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R A H M E N V E R E I N B A R U N G
Vertragsnummer 2025-002-SZE
zwischen
dem Land Nordrhein-Westfalen,
vertreten durch das Ministerium für Umwelt, Naturschutz und Verkehr des Landes Nordrhein-
Westfalen,
vertreten durch das Direktorium des Landesbetriebs Straßenbau NRW,
Wildenbruchplatz 1
45888 Gelsenkirchen
- nachfolgend Auftraggeber genannt -
und
den Bietern/Tagungshäusern, die Beitrittsanträge im Rahmen des Dynamischen Verfahrens
abgegeben haben und die Zulassungskriterien erfüllen
- nachfolgend Auftragnehmer/Tagungshaus genannt -
über die
Aufnahme in den Pool der Tagungshäuser im Rahmen betrieblicher Fortbildung für die
Beschäftigten des Landesbetriebes Straßenbau NRW 2025-2028
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Präambel
Bei diesem Vertrag handelt es sich um eine Rahmenvereinbarung zur Bildung eines Pools von Tagungshäusern für die Anmietung von Tagungsräumen mit Verpflegung und Übernachtung im Rahmen von betrieblicher Fortbildung für die Beschäftigten des Landesbetriebes Straßenbau NRW im Rahmen eines Dynamischen Verfahrens. Genauere Auskünfte zu dieser Verfahrensart erhalten Sie in der Anlage „Verfahrensbedingungen“ unter dem Punkt 1.5 „Verfahrensart Dynamisches Verfahren“
Alle Auftragnehmer sind Teil dieses Pools. Der Abruf der Leistungen erfolgt separat an jeweils ein Tagungshaus. Dabei steht jeder Auftragnehmer nur für die eigene angebotene Leistung ein.
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Inhalt
§ 1 Vertragsgegenstand ........................................................................................................................... 4
§ 2 Vertragsbestandteile .......................................................................................................................... 4
§ 3 Vertragsbeginn und Laufzeit .............................................................................................................. 5
§ 4 Beauftragung für eine konkrete Maßnahme....................................................................................... 5
§ 5 Erfüllungsort ....................................................................................................................................... 5
§ 6 Vergütungsmodalitäten ...................................................................................................................... 5
§ 7 Evaluation/Qualitätssicherung ........................................................................................................... 6
§ 8 Stornierung und Kündigung ............................................................................................................... 6
§ 9 Haftung .............................................................................................................................................. 7
§ 10 Veröffentlichungen ........................................................................................................................... 8
§ 11 Vertraulichkeitserklärung ................................................................................................................. 8
§ 12 Datenschutz ..................................................................................................................................... 8
§ 13 Rechnungsstellung und Zahlungsbedingungen ............................................................................... 9
§ 14 Schlussbestimmungen ................................................................................................................... 10
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§ 1 Vertragsgegenstand
(1) Gegenstand dieser Rahmenvereinbarung ist die Bereitstellung von Tagungsräumen mit Verpflegung und Übernachtung in einem Tagungshaus im Rahmen von betrieblicher Fortbildung beim Landesbetrieb Straßenbau NRW gem. der Leistungsbeschreibung (Anlage 2).
(2) Aus dieser Rahmenvereinbarung entsteht seitens der Auftragnehmer kein Anspruch auf eine (Mindest-) Abnahme der Leistung.
§ 2 Vertragsbestandteile
Die einzelnen Bestandteile des Vertrags setzen sich zusammen aus:
Anlage 1 Verfahrensbedingungen
Anlage 2 Leistungsbeschreibung
Anlage 3 diese Rahmenvereinbarung
Anlage 4 Beitrittsantrag für Tagungshäuser
Anlage 5 Vordrucke und Eigenerklärungen
Anlage 6 Besondere Vertragsbedingungen des Landes Nordrhein-Westfalen zur
Erfüllung der Verpflichtung zur Tariftreue und Mindestentlohnung nach dem
Tariftreue- und Vergabegesetzes Nordrhein-Westfalen (BVB TVgG – NRW/VOL) für
die Vergabe von Dienstleistungen
Anlage 7 Allgemeine Vertragsbedingungen für die Ausführung von Leistungen
(VOL/B) in der Fassung 04/2005
Anlage 8 Dienststellenübersicht
Anlage 9 Rechnungsanschriften
Etwaige Allgemeine Geschäftsbedingungen der Auftragnehmer finden keine Anwendung. Sollten Allgemeine Geschäftsbedingungen dem Angebot der Auftragnehmer beiliegen oder sonst wie auf Allgemeine Geschäftsbedingungen des Verleihers verwiesen werden, so wird der Beitrittsantrag ausgeschlossen.
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§ 3 Vertragsbeginn und Laufzeit
Der Vertrag beginnt mit der Information über die Aufnahme in den Pool der Tagungshäuser beim Landesbetrieb Straßenbau NRW und endet spätestens am 31.12.2028.
§ 4 Beauftragung für eine konkrete Maßnahme
(1) Der Auftraggeber wählt aus den im Pool befindlichen Tagungshäusern das Tagungshaus aus, das die erforderlichen Kriterien für die Durchführung des geplanten Seminares am besten erfüllt, um die Passgenauigkeit für das geplante Seminar zu gewährleisten.
(2) Einzelabrufe aus den Rahmenverträgen erfolgen jeweils anhand der primären Kriterien Standort und freie Kapazitäten des jeweiligen Tagungshauses.
(3) Sollten hiernach mehrere Tagungshäuser zur Verfügung stehen, wird nach dem Kriterium „gleichmäßige Verteilung“ beauftragt.
(4) Sollten auch hiernach noch mehrere Tagungshäuser zur Verfügung stehen, die bisher gleich oft beauftragt wurden, ergeht der Auftrag an das preisgünstigste Tagungshaus.
§ 5 Erfüllungsort
Erfüllungsort für den Auftragnehmer ist der Standort des jeweiligen Tagungshauses.
§ 6 Vergütungsmodalitäten
(1) Die Vergütung für die Nutzung der Tagungsräume und der Verpflegung sowie eventueller Übernachtungen bei mehrtägigen Seminaren erfolgt auf Basis der im Beitrittsantrag benannten Tagungspauschalen.
(2) Mit den im Beitrittsantrag genannten Tagungspauschalen sind sämtliche Kosten pro Teilnehmer (Unterkunft und Verpflegung) sowie die Nutzung der Tagungsräume inklusive technischer Ausstattung gemäß den Vorgaben der Leistungsbeschreibung abgegolten.
(3) Die Tagungspauschalen sind als Netto-Beträge in EUR anzugeben. Die zugehörigen Steuern (Umsatzsteuer/Beherbergungssteuer o.Ä.) werden gesondert auf den jeweiligen Rechnungen ausgewiesen.
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(4) Bis zum Ablauf von zwei Jahren nach Aufnahme in den Pool sind die im Beitrittsantrag genannten Tagungspauschalen verbindlich und können nicht geändert werden. Nach dieser 2-Jährigen Sperrfrist können die Honorarsätze im gegenseitigen Einvernehmen in begründeten Fällen angepasst werden.
(5) Die tatsächliche Anzahl der Seminarteilnehmer und der Dozierenden, sowie der Zimmer für die Übernachtungen teilt der Auftraggeber dem Auftragnehmer jeweils per Teilnehmerliste mindestens 5 Tage vor der Seminarveranstaltung mit. Bis dahin stellt der Auftragnehmer sicher, dass die maximale Anzahl der Seminarteilnehmer und Dozierenden pro Seminar untergebracht werden kann.
(6) Die Zusatzleistungen im Zimmer, weitere Getränke zu den Mahlzeiten, Getränke an der Bar, Abendessen und Getränke bei Voranreisen zahlen die Seminarteilnehmer und Dozierenden selbst.
§ 7 Evaluation/Qualitätssicherung
Nach Abschluss der Seminarveranstaltung wird der Aufenthalt im Tagungshaus evaluiert. Sollten die Rückmeldungen keine weitgehend zufriedenstellende Bewertung enthalten, wird der Auftraggeber im direkten Austausch mit dem Auftragnehmer versuchen, die Gründe dafür zu klären.
§ 8 Stornierung und Kündigung
(1) Die kostenfreie Stornierung vereinbarter Seminarveranstaltungen ist bis 4 Wochen vor Beginn des Seminars möglich. Bei Terminabsagen innerhalb von 1 bis 4 Wochen vor Veranstaltungsbeginn betragen die Stornierungskosten 75%. Bei Terminabsagen von weniger als 1 Woche betragen die Stornierungskosten 90%.
(2) Die kostenfreie Stornierung der Teilnahme einzelner Teilnehmer an geplanten Seminaren (inklusive Stornierung einer gebuchten Übernachtung) muss bis spätestens 24 Stunden vor Beginn des Seminars schriftlich erfolgen.
(3) Jeder Auftragnehmer hat nach Beendigung aller vereinbarten Fortbildungsmaßnahmen die Möglichkeit, den Austritt aus dem Pool zu fordern und damit den Vertrag zu kündigen. Nach Austritt aus dem Pool ist eine erneute Aufnahme in den Tagungshäuserpool erst nach Ablauf von zwei Jahren möglich.
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(4) Der Auftraggeber behält sich vor, im Fall von zwei wiederholt nicht weitgehend zufriedenstellenden Bewertungen der Leistungen im Rahmen der Evaluation aus dem gleichen Grund, den Auftragnehmer aus dem Pool zu nehmen und den Vertrag zu kündigen.
(5) Die Kündigung des Vertrages durch den Auftraggeber aus wichtigem Grund wird hierdurch nicht berührt. Ein wichtiger Grund ist insbesondere die Nichteinhaltung von Verpflichtungen, die sich aus dieser Vereinbarung ergeben. Der Auftraggeber kann ferner vom Vertrag zurücktreten oder diesen kündigen, wenn über das Vermögen des Auftragnehmers das Insolvenzverfahren oder ein gerichtliches Vergleichsverfahren eröffnet ist oder des Auftragnehmers seine Leistungen nicht nur vorübergehend einstellt.
(6) Der Auftraggeber ist unbeschadet sonstiger Kündigungs- und Rücktrittsrechte berechtigt, den Vertrag zu kündigen oder von ihm zurückzutreten, wenn auf Seiten des Auftragnehmers Handlungen im Sinne des § 333 StGB (Vorteilgewährung) oder § 334 StGB (Bestechung) gegeben sind. Der Auftraggeber kann vom Auftragnehmer daneben Ersatz aller Schäden verlangen.
§ 9 Haftung
(1) Der Auftraggeber schließt seine Haftung für leicht fahrlässige Pflichtverletzungen aus, sofern diese keine vertragswesentlichen Pflichten, Schäden aus der Verletzung des Lebens, des Körpers oder der Gesundheit oder Garantien betreffen oder Ansprüche nach dem Produkthaftungsgesetz berührt sind. Gleiches gilt für Pflichtverletzungen der Erfüllungsgehilfen des Auftraggebers.
(2) Hinsichtlich etwaiger Rückgriffansprüche aus §§ 478, 479 BGB ist der Auftraggeber berechtigt, diese durch Abtretung der Rückgriffansprüche gegen den Auftragnehmer aus demselben Sachverhalt zu erfüllen. Die Haftung für entgangenen Gewinn ist ausgeschlossen. Im Übrigen wird die Haftung begrenzt auf den Schaden, der typischerweise bei Geschäften dieser Art zu erwarten ist.
(3) Die Vergabe von Unteraufträgen des Auftragnehmers ist nicht gestattet.
(4) Die Haftung des Auftragnehmers und die Verteilung der Verantwortlichkeiten zwischen Auftragnehmer und Auftraggeber richten sich, soweit nichts anderes vereinbart wird, nach den gesetzlichen Vorschriften.
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§ 10 Veröffentlichungen
Ohne vorherige schriftliche Zustimmung des Auftraggebers darf der Auftragnehmer keine Veröffentlichungen im Zusammenhang mit der Beauftragung oder dem Gesamtprojekt machen oder veranlassen und in Werbematerial auf geschäftliche Verbindungen mit dem Auftraggeber nur mit dessen ausdrücklicher Zustimmung hinweisen.
§ 11 Vertraulichkeitserklärung
(1) Die Beziehung zwischen dem Auftragnehmer und dem Auftraggeber, den Dozierenden und Seminarteilnehmern sowie jegliche Informationen und Inhalte (schriftlich und/oder verbal) unterliegen der Vertraulichkeit.
§ 12 Datenschutz
(1) Die gesetzlichen Anforderungen an den Datenschutz sind von beiden Vertragspartnern zu erfüllen.
(2) Die Auftragnehmer sind berechtigt, alle zur Erfüllung des Vertrages erforderlichen Daten in eigener Verantwortung unter Beachtung der datenschutzrechtlichen Bestimmungen zum Schutz personenbezogener Daten zu verarbeiten. Eine Verwendung der Daten für andere Zwecke ist unzulässig.
(3) Die Auftragnehmer sichern insbesondere zu, die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorgaben zu überwachen und die mit der Datenverarbeitung beschäftigten Personen auf das Datengeheimnis zu verpflichten. Sie treffen die erforderlichen technischen und organisatorischen Maßnahmen, die die Sicherheit der Daten und Verarbeitungsabläufe gewährleisten.
(4) Weitere Hinweise zum Datenschutz unter https://www.strassen.nrw.de/de/datenschutzhinweise.html
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§ 13 Rechnungsstellung und Zahlungsbedingungen
(1) Die Vergütung für die Bereitstellung der Tagungsräume, der Verpflegungen und der Zimmer für die Übernachtungen erfolgt auf der Basis der vereinbarten Tagungspauschalen. Auf den Rechnungen sind Datum, Dauer und Titel des Seminars anzugeben. Darüber hinaus sind die die Namen der nicht erschienenen Personen anzugeben, für die No-Show-Kosten zu zahlen sind.
(2) Die Rechnungen sollen folgende Bestandteile haben: Tagungspauschale, eventuelle Gruppenraummiete, eventuelle Vorübernachtung mit Frühstück der Dozierenden.
(3) Die Vergütung wird - sofern die vertraglichen Voraussetzungen erfüllt sind – binnen 30 Tagen nach Zugang einer prüffähigen Rechnung vom Auftraggeber gezahlt. Folgende zahlungsberechtigende Nachweise sind der Rechnung beizufügen, damit die Rechnung als prüffähig gilt:
Vertragsnummer 2025-002-SZE Bestellnummer, Name des Bestellers beim Auftraggeber (Die Bestellnummer wird nach Bestätigung der Aufnahme in den Pool vom AG mitgeteilt).
(4) Die Zahlung erfolgt unbar auf ein vom Auftragnehmer nach Vertragsschluss anzugebendes Konto.
(5) Die Rechnungen sind an die beauftragende Dienststelle anhand der beigefügten Anlage Rechnungsanschriften zu adressieren.
(6) Die Rechnungen sind als PDF-Anlage in einer E-Mail oder im ZUGFeRD-Format an folgende Adresse zu übermitteln: rechnungen@strassen.nrw.de
Voraussetzungen für den E-Mail-Versand: Jede angehängte Datei stellt immer eine Rechnung dar, das heißt, wenn Anlagen zu einer Rechnung mitgeschickt werden, müssen Rechnungen und Anlage eine PDF-Datei bilden.
Voraussetzungen für den E-Mail-Versand mit ZUGFeRD: Beim Nutzen des ZUGFeRD Formates ist zu der E-Mail eine XML-Datei anzuhängen. Informationen hierzu sind unter www.zugferd.de zu finden.
Per E-Mail oder per ZUGFeRD übermittelte Rechnungen sind nicht ein zweites Mal postalisch zu versenden.
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(7) Überzahlungen sind durch den Auftragnehmer zurückzuzahlen. Die Einrede der Entreicherung wird ausgeschlossen.
(8) Die Vertragsparteien sind sich ferner darüber einig, dass Zahlungen für erbrachte Leistungen - aufgrund der bindenden haushaltsrechtlichen Bestimmungen - nur im Rahmen der verfügbaren Finanzmittel geleistet werden dürfen. Fehlen diese, können die Forderungen des Auftragnehmers erst zum Zeitpunkt der wieder verfügbaren Finanzmittel beglichen werden.
§ 14 Schlussbestimmungen
(1) Vertragsänderungen sind aufgrund der gewählten Verfahrensart nicht zulässig.
(2) Die Unwirksamkeit einzelner Bestimmungen berührt die Wirksamkeit der übrigen Bestimmungen nicht. Dies gilt entsprechend für den Fall, dass die Parteien einen bestimmten Punkt erkennbar übersehen und nicht geregelt haben. Die Parteien sind in diesen Fällen verpflichtet, über eine wirksame und zumutbare Ersatzregelung zu verhandeln, die dem von den Parteien gewollten wirtschaftlichen Zweck am nächsten kommt.
(3) Gerichtsstand ist Gelsenkirchen.
(4) Es gilt ausschließlich das Recht der Bundesrepublik Deutschland, soweit nicht zwingendes internationales Recht etwas anderes bestimmt.
(5) Mit der Einreichung des Beitrittsantrags und der geforderten Unterlagen erkennt der Auftragnehmer die Vertragsbedingungen und die Bedingungen des „Dynamischen Verfahrens zur Aufnahme in den Pool“ in vollem Umfang und ohne Vorbehalt an. Mit der Entscheidung über die Aufnahme in den Pool gilt der Vertrag als gültig. Es bedarf keiner zusätzlichen Unterschrift des Vertrages durch die Vertragsparteien.