2025-002-SZE Pool an Tagungshäusern - Verfahrensbedingungen.pdf

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Landesbetrieb Straßenbau NRW

Wildenbruchplatz 1

45888 Gelsenkirchen

2025-002-SZE –

Aufbau eines Pools an Tagungshäusern für die Anmie-

tung von Tagungsräumen einschließlich Verpflegung

und Übernachtung im Rahmen von betrieblicher Fort-

bildung für die Beschäftigten des Landesbetriebes

Straßenbau NRW 2025-2028

Verfahrensbedingungen

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Inhalt

1 Allgemeine Hinweise zum Dynamischen Verfahren........................................................................... 2

1.1 Zielsetzung dieser Unterlage ......................................................................................................... 2

1.2 Darstellung des Auftragsgegenstandes ......................................................................................... 2

1.3 Auftraggeber ................................................................................................................................. 3

1.4 Kontaktaufnahme mit der Vergabestelle ...................................................................................... 3

1.5 Verfahrensart „Dynamisches Verfahren“ ...................................................................................... 3

1.6 Verfahrensablauf ........................................................................................................................... 4

1.7 Gliederung und Inhalt des Angebots ............................................................................................. 4

1.8 Änderungen an den Verfahrensunterlagen .................................................................................. 5

1.9 Verfahrenssprache ........................................................................................................................ 5

1.10 Eigenerklärungen......................................................................................................................... 5

2 Sonstige Hinweise ................................................................................................................................ 5

2.1 Vertraulichkeit ............................................................................................................................... 5

2.2 Vertragsbestandteile ..................................................................................................................... 5

2.3 Fristen des Verfahrens .................................................................................................................. 6

2.4 Unzulässige Wettbewerbsbeschränkungen / Mittelstandskartelle .............................................. 6

2.5 Prüfpflicht der Bewerber ............................................................................................................... 6

2.6 Datenschutz ................................................................................................................................... 6

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1 Allgemeine Hinweise zum Dynamischen Verfahren

1.1 Zielsetzung dieser Unterlage

Diese Unterlage ergänzt und konkretisiert die in der Verfahrensbekanntmachung genann- ten Festlegungen und Vorgaben. Sie fasst noch einmal die Angaben und Nachweise, die dem Beitrittsantrag beizufügen sind, zusammen und bietet einen Überblick zum Ablauf des Ver- fahrens.

Die Bewerber sind aufgefordert, die aufgeführten Vorgaben einzuhalten. Die Missachtung der Vorgaben kann zum Ausschluss des jeweiligen Bewerbers oder der jeweiligen Bewerberin führen. Eine ausführliche Darstellung der Leistung erhalten Sie in der Leistungsbeschreibung. Die Regelungen zur Auftragsausführung sind in der Rahmenvereinbarung konkretisiert.

1.2 Darstellung des Auftragsgegenstandes

Gegenstand der Leistung ist die Bereitstellung von Tagungsräumen und Verpflegung sowie die Bereitstellung von Übernachtungen bei mehrtägigen Seminaren im Rahmen eines Dyna- mischen Verfahrens:

„Aufbau eines Pools an Tagungshäusern für die Anmietung von Tagungsräumen einschließlich Verpflegung und Übernachtung im Rahmen von betrieblicher Fortbildung für die Beschäftigten des Landesbetriebes Straßenbau NRW 2025-2028“.

Detaillierte Ausführungen zu dem Auftraggeber sowie zu dem Leistungsgegenstand entneh- men Sie bitte den Verfahrensunterlagen, welche auf dem Vergabemarktplatz des Landes NRW veröffentlicht wurden:

 Anlage 1 Verfahrensbedingungen

 Anlage 2 Leistungsbeschreibung

 Anlage 3 Rahmenvereinbarung

 Anlage 4 Beitrittsantrag für Tagungshäuser

 Anlage 5 Vordrucke und Eigenerklärungen

 Anlage 6 Besondere Vertragsbedingungen des Landes Nordrhein-Westfalen zur Er-

füllung der Verpflichtung zur Tariftreue und Mindestentlohnung nach dem Tarif-

treue- und Vergabegesetzes Nordrhein-Westfalen (BVB TVgG – NRW/VOL) für die

Vergabe von Dienstleistungen

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 Anlage 7 Allgemeine Vertragsbedingungen für die Ausführung von Leistungen

(VOL/B) in der Fassung 04/2005

 Anlage 08 Dienststellenübersicht Strassen.NRW

 Anlage 09 Rechnungsanschriften Strassen.NRW

1.3 Auftraggeber

Das Land Nordrhein-Westfalen, vertreten durch das Ministerium für Umwelt, Naturschutz und Verkehr des Landes Nordrhein-Westfalen, vertreten durch das Direktorium des Landesbe- triebs Straßenbau NRW, ansässig Wildenbruchplatz 1, 45888 Gelsenkirchen.

1.4 Kontaktaufnahme mit der Vergabestelle

Die Bewerber sind gehalten, Fragen zu dem Verfahren, zu den Vergabeunterlagen oder zum Leistungsgegenstand ausschließlich auf dem elektronischen Weg über den Verga- bemarktplatz des Landes NRW zu stellen und von jedweder anderen Form der Kontaktauf- nahme abzusehen. Die Fragen sind in der veröffentlichten Excel-Datei „2025-002-SZE Fragen- Antworten-Katalog“ einzutragen und als Anhang einer Nachricht an die Vergabestelle zu sen- den. Die Vergabestelle wird die Fragen ebenfalls in dieser Excel-Datei beantworten und mit- tels Nachricht allen Bewerbern und Beteiligten der Vergabe zur Verfügung stellen. Ebenfalls wird die jeweils aktuelle Fassung der Excel-Datei unter den Teilnahmeunterlagen veröffent- licht.

Der Auftraggeber wird jeden Versuch der Kontaktaufnahme, der nicht auf dem elektroni- schen Weg über die Vergabeplattform erfolgt, umgehend zurückweisen. Damit soll ein trans- parentes Verfahren sichergestellt werden.

1.5 Verfahrensart „Dynamisches Verfahren“

Der Aufbau des Pools mit Tagungshäusern erfolgt in einem Dynamischen Verfahren.

Eine qualitative (Vor-) Auswahl unter den abgegebenen Angeboten bzw. Anträgen wird nicht vorgenommen. Bei diesem Dynamischen Verfahren werden hingegen alle Ange- bote bzw. Anträge, welche die im Vorfeld definierten und unveränderbaren Anforderungen und Bedingungen (siehe Verfahrensunterlagen) erfüllen, zugelassen.

Der Auftraggeber unterbreitet somit jeden interessierten Bewerber, der die Anforderungen der Verfahrensunterlagen erfüllt, ein identisches Vertragsangebot. Sofern die Bewerber die Anforderungen dieses Vertrages erfüllen, werden die Bewerber in den Pool für Tagungshäu- ser des Landesbetriebes Straßenbau NRW aufgenommen und stehen dem Fortbildungsteam

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des Referates Personalgewinnung und –qualifizierung bis zum Auftragsende zur Auswahl zur Verfügung.

Die mit den Beitrittsanträgen eingereichten Daten der Tagungshäuser werden nachfolgend in den elektronisch geführten Pool übertragen und im Intranet des Auftraggebers dem Re- ferat Personalgewinnung und –qualifizierung zur Einsichtnahme und eigenständigen Aus- wahlmöglichkeit zur Verfügung gestellt.

1.6 Verfahrensablauf

Die Bewerber reichen auf der Grundlage der zur Verfügung gestellten Verfahrensun- terlagen ihre Unterlagen elektronisch über den Vergabemarktplatz des Landes NRW als Kom- munikationsnachricht ein. Voraussetzung für die elektronische Angebotsabgabe ist die Re- gistrierung auf dem Vergabemarktplatz. Alle fristgerecht abgegebenen Angebote werden ent- sprechend den formellen und inhaltlichen Anforderungen aus diesen Bewerbungsbedingun- gen auf Vollständigkeit sowie in Bezug auf den Nachweis der geforderten Eignung geprüft.

Berücksichtigt werden ausschließlich Beitrittsanträge, die bis zur oben genannten Frist zur Übersendung der einzureichenden Unterlagen elektronisch über die Vergabeplattform per Nachricht eingegangen sind.

1.7 Gliederung und Inhalt des Angebots

Aufgrund technischer Vorgaben auf der Vergabeplattform müssen die Bewerber über eine Kommunikationsnachricht alle erforderlichen Unterlagen einreichen:

 Dokument „Beitrittsantrag“

 Dokument „Vordrucke und Eigenerklärungen“

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 Nachweis der geforderten Aufnahmebedingungen gem. Kapitel 4 der Leistungsbe-

schreibung

Beitrittsanträge, die auf der Vergabeplattform über einen formellen „Teilnahmeantrag“ ein- gereicht werden, können aufgrund technischer Vorgaben erst nach dem 30.06.2027 (letztes Datum der Einreichung von Beitrittsanträgen) geöffnet werden.

1.8 Änderungen an den Verfahrensunterlagen

Änderungen an den Verfahrensunterlagen durch die Bewerber sind grundsätzlich unzulässig und führen automatisch zur Ablehnung des Beitrittsantrages.

1.9 Verfahrenssprache

Die Verfahrenssprache ist Deutsch. Sämtliche Ausarbeitungen sind in deutscher Sprache zu erarbeiten und vorzulegen. Soweit der Bewerber fremdsprachige Nachweise einreicht, hat er eine amtlich anerkannte Übersetzung in deutscher Sprache beizufügen.

1.10 Eigenerklärungen

Soweit zum Nachweis der Eignung zunächst nur Eigenerklärungen verlangt werden, behält sich der Auftraggeber vor, in angemessenem Umfang ergänzende Unterlagen zu verlangen, soweit dies nach seiner Einschätzung erforderlich erscheint.

2 Sonstige Hinweise

2.1 Vertraulichkeit

Die vorliegenden Unterlagen einschließlich sämtlicher Formulare und Vertragsunterlagen so- wie die darin enthaltenen Informationen und alle weiteren von dem Auftraggeber zur Ver- fügung gestellten Informationen sind von den Bewerbern vertraulich zu behandeln. Die be- treffenden Unterlagen bzw. die in ihnen enthaltenen Informationen dürfen von den Bewer- bern nur für Zwecke dieses Verfahrens verwendet, vervielfältigt oder Dritten zugänglich ge- macht werden.

2.2 Vertragsbestandteile

Die Vertragsbestandteile sind im § 2 der Rahmenvereinbarung aufgeführt.

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2.3 Fristen des Verfahrens

Die Fristen des Verfahrens sind unter dem Punkt 1.6 Verfahrensablauf angegeben.

2.4 Unzulässige Wettbewerbsbeschränkungen / Mittelstandskartelle

Wettbewerbsbeschränkende Verhaltensweisen sind unzulässig. Angebote von Bewerbern, die sich im Zusammenhang mit diesem Verfahren an einer unzulässigen Wettbewerbs- beschränkung beteiligen, werden ausgeschlossen.

2.5 Prüfpflicht der Bewerber

Der Auftraggeber stellt den Bewerbern die Unterlagen auf dem Vergabemarktplatz des Lan- des NRW in elektronischer Form zur Verfügung. Sollten sich Dateien als beschädigt oder nicht zu öffnen erweisen, haben die Bewerber den Auftraggeber hierüber umgehend elekt- ronisch über die Nachrichtenfunktion der Vergabeplattform zu informieren. Die Unterlagen werden daraufhin überprüft und schnellstmöglich erneut elektronisch zur Verfügung gestellt.

2.6 Datenschutz

Hinweise zum Datenschutz können unter https://www.strassen.nrw.de/de/datenschutzhin- weise.html eingesehen werden.