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Helmholtz-Zentrum für Infektionsforschung GmbH Einkauf und Materialwirtschaft Inhoffenstraße 7 D-38124 Braunschweig (Datenschutzhinweise)

Datenschutzhinweise im Zusammenhang mit der Vergabe eines öffentlichen Auftrags

Einleitung

Wir nehmen den Datenschutz sehr ernst und das gilt selbstverständlich auch in Bezug auf die Daten, die wir bei der Vergabe öffentlicher Aufträge verarbeiten. Wir informieren Sie hiermit, wie wir Ihre Daten verarbeiten und welche Ansprüche und Rechte Ihnen nach den datenschutzrechtlichen Regelungen (Informationspflichten bei der Erhebung von Daten bei der betroffenen Person nach Art. 13 DSGVO und von Daten, die nicht bei der betroffenen Person nach Art. 14 DSGVO erhoben wurden) zustehen.

Personenbezogene Daten sind alle Informationen, die wir Ihnen zuordnen können. Hierzu zählen auch diejenigen Informationen, die Ihnen nur indirekt, etwa über mittels Zuordnung zu einer Kennung wie einem Namen, zu einer Kennnummer, zu Standortdaten oder zu einer Online- Kennung zugeordnet werden können. Als identifizierbar wird auch eine Person angesehen, die anhand von einem oder mehreren besonderen Merkmalen identifiziert werden kann, die Ausdruck der physischen, physiologischen, genetischen, psychischen, wirtschaftlichen, kulturellen oder sozialen Identität dieser natürlichen Person sind.

Kontaktdaten des Verantwortlichen

Helmholtz-Zentrum für Infektionsforschung GmbH Inhoffenstraße 7, 38124 Braunschweig Tel.: +49 (0)531 6181 0 E-Mail: info@helmholtz-hzi.de Website: www.helmholtz-hzi.de

Kontaktdaten des/der Datenschutzbeauftragten

Datenschutzbeauftragter Helmholtz-Zentrum für Infektionsforschung GmbH Tel.: +49 (0)531 6181 2050 E-Mail: datenschutzbeauftragter@helmholtz-hzi.de

Ihre Rechte Sie haben das Recht, über die personenbezogenen Daten, die über Sie gespeichert wurden, auf Antrag unentgeltlich Auskunft zu erhalten. Zusätzlich haben Sie das Recht, auf Berichtigung unrichtiger Daten, die Einschränkung der Verarbeitung von zu umfangreich verarbeiteten Daten und die Löschung von unrechtmäßig verarbeiteten bzw. zu lange gespeicherten personenbezogenen Daten (soweit dem keine gesetzliche Aufbewahrungspflicht und keine sonstigen Gründe nach Art. 17 Abs. 3 DSGVO entgegenstehen). Darüber hinaus haben Sie das Recht auf Übertragung sämtlicher, von Ihnen an uns übergebener Daten in einem gängigen Dateiformat (Recht auf Datenportabilität), soweit Sie die Daten im Rahmen einer Einwilligungserklärung oder zur Erfüllung eines Vertrages an uns übergeben haben.

Zur Ausübung Ihrer Rechte genügt eine E-Mail an datenschutzbeauftragter@helmholtz-hzi.de

Datenschutzhinweise_HZI.doc Stand: Mrz 21 Lüneburg, Jörg Seite 1 von 3

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Sollten Sie von Ihren oben genannten Rechten Gebrauch machen, prüft die öffentliche Stelle, ob die gesetzlichen Voraussetzungen hierfür erfüllt sind. Weitere Einzelheiten entnehmen Sie bitte folgendem Link: https://www.helmholtz-hzi.de/de/service/datenschutz/

Verarbeitete Daten und Zwecke der Datenverarbeitung Von Bietern und deren Mitarbeitern werden die typischen beruflichen Kontaktdaten sowie relevante Referenzdaten verarbeitet, wie zum Beispiel: • Berufliche E-Mail-Adressen • Berufliche Telefonnummern • Postalische berufliche Adressen • Ihre Funktion in Ihrem Unternehmen • Berufliche Qualifikation • Beschreibung der Leistungen in Referenzprojekten • Beschreibung der Rolle in Referenzprojekten

Die Daten werden zum Zweck der Durchführung von Vergabeverfahren verarbeitet, insbesondere: • Bereitstellen von Vergabeunterlagen • Beantwortung von Bieterfragen • Abfrage und Überprüfung des Vorliegens von Ausschlussgründen • Wertung der Angebote • Erfüllen vergaberechtlicher Transparenzverpflichtungen

Darüber hinaus können Ihre Daten zu folgenden Zwecken verarbeitet werden: • Pflege einer Bieterkartei • Dokumenten- und Vertragsmanagement • Erfüllen datenschutzrechtlicher Verpflichtungen • Führen sachdienlicher Kommunikation

Erlaubnistatbestände Die Verarbeitung der aufgeführten personenbezogenen Daten zum Zweck der Durchführung des Vergabeverfahrens erfolgt auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. c und e DSGVO sowie § 3 BDSG (neu), da wir nach zur Durchführung dieses Vergabeverfahrens rechtlich verpflichtet sind und dabei in Ausübung öffentlicher Gewalt handeln.

Darüber hinaus erfolgt die Verarbeitung regelmäßig auch auf Grundlage von Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO, da die Datenverarbeitung im Rahmen des Vergabeverfahrens als vorvertragliche Maßnahme zur Durchführung erforderlich ist.

Eine darüber hinausgehende Datenverarbeitung erfolgt nur dann, wenn Sie hierzu Ihre Einwilligung erklärt haben. Wird die Datenverarbeitung auf Ihre Einwilligung nach Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO gestützt, haben Sie jederzeit die Möglichkeit, Ihre Einwilligung frei zu widerrufen.

Datenschutzhinweise_HZI.doc Stand: Mrz 21 Lüneburg, Jörg Seite 2 von 3

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Ihre Daten werden ab Zeitpunkt des Widerrufs nicht mehr im Rahmen des Vergabeverfahrens verarbeitet, soweit kein anderer Erlaubnistatbestand vorliegt.

Herkunft der Daten Die Daten entnehmen wir Ihren Angebotsunterlagen.
Freiwilligkeit der Angaben von Daten Die Bereitstellung Ihrer personenbezogenen Daten ist grundsätzlich freiwillig. Zur erfolgreichen Durchführung des Vergabeverfahrens und Einreichung eines Angebots ist die Bereitstellung der personenbezogenen Daten indes erforderlich. Bei Nichtbereitstellung dieser Daten kann möglicherweise das Vergabeverfahren nicht erfolgreich abgeschlossen und/oder der zu schließende Vertrag nicht abgewickelt werden.
Empfänger und Weitergabe von Daten an Dritte Innerhalb des HZI erhalten diejenigen Stellen Zugriff auf Ihre Daten, die diese zur Erfüllung ihrer gesetzlichen und vertraglichen Pflichten benötigen.

Darüber hinaus werden Ihre personenbezogenen Daten grundsätzlich nicht an Dritte übermittelt, es sei denn, es ist gesetzlich zugelassen oder es besteht eine gesetzliche Pflicht zur Weitergabe der Vergabe- und Angebotsunterlagen an eine Behörde.

Nach § 19 Abs. 4 Mindestlohngesetz fordert die Vergabestelle bei Aufträgen ab einer Höhe von 30 000 Euro ohne Umsatzsteuer für den Bieter, der den Zuschlag erhalten soll, vor der Zuschlagserteilung eine Auskunft aus dem Gewerbezentralregister nach § 150a Gewerbeordnung an.

Dauer der Datenspeicherung Ihre Daten werden nach der Erhebung so lange gespeichert, wie dies unter Beachtung der gesetzlichen Aufbewahrungsfristen erforderlich ist. Maßgeblich sind hierfür insbesondere die vergaberechtlichen Aufbewahrungsfristen, sowie die haushaltsrechtlichen Aufbewahrungsfristen des Bundes.

Erklärung: Wir haben die Datenschutzhinweise im Zusammenhang mit der Vergabe eines öffentlichen Auftrags gelesen, zur Kenntnis genommen und sind über unsere Rechte informiert.

(Ort) (Datum) (Stempel, rechtsverbindliche Unterschrift)1

(händische) Unterschrift nur erforderlich, wenn diese Unterlage Bestandteil eines schriftlichen Angebotes ist. Bei elektronischen Angeboten ist die Firma und der Name des Erklärenden ausreichend. 1

Datenschutzhinweise_HZI.doc Stand: Mrz 21 Lüneburg, Jörg Seite 3 von 3

Datenschutzhinweise HZI.pdf