Romantikerhaus, das Museum 1806 in Cospeda, die Pelzer-Werkstatt und das Karmelitenkloster. Diese Museen bieten eine museale Erlebnis- und Bildungswelt in den Bereichen Literaturgeschichte, Stadtgeschichte, Technikgeschichte und Kunst. Neben den Dauerausstellungen werden regelmäßig Sonderausstellungen und Veranstaltungen angeboten.
Die spätgotische „Göhre“ direkt am Marktplatz von Jena beherbergt das Stadtmuseum und die Kunstsammlung, das Romantikerhaus befindet sich unweit davon ebenfalls in einem unter Denkmalschutz stehenden, historischen Gebäude. Für die „Göhre“ benötigen wir personelle Unterstützung unseres Serviceteams. Das Romantikerhaus wird im genannten Zeitraum den derzeitigen Planungen entsprechend aufgrund von Sanierungsmaßnahmen geschlossen sein.
- Rahmenbedingungen
Um den Museumsbetrieb während der Öffnungszeiten sicherzustellen, bedarf es eines qualifizierten Serviceteams für die Aufgaben des Kassen- und Aufsichtsdienstes. Die Kassenkräfte sollen am Kassentresen und am Telefon einfache Auskünfte zu Museumsbesuchsplanung geben können.
In der Göhre gibt es eine Einlasskasse mit Museumsshop, die durch einen Mitarbeiter zu betreuen ist. Darüber hinaus besteht in der Göhre Bedarf an Aufsichtspersonal, das für die notwendige Sicherheit und Ordnung auf den Ausstellungsetagen sorgt. Zudem muss das Aufsichtspersonal als Mittagsvertretung die Kasse und das Telefon übernehmen können. Der Bedarf variiert im Zeitablauf in Abhängigkeit von den gezeigten Ausstellungen.
Wir verfügen über eigenes Personal für den Kassendienst. Mit unserem Personal können die meisten Öffnungstage abgedeckt werden und es bedarf lediglich der Vertretung der Mitarbeiter insbesondere im Urlaubs- und Krankheitsfall sowie an dienstfreien Tagen. Für den Aufsichtsdienst steht anteilig eine eigene Mitarbeiterin zur Verfügung. Der Großteil der Öffnungszeiten ist jedoch durch den Auftragsnehmer abzudecken.
JENAKULTUR. Eigenbetrieb der Stadt Jena Tel. 03641 49-8000 | jenakultur@jena.de | www.jenakultur.de Knebelstr. 10, 07743 Jena | Werkleitung: Friedrun Vollmer, Carsten Müller, Jana Gründig Sparkasse Jena-Saale-Holzland | IBAN DE32830530300000035050 | BIC HELADEF1JEN
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Das Stadtmuseum und die Kunstsammlung, die sich gemeinsam im Gebäude der „Göhre“ befinden, sind ganzjährig von Dienstag bis Sonntag von 10-17 Uhr geöffnet. Diese Öffnungszeiten sind per Stadtratsbeschluss festgelegt, so dass grundsätzliche Änderungen kurzfristig nicht zu erwarten sind. Veranstaltungsbezogen kann es an einzelnen Tagen zu Änderungen bzw. zu Sonderöffnungszeiten (zum Beispiel Lange Nacht der Museen) kommen. Im 4. Quartal des jeweiligen Vorjahres werden die Schließtage für das Folgejahr festgelegt.
- Leistungszeitraum
Der Leistungszeitraum des Rahmenvertrages beginnt am 01.02.2027 und läuft 12 Monate, mit der Option auf Verlängerung um ein Jahr. Der entsprechende Bedarf der Verlängerung wird rechtzeitig mit dem Auftragnehmer abgestimmt.
- Leistungsort
Der reguläre Einsatz der Mitarbeiter wird im Objekt „Göhre“, Markt 7 in 07743 Jena, erfolgen. Vor Ort stehen Räumlichkeiten zur Umkleide der Mitarbeiter sowie Toiletten zur Verfügung. Das Objekt ist mit Sicherheitseinrichtungen ausgestattet, in die bei Beauftragung eine Einweisung erfolgen muss. Der Einsatz in den anderen Objekten ist im Rahmen der Vertragslaufzeit nur ausnahmsweise z.B. im Rahmen von Veranstaltungen vorgesehen.
Eine Besichtigung des Objekts ist nach vorheriger Terminabstimmung möglich.
- Leistungsumfang
6.1 Leistungsumfang – Vertretung im Kassendienst
Der reguläre Kassendienst umfasst 8 Stunden pro Öffnungstag, die sich aus der täglichen Öffnungszeit von 7 Stunden und jeweils einer halben Stunde vor Öffnung bzw. nach Schließung der Objekte zusammensetzt. Veranstaltungsbezogen kann es zu einer Verlängerung der Öffnungszeiten und somit auch der Dienstzeiten kommen (z.B. Lange Nacht der Museen). Die gesetzlichen Pausen- und Ruhezeiten sind einzuhalten.
Zu den Aufgaben des Kassendienstes gehören der Verkauf (Eintrittskarten, Veranstaltungstickets, Verkaufsware) und die Bedienung der Museumskasse inkl. Abrechnung, die Ticketkontrolle, die videogestützte Überwachung der Ausstellungsetagen, die Information der Museumsgäste vor Ort sowie die telefonische Auskunft. Daneben sind im geringeren Umfang auch Warenpflege und -präsentation, kleinere Reinigungsarbeiten im Besucherbereich, Transportarbeiten im Haus im Zusammenhang mit dem Museumsshop sowie das Öffnen und Schließen des Hauses und der Ausstellungsetagen im Rahmen des Kassendienstes zu erledigen.
Der Kassendienst wird größtenteils durch Mitarbeiter der Städtischen Museen übernommen. Daher muss der Kassendienst nur an den dienstfreien Tagen der Mitarbeiter und im Vertretungsfall (Urlaub, Krankheit, Zeitausgleich) durch den Auftragnehmer gewährleistet werden. Es ist von einem Bedarf von ca. 30-40 Kassendiensten (ca. 240 – 320 h) im Leistungszeitraum (1.2.27 – 31.12.27) durch den Auftragnehmer auszugehen.
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6.2 Leistungsumfang - Aufsichtsdienst
Der reguläre Aufsichtsdienst umfasst 7,5 Stunden pro Öffnungstag, die sich aus der täglichen Öffnungszeit von 7 Stunden und jeweils einer Viertelstunde vor Öffnung bzw. nach Schließung der Objekte zusammensetzt. Veranstaltungsbezogen kann es zu einer Verlängerung der Öffnungszeiten und somit auch der Dienstzeiten kommen (z.B. Lange Nacht der Museen).
Zu den Aufgaben des Aufsichtsdienstes gehören die Ticketkontrolle, die Kontrolle und Überwachung der Ausstellungsetagen zur Gewährleistung der Sicherheit der Besucher und der Ausstellungsobjekte, die Besucherinformation, die Pausenvertretung des Kassendienstes sowie die Durchsetzung des Hausrechtes. Daneben sind in geringerem Umfang auch kleinere Reinigungsarbeiten, Kontrolle der Klimageräte, Nachfüllen von Verbrauchsmaterialien, Transportarbeiten im Haus, das Öffnen und Schließen des Hauses und der Ausstellungsetagen sowie veranstaltungsbezogen auch die Besetzung der Garderobe zu erledigen. Die Aufsichtskräfte bewegen sich regelmäßig über mehrere Etagen im Haus, das über eine zentrale Treppenanlage und keinen Aufzug verfügt.
Der Aufsichtsdienst muss zu großen Teilen durch den Auftragnehmer abgesichert werden. Der Bedarf an Aufsichten schwankt im Jahresverlauf, da er direkt vom Ausstellungsprogramm und den Anforderungen von Leihgebern bzw. von dem erwarteten Besucheraufkommen abhängt. Basierend auf den bisherigen Erfahrungen kann jedoch im Jahresdurchschnitt von einem Bedarf an 1 Aufsicht pro Öffnungstag ausgegangen werden. In vorher abzustimmenden Einzelfällen ist der Bedarf von bis zu 2 Aufsichtskräften im Sonderausstellungsbetrieb und bis zu maximal 10 Aufsichtskräften für einzelne Veranstaltungen abzusichern. Im Ergebnis besteht für den Aufsichtsdienst in der Göhre ein Bedarf im Leistungszeitraum (1.2.2027 – 31.12.2027) von ca. 225 bis 275 Aufsichtsdiensten (pro Dienst 7,5 h, also ca.1.700 bis 2.050 h).
Die Absicherung der Pausen liegt in der Verantwortung des Auftragnehmers. Die Museumskasse und das Telefon müssen durchgehend besetzt sein.
- Koordination der Auftragsleistung
Der Auftragnehmer benennt einen konkreten Verantwortlichen und einen Vertreter, der für die Auftragsabwicklung in den Objekten der Städtischen Museen zuständig ist. Bei in Ausnahmefällen auftretenden Problemen während der Öffnungszeiten der Häuser muss er oder ein Vertreter innerhalb eines Zeitraums von 2 Stunden persönlich in den Städtischen Museen Jena erscheinen können.
Der Auftraggeber benennt einen konkreten Verantwortlichen und einen Vertreter für die Koordination der Kassen- und Aufsichtsdienste. Zu Beginn des Leistungszeitraumes werden die Rahmenbedingungen (Ausstellungsprogramm, Öffnungszeiten, Schließtage) sowie daraus abgeleitet eine konkretisierte Abschätzung des Bedarfs an Kassen- und Aufsichtskräften für das Folgejahr übermittelt.
Die monatsgenaue Bedarfsmeldung erfolgt jeweils zum 15. des laufenden Monats für den Folgemonat. Basierend auf der Bedarfsplanung erstellt der Auftragnehmer einen Dienstplan und übermittelt diesen bis spätestens 5 Werktage vor Monatsende an den Auftraggeber.
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Kurzfristige Bedarfe z.B. durch Krankheitsfall eines Kassenmitarbeiters der Städtischen Museen werden umgehend telefonisch angemeldet. Der Kassendienst ist in solchen Fällen schnellstmöglich, jedoch spätestens bis zum auf die Meldung folgenden Öffnungstag durch den Auftragnehmer abzusichern.
- Anforderungen
8.1 Anforderungen an den Bieter
- Gewerbeerlaubnis nach § 34a der Gewerbeordnung
- Verantwortlicher Mitarbeiter mit Sachkundeprüfung nach 34a Gewerbeordnung
- Haftpflichtversicherung
- Einhaltung des Tarifvertrages für Sicherheitsdienstleistungen im Freistaat Thüringen
- Ausstattung der Mitarbeiter mit Dienstkleidung und Dienstausweisen
- Kein Einsatz von Leiharbeitern
- bei Angebotsabgabe: Versicherung, dass die polizeilichen Führungszeugnisse des einzusetzenden Personals ohne Eintragungen sind
- nach Zuschlagserteilung: namentliche Benennung des einzusetzenden Personals und Vorlage der Führungszeugnisse
8.2 Anforderungen an die vom Bieter einzusetzenden Mitarbeiter
- Polizeiliches Führungszeugnis ohne Vermerk
- Unterrichtung nach § 34 a Gewerbeordnung
- Brandschutz- und Ersthelfer bzw. Bereitschaft zum zeitnahen Erwerb der Qualifikation
- Kein auffälliger Körperschmuck (Piercings, Tattoos) oder Bereitschaft diesen im Rahmen der Dienstausübung abzudecken
- Bereitschaft zum Tragen von Dienstkleidung und Namensschildern
- die körperliche Eignung für Tätigkeiten im Gehen und Stehen
- Für Aufsichtsdienst: Deutschkenntnisse mindestens vergleichbar mit A2 des Gemeinsamen Europäischen Referenzrahmens, Zertifikate müssen nicht vorgelegt werden. Der Bieter prüft die Sprachkenntnisse der einzusetzenden Mitarbeiter in eigener Verantwortung.
- Fähigkeit die Kasse, Telefon und den Museumsshop für den Zeitraum der Pausenvertretung zu übernehmen
8.3 Besondere Anforderungen an die vom Bieter einzusetzenden Mitarbeiter Kassendienst
- Bereitschaft zur Einarbeitung in das Kassensystem
- Sehr gute Deutschkenntnisse (mindestens vergleichbar mit B1 des Gemeinsamen Europäischen Referenzrahmens), Kenntnisse in Englisch oder weiteren Sprachen sind wünschenswert; Zertifikate müssen nicht vorgelegt werden. Der Bieter prüft die Sprachkenntnisse der einzusetzenden Mitarbeiter in eigener Verantwortung.
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- Gute Umgangsformen und ein gepflegtes Erscheinungsbild
- Zuverlässigkeit, Teamgeist, hohe Kommunikationsfähigkeit
- PC-Kenntnisse
- Angebotsausführung
Im Angebot sind folgende Positionen zu beachten und aufzuführen:
- Erfahrung/Referenzen im Bereich Museum
- detaillierte Kostenkalkulation inklusive Stundenverrechnungssätze (Preisblatt)
- Erläuterung der geplanten Absicherung der Pausenzeiten und Pausenablösung der Kassenmitarbeiter
- Zuschlagserteilung und Wichtung
Die Zuschlagserteilung erfolgt auf das wirtschaftlichste Angebot, wobei die Bieter beide Teile des Leistungsumfanges ohne Subunternehmer abdecken müssen.
Das wirtschaftlichste Angebot wird unter Berücksichtigung folgender Kriterien ermittelt:
- 60% Preis
- 40 % Qualität - 40 % Referenzen im Bereich Museum regelmäßige Qualifikation der Mitarbeiter Einsatz eines festen, in die Belange unseres Hauses einzuarbeitenden Personenkreises (max. 4 – 5 Personen) Einsatz von Mitarbeitern mit Erfahrung in der Museumsaufsicht
Nach Sichtung und einer ersten Wertung werden mit den 3 Bestbietern Bietergespräche stattfinden. Im Anschluss an die Bietergespräche erfolgt die abschließende Wertung und Zuschlagserteilung.
Die Bietergespräche sind für den 05. und 06. November 2026 in den Räumlichkeiten der Städtischen Museen geplant. Die genauen Termine werden nach Angebotsschluss und erster Wertung mitgeteilt.
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