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Aufforderung zur Abgabe eines Angebots

Datum: 01.10.2026 Verfahren: Öffentliche Ausschreibung gemäß § 9 UVgO Leistung: Rahmenvertrag für die Auditierung von EU-Projekten im EU- Forschungsrahmenprogramm Horizon Europe

Auftraggeberin (Vergabestelle): Helmholtz-Zentrum für Infektionsforschung GmbH – HZI Inhoffenstraße 7 38124 Braunschweig
Vergabenummer: 151/003/2026
Vergabeverfahren: Öffentliche Ausschreibung gemäß § 9 UVgO
Leistung

a) Art und Umfang der Leistung

Rahmenvertrag für die Auditierung der Endabrechnung EU-geförderter Projekte im Programm Horizon Europe entsprechend den jeweils geltenden Vorgaben des Förderprogramms.

Eine detaillierte Beschreibung der Leistung ergibt sich aus der beigefügten Leistungsbeschreibung (Leistungsbeschreibung_1510032026).

Im Jahresdurchschnitt sind nach derzeitiger Planung etwa fünf Audits zu erwarten.

b) Ort der Leistungserbringung

Online oder am Standort der Auftraggeberin: Helmholtz-Zentrum für Infektionsforschung GmbH – HZI Inhoffenstraße 7 38124 Braunschweig

c) Fristen

Angebotsfrist: 22.10.2026 10:00 Uhr Angebotsöffnung: 22.10.2026 10:15 Uhr Zuschlags-/Bindefrist: 30.11.2026

Der Rahmenvertrag beginnt frühestens mit der Zuschlagserteilung, spätestens zum 01.12.2026 und endet spätestens zum 30.11.2028. Es besteht durch einseitige Erklärung der Auftraggeberin die Option, den Rahmenvertrag zweimalig um jeweils ein Jahr zu verlängern (maximal 4 Jahre). Eine Verpflichtung zur Beauftragung oder Abnahme einer bestimmten Anzahl von Audits besteht nicht.

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d) Nebenangebote

Nebenangebote sind nicht zugelassen.

Angebote

Mit dem Angebot sind folgende Unterlagen und Informationen vollständig einzureichen:

• Nachweis der fachlichen und beruflichen Leistungsfähigkeit durch aussagekräftige Referenzen zu vergleichbaren Prüfungs- und Auditierungsdienstleistungen. Aus den Referenzen müssen mindestens Auftraggeber, Leistungsgegenstand, Leistungszeitraum sowie Art und Umfang der erbrachten Leistungen hervorgehen. Als vergleichbar gelten insbesondere Auditierungen EU-geförderter Projekte oder vergleichbarer Förderprojekte. Die Referenzen dienen ausschließlich der Eignungsprüfung und werden nicht als Zuschlagskriterium bewertet.

• Ein vollständig ausgefülltes Preisblatt / Preisangebot

Darüber hinaus sollen die Bieter die nachfolgend genannten Angaben und Unterlagen zu den Zuschlagskriterien vorlegen.

• Unterlagen zum vorgesehenen Projektteam, aus denen insbesondere die Qualifikation, einschlägige Berufserfahrung, relevante Zertifizierungen, die Erfahrung mit EU-geförderten oder vergleichbaren Förderprojekten, die Rollen- und Aufgabenverteilung, die personelle Verfügbarkeit sowie die Vertretungsregelungen hervorgehen sollen. • Ein Konzept zur Leistungsausführung, das insbesondere die vorgesehene Vorgehensweise und Methodik einschließlich Risikoorientierung, Dokumentation und Qualitätssicherung darstellen soll. Das Konzept soll außerdem Ausführungen zur Begründung und nachvollziehbaren Durchführung der Prüfungshandlungen, zur Auswahl und Begründung von Stichproben sowie zu gegebenenfalls vorgesehenen innovativen Ansätzen enthalten. • Angaben zum Kundendienst, zur technischen beziehungsweise fachlichen Unterstützung und zu den Ausführungsfristen, insbesondere zur Erreichbarkeit und zu den vorgesehenen Reaktionszeiten, zur Bearbeitung von Rückfragen und Nachforderungen, zu Korrektur- und Abstimmungsprozessen, zur Terminplanung und Fristeinhaltung sowie zu Vertretungs- und Eskalationsregelungen. • Angaben zur Berichts- und Kommunikationsqualität, insbesondere zur vorgesehenen Struktur und Verständlichkeit der Prüfungs- und Auditberichte, zur adressatengerechten Aufbereitung der Ergebnisse, zu Abstimmungs- und Feedbackprozessen sowie zur Kommunikation während der Auftragsdurchführung. • Geeignete Unterlagen beziehungsweise Erklärungen zur Informationssicherheit und digitalen Souveränität, insbesondere zum Datenschutz, zur Vertraulichkeit, zum sicheren Umgang mit Prüfungsunterlagen und Daten sowie zur vorgesehenen digitalen Zusammenarbeit und Datenübermittlung. • Geeignete Unterlagen beziehungsweise Erklärungen zu Nachhaltigkeit und sozialer Qualität, insbesondere zum ressourcen- und umweltbewussten Vorgehen, zur Vermeidung unnötiger Papier- und Reiseaufwände sowie zu sozial verantwortlichen Aspekten der Leistungserbringung.

Für das Preisangebot gilt:

• Im Preisblatt ist ein Netto-Pauschalpreis je vollständiger Auditierung eines EU-geförderten Projekts anzugeben.

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• Der Preis gilt einheitlich für die vollständige Auditierung jedes im Rahmenvertrag beauftragten EU- Projekts, einschließlich der in der Leistungsbeschreibung aufgeführten und später hinzukommender Projekte.

• In den Netto-Pauschalpreis sind sämtliche Personal-, Sach-, Neben- und Gemeinkosten sowie alle sonstigen Preisbestandteile einzurechnen. Dies umfasst insbesondere Reisekosten sowie Nacht-, Feiertags-, Überstunden- und sonstige Zuschläge.

• Die gesetzliche Umsatzsteuer ist gesondert auszuweisen.

• Die Beauftragung und Abrechnung erfolgen jeweils projektbezogen im Rahmen eines Einzelauftrags. Eine Verpflichtung zur Beauftragung einer bestimmten Anzahl von Audits besteht nicht.

a) Eignungsnachweise/Eigenerklärungen/Formulare

• Nachweis der Zulassung als Wirtschaftsprüfer/in bzw. Wirtschaftsprüfungsgesellschaft gemäß Wirtschaftsprüferordnung (WPO) in Deutschland oder einer gleichwertigen Zulassung nach den einschlägigen Vorschriften eines anderen Mitgliedstaats der Europäischen Union. • Auszug aus dem Berufs- oder Handelsregister (nicht älter als 6 Monate) oder gleichwertiger Nachweis der rechtmäßigen Berufsausübung • EVM 124_LD Eignung des Bieters • EVM 633 Angebotsschreiben • Allgemeine Einkaufsbedingungen HZI • Anlage_V_Datenschutz_IT-Sicherheit_Vertraulichkeit • Anlage_Z_Vereinbarung_zur_Zusammenarbeit • Antikorruptionsklausel HZI • Datenschutzhinweise HZI • Eigenerklärung RUS-Sanktionen • HZI_BVB_BTTG_2026

b) Bietergemeinschaften

• EVM 234 Erklärung Bieter-/Arbeitsgemeinschaft, sofern einschlägig • ggf. Angaben zur gesamtschuldnerischen Haftung und bevollmächtigten Vertretung

Zuschlagskriterien / Auswertung der Angebote

a) Gewichtung

60 % Preis und 40 % Leistung

b) Bewertungsmethode

Als Bewertungsmethode wird die Preis-/Leistungsbewertung angewendet.

GPZ = (0,60 * PU ) + (0,40 * PU ) Preis Leistung

➢ GPZ = Gesamtpunktzahl ➢ PU = Gesamtpunktzahl der Preispunkte Preis ➢ PU Gesamtpunktzahl der Leistungspunkte Leistung =

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Für beide Zuschlagskriterien können jeweils maximal 100 Punkte erreicht werden. Die nach der vorstehenden Formel ermittelte Gesamtpunktzahl beträgt ebenfalls maximal 100 Punkte.

c) Bewertung des Zuschlagskriteriums Preis

Für die Preiswertung ist ausschließlich der im Preisblatt anzugebende Netto-Pauschalpreis je Audit maßgeblich. Eine Addition oder Hochrechnung des Angebotspreises auf die voraussichtlich zu auditierenden Projekte oder auf die voraussichtliche Gesamtzahl der Audits erfolgt nicht. Die in den Vergabeunterlagen angegebene Anzahl der voraussichtlich zu auditierenden Projekte dient ausschließlich der Information und stellt keine verbindliche Beauftragung oder Abnahmeverpflichtung dar.

Die Preispunkte (PUPreis) werden wie folgt errechnet: PU = P / P * 100 Preis min ist ➢ PU = Gesamtpunktzahl der Preispunkte Preis ➢ P = niedrigster wertbarer Netto-Pauschalpreis je Audit eines Angebots, das in die Zuschlagswertung min einbezogen wird. ➢ P = Netto-Pauschalpreis je Audit des jeweils zu bewertenden Angebots ist

Das Angebot mit dem niedrigsten wertbaren Netto-Pauschalpreis je Audit erhält 100 Preispunkte. Die übrigen Angebote erhalten eine im Verhältnis zu ihrem jeweiligen Preis reduzierte Punktzahl.

d) Bewertung des Zuschlagskriteriums Leistung

Die Bewertung des Zuschlagskriteriums Leistung erfolgt anhand der nachstehenden Bewertungsmatrix. Bewertet werden ausschließlich auftragsbezogene qualitative, umweltbezogene und soziale Kriterien sowie die Organisation, Qualifikation und Erfahrung des zur Auftragsausführung vorgesehenen Personals.

	Nr.			Kriterium			Gewichtung			Bewertungsgegenstand
1			Qualität des Auditkonzepts			35 %			Bewertet werden die Qualität, der technische Wert, die Zweckmäßigkeit, Vollständigkeit und praktische Umsetzbarkeit des angebotenen Auditkonzepts. Berücksichtigt werden insbesondere das Verständnis der Aufgabenstellung, die projektspezifische und risikoorientierte Prüfungsplanung, die Auswahl und Begründung der Prüfungshandlungen und Stichproben, die Dokumentation der Ergebnisse, die Qualitätssicherung sowie geeignete innovative Ansätze.
2			Organisation, Qualifikation und Erfahrung des eingesetzten Personals			25 %			Bewertet werden die Organisation, Qualifikation und Erfahrung des mit der Ausführung des Auftrags betrauten Personals, da dessen Qualität erheblichen Einfluss auf das Niveau der Auftragsausführung haben kann. Berücksichtigt werden insbesondere die auftragsbezogene Rollen- und Aufgabenverteilung, einschlägige Qualifikationen und Berufserfahrungen, relevante Zertifizierungen sowie Erfahrungen des

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			konkret vorgesehenen Personals mit der Auditierung EU-geförderter Projekte.
3	Kundendienst, technische Hilfe und Ausführungsfristen	20 %	Bewertet werden die Verfügbarkeit und Qualität des vorgesehenen Kundendienstes und der technischen beziehungsweise fachlichen Unterstützung sowie die angebotenen Ausführungsbedingungen. Berücksichtigt werden insbesondere Erreichbarkeit und Reaktionszeiten, die Bearbeitung von Rückfragen und Nachforderungen, Korrektur- und Abstimmungsprozesse, Terminplanung, Einhaltung der Ausführungsfristen sowie Vertretungs- und Eskalationsregelungen.
4	Berichts- und Kommunikationsqualität	10 %	Bewertet werden Aufbau, Verständlichkeit, Nachvollziehbarkeit und Maßnahmenorientierung der vorgesehenen Prüfungsdokumentation und Berichterstattung. Berücksichtigt werden außerdem die geplante Abstimmung mit der Auftraggeberin, die Kommunikationswege sowie der transparente Umgang mit Feststellungen, Rückfragen und Korrekturen.
5	Informationssicherheit und digitale Souveränität	5 %	Bewertet werden auftragsbezogene Aspekte der digitalen Souveränität und Informationssicherheit. Berücksichtigt werden insbesondere die Nachvollziehbarkeit und Kontrolle der Datenverarbeitung, sichere und möglichst interoperable Verfahren für Datenaustausch und Dokumentation, Datenlokalisierung, Zugriffsschutz sowie die Vermeidung unnötiger Abhängigkeiten von einzelnen technischen Anbietern.
6	Nachhaltigkeit und soziale Qualität	5 %	Bewertet werden umweltbezogene und soziale Eigenschaften der angebotenen Leistung, soweit sie mit dem Auftragsgegenstand in Verbindung stehen. Berücksichtigt werden insbesondere eine ressourcenschonende, vorrangig digitale Leistungserbringung, die Vermeidung nicht erforderlicher Reisen sowie geeignete Maßnahmen zur barrierearmen Zusammenarbeit und Dokumentenbereitstellung.

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	Nr.			Kriterium			Gewichtung			Bewertungsgegenstand
			Summe			100 %

Maßgeblich für die Bewertung sind die mit dem Angebot eingereichten Unterlagen. Die Bieter haben die zur Bewertung erforderlichen Angaben vollständig, nachvollziehbar und widerspruchsfrei darzustellen. Unvollständige oder widersprüchliche Angebote werden nach Maßgabe der einschlägigen vergaberechtlichen Vorschriften behandelt. Soweit Angaben zulässigerweise bewertet werden können, erfolgt die Bewertung ausschließlich auf Grundlage der mit dem Angebot eingereichten Unterlagen.

Bewertungsmaßstab

Jedes Leistungskriterium wird auf einer Skala von 0 bis 5 Punkten bewertet:

	Punkte			Bewertungsmaßstab
0 Punkte			Das Kriterium wird nicht behandelt oder die eingereichten Angaben sind nicht bewertbar.
1 Punkt			Die Anforderungen werden nur in sehr geringem Umfang erfüllt. Die Darstellung weist erhebliche Lücken oder wesentliche Schwächen auf.
2 Punkte			Die Anforderungen werden teilweise erfüllt. Die Darstellung weist jedoch deutliche Lücken oder erkennbare Schwächen auf.
3 Punkte			Die Anforderungen werden insgesamt angemessen, vollständig und nachvollziehbar erfüllt.
4 Punkte			Die Anforderungen werden gut, überdurchschnittlich und überzeugend erfüllt. Die Darstellung lässt eine qualitativ gute Leistungserbringung erwarten.
5 Punkte			Die Anforderungen werden in hervorragender, umfassender und besonders überzeugender Weise erfüllt. Die Darstellung lässt eine qualitativ besonders hochwertige Leistungserbringung erwarten.

Die für ein Leistungskriterium vergebene Bewertung wird entsprechend der Gewichtung des jeweiligen Kriteriums in gewichtete Leistungspunkte umgerechnet. Die Gewichtung wird dabei als Prozentwert eingesetzt, z. B. 20 % = 0,20.

Gewichtete Leistungspunkte = (Bewertung / 5) * Gewichtung des Kriteriums * 100

Beispiel: Bei einer Bewertung von 4 Punkten und einer Gewichtung von 20 % ergeben sich:

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(4 / 5) * 0,20 * 100 = 16 gewichtete Leistungspunkte.

Die Endpunktzahl eines Angebots (EPist) ergibt sich aus der Summe der gewichteten Leistungspunkte aller sechs Leistungskriterien.

Ermittlung der Gesamtleistungspunkte

Die Punktzahl für das Zuschlagskriterium Leistung (PULeistung) wird wie folgt errechnet:

PU = EP / EP *100 Leistung ist max • PU = Gesamtpunktzahl der Leistungspunkte Leistung • EP = höchste Endpunktzahl der in die Wertung eingegangenen Angebote max • EP = Endpunktzahl des jeweiligen Bieters ist

Das Angebot mit der höchsten gewichteten Endpunktzahl erhält 100 Leistungspunkte. Die übrigen Angebote erhalten eine ihrer Endpunktzahl im Verhältnis zur höchsten Endpunktzahl entsprechende niedrigere Leistungspunktzahl.

e) Zuschlag

Das aus dem Ranking der Gesamtpunktzahl (GPZ) entstehende erstplatzierte Angebot stellt das wirtschaftlichste Angebot dar und erhält den Zuschlag. Bei Gleichstand erhält das Angebot mit dem günstigsten Preis den Zuschlag. Führt dies nicht zu einem eindeutigen Zuschlagsergebnis, entscheidet das Los.

Aufforderung zur Angebotsabgabe_1510032026.pdf

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